Notulen fysieke overlegtafel bestuurlijk aanbesteden gemeente Lochem en Zutphen

Transcriptie

1 Notulen fysieke overlegtafel bestuurlijk aanbesteden gemeente Lochem en Zutphen Datum: 29 juni 20 Tijd: 14:00 uur 16:30 uur Locatie: gemeentehuis Lochem, Raadzaal Aanwezigen; Gem. Lochem Gert Jansen (voorzitter) Gem. Lochem Mevrouw Marleen Oltvoort Gem.Lochem Mevrouw Hanneke van Toorn Adviesbureau Tim Robbe Tim Robbe Gem. Mevrouw Suna Kavak Lochem/Zutphen Gemeente Zutphen Mevrouw Anne de Vries GGNet Frans Kamsteeg Sensire Mevrouw Jelly Hamberg Zorggroep St Maarten De Heer Erik de Groot SZMK/ Hoge Weide/ Mevrouw Daisy Janssen Zorgboerderij t Jacco Korenblik Heuvel Zozijn Mevrouw Annelies Donderwinkel Trajectum Mevrouw S. Meijer Humanitas DMH Mevrouw Anita Hilberink Zorgnetwerk op Maat Mevrouw Gwendolin Vrooland De Lichtenvoorde Jeroen Stevens Stichting Perspectief Mevrouw Illona Kamps PMO Raad Zutphen Mevrouw Connie van de Tuin PMO Raad Zutphen Mevrouw Dinie Roeterdink Wmo Raad Lochem Mevrouw Corry Giesen Cooperatie Mevrouw Gwendolin Vrooland Zorgnetwerk op Maat Stichting welzijn Lochem Bram Buiting 1

2 Agendapunten: 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet allen welkom. De deelnemers van de volgende organisaties hebben zich voor vandaag afgemeld of waren niet aanwezig: De Seizoenen, Sutfene, Het Volkshuis en Zes op Maat. Gert wil de agenda aanvullen met het onderwerp facturering bij agendapunt 8 2. Mededelingen - Andreas Noordam van Gemeente zal per heden worden vervangen door de nieuwe accountmanager Wmo van Zutphen Anne de Vries. Anne stelt zich kort voor. Anne is verantwoordelijk voor het inkoopproces, financiering Wmo en het bewaken en monitoren van de Wmo. De contact gegevens van Anne zijn: a.devries@zutphen.nl - Vandaag is aangeschoven Hanneke van Toorn, gemeente Lochem. Hanneke geeft een toelichting op de ontwikkelingen binnen HH2. In het verleden heeft gemeente Lochem HH1 en HH2 ingekocht. HH1 is inmiddels afgebouwd. In een bestuurlijk overleg met aanbieders HH2 is een voorstel gedaan om HH2 onder te brengen in de maatwerkvoorziening begeleiding. Hanneke wil graag om tafel met de huidige aanbieders van HH2 en enkele aanbieders van de fysiek overlegtafel, om hier invulling aan te geven. In de werkgroep nemen de volgende organisaties deel: Marga Klompé, Beter thuis wonen, TSN, Zorgkompas en Zorggarant. Daisy Janssen vanuit Marga Klompé en Dinie Roeterdink vanuit Wmo raad Lochem zullen vanuit de fysieke overlegtafel deelnemen aan de werkgroep. Jelly Hamberg vraagt of behalve HH2 ook andere diensten zullen worden opgenomen in de overeenkomst en of dit geldt voor Lochem en Zutphen. Hanneke geeft aan dat dit enkel de HH2 voor Lochem betreft. 3. Vaststellen notulen vorige vergadering 18 mei 20. Daniel Hes van Stichting Perspectief heeft een aantal aanpassingen via de mail doorgestuurd. Deze zullen worden verwerkt in de notulen. Bram Buiting geeft aan dat niet alle diensten die Stichting perspectief en SWL leveren vergelijkbaar zijn. Dit wordt ook opgenomen in de notulen. Connie van de Tuin heeft zich netjes afgemeld dit is niet opgenomen in de conceptnotulen ook dit zal worden aangepast. Met deze aanvullingen worden de notulen van het FO van 18 mei vastgesteld. 4. Algemene oplossingen/ Bespreken samenwerking FO met deelnemers Algemene Oplossingen De discussie rond algemene oplossingen wordt voortgezet. Er zijn een aantal opmerkingen en aanvullingen die uitgewerkt moeten worden voor een juist aanbod en verschuiving van maatwerk naar algemene oplossingen; 1. Contactpersonen van algemene oplossingen en maatwerk moeten in beeld zijn 2. Afspraken maken over inzetbaarheid en tijdspad van inzet 3. Pilots over maatwerk naar algemene oplossingen ontwikkelen om verschil tussen maatwerk en algemene oplossingen beter inzichtelijk te maken 2

3 4. Sneller preventief inspringen met algemene oplossingen om maatwerk te voorkomen, samenwerking met gebiedsteams hierin is onontbeerlijk 5. Goede toegang regelen. Perspectief heeft in Zutphen reeds de partners uitgenodigd om hier invulling aan te geven. Betrokken partners zijn t Plein, CJG, en sociale wijkteams. Dit zijn een aantal belangrijke onderwerpen waaraan invulling gegeven dient te worden. Jelly geeft aan dat bovenstaande punten van belang zijn. Er kan maatwerk worden geleverd in welzijn. Dit moet goed gearrangeerd worden, preventief moeten we beter inspelen op elkaar zodat maatwerk overbodig wordt. Het ontwikkelgebied ligt bij de gebiedsteams. De indicatie is aanwezig maar het aanbod is te klein of te specialistisch of te gecombineerd waardoor er niet een volledig juist aanbod gedaan kan worden. Voor 1 januari was er het maatschappelijk werk wat nu is ondergebracht in gebiedsteams. Er zijn signalen dat daar nu niet veel aandacht aan wordt besteed. Hoe gaan we hiermee om? Om de huidige werkwijze te verduidelijken geeft Jelly een voorbeeld; Er komt een vraag binnen bij het gebiedsteam over verslavingsproblematiek, dit is een gecombineerde vraag, er dient maatwerk te komen voor verslavingszorg dus wordt er ondersteuning geboden maar verslaving is niet het enige probleem wat dan speelt, denk aan financiële problemen etc. die ook hiermee te maken hebben dus wordt er opnieuw een aanvraag gedaan. Het gecombineerd aanbieden van oplossingen(maatwerk en algemene oplossingen) is waar we naar toe moeten werken. Frans geeft aan dat de verwijzing soms niet zwaar genoeg is. Hij wil graag een werkvorm vinden om beter aansluiting te zoeken tussen vraag en aanbod. Jelly geeft aan dat er nog veel te doen is en deze zaken kunnen besproken worden in de nieuwe werkgroep vernieuwingsplatform( werkgroep Innovatie) Tim vat samen dat er een probleem is maar hij kan niet aangeven waar het probleem vandaan komt. Ligt het aan de toewijzing of aan de toegang? Het is van belang om een duidelijk scenario aan de werkgroep mee te geven om uit te werken. Aanvullend geeft Ilona aan dat er bij her-indicering aan de voorkant moet worden gekeken. Dit gebeurt nu nog te weinig. Zij krijgen nu afgebouwde her-indicaties waarbij toch ondersteuning nodig is. Dit gaat meestal om multi-problem situaties. Jelly vraagt wie de regisseursrol heeft. Dit is volgens haar nog niet vastgesteld. De fysieke tafel zou een besluit moeten nemen over hoe en door wie de regierol ingevuld dient te worden. Er lopen allerlei overlegvormen binnen beide gemeenten en er zijn convenanten maar er is nog geen uitsluitsel over de regierol. Startpunt voor regie is dat deze in eerste aanleg bij de cliënt ligt waar mogelijk. Tim vraag of toewijzing het probleem is of de rol van de regisseur? Het antwoord van de aanwezigen is dat beide een probleem zijn: eerst moet goed gearrangeerd worden, dan dient er een regisseur te komen om afspraken te accorderen en pas dan volgt er een verandering/transitie. Gert vraagt of dit onderwerp past in de werkgroep innovatie. De deelnemers geven aan dat dit past, er moet meer inhoud op tafel komen. 3

4 Tim vraagt of de regisseursrol in het FO of in de gebiedsteams besproken dient te worden. De deelnemers reageren dat dit in de FO dient te gebeuren want hier is ook de inhoud van de overeenkomsten besproken. Het regisseurscontract hoeft niet opgenomen te worden in de Basisovereenkomst en Dienstverleningsovereenkomst. Tim vat samen wat er in ieder geval als onderwerp besproken dient te worden in de werkgroep innovatie: Regisseur gebiedsteam, leverende partij Arrangeren en competenties regisseur Tijdsaspect, hoe lang is regisseur betrokken, doel behaald, resultaat behaald 5. Procedures respijtzorg en WLZ/Wmo De aanbieders hebben een stuk ontvangen waarin een korte uitleg over Wlz/wmo en respijtzorg gegeven is. Gert vraagt of er vragen zijn naar aanleiding van dit stuk. Punt 2 van onderdeel Praktijk wordt niet goed begrepen. Jelly geeft aan dat de omschrijving niet juist is maar de inhoud wel klopt, de cliënt wil thuis wonen, komt in aanmerking voor WLZ maar maakt daar geen gebruik van. Hier is veel gedoe om. Financiering komt vanuit de Zorgverzekeringswet. Gert geeft aan dat cliënten geen gebruik willen maken van WLZ omdat Wmo meer biedt maar er is geen keuze mogelijk omdat WLZ een voorliggend aanbod is. De gemeente kan niet beoordelen of het recht op WLZ bestaat maar kan wel signaleren of er mogelijk een beroep op WLZ gedaan kan worden. Overige opmerkingen; - Respijtzorg duidelijker inkaderen - Eigen Bijdrage meenemen in aangepast stuk - Mensen vanuit de uitvoering bij opmaak van het stuk betrekken - Aangeven wie besluit neemt bij respijtzorg duidelijker opnemen in stuk - Vrijwillige respijtzorg benoemen Financieringsmogelijkheden van respijtzorg opnemen, 3 mogelijkheden van financiering 6. Plan van aanpak werkgroep Vernieuwingsplatform, stand van zaken Gert doet een voorstel om de naam van de werkgroep te wijzigen in werkgroep Innovatie. Akkoord mits de werkgroep zaken inhoudelijk gaat behandelen. Een aantal deelnemers geeft aan dat zij liever twee werkgroepen zien omdat er in de uitvoering per gemeente anders wordt gewerkt. Suna geeft aan dat dit niet de bedoeling is omdat we gezamenlijk optrekken en de werkgroep wordt gevormd vanuit de fysiek overlegtafel. Het kan in de uitvoering altijd anders worden als de richtlijnen maar dezelfde zijn. Anne geeft aan dat zij ook liever twee 4

5 werkgroepen ziet. Connie en Ilona zijn evenals de gemeente Zutphen voorstander van een splitsing in de werkgroep. Er word gesproken over twee werkgroepen die aan de Fysieke overlegtafel terugkoppeling moeten geven en tijdens het overleg kunnen we dan de koppelingen leggen, wat is gelijk in beide gemeenten. Terugkoppeling over voortgang en het vervolg volgt zo spoedig mogelijk. 7. Terugkoppeling van de werkgroepen Marleen Oltvoort geeft een terugkoppeling van de werkgroep Kwaliteit. Deze is bij elkaar gekomen en dit heeft geleid tot het opleveren van 2 stukken; 1. Formulier bij toetsing uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen Basisovereenkomst Inkoop sociaal domein gemeente Lochem/Zutphen 2. Formulier bij bijlage 1 Deelovereenkomst maatwerkvoorziening begeleiding Marleen legt in het kort de inhoud van de stukken voor. Input kan geleverd worden via mail aan platformsociaaldomein@lochem.nl Aanbieders willen alvast wat input leveren; Jelly vraagt op basis waarvan weet gemeente de specifieke dienst die wordt aangeboden? Anita geeft aan dat dienstverleners dit zelf kunnen specificeren door iets meer nuance te geven bij de toelichting Grote instellingen werken vaak niet met onderaannemers (willen niet werken met onderaannemers).tim geeft aan dit te melden bij de gemeente, de accountmanager of team zorg. De cliënt kiest de aanbieder, indien de organisatie dit niet toestaat dan is er sprake van wanprestatie en moet dit gemeld worden. (Dit speelt voornamelijk bij cliënten die opvang krijgen en dagbesteding elders willen. ) Formulier toetsing uitsluitingsgronden. Dit formulier zorgt voor enige discussie. Aanbieders geven aan dat de gemeente teveel opvraagt. Op zich hebben zij met het invullen van de Eigen Verklaring al aangegeven dat zij voldoen aan de eisen en financieel gezond zijn. In plaats van alle documenten op te vragen kan de gemeente een steekproef uitvoeren bij enkele organisaties en als er aanleiding toe is stukken opvragen. Ook de geldigheidsduur van de overeenkomsten is voor organisaties vervelend omdat sommige stukken een langere termijn hebben of de geldigheidstermijn, niet ouder dan een half jaar, inmiddels verstreken is sinds het aangaan van de overeenkomst. Marleen geeft aan dat ze zich kan vinden in een aantal opmerkingen en gaat werken aan een vernieuwd stuk dat in het volgend overleg opnieuw zal worden voorgelegd. 8. Personeel en facturering In Lochem wordt er gewerkt met Wmo Support voor de facturering. In de loop van dit jaar gaan we over naar Vecozo. Hoe is dit in Zutphen geregeld? Anne kan hier geen antwoord op geven omdat ze nog niet op alle onderdelen is ingewerkt. Volgens Anne is Zutphen al gestart maar dit wordt nagevraagd. 5

6 Jelly vraagt hoe er gefactureerd dient te worden; per minuut of per uur? Zij declareren nu per minuut en in Zutphen schijnt dit niet goed te gaan. Zij krijgen geen betalingen meer vanaf maart. Anne gaat met Andreas in overleg en hoopt een oplossing terug te koppelen naar Jelly. In Vecozo kun je per minuut factureren. Er moet wel een standpunt worden ingenomen met betrekking tot afrondingsverschillen. Gert heeft nog een vraag betreffende facturering. Hij wil graag weten of er aanbieders zijn die wel diensten hebben geleverd maar nog niet hebben gefactureerd. Wmo-support helpt de aanbieders graag hiermee. Gert geeft aan dat door het team zorg is gesignaleerd dat indien een uitbreiding op de dienstverleningsovereenkomst nodig is, aanbieders soms de uitbreiding al uitvoeren voordat een DVO is opgesteld. Daisy geeft aan dat dit niet soepel loopt. Als de DVO nog niet binnen is en zij nemen contact op dan wordt er door gemeente mondeling toegezegd dat de aanvraag akkoord is en de dienstverlening ingezet kan worden maar de daadwerkelijke opdracht die uiteindelijk wordt verstrekt wijkt soms af van de dienst die geleverd is. Gert koppelt dit terug naar team zorg. 9. Communicatie: geen bijzonderheden 10. Rondvraag; geen vragen 11. Sluiting : Gert dankt de aanwezigen en sluit de vergadering. Actiepuntenlijst fysieke overlegtafel van 29 juni 20 Datum Onderwerp Actie Wie Termijn Voortgang werkgroep Innovatie Deelnemers werkgroep bekend. Eerste bijeenkomst plannen. S. Kavak Terugkomen op de mail van Sutfene, over hoe de gemeente omgaat met respijtzorg. Besproken formulier van 29-6 zal worden aangepast met input vanuit FO G. Jansen Werkgroep kwaliteit gaat de meting van kwaliteit bespreken. Besproken formulier van 29-6 zal worden aangepast met input vanuit FO M. Oltvoort Overzicht van het aanbod van organisaties. Het opzetten van een etalage/dienstencatalogus/productenlijst oppakken. M. Oltvoort

7 5. Gert Jansen is rondom de calamiteiten in overleg. Crisisplaatsingen zijn geregeld via de actietafel in Zutphen, meldingen lopen via Sutfene. Lochem kan aansluiting zoeken met de actietafel en de uiteindelijke uitkomst voorleggen aan de FO. In beeld brengen wat er geregeld is per doelgroep, jong/oud/crisis etc. en welke professional erbij betrokken is. Zichtbaar op website publiceren G. Jansen