Digitaal Salarisspecificatie verstrekken (ook voor op de smartphone) Wilt u digitaal salarisspecificaties verstrekken die automatisch bij uw werknemer op de computer en/of op de smartphone komen? Dat kan met LogiSal in combinatie met Dropbox. Met Dropbox kunt u gratis 2 gigabyte online In the Cloud zetten. Uw werknemer dient ook een Dropbox account te nemen. Vervolgens geeft u de werknemer toegang tot de map waarin u de salarisspecificatie voor hem plaatst. In de Dropbox van de werknemer komt vervolgens automatisch de salarisspecificatie zichtbaar. Zo kunt u naast de salarisspecificatie ook meer documenten delen met uw werknemer. In het volgende stappenplan leggen wij u uit hoe u dit kunt installeren en inregelen. Installatie Dropbox Start uw internet browser en ga naar: www.dropbox.com Klik op: Download Dropbox Sla het bestand op en klik op uitvoeren.
Klik op Install Kies voor I don't have a Dropbox account en klik op Next
Vul uw gegevens en klik op Next Kies voor 2 GB (gratis) en klik op next
Kies voor setup type Typical en klik op Install (U kunt ook kiezen voor Advanced, dan kunt u zelf een aantal keuzes maken (bijvoorbeeld waar de Dropbox map komt te staan). Deze handleiding gaat in de verdere stappen er vanuit dat u de optie Typical heeft gebruikt) Vul uw telefoonnummer als u een smartphone heeft en daar ook toegang wilt krijgen tot uw bestanden in de Dropbox en klik op Next.
Doorloop de rondleiding via de knop Next. U heeft nu de Dropbox geïnstalleerd en kunt klikken op Finish!
U heeft nu in de Map C:\gebruikers\ gebruikersnaam (Engelse versie C:/Users/ gebruikersnaam ) een map Dropbox staan. Alle bestanden die u in de Dropbox map neerzet worden ook in uw Dropbox op het internet opgeslagen. Indien u gebruik maakt van een smartphone kunt u de APP van Dropbox hierop installeren en kunt u ook alle bestanden bekijken die u in uw Dropbox map heeft gezet. Tot zo ver de installatie van Dropbox op uw computer. Uw klant en/of werknemers dienen nu ook Dropbox te installeren. U mag dit document met hun delen voor de installatie. Als uw klant en/of werknemers Dropbox hebben geïnstalleerd geven zij hun email adres aan u. U kunt nu de volgende mappen structuur maken in uw Dropbox: (u kunt verschillende niveaus maken, als u bijvoorbeeld een werkgever bent zonder tussenkomst van een administratiekantoor of iets dergelijke, dan hoeft u hier ook geen mappen voor aan te maken en begint u direct met de mappen te maken voor uw werknemers. Dropbox Administratiekantoor Salaris Klant A Werknemer A Vervolgens kunt u via internet gebruikersrechten geven aan de mappen (zie hieronder). U geeft het administratiekantoor de rechten voor de map Administratiekantoor Salaris. U geeft de klant van administratiekantoor Salaris Klant A de rechten voor de map Klant A. En als laatste geeft u Werknemer A de rechten voor de map van werknemer A. Via de volgende stappen kunt u de rechten instellen. Ga naar www.dropbox.com Klik rechts boven in op Sign in Login met uw gegevens
U ziet nu de map Administratiekantoor Salaris Als u hier met de rechter muisknop op klikt kunt u kiezen voor Invite to folder Hier geeft u het email adres op wat u heeft doorgekregen van het administratiekantoor. Het onderste vinkje kunt u aan laten staan, dan kan het administratiekantoor zelf ook de mappen delen met hun klanten en/of werknemers van hun klanten. Indien u dit vinkje niet aan zet dient u zelf alle mappen te delen met de klanten en/of hun werknemers. U kunt aan het mapje met twee poppetjes zien dat de map is gedeeld. Op deze manier deelt u elke map. Let op: Als u iemand toegang geeft tot een map dan kan die ook alle onderliggende mappen zien. Andersom kan niet. De werknemer ziet bijvoorbeeld niet de gegevens die in de map van klant A staan. U kunt nu bestanden gaan plaatsen in de mappen. Dit kunnen salarisspecificaties zijn, maar ook jaaropgaven, arbeidscontracten, loonbelastingverklaringen, enz. Ook de werknemers kunnen nu in hun map documenten plaatsen die dus zichtbaar worden voor alle bovenliggende partijen.
Als u in LogiSal voortaan de salarisspecificaties gaat printen maakt u eerst een print van alle salarisspecificaties. Deze slaat u bijvoorbeeld op in de map van het administratiekantoor en in de map voor de klant. Vervolgens maakt u nog een print van de salarisspecificaties alleen nu kiest u voor de optie 2 = Per werknemer een aparte PDF Deze slaat u op in de map van Klant A. Vervolgens gaat u met Windows verkenner naar de map van klant A (C:\gebruikers\Gebruiker\Dropbox\Administratiekantoor Salaris\Klant A) Nu kopieert u de salarisspecificatie van werknemer A van Klant A naar de map werknemer A. Vanaf het moment dat het bestand in de map staat is deze voor iedereen zichtbaar. Er geldt één nadeel: Als iemand een bestand verwijdert dan is deze voor alle gebruikers verwijderd. De verwijderde bestanden worden door Dropbox 1 maand bewaard. Na die tijd kunt u bestanden niet meer terug halen.