Concept Plan van Aanpak opdrachtverlening accountantscontrole 2009-2012 projectleider: Mario van Tilburg datum: 1 september 2008 versie: 1.5 samenvatting pagina 1
inhoudsopgave 1 projectomschrijving...3 1.1 achtergrond...3 1.2 projectopdracht...3 1.3 afbakening van projectopdracht...3 1.4 randvoorwaarden en uitgangspunten...3 1.5 beoogd resultaat...4 1.6 stand van zaken project...4 1.7 doel plan van aanpak...4 2 werkwijze aanpak...5 2.1 strategie 5 2.2 indeling: deelprojecten, fasering en activiteiten...5 2.3 mijlpalen en beslismomenten...7 3 projectbeheersing...8 3.1 kwaliteit 8 3.2 organisatie...8 3.3 informatie/communicatie...8 3.4 tijd...8 3.5 geld...9 3.6 risico s...9 bijlage I: visualisatie projectorganisatie bijlage II: projectplanning inhoudsopgave pagina 2
1 projectomschrijving 1.1 achtergrond Het is een wettelijke verplichting dat de jaarrekening van een gemeente gecontroleerd wordt door een accountant. Hiertoe heeft de gemeente een accountantscontract gesloten met Ernst & Young voor de jaarrekeningcontroles over de jaren 2005 tot en met 2008. Eind 2008 loopt dit contract af en moet een nieuw contract gesloten zijn met een accountant. Daarbij is onder meer van belang dat het niet handig is als de nieuwe raad in 2010 wordt geconfronteerd met een nieuwe accountant. Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat de gemeenteraad over de inhoudelijke aspecten van de aanbesteding (mede in het licht van recente ervaringen), inclusief het toegekende belang aan kwaliteit en prijs, van gedachten kan wisselen als het concept Programma van Eisen wordt voorgelegd. De bespreking en besluitvorming hierover is voorzien op 1 en 8 oktober 2008. Sinds januari 2004 is de Controleverordening gemeente Gouda (ex artikel 212 uit de gemeentewet) van kracht. Hierin staat dat de opdrachtverlening van de accountantscontrole door de gemeenteraad gebeurt en hierin zijn regels vastgelegd voor de opdrachtverlening. Daarin is opgenomen dat het college in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voorbereidt. Met het instellen van de auditcommissie heeft de raad aangegeven intensiever betrokken te willen worden bij de keuze van de accountant. In de verordening op de auditcommissie is opgenomen dat deze commissie de gemeenteraad adviseert over deze keuze. Op basis van het bovenstaande is het presidium van de raad de opdrachtgever voor het project opdrachtverlening accountantscontrole. Het project wordt uitgevoerd door ambtenaren van college en raad. In de Controleverordening is vastgelegd dat opdrachtverlening van accountantscontrole geschiedt voor een periode van vier jaar. Omdat de kosten voor de accountantscontrole, inclusief de kosten voor de controles bij specifieke uitkeringen voor vier jaar de grens van 206.000 euro overschrijdt, moet er Europees worden aanbesteed. 1.2 projectopdracht Het komen tot een nieuwe opdrachtverlening van de accountantscontrole voor de jaren 2009 tot en met 2012. De opdrachtverlening moet voldoen aan de regels uit de Controleverordening gemeente Gouda en voor 31 maart 2009 zijn uitgevoerd. Er moet Europees worden aanbesteed. 1.3 afbakening van projectopdracht Het betreft de vervanging van het huidige accountantscontract binnen de kaders van de Controleverordening gemeente Gouda en het Besluit accountantscontrole gemeenten. De algemene certificerende functie (accountantsverklaring bij jaarrekening) valt in ieder geval binnen het nieuwe contract. In het project moeten ook de certificerende functie voor specifieke verantwoordingen bij subsidies, de natuurlijke adviesfunctie van de accountant en de bestuurlijke ondersteuning door de accountant worden in het project meegenomen als mogelijke onderwerpen in het contract. 1.4 randvoorwaarden en uitgangspunten De randvoorwaarden bij dit project zijn: voldoen aan de regels zoals vastgelegd in de Controleverordening gemeente Gouda voldoen aan de regels voor Europese aanbesteding van de accountantscontrole inleiding pagina 3
1.5 beoogd resultaat Het eindresultaat van het project is een nieuw, door de gemeenteraad ondertekend, accountantscontract voor accountantscontroles in de jaren 2009 tot en met 2012. Dit nieuwe accountantscontract moet er uiterlijk 31 maart 2009 zijn. Deelresultaten zijn: programma van eisen voor de aanbesteding, vastgesteld door de raad selectiecriteria voor de Europese aanbesteding en per selectiecriteria de bijbehorende weging, vastgesteld door de raad concept contract gunningscriteria offerteaanvraag aankondiging aanmelding bij Bureau voor Officiële Publicaties proces verbaal opening offertes proces verbaal beoordeling offertes proces verbaal gunning publicatie gunning aanbestedingsdossier 1.6 stand van zaken project Op 14 mei is een eerste bijeenkomst geweest waarin de opzet van het project is besproken. In het presidium van 16 juni is een memo besproken van de projectleider waarin de globale opzet en planning van het project werd gepresenteerd. Met dit plan van aanpak gaat het project echt van start. 1.7 doel plan van aanpak Het doel van dit plan van aanpak is: communicatiemiddel richting bestuurlijke opdrachtgevers een inzichtgevend en structurerend proces voor de projectleider, leidraad voor het uitvoeren van het project en voor de communicatie tussen opdrachtgever en projectleider inleiding pagina 4
2 werkwijze aanpak 2.1 strategie Volgens de Controleverordening geeft de raad een accountant opdracht voor de algemene certificerende functie (controle jaarrekening) en geeft het college opdracht aan een accountant voor de controles van specifieke verantwoordingen bij subsidies. Deze twee onderdelen zouden apart aanbesteed kunnen worden en deze beide aanbestedingen zouden dan waarschijnlijk niet europees hoeven. Maar één Europees aanbestedingstraject kost niet meer tijd en energie dan twee gewone aanbestedingstrajecten. Bovendien is het handig om alle accountantscontroles bij één accountant te hebben en dan is het wenselijk om het ook in één contract vast te leggen. Omdat de Europese aanbesteding de belangrijkste component is in het project, is de wijze van aanpak conform de richtlijnen voor Europese aanbesteding. De afdeling heeft een standaard plan van aanpak geleverd voor een Europese aanbesteding en die aanpak is dan ook verwerkt in de rest van dit plan van aanpak. Volgens de richtlijnen voor Europese aanbesteding moeten er voor de daadwerkelijke aanbesteding aanbestedingsdocumenten, waaronder een programma van eisen en gunningscriteria, worden vastgesteld. Conform de Controleverordening worden deze stukken door de raad vastgesteld. Na de beoordeling van de inschrijving, op basis van de vooraf vastgestelde criteria, wordt vervolgens een gunningsvoorstel opgesteld, dat eerst wordt besproken in de auditcommissie. Het advies van de auditcommissie wordt via het presidium doorgeleid naar de gemeenteraad die hierover besluit. Omdat het college een belangrijke rol heeft in het project, zoals vastgelegd in de Controleverordening gemeente Gouda, wordt in de wijze van aanpak ook nadrukkelijk rekening gehouden met de betrokkenheid van het college, in het bijzonder de wethouder van financiën. Dit gebeurt via de ambtelijke contacten met het college, de adviesrol van de burgemeester bij het presidium en de aanwezigheid van de wethouder van financiën bij vergaderingen van de auditcommissie. Alle stukken die ter besluitvorming worden aangeboden aan de gemeenteraad worden tevens aangeboden aan het college. 2.2 indeling: deelprojecten, fasering en activiteiten Het project wordt opgedeeld in de volgende (standaard-)fasen: initiatiefase resultaat: Mondelinge opdracht van de opdrachtgever aan de projectleider om te gaan bekijken hoe de opdrachtverstrekking van de accountantscontroles 2009-2012 het beste aangepakt kan worden activiteiten: Opdrachtgever en projectleider merken op dat huidige accountantscontract afloopt en dat waarschijnlijk op korte termijn een project moet worden opgestart om te komen tot een nieuw accountantscontract. definitiefase resultaat: Plan van aanpak voor het project opdrachtverlening accountantscontrole 2009-2012, vastgesteld door de opdrachtgever. activiteiten: -informatie verzamelen over traject Europese aanbesteding -bepalen of Europese aanbesteding echt nodig is -doornemen Controleverordening de regels voor de opdrachtverlening te inventariseren werkwijze aanpak pagina 5
-opstellen plan van aanpak -afstemmen met afdeling over plan van aanpak -bespreken relevante delen plan van aanpak met de auditcommissie van de raad voorbereidingsfase resultaat: De volgende aanbestedingsdocumenten moeten aan het eind van deze fase zijn vastgesteld door de gemeenteraad en afdeling : -programma van eisen voor de aanbesteding -selectiecriteria voor de Europese aanbesteding en per selectiecriteria de bijbehorende weging -concept contract -beschrijving bestaande situatie -gunningscriteria -offerteaanvraag -aankondiging activiteiten: -opvragen voorbeelden van andere gemeenten -opstellen concepten van de producten uit deze fase -afstemmen met auditcommissie over concepten -doorlopen besluitvormingstraject naar de raad uitvoeringsfase resultaat: -aanmelding bij Bureau voor Officiële Publicaties -proces verbaal opening offertes -proces verbaal beoordeling offertes -gunning -proces verbaal gunning -publicatie gunning -aanbestedingsdossier -door de raad getekend auditcontract 2009/2012 activiteiten: -aanmelden bij Bureau voor Officiële Publicaties -verzenden offerteaanvragen aan bedrijven die hierom hebben verzocht -houden informatieronde -openen offertes -opstellen procesverbaal opening offertes -beoordeling offertes op basis van gunningscriteria -organiseren en houden presentaties -opstellen proces verbaal beoordeling -bespreken gunningsvoorstel in auditcommissie -besluitvorming over gunningsvoorstel door de gemeenteraad -gunnen -informeren winnende leverancier -informeren afgewezen aanbieders -opstellen proces verbaal betreffende de gunning -publiceren van de gunning -contract definitief maken -ondertekenen contract nazorgfase resultaat: evaluatie van het aanbestedingstraject activiteiten: -bespreekstuk voor de evaluatie opstellen -het traject evalueren in de auditcommissie -evaluatie schrijven naar aanleiding van de bespreking in de auditcommissie -evaluatie ter kennisgeving naar het presidium sturen werkwijze aanpak pagina 6
2.3 mijlpalen en beslismomenten De belangrijkste mijlpalen met de daarbij behorende termijnen zijn: mijlpaal datum plan van aanpak 25 augustus 2008 vaststelling aanbestedingsdocumenten door de raad 8 oktober 2008 voorlopige gunning ± 15 maart 2009 ondertekening nieuw accountantscontract ± 1 april 2009 werkwijze aanpak pagina 7
3 projectbeheersing 3.1 kwaliteit Het eindproduct moet voldoen aan de volgende kwaliteitseisen: voldoet aan de eisen uit de Controleverordening gemeente Gouda voldoet aan aanvullende door de gemeenteraad te stellen eisen, in de voorbereidingsfase ondertekend door de gemeenteraad zo goedkoop mogelijk (huidige structurele budget voor de controle van de jaarrekening en de SISA controle is ****** euro (resp. ***** en ***** euro) Het proces voor de totstandkoming van het eindproduct moet voldoen aan de volgende kwaliteitseisen: voldoet aan de richtlijnen voor Europese aanbesteding voldoet aan de richtlijnen voor besluitvorming in de gemeenteraad raad en presidium zijn tevreden over de manier van totstandkoming van het product (dit wordt gemeten in een evaluatie met de auditcommissie) 3.2 organisatie De projectleider vormt samen met een medewerker van bureau inkoop en een medewerker van de afdeling een kerngroep. Daarnaast wordt contact onderhouden met de juridisch adviseur en met de medewerker van financiën op de momenten dat dit nodig is. Deze deelnemers krijgen in ieder geval alle (concept-stukken en leveren daarop zonodig commentaar. De projectleider en de contactpersoon van de opdrachtgever (presidium) stemmen bilateraal af wanneer dit nodig is. Tevens stemt de projectleider af met een contactpersoon uit de auditcommissie. De besluitvorming over de aanbestedingsdocumenten en over het definitieve contract lopen via het presidium naar de raad. Tevens wordt zorg gedragen voor het aanbieden van deze documenten aan het college. Het presidium besluit op 25 augustus over het Plan van Aanpak. De auditcommissie adviseert op 8 september over het Programma van Eisen, waarna het presidium op 15 september besluit over de agendering hiervan in de oktobercyclus van de gemeenteraad. In bijlage I is een visualisering van de organisatiestructuur opgenomen. 3.3 informatie/communicatie Deze projectleider onderhoudt contact met de contactpersoon uit het presidium en de auditcommissie over de voortgang van het project. De betrokkenheid van de raad is gegarandeerd via de bijeenkomsten met de auditcommissie en de besluitvormende stukken die in het presidium en de gemeenteraad worden behandeld. De betrokkenheid van het college is gegarandeerd door terugkoppeling van de ambtenaren met het college (c.q. de wethouder van financiën). 3.4 tijd In bijlage II is een projectplanning opgenomen. Hierin staan de activiteiten (uit hoofdstuk 3.2) en de tijd (en periode) die per activiteit nodig is. projectbeheersing pagina 8
3.5 geld Op dit moment is er een structureel budget van ***** euro voor voor de controle van de jaarrekening en de SISA controle beschikbaar. Het al dan niet binnen dit budget houden van het nieuwe contract is een kwaliteitseis, het gaat niet om projectkosten. De projectkosten bestaan uit de uren van de medewerkers van de werkgroep. Deze uren vallen binnen de normale werkzaamheden van de medewerkers. 3.6 risico s einddatum Een risico is dat de activiteiten in de voorbereiding meer tijd kosten dan gepland, waardoor het nieuwe contract niet voor 31 maart 2009 kan worden ondertekent. Er zit weinig ruimte in de planning omdat de nieuwe accountant normaliter in april/mei begint met de activiteiten voor 2009. Als met de einddatum geschoven moet gaan worden zal hierover expliciet gecommuniceerd worden naar de raad. budget voor contract Een risico is dat gegund wordt aan een aanbieder die meer kosten per jaar berekent dan er aan structureel budget beschikbaar is. projectbeheersing pagina 9
bijlage I: visualisatie projectorganisatie Raad College (wethouder financiën) Presidium Auditcommissie medewerker inkoop medewerker concernstaf medewerker griffie (projectleider) juridisch adviseur medewerker financiën bijlage
Bijlage II: projectplanning Proces inrichting voorstel inzake begeleiding Europese Aanbesteding Accountantscontrole Vanuit deze (openbare) Europese - aanbesteding zullen de volgende proces stappen worden genomen, in het onderstaande schema komt per stap - tot uitdrukking wie, waarvoor verantwoordelijk is: Voorstel Processchema 2008 Datum Activiteit Eindverantwoordelijk Medeverantwoordelijk/- uitvoerend 1. Mei Start overleg, inkoop, juni aanbesteding + PvE 2 16-06 Bespreken globale, opzet en planning in presidium 3 14-07 Bespreking, beslispunten PvE in audit commissie 4 25-08 Vaststellen PvA in, presidium 5 01-09 deadline PvE + concept overeenkomst 6 08-09 Bespreken def. PvE in audit cie 7 01-10 Bespreken PvE in voorbereidende raadsbijeenkomst 8 08-10 Vaststellen PvE in gemeenteraad 9 09-10 Opstellen Euaankondiging 10 09-10 Invullen en aanbestedingsformulie r 11 10-10 Verzenden Euaankondiging + bestek PvE 12 10-10 t/m 17-11 ontvangen en doorzenden van alle vragen 13 17-11 sluitingsdatum stellen van vragen 14 21-11 Samenstellen uiteindelijke nota van inlichtingen 15 25-11 verzending nota van inlichtingen 16 01-12 uiterste aanmeld datum, inkoop en griffier (concept overeenkomst/inkoopvoorwaarden),, inkoop, Aandachtspunten uiteindelijke versie dient te worden goedgekeurd door de griffier (budgethouder) en materie deskundige na mandaat en handtekening van griffier (budgethouder) dmv inkoop formulier er dient duidelijk te worden aangegeven (projectleider) naar wie welke vragen doorgestuurd moeten worden. Kan snel via mail, projectleider,, inkoop definitieve stuk goedkeuring door budgethouder/materiedeskundigen bijlage V
17 01-12 uiterste inleverdatum offertes/ontvangst 18 01-12 opening van offertes 19 01-12 Beoordeling uitsluiting, t/m minimum-eisen en 04-12 selectiecriteria 20 05-12 t/m 09-12 Beoordeling gunningscriteria (verzorgt template punten matrixen) ontvangst van offertes centraal bij receptie evt. in beoordelingsgroepen (beoordelen volgens gunnings matrixen/puntenscores) 21 12/16-12 Presentaties voor de gunningscie., inclusief auditcommissie 22 07-01 Voorlopige gunning advies (intern), inkoop,, inkoop, Ruim vantevoren ruimte regelen en faciliteren concept gunning voorleggen aan griffier als budgethouder 23 07-01 Gunningsadvies audit-, inkoop, commissie vaststellen 24 15-01 Advies in presidium en voorstel aan de raad m, inkoop, 25 Tot 15-01 Definitieve gunning (intern) / akkoord door budgethouder 26 15-01 Opstellen proces verbaal van gunning 27 febr/mrt Besluitvormingsproces 2009 gemeenteraad /management 28 Uiterlijk Verzending van brieven wie ondertekent 15 mrt. voorlopige gunning/afwijzing uiteindelijke afwijzing/gunning-brieven 29 15 dgn Afhandelen evt. bezwaren /juridische ondersteuning doorloop van 15 kalenderdagen (alcatel) 30 Uiterlijk Definitieve gunning aflopende alcateltermijn/ 1 april evt. bezwaren 31 tot max Contract afhandeling Tweezijdige ondertekening 15 april contract 32 binnen 50 dgn na def. gunnin g Einde procedure Afkondiging gunning bij luxemburg Enkele aandachtspunten: 1. Opstellen concept contracten door inkoop. 2. Opstellen van gunning matrix door inkoop. 3. Opstellen van proces verbaal van selectie en gunning door. 4. Mandaat kwesties. Gezien het bovenstaande schema zullen er nogal wat beslismomenten (snel op elkaar) volgen. Hierbij dienen evt. mandaat/bevoegdheid discussies van tevoren bepaald te worden. Wie mag namens de gemeente, waarover beslissen? 5. Tijdspad beslismomenten + ambtelijke procesbegeleiding. Het is van belang om zo min mogelijk vertraging op te lopen inzake de parafenrondes. Wij gaan ervan uit dat de projectleider garant staat voor de ambtelijke procesbegeleiding richting het bestuur. In het schema zal enkele malen een paraaf van deze functionarissen noodzakelijk zijn. Een strakke planning hierbij is van belang. 6. Tijdens de aanbesteding dient duidelijk te zijn dat alle communicatie met de marktpartijen via de inkoopafdeling dient te verlopen. Dit is van essentieel belang voor een zuivere afhandeling van de procedure. Het kan (juridische) consequenties hebben als dit principe niet wordt nageleefd. Als marktpartijen verschillende versies horen van bijv. het selectie en gunning proces, dan is kans op juridische procedures groter. bijlage V