BELEIDSPLAN Groningen Atletiek 2014-2018 Bestuur Groningen Atletiek Pagina 1 12-5-2016
Inleiding. Het beleidsplan Groningen Atletiek 2014 2018. Groningen Atletiek probeert financieel gezond te blijven. De doelstelling zoals aangegeven door de gemeente Groningen om de kosten voor 1 jaar als reserve te hebben is nog niet gerealiseerd. Wel hebben wij in de laatste jaren een goede buffer opgebouwd. Ook willen wij als moderne vereniging vooral de atletieksport bevorderen, maar ook kijken hoe wij onze maatschappelijke betrokkenheid inhoud kunnen geven. Van essentieel belang is dat wij voldoende beschikking hebben over het atletiekcentrum zodat wij onze activiteiten ook daadwerkelijk kunnen uitvoeren. Daarbij zijn wij mede verantwoordelijk voor een efficiënt en zorgvuldig gebruik van dit centrum. Dat houdt in dat wij ook op energie gebied onze bijdrage kunnen leveren. Ook willen wij dat dit centrum goed onderhouden blijft en wij een financiële bijdrage leveren om dit ook te realiseren. Het is voor elke organisatie noodzakelijk, om een plan voor de wat langere termijn vast te stellen, op basis waarvan bestuur en ledenvergadering besluiten kunnen nemen over de te volgen route. Alvorens met het beleidsplan aan de slag te gaan heeft het bestuur een korte sterktezwakte analyse gemaakt. Deze is terug te vinden in bijlage 1. Deze SWOT-analyse heeft mede richting gegeven aan de inhoud van het beleidsplan. Dit beleidsplan bestaat uit twee onderdelen: - de grote lijnen naar 2014-2018: de lange termijn visie - doelstellingen per onderdeel In het beleidsplan komt de ambitie van (het bestuur van) Groningen Atletiek naar voren. 1. Lange termijn visie. 1.1. Algemeen bestuurlijk. Maximaal decentraliseren van verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Dit betekent dat commissies zowel organisatorisch als financieel een eigen verantwoordelijkheid hebben. Het bestuur is daardoor in staat om zich bezig te houden met de grote lijnen en de toekomst van Groningen Atletiek en hoeft zich dan in mindere mate bezig te houden met operationele zaken. Zie bijlage voor overzicht commissies. Er is een duidelijk beeld van datgene wat de vereniging te bieden heeft voor elke doelgroep. Dit moet kwalitatief goed zijn en geborgd zijn, zodat de leden weten wat ze kunnen verwachten voor hun contributie. Vormgeven van een optimaal functionerende interne communicatie zodat bestuur, commissies en leden weten wat er binnen de vereniging gebeurt. Vormgeven van een optimaal functionerende externe communicatie zodat externe partijen, sponsoren en andere belanghebbenden weten wat er bij de vereniging gebeurt. Vrijwilligersbeleid formuleren om genoeg mankracht te kunnen mobiliseren bij zowel terugkerende als eenmalige gelegenheden. Bestuur Groningen Atletiek Pagina 2 12-5-2016
Beleid rond clubgebouw en kantine formuleren zodat de regels en verantwoordelijkheden bij alle belanghebbenden duidelijk zijn. 1.2. Financieel. Alle structurele kosten dienen te worden gedekt door de inkomsten uit contributies en andere structurele inkomsten. Structurele kosten zijn bijvoorbeeld baanhuur, afdracht aan de Atletiekunie en het clubhuis. Ontwikkelen van een sponsorbeleid zodat dit bij alle partijen duidelijk is en niet op ad hoc basis geregeld hoeft te worden. Daarnaast doet Groningen Atletiek alles om de belangen van de verschillende sponsoren te behartigen. Niet-structurele activiteiten dienen tenminste kostendekkend te zijn. Dit kan beperkingen opleveren in het organiseren van nieuwe activiteiten. Optioneel kan gewerkt worden met opstartkosten, maar dan moet een termijn worden afgesproken dat iets wel kostendekkend moet zijn. Ontwikkelingen die in de toekomst verwacht worden, moeten financieel gepland worden. Daarnaast moet gestreefd worden naar het opbouwen van reserves voor nietstructurele activiteiten of vernieuwingen. Dit doen we door het ontwikkelen van een meerjarenbegroting, zodat dit ook voor de leden en commissies duidelijk is. Zoeken naar alternatieve bronnen van inkomsten zodat de vereniging minder afhankelijk wordt van contributie-inkomsten. 1.3. Baanatletiek. Brede instroom van jongeren, daardoor meer kans op toptalent en meer blijvers. Dit doen we door ontwikkelingen bij de jeugd goed in de gaten te houden en daarop in te spelen met ons aanbod. Zorgen voor een goede balans tussen brede ontwikkeling van de jeugd en specialisatiemogelijkheden van jeugdig talent. Dit kan mede door centrale trainingen voor alle jeugdleden en door gespecialiseerde trainingen, gegeven door gekwalificeerde trainers, voor talentvolle en gemotiveerde jeugd. Hiervoor hebben wij een speciale stichting De Stichting Topsport in het leven geroepen om dit te realiseren. Bestuur Groningen Atletiek Pagina 3 12-5-2016
Groningen Atletiek wil op alle gebieden van de baanatletiek de mogelijkheid bieden aan atleten dit op hoog niveau te kunnen ontwikkelen. Hierdoor zal de vereniging meer aantrekkingskracht hebben op atleten. Dit kan mede door onze leden gekwalificeerde trainers aan te bieden. Ook de groepen dienen niet groter te zijn dan 25 leden per groep. Ook het materiaal dient op ruime wijze aanwezig te zijn en ook hier geldt dat er ruimte moet zijn voor nieuwe ontwikkelingen welke mede aangegeven worden door de Atletiek Unie. Door de hele vereniging moet het besef ontstaan dat de competities werkelijk belangrijk zijn in verband met de uitstraling naar buiten/derden. Om ook de maatschappelijke betrokkenheid te vergroten is er de doelstelling om minstens 1 x per jaar een evenement te organiseren voor de mensen die wonen in de nabijheid van het atletiekcentrum. Ook doen wij mee aan jeugdprojecten. Verder willen wij kijken hoe wij de atletieksport in de wijk kunnen bevorderen. 1.4. Loopsport (baan, cross en weg). Een duidelijk beeld hebben, houden en geven van de structuur van de wegatletiek bij Groningen Atletiek en hierbij vernieuwend zijn. Uitbreiden van de activiteiten voor loopsporters buiten de trainingen om leden meer te betrekken bij de vereniging. Doorontwikkelen van de organisatie van wegwedstrijden en clinics in samenwerking met SAG en/of andere verenigingen/stichtingen. Het opzetten van een loopcircuit voor wedstrijd-, recreatief- en scholierengroepen binnen de stedelijke regio om deze groepen beter te kunnen bedienen en de verschillende wedstrijden laagdrempelig te houden voor deze groepen. Hierbij willen we aansluiten bij de maatschappelijke en politieke aandacht voor sport en bewegen. Aandacht blijven besteden aan clinics, daarbij maximaal inspelend op de behoefte in de lopers-markt. Wij zoeken helderheid naar waar alle loopvarianten onder vallen: baan of weg. Zorgen dat de wegatletiekwedstrijden toegankelijk blijven voor de breedtesport naast de topsport. Dit onder andere in samenwerking met de Stichting Atletiekevenementen Groningen. Ook dienen wij er voor zorg te dragen dat wij nieuwe wegen gaan bewandelen door nieuwe trainingsmethodes te ontwikkelen. Ook dienst ons trainerskorps hiervoor geschoold te zijn. Dat betekend cursussen aanbieden. Bestuur Groningen Atletiek Pagina 4 12-5-2016
1.5. Vernieuwing. We willen nieuwe ontwikkelingen in de atletiek omzetten in beleid. Dit willen we onderzoeken, initiëren en daarna overdragen aan de reguliere organisatie binnen Groningen Atletiek. 1.6. Topatletiek. In de voorliggende jaren is er een stichting in het leven geroepen om de topatletiek, zowel bij de baan- als de wegatletiek, waar nodig te ondersteunen. De komende jaren zal dit verder via deze stichting vorm moeten krijgen. Het verder ontwikkelen van een topsportstructuur in samenwerking met baan- en wegatletiek. Beleid ontwikkelen t.a.v. opleidingen en bijscholing voor trainers, juryleden, vrijwilligers, stagiaires etc. om helderheid te scheppen en dit niet op ad hoc basis te hoeven regelen. Dit geldt voor loopsport en baanatletiek. 2. Doelstellingen per onderdeel 2.1. Algemeen bestuurlijk. Om te komen tot meer decentralisatie van verantwoordelijkheden en bevoegdheden zal het in 2011 opgestelde besturingsmodel verder ontwikkeld en bijgehouden moeten worden. Daarin zijn tenminste opgenomen: - Opdracht aan commissies - Bevoegdheden commissies - Verantwoordelijkheden commissies - Communicatie en rapportage aan het bestuur - Begrotingscyclus - Kwalitatief en kwantitatief goede bezetting commissies Met betrekking tot alle interne communicatie van de vereniging: - De communicatiecommissie welke verantwoordelijk is voor het internet gebeuren zal zorg dragen voor een zo optimaal mogelijke informatievoorziening naar leden en niet leden. - Informatieve bijeenkomsten voor ouders van jeugdige leden - Verbetering communicatie bestuur naar leden - Ontwikkelen van structuur in de informatievoorziening richting website en nieuwsbrief - Ontwikkeling van een code voor wel en niet plaatsen van informatie in op onze website Bestuur Groningen Atletiek Pagina 5 12-5-2016
- Bij belangrijke clubevenementen zal een verslag geplaatst worden op onze website - Meer bezoekers op de website krijgen, het actueel houden van de website Met betrekking tot de externe communicatie: - Opbouwen van een structurele relatie met de pers - Een standaardwerkwijze ontwikkelen voor het aankondigen van activiteiten en (bijzondere) prestaties richting pers - Jaarlijks overleg met wethouder sportzaken, overleg met de dienst OCSW - Informatiebrochure c.q. website up-to-date houden - Presentatie van Groningen Atletiek tijdens evenementen. Met betrekking tot het vrijwilligersbeleid: - Het opstellen van functiebeschrijvingen voor alle structurele taken en waar mogelijk en wenselijk de niet structurele taken - Het leuk maken om vrijwilliger te zijn bij de vereniging, een persoonlijke benadering. - Het organiseren van tenminste één bijeenkomst voor vrijwilligers - Het inventariseren en in een database vastleggen van alle gewenste structurele functies en waar mogelijk en wenselijk de niet structurele functies - Het inventariseren en in een database vastleggen van het beschikbare potentieel. - Beleid formuleren Met betrekking tot clubgebouw en kantine: - Invullen van het sociaal hygiënisch beleid, waaronder met name hygiëne, (brand)veiligheid, verantwoord alcohol gebruik, geen alcohol voor de jeugd onder de 18 jaar. Gediplomeerd barpersoneel. - Kantine meer gebruiken als bindende factor in de vereniging - Indien mogelijk doen van aanpassingen in het clubgebouw voor leden,bezoekers met een handicap. Het beheren en beheersen van de geldstromen van de kantine volgens met de penningmeester afgesproken richtlijnen en rapportages. - Beleid formuleren 2.2. Financieel. Onderzocht zal worden wat de consequenties zijn van het uitgangspunt dat de structurele kosten moeten worden gedekt uit de contributie-inkomsten of andere structurele inkomsten. Met ingang van het begrotingsjaar 2007 is een meerjarenbegroting opgesteld. Deze moet verder uitgebreid en uitgewerkt worden. Alle toekomstige ontwikkelingen zullen zoveel mogelijk financieel gepland worden. De financiële afspraken met Vitalis en de Triatlonvereniging zullen aangepast moeten worden waar nodig. Bestuur Groningen Atletiek Pagina 6 12-5-2016
2.3. Baanatletiek. Ouders zijn geïnteresseerd in trainersopleidingen en jurycursussen, vooral ten behoeve van jeugdatletiek. Hier moeten we meer gebruik van gaan maken, door deze groep actief te gaan benaderen. Op termijn dient Groningen Atletiek te beschikken over een kwalitatief uitstekende Medische Commissie, voor zowel de breedte- als de topsport Ontwikkelen van een Jeugdbeleidsplan: - zorgdragen voor deskundige (gediplomeerde) trainers - bijhouden en ontwikkelen van nieuwe trainingsmethodes - aantrekkelijke trainingen verzorgen - ontwikkelen van bijpassende activiteiten (trainingskampen) - ondersteuning bij ontwikkeling tot toekomstige topatleten - atletiek onder de jeugd promoten door bijvoorbeeld schoolatletiek en BSO - zorg dragen voor nieuw trainingsmateriaal en het op peil houden van het materiaal - financieel kader ontwikkelen om het bovenstaande te realiseren - zorg dragen voor het op peil houden van het trainerspotentieel, zowel getalsmatig als kwalitatief - het houden van trainingscursussen/laten deelnemen aan trainingscursussen Nadrukkelijk stimuleren (ook via de trainers) van: - Competitiewedstrijden over de gehele linie - Stimuleren van deelname aan wedstrijden - Stimuleren van deelname aan clubkampioenschappen Het opstellen van jaarschema s door trainers, rekening houdend met wedstrijden in Groningen en omstreken en clubkampioenschappen en verschillende competities. Organisatie van baanwedstrijden: - Medaillewedstrijden pupillen - Juniorenwedstrijd - Martinibokaal - Martini werpbokaal - Clubkampioenschappen Verdere vorming van de organisatiecommissie voor baanwedstrijden (in samenwerking met Vitalis). 2.4. Loopsport. Met betrekking tot de structuur van de loopsport is inmiddels een duidelijk beeld geschapen en voor de leden opgenomen op de website. Onderzocht kan worden of dit aantrekkelijker en duidelijker kan worden gemaakt voor de verschillende groepen loopsporters. Vooral naar de Basisgroep zal kritisch gekeken moeten worden. Uitbreiden activiteiten wegatleten buiten de trainingen: Bestuur Groningen Atletiek Pagina 7 12-5-2016
- voorlichtingsavonden, clinics (i.s.m. Atletiekunie, of medische commissie: bv. hartslagmeting) - testlopen organiseren: shuttlerun, conconitest, Coopertest - na afloop van de training nog even samen iets drinken in de kantine door dit ook als verzamelpunt/startplek te gebruiken; samen naar wedstrijden - samen naar estafettelopen, zoals Ekiden in marathons, Elfstedentocht, 10 km estafette Winschoten bevordert sfeer en saamhorigheid. Ook deelname aan Stadsparklopen promoten. - meer aandacht aan de clubkampioenschappen besteden in samenwerking met de WOC Baan. Organisatie wegwedstrijden en clinics: - belang van wegwedstrijden als: Ot en Sien, de Nacht van Groningen, De Bommen Berendloop, de 4 Mijl, Monnikenloop, Plantsoenloop, Stadsparklopen voor Groningen Atletiek: uitstraling naar buiten, saamhorigheid bij leden en organisatiecommissies. - Start to Run - belang van voor- en najaarsclinics voor Groningen Atletiek: kennismaking kan veel nieuwe leden opleveren - Samenvoegen de diverse organisatiecommissies voor aparte lopen in een WOC Loopsport. (voor bijna alle te organiseren wedstrijden zijn complete draaiboeken beschikbaar) - De wegwedstrijden toegankelijk maken voor de breedtesport en op deze wijze de loopsport verder ontwikkelen. 2.5. Vernieuwing. Atletiek voor mensen met een beperking heeft zijn intrede gedaan in de voorliggende jaren. Nu verdergaan met deze ontwikkeling en zorg dragen dat de baan ook toegankelijk wordt voor mensen met een lichamelijke beperking. Verdere ontwikkeling van de baanatletiek voor atleten met een beperking. Atletiek voor mensen met een beperking moet mogelijk zijn binnen Groningen Atletiek en op de bestaande/aangepaste accommodatie. Het speerpunt zal liggen in de atletiek voor mensen met een beperking. Momenteel is dit voornamelijk gericht op de jeugd met een (licht) verstandelijke beperking. Doel is om deze vorm uit te breiden met een uitbreiding van de bestaande doelgroep (jeugd) en een start in de seniorencategorie. Onderzoek doen naar de atletiekbehoefte binnen diverse instellingen op basis van de bestaande doelgroep. Integratie van speciaal atletiek binnen de vereniging en stad en ommeland. Bestuur Groningen Atletiek Pagina 8 12-5-2016
Onderzoek naar een mogelijkheid wedstrijden voor mensen met een verstandelijke beperking te organiseren met diverse contacten binnen de Nederlandse verenigingen. Ook deelname hieraan wordt gestimuleerd. Onderzocht wordt welke andere mogelijkheden er binnen de atletiek zijn voor mensen met een beperking in het algemeen. Op deze uitkomst zal er zonodig een nieuw onderdeel binnen speciaal atletiek worden opgestart. Groningen Atletiek dient over meer decentrale trainingspunten te beschikken, met name voor de jonge jeugd. Daarbij valt zowel te denken aan wijken van de stad als Ommeland. Samenwerking zoeken met schoolatletiek, BSO en vensterscholen om een nieuwe bron van inkomsten aan te boren en een nieuw potentieel aan jeugdleden. 2.6. Topatletiek. Doelstellingen formuleren voor Stichting Topsport vanuit bestuur GA. Zie hiervoor het aparte beleidsplan van de Stichting Topsport. Van belang voor de topsport zijn: - deelname dames- en herenteam NK Cross - opzetten van regionale jeugdlooptraining/talentscouting - stimuleren deelname regionale en nationale wedstrijden en kampioenschappen. - Dames- en herenteams zo hoog mogelijk laten meedoen in de competities Bestuur Groningen Atletiek Pagina 9 12-5-2016
BIJLAGE 1 SWOT-analyse Voorafgaand aan het opstellen van het beleidsplan heeft het bestuur enige tijd stilgestaan bij enerzijds de sterke en zwakke punten van Groningen Atletiek (zoals zij dat ervaren) en anderzijds de kansen en bedreigingen voor Groningen Atletiek. Een dergelijk analyse is een hulpmiddel om naar de toekomst te kijken. Het is een momentopname van de stand van zaken bij Groningen Atletiek zelf en de wereld om Groningen Atletiek. 1. Sterke kanten van Groningen Atletiek. - Omvang en kwaliteit trainingskader - De omvang van de vereniging - De complete accommodatie - De ligging van de accommodatie - De naam van Groningen Atletiek binnen de atletiekwereld - De organisatie van met name wegwedstrijden - De organisatie van Indoor Groningen - De clubkrant - Het grote aantal vrijwilligers voor niet-structurele taken - Het beschikken over toppers en topgroepen 2. Zwakke kanten van Groningen Atletiek. - Accommodatie: kleedgelegenheid en gebrek aan openbaar vervoer. - Kwalitatieve bezetting van organisatiecommissies /bestuur - Communicatie o Bestuur naar leden o Afspraken maken en nakomen o Extern (PR) o Ouders van jeugdleden weten soms nauwelijks wat atletiek is - Vrijwilligers: structureel inzetbaar - Vrijwilligers: te weinig jongeren - Geen cultuur van vrijwilligerswerk - Snelweg naast de accommodatie 3. Kansen voor Groningen Atletiek - Externe communicatie - Inschakelen jeugd bij verenigingswerkzaamheden - Topgroepen creëren (promotie e.d.) - Wijken van Groningen en dorpen erom heen (m.n. jeugd) - Structurele schoolatletiek - Sponsoring - Potentieel vrijwilligers benutten - Veteranenatletiek Bestuur Groningen Atletiek Pagina 10 12-5-2016
- De aandacht voor schoolatletiek - De website - Populariteit atletiek - Aandacht voor bewegen bij zowel jeugd als volwassenen en een gezonde leefstijl (ook door diverse overheden) 4. Bedreigingen voor Groningen Atletiek. - Afname jeugdsport (> 15 jaar) - Vasthouden jeugd is erg lastig - Financiën (gemeentebeleid, subsidies) - Regelgeving overheid - Leeftijd vrijwilligers Bestuur Groningen Atletiek Pagina 11 12-5-2016