functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust zoekt een Teamplanner loodsdienstcoördinatoren Statutair Niveau: C Rang: C2 Graad: Hoofdmedewerker Met standplaats: Zandvliet Vacaturenummer: MDK00085 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben jij een sterke planner en werk je graag met mensen? Dan is onderstaande vacature misschien iets voor jou! 2 FUNCTIECONTEXT Het agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust draagt zorg voor een veilig en vlot scheepvaartverkeer van en naar de Vlaamse havens. Het agentschap is ook verantwoordelijk voor de beveiliging van de Vlaamse Kust tegen overstromingen en ijvert voor een geïntegreerd en duurzaam beheer van de kustzone. Hier is plaats voor talent, kwaliteit en variatie. Spreekt boeiend en afwisselend werk je aan, dan kun je bij het agentschap Maritieme Dienstverlening terecht voor een unieke job. De functie van teamplanner situeert zich binnen de DAB Loodswezen binnen het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust. De DAB loodswezen zorgt voor het vlot en veilig loodsen van zeeschepen van en naar de Vlaamse havens tegen een aanvaardbare prijs en geeft nautisch advies.
De DAB Loodswezen omvat 455 personeelsleden, waarvan 359 varende loodsen die zijn ingedeeld in vier korpsen: rivierloodsen, kanaalloodsen, Scheldemondenloodsen en kustloodsen. Ter ondersteuning zijn er operationele chefloodsen, loodsdienstplanners, rededienstplanners en administratief personeel. Je komt terecht in het team van loodsdienstcoördinatoren te Zandvliet (Antwerpen) die ervoor zorgen dat elk te beloodsen vaartuig tijdig de juiste rivierloods aan boord krijgt. Bijkomende informatie vind je op www.loodswezen.be 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE De teamplanner beheert en behandelt gegevens teneinde ervoor te zorgen dat de planning van de loodsdienstcoördinatoren efficiënt, correct en klantvriendelijk verloopt en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. De teamplanner loodsdienstcoördinatoren is verantwoordelijk voor de planning van de 14 loodsdienstcoördinatoren Antwerpen, met oog voor een efficiënte inzet van het beschikbare personeel en de continuïteit van de dienstverlening. Hij/zij is specialist in de bestaande dienst- en beurtregeling en waakt erover dat wet- en regelgeving gerespecteerd wordt. De teamplanner registreert en controleert de prestaties in het Loodswezen Informatie Systeem (LIS). Hij/zij werkt onder de verantwoordelijkheid van het nautisch diensthoofd en adviseert hem waar nodig. De teamplanner ontvangt maandelijks een forfait aan uren voor de planning van de continue bezetting per stoel. Bij afwezigheid van de teamplanner van standplaats Zandvliet (Antwerpen), springt teamplanner Gent in en vice versa. Gedurende het jaar houdt hij/zij zich op de hoogte van de dienst- en beurtregeling van de standplaats Gent. De teamplanner blijft tevens ingeschakeld als loodsdienstcoördinator in zijn/haar team en vormt de schakel tussen de personeelsleden op de werkvloer en het nautisch diensthoofd 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: pagina 2 van 10
Resultaat Gegevensverzameling Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Informatie-uitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Voorbeelden van activiteiten - Opvolgen van ontwikkelingen in het kader van toepasselijke wet- en regelgeving bv. dienst- en beurtregeling, arbeidsreglement, - Op basis van verlofvaanvragen, ziektemeldingen, dienstopdrachten, de planning aanpassen en waar nodig vervanging zoeken - Ontbrekende gegevens navragen en/of opzoeken - De planning steeds up-to-date houden in het LIS - Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren - Vaststellen van fouten en voorstellen doen voor correctie - Controleren of aanvragen in lijn zijn met de toepasselijke regelgeving - Controleren van de prestaties en de evenwichtige verdeling ervan tussen de loodsdienstcoördinatoren onderling - Berekeningen uitvoeren o.a. met het oog op een evenwichtige verdeling van de planning - Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van bestanden, documenten, - Opmaken van overzichten en rapporten uit het LIS - Afwezigheidsaanvragen verwerken - Administreren en registreren van werkuren, overuren, afwezigheden, verloven, in het LIS - Voorbereiden van financiële verrichtingen - Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor probleemsituaties - Fungeren als aanspreekpunt voor de loodsdienstcoördinatoren - Informatie verstrekken aan personeelsleden, contacten met het werkveld onderhouden - Zorgen voor een vlotte en hoge bereikbaarheid - Rapporteren over de stand van zaken aan het nautisch diensthoofd pagina 3 van 10
Werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Coördineren/Kennisdelen Coördineert de planning en zorgt voor een optimale inzet van de loodsdienstcoördinatoren teneinde de continudienst te verzekeren - Adviseren en bijstaan van de het nautisch diensthoofd - Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen - Bespreken van dossiers met collega s, overleggen met loodsdienstcoördinatoren aangaande planning en timing - Voorziet in opleiding van nieuwe personeelsleden en/of neemt het meter- of peterschap op zich - Contacten met betrokken stakeholders onderhouden (loodsdienstcoördinatoren, nautisch diensthoofd, personeelsdienst, ) - Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen - Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen bij probleemsituaties - Relevante informatie delen met collega s - Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten met (nieuwe) collega s - Samenwerken aan verbeterprojecten - Discretie en integriteit bij de toewijzing van prestaties waarborgen - Empathie en overtuigingskracht naar de loodsdienstcoördinatoren uitstralen - Collega s helpen als aanspreekpunt voor vragen i.v.m. de toepassing van de regelgeving - Opmaken van een planning van de loodsdienstcoördinatoren - Opstellen en toezicht houden op de verlofregeling - Vervanging zoeken voor afwezige collega s Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden pagina 4 van 10
4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust in de graad van medewerker of technicus ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal van de graad van medewerker of technicus. Je beschikt op de uiterste sollicitatiedatum over 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot de uitoefening van de job als loodsdienst- of rededienstcoördinator. Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Kirsten Wilberts, kirsten.wilberts@mow.vlaanderen.be, 02 553 72 14). 4.2 COMPETENTIES 4.2.1 4.2.2 Technische competenties Grondige kennis van het Loodswezen Informatie Systeem (LIS) Grondige kennis van de organisatie Grondige kennis van de dienst- en beurtregeling van de loodsdienstcoördinatoren Basiskennis van het VPS, arbeidsreglement en andere wet- en regelgeving Grondige kennis van de functie van loodsdienstcoördinator Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 5 van 10
Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen en organiseren: Op effectieve wijze doelen en prioriteiten epalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. 4.2.3 Bijkomende voorwaarden en verwachtingen - Ervaring met werken in een operationele maritieme omgeving is een pluspunt 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn in de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden medisch geschikt zijn voor deze functie Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 6 van 10
5 AANBOD - Je wordt bevorderd in de graad van hoofdmedewerker (rang C2) met de bijbehorende salarisschaal C211. - De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. - Je eerste 6 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet (zie 4.1). Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 20 november 2017 (onder voorbehoud). 6.2. VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST (indien meer dan 8 kandidaten) Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Eerste toetsing van je motivatie - Eerste toetsing van je visie op en inzicht in de functie Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60 % behaalt op het geheel van bovenstaande criteria én wie behoort tot de 8 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 8 hoogst scorende kandidaten zijn pagina 7 van 10
of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats in de week van 20 november 2017 (datum onder voorbehoud). 6.3. EINDSELECTIE: SELECTIEGESPREK MET INHOUDELIJKE CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties (met inhoudelijke case) Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Antwerpen (Imalso-gebouw) op 7/12/2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de administrateur-generaal van het agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager pagina 8 van 10
daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 20 november 2017 via de sollicitatielink die je kan terugvinden bij het online vacaturebericht 2 op. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je kandidatuur tijdig ontvangen is (registratie in E-recruitmentsysteem telt als sollicitatiedatum. Opgelet: uw kandidatuur is slechts geldig indien u een bevestiging van sollicitatie ontvangen heeft.) Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Karin De Vriese, 02 553 72 17, karin.devriese@mow.vlaanderen.be. 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Liv Mertens HR-verantwoordelijke liv.mertens@mow.vlaanderen.be tel.: 0499/ 557958 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Kirsten Wilberts selectieverantwoordelijke kirsten.wilberts@mow.vlaanderen.be tel.: 02 553 72 14 2 Als je niet de mogelijkheid hebt om je kandidatuur digitaal door te sturen kan je deze ook per post bezorgen ter attentie van: Departement Mobiliteit en Openbare Werken, Afdeling Organisatie, Team HRM, Koning Albert II - laan 20 bus 2, 1000 Brussel. Datum van poststempel telt als bewijs voor tijdige sollicitatie. pagina 9 van 10
Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen begin 2018 (onder voorbehoud). Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar kirsten.wilberts@mow.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 10 van 10