Beleid en afspraken M&C De afdeling Marketing & Communicatie maakt met haar expertise het aanbod van de programma-units mede mogelijk. Zij zijn verantwoordelijk voor de communicatie en richten zich op advies, promotionele- en grafische werkzaamheden, fotografie, tekstschrijven en analyse. Het team bestaat uit 2.5 fte en een contentbeheerder via Stud 0.1 Fte (2014). Om de capaciteit zo efficiënt mogelijk in te zetten zijn er afspraken gemaakt om de S&C doelen te kunnen verwezenlijken en discussies te voorkomen. Algemeen Briefing 6 weken van te voren. Proces briefing: interne opdrachtgever bespreekt de opdracht eerst in zijn/haar team briefing invullen en sturen naar communicatie-sc@tudelft.nl briefing wordt besproken binnen M&C, er wordt een M&C medewerker aangewezen de M&C medewerker bespreekt de briefing (debriefing) met de interne klant de M&C medewerker past samen met de klant de briefing aan en stuurt een planning Bij akkoord gaat het project van start Bij S&C hebben we een verantwoordelijkheid op de hoeveelheid informatie die wij op de doelgroep afsturen. Zo heeft o.a. O&S e-mailbeleid opgesteld over hoe de communicatie naar de student beperkt dient te blijven. Aanleveren van wijzigingen op de website naar contentbeheerder-sc@tudelft.nl, met communicatie-sc op de cc. Altijd url erbij Calls Kleine vragen/opdrachten komen via de communicatie inbox binnen via zogenoemde calls. Mocht de call meer dan een uur in beslag nemen dan neemt de Communicatie medewerker contact op en bespreekt of er een briefing voor geschreven dient te worden. De opdrachtgever bespreekt de prioritering van de call binnen zijn/haar eigen team alvorens een uit te zetten bij M&C. Netpresenter M&C maakt niet voor elk agendapunt of activiteit een Netpresenter slide. Het Netpresenter systeem biedt ruimte voor 10 slides en er moet ruimte overblijven voor de informatie van de overige afdelingen. De afdelingen Events en Sport hebben een eigen inlog voor Netpresenter en kunnen dus ook zelf mededelingen plaatsen. Zij maken gebruik van het aangeleverde format en de huisstijl regels voor de netpresenter en sturen deze voor akkoord naar M&C. Daarnaast hebben zij ook een verantwoordelijk voor het evenwichtige verdeling van slides. Een slide mag er maximaal twee weken op gepubliceerd worden. Social media Dit is een vrij platform. De beheerders kennen hun eigen verantwoordelijkheid voor de (Engelstalige) boodschap. M&C behoudt het recht om een bericht te verwijderen. Flyer- en posterbeleid Actief flyeren is bij S&C niet toegestaan. Het beleid is als volgt: flyers afgeven bij de sportbalie, dan wordt er gekeken naar ruimte en relevantie van de informatie (bij goedkeuring worden ze
neergelegd op de balie). Op de diverse prikborden mogen posters opgehangen worden, mits relevant voor onze doelgroep. Bij voorkeur overleggen met baliemedewerker (of M&C), of de poster opgehangen kan worden. Zo niet, dan is er het risico dat de poster verwijderd wordt. Voor specifieke aanvragen omtrent flyeren; graag contact opnemen met M&C. E-mail TU Delft voert een restrictief e-mail beleid om mailverkeer richting medewerkers terug te brengen en daarmee de kwaliteit en het effect van interne berichtgeving te bewaken/verbeteren. Met als uitzondering de gastheerverslagen, is het verder niet de bedoeling dat medewerkers mails-to-all versturen, mits afgestemd met Interne Communicatie of directie/kern MT. Nieuwsberichten op de website Het bericht moet een nieuwswaarde hebben en actueel zijn. Een agenda item krijgt bij hoge uitzondering een apart nieuwsbericht, de redactie ligt bij M&C. Events Met de afdeling Events is apart afgesproken: Per maand 1 kalender. Deze wordt tijdig aangeleverd. Per maand 1 highlight. We verspreiden de L pakketten in samenspraak over het jaar om te voorkomen dat deze ophopen. Bij het bespreken van de briefing samen kijken naar de gewenste hoeveelheid deelnemers en van daaruit werken. M&C beslist vervolgens wanneer welk pakket ingezet wordt. Algemene toelichting op de pakketten: Het Small pakket is een basispakket, het promoten van de Agenda. Het mediumpakket gebruiken we voor een highlight uit de Agenda en is een basispakket aangevuld met extra s als, Netpresenter slide, persberichten naar Delta, Blackboard, TU Nieuws en extra aandacht via de website van S&C Het Large pakket is een Small en Medium pakket aangevuld met extra s als losse posters & flyers, promotie buiten de campus, aankleding, demoteam, spandoeken etc. Een medium pakket is een highlight uit de Agenda. De afdeling Dynamiek geeft aan welk evenement uit de Agenda extra aandacht dient te krijgen. De afdeling M&C pakt per maand 1 M of 1 L pakket op, we kunnen simpelweg niet elke maand een Large pakket leveren. Een Large pakket kunnen we bij M&C maar 2a3 keer per jaar realiseren. bij het bespreken van de briefing samen kijken naar de gewenste hoeveelheid deelnemers en van daaruit werken. M&C beslist vervolgens wanneer welk pakket ingezet wordt. De oplossing zou zijn een overlap in de hoeveelheid deelnemers: Medium pakket vanaf 50 300 en een Large pakket 250 500.
Cultuur 2x Free try-outs 3x Presentation nights Aanleveren van aanbodteksten: Cultuur stemt met Brian af wat betreft links. Vervolgens stuurt Cultuur 1 Word-document door met daarin alle info (wat moet van de website af, wat moet aangepast worden, wat komt er nieuw bij). Voor het nieuwe aanbod willen we dan graag een tekst, checklist, bio docent en de links compleet in dit document (NL en ENG versie). Dit document wordt verstuurd naar de communicatie-inbox en M&C pakt dit dan samen op (redigeren). Als dit def. is stuurt M&C het door naar onze contentbeheerder. De aanbodteksten vallen onder redactie van M&C. Medewerkers mogen hierin niets wijzigen. Mededelingen op de website De afspraak is dat als er iemand bij Cultuur aanwezig is hij/zij de mededelingen zelf plaatst en verantwoordelijk is voor de boodschap, dat in eerste instantie doet. Dit is snel. Indien er niemand bij Cultuur aanwezig is die dit kan doen, doet M&C het. Sport 2x Free Try-out Period Aanleveren van aanbodteksten: Sport stemt met Brian af wat betreft links. Vervolgens stuurt Sport1 Word-document door met daarin alle info (wat moet van de website af, wat moet aangepast worden, wat komt er nieuw bij). Voor het nieuwe aanbod willen we dan graag een tekst, checklist, bio docent en de links compleet in dit document (NL en ENG versie). Dit document wordt verstuurd naar de communicatie-inbox en M&C pakt dit dan samen op (redigeren). Als dit def. is stuurt M&C het door naar onze contentbeheerder. De aanbodteksten vallen onder redactie van M&C. Medewerkers mogen hierin niets wijzigen. Mededelingen op de website De afspraak is dat als er iemand bij Sport aanwezig is hij/zij de mededelingen zelf plaatst en verantwoordelijk is voor de boodschap, dat in eerste instantie doet. Dit is snel. Indien er niemand bij Sport aanwezig is die dit kan doen, doet M&C het.
Volgens MT Besluit 28 september 2010
Managers pakken zelf ook eigenaarschap van dit beleid op en houden zich aan de kaders. De manager M&C heeft de bevoegdheid om mensen terug te fluiten wanneer zij deze overschrijden. M&C zal daarom bij vragen van de medewerker doorverwijzen naar de leidinggevende. Akkoord: Huisstijl vormgeving S&C en alle wijzigingen komen in het huisstijl handboek. Eindredactie externe communicatie-/presentatie-/representatiemiddelen: M&C legt een handleiding vast voor de huisstijl en kan de stijl controleren. Productbenadering Small/Medium/Large Positie M&C binnen S&C: * Communicatie besluit positie M&C. Bevoegdheden: - Bewaken Corporate M&C-kader TU Delft - Bewaken O&S kader - Bewaken huisstijl S&C Aankleding unit Sport & Cultuur: bij de aankleding komt een vermenging met smaak en beleid. Het moet vallen binnen een aantal randvoorwaarden die te maken hebben met veiligheid, vormgeving en flexibiliteit. M&C en BB zullen zich hierover buigen als daar sprake van is. Gevraagd en ongevraagd advies: - interne en externe communicatie - programmabeleid en programmering - marketingbeleid events: soms kunnen events ingezet worden als marketingtool. - sponsoring en tegenprestaties (nog uit te werken, en is tijdelijk geparkeerd) Er is een redactie ingesteld voor de website, intranet en netpresenter. De eindredactie ligt bij M&C. Voorlopig worden geen studie gerelateerde zaken gepresenteerd. * Besluiten positie M&C: de lijnen die nu zijn uitgezet zijn de lijnen waar voorlopig mee gewerkt wordt. * besluit werkprocessen M&C: Het redactiestatuut is vastgesteld en er is een briefing formulier voor SML, dat zijn de werkprocessen. Werkprocessen M&C: - intranet- en webredactie, samenstelling en werkwijze: valt onder M&C redactie. Op de MT s worden updates gegeven. - Faq s op intranet: loopt via Samantha - aanvraag en uitvoering pakketten small, medium en large voorstel: vanaf het medium pakket wordt er een standaard briefing gedaan, deze is verkrijgbaar bij M&C, de ingevulde briefing sturen naar communicatie-sc@tudelft.nl - sponsoring, M&C heeft enkel sponsorbudget voor reclame-uitingen op en buiten het terrein. (voorbeeld logo op kleding van vereniging/sporters op een toernooi) * besluit werkprocessen M&C: Het redactiestatuut is vastgesteld en er is een briefing formulier voor SML, dat zijn de werkprocessen. * Communicatie besluit werkprocessen M&C: Er wordt geprobeerd ervoor te zorgen dat bij communicatie van dit besluit en de huisstijl zoveel mogelijk verbinding wordt gezocht binnen de organisatie. Dit kan door een nieuwsbrief op te stellen en daarin aan te kondigen wat de nieuwe huisstijl is, en daarnaast om de verbindingen te maken van de unit managers door presentaties te geven.