PEP voor secretaresses secretariaten en andere ondersteunende functies Er komt zo veel op me af dat ik vaak niet weet waar ik moet beginnen" Meestal eet ik een boterhammetje snel tussendoor, geen tijd voor lunchpauze Als we nu eens allemaal op dezelfde manier archiveren, dat zou een hoop gezoek schelen! Ik kan me nooit eens op een ding concentreren, er komt altijd wat tussen Hoe hou ik snel overzicht over gedelegeerd werk en over al die agenda's? Ik doe van alles tegelijk en daarom bereik ik nooit een goed resultaat "'s Morgens vind ik altijd een heleboel mails met overdracht van mijn collega, dat moet toch anders kunnen!" Herkent u zich in deze uitspraken? U kunt er wat aan doen. Doelstelling Met het Persoonlijk Efficiency Programma (PEP ) heeft u een waardevol hulpmiddel om problemen die secretaresses ervaren in het gemakkelijk en effectief uitvoeren van hun werk te verminderen. Met het Persoonlijk Efficiency Programma kunt u de oplopende werkdruk in de hand houden (en vermijden dat u burn-out raakt) uw kostbare tijd beter verdelen en gebruiken (zodat er balans in uw leven blijft) onnodige werkonderbrekingen vermijden (en toch uw collega s geen Anee@ verkopen) de groeiende informatiestroom de baas blijven (en een heerlijk lege inbox in uw e- mailprogramma handhaven) gemakkelijke werkgewoonten aanleren (waardoor u uw werk efficiënter en sneller kunt doen) gedelegeerd werk bewaken (en u dus altijd weet wat er gaande is en wie de juiste persoon op de juiste plek is) een perfect werkarchief opzetten (waar behalve uzelf ook de anderen altijd alles in kunnen terugvinden) uw deadlines halen en u aan uw beloften houden
Wat is het Persoonlijk Efficiency Programma? PEP is een praktische, individuele training op het gebied van persoonlijke efficiency, bureauorganisatie en timemanagement. Deze werkplekbegeleiding benadert de problemen die mensen ervaren in het efficiënt en effectief uitvoeren van hun werkzaamheden vanuit verschillende invalshoeken: 1. Werkgewoonten 2. Organisatie van de werkplek 3. Werkplanning en taakmanagement Werksystemen. Het meest in het oog lopende kenmerk is de aandacht voor het management van de werkplek. De consultant kijkt bij de deelnemer hoe men het bureau heeft ingericht en welke werksystemen men gebruikt. Dat laatste blijkt vaak afwezig te zijn of zonder nadenken gebruikt te worden. Op de eerste dag gaat iedereen dan ook de eigen werkplek (re)organiseren en een goed werkend systeem opzetten. Veel overtollig papier wordt weggegooid (de consultant leert de mensen wat ze wel en niet moeten bewaren), stapels verdwijnen en alles is meteen terug te vinden. Ook door collega s. Dit opnieuw inrichten van de werkplek gebeurt ook in de PC. Ook daar kijkt de consultant naar de wijze waarop iemand archiveert en welk systeem men hanteert. Werkgewoonten. PEP hanteert het principe: DOE HET NU! Iedereen roept dan enthousiast dat het een goed principe is. Maar op de werkplek blijkt het voor veel mensen toch moeilijker om dit principe in de praktijk te brengen dan men dacht. De consultant geeft tips en opdrachten waar een volgende keer op terug gekomen wordt. Verder gaat de consultant met de deelnemers in op uitstelgedrag. Hoe dat te veranderen is. Planning. De theorie van het planning gedeelte van PEP is niet ingewikkeld. Alleen is ook hier weer aan de orde dat deelnemers vaak niet goed in de gaten hebben wat ze allemaal kunnen en moeten plannen.. De ervaring is dat iemand de planningsprincipes vooral in praktijk brengt bij niet al te ingewikkelde projecten. Maar zodra het wat complexer wordt of de werkdruk neemt toe, dan laat men het geleerde al gauw voor wat het is. Een PEP consultant neemt juist de moeilijke zaken samen met de deelnemer ter hand en dan ziet men al gauw hoe het moet en wat het oplever
Werkwijze en globale inhoud DAG 1. In de ochtend een plenaire sessie met alle deelnemers van ongeveer 3 uur: De PEP principes (kern hiervan is DOE HET NU); Efficiënte persoonlijke werkgewoontes en werkroutines; Een effectieve werkplek, zowel fysiek als digitaal; Transparant archiveren; Verduidelijken van ondersteunende activiteiten. In de middag gaan de deelnemers terug naar de eigen werkplek en gebruiken de rest van dag om de besproken principes toe te passen in de eigen werksituatie. Kernpunten zijn een efficiënt georganiseerde werkplek, snelle e-mail afhandeling, filteren van informatie, beschikbaarheid en verstoringen. De consultant komt langs bij iedereen, geeft begeleiding, doet suggesties en beantwoordt vragen. Iedere deelnemer stelt een individueel actieplan op. DAG 2. (1-2 weken na dag 1) In de ochtend een plenaire sessie voor alle deelnemers van ongeveer 2,5: Planning; Prioriteiten stellen en haalbare beloftes doen; Agendabeheer (van jezelf en van anderen); Bewaken van gedelegeerd werk; Samenwerken; Omgaan met verstoringen. De rest van de dag bestaat uit individuele begeleiding op de werkplek volgens rooster. DAG 3. (minimaal 4 weken na dag 2) Op deze dag zijn er individuele werkplekbezoeken van 1 uur per persoon. We kijken naar de uitvoering van de planning en het stellen van prioriteiten. Als het nodig is geven we extra aandacht aan: Delegeren, secretaresse coördinatie, feedback naar medewerkers, uitvoeren van follow-up. Het werkplekbezoek kan desgewenst opgedeeld worden in een half uur persoonlijke begeleiding en een half uur samen met degene met wie men intensief samenwerkt (manager of collega) om de samenwerking aan de orde te stellen en eventuele knelpunten op te lossen. DAG 4. (optioneel) Op deze dag zijn er de volgende mogelijkheden: Werken met het team of de afdeling aan teamknelpunten (1 dagdeel); Uniform archiveren en het opzetten van een gemeenschappelijk digitaal archief (2 uur per archief); Best practices Het Nieuwe Werken. * Tijdens al onze trainingen wordt vertrouwelijkheid gegarandeerd.
PEP trainingen hebben een zeer hoge Return on Investment. (ROI) PEP trainingen hebben een zeer hoge 'Return on Investment' omdat er gemiddeld per deelnemer een tijdsbesparing van 3 uur per week wordt gerealiseerd. De productiviteit van een deelnemer die 38 uur per week werkt, stijgt dus met 8%. Bij een groep van zes deelnemers levert dit een besparing op van 18 uur per week. U realiseert per groep besparingen of extra capaciteit ter waarde van een halve formatieplaats! Uw besparing per groep HBO medewerkers is ca. 33.000,- per jaar! En de kosten van een PEP programma? Daar hoeft u het echt niet om te laten. Na 6-8 weken heeft u uw investering er al uit! In dit rekenvoorbeeld hebben we dat voor u uitgewerkt. ROI van PEP trainingen Parameters Aantal dagdelen PEP training 6 Aantal deelnemers per groep 6 Totale kosten van een HBO werknemer per jaar 70.000,00 Aantal uren dienstverband per week 38 Aantal werkbare (productieve) weken 44 Aantal werkbare (productieve) uren 1.672 Loonkosten per productief uur 41,87 ROI in tijd PEP tijdsbesparing per deelenemer per week, in uren 3 PEP tijdsbesparing per deelenemer per week, in % 8% Productiviteitswinst per groep per week, in uren 18 Formatie-rendement, in FTE 0,5 ROI in Euro Kostenbesparing per groep per week 753,59 Kostenbesparing per groep per jaar 33.157,89
Meer informatie Wilt u meer informatie over deze PEP training voor Secretaresses of over een van de andere varianten van pep@? Wilt u een voorstel voor maatwerk? Wilt u vrijblijvend een passende offerte? Wilt u een gratis presentatie bij u op het werk? Neem dan contact op met Selma Mulder mobiel 06 21 86 83 04 e-mail selma@tijdenresultaat.nl Of bezoek onze website www.tijdenresultaat.nl www.tijdenresultaat.nl is de website van Mulder Performance Consultants Secretaresse-PEP is gebaseerd op PEP (het Persoonlijk Efficiency Programma) een geregistreerd handelsmerk in bezit en onder licentie van IBT Europe BV.