Briljant Projectbeheer
Inhoud 1. Projectbeheer 1 Werken met projectbeheer 1 De instellingen voor projectbeheer 2 De artikelsamenstellingen opbouwen 4 Voorcalculatie 6 De offerte opmaken 6 De offerte berekenen 7 De offerte aanpassen en afdrukken 8 Vorderingstaten 9 De eerste vorderingstaat berekenen 9 De tweede en volgende vorderingstaten berekenen 11 Nacalculatie 12 Ingeven van verbruikte materialen en materieel 12 Ingeven van gepresteerde uren 13 De Lijst nacalculatie afdrukken 14 De Lijst aangeleverde goederen afdrukken 15 2. Index 17 i
Projectbeheer Werken met projectbeheer De modules van Briljant Projectbeheer zijn ontwikkeld voor bedrijven in de algemene aannemerij (gebouwen, grondwerken, openbare werken, tuinaanleg, interieurafwerking,...). Het beheren van werven stelt zeer specifieke eisen aan de software omdat - in tegenstelling tot in handelsbedrijven - gerekend wordt met kostprijzen in plaats van met verkoopprijzen. M.a.w. in een voorcalculatie worden alle kostprijzen samengebracht om er vervolgens globale winstmarges op manuren, materialen, materieel,... op toe te passen en zodoende een totaalprijs voor het project te bekomen. Is men van mening dat de prijs te hoog/te laag is voor dit project, dan kan men deze globale marges manipuleren, b.v. de marge op alle materialen 3% lager en de marge op de manuren 2% lager nemen. De offerte wordt dan herberekend met de aangepaste marges. Briljant Projectbeheer bestaat uit drie deelmodules, die niet noodzakelijk alledrie hoeven te worden geïnstalleerd en gebruikt. 1. Voorcalculatie: berekening van projectoffertes met mogelijkheid tot afdrukken in gepersonaliseerde lay-outs. 2. Vorderingstaten: berekening van de deel- en saldofacturen met uitgebreide indexeringsformule. 3. Nacalculatie: ingaveschermen voor gebruikte materialen/materieel en gepresteerde manuren. Configureerbare lijst nacalculatie per project. De te volgen werkwijze is zeer afhankelijk van het bedrijf en de branche. Daarom zal het opstarten van Projectbeheer (d.w.z. de analyse, de opbouw van de artikels en de document lay-outs) in de praktijk altijd gebeuren onder begeleiding van een Briljant consultant. Ga naar Instellingen om projectbeheer te configureren. 1
Briljant Projectbeheer De instellingen voor projectbeheer De te volgen werkwijze - en dus de programma-instellingen - zijn zeer afhankelijk van het bedrijf en de branche. Laat deze parametrering uitvoeren door een Briljant consultant, die na een analyse van de input, de te volgen werkwijze en de gewenste output, de nodige instellingen zal inbrengen en de lay-outs van de documenten op punt zal stellen. Menu Instellingen, Invoice, tabbladen Nacalculatie en Vorderingstaten De instellingen voor Projectbeheer zijn beperkt tot het Standaardboek nacalculatie (tabblad Nacalculatie) en de document lay-outs (tabbladen Nacalculatie en Vorderingstaten). Menu Instellingen, Invoice, tabblad Formule In projectbeheer wordt gebruikt gemaakt van formules. Er zijn hiervoor drie velden met een algemene benaming ter beschikking. Open het menu Instellingen, Invoice, tabblad Formule om deze velden een specifieke naam te geven en vul de gegevens in. Neem eveneens de instelling voor Veld1 naar aantal over. Menu Instellingen, Invoice, tabblad Artikels2 Op dit tabblad wordt voor de artikels een extra veld met controletabel aangemaakt die de soorten prijzen bevat (b.v. Materiaalkost, Materieelkost, Manuren, Onderaanneming,...) 2
Projectbeheer Menu Instellingen, Invoice, tabblad Offertes Tenslotte moeten op het tabblad Offertes een complexe formule worden ingegeven, evenals een aantal extra velden worden aangemaakt. Deze extra velden dienen om bij het berekenen van een offerte de toe te passen winstmarges in te geven. Het is raadzaam deze instellingen door de Briljant consultant te laten uitvoeren. De instellingen in Invoice, tabblad Project en Basisbestanden, tabblad Project zijn niét bestemd voor de modules van Projectbeheer, maar voor het projectmatig werken in de gewone offertes, orders en afleveringen. 3
Briljant Projectbeheer De artikelsamenstellingen opbouwen Menu Beheer, Artikels Essentieel in het werken met projecten is de logische codering van de artikels en de opbouw van de samenstellingen. Wij gaan in dit voorbeeld uit van een aantal artikels en samenstellingen voor het aanleggen van een fietspad. Werkwijze Creëer voorafgaand de artikelgroepen: T: Titel U: Uitleg S: Subtotaal DIV: Diverse De volgende artikels worden aangemaakt en samengesteld. Vul tevens hun leverancier en de bruto-aankoopprijs c.q. kostprijs per uur in. De verkoopprijzen worden niet ingevuld. Vul op het tabblad Extra velden tevens de Soort prijs in (Materiaal, Materieel, Manuren, Onderaanneming,...). Artikelnummer Benaming Groep Samengesteld Onderdelen T. T Neen U. U Neen S Subtotaal S Neen 13 Arbeider DIV Neen 14 Chauffeur DIV Neen ASFALT Asfalt DIV Neen DRAINAGE Drainagebuizen DIV Neen KRAAN Graafmachine DIV Neen POTGROND Potgrond 50 kg DIV Neen TAXUS Taxusplanten DIV Neen VRACHT Vrachtwagen DIV Neen ZAND Rijnzand DIV Neen 4000 Opbreken wegdek DIV Ja Arbeider, Graafmachine, Vrachtwagen, Chauffeur 5000 Aanleg fietspad DIV Ja Arbeider, Chauffeur, Graafmachine, Vrachtwagen, Rijnzand, Asfalt 6000 Beplanting DIV Ja Taxusplanten, Potgrond, Arbeider 7000 Aanleg drainage DIV Ja Drainagebuizen, Arbeider, Graafmachine, Chauffeur 4
Projectbeheer Voor de artikels die in feite prestaties zijn (zoals Arbeider, Chauffeur,...) wordt onderaan op het scherm eveneens het veld Job ingevuld. Hierdoor worden de gepresteerde uren die in de nacalculatie worden ingegeven, gekoppeld aan deze artikels. Voor het opstellen van de offerte worden in principe enkel de artikels T, U en S gebruikt en de samengestelde artikels 4000, 5000,... 5
Briljant Projectbeheer Voorcalculatie De offerte opmaken Menu Verkopen, Offertes Een projectofferte of voorcalculatie opstellen volgt in grote lijnen dezelfde werkwijze als een gewone offerte. Werkwijze 1. Open een nieuwe offerte en geef op het tabblad Algemeen in het veld Omschrijving b.v. Aanleggen fietspaden in. 2. Vul op het tabblad Artikels als eerste artikels "T" in en vervang de.(punt) in Omschrijving door een echte titel. 3. Vul vervolgens de samenstelde artikels in en geef naargelang de instellingen waarden in de drie velden (hier "L", "B" en "H" genoemd) in. De onderliggende formules zullen de nodige berekeningen uitvoeren en het resultaat invullen in de kolom Aantal. De berekende standaardprijs en het totaal zijn nog kostprijzen omdat er nog geen marges zijn toegepast. Ga naar De offerte berekenen om de marges in te vullen of te wijzigen. 6
Projectbeheer De offerte berekenen Menu Verkopen, Offertes, tabblad Extra velden Vermits aan alle onderdelen van de samenstellingen een Soort prijs zoals Materiaalkost,... is toegekend, kunt u nu aan iedere soort prijs een winstmarge toekennen. Deze marge wordt dan berekend op alle onderdelen in alle samenstellingen op de offerte die hetzelfde kenmerk hebben. Werkwijze 1. Klik op het tabblad Extra velden. 2. Vul de aanbestedingsdatum in. 3. Vul per soort prijs de marge die u wil toepassen. 4. Bewaar met F5. 5. Druk op CTRL+F8 om de prijzen te berekenen. Alle marges zijn toegepast en de prijzen van de samengestelde artikels zijn berekend. 7
Briljant Projectbeheer De offerte aanpassen en afdrukken Menu Verkopen, Offertes, tabblad Extra velden Na evaluatie van het eerste resultaat van de voorcalculatie kunt u de marges aanpassen en de volledige offerte herberekenen, en dit tot u een resultaat bereikt waarvan uw commerciële feeling u zegt dat uw verkoopkans reëel is. Vermits u de marges op de verschillende soorten prijzen gemanipuleerd heeft, weet u tevens waar de gevoelige plekken in uw calculatie zitten, m.a.w. welke marges u naar bodemwaarden heeft laten zakken. Dit stelt u in staat uw inkoopbeleid voor deze materialen/materieel/onderaannemingen/... voor dit project bij te sturen. Werkwijze 1. Heropen de offerte en klik op het tabblad Extra velden. 2. Pas de marges aan en bewaar met F5. 3. Druk op CTRL+F8 om de volledige offerte te herberekenen. 4. Druk de offerte af in de gewenste lay-out. Voor het afdrukken van de offerte kunnen een aantal lay-outs worden aangemaakt, waarin de nodige sortering, subtotalen en totalen worden opgenomen. 8
Projectbeheer Vorderingstaten De eerste vorderingstaat berekenen Menu Vorderingstaten, Vorderingstaten De deelmodule Vorderingstaten stelt u in staat om op een bestaande voorcalculatie de te factureren hoeveelheden in te geven, dit totaalbedrag met de indexeringsformule aan te passen en het te factureren bedrag per vorderingstaat te berekenen. Werkwijze Kies menu Vorderingstaten, Vorderingstaten. 1. Vul het nummer van de offerte in. 2. Geef in Omschrijving een tekst in. 3. Vul de Van datum en Tot datum in. 4. Pas de indexeringsformule aan volgens de op dat ogenblik geldende indexen. Geef Nr formule 1 in het veld Opmerking een naam. U kunt meerdere nummers en namen van formules bewaren en gebruiken (b.v. voor grondwerken en voor beplanting). 5. Klik op het tabblad Detail. De browse toont de inhoud van de voorcalculatie. 6. Vul de kolom Aantal in. U kunt per lijn eveneens een andere Nr Formule invullen. 7. Klik op Bereken totalen <F8>. De bedragen voor het totaal van de vordering, het totaal na indexering en van de indexering worden getoond. 9
Briljant Projectbeheer De knop Overnemen voorcalculatie <F7> wordt enkel gebruikt om - indien u wijzigingen hebt aangebracht in de voorcalculatie - deze gewijzigde gegevens opnieuw op te halen in het detailscherm. 10
Projectbeheer De tweede en volgende vorderingstaten berekenen Menu Vorderingstaten, Vorderingstaten Om de tweede vorderingstaat te berekenen heropent u het scherm Vorderingstaten en vult het betreffende offertenummer in. 1. Vul in Vorderingstaat "2" in (of het eerstvolgende volgnummer). 2. Vul de Van datum en Tot datum in. 3. Pas de indexeringsformule aan met de actuele indexen. 4. Vul op het tabblad Detail de kolom Aantal in. Merk op dat hierin opnieuw overal nullen staan en dat de vorige waarden overgenomen zijn in de velden Reeds... 5. Klik op Bereken totalen <F8>. De bedragen voor het totaal van de vordering, het totaal na indexering en van de indexering worden getoond, evenals de totaalbedragen van de vorige vorderingstaten. Herhaal deze werkwijze voor de volgende vorderingstaten. 11
Briljant Projectbeheer Nacalculatie Ingeven van verbruikte materialen en materieel Menu Nacalculatie, Materiaal/materieel Het sluitstuk van projectbeheer is natuurlijk het overzicht en de vergelijking van gecalculeerde kosten en de reëel gemaakte kosten op het project. Hiertoe wordt het verbruik van alle materialen en het gebruik van alle materieel ingegeven, evenals de gepresteerde uren. De lijst Nacalculatie toont vervolgens de actuele stand van zaken. Werkwijze Kies menu Nacalculatie, Materiaal/materieel. Het scherm Aangeleverde materialen opent. 1. Vul het Offertenummer in om de voorcalculatie op te halen. 2. Vul de velden Ref. nacalculatie, Artikel en Aantal in. Het verbruik van deze materialen/materieel wordt op deze offerte geregistreerd en de voorraad wordt overeenkomstig verminderd. 3. Betreft het een rechtstreekse levering van een leverancier op een werf, vink dan Rechtstreekse levering aan en geef het leveranciersnummer in. Het veld Kostprijs is toegankelijk. U kunt dus de kostprijs wijzigen waaraan deze materialen uit voorraad worden geboekt. 12
Projectbeheer Ingeven van gepresteerde uren Menu Nacalculatie, Prestaties Via de inhoud van het veld Job op het artikelscherm hebben we de artikels die in feite prestaties zijn, gekoppeld aan het systeem van ureningave. M.a.w. als de gepresteerde uren worden ingegeven, dan zullen deze in de nacalculatie op de overeenstemmende artikels van de betreffende offerte worden bijgeschreven. Werkwijze Open menu Nacalculatie, Prestaties. Het scherm Uren opent. Dit is het standaard ingavescherm uit de module Urenregistratie. Vermits de ingave van de uren identiek is aan het werken in deze module, verwijzen wij naar de gedetailleerde beschrijving van de module Urenregistratie. 13
Briljant Projectbeheer De Lijst nacalculatie afdrukken Menu Nacalculatie, Lijst nacalculatie Met deze lijst kunt u het overzicht afdrukken waarin de waarden en de aantallen van de voorcalculatie, de vorderingstaten en de nacalculatie per project met elkaar worden vergeleken. U kunt in het tabblad Selectie de nodige criteria ingeven, evenals de afdrukinstellingen. In het tabblad Lay-out kiest u de gewenste gegevenstypes. Voor een gedetailleerde beschrijving van het genereren en afdrukken van lijsten, zie Lijsten genereren. 14
Projectbeheer De Lijst aangeleverde goederen afdrukken Menu Nacalculatie, Lijst aangeleverde goederen Met deze lijst kunt u het overzicht afdrukken van alle goederen die op een project of werf werden aangeleverd. U kunt in het tabblad Selectie de nodige criteria ingeven, evenals de afdrukinstellingen. In het tabblad Lay-out kiest u de gewenste gegevenstypes. Voor een gedetailleerde beschrijving van het genereren en afdrukken van lijsten, zie Lijsten genereren. 15
Index P Projectbeheer Artikelsamenstellingen... 5 Eerste vorderingstaat... 11 Gepresteerde uren... 16 Ingeven materiaalverbruik... 15 Instellingen... 2 Lijst aangeleverde goederen... 18 Lijst nacalculatie... 17 Offerte aanpassen... 10 Offerte berekenen... 8 Offerte opstellen... 7 Werken met... 1 Wervenbeheer... 1 17