Inhoudsopgave Inleiding... 2 De voorbereidingen... 3 Aan de slag met PlanCare Dossier Connect... 4 Rechten toekennen binnen PlanCare Dossier... 4 Activeren van knop op dossier... 5 Postbusbeheer en intern doorsturen van berichten... 6 Acceptatie van de informatie en toewijzing aan het dossier... 7 De informatie in het dossier van de cliënt... 8 Handleiding PlanCare Dossier - Connect V1.0 december 2007 Pagina 1 van 8
Inleiding Bij zorgaanbieders en instellingen komen veel papieren berichten en mutaties binnen vanuit andere zorgaanbieders en instellingen. Al deze berichten moeten netjes geadministreerd en verwerkt worden. Dit kan makkelijker als u gebruik maakt van PlanCare Dossier Connect. Met de nieuwe module PlanCare Dossier Connect heeft u een oplossing voor digitale (geautomatiseerde) communicatie. Op deze manier worden berichten van derden automatisch ontvangen en in PlanCare Dossier getoond aan de eindgebruiker. Het betreft specifiek de volgende zorginhoudelijke berichten die volgens een Edifact-berichtenstandaard worden aangeboden. Volgens deze standaard wordt landelijk diverse berichttypen verzonden, maar in PlanCare Dossier Connect richten wij ons in eerste instantie op: Medspe specialistenbrief Medlab laboratoriumuitslagen Medrad radiologieuitslagen Om dit te realiseren moet u als instelling een digitale postbus afnemen bij één van de landelijke digitale zorgnetwerken. Naar deze postbus worden dan berichten verzonden door bijvoorbeeld ziekenhuizen. Denk hierbij aan berichten van medisch specialisten, over laboratoriumuitslagen en van een radiologieafdeling. PlanCare Dossier Connect haalt deze berichten automatisch op uit de postbus en zet ze direct in de PlanCare Dossier database op de juiste plaats. Handleiding PlanCare Dossier - Connect V1.0 december 2007 Pagina 2 van 8
De voorbereidingen Om te starten met PlanCare Dossier Connect zijn er diverse voorbereidingen nodig. Hieronder volgt een korte opsomming. Daarna gaan we in op de functionaliteit binnen PlanCare Dossier. Afsluiten van een abonnement voor een digitale postbus bij een Zorgnetwerk-leverancier Installatie van de software Logboek en documentatie van de installatie Opsturen van het installatielogboek naar De Heer Software/Magistro en de leverancier van de digitale postbus Bij betreffende ziekenhuizen/laboratoria bekend maken van de ontvangstmogelijkheden en het postbusadres Inregelen rechten binnen PlanCare Dossier t.b.v. test Verzenden ontvangen en verwerken van een set testberichten Autoriseren en opleiden personeel Operationele fase Belangrijk: voor een goede werking van PlanCare Dossier Connect is minimaal een werkstation of server met internettoegang en mogelijkheid tot het maken van VPN-verbindingen noodzakelijk. PlanCare Dossier Connect functioneert als een Windows-service. Deze Windows-service haalt via een VPN-verbinding met het zorgnetwerk waarop wordt aangesloten, automatisch periodiek post op. De organisatie is zelf verantwoordelijk voor het verzorgen van de installatie van de VPN-software. Deze kan per zorgnetwerk verschillen en verschillende systeemvereisten hebben. De VPN-software moet volledig operationeel zijn voordat De Heer Software de installatie van PlanCare Dossier Connect kan afronden. Firewalls, eigen VPN-software en andere beveiligingen van uw netwerk kunnen van invloed zijn op het goed functioneren van de VPN-software van het door u gekozen zorgnetwerk. PlanCare Dossier Connect werkt op basis van scripts die de aangeleverde data vertalen naar leesbare en verwerkbare informatie binnen PlanCare Dossier. Deze scripts moeten worden opgeslagen in dezelfde map op uw ICT-netwerk waar ook het PlanCare Dossier programma geplaatst is. Handleiding PlanCare Dossier - Connect V1.0 december 2007 Pagina 3 van 8
Aan de slag met PlanCare Dossier Connect Voordat we binnen PlanCare Dossier aan de slag gaan met de verwerking van digitale berichten, gaan we er vanuit dat de software voor de berichtenuitwisseling met externe instellingen succesvol is geïnstalleerd en de digitale postbus die wordt gehuurd bij een Zorgring -leverancier is geactiveerd. Rechten toekennen binnen PlanCare Dossier Voor het toewijzen van de juiste rechten gaan we bij PlanCare Dossier Connect uit van de volgende verantwoordelijkheden/rollen binnen de organisatie: een persoon die het beheer heeft over de binnengekomen berichten en deze toewijst naar de juiste persoon; een persoon die het bericht accepteert en daarmee toevoegt aan het dossier van de cliënt. Ga binnen PlanCare Dossier naar Bestand/Systeemfuncties/Toegangsrechten. Kies degene aan wie de rechten moeten worden toegekend en activeer rechts in het scherm Functies de muteerrechten bij de volgende menu-opties: Edifact - voor de postbusbeheerder; Edifactviewer menu - voor degene die de berichten ontvangt en toewijst aan het cliëntendossier; Edifactviewer dossierknop - voor de knop op het tabblad van het cliëntendossier waar de informatie te lezen is. Het onderscheid tussen de Edifactviewer als menu-item en als dossieritem is nu niet zichtbaar. Dit zal in een van de volgende versies worden verbeterd. Concreet moet aan de drie getoonde functies het recht worden toegekend. Handleiding PlanCare Dossier - Connect V1.0 december 2007 Pagina 4 van 8
Activeren van knop op dossier Nadat onder Toegangsrechten de rechten op de functies zijn toegekend, kan de Edifact-knop op het dossier van de cliënt geplaatst worden. Ga hiervoor naar Bestand/Systeemfuncties/Onderhoud dossier. 1. Selecteer het tabblad waarop u de knop beschikbaar wilt stellen. 2. Vervolgens selecteert u de knop Edifact-viewer uit de knoppenlijst links in het scherm. 3. Sleep de knop op het tabblad. In onderstaand voorbeeld is de knop op nieuw tabblad aangemaakt, maar de knop kan natuurlijks ook aan een bestaand tabblad worden toegevoegd. Handleiding PlanCare Dossier - Connect V1.0 december 2007 Pagina 5 van 8
Postbusbeheer en intern doorsturen van berichten Ga naar het menu-item Management/Edifact. Het volgende scherm verschijnt 1 2 6 5 3 4 7 1. Het bericht wordt getoond met daarbij de gegevens van de cliënt; 2. Het personeelslid wordt gekozen aan wie het bericht wordt doorgestuurd; 3. De cliënt die mogelijk overeen komt met een bestaande cliënt binnen PlanCare Dossier waaraan het bericht kan worden gekoppeld; 4. Via deze knoppen kunnen het personeelslid en de cliënt worden gekoppeld; Keuze personeelslid Keuze cliënt Bevestigen van gekoppelde personeelslid en cliënt 5. Hier wordt het resultaat getoond van de koppelingskeuze ; 6. Hier verschijnt de inhoud van het bericht; 7. De mogelijkheid om extra informatie mee te sturen met de berichtinformatie naar degene die de informatie aangeboden krijgt. Handleiding PlanCare Dossier - Connect V1.0 december 2007 Pagina 6 van 8
Acceptatie van de informatie en toewijzing aan het dossier Ga naar het menu-item Management/Edifact viewer menu. Het volgende scherm verschijnt: 1 3 2 4 1. Het bericht wordt getoond met de gegevens van de cliënt; 2. De keuze om het bericht toe te wijzen aan het dossier of te weigeren en daarmee terug te sturen naar de postbusbeheerder: Weigeren bericht en terugsturen naar de beheerder van de postbus; Toewijzen van bericht aan cliëntdossier; 3. De inhoud van het bericht wordt hier getoond; 4. De mogelijkheid om extra informatie toe te voegen bijj het terugsturen van het bericht naar de postbusbeheerder. Handleiding PlanCare Dossier - Connect V1.0 december 2007 Pagina 7 van 8
De informatie in het dossier van de cliënt Ga naar het dossier van de cliënt en selecteer de knop Het volgende scherm verschijnt: 1 2 3 1. Hier worden de berichten getoond; 2. Hier verschijnt de inhoud van de berichten; 3. Hier verschijnt aanvullende tekst die eventueel met de berichten is meegestuurd. Handleiding PlanCare Dossier - Connect V1.0 december 2007 Pagina 8 van 8