Evaluatie Fysieke Overlegtafel en opzet Fysieke Overlegtafel vanaf 1 januari 2017 Met de bestuurlijke aanbesteding in de gemeente Lochem van de Wmo 2015 is een COB structuur afgesproken waarin Communicatie, Overleg, Besluitvorming en toe- en uittreding van aanbieders is geregeld. Per 1 januari 2015 is een vertegenwoordiging van aanbieders gevormd die in de Fysieke Overlegtafel voorlopige voorstellen met elkaar bespreken. In dit document zijn signalen vanuit de Fysieke Overlegtafel, accountgesprekken met aanbieders en ervaringen van deelnemers weergegeven. Naar aanleiding van de bevindingen zijn voorstellen tot verbetering gedaan. De evaluatie en voorstellen worden in de Fysieke overlegtafel van 7 november 2016 geagendeerd. Omschrijving en doelstelling Het analyseren van het functioneren van de Fysieke Overlegtafel en het doen van verbetervoorstellen voor de Fysieke overlegtafel. De voorstellen moeten voor partijen leiden tot meerwaarde en bijdragen aan de transformatie en aan de inhoudelijke verbetering van de ingekochte algemene- en maatwerkvoorzieningen. 1. Inleiding De fysieke overlegtafel in Lochem bestaat uit 12 zorgaanbieders, Stichting Welzijn Lochem, Wmoraad en gemeente. Per 15 september hadden 92 zorgaanbieders een overeenkomst met onze gemeente. Van deze aanbieders leveren 38 aanbieders daadwerkelijk producten uit de maatwerkvoorziening, waarvan 3 uitsluitend het product Ondersteuning Thuis. Uit de accountgesprekken die in de periode mei t/m augustus zijn gevoerd met 22 zorgaanbieders is gebleken dat aanbieders over het algemeen tevreden zijn over het functioneren van de fysieke overlegtafel. De wijze waarop de fysieke overlegtafel functioneert maakt dat aanbieders samen met de gemeente over inhoudelijke en bedrijfsvoeringonderwerpen kunnen spreken. Het geeft aanbieders zeggenschap in de ontwikkelingen en de vorm en inhoud van de overeenkomst. Lochem onderscheidt zich hierin positief van de andere gemeenten in de regio Midden-IJssel/Oost-Veluwe zo hebben verschillende aanbieders aangegeven. Toch zijn er ook signalen dat de Fysieke Overlegtafel in de huidige vorm teveel over contractzaken gaat en te weinig over inhoud. Deze signalen komen vanuit de aanbieders die in werkgroepen deelnemen maar ook binnen ons Wmo-team overheerst het gevoel dat we met de huidige opzet nog niet voldoende aan de gewenste transformatiedoelen bijdragen. Bovendien zien we dat de opkomst van aanbieders op de fysieke overlegtafel terugloopt. Voor kleine aanbieders is het lastig om zich vrij te maken voor de fysieke overlegtafel. Enkele aanbieders gaven aan voorstander te zijn van het beperken van het aantal vergaderingen van de fysieke overlegtafel tot 2 of 3 keer per jaar waarin voornamelijk inhoudelijke thema s aan de orde komen. De bijeenkomsten zouden dan voor alle aanbieders opengesteld kunnen worden. Iets wat overigens ook nu al het geval is. Alle aanbieders ontvangen de stukken en kunnen op de publieke tribune de vergadering volgen. 2. Analyse functioneren Fysieke Overlegtafel in 2015 en 2016. In 2015 is de fysieke overlegtafel vormgegeven door de gemeenten Lochem en Zutphen samen. Gebleken is dat de inbreng van de gemeente Zutphen minimaal was. In de vergaderingen van maart en mei was Zutphen niet vertegenwoordigd. In juni en september is alleen de accountmanager Zutphen deelnemer geweest. Op 30 november hebben de wethouder en accountmanager van Zutphen tijdens de fysieke overlegtafel aangegeven dat Zutphen niet langer in de Fysieke overlegtafel wil samenwerken met Lochem maar zelf een FO wil organiseren. Deze ontwikkelingen hebben geleid 1
tot het terugtrekken van enkele Zutphense deelnemers uit de Fysieke Overlegtafel. (o.a. Perspectief, Het Volkshuis en Wmo-raad Zutphen) In 2016 zijn tot op heden 3 fysieke overlegtafels georganiseerd namelijk op 25 januari, 4 april en 5 september. De in het vergaderschema opgenomen vergadering van 6 juni is vervallen vanwege onvoldoende agendapunten. Op 7 november is de volgende en laatste vergadering voor 2016 gepland. De agenda voor de vergadering is vorig jaar april in overleg met de deelnemers gesplitst in een technisch deel en een inhoudelijk Thema-deel. Reden hiervoor was dat er volgens aanbieders teveel nadruk op het contract en de voorwaarden lag terwijl er met name in de inhoud (bijvoorbeeld Toegang, Regie en casusregie) nog veel te ontwikkelen was. Nu we 7 keer met deze formule vergaderd hebben blijkt dat de input en discussie over het technische deel van de vergadering vanuit de aanbieders minimaal is. Feitelijk worden er mededelingen en voorstellen ingebracht door de voorzitter waarop nauwelijks of geen reacties van de deelnemers komen. Het gaat bijvoorbeeld om addenda op de overeenkomst, tariefswijzigingen, aanpassingen in kwaliteitseisen et cetera. Ook als inhoudelijke thema s worden besproken is de inbreng van aanbieders niet erg groot en zou meer interactie wenselijk zijn. 3. Functioneren werkgroepen gekoppeld aan Fysieke overlegtafel Vanuit de fysieke overlegtafel zijn in 2015 drie werkgroepen gevormd: Werkgroep innovatie Werkgroep kwaliteit en monitoring Werkgroep prijsstelling en bekostiging Werkgroep innovatie Deze werkgroep is in 2015 en 2016 vijf keer bij elkaar geweest. In de werkgroep zijn enkele aanbieders, wmo-raad, SWL en gemeente vertegenwoordigd. De opdracht aan de werkgroep was het doen van voorstellen aan de fysieke overlegtafel die: - Aanvullend zijn op bestaande voorzieningen - Een verschuiving van maatwerkvoorzieningen naar algemene oplossingen tot stand brengen - Aanhaken op de behoefte - Bijdragen aan preventie en vroeg-signalering - Initiatieven met elkaar verbinden door samenwerking - Samenwerking bevorderen tussen organisaties/instellingen waarbij mogelijk efficiencyvoordelen kunnen worden gerealiseerd. In de eerste vergadering zijn een aantal casussen besproken die te maken hadden met toegang, preventie en regie, problematiek tussen Wlz, Zvw en Wmo en de verbanden tussen formele en informele zorg. De casussen werden interessant gevonden maar dragen niet echt bij tot innovatie. Bespreking en uitwerking van casussen zouden in het bijzijn van professionals wel nuttig zijn aldus de werkgroep-deelnemers. In een latere bijeenkomst is gesproken over het concept met ontmoetingspunten in Apeldoorn, de paletmethode van Zozijn en Key-ring network (een sociaal buurtnetwerk) De directeur van Maatnetwerk uit Groenlo heeft aangegeven hier graag over mee te praten vanuit zijn ervaringen met dit onderwerp. De werkgroep heeft vervolgens een aantal ontmoetingspunten in Apeldoorn bezocht en uitleg over de voorbereidingen en opzet van de gemeente Apeldoorn gehad. Alle deelnemers waren enthousiast over het concept en het functioneren van de ontmoetingspunten. In de laatste bijeenkomst van 29 augustus is opnieuw gesproken over de paletmethode en ontmoetingspunten. De paletmethode zou door twee deelnemers verder uitgewerkt worden met name 2
voor de wijze waarop toegang/indicering geregeld kan worden. Op de vergadering is geen concreet voorstel ingediend maar opnieuw over dit onderwerp gediscussieerd. Met betrekking tot de ontmoetingspunten is door ons aangegeven dat we begin 2017 willen starten met een inventarisatie van zorgvragen, ingezette zorg en aanbod voorzieningen. Op basis daarvan kunnen we bepalen of het creëren (of uitbreiden van) ontmoetingspunten zinvol is. Een medewerker van GGNet die betrokken is geweest bij de ontwikkeling van ontmoetingspunten in Apeldoorn kan de werkgroep versterken. Door enkele werkgroepleden is voorgesteld om over het thema integrale toegang een heidag met deelname van uitvoerenden van gemeente en aanbieders te houden. Het is zinvol om de medewerkers van het gebiedsteam en team zorg deel te laten nemen. Conclusie is dat de werkgroep met de huidige samenstelling, werkvorm en bijdrage vanuit deelnemers blijft hangen in enkele onderwerpen die steeds terugkeren zonder dat er uitwerking wordt gegeven aan verbetering. Ook worden er met uitzondering van de twee genoemde onderwerpen nagenoeg geen innovatieve ideeën aangedragen of uitgewerkt. Werkgroep kwaliteit en monitoring De werkgroep kwaliteit en monitoring bestaat uit 2 aanbieders, Wmo-raad, en gemeente. Deze werkgroep is in 2015 voornamelijk bezig geweest met het opstellen van een uitvraagformulier voor de kwaliteitseisen die in de overeenkomst staan. In de laatste bijeenkomst van 11 januari 2016 is het volgende geconcludeerd: De werkgroep is voor het monitoren van de kwaliteit van de geleverde zorg voorstander van het uitvoeren van audits. Dit kan door te kiezen voor uitvoering door een bepaald bureau maar ook door het formeren van auditteams waarin professionals van aanbieders elkaar op kwaliteitsaspecten onderzoeken. Omdat de gemeente eerst intern moest bepalen of het uitvoeren van audits een optie is, kon er nog geen concreet voorstel worden geformuleerd. Afgesproken is dat de gemeente na interne afstemming een plan zal voorbereiden dat in een volgende bijeenkomst besproken kan worden. Er is behoefte aan meer deelname vanuit aanbieders. Verder is voorgesteld om de vergadering uit te breiden naar één of twee dagdelen. Deze bijeenkomst moet dan leiden tot een concreet voorstel voor de fysieke overlegtafel. Aandachtspunten: - Werkgroep wil auditteams: voor de gemeente is dit nog een intern proces (traject met Menselijke Maat) - Ook andere manieren van verzamelen gegevens voor monitoring belangrijk: aanvraag/gesprekken accountmanager/toetsing door toezichthouder - Aanbieders willen van tevoren weten welke gegevens ze aan de gemeente moeten aanleveren zodat zij in hun processen daar op kunnen sturen. - Het vaststellen van indicatoren is belangrijk, maar wordt nog een omvangrijk proces - Voor aanbieders is het wellicht fijner om eenmalige iets langere bijeenkomsten te organiseren. Daarin kan dan in één keer een voorstel worden uitgewerkt. Doordat de gemeente nu net gestart is met Menselijke Maat en hier eerst ervaring mee wil opdoen is de werkgroep on-hold gezet. Ook in regionaal verband wordt in een werkgroep over kwaliteit en monitoring gesproken. Onze perceptie van de bespreekpunten in dat regionale overleg is dat het vooral gericht is op de kwaliteitseisen uit de overeenkomst en het registreren daarvan. Een traject dat wij inmiddels al achter de rug hebben. 3
Werkgroep Prijsstelling en bekostiging In de werkgroep Prijsstelling en bekostiging hebben 3 aanbieders zitting waarvan één inmiddels heeft besloten niet langer deel te nemen (geen cliënten meer in Lochem) De werkgroep wil graag verruiming van de bandbreedte. Daarmee wordt bedoeld dat niet de indicatie per 4-weken periode voor de afrekening wordt gehanteerd maar bijvoorbeeld de duur van de indicatie bepalend is voor het al dan niet afkeuren van factuurregels. Zorgaanbieders krijgen hierdoor iets meer vrijheid om uren in te zetten naar behoefte van cliënt. (soms iets meer dan geïndiceerd, soms iets minder met als maximum de totale indicatie tot einddatum) Op de laatste fysieke overlegtafel is afgesproken dat gemeente met een voorstel komt voor: - Vereenvoudiging productcodes - Vergroten bandbreedte declaraties/indicaties - Indexering tarieven - Mogelijkheden andere bekostigingsvormen Dit voorstel wordt geagendeerd in september/oktober in de werkgroep waarna het geagendeerd kan worden op de fysieke overlegtafel van 7 november 2016. Uit de oproep tot deelname in het FO is één nieuwe aanmelding binnengekomen waarmee het aantal van 3 aanbieders gehandhaafd blijft. 4. Verbetervoorstellen Voor de opzet van de fysieke overlegtafel zijn hieronder vijf voorstellen opgenomen die we, als daarover consensus bestaat in 2017 willen gaan uitvoeren. Voorstel 1. Technisch deel vergadering schrappen en stukken met een nieuwsbrief aanbieden met reactietermijn voor aanbieders. Voorgesteld wordt om het technisch deel van de vergadering te schrappen met dien verstande dat er wel elke vergadering een terugkoppeling vanuit de werkgroepen geagendeerd wordt en dat stukken die voor besluitvorming voorliggen worden vastgesteld en/of besproken. Voor de overige zaken die met de overeenkomst samenhangen kunnen we tegelijkertijd met de verzending van de agenda een nieuwsbrief met eventuele stukken toezenden aan alle aanbieders. De brief gaat vergezeld van een reactietermijn waarbinnen aanbieders hun op- of aanmerkingen op de stukken kunnen aanleveren via platformsociaaldomein@lochem.nl Voorstel 2. Het Thematische deel met inhoudelijke thema s 2 of 3 x per jaar organiseren voor alle aanbieders Voorgesteld wordt om op de fysieke overlegtafel van 7 november een aantal thema s te presenteren die we op enkele bijeenkomsten in 2017 met aanbieders willen uitwerken. Op de themabijeenkomsten die één of twee dagdelen kunnen beslaan moet naast de inhoudelijke behandeling ruimte zijn voor netwerken. Voor de bijeenkomst worden ook inhoudelijk deskundigen (professionals/uitvoerenden) uitgenodigd. Informatie-uitwisseling van aanbieders over eigen werkwijzen, onderlinge samenwerking en samenwerking tussen aanbieders met eenzelfde zorgproduct kunnen bij de Themabijeenkomsten als aandachtspunten of bespreekpunten worden meegenomen. Thema s die tot nog toe met enige regelmaat worden genoemd door aanbieders en/of gemeente zijn: regie en casusregie integrale toegang (o.a. dienstverleningsopdracht versus flexibiliteit zorgverlening door aanbieder) transformatieagenda administratieve lastenverlichting 4
Voorstel 3. De voorbereiding en uitwerking van de themabijeenkomsten laten uitvoeren door de werkgroep innovatie Om te voorkomen dat voorstellen met betrekking tot de thema s éénzijdig vanuit de gemeente worden aangevlogen kan de werkgroep innovatie deze taak op zich nemen. Ook hier deelname vanuit gebiedsteam/professionals. Voorstel 4. Aanbieders die werkzaam zijn met een specifieke doelgroep of die vanuit hun eigen organisatie veel overeenkomsten met elkaar vertonen op een aparte themabijeenkomst of in combinatie met een plenair te bespreken thema uitnodigen. De voorgestelde doelgroep-benadering functioneert al bij de aanbieders Ondersteuning Thuis. Het product is samen met de betrokken aanbieders tot stand gekomen en nu is er nog met enige regelmaat een overleg waarin het product en uitvoering wordt geëvalueerd. Als voorbeeld voor dit voorstel denk ik aan zorgboerderijen (13 onder contract) waarvan 7 partijen zelf bezig zijn met een handboek kwaliteit. Zij zouden hier graag samen met de gemeente over van gedachten wisselen. Voorstel 5. De mogelijkheden onderzoeken om te bijeenkomsten niet tijdens de standaard kantoortijden te organiseren Voor de voorstellen 2 t/m 4 geldt dat we met inhoudelijk interessante thema s hopen voldoende aanbieders te verleiden om aan de bijeenkomsten deel te nemen. Wellicht is het zinnig om bijeenkomsten buiten de standaardkantoortijden te organiseren bijvoorbeeld na 16.00 uur met een lichte avondmaaltijd tussendoor. Alternatieven kunnen bijvoorbeeld een lunch- of ontbijtbijeenkomst zijn. Gert Jansen 14 september 2016 5