1. Inleiding Per 1 januari 2018 zal de gemeente Westerwolde een feit zijn, daarmee wordt de eerste gemeenteraad van Westerwolde verantwoordelijk voor het besturen van een gemeente met 24.952 inwoners per ultimo 1 januari 2017 hetgeen resulteert in een raad van 19 raadsleden (artikel 55 lid 1 Wet Arhi). In navolgende notitie volgt een griffieplan mede gebaseerd op het aantal raadsleden maar zeker ook op basis van de uitdagingen waarvoor de nieuwe gemeente Westerwolde staat. De notitie is ook bedoeld om te komen tot het vaststellen van een formatieomvang en tot een advies over de benodigde functieprofielen en bijbehorende waardering 2. Uitgangspunten herindelingsadvies Op 26 oktober 2016 hebben de gemeenteraden van Bellingwedde en Vlagtwedde het herindelingsadvies vastgesteld. In dit herindelingsadvies is een belangrijk uitgangspunt geformuleerd voor wat betreft het vormen en uitvoeren van beleid. Kern is, dat het bestuur samen optrekt met zijn omgeving, de burgers. Vorming en uitvoering van beleid gebeurt in nauwe samenhang met de burgers. De burgers van de beide gemeenten kiezen de raadsleden. Maar daar blijft het niet bij. De burgers geven samen met het ambtelijk apparaat en de colleges van de beide gemeenten ook uitvoering aan gemeentelijke taken. De gemeenten lopen voor op ontwikkelingen die in de troonrede zijn samengevat onder de noemer participatiesamenleving. De samenwerking tussen burgers en gemeente vindt plaats op het vlak van veiligheid en milieu, maar nog veel sterker op het vlak van zorg, sport, basisonderwijs, cultuur en verkeersveiligheid. De beide gemeenten gaan er vanuit dat de bestuurskracht niet alleen wordt aangetroffen binnen de muren van het gemeentehuis, maar dat de bestuurskracht juist ligt in de lokale samenleving en het samen optrekken van maatschappelijke en bestuurlijke ontwikkelingen 1. Daarnaast zijn enkele (prioritaire) uitdagingen en opgaven geformuleerd zijnde: leefbaarheid en vitaliteit; groeiversnelling toerisme; digitale en fysieke bereikbaarheid; branding; 1 Herindelinsgadvies, pagina 27 1
impuls economie 2. 3. Visie op de griffie Op basis van de ambities uit het Herindelingsadvies met betrekking tot de rol en positie van de gemeente en de hiervoor geschetste invloeden kan de volgende visie op de griffie worden geformuleerd: De griffie is transparant, zichtbaar en sluit aan bij het dienstverleningsconcept dat de gemeente Westerwolde voor ogen heeft. Het nieuwe geheel moet kwalitatief meer zijn dan de som der delen. De griffie vervult een tactisch-strategische rol in de relatie met college en ambtelijke organisatie en tussen raad en samenleving. De griffie is pro-actief, ambitieus en slagvaardig, met de focus op de primaire ondersteuning van de raad(sleden). De griffie is kostenbewust en opereert als krachtige en flexibele eenheid die haar taken zo effectief en efficiënt mogelijk uitvoert. De griffie voert gemeenteraad-specifieke taken uit. De griffie laat facilitair ondersteunende taken bij de organisatie en voert daar regie op. Op basis van het bovenstaande heeft de griffie de volgende competenties nodig om te kunnen voldoen aan de kwaliteit die van de griffie verwacht mag worden: Kennisgericht, Innovatief, Flexibel/Wendbaar, Representatief en Politiek Sensitief. Naast het organiseren en aansturen van de raadsondersteuning en de reguliere advies- en coachrol van de griffie(r) zijn er enkele belangrijke opgaven voor de eerste raadsperiode van de nieuwe gemeente : a. Stimuleren en begeleiden van de raad als geheel, de fracties en de individuele raadsleden bij het vormgeven aan de rol die past bij de ambities van de raad in relatie tot de samenleving en de uitgangspunten van het Herindelingsadvies en de werkbijeenkomsten onder leiding van Eelco van Hout b. Implementeren van de in werkgroepen voorbereide uitgangspunten en werkafspraken c. Op tactisch-strategisch niveau in de driehoek bijdragen aan de verbinding met de samenleving en een effectief bestuur d. Adviseren over en organiseren/uitvoeren van nieuwe overlegvormen en werkwijzen van de raad e. In positie brengen en houden van de raad bij beleidsprocessen f. Vormgeven aan en ondersteunen bij een meer op monitoren en onderzoek gerichte oriëntatie van de raad g. Vormgeven aan de relatie met de organisatie en sturen op samenspel tussen college en raad h. Vormgeven aan de relatie met de Wmo-raad en rekenkamercomissie 2 Herindelingsadvies pagina 13 e.v. 2
4. Omvang van de formatie 4.1. Inleiding Sinds de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur in 2002 heeft de griffie een vaste plek gekregen binnen het lokale bestuur. Met aan het hoofd de raadsgriffier wordt de raad en daarmee de individuele raadsleden beter toegerust voor zijn/hun taken. De werkzaamheden van de griffie (uitgevoerd in opdracht van de raad) zijn op te delen in drie delen: a. secretariële ondersteuning; b. procesmatige ondersteuning; c. inhoudelijke ondersteuning. 4.2.I De griffier van de gemeente Westerwolde De griffier is de secretaris en eerste adviseur van de raad en staat dit bestuursorgaan secretarieel, procesmatig en inhoudelijk terzijde. In een gemeente met een omvang als Westerwolde kan deze functie alleen worden waargemaakt door een professionele en volwaardige griffie in kwantiteit en kwaliteit. De griffier moet in principe een behoorlijke functieomvang hebben. Daarbij behoort een volwaardige secretariële ondersteuning en wat minstens zo belangrijk is een inhoudelijke sparringpartner in de vorm van een raadsadviseur die processen kan initiëren en organiseren en die in staat is de griffier te vervangen 3. 4.3. De griffie van de gemeente Westerwolde In de nieuwe gemeente Westerwolde wordt een aantal zaken zichtbaar anders. Omstandigheden die van invloed zijn op de werkzaamheden van de griffie: 1) De omvang van de gemeente neemt toe en daarmee het aantal raadsleden (van 13 raadsleden in Bellingwedde en 17 in Vlagtwedde naar 19 raadsleden in de gemeente Westerwolde). 2) Zoals boven al uiteengezet zal de vorming en uitvoering van beleid in de nieuwe gemeente Westerwolde in nauwe samenhang met de burgers plaatsvinden. Dit zal leiden tot allerhande vormen van burgerparticipatie waarbij de gemeente als partner initiatieven vanuit de gemeenschap ondersteunt. Inwoners wordt gevraagd zelf de verantwoordelijkheid voor de leefbaarheid in hun dorp of wijk op zich te nemen. De gemeente is een gelijke partner van inwoners en bedrijven. De gemeenteraad moet anticiperen op deze ontwikkeling. Hoe de raad dit zal oppakken is bij het schrijven van deze notitie nog niet helemaal bekend. 3 De griffier helpt raadsleden de straat op, VNG Magazine, 7 oktober 2016, p. 14 e.v. 3
3) Een andere ontwikkeling is, dat de wens wordt gehoord, dat de gemeenteraad (en dus ook de griffie) plaatsonafhankelijk moet kunnen werken door optimale ontsluiting van de benodigde informatie. Ook moet de raad kunnen vergaderen of zich te laten informeren waar de vragen liggen. Definitieve besluiten daarover moten nog worden genomen maar de wens sluit wel aan bij het proces waarin de raden zich bevinden om (in aansluiting bij het proces wat de organisatie en de colleges doorlopen) een organische organisatie te willen zijn, een organisatie, die steeds in ontwikkeling is. Ook blijkt dit impliciet uit het herindelingsadvies waar staat, dat de gemeenten van mening zijn, dat bestuurskracht niet alleen binnen de muren van het gemeentebestuur ligt maar juist in de lokale samenleving. 4.4. Voorgestelde kaders voor de formatie van de nieuwe griffie Voor het beantwoorden van de vraag wat de omvang (formatie) van de nieuwe griffie dient te zijn, is een aantal kaders gedefinieerd. Vanuit deze kaders wordt een visie op de griffie geformuleerd. a. Het herindelingsadvies Het is goed zich te realiseren, dat gewerkt wordt aan de bouw van een nieuwe gemeente met haar eigen unieke kenmerken. De uitgangspunten die het herindelingsadvies laat zien, dat beide gemeenten er van uit gaan, dat de bestuurskracht niet alleen wordt aangetroffen binnen de muren van het gemeentehuis, maar dat de bestuurskracht juist ligt in de lokale samenleving en het samen optrekken van maatschappelijke en bestuurlijke ontwikkelingen. Er is behoefte aan maatwerk en snelheid in de ondersteuning die de gemeente nog kan bieden. Niet de gemeente bepaalt beleidsmatig wat goed is maar steeds meer de inwoner zelf, hetgeen expliciet als uitgangspunt is opgenomen in het herindelingsadvies. De veranderende huisvesting van de nieuwe gemeente betekent dat er voldoende tijd nodig is voor het digitaal organiseren van de stukkenstroom. Ook is er in 2017 nog sprake van een ontwikkelorganisatie omdat het dienstverleningsconcept nog in opbouw is. Wat wel duidelijk is, is dat uitgegaan wordt van een organisch ontwikkel model en dat in de nieuwe gemeente Westerwolde de inwoner/de klant centraal staat. Het vormgeven van actieve burgerparticipatie en de communicatie over en voor de raadsleden zijn belangrijke aandachtspunten. b. De samenwerking met de ambtelijke organisatie; de relatie met de driehoek als kader De relatie tussen de griffie en de ambtelijke organisatie is essentieel als het gaat om het functioneren van de gemeenteraad. Allereerst moet de relatie met de secretaris gelijkwaardig en complementair zijn. De griffie kan niet succesvol zijn als de organisatie achterblijft. En de organisatie kan niet succesvol functioneren als de interactie met de griffie niet goed is en de griffie, via de griffier, zijn rol van politiek-ambtelijke tolk niet waarmaakt. De ontwikkeling van het functioneren van de griffie en de ontwikkeling van de rolinvulling van de ambtelijke organisatie dienen zich dus in onderlinge symmetrie te voltrekken. Als de samenwerking op deze manier ingericht is, leidt dit tot een werkwijze richting raad die de rol van de raad ondersteunt. 4
Verder is de rol van de griffier in de Driehoek (burgemeester, secretaris, griffier) eveneens essentieel voor het functioneren van de gemeente. Er moet een dynamische samenwerking zijn waarbij ieder vanuit zijn taken en bevoegdheden zijn werk kan doen. Het samenspel moet zich richten op: a. het organiseren van een ordentelijk politiek proces met een daarin tijd en aandacht voor oriëntatie/ informatie, oordeelsvorming en besluitvorming; b. het inrichten van politiek en bestuurlijk handelen op het bereiken van effecten in de samenleving; c. het gebruik van politieke relevantie als de grondslag voor de scheiding tussen raad en college; d. politieke processen zo openlijk mogelijk laten verlopen. c. Kwaliteit als kader Als rode draad loopt door al het werk dat de griffie dient te verrichten: een optimale dienstbaarheid aan de democratie en aan de gemeenteraad. Uit die dienstbaarheid vloeien kwaliteitseisen voort; Naast een stevige secretariële ondersteuning is het een absoluut vereiste dat er voldoende kennis in huis is op juridisch, financieel en communicatief gebied om de raad op de juiste wijze ondersteuning te kunnen bieden. Verder zal er aandacht moeten zijn voor een continu proces van professionalisering: aandacht voor vorming en scholing met als doel de kwaliteit van de raadsondersteuning door te ontwikkelen en te borgen. Ook moet de nieuwe griffie innovatief zijn onder meer om raad van de gemeente Westerwolde zo snel mogelijk een herkenbaar gezicht te geven waarbij de griffie zich realiseert dat de gemeenteraad een rol heeft en wil hebben naar alle dorpen binnen de nieuwe gemeente. Dit zoveel mogelijk in gezamenlijk optrekken met het nieuwe college van burgemeester en wethouders. De nieuwe griffie moet flexibel/wendbaar zijn en een realistisch ambitieus ontwikkeltraject definiëren. De griffie is zich ervan bewust dat de nieuwe gemeenteraad grotendeels zal bestaan uit leden van de fuserende gemeenten Bellingwedde en Vlagtwedde die ieder een eigen cultuur mee zullen brengen. De griffie zal een rol vervullen in het samenbrengen van die twee culturen tot één nieuwe cultuur. De nieuwe griffie is en moet optimaal toegankelijk zijn voor: de gemeenteraadsleden, burger, bedrijfsleven, belangenverenigingen, college en ambtelijke organisatie. Digitaal bereikbaar en laagdrempelig benaderbaar. Onder b is het volgende geformuleerd De ontwikkeling van het functioneren van de griffie en de ontwikkeling van de rolinvulling van de ambtelijke organisatie dienen zich dus in onderlinge symmetrie te voltrekken. Als de samenwerking op deze manier ingericht is, leidt dit tot een werkwijze richting raad die de rol van de raad ondersteunt. Dit geldt zeker ook voor de wijze waarop het dienstverleningsconcept is geformuleerd. De dienstverleningsconcepten van zowel de raad als ook die van de organisatie dienen met elkaar in lijn te zijn opdat zij elkaar ook versterken. 5
4.5.De kwantitatieve omvang van de griffie Uit een onderzoek van adviesbureau B&G naar de grootte van griffies in Nederland blijkt dat naarmate de raad groter wordt, de griffie in omvang toeneemt. Daarbij worden twee rollen van de griffie onderscheiden, namelijk een secretariële griffie (met name gericht op een goede stukkenstroom, en een optimale inzet van de instrumenten die de raad tot haar beschikking heeft) en een politiek/bestuurlijk faciliterende procesgriffie. Bij de berekening van de omvang van de griffie (vooralsnog uitgaande van een faciliterende griffier die past binnen de geschetste kaders) mag men uit gaan van een gemiddelde omvang voor een griffie van 0,15 fte per raadslid. In de gemeente Westerwolde zou dit dan uitkomen op 19 raadsleden x 0,15 = 3 fte. Het onderzoek van de Vereniging van Griffiers uit 2010 naar de omvang van griffies in Nederland laat zien, dat de gemiddelde griffie omvang van gemeenten tot 30.000 inwoners 2,17 fte bedraagt. Wat daar ook van zij, om te komen tot een precieze omvang, zal gekeken moeten worden naar de taken die er formeel voor de griffie liggen en het verwachtings- en ambitieniveau van de raad. Wat van de griffie in zijn geheel wordt verwacht is uiteengezet in paragraaf 3 van deze notitie. De rol van de griffier wordt beschreven in paragraaf 5. De gezamenlijke werkgeverscommissies van Bellingwedde en Vlagtwedde hebben in de werkgroep Griffie aangegeven dat bij de bouw van de griffie niet te zuinig moet worden ingezet. Tegelijkertijd moet de omvang van de griffie wel uitgebalanceerd zijn. De griffier moet een behoorlijke functieomvang hebben om zijn werk goed te kunnen doen. Daarbij behoort een volwaardige secretariële ondersteuning en wat minstens zo belangrijk is een inhoudelijke sparringpartner in de vorm van een raadsadviseur die in staat is de griffier te vervangen en daarmee de functie van griffier niet te kwetsbaar te laten zijn. De functies raadsgriffier en en raadsadviseur moeten gezamenlijk een bepaalde omvang hebben. Tot op zekere hoogte is de omvang van de afzonderlijke functies, onderling uitwisselbaar. In het licht van bovenstaande en aansluitend op de uitdagingen en opgaven die de gemeente Westerwolde wachten is de werkgroep van opvatting dat de minimale omvang van de griffie 2,2 fte (conform benchmark) behoort te zijn. Gelet echter op de ambities en de opgaven die in de eerste jaren optreden adviseert de werkgroep om te starten met een formatieomvang van 3 fte (gebaseerd op het advies van Adviesbureau B&G). Voorgesteld wordt om maximaal 0,8 van de formatie vooralsnog in te vullen met een tijdelijk aanstelling tot eind 2019. Dit biedt enerzijds de mogelijkheid om bij de start van de gemeente voldoende ondersteuning voor de raad vast te leggen. Tegelijkertijd biedt het aan de nieuwe raad de mogelijkheid om na evaluatie in 2019 een definitieve keuze te maken voor de omvang van de griffie. Voorgesteld wordt de griffie van de nieuwe gemeente Westerwolde als volgt samen te stellen: Raadsgriffier: minimaal 0,6 tot maximaal 1 fte; Raadsadviseur: minimaal 0,6 tot maximaal 1 fte (afhankelijk van invulling griffiersfunctie) Griffiemedewerker: 1,4 fte, verdeeld over 2 personen 4 De functies van raadsgriffier en raadsadviseur hebben gezamenlijk een maximale omvang van 1.6 fte. Om de beoogde flexibiliteit te bereiken wordt voorgesteld bij de aan te stellen griffier en raadsadviseur gezamenlijk 0,4 fte als tijdelijke aanstelling tot eind 2019 vast te leggen. Bij de beide griffiemedewerkers eveneens 0,4 als tijdelijke aanstelling 4 Er is gekozen voor 1,4 fte om zo de continuïteit en de onderlinge vervanging van het secretariële deel te kunnen waarborgen 6
Er wordt vanuit gegaan dat extra capaciteit die nodig is voor de wijziging van digitale systemen en extra communicatie als gevolg van de herindeling buiten de formatie van de griffie kan blijven. Hiervoor zal een beroep op de ambtelijke organisatie worden gedaan De gezamenlijke werkgeverscommissies zijn van mening, dat de tijdelijke capaciteit in de formatie (in totaal 0,8 fte) in 2018 en 2019 gedekt zou kunnen worden uit het herindelingsbudget. De vaste formatie dient in de begroting 2018 e.v. opgenomen te worden. Aan de nieuwe raad wordt de aanbeveling gedaan om in 2019 een evaluatie van de griffie te plannen op grond waarvan een heroverweging van de formatie vanaf 2020 kan plaatsvinden. 7
5. Soort griffier De Griffier is hoe dan ook een vreemde eend in de bijt in een (ambtelijk) functiehuis. De Griffier heeft immers een eigenstandige positie en eindverantwoordelijkheid, moet omgaan met allerlei politieke fracties en individuele raadsleden (verkeert midden in het bestuurlijk politiek krachtenveld) en de afstemming in de politiek/bestuurlijk/ambtelijke driehoek. Het afbreukrisico van ogenschijnlijk soms operationele taken binnen de omgeving waarin de Griffier schadevrij moet opereren kan worden onderschat. De Griffier is primair ondersteunend aan het politieke proces maar moet daarin om dit adequaat en zelfstandig in te vullen wel veel inzicht hebben in complexe en uiteenlopende vraagstukken en belangen. De functie is dan ook niet één op één te spiegelen aan een andere gemeentelijke functies. Vandaar dat deze specifiek beschreven moet worden. Daarbij kan de raad kiezen voor aansluiting bij de door de gemeente gekozen functiewaarderingssystematiek. De raad kan ook kiezen voor een eigen waarderingssystematiek. De bijzondere positie van de griffier is gebaseerd op de Gemeentewet waarin is vastgelegd, dat elke gemeente een griffier heeft die benoemd wordt door de raad (artikel 100 lid 1 Gemeentewet). Uit een onderzoek uitgevoerd door de Universiteit van Tilburg blijkt, dat raadsgriffiers in hoge mate allrounders zijn: alle griffiers organiseren, faciliteren, adviseren en vertegenwoordigen (als ambassadeur) het raadswerk. Het onderzoek geeft aan dat er tussen griffiers geen grote verschillen bestaan, zij verrichten over het algemeen dezelfde taken. Binnen de allround functievervulling herkennen de onderzoekers drie samenhangende pakketten van taken: basistaken, basis-plustaken en strategische taken. Alle griffiers bewegen zich op alle taakvelden, maar in verschillende mate van intensiteit, die vooral samen lijkt te hangen met de beschikbare tijd van de griffier: de grootte van de gemeente en de omvang van de aanstelling bewerkstelligen significante verschillen. 47% van de raadsgriffiers houdt zich primair bezig met de basis van het raadswerk: alle zaken rond gewone raadsbijeenkomsten. Dit geldt met name voor griffiers zonder medewerkers. Bij 29% van de raadsgriffiers is sprake van substantiële faciliterende en adviserende taken, zoals raadsbijeenkomsten met anderen in de samenleving en raadstrainingen. En 24% van de raadsgriffiers is nog nadrukkelijker doende met kwaliteitsontwikkeling en strategische advisering. De gezamenlijke werkgeverscommissies kiezen voor een griffier die beleidsmatig ondersteunend moet zijn voor de raadsleden en de fracties. Een inhoudelijke sparringpartner, die los staat van de politiek. De gezamenlijke werkgeverscommissies adviseren dat voor wat betreft het functieprofiel van de griffier uit moet worden gegaan van de normfunctie Griffier I volgens de HR 21 systematiek. De normfunctie Griffier I ziet er als volgt uit: De raadsgriffier is eindverantwoordelijk voor het ondersteunen van de gemeenteraad en het bewaken van de kwaliteit van het politieke besluitvormingsproces. Geeft functioneel sturing aan functiehouders en de kwaliteit van producten/diensten buiten de directe hiërarchische invloedssfeer. Er is sprake van politieke dynamiek en veelal tegenstrijdige belangen. Kenmerken van de functie van griffier zijn: De griffier is eindverantwoordelijk voor de griffie De griffier is de inhoudelijk, procesmatig en logistiek ondersteuner van de gemeenteraad en raadscommissies in het kader van de vertegenwoordigende, controlerende en kaderstellende taken De griffier levert als eerste adviseur strategisch/tactisch advies en bijstand aan de gemeenteraad en raadscommissies 8
De griffier ontwikkelt, innoveert en bewaakt complexe en bestuurlijke procedures, passend binnen de randvoorwaarden van de instructie voor de griffier De griffier kan (integraal) leiding geven aan de medewerkers van de griffie Verder zal de griffier de griffie dienen vorm te geven en heeft hij daarover de leiding. Alternatief voor HR 21 Eind januari 2017 hebben de vereniging van Griffiers en Raadslid.NU een brief gezonden aan de gemeenten. Bij de brief wordt onder andere een functieprofiel voor de raadsgriffier aangeboden. Tevens worden profielen aangeboden voor andere medewerkers van de griffie. De profielen zijn ontwikkeld met een subsidie van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Reden voor het opstellen van de profielen is gelegen in het feit, dat men van mening is, dat er in de HR21 beschrijving en waardering te weinig oog is voor het unieke van deze functies, namelijk het werken in een politiek-bestuurlijke context met de daaraan verbonden functie-eisen en afbreukrisico s. De stukken dienaangaande zijn aan deze notitie gehecht. De gezamenlijke werkgeverscommissies adviseren niet te kiezen voor het geboden alternatief. De reden hiervoor is voornamelijk, dat met het kiezen voor HR 21 aansluiting met de gemeentelijke wordt vergemakkelijkt. Detachering of benoeming door de raad? Voor een optimale dienstverlening aan de gemeenteraad is onafhankelijkheid van de griffie van belang. Een combinatie van een griffiefunctie met een functie in de college-organisatie, levert in de praktijk gevoeligheden en een onnodig spanningsveld op. Er moet duidelijk afstand zijn wat takenpakket betreft t.o.v. het college. Dit geldt in ieder geval voor de functies van griffier en raadsadviseur. De gezamenlijke werkgeverscommissies kiezen daarom voor aanstelling van griffier en raadsadviseur bij de raad. Voor wat betreft de griffiemedewerkers, degenen die de werkzaamheden van de raad secretarieel ondersteunen, is dat minder relevant. Sterker nog, om continuïteit te waarborgen op het secretariële deel van de griffie, kiezen de gezamenlijke werkgeverscommissies om deze aanstellingen te regelen via een goed opgestelde detacheringsovereenkomst vanuit de ambtelijke organisatie. 6. Financiële paragraaf In de beide fusiegemeenten zijn voor de griffie in 2017 de volgende financiële middelen beschikbaar; Geraamde loonkosten 2017 Griffie Bellingwedde Griffie Vlagtwedde 115.203,00 (zijnde kosten voor de raadsgriffier en de gedetacheerde griffiemedewerkster); 103.110,00 (bestuurs-ondersteuning raad) De griffiers zijn als volgt nader te specificeren: Bellingwedde 0,8889 fte 56.786,00 (excl. sociale lasten, incl. 80.087,00) Vlagtwedde (inhuur) 0,44 fte 55.000,00 9
Dit betekent dat bij budgettair neutrale overgang 218.313 beschikbaar is, dit lijkt voldoende voor de voorgestelde formatie van 3 FTE. De werkgroep griffie stelt voor om de basisformatie van 2,2 fte structureel in de begroting op te nemen. Voorgesteld wordt de tijdelijke aanstellingen van 0,8 fte tot eind 2019 vooralsnog te dekken uit de frictiekosten herindeling. 10
Bijlage 1 11
Bijlage 2: Overzicht werkzaamheden griffie en griffier Inwerkprogramma raad Bijwonen raadsvergaderingen Verlenen advies en bijstand aan raadsleden bij inzet raadsinstrumenten (moties, amendementen, raadsvragen etc.) Organiseren werkbezoeken, excursies, uitjes Behandeling, doorgeleiding en voortgangsbewaking afhandeling raadsvragen, moties, amendementen, raadsbesluiten en toezeggingen Informeren burgers over beïnvloedingsmogelijkheden bestuur Driehoek (burgemeester/secretaris/griffier) Presidium Overleg beroepsgroep (landelijk, regionaal) raads(advies)commissies Representatie raad Afhandeling ingekomen stukken/brieven aan de raad Griffier- secretaris Beoordelen, toetsen van stukken van college aan de raad Integraal management griffie (bedrijfsvoering) Verslaglegging raad Werkoverleg griffie Verslaglegging commissies Beoordelen, toetsen van stukken van college aan de commissies Beheer en onderhoud raadspagina s website Verzenden raads- en commissiestukken/ abonnementen Onderhoud raadsinformatiesysteem Begeleiden raadsonderzoeken (al of niet ex art. 155A gemeentewet) Inzet bodepersoneel ten behoeve van commissie- en raadsvergaderingen Opkomstbevorderende maatregelen/acties verkiezingen Griffier- gemeentelijke accountant Persberichten raad Publicatie raadsbesluiten Griffier- lijnmanagers Griffier- wethouders Catering vergaderingen commissies en raad agendacommissie seniorenconvent Een en ander hangt af van verdere besluitvorming over vergaderstructuur etc. 12
Invulling van de functieprofielen Op basis van hetgeen is geformuleerd aangaande de visie en het formatieplan kunnen de volgende (voorlopige) functieprofielen worden beschreven: De griffiemedewerkster: Functiebeschrijving griffiemedewerkster (volgens HR21 systematiek Functiereeks ondersteuning, groep adm.secr. Normfunctie medewerker administratief & secretarieel II?) Plaats in de organisatie Doel van de functie Kernactiviteiten Contacten Functie-eisen/werk- en denkniveau Organisatie competenties Functiecompetenties Legt verantwoording af aan de raad en (functioneel) aangestuurd door de griffier De griffie medewerkster richt zich op het zelfstandig verrichten van vakmatige en secretariële werkzaamheden ter ondersteuning van de raad, de raadsgriffier en alle daaraan verwante zaken. a. Het zelfstandig voorbereiden, notuleren (ten zij anders georganiseerd, bijvoorbeeld alleen toonband als verslag) alsmede het verstrekken van informatie hieruit; b. Het beheren van de agenda s en daarmee samenhangende werkzaamheden van de raad, de griffier (en indien daarvoor wordt gekozen de commissies en werkgroepen); c. Het ondersteunen en voorbereiden van de raad bij representatieve taken (het organiseren raadseigen zaken, organisatie inwerkprogramma raad, werkbezoeken, excursies, uitjes raden en commissies, Informatiebijeenkomsten organisatorisch voorbereiden en bijwonen); d. Het daar waar nodig ondersteunen van de Rekenkamercommissie en Wmo of Participatieraad; e. Mede eerste aanspreekpunt zijn voor raadsleden, fracties en ambtelijke organisatie; f. Mede verzorgen van communicatie voor de raad. a. Interne en externe contacten; b. Klantvriendelijk en representatief a. MBO, inclusief twee jaar werkervaring op een griffie; b. Aanvullende opleidingen in het griffiewerk a. Klantgericht; b. Samenwerken; c. Flexibel; d. Representatief; e. Politiek sensitief. a. Probleemoplossend vermogen; b. Plannen en organiseren. 13
De raadsadviseur/adjunct griffier (volgens HR 21 systematiek Normfunctie Adviseur II- III/Functiereeks beleid?) In onderstaande wordt een globale functiebeschrijving gegeven van de raadsadviseur op basis van het eerder in deze notitie geformuleerde. Plaats in de organisatie Doel van de functie Legt verantwoording af aan de raad en wordt functioneel aangestuurd door de griffier De gemeenteraad tactisch (dan wel mede strategisch) ondersteunen bij het vervullen van de aan de raad toegekende verantwoordelijkheden. De raadsadviseur is de eerste plaatsvervanger van de raadsgriffier en ondersteunt deze bij het zorgdragen dat de raad zijn verantwoordelijkheid optimaal waar kan maken en op een professionele manier zijn rol speelt in het bestuurlijke besluitvormingsproces. Kernactiviteiten Contacten intern en extern Functie-eisen/werk- en denkniveau Organisatiecompetenties Functiecompetenties De raadsadviseur is tevens sparringpartner van de raadsgriffier a. Is coördinator voor de dagelijkse griffiewerkzaamheden; b. Ondersteunt de gemeenteraad tactisch (dan wel strategisch) bij het vervullen van de aan de raad toegekende verantwoordelijkheden. c. vervangt de griffier bij diens afwezigheid; d. begeleidt zelfstandig vergaderingen (van commissies of andere door de raad in het lever geroepen gremia) Intern: aanspreekpunt voor het ambtelijk apparaat en het college van B&W; Extern: contacten met burgers, politieke partijen, instellingen, de Rekenkamercommissie,Wmo- of Participatieraad, bedrijven en andere overheden HBO+ werk- en denkniveau; beschikt over relevante bestuurlijke kennis, Inzicht in en gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen is essentieel Kennisgericht, innovatief, Flexibel/wendbaar, Representatief en Politiek Sensitief Overzicht hebben, plannen en organiseren, Coördineren van taken, In HR 21 termen zien de normfuncties adviseurs II&III er ongeveer als volgt uit Adviseur II Functiereeks Beleid: Het adviseren over, ontwikkelen, uitvoeren of handhaven van beleidsterreinen en beleidsprocessen. Functiegroep Advies: Advisering en (beleids)ontwikkeling vanuit intern gerichte beleidvelden en processtructuren. Voor de uitvoering geldt een interne opdrachtgever-opdrachtnemer relatie. Resultaten worden getoetst aan interne service level agreements, kwaliteitsnormen, protocollen en/of fundamentele keuzes. Overwegende functiekenmerken: 14
adviseert over en ontwikkelt beleid op meerdere complexe en brede vakgebieden op concern- en breder managementniveau zorgt voor organisatiebrede afstemming en samenhang ten aanzien van vraagstukken en processen die strategisch dan wel tactisch van aard zijn zorgt voor de uitvoering en implementatie van multidisciplinaire vraagstukken en processen Adviseur III Functiereeks Beleid: Het adviseren over, ontwikkelen, uitvoeren of handhaven van beleidsterreinen en beleidsprocessen. Functiegroep Advies: Advisering en (beleids)ontwikkeling vanuit intern gerichte beleidvelden en processtructuren. Voor de uitvoering geldt een interne opdrachtgever-opdrachtnemer relatie. Resultaten worden getoetst aan interne service level agreements, kwaliteitsnormen, protocollen en/of fundamentele keuzes. Overwegende functiekenmerken: adviseert over en ontwikkelt beleid op meerdere samenhangende vakgebieden adviseert over vraagstukken en processen die tactisch van aard zijn en die worden gestuurd door beleidsmatige keuzes binnen het vakgebied zorgt voor de uitvoering en implementatie van multidisciplinaire vraagstukken en processen Nb. Bovenstaande normfuncties zijn uit het HR 21 te halen echter zijn niet beschreven vanuit een politie/bestuurlijke insteek. 15
De raadsgriffier I cf. HR 21 systematiek (wellicht, dat het profiel hier en daar bijschaving behoeft) De normfunctie Griffier I ziet er als volgt uit: Functiereeks Politiek De raadsgriffier is eindverantwoordelijk voor het ondersteunen van de gemeenteraad en het bewaken van de kwaliteit van het politieke besluitvormingsproces. Geeft functioneel sturing aan functiehouders en de kwaliteit van producten/diensten buiten de directe hiërarchische invloedssfeer. Er is sprake van politieke dynamiek en veelal tegenstrijdige belangen. Kenmerken van de functie van griffier zijn: De griffier is eindverantwoordelijk voor de griffie de griffier is de inhoudelijk, procesmatig en logistiek ondersteuner van de gemeenteraad en raadscommissies in het kader van de vertegenwoordigende, controlerende en kaderstellende taken de griffier levert als eerste adviseur strategisch/tactisch advies en bijstand aan de gemeenteraad en raadscommissies de griffier ontwikkelt, innoveert en bewaakt complexe en bestuurlijke procedures, passend binnen de randvoorwaarden van de instructie voor de griffier de griffier kan (integraal) leiding geven aan de medewerkers van de griffie Generieke taken Resultaatgebied 1: Advisering en (algemene) ondersteuning raad 1. volgt en evalueert bestuurlijke ontwikkelingen en vertaalt deze in initiatieven, uitvoeringsplannen en voorstellen 2. adviseert de raad over processen en vraagstukken op het gebied van bestuur en organisatie en begeleidt onderzoeken 3. draagt zorg voor de integrale toetsing van de aan de raad en raadscommissies voorgelegde adviezen 4. levert algemene, procesmatige en inhoudelijke ondersteuning in al haar facetten aan 5. de gemeenteraad, de raadscommissies, het raadspresidium, het fractievoorzittersoverleg, individuele raadsleden en de voorzitter van de gemeenteraad Resultaatgebied 2: Ontwikkeling 1. ondersteunt bij de totstandkoming van de termijnagenda en de invulling van de beleid- en beheercyclus 2. draagt zorg voor de ontwikkeling en implementatie van procedures en werkprocessen 3. bevordert en bewaakt de professionele facilitering en invulling van de rol van de raad bevordert en bewaakt de kwaliteit van het politieke besluitvormingsproces en doet verbeter- voorstellen Resultaatgebied 3: Integraal management 1. draagt zorg voor het management van de raadsgriffie, geeft leiding aan de medewerkers van de griffie en voert daartoe periodiek werkoverleg en functionerings-, en indien nodig, beoordelingsgesprekken 2. draagt zorg voor de inzet van mensen en middelen ter realisatie van de producten en diensten 3. draagt zorg voor de totstandkoming van resultaatgerichte afspraken met medewerkers en het monitoren en bijsturen van de performance 4. draagt zorg voor de deskundigheidsbevordering en innovatie van de organisatie Resultaatgebied 4: Procesmanagement 1. stuurt, bewaakt en ondersteunt bij de afdoening/naleving van afspraken 2. draagt zorg voor de voorbereiding, ondersteuning en afhandeling van vergaderingen 3. realiseert en bewaakt de secretariële, administratieve, logistieke en facilitaire ondersteuning 4. verzorgt en bewaakt de afstemming tussen gemeenteraad en ambtelijke organisatie 5. voert de regie bij interactieve processen met burgers, bedrijven en/of instellingen 16
Resultaatgebied 5: Netwerken 1. ontwikkelt en onderhoudt een relatienetwerk 2. initieert en bevordert samenwerking met (externe) organisaties/partijen 3. bewaakt en beheert contracten met partijen/belanghebbenden 4. creëert draagvlak voor beleid Indicatief werk- en denkniveau; WO 17