1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf zoekt een Back up verantwoordelijke schoonmaak Contractueel Niveau: D Rang: D1 Graad: back-up sectorverantwoordelijke Met standplaats: Gent Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben je altijd geboeid geweest door schoonmaak en neem je daarin graag een coördinerende en verantwoordelijke rol op? Sta je graag in contact met klanten, ben je flexibel en streef je naar kwaliteitsvol werk? Dan ben jij de persoon die wij zoeken! Als back up verantwoordelijke schoonmaak ben je, samen met de sectorverantwoordelijken in de verschillende provincies, verantwoordelijk voor de opvolging van de schoonmaak in 140 kleinere gebouwen van de Vlaamse overheid. Je bent bereid om je te verplaatsen naar de verschillende locaties en volgt de kwaliteit en taakverdeling van de schoonmaakmedewerkers op. 2 FUNCTIECONTEXT Je komt terecht bij Het Facilitair Bedrijf, dat instaat voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en verantwoordelijk is voor het vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport. Daarnaast ondersteunt Het Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de Vlaamse overheid maximaal door het aanbieden van ICT- en informatiediensten, - producten en -advies, om op die manier bij te dragen tot de optimale werking van de Vlaamse overheid als geheel en de lokale besturen en provincies. Als sectorverantwoordelijke kom je in het team van schoonmaak kleine gebouwen. Dit team bestaat uit 5 sectorverantwoordelijken en 2 back-up sectorverantwoordelijken. Dit team is actief over alle provincies

2 in Vlaanderen en valt onder de afdeling Facilitair Management van Het Facilitair Bedrijf. Je rapporteert aan het teamhoofd schoonmaak kleine gebouwen. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Uitvoeren van operationele taken teneinde de dienstverlening in de schoonmaak mee te realiseren. Context: binnen duidelijk omschreven instructies en richtlijnen. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Kennis nemen van de opdracht Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en te volgen richtlijnen en regels teneinde een duidelijk beeld te krijgen van de taken die uitgevoerd moeten worden. Uitvoering Uitvoeren van de opgedragen taken teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de dagelijkse opdrachten van het team. Context: binnen duidelijk omschreven instructies en richtlijnen en rekening houdend met veiligheidsvoorschriften Voorbeelden van activiteiten Je raadpleegt de standaardwerkplanning, kleurenplanning en periodieke schoonmaakwerkzaamheden. Je overlegt regelmatig met de sectorverantwoordelijke en/of teamhoofd over de opdracht, de planning en hoe die uit te voeren. Je weet welke producten of materiaal er moet gebruikt worden voor alle taken, zodat je geen verkeerde producten gebruikt. Je volgt de werkplanning, maar kunt inschatten wanneer er moet afgeweken worden van het schoonmaakprogramma. Je respecteert de opgegeven prioriteiten. Je kunt zelfstandig werken: je kan problemen zelf oplossen maar weet ook wanneer je hulp moet vragen. Je doet bestellingen en vraagt speciale werkzaamheden aan op vraag van of in overleg met jouw sectorverantwoordelijke. Je doet bestellingen in BOS, aanvragen voor speciale werkzaamheden,. Je maakt klachten op. Je voert kwaliteitscontroles uit en verwerkt deze op een correcte manier waaronder ISO. Je vult gebouwrapport, opvolgingstabellen,.. aan. pagina 2 van 11

3 Materiaal Nazien en onderhouden van het werkmateriaal teneinde altijd te beschikken over veilig, net en goed functionerend materiaal. Ad-hoc taken Verrichten van een aantal ad hoc taken teneinde de dienst op logistiek, technisch of administratief vlak mee te ondersteunen Je werkt mee of neemt zelf activiteiten op waar bijzondere kennis voor vereist is. Je assisteert bij technische problemen. Je springt in bij piektijden. Je registreert nauwkeurig de uitgevoerde werkzaamheden. Je kijkt na of in alle gebouwen alle veiligheidsfiches beschikbaar te zijn. Je past gebruiksaanwijzingen van toestellen en producten correct toe en kijkt er op toe dat de schoonmaakpersoneelsleden dit ook doen. Bij defecten en problemen aan een technisch toestel, stel je een technische interventie op. Je ziet erop toe dat de werkplaats/berging en werkwagen ordelijk en net wordt achtergelaten door het schoonmaakpersoneel. Je ziet erop toe dat producten in de juiste flacons en op de juiste plaats worden bewaard door het schoonmaakpersoneel. Je ziet erop toe dat het schoonmaakpersoneel veiligheidsschoenen draagt bij het boenen Je ziet erop toe dat het schoonmaakpersoneel de werkkledij en de badge draagt. Je brengt de sectorverantwoordelijke op de hoogte van de noodzakelijke bestellingen en/of voert dit zelf in. Je volgt de werkplanning, maar je kan voor jezelf en collega s inschatten wanneer en hoe er moet worden van afgeweken. Je respecteert de opgegeven prioriteiten en je kan zelf ook prioriteiten leggen. Je voert niet-vaste schoonmaakopdrachten op vraag van de klant (bvb. locker uitkuisen bij verhuis) of laat deze uitvoeren. Je gebruikt niet-alledaagse schoonmaakproducten naar aanleiding van specifieke of uitzonderlijke vervuiling op een correcte manier. Specifieke rapporteringen op vraag van de leidinggevende opmaken (bvb. oplijsting van gebruik van producten, aantal,..). Beantwoorden van specifieke vragen, opmerkingen van leidinggevenden, klanten en collega s. pagina 3 van 11

4 Administratie en verslag uitbrengen Bijhouden van een beperkte administratie en verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden teneinde de chef in staat te stellen het resultaat te beoordelen en indien nodig bij te sturen. Inspringen bij werkoverlast Inspringen bij werkoverlast en vervangen van afwezige collega s teneinde de continuïteit van de dienstverlening te garanderen. Voorraadbeheer Mee instaan voor het voorraadbeheer van werkmiddelen en producten teneinde de beschikbaarheid van deze middelen te verzekeren. Informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures teneinde er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Context: vanuit de vakinhoudelijke specialisatie en binnen duidelijk afgebakende bevoegdheden. Je signaleert problemen en voorvallen en bespreekt dit met de sectorverantwoordelijke en/of teamhoofd. Je registreert nauwkeurig de uitgevoerde werkzaamheden. Je vult de gevraagde formulieren correct en tijdig in. Je houdt de tijdsregistratie correct bij. Bij afwezigheid van de sectorverantwoordelijke voer je administratieve taken uit. Bij grote administratieve projecten (bvb. opmaak nieuwe schoonmaakplanningen) ondersteun je de verantwoordelijke. Je doet aanvullingen in het gebouwrapport. Je vervangt je sectorverantwoordelijke bij afwezigheid. Je helpt collega s om alle taken rond te krijgen wanneer er erg veel werk is, bij afwezigheid of bij extra werkzaamheden. Je springt sporadisch in op (on)regelmatige diensttijden bij onvoorziene situaties. Je volgt de werkplanning maar kan inschatten wanneer er veranderingen moeten aangebracht worden aan de eigen planning. Je respecteert opgegeven prioriteiten en kan zelf ook prioriteiten leggen voor jezelf. Je gebruikt de juiste dosering van de producten en ziet er op toe dat de teamleden de juiste dosering kennen en toepassen. Je volgt de voorraad op. Je brengt de verantwoordelijke op de hoogte van de noodzakelijke bestellingen of voert deze zelf uit. Je zorgt voor orde en netheid in de bergruimte. Je staat de sectorverantwoordelijke bij Je woont werkgroepen, vergaderingen,. bij Je wisselt informatie uit met de sectorverantwoordelijke en/of teamhoofd. Je stemt werkzaamheden af op de behoeften van de klant in samenspraak met de verantwoordelijke en/of teamhoofd. pagina 4 van 11

5 Kennis mbt het eigen vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein teneinde via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. Controleren Op het terrein controleren van de naleving van wetgeving, regelgeving, voorschriften of normen teneinde dwalingen op te sporen en eventueel correctieve acties te ondernemen of te laten ondernemen. Context: binnen duidelijk afgebakende bevoegdheden Je denk mee op welke manier wij zo efficiënt mogelijk een blijvend kwaliteitsvolle schoonmaak kunnen afleveren. Je controleert de schoonmaakkwaliteit, conform de afspraken en opgelegde frequentie in het afsprakenboek. Je ziet toe op de toepassing van de reglementering en de veiligheidsvoorschriften. Je onderzoekt klachten, registreert deze correct en zet deze indien mogelijk rechtzetten en volgt op Je spreekt deadlines af met schoonmaakpersoneel of firma s en leeft deze na bij controle. Je bewaakt gelijkvormige uitvoering en zorgt ervoor dat de schoonmaaktechnieken en schoonmaakproducten correct gebruikt worden Je ziet erop toe dat de werkzaamheden correct worden uitgevoerd en dat de nodige documenten door de firma en door de gebouwverantwoordelijke worden opgemaakt en tijdig worden doorgestuurd (inspectieverslag, controlebewijzen, PV van oplevering en/of prestatiestaat). 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum, 8 februari 2019, voldoet aan onderstaande voorwaarden: 1) Je hebt een eerste beroepservaring 1 in de professionele schoonmaak 2) Je bent in het bezit van een rijbewijs B 1 Enkel werkervaringen onderhevig aan het RSZ stelsel worden meegenomen bij het bepalen van de beroepservaring. Onbetaalde stages beantwoorden hier niet aan. pagina 5 van 11

6 Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum, 8 februari 2019, voldoet aan de volgende voorwaarde: Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste relevante werkervaring. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Gitte Collier, gitte.collier@vlaanderen.be tel / ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt grondige kennis van de schoonmaaktechnieken, producten, materialen en machines die gebruikt worden Je hebt grondige kennis van de veiligheidsinstructies Kennis van de interne ISO-9001 procedures Je bent vertrouwd met Microsoft Office (Word, Outlook, Excel) en kan er op een vlotte manier mee werken Pluspunten Je bent vertrouwd met BOS, Vlimpers en Facilipunt. Je hebt kennis van relevante reglementering en procedures (afsprakenboek, opmaken van gebouwrapporten, invullen van inventarislijsten, klachtenprocedure, ) Je bent flexibel ingesteld Ervaring in een mobiele ploeg Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Flexibiliteit : Je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 1) pagina 6 van 11

7 Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent medisch geschikt voor deze functie; 4. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een voltijds contract van onbepaalde duur. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. pagina 7 van 11

8 Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van back-up sector- of back-up werfverantwoordelijke (rang D1, salarisschaal D112). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 1.967,20 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 4 maanden vormen een inwerkperiode. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Je hebt een eerste beroepservaring in de professionele schoonmaak Je bent in het bezit van een rijbewijs B Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 15 februari VOORSELECTIE: TELEFONISCHE SCREENING De telefonische screening wordt uitgevoerd door selectieverantwoordelijken en zij bellen je op in de week van 18 februari 2019 (datum onder voorbehoud). In het telefoongesprek beoordeelt de selectieverantwoordelijke volgende punten: Een eerste toetsing van jouw motivatie en beeld van de functie Een eerste toetsing van jouw kennis en ervaring met professionele schoonmaaktechnieken pagina 8 van 11

9 Het telefoongesprek gebeurt in het Nederlands. Als je 50% scoort én behoort tot de 7 hoogst scorende kandidaten, kan je deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Als er gelijke punten zijn, kunnen dit meer kandidaten zijn. Als één van de 7 hoogst scorende kandidaten beslist om niet meer deel te nemen, kan de volgende hoogst scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden. 6.3 EINDSELECTIE: Jurygesprek met case en persoonlijkheidsvragenlijst Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je motivatie Je visie op en inzicht in de functie Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in het VAC Gent op 14 maart 2019 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager pagina 9 van 11

10 daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 8 februari Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier: bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel (back up verantwoordelijke schoonmaak) en het vacaturenummer (28554). of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 8 februari 2019 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Sollicitatieformulieren moeten in het Nederlands ingevuld worden. Sollicitatieformulieren die niet in het Nederlands worden ingediend, zijn ongeldig en worden niet beoordeeld. Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij de collega s van het Selectiecentrum, tel. 02/ VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Marina Antheunis Teamhoofd schoonmaak kleine gebouwen marina.antheunis@vlaanderen.be Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Gitte Collier Selectieverantwoordelijke gitte.collier@vlaanderen.be pagina 10 van 11

11 Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind maart Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar gitte.collier@vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer (28554). 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van Back up verantwoordelijke schoonmaak bij Het Facilitair Bedrijf, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als sectorverantwoordelijke schoonmaak. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures in alle vestigingen van back up sectorverantwoordelijke schoonmaak bij Het Facilitair Bedrijf. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor de functie van sectorverantwoordelijke schoonmaak bij Het Facilitair Bedrijf. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11