Assetmanagement in Gelderland Een gezamenlijke reis Jan Fijan Provincie Gelderland Provincie Gelderland 17 oktober 2017 VOETREGEL 1
Bepaalt iedereen zijn eigen doelen en afwegingen? Provincie Gelderland 17/10/17 2 VOETREGEL 2
Inhoud Ontwikkelingen assetmanagement binnen de organisatie Instrumenten: Line of Sight Metrokaart BKXi VOETREGEL 3
Provinciale wegen 4 VOETREGEL 4
Meerdere afdelingen betrokken bij Infra Programmering BOW UW 5 VOETREGEL 5
Assetmanagement Waarom? Rekenkamer-rapport: politiek keuzes laten maken Transparantie inzet middelen Werkprocessen op elkaar afstemmen Aanleiding Assetmanagement: diverse ontwikkelingen die ervoor hebben gezorgd dat we met Assetmanagement aan de slag zijn gegaan. 6
Zoektocht Het werken met Assetmanagement betekent: 7 VOETREGEL 7
Assetmanagement: knelpunt Het werk moet doorgaan. De winkel moet open blijven 8 VOETREGEL 8
Valkuil!!! 9 VOETREGEL 9
Tijdlijn AM Gelderland Masterplan Assetmanagement 2007 Indeling wegennetwerk in trajecten Trajectprogrammering Informatievoorziening / Areaalbeheer Reorganisatie BOW 2014-2015 Indeling teams Projecten implementatie Assetmanagement Programmateam Assetmanagement 2016 Alle betrokken afdelingen Stuurgroep Aanleiding Assetmanagement: diverse ontwikkelingen die ervoor hebben gezorgd dat we met Assetmanagement aan de slag zijn gegaan. 10
Trajectprogrammering Integrale aanpak groot onderhoud Alle afdelingen/beleidsvelden betrokken Transparante keuzes Afstemming omgeving Vastgesteld door PS Provincie Gelderland 17/10/17 VOETREGEL 11
Trajectprogrammering 144 trajecten Herkenbare route voor gebruiker Eén verkeerskundige functie Programmeerbare omvang 12 VOETREGEL 12
Trajectprogrammering Programmering trajecten (jaar x 5) Knelpunt -inventarisatie (jaar x 4) interne thema s inbreng externe issues Verkenning (jaar x 3) Scope vaststelling Programmering (jaar x 1) Realisatie (jaar x) 13 VOETREGEL 13
Areaalgegevens op orde Het toenemend besef dat informatie een dominante plaats in het werkproces moet hebben. Actuele, betrouwbare, volledige en juiste gegevens! Eenmalig inwinnen van data en meervoudig gebruiken en delen van informatie staat centraal. 14 VOETREGEL 14
Areaalbeheer 2.0 NEN 2767 NEN 2767 NEN2767 waar mogelijk Uniforme decompositie Uniforme kwaliteitsscore OTL BIM Big data Hoe willen we met objecten omgaan? 15 Was voor sommige assets een openbaring; zo bleken we duizenden extra duikers en lichtmasten te hebben in vergelijking met wat vooraf werd gedacht 15
Reorganisatie BOW 16
Programmateam Assetmanagement Alle betrokken afdelingen Stuurgroep programmateam Projecten: Maturity Scan SAMP Drie rollenmodel Integraal beheermanagementsysteem 17
Maturity scan Bepaal waar je staat (volwassenheidscheck) Vaststellen in hoeverre assetmanagement inmiddels functioneert binnen Mobiliteit (breder dan afd. BOW) Definiëren eventuele ontwikkelpunten / verbetervoorstellen Certificering? Provincie Gelderland 17/10/17 VOETREGEL 18
Is het systemisch geborgd of werken we functioneel VOETREGEL 19
Resultaten Algemene indruk Interviews met medewerkers uit de gehele kolom mobiliteit Positieve en open houding Behoefte en wil tot verbetering aanwezig en uitgesproken Betrokken medewerkers Drive om het goed te willen doen VOETREGEL 20
Resultaten Volwassenheid 21 Omgeving: Regio coördinator: Tijdens de afstemming van een trajectaanpak binnen een bepaalde regio krijgt een projectmanager een projectopdracht van de interne opdrachtgever. De opdrachtgever en projectmanager consulteren niet/zelden de regio coördinator in het proces voorafgaand aan de uitvoering van het project. Hierdoor worden mogelijke belangen van stakeholders in de regio van het traject niet onderkend en meegenomen in de besluitvorming. UW: De pré verkenningen schept bepaalde verwachtingen bij belanghebbenden. Het voldoen aan alle wensen is niet realistisch vanwege beperkte middelen. Beter verwachtingsmanagement is gewenst. PM/UW: Vanuit programma Mobiliteit wordt er niet gekeken naar de haalbaarheid van de wensen/eisen van de verschillende stakeholders t.o.v. het beschikbare budget Ontwerp/UW: de scopebijeenkomsten kunnen verbeterd worden, waarbij stakeholders en interne medewerkers beter worden meegenomen. Met name in de terugkoppeling en onderbouwing van keuzes die worden gemaakt. Hierdoor ontstaat bij alle betrokkenen duidelijkheid over de uit te voeren werkzaamheden, waarom deze worden uitgevoerd. Wet- en regelgeving: Nieuwe- en wijzigende wet- en regelgeving dienen door de vakspecialisten in de organisatie zelf geïdentificeerd te worden. Er is geen systeem ingericht waarbij alle nieuwe en wijzigende wet- en regelgeving wordt verzameld, beoordeeld en wordt uitgezet in de organisatie. Dit is momenteel diffuus bij eenieder in de organisatie belegd. Plannen: Wegennetvisie: Het is aan te bevelen om de wegennetvisie als kaderstellend document te hanteren voor het SAMP. Hierdoor zal de kaders voor de inrichting in het SAMP of een niveau daaronder een plek dienen te krijgen. Duurzaamheid: De projectmanagers geven aan dat de toepassing van de Green Deal Duurzaam GWW niet aanwezig is in de projectopdracht. Het is nog niet duidelijk wanneer en in welke mate duurzaamheid toegepast dient te worden in de uitvoering. Het ontbreken duurzaamheidsbeleid en besluitvormingscriteria 21
voor de toepassing van duurzaamheid in de uitvoering is hier mede een oorzaak van. Projectmanagement: Er is geen eenduidige systematische projectmanagement methodiek aanwezig. Wel zijn er standaard documenten/templates beschikbaar (projectplan, PSU, etc). Risico: Voor het opstellen van de MIAM is een toekomstscenarioanalyse (Toekomstverkenning Mobiliteit) uitgevoerd, waarbij naar verschillende trends en ontwikkelingen is gekeken. Er wordt nagedacht over de impact van deze trends en ontwikkelingen op de mobiliteit en de aanverwante assets. Er vindt alleen niet bewust en expliciet een risicoafweging plaats van de kansen en bedreigingen van deze trends en ontwikkelingen op de assets/assetmanagement. Er is geen expliciete risicoafweging aanwezig bij het prioriteren van werkzaamheden vanuit BOW. In verkeersbeheer wordt een lijst met knelpunten beheerd. Hierin wordt per knelpunt aangegeven welke prioriteit het knelpunt heeft. Er zijn echter geen eenduidige criteria opgesteld, waarmee bepaald kan worden wanneer een knelpunt welke prioriteit krijgt. Er is geen aantoonbare relatie met risicomanagement beleid. Uitbesteden: Er is geen risicoafweging aantoonbaar gemaakt, voor het identificeren van uitbestedingsrisico s. Er is geen aantoonbaar uitbestedingsbeleid. Kostendeskundige: Het risicopercentage per project wordt door de kostendeskundige vastgesteld op basis van de volwassenheid van het ontwerp. Er wordt geen gebruik gemaakt van een expliciet risicodossier. Informatie: MIAM: Om tot dit product te komen is informatie vanuit verschillende functionarissen uit de organisatie nodig. Er wordt vanuit het proces duidelijk gemaakt welke informatie nodig is van welke functionarissen. De informatie wordt niet automatisch aangeleverd, maar deze dient opgehaald te worden bij de diverse functionarissen in de organisatie. Informatie vanuit projecten: In het verleden werd er een overdrachtsformulier gehanteerd, waarin de informatieoverdracht naar BOW beschreven stond. Momenteel is er geen overdrachtsprotocol aanwezig, waarmee het project afgesloten/overgedragen kan worden Knelpuntenanalyse: aanbeveling is om de knelpuntendatabase te koppelen met GeoWeb, zodat deze grafisch inzichtelijk voor eenieder wordt. Middelen: Er wordt geen gebruik gemaakt van maatschappelijke kosten en baten (MKBA) en men is niet bekend met een lange termijn asset planning (LTAP). In enkele gevallen wordt er een LCC analyse uitgevoerd. Organisatie: Voorbeeld: Het doel en de werkzaamheden van een regio coördinator zijn niet vastgelegd in bijvoorbeeld een procesomschrijving, waardoor een beheerst proces niet aantoonbaar gemaakt kon worden. Wegennetvisie: Er is geen systematische borging aanwezig voor het opstellen en evalueren van de wegennetvisie. De aanpak is momenteel projectmatig. Het is aan te bevelen om een kader op te stellen, waaruit duidelijk wordt wanneer de wegennetvisie herzien dient te worden. Bijvoorbeeld bij wisseling van de politiek, herziening omgevingsvisie of grote veranderingen van de ruimtelijke ordening. Verantwoordelijkheid: Het is onduidelijk wie een weg bij oplevering vrij verklaart voor veilig gebruik. (rayonmanager, technisch medewerker, toezichthouder, ABW?) VOETREGEL 21
Wijzigingen: Wijzigingen: Er wordt aangegeven dat er niet structureel vooraf wordt nagedacht over de impact van door te voeren wijzigingen. Het voorbeeld betreft hierin het bepalen wat de impact is van het omzetten van maaigras naar papier op de organisatie. VOETREGEL 21
Resultaten Volwassenheid VOETREGEL 22
SAMP SAMP (Strategisch Assetmanagement Plan) Op strategisch niveau bepalen hoe het geld het beste kan worden ingezet om de organisatiedoelen te bereiken Kaders vanuit Omgevingsvisie worden (per traject) geconcretiseerd met het instrument BKXi. Beheer + gebruik + mobiliteit (Nota Kapitaalgoederen is alleen Beheer) 23 VOETREGEL 23
Instrumenten Line of Sight Metrokaart BKXi VOETREGEL 24
Line of Sight (LoS) Hoe dragen de assets bij aan de organisatiedoelen? Assetbeheer heeft kaders en doelen nodig om maatregelen te kunnen onderbouwen. Line of Sight geeft die kaders en doelen. 25 VOETREGEL 25
Een Line of Sight (zichtlijn) Provincie Gelderland 17/10/17 26 Schetst context en raamwerk waarbinnen we werken aan onze infrastructuur LoS: samenhang; abstracte doelstellingen <> concreet handelen Wat levert het op: Eenduidig taalgebruik: Definities van begrippen als organisatiewaarden, organisatiedoelen, assetwaarden etc. Positionering van functies, afdelingen, producten: Vraagstukken en rollen vallen op hun plek Zichtbaar maken van de sterke relatie tussen mobiliteit en BOW: We werken samen aan de wegen Het zorgt voor beweging in de organisatie VOETREGEL 26
Hoe weet je wat de goede dingen zijn? De goede dingen Taken en opgaven van de provincie Beleid en programma s Kaders Provincie Gelderland 17/10/17 27 VOETREGEL 27
Wat staat er bovenin de Line of Sight? BKXi Kaders Documenten Bezittingen Provincie Gelderland 17/10/17 28 VOETREGEL 28
Wat levert de LoS op? Eenduidig taalgebruik Vertaling van beleid naar beheerkaders Duidelijkheid door inzicht in taken, producten en verantwoordelijkheden en daarmee voor grip op wat je aan het doen bent! Zichtbaar maken van de sterke relatie tussen afdelingen Mobiliteit, BOW en UW 29 Eenduidig taalgebruik: Definities van begrippen als organisatiewaarden, organisatiedoelen, assetwaarden etc. Positionering van functies, afdelingen, producten: Vraagstukken en rollen vallen op hun plek Zichtbaar maken van de sterke relatie tussen mobiliteit en BOW: We werken samen aan de wegen Het zorgt voor beweging in de organisatie VOETREGEL 29
Beleid en strategie (wensen politiek) Evalueren en Verbeteren (rapportages) Beheren en Programmeren (richtlijnen) Monitoren en Analyseren (schouwen en tellen) Plannen en Voorbereiden (jaarplannen) Bouwen en Onderhouden (uitvoeren onderhoud) 30 VOETREGEL 30
31 Samenhang alle hoofdprocessen assetmanagement VOETREGEL 31
BKXi Bestuurlijke KwaliteitsindeX infrastructuur Praten op bestuurlijke thema s (het goede abstractieniveau) Focus op wat de organisatie nodig heeft (streefwaarden) Samenspel tussen dienstverlening, inrichting en conditie Sturen op effecten 32 VOETREGEL 32
Gekozen indicatoren Effectindicatoren Per assetsysteemdoel één effectindicator Heeft betekenis voor de bestuurder Is relevant Is dominant Meet een effect Is eenduidig te bepalen Is op korte termijn te bepalen VOETREGEL 33
Wat wil de eigenaar weten? VOETREGEL 34
Goed = relatief Niet de prestaties, maar het EFFECT Assetsysteemdoelen Effectindicatoren VOETREGEL 35
Het belang van de BKXi? Samenspel tussen Dienstverlening, inrichting en conditie De Check en Act stappen Doen we de goede dingen? Doen we te weinig of misschien wel teveel? Focus op wat de organisatie nodig heeft (streefwaarden) Praten op bestuurlijke thema s (het goede abstractieniveau) Sturen op effecten VOETREGEL 36
Assetmanagement zorgt dus voor: eenzelfde taalgebruik vertaling van beleid naar beheerkaders duidelijkheid door inzicht in taken en verantwoordelijkheden een gezamenlijk afwegingskader een gezamenlijke processtructuur en daarmee voor grip op wat je aan het doen bent! Provincie Gelderland 17/10/17 37 VOETREGEL 37
Tenslotte: Circulaire economie Uitdaging: Als we de wegen niet meer nodig hebben, moeten we zorgen dat we ze op een andere wijze kunnen gebruiken. 38 VOETREGEL 38
Vragen? 39 39