1
CONTENTS CONTENTS... 2 WELKOM... 3 PROFIELKENMERKEN... 4 IMPORTEREN MEDEWERKERS VANUIT EXCEL... 9 PLANNING...11 PROJECT PUBLICEREN...18 EINDWOORD...21 2
WELKOM Welkom bij de handleiding Starten met Beeple: People Agency voor People Agencies. Aan de hand van dit document kan u zelf stap voor stap aan de slag kan met het online platform van Beeple. In deze handleiding behandelen we enkele onderdelen die u moet weten om aan de slag te gaan met Beeple: profielkenmerken, het importeren van medewerkers en het maken van een planning. Nadat u deze handleiding doorlopen hebt, bent u klaar om van start te gaan. Een profielkenmerk is een eigenschap van een medewerker die u wil weten, maar die niet standaard in Beeple voorzien is. U kan deze aanpassen op maat van uw bedrijf. Profielkenmerken gebruikt u om uw medewerkerslijst te filteren en gericht te zoeken naar mensen op de planning. Het is belangrijk om deze zaken op orde te hebben, vooraleer u uw medewerkers laat inloggen op het systeem. U kan elke medewerker afzonderlijk in het systeem invoeren, maar u kan dit veel sneller doen door een Excel-lijst van uw medewerkers te importeren. Op deze manier wordt uw hele medewerkerslijst omgezet naar het systeem van Beeple, waardoor u hier makkelijk toegang toe hebt en deze kan gebruiken voor de planning. De planning in Beeple geeft u de mogelijkheid om een planning te verdelen in projecten, teams en deelprojecten. Hierdoor kan u (ter voorbeeld) een hele maandplanning opstellen, met de verschillende door elkaar lopende projecten en teams die tegelijkertijd aan het werken zijn. De planning binnen Beeple maakt dit alles makkelijk en zorgt er voor dat alles overzichtelijk blijft. Indien u nog bijkomende informatie wenst of vragen heeft, kan u altijd terecht bij ons Customer Success Team via: support@beeple.eu 3
PROFIELKENMERKEN Dit zijn de eigenschappen van uw medewerkers die u wil weten, maar die u nog dient te definiëren in het Beeple systeem. U kan deze profielkenmerken gebruiken op de planning om de juiste suggesties voor de opdracht te vinden. - U vindt het onderdeel Profielkenmerken onder het tandwiel rechtsboven. - Hier selecteert u Profielkenmerken. Per profielkenmerk kan u opvragen welk type het is, in dit geval een 1-keuzelijst waar de medewerker moet aangeven in welke mate ze de taal meester zijn. Dit kan u naar eigen keuze samenstellen en aanpassen. - Het profiel staat publiek als er een groen vinkje naast staat: de medewerker kan dit profiel nu invullen. - U kan het profiel ook niet-publiek zetten zodat enkel u (de Admin) kwalificaties kan toekennen aan de medewerker. 4
U kan er voor kiezen om de medewerkers de profielkenmerken zelf te laten invullen of kan, als beheerder, de kenmerken definiëren die u wenst van de medewerker. - Om een nieuw profielkenmerk toe te voegen klikt u op het plusteken. - Maak nu een nieuwe groepsnaam aan bij Groep van Profielkenmerken (hier Kelner ervaring). - Selecteer de groep van profielkenmerken, hier Kwalificaties. - Vul daarna de beschrijving in, dit helpt de medewerker om de vraagstelling juist te beantwoorden. (In dit voorbeeld vragen we of de medewerker ervaring als kelner heeft) - Selecteer bij Type nu Ja/Nee, zodat de medewerker enkel ja of nee kan antwoorden. 5
- U kiest bij Publiek voor Ja, zodat dit profielkenmerk publiek komt te staan. - Bij Verplicht klikt u eveneens op Ja, waardoor de medewerker deze vraag verplicht moet invullen. - Voor alle daaropvolgende keuzes selecteert u Nee. - Klik dan op Profielkenmerk toevoegen. Afhankelijk van uw voorkeuren kan u de andere punten ook aanvinken, maar in dit voorbeeld selecteren we voorlopig telkens Nee. Na het toevoegen van het nieuwe profielkenmerk kan u nakijken hoe de medewerker uw zonet aangemaakte profielkenmerk zal bekijken. - Klik hiervoor op Publiek in de rechterbovenhoek. 6
U ziet hier hoe de medewerker dit profielkenmerk zal zien en zal aanvullen. Eerst kan de werknemer aangeven in welke mate hij/zij de talen machtig is, gevolgd door de vraag of deze ervaring als kelner heeft. - Keer terug naar de beheerderspagina door op Admin te klikken in de rechterbovenhoek. Als Admin krijgt u een melding telkens een medewerker zijn/haar profiel heeft aangepast. Vanuit deze melding kan u rechtstreeks doorklikken naar het profiel van de medewerker door op zijn/haar naam te klikken. 7
- Als u op de profielpagina naar onderen scrollt ziet u het onderdeel Profiel. - Indien u (ter voorbeeld) op Kwalificaties klikt kan u de kwalificaties van deze medewerker bekijken. - Op onderstaand scherm ziet u dat de medewerker aangegeven heeft dat hij/zij ervaring heeft als kelner. - Als Admin kan u dit bevestigen of afkeuren. - Klik daarna op Profiel opslaan om uw verificatie op te slaan. 8
IMPORTEREN MEDEWERKERS VANUIT EXCEL - Klik bovenaan op Medewerkers. - In de rechterbovenhoek van de tabel ziet u de importknop, naast het plusteken. - Klik hier op. Op dit scherm kan u de e-mailadressen bevestigen en/of sollicitaties aanvaarden. - Klik op Invoerbestand en selecteer het Excelbestand op uw computer. - Klik daarna op Import starten. 9
Hierna dient u de gegevens uit het Excelbestand te linken aan Beeple. - Uw kolomtitels kunnen namelijk een andere naam hebben dan de titelnamen die in het systeem gebruikt worden. - Selecteer de door u benoemde kolomtitels die overeenkomen met de titels die in Beeple gebruikt worden. - Klik daarna op Importgegevens wijzigen. Op dit scherm kan u de gegevens controleren of wijzigen (potlood-icoontje). - Klik op de groene knop Importeren om de gegevens te importeren. - U krijgt een melding dat uw bestand geïmporteerd is in Beeple. Indien dit niet gelukt is, krijgt u een foutmelding te zien en kan u dit alsnog aanpassen. Als u daarna terugkeert naar het onderdeel Medewerkers, links bovenaan, ziet u dat de gegevens van deze medewerkers geïmporteerd zijn in Beeple. 10
PLANNING In dit deel van de handleiding verklaren we hoe u met Beeple een planning kan opstellen. Om te beginnen klikt u bovenaan links op Planning. De planning in Beeple bestaat uit: - Projecten: bepaald door afbakening in tijd en/of plaats, zoals een planning voor een evenement van een paar dagen of voor een evenement dat op verschillende dagen doorheen een langere periode doorgaat. - Teams: een groepering van medewerkers die op dezelfde plaats, met dezelfde functie en op hetzelfde moment werken. - Deelprojecten: een subcategorie in Projecten, zoals een dag of locatie, gebruikt om de planning overzichtelijker te maken. - Om een nieuwe planning toe te voegen klikt u op het plusteken. 11
- Geef de naam van het project in (in vb.: Het groot evenement ). - Selecteer de periode waarbinnen het evenement zich zal afspelen. - Hierna selecteert u de klant. - Indien deze nog niet in uw bestand staat, voegt u deze zelf toe door op het plusteken te klikken, de gegevens in te geven en op Klant toevoegen te klikken. - Selecteer daarna de werkplek (indien deze nog niet in het bestand staat volgt u de voorgaande stap voor dit onderdeel). - Klik daarna op Project toevoegen. 12
TEAMS - Na het aanmaken van een project kan u hier teams aan toevoegen. - Hiervoor klikt u op het plusteken aan de rechterkant van de tabel. - Selecteer de functie van het team (voeg deze toe indien dit niet in uw database staat). - Geef daarna het aantal medewerkers op waar dit team uit zal bestaan. - Geef eventueel nog extra info mee. - Voer daarna de begindatum met beginuur en de einddatum met het einduur in. - Klik daarna op Team toevoegen. 13
- U wordt dan doorverwezen naar de pagina van dit nieuwe team. - Om een nieuw team toe te voegen klikt u bovenaan op Teams. - Op onderstaande afbeelding ziet u dat het eerste team is toegevoegd. - Indien u meerdere teams wil toevoegen volgt u de voorgaande stappen. Op deze manier zijn er voor dit voorbeeld 3 teams toegevoegd. 14
DEELPROJECTEN Indien u voor een klant projecten beheert die langer doorlopen dan in het voorgaande voorbeeld, kan u een deelproject aanmaken waarin u alle activiteit van deze klant groepeert. Voor dit voorbeeld maken we een nieuw project aan: Beeple juli en starten we direct met het toevoegen van een deelproject. De volgende stap start dus ook vanuit een reeds aangemaakt project. - Ga naar de pagina van het project waarbinnen u een deelproject wil aanmaken. - Klik op de knop Acties en selecteer daarna Deelproject maken. - Geef de naam van het deelproject in (in vb.: Het groot evenement 1 ) 15
- Om uw deelprojecten binnen een project te bekijken klikt u op Deelprojecten op de projectpagina. - Op de pagina van de deelprojecten ziet u alle deelprojecten. - Indien u een nieuw deelproject wil toevoegen doet u dat door de voorgaande stappen te volgen. - Het nieuwe deelproject verschijnt daarna ook in deze tabel. 16
Aan deze deelprojecten kan u ook teams toevoegen. Open hiervoor het deelproject en voeg daarin het gewenste aantal teams toe. Toevoegen van teams doet u zoals in een voorgaande stap uitgelegd. U kan achteraf het totale aantal projecten bekijken. - Klik hiervoor bovenaan op Projecten (er rekening mee houdend dat u nog altijd met de planning bezig bent). - U ziet nu het overzicht van de door u aangemaakte projecten. - Als volgende stap dient u deze projecten publiek te maken, zodat uw werknemers de vacatures kunnen invullen. - De rode kruisjes naast het project geven aan dat het niet-publiek staat. 17
PROJECT PUBLICEREN - Klik op het project dat u wil publiceren. - Op de pagina van dit project ziet u rechtsboven een vakje Niet gepubliceerd. - Klik op deze knop: u hebt het project nu gepubliceerd. - Keer terug door bovenaan op Projecten te klikken. - Op het scherm ziet u nu dat het gepubliceerde project aangegeven staat met een groen vinkje. - Om een volgend project te publiceren herhaalt u de voorgaande stap. 18
Indien u de vacatures wil bekijken zoals de medewerker deze zou zien, herhalen we een voorgaande stap. - Klik rechtsboven op Publiek. - De medewerker ziet op zijn vacaturepagina alle vacatures die voor hem/haar van toepassing zijn. - Om zijn/haar kandidatuur in te zenden klikt de medewerker eerst op Kandidatuur, rechts naast elke vacature. - De medewerker kan nu de gevens van de vacature bekijken. - Hij/zij kan een motivatie geven waarom ze geschikt zijn voor deze vacature. - Daarna klikt de medewerker op Kandidatuur bevestigen. 19
- De vacature is nu ingevuld en de medewerker krijgt een bevestiging van inzending te zien. - De vacature verdwijnt bij de openstaande vacatures van de medewerker. - Als Admin krijgt u na het inzenden van de kandidatuur een melding (te zien op de Admin - pagina). - U kan het profiel van de medewerker bekijken (zoals eerder getoond) of kan de detailpagina van het project bekijken (dit tonen we nu). - Klik hiervoor op de titel van het project. - U komt nu op de pagina van het project. - Onderaan deze pagina kan u de kandidaturen terugvinden. - In de linkerbalk staan de verschillende soorten kandidaturen ingegeven. - Kandidaturen waar u nog op dient te antwoorden staan als Wachtend op reactie aangegeven. - Als u de cursor over de kandidatuur plaatst verschijnen er twee icoontjes aan de rechterkant: een kruisje en een vinkje. - Met deze icoontjes kan u de medewerker aanvaarden of weigeren. 20
- De kandidatuur verdwijnt nu bij Kandidaturen en verschijnt (indien geaccepteerd) bovenaan bij Inschrijvingen. - De blauwe voortgangsbalk wordt automatisch aangevuld. Een ingeschreven medewerker is iemand die definitief komt werken in een team. EINDWOORD Wij wensen u alvast heel veel succes met het gebruik van ons platform. Voor verdere informatie of vragen kan u ons Customer Success Team altijd bereiken op support@beeple.eu 21