Handleiding Webmonitoring Weet wat men over uw bedrijf, product, dienst of concurrent zegt op het web
Wat is het en waarom gebruiken? 3 Hoe aanloggen? 4 Hoe een alert aanmaken? 6 Hoe mentions beheren? 9 Hoe een taak toewijzen aan een teamlid? 12 Hoe statistieken van uw alert bekijken en exporteren? 15 Overige functies gebruiken? 17 Onze beoordeling: 19 2
Wat is het en waarom gebruiken? Mention is een webmonitoring software. Het principe is eenvoudig. U maakt een zoekopdracht (=alert) waarvoor u zoekwoorden opgeeft. Van zodra er over de zoekwoorden binnen uw zoekopdracht iets gevonden wordt, krijgt u een melding (mention). Eenvoudiger kan niet. Stel als voorbeeld, u heeft een nieuw product, geef dan de naam van dit product in als zoekwoord en telkens er iets over dit product op het web wordt gevonden, komt u het te weten. Zowel positief als negatief. Positieve commentaren kan u gebruiken als reclame, op negatieve uitingen kan u snel reageren, zodanig dat ze geen eigen leven gaan leiden. Eigenlijk luister je met deze software naar wat er op het web en sociale media wordt gezegd. Zo kan je snel reageren en participeren en uw online aanwezigheid voortdurend evalueren. Denk wel goed na over uw zoekwoorden want de kwaliteit van uw resultaten hangt er van af. U kan de business versie van Mention 14 dagen gratis testen. Na deze 14 dagen wordt de account automatisch overgezet naar de gratis basisversie, tenzij u kiest voor een betalende optie. Op het ogenblik van deze handleiding zijn dit de prijzen: de premium versie kost (9,99$/maand) en de business versie (29,99$/maand). In deze handleiding spreken wij over de business versie. Ons advies is om de 14 dagen gratis trial versie uit te proberen, zo maakt u kennis met alle mogelijkheden van mention. Gezien de meeste sociale media tools, waaronder Mention, regelmatig hun layout veranderen en functionaliteiten wijzigen, willen wij er wel voor waarschuwen dat de handleiding kan verschillen van de huidige realiteit. Onze excuses hiervoor. Wij doen ons uiterste best om een zo actueel mogelijke handleiding aan te bieden. Zit je toch vast, aarzel dan niet om ons te contacteren. Wil je meer leren over tools die je helpen om tijd te besparen en efficiënter te werken, bekijk dan zeker ons overzicht met opleidingen. 3
Hoe aanloggen? Ga naar https://en.mention.com/ Klik nu op het rode blok (create your first alert for free) of Sign Up bovenaan. U krijgt dan het volgende scherm te zien: Vervolgens kan u kiezen om in te loggen met een van uw bestaande sociale media profielen of te registreren via e-mail. 4
Nadat u voor de eerste maal bent ingelogd kan u kiezen hoe u mention wil gebruiken. In functie daarvan download en installeert u vervolgens de software. Wij kozen voor de windows desktop versie. De 3 andere mogelijkheden hebben wij niet uitgetest, dus hier kunnen wij geen oordeel over vellen. Van zodra de software is geïnstalleerd, kan u aan de slag. U krijgt nu het volgende scherm te zien: Klik nu op create your first alert om effectief aan de slag te gaan. 5
Hoe een alert aanmaken? Bij het ingeven van uw eerste alert, krijgt u het volgende scherm te zien: Als u reeds Google Alerts gebruikt, dan kan u deze importeren in Mention. Klik op Import your Google Alerts (groene kader). U krijgt volgende te zien: Als u op export klikt en even wacht, dan ga je naar Google Alerts en krijg je uw overzicht te zien. 6
Klik nu op meldingen exporteren (groene kader). Je kan nu een CSV file aanmaken van uw meldingen die je dan op hun beurt kan importeren in Mention (maximaal 5 in de business versie). Door te klikken op: De rest gaat vanzelf. U krijgt vervolgens de Google Alerts in uw Mention gebruikersomgeving te zien. Indien u geen Google Alerts moet importeren en u start met uw eerste alert, ga dan als volgt te werk, geef een naam aan uw Alert en vervolgens geeft u zoektermen (Keywords) op waar Mention moet op zoeken. Maximaal 5. Wanneer minstens 1 van deze 5 zoektermen voorkomt op het web of sociale media, krijgt u hiervan een melding. Klikt u op advanced settings, dan krijgt u volgende opties: Mention gaat dan zoeken op alle opgegeven woorden tegelijkertijd (all) of sluit bepaalde woorden uit (none). Hiermee kan u zoekresultaten verfijnen om zo een betere kwaliteit te bekomen. Kies vervolgens uw taal (keuze uit meer dan 40 talen), door op het schuifbalk icoon achter de taal te klikken. U ziet nu of de taal aan of af staat. Klik nu op de rode knop met next step. U komt nu in het volgende scherm: 7
Kies onder de rubriek sources vanuit welke bronnen u mentions (meldingen) wil ontvangen. U schakelt ze in of uit door op het schuifbalk icoon te klikken. Op dit scherm kan u onder blocked sites er ook voor kiezen om websites uit te sluiten. Hiervan zal u dan geen meldingen ontvangen. Ook kan u een aantal technologische opties in of uit schakelen. Zo kan u de priority filter activeren. Hiermee geeft mention een icoon (witte vlag op een rode driehoek) aan meldingen die van belangrijke personen of bronnen komen. Dit is met andere woorden een indicatie van belangrijkheid. U kan hier dan vervolgens op selecteren achteraf. Met de anti noise technology probeert Mention ruis weg te nemen uit uw resultaten. Dit doet men door automatisch meldigen te verwijderen die gelijkaardig zijn aan meldingen die u voorheen zelf heeft verwijderd. Nadat u op create my alert hebt gedrukt, kan u er nog voor kiezen om uw Twitter of Facebook account toe te voegen aan de alert, zodanig dat u in real time kan reageren en participeren. Druk vervolgens op save en uw alert is aangemaakt. Merk op dat elke alert zijn eigen kleur krijgt toegewezen. Zo zijn de alerts eenvoudig te onderscheiden van elkaar. 8
Hoe mentions beheren? Nu u weet hoe u een alert kan instellen, gaan we dieper in op hoe u mentions (vermeldingen op de ingegeven zoekwoorden) kan beheren. We nemen het onderstaande voorbeeld als basis: U ziet dat de alert ProNails 72 mentions heeft (groene kader). Al deze mentions zijn onder elkaar zichtbaar (rode kader). Wanneer er een blauwe bol staat voor de alert is hij nog ongelezen. Je kan ook zien wat de bron is van de mention (blauwe kader). Het programma geeft automatisch een interpretatie aan de mention. Zoals u ziet is het icoon hier groen, wat wil zeggen postief. Is het rood dan is het negatief en grijs neutraal. Zo krijgt u meteen een beeld van de mention. Wanneer er in de mention een witte vlag op een rode driehoek staat, wil dit zeggen dat hij prioriteit heeft (paarse kader) omdat hij van een belangrijke website of invloedrijk persoon komt. Deze indicatie is gelinkt aan de instelling priority filter die ik eerder besprak. U kan in de lijst van mentions filteren op bron. Dit doet u door bovenaan op all sources te klikken. De lijst bronnen en het aantal mentions verschijnt. Selecteer nu op een bron en u krijgt enkel deze mentions te zien. 9
Laat ons nu even bekijken wat er gebeurt als ik klik op een mention. In dit voorbeeld een Twitter bericht. Het bericht wordt rechts geopend. U heeft nu verschillende opties (groene kader, van links naar rechts). U kan het Twitter mention bericht in uw favorieten steken, archiveren, verwijderen of als irrelevant opgeven. U kan de bron blokkeren. Taak toewijzen aan een teamlid. De toon van de mention aanpassen (neutraal, positief of negatief). En uiteraard kan u van hieruit reageren. Als u op react klikt, krijgt u het volgende menu te zien. 10
De verschillende opties wijzen zichzelf uit. U kan een mention ook toevoegen aan Buffer om later te delen. Buffer is een handige tool die we reeds eerder bespraken bij CoDirect. Wil u meer weten over Buffer, dan kan u via deze link onze handleiding downloaden. Als u links (groene kader) op een alert klikt, opent er een menu waarin je heel wat informatie kan terugvinden over uw alert. Wij gaan hier niet volledig doorlopen want het wijst zichzelf uit. Eigenlijk geeft dit menu een status van uw alert. Wel staan we in het vervolg van de handleiding stil bij volgende zaken: taken toevoegen aan een mention, hoe statistieken van uw alerts bekijken en exporteren en delen van een alert. 11
Hoe een taak toewijzen aan een teamlid? Eerder in deze handleiding gaven wij aan dat je een taak kan toewijzen aan een teamlid. Met andere woorden je kan meerdere personen betrekken bij het monitoren van het web en hen mede verantwoordelijk maken. Dit is in een bedrijfscontext zeer interessant. Zo kan u bijvoorbeeld, afhankelijk van de inhoud van de mention, een taak toewijzen aan iemand van de verkoop, marketing, dienst na verkoop, technische dienst... Dit zorgt voor meer transparantie en betrokkenheid binnen gans de organisatie! Hoe doe je dit nu concreet? Eerst moet je een teamlid toevoegen (in de business versie maximaal 10). Dit doe je door te klikken op team bovenaan. (groene kader) Je krijgt nu volgende melding: Klik op add a new team member. Nu opent het volgende scherm: Geef nu het e-mail adres in van de persoon die u wil toevoegen. Bepaal zijn rol: gewoon gebruiker of is hij ook administrator. Druk vervolgens op save. Geef de volledige naam van het teamlid in en druk opnieuw op save. 12
Het teamlid krijgt automatisch als initialen de eerste letter van zijn voornaam en de eerste van zijn achternaam. Geef vervolgens aan tot welke alerts hij toegang heeft. Druk opnieuw op save. Het teamlid is nu aangemaakt. Hoe wijs ik nu een taak toe aan een teamlid? In onderstaande scherm wil ik een taak toewijzen aan een mention (in dit geval een blogartikel). Klik op new task boven het venster met het blog artikel. (groene kader). U krijgt nu volgend venster te zien. 13
U kan nu 3 taken toewijzen (te lezen, te delen of reageren). Voeg eventueel bijkomende commentaar toe. Klik vervolgens op het teamlid waaraan u de taak wil toewijzen. In dit geval het zonet aangemaakt teamlid RM. Klik vervolgens op assign. De persoon in kwestie krijgt nu een e-mail verwittiging dat hij een taak heeft ontvangen. Als u nu klikt op tasks in de menu onder de Alert (groene kader), krijgt u de toegewezen taak te zien. U krijgt tevens een verwittiging rechts aan de inititalen van de persoon dat er een nieuwe taak aan hem is toegewezen. (rode kader) Wanneer de nodige actie is ondernomen kan de status als volgt worden gewijzigd. Klik op tasks (groene kader). Selecteer de taak en klik op tasks to do en vervolgens op tasks done. (rode kader) 14
Hoe statistieken van uw alert bekijken en exporteren? In de menu onder de alert hebt u een optie statistics & exports (groen kader). Klik hierop. U krijgt nu volgende zaken te zien in het rapport: U ziet het aantal mentions in de gekozen periode. Wil u de periode aanpassen, klik dan op period. U kan kiezen uit de laatste 7 dagen, de laatste week, de laatste 30 dagen en de laatste maand. Klikt u op view more details (groene kader) dan krijgt u extra mogelijkheden. Zo kan u ondermeer, indien nodig, alerts met elkaar vergelijken. 15
Merk op dat u de statistieken ook kan exporteren, klik op export (rode kader). In het volgende scherm ziet u in welke formaten dit kan. U ziet verder in het rapport ondermeer hoeveel mentions vanuit welke bron komen en vanuit welke taal. Ook het aantal mentions per dag wordt weergegeven. Voldoende informatie dus om de nodige conclusies te trekken. 16
Overige functies gebruiken? In deze rubriek tonen wij u een aantal overige functies. Hieronder de weergave van de functiebalk bovenaan in Mention. De eerste 3 zwarte opties, slaan op uw volledige Mention account. De opties in het gekleurde vak, slaan op de Alert die u geselecteerd heeft. In quota krijg je een overzicht van uw plan en het aantal mentions die zijn gebruikt per alert. Hier kan u ook kiezen om over te schakelen naar een ander plan. In team krijg je een overzicht van uw teamleden en kan je een nieuw teamlid toevoegen. Hoe je dit doet, bespraken wij eerder in deze handleiding. Ga naar nieuw lid toevoegen. In settings kan je verschillende account. aanpassingen doorvoeren aan uw Mention 17
Maak links (groene kader) uw keuze uit de mogelijkheden en de verschillende opties worden rechts zichtbaar. U kan ondermeer uw profiel instellingen wijzigen, uw alerts beheren, uw facturatie bekijken en support vragen stellen. In het groene blok kan u ofwel alle mentions meteen markeren als gelezen (mark all as read) of zoeken in de historiek van de mentions (search in alert history). In het rode blok overlopen we nu de mogelijkheden van links naar rechts. In settings pas je de instellingen van de desbetreffende alert aan. U kan hier bijvoorbeeld zoekwoorden, de taal of gekozen bronnen aanpassen. In Notifications gaat u naar de rubriek binnen settings waar u kan aangeven welke (e-mail en/of desktop) notificaties u wil ontvangen per alert en in welke frequentie. In share kan u de desbetreffende alert delen met anderen. U heeft de keuze om te delen met een teamlid of met een viewer. Een teamlid heeft volledige toegang tot de alert en kan alle acties uitvoeren zoals een beheerder. Een viewer kan enkel de alert lezen. 18
Zowel een teamlid als een viewer krijgt de eerste maal 2 mails. Een om te verwittigen dat een mention account is aangemaakt op zijn naam (daarin staat zijn e-mail adres en paswoord) en een 2 de met de toegang tot de desbetreffende alert. Tot slot kan u er voor kiezen om een RSS aan te maken. Als u dit koppelt aan een RSS lezer dan blijft u op de hoogte van de nieuwste meldingen, zonder dat u telkens moet inloggen in Mention. Wij adviseren hiervoor Feedly. Wil u hiervan een handleiding downloaden, klik dan hier. Onze beoordeling: + Verhouding pijs/kwaliteit, veel mogelijkheden voor een relatief lage prijs. + Gebruiksvriendelijk + Uitgebreide resultaten uit blog, web, social en fora + Zorgt voor verhoogde tijdswinst en efficiëntie, door ondermeer de mogelijkeid om meteen te reageren op mentions. + Beheren van mentions als team - Gratis versie is eerder beperkt. Ook bij premium versie loop je snel aan tegen de beperking van 500 mentions/maand. Kies uw zoektermen dus verstandig! TIP: Wist u dat u door het inzetten van sociale media tools zoals Mention tot 25% tijd kan besparen? Hoe? Ontdek het tijdens onze training: Sociale media, hoe efficiënter werken en kostbare tijd besparen? 19
Tot zover deze Mention handleiding. Veel succes en plezier met het gebruik van Mention! Was deze handleiding waardevol en wil u in de toekomst niks missen van alle nieuws en praktische tips rond sociale media? Aarzel dan niet om u te registreren op onze nieuwsbrief en/of volg ons op de volgende sociale media: LinkedIn, Twitter, Facebook of Google+. 20