gemeente Eindhoven Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling Raadsbijlage nummer 266 Inboeknummer OOU003262 Beslisdatum Bliw 5 december 2000 Dossiernummer 049.206 Raadsbijlage Voorstel tot het verlenen van een bijdrage in de fusiekosten van de Nieuwe Welzijnsorganisatie Eindhoven 1 Inleiding Op 9 oktober 2000 besloot u akkoord te gaan met de definitieve beeindiging van subsidierelaties ten gunste van de nieuw op te richten instelling voor stedelijk en gebiedsgericht welzijn. In dit dossier werd u er op gewezen dat een nota over de reorganisatiekosten separaat zou worden voorgelegd. Het gaat daarbij om noodzakelijk te maken kosten die een efficiente bedrijfsvoering en synergie in de uitvoering mogelijk maken. Inmiddels heeft de Raad van Toezicht de extra kosten, rechtstreeks als gevolg van de fusie, in beeld gebracht. Ook heeft zij dekkingsvoorstellen gedaan. Hierover is ambtelijk en bestuurlijk onderhandeld. 2 Probleemstelling De juridische fusie van de welzijnsinstellingen tot een grote instelling voor stedelijk en gebiedsgericht welzijn zal naar verwachting per 1 januari 2001 een feit zijn. Volgens de planning van de Raad van Toezicht moet vervolgens per 1 juli 2001 het ondernemingsplan afgerond zijn en zal in de tweede helft van 2001 gewerkt worden aan de implementatie van de nieuwe organisatie. De inzet is dat de nieuwe organisatie per 1 januari 2002 operationeel is. Wij hechten er groot belang aan dat dit fusieproces goed verloopt. Sij het van start gaan van de reorganisatie van het welzijnsveld was duidelijk dat ook hierin "de kosten voor de baat" gaan. Eerdere fasen van dit proces zijn door u gefaciliteerd. Ook met de uitvoering van de laatste fase, fase 4, zijn kosten gemoeid. 3 Maatschappelijke effecten en het meetpunt voor succes De reorganisatie van het welzijnsveld moet, zoals al eerder aangegeven, uiteindelijk resulteren in de volgende maatschappelijke effecten: welzijnsproducten en -diensten die dicht bij de burger staan; een betere positionering van het welzijnsveld, zodat zij een belangrijke bijdrage kan leveren aan de sociale kwaliteit van de samenleving; een samenhangend en herkenbaar welzijnsaanbod voor het gehele welzijnsveld waarin productvernieuwing verankerd is; versterking van het relatienetwerk tussen het welzijnsveld en aanpalende maatschappelijke sectoren (politie, onderwijs, gezondheidszorg, sport, cultuur, enz.).
%? w++ Raadsbijlage nummer 266 De instelling geeft daarnaast in het concept fusiedocument aan wat ze met de fusie wil bereiken en welke missie daaraan ten grondslag ligt. Uit dit concept fusiedocument blijkt dat de instelling ambities heeft die zowel in lijn liggen met de eigen missie als met de door de gemeente Eindhoven beoogde effecten van de fusie. De realisering hiervan vergt een investering. Deze investering kan niet uitsluitend door de deelnemende instellingen worden opgebracht. De tot nu toe versterkte middelen zijn nodig gebleken voor de kosten welke in 2000 zijn gemaakt. Met name de keuze voor een kwalitatief hoogwaardig bureau als "bouwarchitect" en als begeleider van de implementatie heeft hogere kosten met zich meegebracht dan voorzien. 4 Wijze van aanpak / oplossingsrichting De Raad van Toezicht heeft een begroting gemaakt van de fusiekosten (zie paragraaf 5). Daarbij is uitgegaan van de opbouw van een organisatie die niet alleen qua structuur, maar ook qua werkwijze aansluit op de eisen die aan een toekomstgerichte en adequaat opererende organisatie gesteld worden. Ook wordt aansluiting gezocht bij de veranderende omgeving van de instelling, waaronder de gemeente Eindhoven, die qua structuur en werkwijze eveneens drastische wijzigingen ondergaat (Stadsdeelkantoren, reorganisatie sector Welzijn). Eigen vermogen. Allereerst is bezien of de nieuwe instelling de fusiekosten kan dekken uit het eigen vermogen, opgebouwd uit de eigen vermogens van de fuserende instellingen. Conform raadsbesluit wordt de instelling in 2001 in staat gesteld een eigen vermogen op te bouwen van maximaal 10s/a. Dit percentage, gekoppeld aan een inzichtelijke en volledige begroting, biedt voldoende ruimte om tegenslagen op te vangen, in te spelen op maatschappelijke ontwikkelingen en niet voorziene activiteiten uit te voeren. Zij omvat niet de voorzieningen waar onmiddellijke en/of duidbare verplichtingen tegenover staan. Gerelateerd aan het subsidiebedrag van f 22.869.548,ÃćâĆňâĂİ betekent dit een noodzakelijk geacht eigen vermogen van f 2.286.955,ÃćâĆňâĂİ. Het onderzoek van Ernst 5 Young laat zien dat per ultimo 1999 de gezamenlijke instellingen over een eigen vermogen beschikten van f 2.382,039,ÃćâĆňâĂİ. Deze bedragen komen nagenoeg overeen. Inmiddels is echter gebleken dat deze vermogenspositie onder neerwaartse druk is komen te staan, waardoor het eigen vermogen van de nieuwe instelling onder de kritische grens raakt. In het lopende jaar, het jaar 2000, moeten met name MWE en SVE interen op het eigen vermogen (met respectievelijk f 225.000,ÃćâĆňâĂİ en f 70.000,ÃćâĆňâĂİ ) als gevolg van een teruglopende inkoop van trajecten vanuit de dienst Werk, Zorg en Inkomen. Daarnaast loopt nog de afwikkeling van garantiestelling bij BWE.
Raadsbijlage nummer 266 Algemeen. Tijdens bestuurlijke en ambtelijke besprekingen met de bouwarchitect is gekeken naar de noodzaak, de hoogte en de onderbouwing van de begrotingsposten. Ook is gesproken over de eigen dekkingsmogelijkheden van de fusiekosten: a de "normaal geachte" eigen inzet en mogelijkheden van instellingen in het eigen fusieproces; b de financiele mogelijkheden binnen de huidige begroting waarin prioritering en inzet van bestaande middelen mogelijk zijn; c de vertaling van financiele meevallers die (naast extra kosten) in een fusieproces voorkomen (bijvoorbeeld tijdelijk onvervulde vacatures e.a.). Ad a In de begroting is onder de punten 1 t/m 4 de inzet van personeel becijferd. Deze inzet wordt door de instelling geleverd. Verder worden vergaderkosten, kantoorkosten en bestuurskosten (punt 5 en 7) door de instelling uit eigen middelen gedekt. Het eigen vermogen van de gezamenlijke instellingen wordt, uitgaande van het eigen vermogen ultimo 1999, ter dekking van de fusiekosten belast met 10s/o. Ad b In 2001 zullen werkzaamheden uitgevoerd worden op basis van ongewijzigd beleid. Dat betekent dat de middelen voor het overgrote deel vastliggen. Wel is prioritering mogelijk in de budgetten voor opleidingen en voor communicatie/pr. Van beide budgetten wordt 50e/a ingezet voor "nieuw beleid". Ad c In 2001 zullen de dan nog te onderscheiden onderdelen van de nieuwe instelling (gelijk aan de huidige 11 instellingen) op basis van bestaand beleid het werk uit moeten voeren. Tegelijkertijd worden de 11 instellingsonderdelen omgevormd tot een nieuwe organisatie met nieuwe structuur en opnieuw benoemd personeel in 2002. Continuiteit van management in 2001 is noodzakelijk. Bij een beperkt aantal instellingen is de directeurfunctie vanwege de ontwikkelingen na vertrek van de zittende directeuren niet structureel ingevuld (BWE, SDW, MWE). Wel dient ook bij deze instellingsonderdelen het management in 2001 goed geregeld te zijn. Dit kost, vanwege het tijdelijke karakter, vaak meer dan bij een regulier ingevulde functie het geval zou zijn. De instelling geeft aan het management van de in 2001 nog bestaande 11 instellingsonderdelen budgettair neutraal te kunnen regelen. Financiele meevallers zijn echter niet te verwachten. Conclusie. Als gevolg van voorspelbaar verlies in 2000 raakt het eigen vermogen van de gezamenlijke instellingen onder de grens van 10e/o van het subsidiebedrag. De door de voorlopige Raad van Toezicht aangegeven dekking vanuit het eigen vermogen van f 200.000,ÃćâĆňâĂİ kan, zoals zij aangeven, niet verder worden opgevoerd. Ook geven zij aan dat ten aanzien van overige dekkingsmogelijkheden vanuit de instellingen het
/CT. Raadsbijlage nummer 266 (0,5 formatieplaats) f 40.000,ÃćâĆňâĂİ f 60.000,ÃćâĆňâĂİ maximaal haalbare bereikt. Dit betekent dat de Raad van Toezicht voor het overige deel een beroep doet op de gemeente Eindhoven. In de eerste conceptbegroting van de fusiekosten werd f 400.000,ÃćâĆňâĂİ opgenomen voor noodzakelijke ICT-voorzieningen. Door de gemeente is toen de vraag gesteld of er niet naar gestreefd moet worden om, in het verlengde van de keuze voor "Eindhoven voorop in technologie" en de wens om qua ICT-voorzieningen "state of the art" neer te zetten en aan te sluiten op de ontwikkelingen binnen de Kenniswijk, kwaliteit als uitgangspunt te nemen. Hiermee krijgt, in de lijn van het beleid "Kenniswijk", de innovatieve dienstverlening aan burgers met behulp van ICT vanuit de Nieuwe Welzijnsorganisatie de aandacht die het verdient. Ook is het welzijnsveld een belangrijke omgevingsfactor voor de gemeentelijke sector Welzijn, die er in haar eigen reorganisatievoorstel vanuit gaat dat het veld qua ICT-voorzieningen congruent is met de gemeente Eindhoven. Alleen dan is het mogelijk een forse stap voorwaarts te zetten bij het efficienter en effectiever inrichten van de bedrijfsvoering van de nieuwe organisatie en van de sector Welzijn van de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling. Daarnaast zal in het onderzoek het doorzicht naar en de samenwerking met aanpalende sectoren als woningbouwcooperaties, politie, jeugdzorg en maatschappelijke opvang ook in ICT termen gemaakt moeten worden. De kosten die gepaard gaan met deze, door de gemeente geentameerde vraag zijn op dit moment niet, zelfs niet bij benadering, aan te geven. Wel moeten we ons realiseren dat het bedrag ten behoeve van ICT fors hoger uit zal komen dan oorspronkelijk begroot. Het is te verwachten dat de nieuwe organisatie die kosten niet alleen zal kunnen dragen. De ambitie om qua ICT de "state of the art" neer te zetten vergt vooronderzoek. In de begroting (zie paragraaf 5) is dan ook een bedrag uitgetrokken om een goed beeld te krijgen van de noodzakelijke ICT-inrichting en ICT-aanpassingen en de kosten daarvan. De Raad van Toezicht wordt verzocht dit onderzoek uit te doen voeren en uiterlijk medio 2001 het resultaat daarvan kenbaar te maken. Deze rapportage zal modulair worden opgebouwd, zodanig dat het mogelijk is hierin keuzes te maken. 5 Financiele gevolgen en risico s De begroting van de fusiekosten is als volgt opgebouwd: Post 1 Administratieve ondersteuning werkgroepen, Raad van Toezicht, bouwarchitect en het verzorgen van mailingen 2 Inzet directie en management voor inhoudelijke ondersteuning Raad van Toezicht en bouwarchitect tot afronding ondernemingsplan (1,0 formatieplaats/halfjaar)
f 15.000,ÃćâĆňâĂİ ) Raadsbijlage nummer 266 f 148.000,ÃćâĆňâĂİ 20.000,ÃćâĆňâĂİ f 40.000.ÃćâĆňâĂİ f 300.000,ÃćâĆňâĂİ f 600.000,ÃćâĆňâĂİ f 120.000,ÃćâĆňâĂİ f 200.000,ÃćâĆňâĂİ f 120.000,ÃćâĆňâĂİ f 580.000,ÃćâĆňâĂİ f 100.000,ÃćâĆňâĂİ f 100.000,ÃćâĆňâĂİ f 3.514.000,ÃćâĆňâĂİ Deelname medewerkers aan werkgroepen en pilots (vijf werkgroepen, vijf personen, elk 10 dagen = 2.000 uur x gemiddeld f 93,-) f 186.000, Overige extra tijdsinvestering medewerkers (200 dagen x 8 uur x gemiddeld f 93,-) Vergaderkosten, kantoorkosten Communicatiekosten (fusiebulletin 5x f 5.000,-) en het inrichten van een interactieve fusie-web site (f 15.000,-) Bestuurskosten (kosten Raad van Toezicht, extra ondersteuning Platform/OR, afscheid oude besturen en representatie) f 100.000, Investering in stadsdeelgericht werken (huisvesting, opleiding/coaching etc.) Extra begeleiding, opleiding, coaching nieuwe werkwijze (600 personen, f 1.000,ÃćâĆňâĂİ per persoon). Daarvoor kan ca. twee dagen een op maat van de nieuwe welzijnsorganisatie gemaakte opleiding worden gevolgd 10 Ontwikkeling managementcapaciteiten voor de nieuwe managementfuncties (clustermanagement, management R&D en facilitair bedrijf en coordinatiefuncties in de clusters (ca. 60 personen, f 5.000,ÃćâĆňâĂİ per persoon) Werving en selectie management (drie a vier functies) 12 Salariskosten algemeen directeur 2001 13 Outplacement (maximaal acht personen, gemiddeld f 300.000, 14 15 16 17 Aanpassing werkplekken ten behoeve van stadsdeelgericht werken, exclusief BTW Bouwarchitect, begeleiding implementatie in afnemende frequentie Overig extern advies (notaris, accountant en ander met name financieel en juridisch advies) Onderzoek naar opzet ICT-infrastructuur en de kosten daarvan Totaal f 500.000, Zoals in paragraaf 4 is aangegeven wordt de dekking van deze kosten voor een deel gevonden in middelen van de fusiepartners zelf, voor een ander deel wordt een beroep gedaan op de gemeente. Wij zijn van mening dat het voor de gemeente van groot belang is dat het fusieproces van de instelling kwalitatief hoogwaardig verloopt. Een bijdrage in de fusiekosten is daarbij van belang.
Raadsbijlage nummer 266 f 434.000,ÃćâĆňâĂİ f 120.000,ÃćâĆňâĂİ f 200.000,ÃćâĆňâĂİ f 140.000,ÃćâĆňâĂİ f 894.000,ÃćâĆňâĂİ f 100.000,ÃćâĆňâĂİ f2. 100.000,ÃćâĆňâĂİ f 2.994.000,ÃćâĆňâĂİ Aangezien de begroting is samengesteld uit indicatieve bedragen zijn wij van mening dat de instelling gebaat is met een budgettoekenning, zodat er ruimte ontstaat om tussen de verschillende posten te schuiven. Post 17, te weten de kosten van onderzoek naar de opzet van de noodzakelijke ICT infrastructuur, willen wij vanwege de belangen, zoals verwoord onder paragraaf 4 ICT, wel expliciet benoemen en hiervoor separaat f 100.000,ÃćâĆňâĂİ toekennen. Wij zijn van mening dat deze budgettoekenning de vorm moet krijgen van een lumpsum. Dit betekent dat wij niet in zijn gegaan op een gedetailleerde bespreking van de verschillende kostenposten. Bij het bepalen van de hoogte van de lump-sum is uitgegaan van een eenmalige betaling per januari 2001. Aangezien de uitgaven verspreid over 2001 en mogelijk 2002 zullen plaatsvinden kan de instelling additioneel beschikken over rente-inkomsten, Daarnaast blijven eventuele meevallers binnen de onderscheiden posten voor de instelling beschikbaar. Dit overwegende, gekoppeld aan het feit dat de begroting als indicatief moet worden beschouwd, zijn wij bereid als lump-sum f 2.000.000,ÃćâĆňâĂİ ter beschikking te stellen. Dekking van deze gemeentelijke bijdrage in de fusiekosten is gezocht in: a begroting van de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling, waarbij gekeken is naar de reguliere begroting en naar incidentele meevallers die voor de dekking van deze kosten kunnen worden ingezet. In de begroting blijken geen middelen gevonden te kunnen worden; b het budget Kenniswijk ten behoeve van de onderzoekskosten ICT. Gezien de relatie van het onderzoek met de expliciete aandacht die de dienstverlening aan de burgers met behulp van ICT vanuit de instelling daarin krijgt kunnen deze onderzoekskosten uit de hiervoor beschikbare middelen betaald worden. Dekki ngsvoorste/ Gezamenlijke Inzet van eigen personeel instellingen Inzet vanuit eigen begroting Uit eigen vermogen Prioritering binnen budgetten opleidingsbeleid en communicatie/pr Subtotaal gezamenlijkeinstellingen Gemeente Uit budget Kenniswijk Eindhoven Uit algemene middelen/saldireserve gemeente Eindhoven f 2.000.000, Subtotaal gemeente Eindhoven Totaal De bijdrage van de gemeente Eindhoven dient beschouwd te worden als eenmalig en maximaal. De fusiekosten dienen binnen de jaarrekening van de Nieuwe Welzijnsinstelling separaat verantwoord te worden.
Raadsbijlage nummer 266 De totale investering van de gemeente Eindhoven in het fusie/reorganisatieproces van het welzijnsveld (naast intensieve bestuurlijke en ambtelijke inzet) bedraagt bij toekenning: Fase 1 f 1.000.000,ÃćâĆňâĂİ (raadsbesluit 10 september 1998) Fase 2 en 3 f 1.075.000,ÃćâĆňâĂİ (raadsbesluit 15 november 1999) Fase 4 f. l 00Q ÃćâĆňâĂİ (nu voorliggend raadsbesluit) Totaa f 4.175.000,ÃćâĆňâĂİ Ten aanzien van ICT is een aanvullend verzoek te verwachten. Voor wat betreft een eventuele reparatie van de kritische eigen-vermogensgrens moet bezien worden of dit aan de orde is zodra een actueel en definitief overzicht voorhanden is. 6 Overige gevolgen van de aanpak De verwachting is dat het welzijnsveld door middel van deze financiele impuls in staat zal zijn een inhaalslag te maken. Deze inhaalslag is noodzakelijk om, met een gezonde bedrijfsvoering als basis, de kwaliteit en omvang van welzijnsproducten aan te laten sluiten op de eisen die de omgeving daaraan stelt. En daarnaast om het mogelijk te maken dat welzijn een eigen en prominente rol speelt in planvorming, programmering en aanbod in de stad en stadsdelen van Eindhoven. Wij stellen u voor aan de toekenning een ontbindende voorwaarde te verbinden: toekenning vindt plaats niet eerder dan wanneer de fusie tussen de 11 betrokken instellingen een juridisch onomkeerbaar feit is. 7 Resultaten van overleg / inspraak Met de bouwarchitect en met de Raad van Toezicht is zowel bestuurlijk als ambtelijk overleg gepleegd. Tijdens deze overleggen zijn realiteit en noodzaak van opgevoerde fusiekosten getoetst en is vanuit de gemeente nadruk gelegd op de noodzaak van een goede ICT-voorziening. Over de uitkomsten van een onderzoek daarnaar wordt u geinformeerd. Na behandeling in de raadscommissie is het bestuurlijk overleg van de gezamenlijke instellingen uitgenodigd voor een overleg met de wethouder. Het bestuurlijk overleg heeft haar zorgen nogmaals uiteengezet. Hen is opnieuw toegelicht dat de ICTvoorziening en het eigen vermogen van de nieuwe instelling een eigen besluitvormingsproces zullen kennen. De instellingen hebben laten weten dat, omdat er nog geen plaatsingsplan van de nieuwe instelling beschikbaar is, de effecten van het sociaal plan niet te overzien zijn en de kosten nu niet in beeld kunnen worden gebracht. De wethouder heeft laten weten dat op enig moment een punt achter de reorganisatie moet worden gezet en dat problemen die daarna ontstaan op hun eigen merites moeten worden beoordeeld. De instellingen konden zich in de toelichting van de wethouder vinden.
Raadsbx lage nummer 266 8 Communicatie Het besluit zal aan de voorlopige Raad van Toezicht van de Nieuwe Welzijnsorganisatie schriftelijk worden medegedeeld. 9 Advisering raadscommissie(s) De commissie voor maatschappelijke ontwikkeling hebben wij over dit voorstel gehoord. Haar advies ligt voor u ter inzage. De meerderheid in de commissie stemt in met het voorstel. Een minderheid behoudt haar stem voor tot de raadsbehandeling. Een andere minderheid gaat niet akkoord met het voorstel. Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven, N. van der Spek, loco-burgemeester. C. Tetteroo, secretaris.
Raadsbij lage nummer 266 Besluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 5 december 2000, nr. 266; gelet op het advies van de commissie voor maatschappelijke opvang; besluit: 1 in te stemmen met een gemeentelijke bijdrage in de fusiekosten fase 4 van de Nieuwe Welzijnsorganisatie Eindhoven; 2 a in te stemmen met de facilitering van deze fusiekosten voor additioneel en eenmalig bedrag van f 2.100.000,ÃćâĆňâĂİ ; b hieraan de voorwaarde te verbinden dat de fusie tussen de 11 betrokken instellingen een juridisch onomkeerbaar feit is; 3 de dekking van de additioneel benodigde middelen ad 2 te realiseren uit: a de stelpost Kenniswijk/Stedelijk Ontwikkelingsprogramma voor de post ICTonderzoek voor een bedrag van f 100.000,ÃćâĆňâĂİ ; b de saldireserve voor een bedrag van f 2.000.000,ÃćâĆňâĂİ ; c begrotingswijziging dienovereenkomstig vast te stellen; 4 de Raad van Toezicht van de Nieuwe Welzijnsorganisatie Eindhoven op te dragen een onderzoek uit te doen voeren naar de noodzakelijke ICT voorziening van de nieuwe instelling en een daaruit voortvloeiend modulair opgebouwd subsidieverzoek uiterlijk medio 2001 in te dienen; 5 de Raad van Toezicht van de Nieuwe Welzijnsorganisatie Eindhoven daarnaast op te dragen de fusiekosten binnen de jaarrekening apart te verantwoorden. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 18 december 2000. R.W. Welschen, voorzitter. C. Tetteroo, secretaris. wz00019278