OPROEP TOT KANDIDAATSTELLING

Transcriptie

1 OPROEP TOT KANDIDAATSTELLING VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT BETREFFENDE DIENSTEN INZAKE HET SCHOONMAKEN VAN DE LOKALEN EN BIJHORIGHEDEN VAN DE ENTITEIT IMMO MONTOYER PRJ: 011-Office Cleaning PROCEDURE: BEPERKTE OFFERTEAANVRAAG Aanbestedende overheid NATIONALE DELCREDEREDIENST Kandidaatstellingen moeten uiterlijk op 24 mei 2016 om 14.00u zijn ingediend 1/13 Vertrouwelijk

2 Inhoudsopgave 1. VOORWERP EN STREKKING VAN DE OPDRACHT BESCHRIJVING VAN DE GUNNINGSPROCEDURE TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA SELECTIE VAN DE KANDIDATEN EN VERZENDING VAN HET BIJZONDER BESTEK INDIENINGSTERMIJN EN -PROCEDURE VOOR KANDIDAATSTELLINGEN SAMENSTELLING VAN HET KANDIDAATSDOSSIER INDIENINGSTERMIJN VOOR INFORMATIEAANVRAGEN... 8 BIJLAGE I VERKLARING OP EREWOORD (ARTIKEL 61 VAN HET KB VAN 15 JULI 2011) BIJLAGE II MODEL BANKVERKLARING...11 BIJLAGE III LIJST VERGELIJKBARE DIENSTEN BIJLAGE IV IDENTIFICATIEFORMULIER /13 Vertrouwelijk

3 1. VOORWERP EN STREKKING VAN DE OPDRACHT 1.1. Aanbestedende overheid De aanbestedende overheid van de overheidsopdracht is de Nationale Delcrederedienst, hierna 'Delcredere', met maatschappelijke zetel in Montoyerstraat 3 te 1000 Brussel (ondernemingsnummer , RPR Brussel). Delcredere handelt in naam en voor rekening van de vennootschap 'Immo Montoyer N.V.' (ondernemingsnummer , RPR Brussel). Meer informatie over Delcredere, lid van Credendo Group, is beschikbaar op Voorwerp van de opdracht Deze opdracht bestaat uit de onderhouds- en schoonmaakdiensten van de lokalen en bijhorigheden van de vennootschap Immo Montoyer. De lokalen betreffen bureauruimte, ± m². De looptijd van deze opdracht bedraagt 48 maanden. Er zal een gedetailleerd overzicht van deze opdracht beschikbaar gesteld worden in het bijzonder bestek. 2. BESCHRIJVING VAN DE GUNNINGSPROCEDURE Deze opdracht voor diensten zal gegund worden aan de hand van een beperkte offerteaanvraag (zie artikel 23 van de wet van 15 juni 2006 op overheidsopdrachten). De gunningsprocedure verloopt in twee fasen: 1) Eerste fase: toegangsrecht en selectie van de kandidaten Tijdens deze eerste fase zal Delcredere de dossiers die de kandidaten hebben ingediend, analyseren en ze vergelijken met de toelatings- en kwalitatieve selectiecriteria. De toelatings- en kwalitatieve selectiecriteria zijn gelinkt aan de persoonlijke situatie en aan de financiële draagkracht en technische bekwaamheid van de kandidaten (zie punt 3 hieronder). Elke kandidaat die niet geselecteerd werd, zal binnen een redelijke termijn een gedetailleerde gemotiveerde beslissing ontvangen met de redenen waarom hij niet geselecteerd werd. 3/13 Vertrouwelijk

4 2) Tweede fase: verzending van het bijzonder bestek naar de geselecteerde kandidaten en ontvangst van de offertes In tweede instantie zal Delcredere de geselecteerde kandidaten verzoeken om een nieuwe offerte op te maken op basis van het bijzonder bestek dat zij hiertoe ontvangen hebben van Delcredere. Voor zover er voldoende geschikte kandidaten zijn, zullen er in ieder geval voldoende kandidaten weerhouden worden om mededinging te waarborgen. Desalniettemin, gezien de complexiteit van de opdracht en de beschikbare middelen om de offertes te evalueren, zal Delcredere enkel de 6 best gerangschikte kandidaten weerhouden. Het bijzonder bestek vermeldt onder andere de gunningscriteria. Na vergelijking van de offertes met de gunningscriteria die werden bepaald in het bijzonder bestek, zullen de inschrijvers die niet weerhouden werden binnen een redelijke termijn een gedetailleerde gemotiveerde beslissing ontvangen met de redenen voor de niet-gunning. Op het einde van de wachttermijn (standstill) wordt de overheidsopdracht met een officiële kennisgeving gegund aan de inschrijver met de offerte die de meest gunstige beoordeling kreeg op basis van de gunningscriteria. Opmerking: Delcredere vestigt de aandacht op het feit dat de aanbestedende overheid op geen enkele manier verplicht is om de opdracht te gunnen (cf. art. 35 van de wet van 15 juni 2006). De aanbestedende overheid kan ofwel afzien van de opdracht, ofwel de procedure herstarten, zo nodig op een andere manier. 3. TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA Indien er twee of meer dan twee natuurlijke personen en/of rechtspersonen besluiten om een partnerschap aan te gaan voor deze opdracht, zijn zij verplicht om aan hun kandidaatstelling de overeenkomst van tijdelijke vennootschap en/of de onderaannemingsovereenkomst, met vermelding van de verschillende partners, toe te voegen. Indien de overeenkomst van tijdelijke vennootschap en/of de onderaannemingsovereenkomst bij het dossier is (zijn) gevoegd, kunnen de vereisten aangaande de financiële draagkracht en de technische bekwaamheid aangetoond worden door een of meerdere partners of onderaannemers van de kandidaat. 4/13 Vertrouwelijk

5 3.1. Toegangsrecht (art. 61 e. v. van het KB van 15 juli 2011) Voor het onderzoek van de uitsluitingsgcriteria dient de inschrijver de volgende documenten over te maken: een verklaring op erewoord dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikel 61 van het KB van 15 juli 2011; een model van deze verklaring is opgenomen in bijlage. De inschrijver wordt erop gewezen dat de aanbestedende overheid zich het recht voorbehoudt om hem vóór de sluiting van de opdracht te verzoeken om de volgende documenten over te maken: een recent attest van de administratie Directe Belastingen; een recent attest van de btw-administratie; een RSZ-attest met droogstempel voor het voorlaatste kwartaal voorafgaand aan de indieningsdatum voor de offertes; een recent attest van de griffie van de bevoegde rechtbank van koophandel waaruit blijkt dat de inschrijver niet in staat van faillissement of liquidatie, of onder gerechtelijk akkoord verkeert; een recent uittreksel uit het strafregister. Bovenbedoelde documenten worden als recent beschouwd voor zover zij dateren van minder dan zes maanden vóór de uiterste indieningsdatum van de offertes. Indien de aanbestedende overheid gebruik maakt van haar hierboven geformuleerde recht, beschikt de bevraagde inschrijver hiervoor over een termijn van maximaal twaalf kalenderdagen, te tellen vanaf de datum waarop hem verzocht werd om de vereiste documenten te verschaffen Financiële en economische draagkracht (art. 67 van het KB van 15 juli 2011) Volgende informatie is vereist voor de beoordeling van de financiële en economische draagkracht van de inschrijver: een bankverklaring, opgesteld volgens het model in bijlage; een kopie van de beroepsaansprakelijkheidsverzekering met vermelding van de verzekerde bedragen; een document dat de globale jaarlijkse omzetcijfers van de laatste drie boekjaren bewijst. In elk van die laatste drie boekjaren moet de inschrijver een globaal jaarlijks omzetcijfer van minstens EUR behaald hebben; de 3 meest recente jaarverslagen en jaarrekeningen (balans en resultatenrekeningen), behalve voor Belgische ondernemingen die deze jaarlijks neerleggen bij de Nationale Bank. De volgende 5/13 Vertrouwelijk

6 ratio's zullen onderzocht worden en moeten minstens de waarde tussen de haakjes bedragen: - solvabiliteit (>20%); - liquiditeit (>1); - eigen vermogen (positief); - werkkapitaal (positief); - opeisbare schulden bij de fiscus en de RSZ (geen); - een overgedragen verlies (minder dan 50% van het kapitaal + reserves). De inschrijvers die niet voor minstens vier van deze ratio s aan de vooropgestelde waarde voldoen, zullen automatisch niet weerhouden worden Technische bekwaamheid (art. 68 en 72 van het KB van 15 juli 2011) Volgende informatie is vereist voor de beoordeling van de technische bekwaamheid van de inschrijver: een lijst met de belangrijkste vergelijkbare diensten (schoonmaken van minimum m² bureauruimte) minstens 5 uitgevoerd in de loop van de laatste drie jaar. Deze lijst moet het volgende bevatten: de gegevens van de klant (naam, adres, telefoon), de geleverde prestaties en frequentie hiervan, het opdrachtbedrag en de volledige oppervlakte waarop betrekking en, indien beschikbaar, de auditresultaten 'Kwaliteitscontrole' (weging 40). Ten minste 3 van deze referenties dienen te worden bewezen aan de hand van getuigschriften die zijn verstrekt door de bevoegde instantie van de opgegeven klant. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de verstrekte referenties bij de opgegeven klanten te controleren; de genomen maatregelen om de kwaliteit van de diensten te garanderen (maximaal 4 A4- pagina's. Indien er meer dan 4 pagina's aan documentatie worden toegevoegd, zal de aanbestedende overheid enkel de eerste 4 onderzoeken en in rekening nemen) (weging 10); kwaliteit van het schoonmaakpersoneel (weging 35). De volgende informatie wordt gevraagd: - Ervaring: welke relevante en erkende opleidingen worden georganiseerd; informatie over het aantal personeelsleden, de personeelsevolutie en het arbeidsverzuim van de laatste drie jaar. - Skills en bekwaamheid: bewijs van opleidingscertificaten en vakbekwaamheid van het managementpersoneel/uitvoerend personeel met de nodige gegevens zoals het moment en 6/13 Vertrouwelijk

7 de plaats waar de opleiding gevolgd werd gedurende de laatste drie jaar. - Selectie en rekrutering: gedetailleerde informatie over de gevolgde selectie- en rekruteringsprocedure. - Arbeidsomstandigheden en gezondheid en veiligheid van de werknemers: kopie van het globaal preventieplan, van het jaarlijks actieplan en van het meest recente jaarverslag m.b.t. de veiligheid; informatie over het gezondheids- en veiligheidsbeleid en over de bijbehorende procedures die van toepassing zijn op werknemers op locatie. ISO-certificaat (milieumanagement) (weging 5). ISO-certificaat 9001 (kwaliteitsmanagement) (weging 10). Indien de technische bekwaamheid en de financiële en economische draagkracht niet of onvoldoende wordt aangetoond, zal de kandidaat niet geselecteerd worden. Gezien de complexiteit van de opdracht en de beschikbare middelen om de offertes te evalueren, zal Delcredere enkel de 6 best gerangschikte kandidaten weerhouden. 4. SELECTIE VAN DE KANDIDATEN EN VERZENDING VAN HET BIJZONDER BESTEK Delcredere zal de kandidaten selecteren die voldoen aan de gestelde criteria in deze oproep tot kandidaatstelling en zal hen verzoeken om een offerte op te maken op basis van het bijzonder bestek dat zij daartoe zullen ontvangen. Voor zover er voldoende geschikte kandidaten zijn, zullen er in ieder geval voldoende kandidaten weerhouden worden om mededinging te waarborgen. Kandidaten die niet geselecteerd werden, zullen binnen een redelijke termijn een gedetailleerde gemotiveerde beslissing ontvangen met de redenen waarom zij niet geselecteerd werden. 7/13 Vertrouwelijk

8 5. INDIENINGSTERMIJN EN -PROCEDURE VOOR KANDIDAATSTELLINGEN De kandidaatstellingen moeten uiterlijk op dinsdag 24 mei 2016 om 14.00u ingediend zijn. De kandidaatstellingen dienen te worden ingediend in drie exemplaren: twee exemplaren op papier, een origineel en een kopie, hetzij verstuurd met de post, hetzij overhandigd in de kantoren van Delcredere, Montoyerstraat 3 te 1000 Brussel, in twee afzonderlijke gesloten enveloppen ter attentie van Mevrouw Bouchra Laabi, met de volgende vermelding: Kandidaatstelling: 011-Office Cleaning 'ORIGINEEL' of 'KOPIE', alsook de gegevens van de kandidaat; een digitaal exemplaar in pdf-formaat dient ook via bezorgd te worden aan procurement@credendogroup.com. 6. SAMENSTELLING VAN HET KANDIDAATSTELLINGSDOSSIER Het kandidaatstellingsdossier dient te zijn opgebouwd als volgt: het ondertekende identificatieformulier van de kandidaat, zoals gevoegd in bijlage van deze nota aan de kandidaten. - Indien er twee of meer dan twee natuurlijke personen en/of rechtspersonen besluiten om een partnerschap aan te gaan voor deze opdracht, zijn zij verplicht om samen met hun kandidaatstelling de overeenkomst van tijdelijke vennootschap en/of de onderaannemingsovereenkomst, met vermelding van de verschillende partners, in te dienen. - Indien de inschrijver een rechtspersoon met rechtspersoonlijkheid is, dienen de documenten te worden bijgevoegd die de ondertekeningsbevoegdheid van de kandidaat bewijzen (zijnde de statuten van de onderneming en het uittreksel uit het Belgisch Staatsblad dat de hoedanigheid van de ondertekenaar aantoont). Indien de ondertekenaar handelt onder mandaat dient eveneens de volmacht te worden bijgevoegd. Uit de statuten en het uittreksel moet dan blijken dat de lastgever over de nodige delegatiebevoegdheid beschikt; de vereiste documenten inzake technische, financiële en economische bekwaamheid; een beschrijving van het deel van de opdracht dat de kandidaat van plan is om uit te besteden. 7. INDIENINGSTERMIJN VOOR INFORMATIEAANVRAGEN Kandidaten kunnen tot en met 11 mei 2016 om 14.00u hun opmerkingen of vragen met betrekking tot 8/13 Vertrouwelijk

9 deze oproep tot kandidaatstelling bezorgen op het adres Indien Delcredere dit nodig acht, zal hij de vragen verzamelen en zijn antwoorden via de officiële kanalen in een kennisgeving verspreiden. 9/13 Vertrouwelijk

10 BIJLAGE I VERKLARING OP EREWOORD (ARTIKEL 61 VAN HET K.B. VAN 15 JULI 2011) Door zijn kandidaatstellingsdossier in te dienen verklaart de inschrijver op erewoord dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikel 61 van het K.B. van 15 juli De inschrijver verbindt zich ertoe om bij de gunning de nodige documenten en bewijsstukken aan te leveren op vraag van de aanbestedende overheid. Opgemaakt te op Originele handgeschreven handtekening / naam van de vertegenwoordiger van de inschrijver 10/13 Vertrouwelijk

11 BIJLAGE II MODEL BANKVERKLARING Deze verklaring betreft de overheidsopdracht van Delcredere inzake het schoonmaken van de lokalen en bijhorigheden van de entiteit Immo Montoyer, ref. 011-Office Cleaning Hierbij bevestigen wij dat..... (naam en woonplaats of handelsnaam en maatschappelijke zetel van de kandidaat of inschrijver) onze klant is. De financiële relatie met deze klant verloopt tot op heden tot onze volledige tevredenheid en zonder daarbij noemenswaardige negatieve zaken te hebben vastgesteld. Hij geniet tot op heden ons volle vertrouwen. Op basis van de gegevens waarover onze bank momenteel beschikt en zonder uitspraak te doen over de toekomst, heeft deze klant op dit ogenblik de financiële en economische draagkracht om de bovenvermelde overheidsopdracht naar behoren uit te voeren. Onze bank levert dit document af zonder enige beperking noch voorbehoud van onze kant, behalve die welke hierboven zijn vermeld. Opgemaakt te op Benaming bank, naam en titel ondertekenaar en handtekening 11/13 Vertrouwelijk

12 BIJLAGE III LIJST VERGELIJKBARE DIENSTEN Lijst van de belangrijkste vergelijkbare diensten (schoonmaken van minimum m² bureauruimte / per referte) minstens 5 uitgevoerd in de loop van de voorbije drie jaar. Klant (naam, adres, telefoon) Prestaties en frequentie Opdrachtbedrag Volledige oppervlakte waarop betrekking Auditresultaten 'Kwaliteitscontrole' 12/13 Vertrouwelijk

13 BIJLAGE IV IDENTIFICATIEFORMULIER Benaming van de onderneming: Rechtsvorm: Maatschappelijke zetel (adres): Vertegenwoordigd door ondergetekende: Naam, voornaam: Hoedanigheid: Contact: Telefoonnummer: RSZ-nummer of gelijkaardig: Ondernemingsnummer: Rekeningnummer voor betalingen: Financiële instelling: Geopend op naam van: Opgemaakt te op. Originele handgeschreven handtekening (geen elektronische handtekening) Naam-Voornaam-Functie: 13/13 Vertrouwelijk