RICHTLIJNEN PLANNINGSPROCEDURE MANAGEMENT CONTRACT

RICHTLIJNEN PLANNINGSPROCEDURE MANAGEMENT CONTRACT Dienst Binnenwateren/RIZA Werkdocument 90.070X Lelystad, 28 mei 1990

INHOUDSOPGAVE RIJKS- m\ P WATERSTAAT 2 BIBLIOTHEEK 1. INLEIDING 1.1 Algemeen 1.2 Uitgangspunten 1.3 Inhoud van deze richtlijnen 1.4 Vervolgtraject 1.5 Medewerking 1.6 De relatie met andere jaarlijkse activiteiten biz 3 3 3 4 4 5 2. DE INVENTARISATIEFASE 2.1 Ronde van afdelingshoofden WS en eventueel afdelingshoofden andere hoofdafdelingen 6 2.2 Rondsturen vorig jaar ingevulde projectformulieren door BXE 7 2.3 Formuleren beleidsuitgangspunten door DT 7 2.4 Hoofdprojectgroepvergadering, wensenvastlegging 8 2.5 Terugkoppeling wensen van hoofdprojectleider met hoofdafdelingshoofd 8 2.6 Verwerking van de wensen door BXE 9 2.7 Verzending financiele en personele wensenlijst 9 3. DE PLANNINGSFASE 3.1 Binnen personele randvoorwaarden brengen door afdelingshoofden 10 3.2 Binnen financiele randvoorwaarden brengen door WSB 11 3.3 Verwerking randvoorwaarden door BXE 13 3.4 Versturen projectbladen en afdelingsoverzichten 13 3.5 Terugkoppeling met klienten, projectteamoverleg en opstellen knelpuntenlijst 14 3.6 Behandeling knelpunten staf, DT 15 3.7 Verwerking definitieve randvoorwaarden binnen hoofdproject 16 3.8 Rondsturen projectbladen en afdelingsoverzichten met de definitieve randvoorwaarden door BXE 16 4. HET MANAGEMENT CONTRACT 4.1 Opstellen concept BXE 17 4.2 le Concept in DT 18 4.3 Aanpassingen verwerken door BXE 18 4.4 2e Concept in DT 19 4.5 Onderhandelen met HW 19 4.6 Aanpassingen verwerken door BXE 20 4.7 Ondertekening Management Contract 20 Bijlage HET PLANNINGSSCHEMA Dienst Binnenwateren/RIZA RIJKSWATERSTAAT Dienst Binnenwateren RIZA Maerlant 4-6 8224 AC Postbus 17 8200 AA Lelystad

1. INLEIDING Ll Algemeen Jaarlijks dient door DBW/RIZA de produktieplanning voor de korte termijn te worden gemaakt, uitmondend in het Management Contract. De voorbereidingen voor de totstandkoming van het contract vinden plaats binnen de jaarlijkse planningscyclus. Deze planningscyclus is vastgelegd op het bijgevoegde 'planningsschema'. Dit schema wijkt enigszins af van het schema, zoals dat in voorgaande jaren is gehanteerd: het huidige schema tracht een zo volledig mogelijk beeld te schetsen van de planningsprocedure. Aan de procedure vallen twee aspecten op: de totale doorlooptijd van de cyclus is ruim een half jaar en toch is elke fase 'strak' gepland. De reden hiervoor is, dat nagenoeg alle deelfasen niet anders dan volgtijdig kunnen worden doorlopen, omdat de output van de ene fase dikwijls de input is voor de andere. Om voor de verschillende fasen toch voldoende tijd te reserveren, dient reeds vroeg in het jaar te worden gestart. 1.2. Uitgangspunten Het is van wezenlijk belang, dat er een middellange termijn visie is geformuleerd voor het genereren, toetsen en accepteren van projecten en de prioriteitstelling in het planningsproces. Binnen dit kader kunnen dan de wensen worden gei'nventariseerd en de produktie worden gepland. De aanwezigheid en bekendheid van een middellange termijn beleid is van belang, omdat dit een positieve invloed heeft op de doorlooptijd van de planningscyclus: er wordt duidelijkheid geschapen, waardoor mogelijke conflictsituaties tussen vraag en aanbod van personele en financiele middelen zich sneller manifesteren. 13. Inhoud van deze richtlijnen De onderhavige planningsprocedure bestaat uit een tweetal hoofdfasen: de inventarisatiefa.se en de planningsfase. In de inventarisatiefase dient een volledig beeld te worden verkregen van de gewenste produktie van de dienst voor de komende jaren en de hiervoor benodigde personele en financiele middelen. Hierbij dienen de eerste 2 jaar concreet te worden ingevuld, terwijl voor de 3 jaren daarna een zo volledig mogelijk beeld geschetst dient te worden. Dienst Binnenwateren/RIZA 3

In de planningsfase dienen de geformuleerde wensen binnen de personele en financiele randvoorwaarden te worden gebracht. Dit mondt dan uiteindelijk uit in het Management Contract, waarin de geplande produktie voor het komende jaar wordt vastgelegd. Deze fasen bestaan elk uit een aantal deelfasen, die successievelijk worden toegelicht in de hierna volgende hoofdstukken. Bij elke deelfase wordt aandacht besteed aan de volgende aspecten: WANNEER De plaats van de activiteit in de planningsprocedure en de hiervoor beschikbare doorlooptijd. WAT Een toelichting op de deelfase: wat moet er gebeuren? WAAROM Doel van de activiteit en het belang ervan. HOE Wijze van aan- en inlevering dan wel de wijze waarop de deelfase ten uitvoer gebracht moet worden. WIE De bij de deelfase betrokken personen: wie levert informatie aan, wie vult de projectformulieren in, wie koppelt terug met wie, etc. Tijdens de planningscyclus kunnen deze richtlijnen worden gehanteerd als leidraad. Wanneer een bepaalde fase is aangebroken, zullen alle betrokkenen een bericht hiervan krijgen, waarbij gerefereerd zal worden aan deze 'handleiding'. 1.4. Vervolgtraject Wanneer de geplande produktie is vastgelegd in het Management Contract, treedt het vervolgtraject van deze procedure in werking: de uitvoering van de produktie. Hierover dienen tijdens het uitvoeringsjaar voortgangs- en (na het verstrijken daarvan) verantwoordingsrapportages te worden gemaakt: een periodieke informatievoorziening met betrekking tot de in het Management Contract toegezegde produkten. 1.5. Medewerking Het is van cruciaal belang dat alle betrokken personen en betrokken overleggroepen optimale medewerking verlenen, opdat de mijlpalen in de planningscyclus gehaald kunnen worden. Door het strakke tijdschema heeft elke vertraging een negatieve invloed op de totale doorlooptijd van de cyclus. Dienst Binnenwateren/RIZA 4

1.6. De relatie met andere jaarlijkse activiteiten Aangezien deze procedure richtlijnen bevat voor het opstellen van het Management Contract, zijn een aantal aspecten buiten beschouwing gelaten: De bekendmaking van de personele en financiele randvoorwaarden door de Hoofddirectie Waterstaat: dit valt buiten de directe invloedssfeer van DBW/RIZA en in de procedure wordt dan ook gesteld om uit te gaan van de meest recente randvoorwaarden; wanneer de definitieve randvoorwaarden afwijken van de meest recente, dan worden deze verwerkt middels onderling overleg tussen WSB- en DT-leden. Na stap 13 (begin week 42) zijn de gegevens beschikbaar ten behoeve van de functieplannen en het WEB (Werkplan en Begroting). Vanaf dit moment hebben de afdelingen BXE en BXF de gelegenheid om het WEB en de bijdrage aan de functieplannen op te stellen, opdat dit per 1 november aangeleverd kan worden aan de Hoofddirectie. De door de WSB op te stellen middellange termijn visie: het is van belang om de middellange termijn visie tijdig gereed te hebben. Om een goede aansluiting bij de planningsprocedure te verkrijgen, houdt dit in dat de middellange termijn visie v66r 23 mei moet zijn afgerond en goedgekeurd door het DT; in stap 4 kan dan bij de wensenvastlegging door (hoofd)projectleiders alvast rekening worden gehouden met deze gegevens. Uiteraard is in het tijdschema wel rekening gehouden met deze activiteiten, zodat geen knelpunten optreden. Dienst Binnenwateren/RIZA 5

2. DE INVENTARISATIEFASE 2.1 Ronde van afdelingshoofden WS en eventueel afdelingshoofden andere hoofdafdelingen Stap 1 van bet planningsschema Deze stap dient eind week 21 te zijn afgerond en heeft tot doel de in de eerste ronde aangegeven globale wensen nader te concretiseren en te vertalen in nieuwe activiteiten dan wel te vertalen in bijstelling van bestaande activiteiten. Deze nieuwe activiteiten dienen allereerst te worden gerubriceerd en te worden toebedeeld aan een van de volgende onderdelen, te weten: a. werkzaamheden inpasbaar in reeds bestaande projecten; b. werkzaamheden niet inpasbaar in bestaande projecten, maar wel onder te brengen bij een reeds bestaand hoofdproject en c. werkzaamheden waarvoor geen passend hoofdproject beschikbaar is. ad a ad b ad c De betreffende projecten die reeds gedocumenteerd zijn dienen wegens de toevoeging van bedoelde werkzaamheden te worden geactualiseerd door de betreffende projectleider. De door de lijn-organisatie aan te wijzen projectleiders vullen projectkernbeschrijvingen in en zenden deze ter goedkeuring aan de hoofdprojectleider. Na overleg met het hoofdafdelingshoofd kan een nieuw hoofdproject worden gedefinieerd en ter goedkeuring aan het DT worden aangeboden. Dienst Binnenwateren/RIZA 6

2.2 Formulering beleidsuitgangspunten door DT Stap 2 van het planningsschema Voordat met de wensenvastlegging op project- en hoofdprojectniveau kan worden gestart, dient het DT beleidsuitgangspunten te formuleren. Voorstellen en wensen binnen de hoofdprojecten moeten worden getoetst aan deze beleidsuitgangspunten. Op deze wijze wordt in een zo vroeg mogelijk stadium een afstemming tussen de hoofdprojecten en het voorgestane beleid verkregen. De beleidsuitgangspunten kunnen verder als basis worden gebruikt bij het stellen van prioriteiten inzake activiteiten en werkzaamheden. Te ondernemen acties: - Formuleren beleidsuitgangspunten door DT. - Vaststellen beleidsuitgangspunten door DT. - Verspreiding beleidsuitgangspunten naar (hoofd)projectleiders, afdelingshoofden en leden WSB. 23 Rondsturen vorig jaar ingevulde projectformulieren door BXE Stap 3 van het planningsschema Ongeveer gelijktijdig met de tweede ronde langs de clientele van DBW/RIZA, zal de afdeling BXE de projectbladen met daarop alle voor de komende jaren in het MJP/UJP-systeem opgeslagen gegevens aan alle betrokkenen rondsturen. Dienst Binnenwateren/RIZA 7

2.4 Hoofdprojectgroepvergadering, wensenvastlegging Stap 4 van het planningsschema Het is hierbij de bedoeling dat de (hoofd)projectleiders de vermelde gegevens kritisch bezien en aanpassen aan de meest recente gegevens. Hierbij dient uiteraard gebruik te worden gemaakt van de in de vorige fasen naar voren gekomen wijzigingen en aanvullingen. Wanneer alle nieuwe projecten door middel van een ingevuld projectformulier bij de hoofdprojectleider zijn ingediend en de reeds bestaande geactualiseerde projectformulieren zijn ingeleverd, vindt in een hoofdprojectgroepvergadering de vaststelling plaats van het totale wensenpakket voor dat bepaalde hoofdproject. Voor deze fase is een periode van 2 weken beschikbaar. Uiteraard moeten voorbereidingen hiertoe reeds in een vroeger stadium beginnen. Benodigde gegevens: - Projectkernbeschrijvingen en eventuele projectplannen. - Middellange termijn visie DBW/RIZA. - Gevraagde produkten door clienten. 2.5 Terugkoppeling wensen van hoofdprojectleider met hoofdafdelingshoofd Stap 5 van het planningsschema Nadat alle wensen in hoofdprojectgroepvergaderingen zijn vastgelegd, wordt door de hoofdprojectleider met het eigen hoofdafdelingshoofd over de wensen overlegd. Hiervoor is 1 week beschikbaar; het verdient aanbeveling om reeds in een vroeg stadium hiertoe afspraken te maken. Dienst Binnenwateren/RIZA 8

2.6 Verwerking van de wensen door BXE Stap 6 van bet planningsschema Nadat de wensen van een hoofdproject zijn afgestemd met de betreffende hoofdafdelingshoofden, dienen de (gecorrigeerde) projectformulieren te worden teruggestuurd naar de afdeling BXE. Deze afdeling verwerkt, na een financiele controle door de afdeling BXF, de in de vorige fase vastgestelde wensen in het MJP/UJP-systeem. Dit houdt in, dat de 'wensen' (zowel de gevraagde personele inzet als de gewenste financiele middelen) per project worden getotaliseerd. 2.7 Verzending financiele en personele wen sen lijst Stap 7 van het planningsschema Na de verwerking van de wensen door de afdeling BXE, bestaat inzicht in de financiele en personele wensen van de projectorganisatie. De aldus ontstane personele en financiele wensenlijst zal worden verzonden aan de betrokken afdelingshoofden, hoofdprojectleiders en de leden van de WSB. Aangezien deze wensen de personele en financiele randvoorwaarden meestal overtreffen, dienen de geformuleerde wensen in de hierna volgende planningsfase te worden bijgesteld. Dienst Binnenwateren/RIZA 9

3. DE PLANNINGSFASE 3.1 Binnen personele randvoorwaarden brengen door afdelingshoofden Stap 8 van bet planningsschema Het binnen randvoorwaarden brengen van de personele capaciteit start na de inventarisatiefase (stap 1 t/m 7 in planningsschema) en dient er voor om de gevraagde personele inzet af te stemmen op de beschikbare inzet. De doorlooptijd van deze activiteit is in verband met de vakantieperiode op 6 weken gesteld, zodat ieder afdelingshoofd in de gelegenheid wordt gesteld om hier commentaar op te leveren en/of de benodigde wijzigingen aan te brengen. Voor deze activiteit zijn de volgende gegevens benodigd: 1. De personele randvoorwaarde voor komende jaren. 2. De prioriteitstelling en het meerjarenplan van DBW/RIZA ten aanzien van projecten en activiteiten in de komende jaren. 3. De gevraagde produkten/diensten die uit de inventarisatiefase naar voren zijn gekomen en eventuele afspraken hierover. ad 1 ad 2 ad 3 De personele randvoorwaarde is niet altijd bekend voor de komende jaren; in dat geval kan worden uitgegaan van de meest recente bekende gegevens. De prioriteitstelling en het meerjarenplan van DBW/RIZA zullen bij de afdelingshoofden bekend moeten zijn om ten aanzien van de afdelingsplanning de juiste prioriteiten te kunnen stellen. Afspraken met externe en interne clienten met betrekking tot gevraagde produkten c.q. diensten dienen bekend te zijn. Te ondernemen acties: - Het afdelingshoofd dient de totale personele inzet in overeenstemming te brengen met de personele randvoorwaarde, rekening houdende met de hierboven genoemde gegevens en (indien bruikbaar) de ervaringscijfers over voorgaande jaren. - De gewijzigde formulieren levert het afdelingshoofd in bij de decentrale planner, die de formulieren met het hoofdafdelingshoofd doorspreekt en daarna bij BXE aanlevert ter verwerking. - De afdelingshoofden van DX en PX en die binnen BX sturen de formulieren rechtstreeks naar BXE. Dienst Binnenwateren/RIZA 10

3.2 Binnen financiele randvoorwaarden brengen door WSB Stap 9 van bet planningsschema Het binnen randvoorwaarden brengen van de financien start na de inventarisatiefase (stap 1 t/m 7 in planningsschema) en dient er voor om de in de projecten gevraagde financien af te stemmen op de beschikbare financien en het beleid van DBW/RIZA. De doorlooptijd van deze activiteit is op 6 weken gesteld en loopt parallel met stap 8 in het planningsschema. Evenals bij stap 8 dienen een aantal gegevens bekend te zijn: 1. De financiele randvoorwaarden voor de komende 5 jaar. 2. De prioriteitstelling en het meerjarenplan van DBW/RIZA ten aanzien van projecten en activiteiten in de komende jaren. 3. De gevraagde produkten/diensten die uit de inventarisatiefase naar voren zijn gekomen en eventuele afspraken hierover. ad 1 ad 2 ad 3 Ten aanzien van de financiele randvoorwaarde wordt uitgegaan van de meest recente meerjarengegevens zoals deze in de MAPPER-tabel zijn weergegeven. De gegevens ten aanzien van prioriteitstelling en het meerjarenplan DBW/RIZA ten aanzien van projecten en activiteiten worden verondersteld bij de WSB bekend te zijn. Afspraken met externe en interne clienten en gevraagde produkten c.q. diensten dienen bekend te zijn, zodat bij de terugkoppeling naar de clienten kan worden aangegeven welke produkten of diensten worden geleverd. Te ondernemen acties: - BXE verstuurt het overzicht met de financiele wensen per (hoofd)project naar de WSB. - De WSB brengt aan de hand van bovenstaande gegevens de hoofdprojecten binnen de financiele randvoorwaarden voor een periode van 2 jaar en geeft deze voor de 3 daaropvolgende jaren globaal aan. De periode van 5 jaar is gekozen in verband met het gebruiken van deze gegevens voor de bijdrage van de dienst aan de functieplannen. Tevens worden de projectgegevens gebruikt voor invulling van het WEB (werkplan en begroting), waarmee in September wordt gestart. - De WSB zorgt ervoor dat BXE tijdig de randvoorwaarden per hoofdproject krijgt ter verwerking. Dienst Binnenwateren/RIZA 11

In het WSB-overleg in week 25 dienen de financiele randvoorwaarden op hoofdprojectnivo te worden toegekend; op deze datum zijn de wensen nog niet bekend. In het WSB-overleg in week 32 dienen per hoofdproject de uiteindelijke (meest recente) randvoorwaarden bekend te worden gemaakt; op deze datum zijn de wensen bekend. Dienst Binnenwateren/RIZA 12

33 Verwerking randvoorwaarden door BXE Stap 10 van het planningsschema De gegevens die de stappen 7 en 8 opleveren worden door BXE verwerkt in het MJP/UJP. De verwerkingsperiode is slechts 1 week en de volgende stap (11) kan pas uitgevoerd worden als alle gegevens zijn geleverd. Het niet tijdig leveren van de gegevens heeft onmiddellijk een vertraging in het verdere planningsproces tot gevolg. Te ondernemen acties: - Verzamelen gegevens van de stappen 7 en 8. - Verwerken gegevens en controle. 3.4 Versturen projectbladen en afdelingsoverzichten Stap 11 van het planningsschema De gewijzigde projectbladen en afdelingsoverzichten worden door BXE naar de hoofdprojectleiders en afdelingshoofden verzonden. Tevens wordt aan de hoofdafdelingshoofden een complete set met afdelingsoverzichten en projectoverzichten door BXE verstrekt. Ook dient een overzicht aan de externe clienten te worden verstrekt van produkten en activiteiten die worden geleverd en welke niet (of slechts ten dele) worden geleverd, om binnen de volgende stap overleg te plegen over de gewenste produkten en de uiteindelijk te leveren produkten. Dienst Binnenwateren/RIZA 13

3.5 Terugkoppeling met klienten, project team overleg en opstellen knelpuntenlijst Stap 12 van bet planningsschema Voor de terugkoppeling is een periode van 4 weken ingepland om met zowel interne als externe clienten te overleggen in hoeverre aan de vraag is voldaan of, indien niet (of slechts ten dele) aan de vraag is voldaan, dit knelpunten oplevert. Naar aanleiding van het overleg met de clienten en overleg binnen het hoofdproject, worden de projectbladen zodanig aangepast dat de personele inzet en financien op elkaar zijn afgestemd en deze binnen de randvoorwaarden blijven. De aangepaste projectbladen worden door de hoofdprojectleider naar BXE verstuurd. De opvolgende stap heeft geen speling daar deze is afgestemd op het hoofdafdelingsoverleg en het DT-vergaderschema, een vertraging van stap 12 houdt een vertraging in van 2 weken voor het totale planningsproces. Benodigde gegevens voor deze activiteit: 1. Afsprakenlijst met clienten ten aanzien van toegezegde produkten/activiteiten. 2. Afwijkingen ten opzichte van het wensenpakket. De knelpuntenlijst, die naar aanleiding van bovenstaande gegevens ontstaat, dient het volgende te bevatten: - Kwantitatieve informatie (welk bedrag komt men tekort, hoeveel personele inzet te weinig en welke geplande produkten/aktiviteiten worden niet geleverd). - Kwalitatieve informatie (welke gevolgen heeft het knelpunt binnen DBW/RIZA of voor externe clienten, dan wel voor het project op zich). - In hoeverre is getracht het knelpunt intern al op te lossen en waarom is dit niet gelukt. - Welke actie moet de staf of het DT ondernemen om het knelpunt op te lossen. Te ondernemen acties: - Verstrekken lijst met produkten en activiteiten aan de clienten. - Overleg met clienten over knelpunten. - Trachten knelpunten intern op te lossen. - Overgebleven knelpunten van hoofdprojectleiders en afdelingshoofden in afdelingsstafoverleg brengen en bespreken. - Aanpassen projectbladen en verzenden naar BXE. - Relevante knelpunten in het DT brengen. Dienst Binnenwateren/RIZA 14

3.6 Behandeling knelpunten staf, DT Stap 13 van het planningsschema Naar aanleiding van het overleg met interne en externe clienten worden de gesignaleerde knelpunten bij de diverse hoofdprojecten in het stafoverleg van de betreffende hoofdafdelingen besproken. Knelpunten die niet binnen de hoofdafdelingen opgelost kunnen worden, zullen in het DT worden gebracht om een besluit te nemen over deze knelpunten en/of welke verdere acties dienen te worden ondernomen om deze op te lossen. Om een snelle besluitvorming in zowel het stafoverleg als het DT te kunnen realiseren, dienen aangeleverde knelpunten en de consequenties hiervan duidelijk te worden omschreven om vertraging te voorkomen. Te ondernemen acties: - Hoofdprojectleiders leveren tijdig knelpunten aan ten behoeve van stafoverleg. - De knelpunten die na het stafoverleg nog overblijven worden door BXE verzameld; BXE zorgt voor aanbieding aan het DT. - Het DT dient duidelijk aan te geven wat er ten aanzien van de knelpunten besloten is, zodat de volgende stappen niet vertragen. Knelpunten die niet door het DT opgelost kunnen worden en waar medewerking van HW voor benodigd is, worden in de contractbesprekingen tussen DBW/RIZA en HW meegenomen. Deze contractbesprekingen zullen aanvangen nadat het 2e concept in het DT is besproken (stap 19), indien nodig. Dienst Binnenwateren/RIZA 15

3.7 Verwerking definitieve randvoorwaarden binnen hoofdproject Stap 14 van bet planningsschema BXE verwerkt de besluiten van het DT in het MJP/UJP. Te ondernemen acties: - Verzamelen gegevens. - Verwerken gegevens in het MJP/UJP. 3.8 Rondsturen projectbladen en afdelingsoverzichten met de definitieve randvoorwaarden door BXE Stap 15 van het planningsschema Te ondernemen actie: - De afdeling BXE verstuurt de projectbladen en afdelingsoverzichten via de decentrale planners naar projectleiders, hoofdprojectleiders, afdelingshoofden en hoofdafdelingshoofden. Dienst Binnenwateren/RIZA 16

4. HET MANAGEMENT CONTRACT 4.1 Opstellen concept BXE Stap 16 van bet planningsschema Het opstellen van het raamwerk le concept managementcontract kan opgestart worden nadat terugkoppeling heeft plaatsgevonden met de clienten. Weliswaar is alle informatie dan nog niet compleet, maar de wijzigingen die nog aangebracht moeten worden, zijn waarschijnlijk marginaal. Na verwerking van de definitieve verdeling (stap 15) heeft BXE een week om een en ander af te ronden. Gezien het aantal te verwachten wijzigingen lijkt dit voldoende. Benodigde gegevens voor le concept contract: 1. Overeenstemming over de 'format' van het contract met DT en HW. 2. Eventuele wijzigingen die uit de terugkoppeling met de clienten (stap 15) voortvloeien (te leveren door decentrale planners aan de hand van knelpuntenlijst) en besluit DT met betrekking tot de knelpunten. Te ondernemen acties: - Overeenstemming bereiken over format contract met DT en HW. - Opstellen raamwerk le concept contract na terugkoppeling met clienten. - Aanvullen c.q. wijzigen raamwerk contract naar aanleiding van behandeling knelpunten in het DT. - In DT brengen van het le concept managementcontract. Dienst Binnenwateren/RIZA 17

4.2 le Concept in DT Stap 17 van bet planningsschema De behandeling van het le concept managementcontract in het DT dient op een zodanige wijze te gebeuren dat er duidelijkheid en overeenstemming is ten aanzien van: - Bij HW te bespreken knelpunten die niet intern opgelost kunnen worden. - Produkten of activiteiten die in het komende jaar niet gerealiseerd kunnen worden in verband met capaciteitsproblemen financieel en/of personeel. - Produkten die in de overplanning moeten worden opgenomen. - Produkten die in het managementcontract zijn genoemd. Indien bovenstaande punten na behandeling van het le concept duidelijk zijn, hoeft er geen 2e concept in het DT behandeld te worden. Te ondernemen acties: - Besluitvorming/goedkeuring door het DT. - Verstrekken gegevens over besluitvorming in het DT aan BXE. 43 Aanpassingen verwerken door BXE Stap 18 van het planningsschema BXE verwerkt de opmerkingen uit het DT in het concept contract. Het bijgewerkte concept contract dient verstuurd te worden aan de HID, hoofdafdelingshoofden, afdelingshoofden, decentrale planners en externe clienten. Dienst Binnenwateren/RIZA 18

4.4 2e Concept in DT Stap 19 van bet planningsschema Indien naar aanleiding van bespreking van het le concept managementcontract (stap 17) volledige duidelijkheid is ontstaan, behoeft deze activiteit niet te worden verricht. 4.5 Onderhandelen met HW Stap 20 van het planningsschema Bij de onderhandeling met HW dienen de volgende aspecten aan de orde te komen: - Knelpunten. - Opgave produkten en activiteiten die niet gerealiseerd kunnen worden. Na het onderhandelen met HW worden de wijzigingen doorgegeven aan BXE, de betrokken hoofdprojectleider, hoofdafdelingshoofden en externe belanghebbenden. Te ondernemen acties: - Concept contract naar HW verzenden met een opgave van knelpunten. - Overleg voeren met HW over contract en de knelpunten. - Wijzigingen van het contract naar aanleiding van afspraken uit het overleg aan BXE doorgeven. Dienst Binnenwateren/RIZA 19

4.6 Aanpassingen verwerken door BXE Stap 21 van het planningsschema De wijzigingen die voortvloeien uit de onderhandelingen met HW worden door BXE in het contract verwerkt. 4.7 Ondertekening Management Contract Stap 22 van het planningsschema Het definitieve contract wordt de DG aangeboden ter ondertekening. Dienst Binnenwateren/RIZA 20

» + 11 11 ll c O cn co! r-t Q> ro It < < -*» -1 CQ < 0) to ~t tu CO a. a. <t> cu CL <t> -i -j ~i n "3 ca CQ z> CO 2 I I 3 00 r» s 8 1 5 I rj *?> 5' D r DT aanpa vcrw w DT t e I 1 I s1 r i < n \ E 3 3 i r l i R t 8 8 s 3 J 5 r s r I s. P ti! f f 1 S ET fli tfj rt n n 5." = 3 Si a P 3 B a < m «f to > H -n O OJ cn O W ASE c (1) IB 3 a g > 4> V T 4-4