Bevoegd orgaan Elektronisch Directiecomité van 2 februari 2015 Opgesteld door Dirk Debruyne, beheer en ondersteuning Voorwerp van de opdracht 1. Omschrijving: Hosting van de applicatie op een Azure PAAS omgeving; 2. Support op de applicatie Meld-Je-Aan ; 3. Maintenance voor de Hosting van Meld-Je-Aan Azure omgeving. Verder zetten Cloud. Wijze van gunning VOMB Deze opdracht wordt gegund via een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking overeenkomstig de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (zoals gewijzigd in 2011) op grond van artikel 26, 2, 3 onvoldoende nauwkeurig te bepalen dienst. Mogelijke inschrijvers 3 inschrijvers hebben zich aangemeld: Cronos NV Veldkant 33A 2550 Kontich RealDolmen NV A.Vaucampslaan 42 1654 Huizingen The Reference NV Stapelplein 70/b201 9000 Gent Voorstel Rekening houdende met de gunningcriteria uit het bestek heeft inschrijver RealDolmen de voordeligste, regelmatige offerte ingediend. Gelet op het bijgevoegde beoordelingsverslag beslist het Elektronisch Directiecomitévan Digipolis op 2 februari 2015 om de opdracht CD000630 - Raamovereenkomst Meldjeaan: Cloud toe te wijzen aan inschrijver RealDolmen die overeenkomstig de gunningcriteria de meest voordelige regelmatige offerte heeft ingediend conform de voorwaarden van het bestek en de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. Algemeen coördinerend directeur, Peter Crombecq Algemeen directeur Gent, Johan Van der Bauwhede In bijlage Beoordelingsverslag Pagina 1
Bijlage: Beoordelingsverslag Inschrijvingen op datum 3 inschrijvers dienden een offerte in vóór de uiterste indieningdatum 23/10/2014 om 10:00 Cronos, RealDolmen, The Reference Cronos liet per mail weten zich terug te trekken en wenst niet langer deel te nemen aan deze opdracht. Pagina 2
RealDolmen The Reference Gunningverslag Inhoudelijke controle selectiecriteria Administratieve controle Controle van de uitsluitingscriteria en de kwalitatieve selectiecriteria. Ondertekening offerte Controle of het inschrijvingsbiljet en/of de inventaris-vragenlijst van de inschrijvers ingevuld en getekend zijn. Volledigheid offerte Mandaat v/d ondertekenaar om de inschrijver te verbinden [ok] [ok] Verklaring op erewoord [ok] [ok] RSZ-attest [ok] [ok] Bewijs van verzekering tegen gebruikelijke beroepsrisico s [ok] [ok] Verklaring m.b.t. omzet totaal/specifiek laatste 3 boekjaren [ok] [ok] Referenties laatste 3 jaar [ok] [ok] Gevraagde bijlagen [ok] [ok] CONCLUSIE: offerte volledig [JA] [JA] Controle of alle gevraagde documenten door de inschrijvers aangeleverd werden. Pagina 3
Verklaring op erewoord Controle of de verklaring op erewoord inhoudelijk correct is. RSZ-attest Controle of elke inschrijver een RSZ-attest van het juiste kwartaal toevoegde en of dit RSZ-attest inhoudelijk correct is. Bewijs van verzekering tegen gebruikelijke beroepsrisico's Controle of het bewijs van verzekering tegen gebruikelijke beroepsrisico s inhoudelijk klopt Referenties Controle of elke inschrijver relevante referenties van de laatste 3 boekjaren toevoegde. Omzet Controle of elke inschrijver de omzet van de laatste 3 boekjaren toevoegde. EINDCONCLUSIE Volgende inschrijvers zijn geselecteerd: RealDolmen, The Reference Volgende inschrijvers zijn niet geselecteerd: geen Regelmatigheid van de offertes Controle van absolute of relatieve onregelmatigheden. Absolute onregelmatigheden Controleer de offertes op absolute onregelmatigheden. Resultaat: geen Relatieve onregelmatigheden Controleer de offertes op relatieve onregelmatigheden. Resultaat: geen EINDCONCLUSIE Volgende offertes zijn regelmatig: RealDolmen, The Reference Volgende offertes zijn niet regelmatig: geen Pagina 4
Beoordeling kandidaten aan hand van de selectiecriteria De kandidaatstellingen waarvan alle documenten aanwezig waren, werden beoordeeld op de volgende kwalitatieve selectiecriteria. Selectiecriteria Gewicht Omzet en Personeelsbezetting 30 % Projectteam 30 % Referenties 40 % Toelichting Selectiecriteria Beschrijving Omzet en Omzet (15 %): Evolutie en aandeel van Hosting van Personeelsbezetting een online inschrijvings/ aanmelding website in het totale dienstenpakket. Totale omzet van het bedrijf alsook de omzet van de afdeling die instaat voor website Hosting en dit voor afgelopen 3 volledige boekjaren (minimale omzet 1milj op website ontwikkeling). Personeelsbezetting (15%): Evolutie van afgelopen 3 jaar uitgedrukt in VTE (Voltijdse Equivalenten) en dit van het volledig bedrijf als voor de website ontwikkeling afdeling. Projectteam Kwaliteit van de voorgestelde CV s (Technische ervaring, project ervaring, complexiteit van de uitgevoerde projecten, ) en dit t.o.v. de relevantie van deze opdracht. Voor profielen worden minimale aantal jaren ervaring verwacht: Project leider/manager: 3 jaar Functioneel/Technisch Architect: 2 jaar Systeem beheerder Azure: 3 jaar Developer: 2 jaar, alsmede bewezen ervaring in het ontwikkelen voor/ op een Azure PAAS omgeving. Ervaring in een meldjeaanproject kan als voordelig worden beschouwd. Referenties Feedback betreffende expertise en klantgerichtheid en dit in kader van de opdracht. Op volgende punten zal gekeken worden: Relevantie opdracht (web + Business complexiteit), Sector (publieke sector / onderwijs), Problematiek (inschrijvingen + complex back-end), Cloud Hosting (webtoepassingen met piekbelasting op een Azure Cloud omgeving) Budget (minimaal 50.000 op jaarbasis), Projectmethodologie (PM-Bok, Prince2, ITIL, Scrum, ), Technische relevantie (Oplossing,.Net, MSSQL, Azure, ). Pagina 5
Omzet Personeelsbezetting Projectteam Referenties Totaal Gunningverslag Omzet en personeelsbezetting 30% Motivatie RealDolmen: Omzet (15 %): Evolutie en aandeel van Hosting van een online inschrijvings/ aanmelding website in het totale dienstenpakket was meer dan voldoende. Totale omzet van het bedrijf alsook de omzet van de afdeling die instaat voor website Hosting en dit voor afgelopen 3 volledige boekjaren. Idem. Personeelsbezetting (15%): Evolutie van afgelopen 3 jaar uitgedrukt in VTE en dit van het volledig bedrijf als voor de website ontwikkeling afdeling. Voldoende The Reference: Omzet (15 %): Evolutie en aandeel van Hosting van een online inschrijvings/ aanmelding website in het totale dienstenpakket voldeed ruimschoots. Totale omzet van het bedrijf alsook de omzet van de afdeling die instaat voor website Hosting en dit voor afgelopen 3 volledige boekjaren. Idem Personeelsbezetting (15%): Evolutie van afgelopen 3 jaar uitgedrukt in VTE en dit van het volledig bedrijf als voor de website ontwikkeling afdeling. Was niet voldoende weergegeven. Projectteam 30% Motivatie RealDolmen: Kwaliteit van de voorgestelde CV s en dit t.o.v. de relevantie van deze opdracht voldeed ruimschoots. The Reference: Kwaliteit van de voorgestelde CV s en dit t.o.v. de relevantie van deze opdracht was zeer goed. Referenties 40% Motivatie RealDolmen: Feedback betreffende expertise en klantgerichtheid en dit in kader van de opdracht. Voldoende ervaringen bij andere klanten die aantonen dat ze ook deze opdracht aankunnen.. The Reference: Feedback betreffende expertise en klantgerichtheid en dit in kader van de opdracht. Voldoende ervaring met MJA. Selectiecriteria 15 15 30 40 100,00 RealDolmen 15 15 28 40 98,00 The Reference 15 0 29,5 40 84,50 Rekening houdende met de selectiecriteria, zoals bepaald in de gepubliceerde aankondiging, wordt vastgesteld dat beide kandidaten voldoen aan deze selectiecriteria. Pagina 6
Gunningcriteria bestek Gunningscriterium Weging % Prijs 50% Kwaliteit - Support op de applicatie Meld-Je-Aan 25% - Maintenance voor de Hosting van 25% Meld-je-Aan Azure omgeving Totaal 100 De volledige toetsing van de ingediende offertes met bovenvermelde gunningcriteria en de motivering wordt uitgewerkt in de tabel onderaan. Gedetailleerde xls hierbij! In onderstaand hoofdstuk wordt per gunningcriterium de score weergegeven. Beide leveranciers werden uitgenodigd voor een presentatie van hun eerste offerte, Waar er duidelijk gewezen werd op de eventuele tekortkomingen/vragen en opmerkingen. Vervolgens werd een aangepaste BAFO gevraagd, met nadruk op het budgettaire. Beoordeling PRIJS Inschrijver Score op 50% RealDolmen 50% The Reference 37% Motivering: De geijkte formule werd gebruikt. Er was een herrekening noodzakelijk om appels met appels te vergelijken. (vb Support App: Er wordt in het bestek 12 mandagen gevraagd. RealDolmen: gaf 20 dagen The Reference: gaf slechts 1 dag Beide leveranciers werden uitgenodigd voor een onderhandeling en bespreking van hun voorstel. Er werden aanpassingen gevraagd waarvoor beide leveranciers een BAFO indienden. Aan de hand van hun BAFO werden de gevraagde aanpassingen herberekend waarbij we vaststelden dat de voorgestelde prijs van The Reference 77.689 EUR boven de Belgische drempel uit kwam. Beoordeling Kwaliteit Support op de applicatie Meld-Je- Aan Inschrijver Score op 25% RealDolmen 25% The Reference 25% Voor Support op de applicatie Meld-Je-Aan worden volgende punten toegekend: - Opzet: Wat is er nodig om de kennis te vergaren van de toepassing.(5%) - Aanpak: Op welke manier zal er samengewerkt worden voor de support dagen. (Zijn supportdagen vooraf op datum overeen te komen of kan dit op afroep binnen de x-tijd). Hoe zullen de communicatie kanalen verlopen? (5%) - Bereikbaarheid: op welk moment kan er Support gevraagd en afgenomen worden. (Dagen en tijdstippen). Binnen welke tijdspanne zal er actie ondernomen worden? (10%) - Container van dagen die besteed kan worden aan de MJA Applicatie.(5%) Pagina 7
Opzet Aanpak Bereikbaarheid Container Totaal Aanpak Bereikbaarheid Diensten Container Totaal Algemeen Totaal Gunningverslag Motivering: Beide kandidaten scoren hierop zeer goed en krijgen alle punten. Support Applicatie MJA Maintenance Hosting MJA Kwaliteit 5 5 10 5 25,00 5 5 10 5 25,00 50,00 RealDolmen 5 5 10 5 25 5 5 10 5 25 50 The Reference 5 5 10 5 25 5 5 10 5 25 50 Beoordeling Kwaliteit Maintenance voor de Hosting van Meld-je- Aan Azure omgeving Inschrijver Score op 25% RealDolmen 25% The Reference 25% Voor Maintenance voor de Hosting van Meld-Je-aan Azure omgeving worden volgende punten toegekend - Aanpak: Welk werkingsproces wordt er voorgesteld tot afname van de maintenance dagen alsook de samenwerking met Microsoft Azure Omgeving en de klant.(5%) - Bereikbaarheid: op welk moment kan er maintenance gevraagd en afgenomen worden. (Dagen en tijdstippen) (5%) - Diensten: Welke diensten kan men beroep op doen en welke vergoeding wordt hier aan gekoppeld. (Backup, Restore, monitoring, configuratie, deployments, upscaling, downscaling, overzetten van omgeving (vb naar doorloopomgeving), ) (10%) - Container van dagen die besteed kan worden aan de Azure PAAS omgeving maintenance. (5%) Elke prestatie moet gerapporteerd worden. Deze rapportering omvat de gepresteerde uren t.o.v. afgesproken hoeveelheden. Een overzichtsrapportering dient op maandelijkse basis aangeleverd worden. Bij elke bijkomende gevraagde en/of opgeleverde prestatie dient deze rapportering eveneens gecommuniceerd te worden. Motivering: Ook hier waren beide kandidaten zeer vakkundig en krijgen alle punten. Pagina 8
Weging % RealDolmen The Reference Gunningverslag SAMENVATTENDE TABEL Prijs 50% 50% 37% Kwaliteit - Support op de applicatie Meld-Je-Aan 25% 25% 25% Kwaliteit - Maintenance voor de Hosting van Meld-Je- Aan Azure omgeving 25% 25% 25% TOTAAL 100% 100% 87% Pagina 9