o~~çëîççêëíéä låçéêïéêéw Rechtmatigheid Portefeuillehouder: J.Kuper Concern Afd: B&F Steller: Oosterhoff (685554) ^~å=çé=öéãééåíéê~~ç sççêöéëíéäç=äéëäìáí 1. Kennis te nemen van het plan van aanpak Rechtmatigheid en de uitgebrachte tussentijdse rapportage over de uitvoering van het plan van aanpak Rechtmatigheid. 2. Het bij dit besluit bijgevoegde controleprotocol voor het controlejaar 2005 vast te stellen. p~ãéåî~ííáåö Naar aanleiding van de wet dualisering Gemeentewet zijn de te stellen eisen van rechtmatigheid aan de jaarrekening van de gemeente Emmen aangescherpt. Naast de gebruikelijke accountantscontrole op het getrouw beeld van de jaarrekening, dient de accountant ook een oordeel te geven over de rechtmatigheid van totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening. In het projectplan Rechtmatigheid wordt aangegeven op welke wijze invulling wordt gegeven aan de nieuw gestelde wettelijke vereisten. In de tussentijdse rapportage wordt inzicht over de tussentijdse stand van zaken van het project gegeven. Het controleprotocol omvat de kaders voor de controle. Bijlagen: controleprotocol Stukken ter inzage: het collegevoorstel en de daarop betrekking hebbende stukken.
-2-1. Aanleiding voor het voorstel: Bij besluit d.d. 31 mei 2005 heeft uw raad het besluit genomen om het Projectplan plan van aanpak Rechtmatigheid ter bespreking aan de raad te laten voorleggen. Daarnaast dient het controleprotocol te worden overgelegd. Verder verzoekt uw raad het college aan te geven, welke eventueel extra inspanningen nodig zijn om een goedkeurende verklaring vanuit financiële rechtmatigheid over de jaarrekening 2005 te kunnen verkrijgen. In het vastgestelde Projectplan is voorzien in het uitbrengen van een tussentijdse rapportage over de uitvoering. 2. Argumentatie/beoogd effect: Met het nemen van het besluit om het Projectplan ter bespreking voor te leggen wordt uitvoering gegeven aan het raadsbesluit. Door het uitbrengen van de tussentijdse rapportage, waarover hierna meer, wordt overeenkomstig het projectplan gehandeld en wordt inzicht over de stand van zaken gegeven. In de rapportage wordt ook ingegaan op de door uw raad inhoudelijk gestelde vraag. Met het vaststellen van het controleprotocol worden de kaders vastgesteld. 3. Tussentijdse rapportage: In de periode na het vaststellen van het projectplan is hard gewerkt aan de uitvoering van het plan van aanpak. De onderscheiden onderwerpen Rechtmatigheid, Deregulering en OOT zijn in onderscheiden documenten verder uitgewerkt. Daarbij is veel aandacht besteed aan het ontwikkelen van een methodische denkwijze om de hoeveelheid verordeningen en bedrijfsprocessen binnen de onderscheiden onderwerpen Rechtmatigheid, Deregulering en OOT beheersbaar te maken. Het ontwikkelproces heeft geleid tot een ontwerp met een groeimodel. Binnen dit model worden eerst de kritische verordeningen en/of bedrijfsprocessen beschreven en worden in een latere fase de overige verordeningen /bedrijfsprocessen aangepakt. In de Notitie: Slim inrichten van bedrijfsprocessen tot beschrijving van de schema s Samenhang en uitwerking Wetgeving extern en Regelgeving intern etc wordt het uitgewerkt model beschreven, de belangrijkste stukken liggen als bijlage ter inzage: 1. Aan de hand van criteria worden de hoeveelheid verordeningen en bedrijfsprocessen teruggebracht tot kritische bedrijfsprocessen ; 2. De kritische bedrijfsprocessen en verordeningen worden in tijd geprioriteerd (zie bijlage controleprotocol ); 3. Er wordt een werkmethode gehanteerd die er op is gericht dat deze uitgevoerd kan worden als een projectmatige aanpak vanuit het directeurenoverleg en in een later stadium door de staande lijnorganisatie. De door de projectgroep voorgestane aanpak is vervolgens, conform planning van de fase inventarisatie van het projectplan te weten: de beschrijving van de administratieve organisatie, beschrijving wet- en regelgeving, financiën, in verdere documenten uitgewerkt: 1. Voor de beschrijving van de administratieve organisatie is een digitale checklist gemaakt om de bedrijfsprocessen te beschrijven en nader uit te detailleren;
-3-2. Voor de beschrijving van de wet- en regelgeving is een schriftelijke instructie juridische component rechtmatigheid opgesteld; 3. Ten behoeve van de afstemming is overleg gevoerd met de accountant en is de voorgestane aanpak doorgesproken en afgestemd. De door de accountant gestelde vereisten voor wat betreft de inrichting van de administratieve organisatie (functiescheiding), de gehanteerde regels (onderliggende documenten) en ingebouwde controlemomenten zijn in de bovengenoemde checklist opgenomen. De hierboven genoemde documenten ad 1 en 2 zijn vervolgens in de ambtelijke organisatie bij de onderscheiden diensten uitgezet en zijn bij de functionele afdelingen in behandeling. Uit de bij het projectplan gemaakte planning blijkt dat het project volgens planning wordt uitgevoerd. In de komende maanden zullen de bedrijfsprocessen worden beschreven en zal regelgeving niet alleen op rechtmatigheid worden bekeken, maar ook op dereguleringsaspecten. Met betrekking tot de gestelde vraag welke inspanningen benodigd zijn om alsnog tot een goedkeurende verklaring vanuit rechtmatigheid over de jaarrekening over 2005 te verkrijgen, zullen door uw raad extra personele en financiële middelen beschikbaar moeten worden gesteld. Immers, de uitvoering van het project is gebaseerd op de bestaande capaciteit en de beperkt aanwezige capaciteit van mensen en middelen. Voor het uitvoeren van een rechtmatigheidoordeel over de totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening zal specifieke expertise moeten worden ingehuurd. Het gaat hierbij niet alleen om financiële deskundigen, maar ook om bedrijfskundigen in verband met het beschrijven van de bedrijfsprocessen. Verder zal het traject in een zeer kort tijdsbestek moeten worden afgerond, gelet op de nog resterende tijdsperiode (medio december 2005). Doordat de intensiteit van de werkzaamheden nog onvoldoende in detail kan worden vastgesteld, zal rekening gehouden moeten worden met facturering op nacalculatiebasis. De kosten die gemoeid zijn met het inhuren van een projectteam waarin de genoemde deskundigen met ondersteuning deelnemen zullen variëren. Bij de ene dienst zullen al meer bedrijfsprocessen zijn beschreven dan bij een andere dienst. Uitgaande van een projectteam waarin bovengenoemde adviseurs zijn vertegenwoordigd worden per dienst de kosten geschat op 426.240. Als een dergelijk proces ook bij de overige diensten moet gebeuren, kan dit bedrag met 5 worden vermenigvuldigd, totaal derhalve ca. 2.131.200. Hier zal budget voor beschikbaar moeten worden gesteld, waarbij tevens de dekking aangegeven zal moeten worden omdat het hier om onvoorziene uitgaven gaat. Niet onopgemerkt in dit verband dient te blijven dat dit projectteam zich zal moeten wenden tot de functionele vakdisciplines in de ambtelijke organisatie, wat ten koste van de bedrijfsvoering zal gaan. De lopende processen (verlenen van vergunningen, subsidies, uitkeringen etc) dienen immers ook onverkort uitgevoerd te worden. Dit alles maakt het uitvoeren van een rechtmatigheidoordeel over 2005, afgezien van het substantiële bedrag wat voor externe ondersteuning beschikbaar zal moeten worden gesteld, naar het oordeel van ons college vanuit een oogpunt van goede bedrijfsvoering nauwelijks uitvoerbaar. Voor het jaar 2006 ligt dit anders omdat dan vanuit de lopende bedrijfsprocessen wordt beschreven en geen externe deskundigheid zal worden ingehuurd. 4. Relatie met bestaand beleid / eerder genomen besluiten: Aansluiting op het raadsbesluit 23 december 2004 en 21 april 2005. 5. Afstemming met interne of externe partijen: Het proces van afstemming met het afstemmingsoverleg Planning en Control en Deloitte Accountants is ingezet.
-4-6. Financiële consequenties / voorgestelde dekking: (*) Zie ad 3 Een conceptbesluit is bijgevoegd. Emmen, 20 september 2005. Burgemeester en wethouders van Emmen, de secretaris, de burgemeester, A.J. Mewe. C. Bijl.
-5- o~~çëäéëäìáí De raad van de gemeente Emmen; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d.20 september 2005, nummer: 05/879 ; b e s l u i t : 1. kennis te nemen van het plan van aanpak rechtmatigheid en de uitgebrachte tussentijdse rapportage over de uitvoering van het plan van aanpak rechtmatigheid. 2. het bij dit besluit bijgevoegde controleprotocol voor het controlejaar 2005 vast te stellen. Vastgesteld in de openbare vergadering van 20 oktober 2005. de griffier, de voorzitter, J.A. Hekman C. Bijl