Taken automatiseren met Visual Basicmacro's Als u niet bekend bent met macro's, moet u zich niet hierdoor laten afschrikken. Een macro is een opgenomen set toetsaanslagen en instructies waarmee u een taak kunt automatiseren die u niet iedere keer vanaf het begin wilt uitvoeren. U kunt bijvoorbeeld een macro opnemen om specifieke paginamarges toe te passen, een aangepaste lijst met opsommingstekens in te voegen of een complexe tabel te maken. Volg deze zelfstudie voor meer informatie over deze procedure. Voordat u begint... 1 1. Het tabblad Ontwikkelaar weergeven... 2 2. Een toetsenbordsneltoets toewijzen aan een macro... 4 3. Een macro opnemen... 6 4. De macro uitvoeren... 9 5. De macro bewerken... 11 Snelreferentiekaart... 16 Voordat u begint Leerdoelen Na het voltooien van deze zelfstudie kunt u het volgende: Vereisten Het tabblad Ontwikkelaar weergeven op het lint Een macro opnemen om een tabel met een specifieke stijl in te voegen Een sneltoets toewijzen aan een macro Een opgenomen macro uitvoeren Een macro bewerken Word voor Mac 2011 Basisvaardigheden voor Word, bijvoorbeeld hoe u een document opent, knip- en plakbewerkingen uitvoert en tekst opmaakt. Geschatte duur: 25 minuten Microsoft Office voor Mac 2011: Taken automatiseren met Visual Basic-macro's 1
1. Het tabblad Ontwikkelaar weergeven Het tabblad Ontwikkelaar is een speciaal tabblad van het lint waarop opdrachten voor het werken met macro's worden weergegeven. Standaard wordt het tabblad Ontwikkelaar niet op het lint weergegeven. Hieronder ziet u hoe u het tabblad Ontwikkelaar kunt weergeven op het Word-lint. Belangrijk In deze zelfstudie wordt Word gebruikt om te laten zien hoe u met macro's kunt werken. De principes zijn echter hetzelfde voor Excel. Klik in Word op Bestand > Nieuw leeg document. Klik op het lint op Lintopties en klik vervolgens op Lintvoorkeuren. Microsoft Office voor Mac 2011: Taken automatiseren met Visual Basic-macro's 2
Schakel in het vak Titel van tabblad- of groep het selectievakje Ontwikkelaar in en klik op OK. Het tabblad Ontwikkelaar wordt nu op het lint weergegeven. Aanwijzingen Als u tabbladen wilt herschikken of wilt verwijderen van het lint, klikt u op Lintopties en klikt u vervolgens op Tabvolgorde op het lint aanpassen. Voordat u verdergaat Controleer of u het volgende kunt doen: Het tabblad Ontwikkelaar weergeven op het lint Microsoft Office voor Mac 2011: Taken automatiseren met Visual Basic-macro's 3
2. Een toetsenbordsneltoets toewijzen aan een macro Voordat u begint met het opnemen van een macro, kunt u hieraan een sneltoets toewijzen. Als u een sneltoets aan een macro toewijst, kunt u de macro op elk gewenste moment uitvoeren door op die toetsencombinatie te drukken. Hieronder ziet u hoe u een sneltoets kunt toewijzen aan de macro die u in de volgende les opneemt. Klik op het tabblad Ontwikkelaar onder Visual Basic op Record. Typ MijnSpecialeTabel in het vak Macronaam en klik op Toetsenbord. Opmerking Macronamen mogen geen spaties of speciale tekens bevatten, zoals @ of!. Microsoft Office voor Mac 2011: Taken automatiseren met Visual Basic-macro's 4
Controleer of de cursor in het vak Druk op nieuwe sneltoets staat en druk op +OPTION+T. Opmerking Als de sneltoets is toegewezen aan een andere opdracht, wordt deze opdracht weergegeven naast Momenteel toegewezen aan. Als u een andere sneltoets toewijst, noteert u de sneltoets omdat u deze in een latere les gaat gebruiken. Klik op Toewijzen. De sneltoets wordt weergegeven in het vak Gebruikte toetsen. Klik vervolgens op OK. Microsoft Office voor Mac 2011: Taken automatiseren met Visual Basic-macro's 5
De knop Record op het tabblad Ontwikkelaar wordt nu weergegeven als Stoppen. De modus voor het opnemen van een macro is nu geactiveerd in Word. Aanwijzingen Een macro wordt standaard zodanig opgeslagen dat deze kan worden gebruikt in alle documenten die op de sjabloon Normal (Normal.dotx) zijn gebaseerd. Als u een macro wilt beperken tot het huidige document, klikt u in het dialoogvenster Macro opnemen (weergegeven in stap 2) in het pop-upmenu Macro opslaan in op Document1 (document), waarbij Document1 de naam van het huidige document is. Voordat u verdergaat Controleer of u het volgende kunt doen: Een sneltoets toewijzen aan een macro 3. Een macro opnemen Als u een macro wilt opnemen, voert u simpelweg de taak uit zoals u dit normaal zou doen. Terwijl u de taak uitvoert, wordt in Word elke klik, elke toetsaanslag en alle tekst die u typt, opgenomen als VBA-code die u later kunt bewerken. Hieronder ziet u hoe u een macro kunt opnemen voor het invoegen van een tabel 'Vraag en antwoord' met een specifieke stijl en twee kolommen. Belangrijk U moet de stappen in les 2 hebben uitgevoerd voordat u deze les volgt. Microsoft Office voor Mac 2011: Taken automatiseren met Visual Basic-macro's 6
Klik op het tabblad Tabellen onder Tabelopties op Nieuw en sleep met de muis om een tabel van 2 x 6 te maken. Houd SHIFT en OPTION ingedrukt en druk op de pijl-rechts op het toetsenbord totdat de tabel is geselecteerd, zoals hieronder wordt weergegeven. Opmerking Wanneer u een macro opneemt, kunt u niet de muis gebruiken om inhoud in het document te selecteren, kopiëren of verslepen. Als u deze acties wilt opnemen, moet u het toetsenbord gebruiken. Klik onder Tabelstijlen op Lichte arcering - accent 1. Microsoft Office voor Mac 2011: Taken automatiseren met Visual Basic-macro's 7
Klik op het tabblad Tabellen onder Randen tekenen op Randen en klik vervolgens op Alle. Typ Vraag, druk op TAB en typ Antwoord. Klik op het tabblad Ontwikkelaar op Stoppen. De macro is nu opgenomen en opgeslagen. Microsoft Office voor Mac 2011: Taken automatiseren met Visual Basic-macro's 8
Aanwijzingen Wanneer u uw eigen macro's opneemt, is het belangrijk dat u zorgvuldig plant wat u wilt opnemen. De macrorecorder neemt elke toetsaanslag en muisklik op, hetgeen tot inefficiënte macro's kan leiden als u veel onnodige toetsaanslagen opneemt. Als u het opnemen van een macro wilt pauzeren, klikt u op het tabblad Ontwikkelaar op Onderbreken. Voordat u verdergaat Controleer of u het volgende kunt doen: Een macro opnemen om een tabel met twee kolommen in te voegen 4. De macro uitvoeren Wanneer u een macro uitvoert, wordt in Word de reeks opgenomen taken uitgevoerd. Hieronder ziet u hoe de macro kunt uitvoeren met de toegewezen sneltoets of via een opdracht op het tabblad Ontwikkelaar. Klik op Bestand > Nieuw leeg document. Druk op +OPTION+T. Opmerking Als u een andere sneltoets hebt toegewezen in de eerdere les, drukt u in plaats hiervan op deze sneltoets. Klik onder de ingevoegde tabel en druk op RETURN om een lege regel in te voegen. Microsoft Office voor Mac 2011: Taken automatiseren met Visual Basic-macro's 9
Klik op het tabblad Ontwikkelaar onder Visual Basic onder Visual Basic op Macro's. Klik op MijnSpecialeTabel en klik op Uitvoeren. Opmerking Als uw macro niet in de lijst wordt weergegeven, klikt u in het pop-upmenu Macro's in op Alle actieve sjablonen en documenten. Microsoft Office voor Mac 2011: Taken automatiseren met Visual Basic-macro's 10
In Word wordt een tabel ingevoegd elke keer dat u de macro uitvoert. Aanwijzingen Als u de toegewezen sneltoets voor een macro wilt wijzigen, klikt u op Beeld > Werkbalken > Werkbalken en menu's aanpassen. Ga vervolgens naar het tabblad Opdrachten en klik onder Categorieën op Macro's. Klik op de macro waarvoor u de snelkoppeling wilt wijzigen en klik op Toetsenbord. Als u de beveiligingswaarschuwingen voor macro's wilt wijzigen, klikt u op Word > Voorkeuren. Klik vervolgens onder Persoonlijke instellingen op Beveiliging. De optie bevindt zich onder Macrobeveiliging. Voordat u verdergaat Controleer of u het volgende kunt doen: Een macro uitvoeren met de toegewezen sneltoets en via de opdracht Macro's op het tabblad Ontwikkelaar 5. De macro bewerken Wanneer u een macro opneemt, wordt in Word automatisch elke toetsaanslag en muisklik omgezet in VBAcode. Voor de macro die u net hebt opgenomen geeft de code aan dat met de macro een tabel van 2 x 6 wordt ingevoegd, inclusief de tekst van de tijdelijke aanduiding die u hebt getypt. U kunt de code, en daarmee de acties die met de macro worden uitgevoerd, wijzigen met de ingebouwde Visual Basic Editor. Hieronder ziet u hoe u de macro kunt bewerken, zodat de ingevoegde tabel drie kolommen bevat in plaats van de oorspronkelijke twee. Opmerking In deze zelfstudie wordt het geavanceerd bewerken van macro's niet beschreven. Zie Documentatie van Visual Basic voor meer informatie over het bewerken van macro's en Visual Basic Editor. Microsoft Office voor Mac 2011: Taken automatiseren met Visual Basic-macro's 11
Klik op het tabblad Ontwikkelaar onder Visual Basic op Editor. Het venster bevat de code voor de tabel die u hebt gemaakt. Opmerking Als de code niet wordt weergegeven, dubbelklikt u in het venster Project onder Modules op NewMacros. Microsoft Office voor Mac 2011: Taken automatiseren met Visual Basic-macro's 12
Vervang in de code na NumColumns:=_ de 2 door een 3. Selecteer onder in het venster de coderegels die u hierna ziet en klik op Bewerken > Kopiëren. Klik in de code na het aanhalingsteken dat volgt op Antwoord, druk op RETURN en klik op Bewerken > Plakken. Microsoft Office voor Mac 2011: Taken automatiseren met Visual Basic-macro's 13
Vervang het tweede exemplaar van Antwoord door Opmerkingen. Klik op Word > Sluiten en terugkeren naar Microsoft Word. Druk onder de bestaande tabel op RETURN en druk op +OPTION+T (of de sneltoets die u hebt toegewezen in de eerdere les). Microsoft Office voor Mac 2011: Taken automatiseren met Visual Basic-macro's 14
Met de macro wordt nu een tabel met drie kolommen ingevoegd die is gebaseerd op de bewerkte code. Aanwijzingen Als u een andere macro wilt bewerken dan de macro die u net hebt opgenomen, klikt u op het tabblad Ontwikkelaar onder Visual Basic op Macro's. Selecteer de macro die u wilt bewerken en klik op Bewerken. Als u een macro wilt verwijderen, klikt u op het tabblad Ontwikkelaar onder Visual Basic op Macro's. Selecteer de macro die u wilt verwijderen en klik op Verwijderen. Voordat u verdergaat Controleer of u het volgende kunt doen: Een macro bewerken met de ingebouwde Visual Basic Editor Microsoft Office voor Mac 2011: Taken automatiseren met Visual Basic-macro's 15
Snelreferentiekaart Actie Het tabblad Ontwikkelaar weergeven op het lint Het opnemen van een macro starten Een sneltoets toewijzen aan een macro Een macro beperken tot het document waarin deze is opgenomen Het opnemen van een macro onderbreken Een macro uitvoeren Een macro bewerken Een macro verwijderen De sneltoets voor een macro wijzigen Handeling Klik op Lintopties en klik op Lintvoorkeuren. Schakel het selectievakje Ontwikkelaar in. Plan de reeks stappen voor de taak die u wilt uitvoeren (bijvoorbeeld het invoegen van een tabel met een specifieke stijl). Klik vervolgens op het tabblad Ontwikkelaar onder Visual Basic op Record. Begin met het opnemen van een macro. Klik vervolgens onder Macro toewijzen aan op Toetsenbord en druk op de gewenste sneltoets (bijvoorbeeld +OPTION+T). Begin met het opnemen van een macro. Klik vervolgens in het pop-upmenu Macro opslaan in op Document1 (document), waarbij Document1 (document) het document is waarin de macro wordt opgenomen. Klik op het tabblad Ontwikkelaar onder Visual Basic op Onderbreken. Druk op de sneltoets die u aan de macro hebt toegewezen. U kunt ook op het tabblad Ontwikkelaar onder Visual Basic op Macro's klikken, de macro kiezen en vervolgens op Uitvoeren klikken. Klik op het tabblad Ontwikkelaar onder Visual Basic op Macro's. Klik op een macro in de lijst en klik op Bewerken. Klik op het tabblad Ontwikkelaar onder Visual Basic op Macro's. Klik op een macro in de lijst en klik op Verwijderen Klik op Beeld > Werkbalken > Werkbalken en menu's aanpassen. Ga vervolgens naar het tabblad Opdrachten en klik onder Categorieën op Macro's. Klik op de macro waarvoor u de sneltoets wilt wijzigen en klik op Toetsenbord. Meer aanwijzingen Het tabblad Ontwikkelaar is een speciaal tabblad van het lint waarop opdrachten voor het werken met macro's worden weergegeven. Standaard wordt het tabblad Ontwikkelaar niet op het lint weergegeven. U kunt de opdrachten op het tabblad Ontwikkelaar gebruiken om macro's op te nemen en te bewerken in Word, Excel en PowerPoint. Wanneer u uw eigen macro's opneemt, is het belangrijk dat u zorgvuldig plant wat u wilt opnemen. De macrorecorder neemt elke toetsaanslag en muisklik op, hetgeen tot inefficiënte macro's kan leiden als u veel onnodige toetsaanslagen opneemt. Macronamen mogen geen spaties of speciale tekens bevatten, zoals @ of!. Een macro wordt standaard zodanig opgeslagen dat u deze in alle documenten kunt gebruiken. U kunt de macro echter ook beperken tot het document waarin de macro is opgenomen. Wanneer u een macro opneemt, wordt in Word automatisch elke toetsaanslag en muisklik omgezet in VBA-code. U kunt de code, en daarmee de acties die met de macro worden uitgevoerd, wijzigen met de ingebouwde Visual Basic Editor. Microsoft Office voor Mac 2011: Taken automatiseren met Visual Basic-macro's 16