BESTUURSOPDRACHT bestuursopdracht Extramurale begeleiding **
Datum MT & evt. College & Raad: 28 november 2011 Besluit MT & evt. College & Raad: 1. In te stemmen met de voorliggende bestuursopdracht 2. Inte stemmen met de voorgestelde aanpak en uitvoering Besluit MT & evt. College & Raad: Paraaf gemeentesecretaris: 2
Inhoudsopgave 1 Managementsamenvatting... 4 2 Projectonderwerp... 4 2.1 Situatieschets, aannames... 4 2.2 Probleemstelling... 5 2.3 Consequenties bij niet uitvoeren project... 5 2.4 Doel van het project... 5 2.5 Bestuurlijke uitgangspunten... 7 2.6 Projectverantwoordelijkheden... 7 2.7 Projectresultaat... 7 2.8 Afbakening... 7 3 Fasering... 7 4 Beheersaspecten... 8 4.1 Geld... 8 4.2 Organisatie... 9 4.3 Kwaliteit... 9 4.4 Informatie... 9 4.5 Tijd... 9 Distributielijst Naam Functie Wijzigingshistorie Auteur Datum Versie Status Omschrijving Projectinformatie Naam opdrachtgever Barend Deetman Naam projectleider Olaf van Strien Projectnaam Decentralisatie Extramurale begeleiding Projectcode Functie Afdelingsmanager Beleid en Strategie Functie Beleidsmedewerker Wmo Telefoonnummer Telefoonnummer 3
1 Managementsamenvatting ] Projectresultaat: Het bieden van compensatie aan inwoners van onze gemeente die niet zelf de regie aan hun persoonlijke leven kunnen geven. Planning Januari 2012 wil het projectteam college en MT de eerste inhoudelijke voorstellen voorleggen; Voor 1 mei 2012 bestuurlijk vaststellen van de visie op Extramurale Begeleiding; Tot 15 juli 2012 door B&W vastgestelde conceptverordening, vrijgegeven bestek en aangenomen voorstel voor inrichting uitvoeringsorganisatie. Beheersaspecten: Deze taak dient uitgevoerd te worden binnen de rijksbudgetten. Het financiële kader is leidend voor de te maken beleidskeuzes. Het gaat om een openeindregeling, dus de financiële risico s zijn groot. 2 Projectonderwerp 2.1 Situatieschets, aannames De functie extramurale begeleiding wordt overgeheveld van de AWBZ naar de Wmo. Vanaf 2013 worden gemeenten verantwoordelijk voor nieuwe aanvragers en aflopende indicaties, vanaf 2014 geldt dit voor alle cliënten die extramurale begeleiding uit de AWBZ ontvangen. In de voorlopige wettekst staat verwoord dat: - De burger moet worden ondersteund zodat hij dagelijkse levensverrichtingen kan uitvoeren en het persoonlijk leven kan structureren en daarover regie kan voeren. De groep burgers die momenteel van deze functie gebruik maakt is zeer divers: - Somatische aandoening/ziekte; - Psychogeriatrische aandoening/ziekte; - Psychiatrische aandoening/ziekte; - Lichamelijke handicap; - Verstandelijke handicap; - Zintuiglijke handicap. Ook het ondersteuningsaanbod dat zij ontvangen is buitengewoon divers, waarbij ambulante begeleiding bij het regie voeren op het eigen huishouden en bezoeken van dagbestedingsactiviteiten de belangrijkste pijlers zijn. Het over te hevelen bedrag voor de decentralisatie van de AWBZ staat nog niet vast. Het bedrag wordt bepaald aan de hand van de in het verleden gerealiseerde uitgaven. Op het totale geïndexeerde budget dat wordt overgeheveld, wordt een decentralisatiekorting toegepast van 5%. Het verdelen van de gelden gebeurt via een objectief verdeelmodel. Dit 4
brengt voor de gemeente Coevorden een risico met zich mee, omdat wij vaak een nadeelgemeente zijn. Landelijk gaat het op dit moment om een budget van circa 3 miljard. Naar schatting gaat het straks in de gemeente Coevorden om een budget van ruim 7 miljoen per jaar. Het is daarmee zowel in complexiteit als in kosten omvangrijker dan het bestaande Wmo-budget. Ter voorbereiding op deze decentralisatie is gemeente Coevorden proactieve en interactieve afstemming met zorgaanbieders en gebruikers gestart. Ook tijdens de uitvoering van dit project zal met deze organisaties worden samengewerkt. De gemeenten ontvangen 80 miljoen invoeringskosten, mits zij kunnen aantonen dit bedrag daadwerkelijk nodig te hebben. Het ligt voor de hand dat de gemeenten dat geld ontvangen verdeeld over 2012 en 2013. Naar schatting gaat het in de gemeente Coevorden om een bedrag van 180.000,-. Op basis van de septembercirculaire 2011 verwachten we in 2012 een bedrag van naar schatting 105.000,-. Naast deze decentralisatie zullen gemeenten de komende jaren veel verschillende kleinere en grotere taken op de terreinen van Zorg, Werk en Inkomen, Jeugd gaan uitvoeren. De Wet werken naar vermogen en wet op de Jeugdzorg zijn hierbij de belangrijkste voorbeelden. We verwachten dat er een relatief kleine doelgroep zal zijn die een groot beslag zal doen op deze regelingen. Voor deze doelgroep is van belang dat er regie plaats vindt op het niveau van het huishouden. Dat betekent dat zowel in de uitvoering als in de beleidsvoorbereiding afstemming plaats zal moeten vinden tussen verschillende teams van onze gemeente. 2.2 Probleemstelling We zijn als gemeente straks verantwoordelijk voor de uitvoering van extramurale begeleiding. We moeten ons als organisatie voorbereiden op deze taak. Hoe willen we de ondersteuning vorm geven, welke cliënten bieden we ondersteuning, hoe gaan we de ondersteuning financieren en op welke wijze richten we onze organisatie in voor deze nieuwe taak? Op deze vragen moeten in de komende maanden een antwoord geformuleerd worden. 2.3 Consequenties bij niet uitvoeren project Indien we dit project niet uitvoeren dan zijn we als gemeente niet voorbereid op deze nieuwe taak en kunnen we niet aan onze compensatieplicht voldoen. 2.4 Doel van het project Doel van dit project is: De decentralisatie van de functie Extramurale Begeleiding voor te bereiden. De voorbereiding op de decentralisatie kent zowel bestuurlijke als (in de meeste brede zin) organisatorische aspecten. Hierbij zullen de bestuurlijke keuzes vaak leidend zijn voor de organisatorische oplossingen. Bestuurlijke aspecten In het visiedocument Behoedzaam doorwerken is reeds aangegeven dat gemeente Coevorden specifieke zorg wil bieden aan kwetsbare groepen. Dit kader zal in de nieuwe Wmo-nota verder gespecificeerd worden. In hoeverre het mogelijk zal zijn om dan al specifieke kaders voor beleid op te stellen is ook afhankelijk van de snelheid waarmee op landelijk niveau beleid wordt ontwikkeld. Dit maakt dat we mogelijk een aparte beleidsnota rond de decentralisatie op moeten stellen. We moeten in ieder geval een verordening en beleidsregels opstellen. 5
In deze documenten zullen we een aantal beleidsdoelen formuleren: De zorg voor kwetsbare burgers dient ook na de decentralisatie geborgd te zijn. De afgelopen jaren zijn verschillende onderdelen van de AWBZ geschrapt en overgeheveld naar de Wmo. Dit betrof over het algemeen burgers met een lichte beperking. Nu vallen ook burgers met een matige of forse beperking onder de compensatieplicht van de Wmo. Het betreft dus vaak burgers in een kwetsbare positie. De administratieve lasten moeten omlaag Van burgers en zorgaanbieders krijgen we signalen dat de administratieve lasten rondom de AWBZ bijzonder fors zijn. Een van de doelen van het project is het verlichten van deze lasten. Dat zou bijvoorbeeld kunnen door bepaalde voorzieningen vrij toegankelijk te maken, zoals dat nu ook bij het algemeen maatschappelijk werk gebruikelijk is. Vanzelfsprekend zijn beheersbaarheid van kosten en efficiënte inzet van middelen hierbij voorwaarden. Gemeente Coevorden moet actief regie gaan voeren bij complexe hulpvragen Na afronding van de drie grote decentralisaties, zullen de beleidsterreinen inhoudelijk en qua casuïstiek overlappen. We verwachten dat een relatief kleine doelgroep een groot beslag zal doen op deze regelingen. Voor deze doelgroep is van belang dat er regie plaats vindt op het niveau van het huishouden. Dat betekent dat verschillende teams zullen moeten afstemmen. Vanuit de verschillende beleidsterreinen kan er een tegenstrijdig belang ontstaan. Een jobcoach ziet een alleenstaande moeder het liefst snel re-integreren, terwijl een CJGconsulent aan de slag wil met haar opvoedingsproblemen. De nieuwe functie moet binnen het rijksbudget worden uitgevoerd Zoals eerder gezegd staat het beschikbare rijksbudget nog niet vast. Zodra dit wel bekend is, zal dit leidend zijn voor de keuzes die worden voorgelegd voor wat betreft de formatie, voorzieningenaanbod, et cetera. Ook de nieuwe taken worden gekanteld uitgevoerd De AWBZ is een typische zorgwet waarbij de zwaarte van de aandoening van een burger bepaalt waar hij recht op heeft. In de Wmo werkt gemeente Coevorden gekanteld, wat betekent dat we ook kijken naar de zelfredzaamheid van de burger en alleen dat compenseren wat de burger echt mist. Ook bij het uitvoeren van de nieuwe taak zal deze houding leidend zijn. Toekomstige (algemene en individuele) voorzieningen moeten een impuls betekenen voor leefbaarheid en participatie Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan versterking van de huidige samenwerking tussen de Bentheimer en zorgaanbieders. Bij een locatie voor dagactivering is het goed denkbaar dat naast de benodigde beroepskrachten ook door iemand met afstand tot de arbeidsmarkt werkervaring wordt opgedaan. Dat is beter voor de cliënten, een mooi selectieproces voor werkgevers en goed voor de participatie van de betrokkene. Organisatorische aspecten De nieuwe taak zal zonder meer consequenties hebben voor de inrichting van de uitvoeringsorganisatie (team, formatie, takenpakket, kaders). In eerste instantie lijken twee oplossingrichtingen het meest kansrijk 1. Toevoegen takenpakket aan team MO 2. Opnieuw definiëren uitvoeringsteam 6
2.5 Bestuurlijke uitgangspunten Visiedocument Behoedzaam doorwerken Notitie De Kanteling in Coevorden; Wmo-nota begin 2012 vast te stellen. 2.6 Projectverantwoordelijkheden Bestuurlijke verantwoordelijkheden Bestuurlijk verantwoordelijk is wethouder mevrouw T. Pot-Eland. Ambtelijke verantwoordelijkheden Ambtelijks verantwoordelijk is de afdelingsmanager Beleid en Strategie, Barend Deetman. Bevoegdheden Ambtelijk is Barend Deetman eindverantwoordelijk voor dit project als opdrachtgever. Olaf van Strien is als projectleider verantwoordelijk voor de uitvoering van het project. Alle documenten worden besproken in het gezamenlijke (PS en B&S) Wso van wethouder Pot. 2.7 Projectresultaat In ieder geval een vastgestelde verordening en beleidsregels. Mogelijk een aparte beleidsnota. 2.8 Afbakening Zoals al eerder is benoemd in deze bestuursopdracht vinden er in de komende jaren veel decentralisaties plaats. De gemeente wordt vrijwel op alle terreinen verantwoordelijk voor de participatie van onze inwoners. Deze bestuuropdracht heeft alleen betrekking op de overheveling van extramurale begeleiding in 2013 en 2014. We willen er echter voor zorgen dat er een goede afstemming plaatsvindt met de andere beleidsterreinen zoals jeugdzorg en de wet werken naar vermogen. 3 Fasering De definitiefase van het project eindigt na vaststelling van deze bestuursopdracht. In de ontwerpfase werkt het projectteam het plan verder uit. In januari 2012 wil het projectteam college en MT eerste inhoudelijke voorstellen doen betreffende de te maken keuzes (beleiduitgangspunten, regiefunctie vormgeven, indicatieproces, aanbestedingsmogelijkheden). Verwacht kan worden dat op dit moment de beschikbare budgetten en daarmee de mogelijkheden voor formatie nog niet bekend zijn. De planning wordt uitgewerkt, waarbij alle stappen tot 1 januari 2013 op taakniveau, verantwoordelijke en deadline worden benoemd. In het eerste deel van de voorbereidingsfase staat met name het bestuurlijk vaststellen van de visie op Extramurale Begeleiding centraal. Dit zal voor 1 mei plaats moeten vinden. Tijdens deze fase worden eveneens voorbereidingen getroffen voor: Opstellen verordening; Opstellen bestek/subsidievoorwaarden; Voorstel voor inrichting uitvoeringsorganisatie. 7
Deze punten kunnen waarschijnlijk pas in mei verder worden uitgewerkt en daarna vastgesteld, omdat dan pas de visie is vastgesteld en de beschikbare budgetten in de meicirculaire bekend zijn gemaakt. De voorbereidingsfase eindigt op 15 juli 2012 met een door B&W vastgestelde conceptverordening, vrijgegeven bestek en aangenomen voorstel voor inrichting uitvoeringsorganisatie. In de realisatiefase komen de volgende aspecten aan de orde: Contractvorming op basis van aanbesteding; Opstellen van beleidsregels; Inrichting van de uitvoeringsorganisatie (team, formatie, takenpakket, kaders); Maken van planning voor scholing dan wel aanstellen van nieuw personeel; Communicatie naar bevolking in algemene zin; Planning en begeleiding van overdracht bestaande cliënten. 4 Beheersaspecten 4.1 Geld De voorbereiding en de uitvoering van de decentralisatie zal een enorm beslag op onze organisatie hebben. Vanuit het rijk ontvangt gemeente Coevorden voor 2012 ca 105.000 aan geoormerkte invoeringskosten. In 2013 zal dat ca 70.000 zijn. Deze invoeringskosten zijn in principe leidend voor de inzet en eventueel inhuur van personeel Het voorstel om deze vergoeding in eerste instantie vooral te gebruiken om eigen personeel vrij te maken om de decentralisatie te verzorgen. De verwachting is dat het beschikbare budget onvoldoende is om een externe kracht in te huren. Mocht door de complexiteit van het vraagstuk de inhuur van een externe kracht noodzakelijk blijken, kan hierin een andere afweging worden gemaakt. Olaf van Strien en Eveline Kampman zullen met name een projectleidende en regievoerende rol hebben binnen het project. Waar mogelijk zullen deeltaken binnen dit project elders in de organisatie belegd worden. Toch zal dat betekenen dat er druk ontstaat op hun huidige takenpakket. Hierbij zal gelden dat minder complexe delen van hun takenpakket zullen worden belegd bij collega s of tijdelijke inhuur. Het invoeringsbudget biedt hiervoor de financiële ruimte. De taken van de afdeling en Strategie bestaan uit: Uitwerken van een visie op extramurale begeleiding; Verwerken van visie in beleidsdocument; Meenemen en informeren van inspraakorganen en gemeenteraad; Voorleggen van keuzes aan MT, college en gemeenteraad. Het hiervoor beschikbare budget in 2012 bedraagt 45.000,-. Hierbij ligt het zwaartepunt van de inzet in de eerste helft van 2012 De taken van de afdeling Publieksservice bestaan uit het in samenspraak met de projectleider: Uitwerken van visie in contractafspraken van aanbieders; Eventueel vormgeven van een (Europese) aanbesteding; Uitwerken van visie en afspraken in verordening en beleidsregels; Uitwerken van de consequenties van de inrichting van de uitvoeringsorganisatie (team, formatie, takenpakket, kaders); 8
Maken van planning voor scholing dan wel aanstellen van personeel; Planning en begeleiding van overdracht cliënten. Het hiervoor beschikbare budget in 2012 bedraagt 60.000,-. Daarnaast zal er gedurende het proces behoefte bestaan aan ondersteuning vanuit Planning en Kwaliteit, het team communicatie, P&O en ICT. Vanzelfsprekend zal het ook zijn beslag hebben op management, teamleiders en medewerkers in de uitvoeringsorganisatie. Zodra duidelijk is dat dit beslag de reguliere bedrijfsvoering te boven gaat (bv een scholingstraject), zal er vanuit het kernteam hierover een voorstel met financiële onderbouwing worden gedaan aan het MT en/of stuurgroep. 4.2 Organisatie Structuur/ Schema projectorganisatie De voortgang van het proces wordt besproken in het gezamenlijke Wso van wethouder Pot en de managers PS en B&S. Kernteam Extramurale begeleiding De beleidsmedewerker Wmo van team Samenleving en kwaliteitsmedewerker van het team Maatschappelijke Ondersteuning vormen het kernteam dat de projectleiding van deze decentralisatie verzorgt. Olaf van Strien en Eveline Kampman zijn nu al nauw betrokken bij de verschillende projecten op het terrein van de Wmo. Olaf van Strien zal in formele zin de projectleider zijn. Voor een volgende fase is het mogelijk noodzakelijk een projectgroep op te zetten. Daarover zullen de betrokken geïnformeerd worden. 4.3 Kwaliteit Het project moet de gemeente klaar maken voor de uitvoering van extramurale begeleiding. Het kernteam bereidt bestuurlijke keuzes voor en maakt een doorvertaling naar de verschillende aspecten die relevant zijn voor de uitvoering: inrichting van de organisatie, aangaan contracten, informeren burgers, sturen op budgetten, et cetera. Het kernteam zal er voor zorgen dat verantwoordelijke beslissers tijdig, volledig en op een transparante wijze de mogelijke besluiten voorgelegd krijgen. 4.4 Informatie De Raad krijgt deze bestuursopdracht ter informatie aangeboden. Op 15 november 2011 is een informatiebijeenkomst waar de raad zal worden bijgepraat over de ontwikkelingen op het Wmo-domein (beleidsnota, Extramurale Begeleiding en doorontwikkeling Kanteling). 4.5 Tijd Tijdsplanning project: Januari 2012 Oriëntatie op: beleiduitgangspunten, regiefunctie vormgeven, indicatieproces, aanbestedingsmogelijkheden. Vaststellen: planning op taakniveau, verantwoordelijke en deadline Uiterlijk 1 mei 2012 Oriëntatie op: verordening, bestek/subsidievoorwaarden, inrichting uitvoeringsorganisatie Vaststellen: visie op Extramurale Begeleiding. Uiterlijk 15 juli 2012 9
Vaststellen: conceptverordening, bestek en voorstel voor inrichting uitvoeringsorganisatie. Uiterlijk 1 november: Contractvorming op basis van aanbesteding; Opstellen van beleidsregels; Inrichting van de uitvoeringsorganisatie (team, formatie, takenpakket, kaders); Maken van planning voor scholing dan wel aanstellen van nieuw personeel; Communicatie naar bevolking in algemene zin; Planning en begeleiding van overdracht bestaande cliënten. Voor akkoord Naam opdrachtgever: Naam projectleider: Naam opsteller: Plaats/Datum Plaats/Datum Plaats/Datum 10