Algemene Ledenvergadering Columni 2009-2010 1 Stukken/bijlagen Algemene Ledenvergadering Columni 25 september 2010, locatie: De Harmonie, RuG (Groningen) Bijlage bij agendapunt 2: Verslag secretaris Samenstelling bestuur Het bestuur van Columni bestond in het verslagjaar uit de volgende personen: John Brouwer Voorzitter Berber van Oyen Secretaris Janneke Nijholt Penningmeester, ledenadministratie Myra de Koning Algemeen lid Janneke Nijholt heeft na vele jaren trouwe dienst besloten uit het bestuur te stappen. Vooralsnog gaan de drie overgebleven bestuursleden samen door (met een gewijzigde functieverdeling), maar doen aan de leden een dringend beroep zich aan te melden als extra, algemeen bestuurslid. Ledenbestand Het aantal betalende leden was aan het eind van het verenigingsjaar 142. Dat zijn 11 leden minder dan vorig jaar. Dat zou kunnen liggen aan het passieve jaar 2008/2009. Voor de financiën verwijs ik naar het verslag van de penningmeester. Activiteiten en communicatiemiddelen Acties/onderzoek Opschonen mailbestand In december 2009 is de ledenlijst opgeschoond, door via bekende mailadressen en social media contact te zoeken met de leden. Er is nog een klein aantal leden, waarvan de actuele mailadressen niet bekend zijn. Een groter probleem vormt actuele fysieke adressen, hiermee gaan we komend jaar aan de slag. Ledenonderzoek In maart 2010 hebben we een online enquête afgenomen onder de leden. Hieraan hebben 38 mensen deelgenomen. De belangrijkste conclusies waren dat de meeste mensen lid zijn voor het netwerk en het op de hoogte blijven van studie/vakgebied, dat een digitale nieuwsbrief gewenst is, men zeer bereid is een activiteit te bezoeken, maar dat deze ook zeker buiten Groningen georganiseerd mogen worden. Uitgebreidere resultaten: Bijna driekwart van de respondenten is meer dan 5 jaar lid van Columni. Iets minder dan de helft is ook lid van andere vakgerelateerde verenigingen, waaronder met name Logeion (5x) en NVPR (3x). 65% van de respondenten woont in Noord- en Oost-Nederland, 30% in Randstad/Midden- Nederland. Redenen om lid te zijn: [1] netwerk [2] op de hoogte blijven vakgebied [3] op de hoogte blijven studie/rug [4] contact studiegenoten. Op de site wordt door de meesten soms tot vaak gekeken. Bijna iedereen zit op LinkedIn en is lid van de Columni-groep. Ruim 80% stelt een digitale nieuwsbrief op prijs, een papieren magazine hoeft voor tweederde niet. Slechts 15% is dit jaar niet van plan naar een activiteit te komen. De anderen komen vooral als het onderwerp aanspreekt en/of als het in de buurt plaatsvindt. Genoemde onderwerpen voor activiteiten: social media, guerillemarketing, crisiscommunicatie, overheidscommunicatie en internationale communicatie. Een activiteit wordt bij voorkeur bezocht in/rondom Groningen (45,5%), Randstad (36,4%) of elders (Utrecht/centraal. Arnhem e.a.).
Algemene Ledenvergadering Columni 2009-2010 2 Suggesties komen er onder meer op het vlak van samenwerking met Commotie (studievereniging), en het uitwisselen van gegevens over activiteiten met andere communicatieverenigingen (zoals NVPR). Activiteiten do 8 april: Wim Vuijk en PubQuiz Op donderdagavond 8 april organiseerden we samen met studievereniging Commotie in het centrum van Groningen een college door Wim Vuijk over de geschiedenis & toekomst van social media. Vervolgens gingen de 12 studenten en 8 leden tijdens een PubQuiz de strijd met elkaar aan. za 17 april: A Brand New Day Op zaterdag 17 april vond in Groningen een geslaagd mini-symposium plaats over branding & merkbeleving. Om 11.00 uur trapte Karel Jan Alsem af met zijn lezing '12 merken, 13 ongelukken'. Na de toelichting van de Academie voor Management op de leergang 'Merkmanagement' plus de lunch, zijn we aan de hand van de brandingmethodiek van bureau Dizain zelf aan de slag gegaan. We sloten de dag af met een borrel. Deelnemersaantal: 14 (exclusief de vier sprekers). Communicatiemiddelen Website De website www.columni.nl is door de vorig voorzitter, Sicko van Dijk, helemaal aangepast (al in 2009). De site is goed bij te houden en bevat altijd informatie over de activiteiten. De ledenalmanak is verdwenen, omdat we hiervoor beter gebruik kunnen maken van bestaande sociale netwerken. Nadeel hiervan is wel, dat er geen logische plek is waar leden hun adreswijziging kwijt kunnen, waardoor het ledenbestand verouderd is. Hiermee gaan we komend jaar aan de slag. LinkedIn Sinds een jaar bestaat er een Columni-groep op LinkedIn, waarvan 195 mensen lid zijn. Slechts een deel hiervan is ook echt (betalend) lid. We hebben ervoor gekozen een open groep op te richten, zodat ook potentiële leden zich kunnen aansluiten. We puzzelen nog op een aparte (sub)groep van alleen echte leden, zodat dit als alternatief kan dienen voor de ledenalmanak. Digitale nieuwsbrief Het afgelopen jaar is een paar keer een e-mailnieuwsbrief verzonden naar de leden. Aanleiding was altijd een komende activiteit. Contacten Commotie en alumnibureau RUG Contacten met het Alumnibureau De contacten met het Alumnibureau zijn afgelopen jaar minimaal geweest. Dit contact willen we komend jaar intensiveren, omdat we [a] de inhoudelijke link tussen RuG en Columni willen versterken, [b] het ledenbestand willen opschonen en [c] meer leden willen werven. Contacten met Commotie Er zijn goede contacten opgebouwd met studievereniging Commotie (voorheen SVOB), de studievereniging voor HBO- en WO-studenten Communicatie in Groningen. Er is al een gezamenlijke activiteit georganiseerd en dit worden er in de toekomst meer. Ook zijn Commotieleden altijd (gratis) welkom bij Columni-activiteiten en gaan we gezamenlijk de scriptieprijs nieuw leven inblazen. Berber van Oyen September 2010
Algemene Ledenvergadering Columni 2009-2010 3 Bijlage bij agendapunt 3: verslag penningmeester In de bijlage bij deze stukken treft u het financiële overzicht aan van de vereniging in het jaar 2009-2010. Ter vergelijking zijn in het overzicht de gegevens van 2008-2009 bijgevoegd. Eindsaldo Het saldo op de lopende rekening (Zakelijke Rekening ING) bedroeg op 31-08-2010: 4.509,38. Een jaar eerder was dat 2.457.80 (stand 31-08-2009). Het advies is om een substantieel deel van dit bedrag over te maken naar de spaarrekening. Het eindsaldo op de spaarrekening (Kapitaalrekening) was 3.075,55 en dus iets hoger dan het spaarsaldo in 2009, toen de eindstand 3.062,15 was op 31-08-2008. Dit jaar is alleen rente bijgeschreven op de spaarrekening en geen geld van de lopende rekening overgeboekt naar de spaarrekening. Baten/inkomsten De baten bedroegen dit jaar 2.601,23, iets minder dan vorig jaar. Het verschil wordt veroorzaakt door lagere contributie-inkomsten; het zou nog een groter verschil moeten zijn, aangezien in de baten nog een onterechte storting van Caerus bv is opgenomen. Het aantal betalende leden is gedaald naar 142, ten opzichte van 147 betalende leden vorig jaar. We hebben dit jaar 2.470 aan contributie geïnd. Lasten/uitgaven De lasten bedroegen in het verenigingsjaar 2009-2010 1.075,37, aanzienlijk meer dan vorig jaar ( 741,18). De belangrijkste reden voor de hogere uitgaven dit jaar is de organisatie van twee activiteiten: één in samenwerking met Commotie op 8 april en een bijeenkomst op 17 april. De hostingkosten voor de website bedragen jaarlijks 53,91. Aan administratie en overige kosten werd in totaal 271,84 besteed. Opvallend was een bijboeking van een rekening van Caerus management bv. Die post wordt in het nieuwe boekjaar teruggestort. Conclusie In het verenigingsjaar 2009-2010 hebben we gespaard. We gaven 1.525,86 minder uit dan we aan inkomsten binnenkregen. Het totale saldo op de lopende en spaarrekening is dan ook gegroeid naar 7.603,49. Dat biedt volop mogelijkheden voor de viering van het derde lustrum volgend jaar en voor andere interessante activiteiten. Janneke Nijholt September 2010
Algemene Ledenvergadering Columni 2009-2010 4 Bijlage bij agendapunt 4: Bevindingen kascommissie Verklaring financieel jaaroverzicht Columni 2009-2010 Hierbij verklaart ondergetekende, lid van de kascommissie 2009-2010 van de vereniging Columni, dat het financieel jaarverslag 2009-2010 van de vereniging van afgestudeerden communicatiekunde, Columni, is gecontroleerd en in orde is bevonden. Naam: Plaats: Datum: Handtekening: (was getekend ) Naam: Plaats: Datum: Handtekening: (was getekend: )
Algemene Ledenvergadering Columni 2009-2010 5 Bijlage bij agendapunt 5: Samenstelling bestuur 2010-2011 Van het zittende bestuur stellen zich dit jaar opnieuw beschikbaar: Drs. M. de Koning (Myra), voorzitter Drs. B. van Oyen (Berber), secretaris Drs. J. Brouwer (John), penningmeester
Algemene Ledenvergadering Columni 2009-2010 6 Bijlage bij agendapunt 7: Geplande activiteiten Het nieuwe bestuur bepaalt de beleidsvoornemens voor het verenigingsjaar 2010-2011. Interne speerpunten - Werven extra (algemeen) bestuurslid - Werven tweekoppig buiten -bestuur voor activiteiten in Midden/Westen van het land - Opschonen en actualiseren ledenlijst o.a. i.s.m. Letterenfaculteit/Alumnibureau Externe speerpunten - Het minimaal driemaal per jaar organiseren van activiteiten: een thema-activiteit, de ALV-met-activiteit en een activiteit/borrel in het Midden/Westen van het land - Het vergroten van de inhoudelijke relatie tussen activiteiten en studie/faculteit - Het verder uitbouwen van de samenwerking met studievereniging Commotie en het opzetten van een samenwerking met andere communicatieverenigingen in het Noorden (zoals Marcom Noord-Nederland en NVPR) - Het opnieuw instellen van de Columni Scriptieprijs - Het regelmatig verzenden van digitale nieuwsbrieven en berichten via LinkedIn, om in contact te blijven met de leden - Het vergroten van de inspanningen om nieuwe leden te werven, niet alleen onder pasafgestudeerden, maar ook onder alumni die al enkele jaren afgestudeerd zijn en nu juist weer behoefte hebben aan contact met hun oud-studiegenoten Berber van Oyen September 2010
Algemene Ledenvergadering Columni 2009-2010 7 Ondertekening agendastukken ALV 2009-2010 door het bestuur: Drs. J. Brouwer voorzitter Drs. B. van Oyen secretaris Drs. J. Nijholt penningmeester Drs. M. de Koning penningmeester