functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Mobiliteit en Openbare Werken zoekt een hoofd communicatie Statutair Niveau: A Rang: A2 Graad: adviseur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: DMOW00133 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Wie is de communicatieve duizendpoot die ons team komt leiden? Je denkt snel en formuleert nog sneller? Je kent de communicatiewereld als je binnenzak en je springt op elke geknipte opportuniteit om het departement correct en professioneel voor het voetlicht te brengen? Je staat je mannetje in de mediawereld, maar geeft net zo lief leiding aan een dynamisch team van ervaren medewerkers? Kortom: je kent het klappen van de zweep en bent op zoek naar een nieuwe uitdaging Dan willen we graag zo snel mogelijk kennismaken! 2 FUNCTIECONTEXT Het Departement Mobiliteit en Openbare Werken doet Vlaanderen bewegen: langs de weg, over het water en door de lucht. Het Departement Mobiliteit en Openbare Werken staat voor een duurzame ontwikkeling van de mobiliteit in Vlaanderen. Het realiseert heel wat projecten en biedt daarnaast beleidsondersteuning op het vlak van mobiliteit, verkeersveiligheid, investeringen, beheer en exploitatie van de transport- en de haveninfrastructuur.
De functie van hoofd communicatie situeert zich binnen de afdeling Stafdienst van het departement. Deze afdeling ondersteunt, coördineert en communiceert, en zet in op een sterke samenwerking in het beleidsdomein en een degelijke organisatie van het departement zelf. De Stafdienst telt vier teams; het team Ondersteuning en Coördinatie, het team Communicatie, het team Kennis en Organisatiebeheersing en het team EU & Internationaal. Je komt terecht in het team Communicatie. Hier is plaats voor talent, kwaliteit en variatie. Spreekt boeiend en afwisselend werk je aan, dan kun je bij het Departement Mobiliteit en Openbare Werken terecht voor unieke projecten en kun je mee je stempel drukken op het beleid. Bijkomende informatie over het takenpakket van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken en de afdeling waar de functie vacant is, vind je op http://departement-mow.vlaanderen.be/nl. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Resultaatsgebieden: Behoefte-analyse: (Proactief) analyseren van de behoeften inzake communicatie van de organisatie en klanten met als doel een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. - Dienstverlening uitbouwen en/of optimaliseren: Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen het vakgebied proactief mee definiëren, implementeren en bijsturen met als doel de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. - Werkinstrumenten: Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, processen, methoden en technieken in nauw overleg met de klant met als doel door algemeen toepasbare of maatgerichte producten, processen en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. - Adviesverlening: Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het vakgebied met als doel deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. - Kwaliteitsborging: Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening met als doel een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. - Communicatie en contacten: Communiceren over de dienstverlening met als doel de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. - Kennis m.b.t. het vakgebied: Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. - Projectdeelname: Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen met als doel bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. pagina 2 van 11
Jouw takenpakket Als hoofd communicatie heb je een uitgebreid en complex takenpakket. Je inzet zal vast niet beperkt blijven tot de traditionele werkuren. Jouw team Je geeft leiding aan het team Communicatie: zes beslagen medewerkers met ervaring in de verschillende subdomeinen van de communicatie. Samen met jou leiden ze grote projecten in goede banen en communiceren ze over het beleid. Ze beheren de portal, werken aan een websitebeleid en bouwen een nieuw intranet voor het departement. Je team staat in voor de corporate communicatie van het departement en bewaakt de huisstijl. Ook de interne communicatie vergt de nodige aandacht. Je bent een strateeg Je coördineert, ondersteunt en adviseert de communicatie-projecten die in het departement lopen. Je bent de drijvende kracht achter het netwerk van communicatie-aanspreekpunten in de afdelingen. Je staat ook in voor de periodieke evaluatie van de departementale communicatie. Je bent de spil in de communicatiestrategie van het departement en werkt het communicatiebeleid uit, in nauw overleg met de secretaris-generaal en de directieraad. Je stippelt een communicatieplan uit over meerdere jaren, in overleg met de negen andere afdelingen van het departement. Je geeft belangrijke impulsen aan het (communicatie)beleid. Je staat zo goed als dagelijks en pro-actief in contact met de secretaris-generaal. Jij en je team monitoren de pers, de sociale netwerken die van belang zijn voor het departement, websites, persberichten van actiegroepen, politiek nieuws... Om communicatiekansen in een vroeg stadium op te sporen en te benutten, onderhouden jij en je team nauwe contacten met de collega's van de Stafdienst en de verschillende afdelingen van het departement. Je netwerkt met de communicatieadviseurs en woordvoerders in de mobiliteitssector. Je hebt oog voor het communicatiepotentieel van lopende dossiers, beleidsplannen, kabinetsnota's en projectnota's en reageert snel met de juiste voorstellen. Je bouwt mee aan het klachtenmanagementsysteem dat momenteel opgezet wordt binnen de Stafdienst. Klagende klanten worden gezien als een kans om de dienstverlening van de organisatie te optimaliseren. We moeten het klanten makkelijker maken om te klagen. Dit doen we door te zorgen voor een helder communicatiekanaal, klachtdrempels te vermijden en het klachtenafhandelingsproces inzichtelijk te maken. Hoe polyvalent ook, geen enkel team kan àlle expertise in huis hebben. Daarom hanteert het team Communicatie een reeks van eigen raamcontracten (evenementen, publicaties) of doet het een beroep op de algemene raamcontracten van de Vlaamse overheid (websites, it, media). Je team begeleidt ook de andere afdelingen die onder deze raamcontracten externe pagina 3 van 11
ondersteuning afnemen. Je staat in voor het persbeleidsplan en het reputatiemanagement van het departement. Als spreekbuis van het departement bouw en onderhoud je een relatie met de pers, het kabinet van de minister, communicatiemedewerkers en woordvoerders van diverse overheden en partners. alsook belangenorganisaties, burgerbewegingen en de bevolking. Je voert het woord Jij bent de woordvoerder van het departement. Je levert een fundamentele bijdrage aan de actieve openbaarheid van bestuur. Je neemt ook een centrale plaats in bij crisiscommunicatie. Je kan jezelf zo nodig vrijmaken voor interviews of presentaties, ook op zeer korte termijn en buiten de normale werkuren. Perscommunicatie verloopt via jou of wordt vooraf met jou afgestemd. Je begeleidt en coacht daarnaast ook je collega's bij hun contacten met de pers: de secretaris-generaal, projectleiders, afdelingshoofden, 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je ofwel aan de voorwaarden voor bevordering ofwel aan de voorwaarden voor horizontale mobiliteit: Voorwaarden voor bevordering binnen niveau - Je bent een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een graad van rang A1 - of je bent een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen de diensten van de Vlaamse overheid én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in een graad van rang A1. - Je beschikt over 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot strategische communicatie, waarvan minstens 2 jaar leidinggevende ervaring. Onder leidinggeven kan zowel het hiërarchisch (als 1 e evaluator) als functioneel (bv. projectmatig) leidinggeven vallen. - Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 4 van 11
Voorwaarden voor horizontale mobiliteit: - Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen de diensten van de Vlaamse overheid - of je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 2. - of je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling 3 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). - Je hebt minimaal 6 jaar functierelevante beroepservaring 4 inzake strategische communicatie, waarvan minstens 2 jaar leidinggevende ervaring. Onder leidinggeven kan zowel het hiërarchisch (als 1 e evaluator) als functioneel (bv. projectmatig) leidinggeven vallen. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Eline De Smet, eline.desmet@mow.vlaanderen.be, 02 553 85 13). 4.2 COMPETENTIES 4.2.1 Technische competenties Je bent sterk in strategie-ontwikkeling en in journalistiek denken en doen. Je hebt een goede basiskennis van websites en intranet. Het team Communicatie staat immers in voor de MOWportal, het portaal van het departement, en bouwt een nieuw departementaal intranet. Je hebt een goede kennis van de (al dan niet sociale) media, je weet waarvoor ze in te zetten en je weet precies welke kanalen je gebruikt om een boodschap helder bij de juiste doelgroep te brengen. Je bent thuis in de wereld van advertenties en audio-visuele creatie. Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en je drukt je zowel mondeling als schriftelijk allervlotst uit. Je hanteert een onberispelijk taalgebruik en beschikt over een empathisch uitdrukkingsvermogen. Je gebruikt in alle omstandigheden een eenvoudige en begrijpelijke taal. Je hebt een goede kennis van de taken en bevoegdheden van het departement en het beleidsdomein of kunt die op korte tijd verwerven. 3 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. 4 Enkel werkervaringen onderhevig aan het RSZ stelsel worden meegenomen bij het bepalen van de werkervaring. Onbetaalde stages of studentenjobs beantwoorden hier niet aan. pagina 5 van 11
Je kent de werking van de Vlaamse overheid in al haar geledingen en beschikt over een uitgebreid en relevant netwerk. 4.2.2 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 3) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2) Visie: Je plaatst feiten in een ruime context en ontwikkelt een toekomstgericht beleid (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Coachen: Je ondersteunt en begeleidt anderen zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt (niveau 2) Richting geven: Je motiveert en stuurt medewerkers aan zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. 4.2.3 Bijkomende voorwaarden en verwachtingen Je bent dynamisch en flexibel (dit is immers geen 9-to-5-job!). Je kunt jezelf zo nodig vrijmaken voor interviews of presentaties, ook op zeer korte termijn. Je bent ook buiten de gewone werkuren telefonisch bereikbaar en indien nodig beschikbaar. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van overplaatsing dien je te voldoen aan volgende voorwaarden: pagina 6 van 11
Je bent geslaagd in de selectieprocedure. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: Je voldoet aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde. Je bent geslaagd in de selectieprocedure. Je bent ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd. je bevindt je in dienstactiviteit. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je wordt overgeplaatst of bevorderd in de graad van adviseur (rang A2) met de bijbehorende salarisschaal A211. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 4.062,18 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. De functie of bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Je eerste 12 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art. VI 36). Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 7 van 11
6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 30/10/2017 (timing onder voorbehoud). 6.2. VERKENNENDE GESPREKKEN Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Eerste toetsing van je motivatie Eerste toetsing van je relevante ervaring Eerste toetsing van je inzetbaarheid in de functie / omgeving Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats op 6/11/2017 of 7/11/2017 (timing onder voorbehoud). 6.3. ASSESSMENT CENTER Tijdens deze selectiefase worden de volgende persoonsgebonden competenties beoordeeld via een assessment center bij een extern kantoor: Verantwoordelijkheid nemen Samenwerken Analyseren Oordeelsvorming Klantgerichtheid Coachen Richting geven pagina 8 van 11
Deze selectiefase is adviserend en vindt plaats eind november (timing onder voorbehoud). 6.4. EINDSELECTIE: SELECTIEGESPREK MET CASE OF VISIENOTA Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Persoonsgebonden competentie: visie Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats 12/12/2017 (timing onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de secretaris-generaal van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.5. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 9 van 11
7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 30 oktober 2017 via de sollicitatielink die je kan terugvinden bij het online vacaturebericht op. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je kandidatuur tijdig ontvangen is (registratie in E-recruitmentsysteem telt als sollicitatiedatum. Opgelet: uw kandidatuur is slechts geldig indien u een bevestiging van sollicitatie ontvangen heeft.) Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Karin Devriese, tel. 02 553 72 17. 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Jan Hemelaer Afdelingshoofd jan.hemelaer@mow.vlaanderen.be 02 553 71 09 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Eline De Smet selectieverantwoordelijke eline.desmet@mow.vlaanderen.be tel 02 553 85 13 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind december (onder voorbehoud). pagina 10 van 11
Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar eline.desmet@mow.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van hoofd communicatie bij het Departement MOW, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als hoofd communicatie. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11