Concept Beleidsplan BTTV Elan 2011-2015 Versie 5 ( 2011)
Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Missie 3. Visie 4. Strategie: 5. Vrijwilligers 5.1 - Jeugd 5.2 - Senioren 5.3 - Recreanten 5.4 - Technische commissie ( T.C.) 5.5 - Communicatie commissie 5.6 - Zaal-en Kantine commissie 5.7 - Bouw-en onderhoudscommissie 5.8 - Materiaal beheer 5.9 - Evenementen commissie 5.10 - Kascontrole commissie 6. Uitvoering en evaluatie Onder het motto; Beter een nieuwe kapstok voor ELAN dan allemaal losse haakjes. Versie 5 Pagina 2
1. Inleiding Doel van dit beleidsplan is om meer structuur aan te brengen in het Verenigingsbeleid, waardoor er voor bestuur, commissies en leden meer duidelijkheid ontstaat, over wie wat doet en wie waar verantwoordelijk voor is. Hierdoor wordt tegelijkertijd een stuk continuïteit gewaarborgd. Vanuit de huidige situatie worden de doelstellingen geformuleerd, waarin omschreven wordt hoe we de vereniging er in de toekomst uit willen laten zien. Dit stuk wordt, na overleg met de diverse commissies en vrijwilligers, aangeboden aan de ALV. Na instemming van de leden worden er concrete doelen en acties ontwikkeld en weten we allemaal waar we de komende vijf jaar aan gaan werken. 2. Missie; BTTV Elan staat voor tafeltennis in de breedste zin van het woord en heeft als doel tafeltennis te bieden aan leden, van alle leeftijden, naar ieders eigen interesse en niveau. BTTV Elan wordt zo een vereniging voor en door leden, die bijdraagt aan plezier in bewegen en zo de lichamelijke en geestelijke gezondheid van een ieder bevorderd. 3. Visie Door een goed opgezette verenigingsstructuur kan BTTV Elan zijn missie beter volbrengen, waarbij zowel recreatieve als prestatiegerichte competitiespelers en de echte recreanten zich optimaal kunnen ontplooien. Er moeten goede afspraken komen om de jeugd binnen de senioren zo optimaal mogelijk te laten integreren. 4. Strategie 4.1 Verbeter of maak taakomschrijvingen voor: ( m.b.v. Handboek) a. Algemeen Bestuur (A.B.) b. Technische Commissie (T.C.) c. Communicatie commissie en Webmaster d. Zaal- en kantinecommissie e. Jeugdcommissie ( nieuw te vormen ) f. Materiaalcommissie g. Bouw- en onderhoudscommissie h. Kascontrole commissie 4.2 Vrijwilligers blijven werven, begeleiden en behouden. 4.3 Maak een organogram. 4.4 Onderlinge band versterken door het organiseren van activiteiten naast het tafeltennis. 4.5 Website onderhouden en een webmaster aanstellen. 4.6 Oprichten van de jeugdcommissie en daarmee het overleg tussen jeugd, trainers, coaches en het bestuur optimaliseren. 4.7 Kwalitatieve en kwantitatieve trainers zijn een must. 4.8 Ouders meer betrekken bij jeugd (coach/begeleiding team). 4.8 Het wij-gevoel ontwikkelen en stimuleren. Versie 5 Pagina 3
Specifieke doelstellingen per beleidsterrein: 5. VRIJWILLIGERS Korte en Lange termijn; a. Zoek nieuwe vrijwilligers voor bestuur en commissies; competitie leider senioren en jeugd; 2 e begeleider middagrecreanten; kantinebezetting voor vrijdagavond competitie; lid voor Kantinecommissie; 4 leden evenementen commissie. b. Organiseer ieder jaar een vrijwilligersactiviteit als dank. c. Zorg ervoor dat recreatieve- en prestatiegerichte leden zich thuis voelen. d. Blijf intern cursus Reanimatie houden. e. Stimuleer cursus sociale hygiëne (minimaal 2 personen). f. Instructie kantine mensen over verantwoord drankgebruik. g. Reiskosten voor trainers/coaches bij landelijke uit wedstrijden is mogelijk. h. Wettelijk toegestane Vrijwilligers Vergoeding voor trainers is mogelijk. i. Onkostenvergoeding voor bestuursleden. j. Attenties rondom Kerst en bij jubilea. k. Vaste barbediening/gebouwbeheer gepensioneerden/werklozen/wao er. l. Maken van een organogram en taakomschrijvingen verschillende commissies. Doel; Actie initiatief deadline Beschikken over grote benaderen potentiële Bestuur + dec. 2011 Groep vrijwilligers vrijwilligers voor functies TC + Jeugd benoemd in beleidsplan commissie Inzicht in beroepen/ Lijst samenstellen Bestuur juni 2011 vaardigheden van leden Uitzoeken instructies over data vaststellen, Zaal-en juni 2011 verantwoord drankgebruik mensen uitnodigen Kantinecommissie 5.1 JEUGD Doelstellingen a. Een jeugdafdeling van ten minste 35 40 leden waarvan de helft of meer ook competitie speelt. b. Niveau; is mede afhankelijk van talent van de spelers maar streven is 5-6 competitie teams met zeker één team landelijk speeldag is zaterdag. c. Het uitgangspunt is de speelstijl forehand en backhandcontra wat later wordt uitgebouwd naar een individuele speelwijze. d. Positieve mentaliteit behouden we halen er uit wat er in zit dus serieus bezig zijn met diegene die dat ook willen maar ook puur recreatief voor wie dat wil. Versie 5 Pagina 4
Benodigde infrastructuur a. Er zijn minimaal 3 trainers gewenst, waarvan één hoofdtrainer. b. Trainingstijden; maandag en dinsdag 18.30-19-30 uur en 19.30-20.30 uur, woensdag vrijspelen 19.00-20.30 uur. c. Extra trainingsmogelijkheden voor jeugd wanneer dit volgens de hoofdtrainer wenselijk is.. d. De wens / ambitie om alle competitie teams met begeleider / coach te laten werken. e. Goed functionerende programma s om permanente aanwas van nieuwe leden te stimuleren. vrijdag instuif; 18.45 uur - 20.30 uur goede PR via plaatselijke pers, flyers, internet, etc. f. Oprichten van een jeugdcommissie, die bestaat uit; (hoofd)trainer, een ouder, twee jeugdleden (junior + cadet), een net-senior lid en competitieleider jeugd g. Die als voornaamste taken krijgt om Technische Commissie en bestuur te adviseren op gebieden als algemeen beleid, competitie indeling, doorstroom naar senioren communicatie namens en richting jeugd vorm te geven op onderdelen zelfstandig uitvoering van jeugdactiviteiten organiseren als i. jeugdtoernooi (-en) ii. eigen pagina op website iii. scholenprogramma, etc. Beleidsafspraken a. Bij de senioren competitie uitkomende jeugdleden mogen ook tijdens de senioren uren trainen. b. Bij de teamindeling is zowel het talent als de inzet van het jeugdlid bepalend. c. Indien een jeugd- en seniorspeler van een gelijkwaardig niveau zijn, dan krijgt de jeugdspeler voorrang in een hoger team bij de senioren competitie-indeling. Dit om de potentiële ontwikkeling van het betreffende jeugdlid te bevorderen. Doelen Acties Initiatief Deadline Doel; Actie initiatief deadline Oprichten jeugcomm. Mensen vragen Bestuur febr.2011 Trainers opleiden Mensen vragen Bestuur sept.2011 Begeleiden nieuwe of Lessen bekijken T.C. elk kwartaal in opleiding zijnde trainers Aantal jeugdleden Vrijdagavond Jeugdcom. April 2011 laten toenemen activiteiten + T.C. Deelname High 5 Trainers/vrijwilligers Bestuur + T.C. jaarlijks in Benaderen mei/juni Borgen toernooi- Toernooien T.C. jaarlijks in kalender inplannen september Versie 5 Pagina 5
Indeling jeugdtrainingen Trainingsgroepen T.C. jaarlijks in (recreatief en prestatief) samenstellen juni Teamsamenstelling Resultaten comp. T.C. + jaarlijks in Competitie sen + jeugd Verzamelen jeugdcom juni Zoeken hoofdtrainer N.T.T.B / verenigingen T.C. + Bestuur 01-08-2011 voor de jeugd benaderen 5.2 SENIOREN Huidige situatie Gewenste situatie a. Niveau; is mede afhankelijk van talent van de spelers maar het streven is; 10-12 competitie teams met minimaal een team landelijk verdeeld over 2 competitie avonden donderdag aanvang 20.15 uur vrijdag aanvang 20.30 uur zaterdag aanvang 15.00-18.00 uur trainingstijden; maandag aanvang 20.30 23.30 uur woensdag aanvang 20.30 24.00 uur b Indien een jeugd- en seniorspeler van een gelijkwaardig niveau zijn, dan krijgt de jeugdspeler voorrang in een hoger team bij de senioren competitie-indeling. Dit om de potentiële ontwikkeling van het betreffende jeugdlid te bevorderen. Doel; Actie initiatief deadline Nieuwe senioren trainer N.T.T.B / cursussen T.C. mei 2012 Ledental tussen 80-90 activiteiten organiseren T.C. + Even.com. mei 2011 Begeleiding jeugd naar afspraken tussen T.C. T.C. + jeugd.com jaarlijks senioren en jeugd.com. voor comp. 5.3 RECREANTEN: Aantal middagrecreanten tussen 30-40; jeugdrecreanten tussen 25-40 Trainingstijden; middagrecreanten (50+) maandag 13.00 uur tot 17.30 uur middagrecreanten (50+) donderdag 13.00 uur tot 17.30 uur Jeugdrecreanten vrijdag 18.45 uur tot 20.30 uur Doel; Actie initiatief deadline Nieuwe begeleider middagrecreanten Bestuur okt.2011 50+ groepen benaderen Toename jeugdrecr. vrijdagavond activiteiten Jeugdcom.+ T.C. april 2011 Toename 50+ groep plan voor werving Bestuur dec. 2012 E Versie 5 Pagina 6
5.4 Technische commissie (T.C.); De T.C bestaat uit alle trainers; de beide competitieleiders senioren + jeugd; en een onafhankelijk seniorlid, die de voorzitter zal zijn. Taken; a. Het kwalificeren en begeleiden van het technische niveau. b. Teamsamenstelling senioren en jeugd competitie. c. Trainingsdagen vaststellen voor jeugd en senioren. d. Begeleiden nieuwe of in opleiding zijnde trainers. e. Zonodig assisteren van de hoofdtrainer. f. Verantwoording afleggen aan DB. g. Verantwoordelijk voor interne- en externe toernooien. h. Licenties trainers bijhouden en zonodig stimuleren. i. Technisch trainingsplan en visie zoals, lesvormen, meten resultaten, trainingsfaciliteiten jeugd en senioren. j. Activiteiten jeugd en senioren (High5 en GALM). k. Training structuur vastleggen zoals, basis-, gevorderde- en selectietraining. l. Uitvoeren technisch trainingsplan en visie. m. Promoten cursussen en interne begeleiding. wenste situatie Initiatief deadline 5.5 Communicatie commissie a. PR. b. Reclame borden ( ophangen i.s.m. onderhoudscommissie). c. Shirt reclame. d. Aansturen van Webmaster. e. Organiseren Nieuwjaarsreceptie met Kik Brinkman familietoernooi. f. Samenstellen en verspreiden nieuwsbrief. g. Up to date houden EHBO en Reanimatiecursus. situatie Gewenste situatie Acties initiatief deadline 5.6 Zaal- en Kantine commissie a. Kantine beheer. b. Schoonmaak coördineren. c. Barbezetting i.s.m. competitieleiders coördineren. d. Voorraden aanvullen en beheren. Gewen ste situatie 5.7 Bouw-en onderhoudscommissie a. Groot onderhoud zaal vaststellen, coördineren en zo mogelijk in eigen beheer uitvoeren. b. Vernieuwen kantinegedeelte. c. Beheer van verwarming, elektra, gas en water. Versie 5 Pagina 7
5.8 Materiaal Commissie a. Voorraadbeheer, er voor zorg dragen dat de voorraad up-to-date is en upto-date blijft. b. Onderhoud, regelmatig de tafels, netjes, en teltafeltjes. c. Inkoop van alle materialen die met tafeltennis verwant zijn zoals; balletjes, shirtjes, netten en tafeltennistafels. d. Bestellen van materialen valt onder de verantwoording van de materiaalbeheerder, die dit doet in overleg met de penningmeester. e. Uitdelen tafeltennisballetjes voor aanvang van competitie. 5.9 Evenementen Commissie Het organiseren van activiteiten ander dan prestatiegerichte tafelactiviteiten zoals, zakentoernooi, scholieren kersttoernooi, kaartavonden en darttoernooi. 5.10 Kascontrole Commissie De jaarrekening moet altijd gecontroleerd worden. Bij een vereniging is dit omdat van de Algemene Ledenvergadering niet kan worden verwacht dat zij tijdens of vooraf aan de vergadering, op basis van de door het bestuur verstrekte informatie, kan beoordelen of er sprake is van een getrouw beeld. De kascommissie stelt vooraf aan de vergadering een onderzoek naar de jaarrekening in en krijgt toegang tot alle informatie. De commissie wordt jaarlijks door de Algemene Ledenvergadering benoemd en moet uit minstens twee (niet-bestuurs)leden bestaan. 6. Uitvoering en evaluatie Dit jaar wordt er in, tijdens de Algemene Leden Vergadering toestemming gevraagd voor het tot uitvoer brengen van het beleidsplan 2011 t/m 2015. Jaarlijks, tijdens de ALV, vindt evaluatie plaats over dit beleid. Het Algemeen bestuur stuurt het beleid aan, de bovengenoemde commissies zijn beleidsuitvoerend. Maart 2011 Versie 5 Pagina 8