Lijsten sorteren en filteren

Transcriptie

1 Lijsten sorteren en filteren Excel is een uitstekend programma voor het w erken met cijfers. U kunt met Excel echter ook lijsten maken en beheren. In een lijst kan alles w orden bijhouden, van adressen tot voorraadartikelen. Lijsten zijn echter alleen handig als u de gew enste informatie snel kunt vinden. Volg deze zelfstudie voor meer informatie over deze procedure. Voordat u begint Het werkblad voorbereiden Gegevens in een lijst sorteren Meerdere kolommen tegelijk sorteren Een lijst filteren Filteren op basis van aangepaste criteria Filters uitschakelen Snelreferentiekaart Voordat u begint Leerdoelen Na het voltooien van deze zelfstudie kunt u het volgende: Een w erkblad ordenen, zodat u dit kunt beheren als een lijst Een lijst snel alfabetisch of numeriek ordenen Een lijst filteren om specifieke items w eer te geven Een lijst sorteren en filteren met verschillende criteria Filters die zijn toegepast op een lijst, uitschakelen en verw ijderen Vereist en Excel voor Mac 2011 Basisvaardigheden voor Excel, bijvoorbeeld hoe u een w erkmap opent en cellen, kolommen en rijen selecteert. Tip Volg eerst de zelfstudie Zelfstudie: Basiskennis van Excel als u geen ervaring hebt met Excel. Oefenbest and Zelfstudielessen zijn zo gestructureerd dat ze op volgorde moeten worden bekeken. Dow nload en gebruik dit oefenbestand voor praktische ervaring terw ijl u de zelfstudie volgt. LijstenMetSorteerfilters.xlsx (92 K) Geschat t e duur: 20 minuten Microsoft Office voor Mac 2011: Lijsten sorteren en filteren 1

2 1. Het werkblad voorbereiden In Excel kan een lijst een of meer kolommen met gegevens bevatten. Als u een lijst w ilt beheren, moet u er eerst voor zorgen dat de w erkbladgegevens juist zijn geordend. De gegevens moeten bijvoorbeeld zijn gerangschikt in gelabelde kolommen en mogen geen lege rijen of kolommen bevatten. U moet het w erkblad voor deze zelfstudie zodanig ordenen dat u het blad eenvoudig kunt beheren als lijst. Open het oefenbestand, dat u aan het begin van deze zelfstudie kunt vinden. Houd CTRL ingedrukt, klik op de kop van rij 7 (of klik hierop met de rechtermuisknop) en klik op Verwijderen. Houd CTRL ingedrukt, klik op de kop van kolom B (of klik hierop met de rechtermuisknop) en klik op Verwijderen. Microsoft Office voor Mac 2011: Lijsten sorteren en filteren 2

3 Klik op cel C1, typ Datum als label en druk op RETURN. Alle kolommen hebben nu een label en de lijst bevat geen lege rijen of kolommen meer. Aanwijzingen Als u ervoor w ilt zorgen dat de kolomlabels zichtbaar blijven terw ijl u door een lange lijst bladert, kunt u de rij met de labels blokkeren. Klik op het oefenblad op een w illekeurige positie in rij 2 (bijvoorbeeld cel A2) en klik op Venster > Tit els blokkeren. Als u de blokkering van een rij w ilt opheffen, klikt u op Venster > Tit elblokkering opheffen. Voordat u verdergaat Controleer of u het volgende kunt doen: Een w erkblad voorbereiden, zodat u het blad kunt beheren als lijst, door koplabels toe te voegen en lege rijen en kolommen te verw ijderen Microsoft Office voor Mac 2011: Lijsten sorteren en filteren 3

4 2. Gegevens in een lijst sorteren U kunt gegevens in een lijst ordenen door de lijst alfabetisch of numeriek te sorteren. U kunt bijvoorbeeld alle transacties bekijken, gerangschikt op datum. Hieronder ziet u hoe u de lijst kunt sorteren om de transacties w eer te geven op datum, w aarbij de meest recente datum eerst w ordt weergegeven. Klik op een cel met gegevens in kolom C (bijvoorbeeld C2). op het tabblad Gegevens klikt u onder Sorteren en filteren op de pijl naast Sorteren en klikt u vervolgens op Aflopend. Microsoft Office voor Mac 2011: Lijsten sorteren en filteren 4

5 De lijst is nu gesorteerd op datum, w aarbij de meest recente transacties eerst w orden w eergegeven. Daarnaast zijn alle gekoppelde gegevens in de andere kolommen gerangschikt op basis van de volgorde van de gesorteerde kolom. Opmerking Wanneer de gegevens koplabels bevatten (bijvoorbeeld Locatie, Datum of Artikel), w orden de labels niet meegenomen met de sortering. Aanwijzingen Als u de lijst w eer in de oorspronkelijke volgorde w ilt w eergeven, moet u ervoor zorgen dat één kolom de oorspronkelijke volgorde behoudt en vervolgens op deze kolom sorteren (bijvoorbeeld een kolom met transactienummers, zoals de kolom Transactie in het oefenbestand van de zelfstudie). U kunt kolommen sorteren, maar geen rijen. U kunt geen kolom met samengevoegde cellen sorteren. Als u de samenvoeging van cellen w ilt opheffen, selecteert u de cellen die samengevoegde gegevens bevatten. Klik vervolgens op het tabblad Start onder Uitlijnen op de pijl naast Samenvoegen en klik op Samenvoeging van cellen opheffen. Wanneer u een kolom met cellen met tekstgegevens in plaats van numerieke gegevens sorteert, w orden de gegevens alfabetisch gerangschikt. Voordat u verdergaat Controleer of u het volgende kunt doen: Een lijst sorteren die numerieke gegevens of tekstgegevens bevat Microsoft Office voor Mac 2011: Lijsten sorteren en filteren 5

6 3. Meerdere kolommen tegelijk sorteren In de vorige les hebt u de lijst gesorteerd op datum, w aarbij de transacties w erden w eergegeven van nieuw naar oud. U kunt de lijst echter ook sorteren op basis van aanvullende criteria. Mogelijk w ilt u de transacties bekijken op basis van de datum en vervolgens voor elke datum transacties bekijken op basis van de prijs, van hoog naar laag. Hieronder ziet u hoe u de lijst kunt sorteren op basis van aanvullende criteria. Klik op de pijl naast Sorteren en klik op Aangepast sorteren. Het dialoogvenster Sorteren bevat al één sorteercriterium (bijvoorbeeld Sorteren op datum) op basis van de sortering die is uitgevoerd in de vorige les. Microsoft Office voor Mac 2011: Lijsten sorteren en filteren 6

7 Als u meer sorteercriteria w ilt toevoegen, klikt u op de knop +. Klik op het lege gebied rechts van Vervolgens op en klik op Handelsprijs. Klik in het pop-upmenu Volgorde op Van groot naar klein en klik op OK. Tip Als u de volgorde van de sorteercriteria w ilt w ijzigen, klikt u op Sorteren op of Vervolgens op en sleept u de criteria in de gew enste volgorde. Microsoft Office voor Mac 2011: Lijsten sorteren en filteren 7

8 De lijst is nu gesorteerd op datum, van nieuw naar oud, en binnen elke datum per handelprijs, van groot naar klein. Voordat u verdergaat Controleer of u het volgende kunt doen: Een lijst sorteren op basis van meerdere criteria 4. Een lijst filteren U kunt de gegevens in een lijst ook w eergeven door deze te filteren. Bij sorteren w orden alle items alfabetisch of numeriek gerangschikt. Bij filteren w orden alleen de items w eergegeven die aan bepaalde criteria voldoen. U w ilt bijvoorbeeld alleen de transacties w eergeven die op een specifieke datum hebben plaatsgevonden. Hieronder ziet u hoe u de lijst zodanig kunt filteren dat alleen de transacties van 5 mei w orden w eergegeven. Klik op een cel met gegeven in de lijst (bijvoorbeeld A2). Klik op het tabblad Gegevens onder Sorteren en filteren op Filt eren. Microsoft Office voor Mac 2011: Lijsten sorteren en filteren 8

9 In de cel van elk kolomlabel w ordt een filterpijl w eergegeven. Klik op de filterpijl van het kolomlabel Dat um. Schakel in het paneel Filter het selectievakje Alles selecteren uit. Microsoft Office voor Mac 2011: Lijsten sorteren en filteren 9

10 Klik op de pijl naast mei, schakel het selectievakje 05 in en klik op X om het paneel Filter te sluiten. De lijst is nu zo gefilterd dat alleen de transacties van 5 mei w orden w eergegeven. De rijnummers van de rijen die overeenkomen met de filtercriteria, w orden blauw w eergegeven. Microsoft Office voor Mac 2011: Lijsten sorteren en filteren 10

11 Aanwijzingen In de kolommen die zijn gefilterd, w ordt een filterpictogram w eergegeven. Als u het paneel Filter w ilt verplaatsen naar een andere locatie op het blad, sleept u de w erkbalk van het paneel. Voordat u verdergaat Controleer of u het volgende kunt doen: Een lijst filteren op basis van verschillende criteria 5. Filteren op basis van aangepaste criteria U kunt een lijst filteren op basis van meerdere kolommen tegelijk en op basis van aangepaste criteria. Van de items die w orden w eergegeven voor een specifieke datum, w ilt u bijvoorbeeld alleen transacties bekijken voor een specifieke locatie binnen een specifiek prijsbereik. Hieronder ziet u hoe u de lijst zodanig kunt filteren dat de transacties van 5 mei in Oregon en Washington met een totale verkoop tussen 500 en 1000 w orden w eergegeven. Klik op de filterpijl van het kolomlabel Locatie. Microsoft Office voor Mac 2011: Lijsten sorteren en filteren 11

12 Schakel het selectievakje Californië uit en klik op X om het paneel Filter te sluiten. Klik op de filterpijl van het kolomlabel Tot aal Verkoop. Microsoft Office voor Mac 2011: Lijsten sorteren en filteren 12

13 Klik in het pop-upmenu Maak een keuze op Tussen. Typ 500 en 1000 in de vakken, zoals hierna w ordt w eergegeven. Klik vervolgens op X om het paneel Filter te sluiten. Microsoft Office voor Mac 2011: Lijsten sorteren en filteren 13

14 In de lijst w orden nu alleen transacties van 5 mei in Washington en Oregon met een totale verkoop tussen 500 en 1000 w eergegeven. Voordat u verdergaat Controleer of u het volgende kunt doen: Een lijst filteren op basis van aangepaste criteria 6. Filters uitschakelen Wanneer u een lijst hebt gefilterd om de gew enste informatie te bekijken, kunt u de filters uitschakelen om de verborgen rijen w eer te geven. U kunt filters één voor één of tegelijk uitschakelen. Hieronder ziet u hoe u een filter kunt uitschakelen voor één kolom en vervolgens voor de gehele lijst. Klik op de filterpijl van het kolomlabel Tot aal Verkoop. Microsoft Office voor Mac 2011: Lijsten sorteren en filteren 14

15 Klik in het paneel Filter op Filt er wissen en klik op X om het paneel Filter te sluiten. De kolom Tot aal Verkoop is niet meer gefilterd en het filterpictogram w ordt niet meer w eergegeven op het kolomlabel. Als u filters w ilt uitschakelen voor de gehele lijst, klikt u op Gegevens > Filt ers wissen. Opmerking Als de optie Filt ers wissen niet beschikbaar is, zijn alle filters uitgeschakeld. Microsoft Office voor Mac 2011: Lijsten sorteren en filteren 15

16 De filterpictogrammen w orden niet meer w eergegeven op de kolomlabels en rijnummers w orden niet meer blauw w eergegeven. Zo w ordt aangegeven dat er geen filters op de lijst zijn toegepast. Aanwijzingen Als u filters w ilt uitschakelen voor het gehele w erkblad, klikt u op het tabblad Gegevens onder Sorteren en filteren op Filter. Voordat u verdergaat Controleer of u het volgende kunt doen: Een filter uitschakelen dat is toegepast op één kolom en filters uitschakelen die zijn toegepast op een gehele lijst Microsoft Office voor Mac 2011: Lijsten sorteren en filteren 16

17 Snelreferentiekaart Actie Een lege rij of kolom verw ijderen Kolomlabels zichtbaar houden tijdens het schuiven Een kolom sorteren Een lijst terugzetten in de volgorde w aarin de gegevens oorspronkelijk zijn ingevoerd Meerdere kolommen tegelijk sorteren Filters inschakelen Het paneel Filter w eergeven Een filter w issen uit één kolom Alle filters uit een lijst w issen Handeling Houd CTRL ingedrukt, klik op de kolom- of rijkop (bijvoorbeeld A of 1) en klik vervolgens op Verwijderen. U kunt ook met de rechtermuisknop op de kolom- of rijkop klikken en vervolgens Verwijderen kiezen. Klik in de rij onder de rij die zichtbaar moet blijven. Klik vervolgens op Venster > Titels blokkeren. Als u de blokkering van de rij w ilt opheffen, klikt u op Venster > Tit elblokkering opheffen. Klik op een gegevenscel in de kolom. Klik op het tabblad Gegevens onder Sorteren en filteren op de pijl naast Sorteren en selecteer een optie. Controleer of de lijst een kolom bevat (bijvoorbeeld Transactie) w aarin de gegevens zijn gerangschikt in de oorspronkelijke volgorde. Sorteer vervolgens op deze kolom. Klik op het tabblad Gegevens onder Sorteren en filteren op de pijl naast Sorteren en klik op Aangepast sorteren. Voeg vervolgens uw sorteercriteria toe. Klik op het tabblad Gegevens onder Sorteren en filteren op Filt eren. Klik op de filterpijl op het kolomlabel voor de kolom die u w ilt filteren. Klik op de filterpijl op het kolomlabel en klik op Filt er wissen. Klik op Gegevens > Filt ers wissen. Meer aanwijzingen Bij sorteren w orden alle items in een lijst alfabetisch of numeriek gerangschikt. Bij filteren w orden alleen de items in de lijst w eergegeven die aan specifieke criteria voldoen. Voordat u een lijst sorteert of filtert, moet u lege kolommen en rijen verw ijderen en een beschrijvende naam toevoegen voor alle kolomlabels (bijvoorbeeld Locatie, Datum en Artikel). Met een filterpictogram op het kolomlabel w ordt aangegeven dat de kolom is gefilterd. Daarnaast w orden rijkoppen (bijvoorbeeld 1, 2, 3) blauw w eergegeven om aan te geven w elke rijen aan de geselecteerde filtercriteria voldoen. U kunt w el kolommen sorteren, maar geen rijen. In het menu Gegevens zijn aanvullende sorteer- en filteropties beschikbaar (bijvoorbeeld Gegevens > Filt ers wissen). Microsoft Office voor Mac 2011: Lijsten sorteren en filteren 17