Zending problematische afwezigheid en tuchtmaatregel

Zending problematische afwezigheid en tuchtmaatregel 21 maart 2012 WISA helpdesk

Inhoudsopgave 1 Problematische afwezigheid en tuchtmaatregel 2 1.1 Ingave afwezigheden B of T codes (optioneel)................. 2 1.2 Problematische afwezigheden.......................... 3 1.2.1 Beheer meldingen problematische afwezigheden............ 3 1.2.2 Melding problematisch afwezigheid aanmaken............. 4 1.2.2.1 Basisonderwijs......................... 4 1.2.2.2 Secundair onderwijs...................... 5 1.3 Tuchtmaatregel.................................. 7 1.3.1 Beheer meldingen tuchtmaatregelen.................. 7 1.3.2 Melding tuchtmaatregel aanmaken................... 8 1.4 Zendingsbestand aanmaken........................... 9 1.5 Zendingsbestand doorsturen via WebEdison.................. 10 1.6 Schrappen zending problematische afwezigheid................ 10 1

1 Problematische afwezigheid en tuchtmaatregel Zending problematische afwezigheid en tuchtmaatregel) Inleiding In deze handleiding vind je de procedure terug om een zending problematische afwezigheid of tuchtmaatregel aan te maken. 1.1 Ingave afwezigheden B of T codes (optioneel) Leerlingen - Afwezigheden - Ingave afwezigheden Wanneer je dagelijks de afwezigheden in Wisa bijhoudt dan kan je zelf B-codes (Problematische afwezigheden) en T-codes (Orde- en tuchtmaatregelen) via deze schermen ingeven. De werkwijze hiervoor is dezelfde als voor alle andere afwezigheidscodes en zal daarom niet verder in deze handleiding besproken worden. Figuur 1.1: Ingave kalender Tip: Op het einde van de maand zou je alle leerlingen met een code (Afwezig reden onbekend) kunnen omzetten naar code B via het scherm onder Leerlingen - Afwezigheden - Ingave afwezigheden - In groep omzetten 2

HOOFDSTUK 1. PROBLEMATISCHE AFWEZIGHEID EN TUCHTMAATREGEL 3 1.2 Problematische afwezigheden Een problematische afwezigheid mag slechts, en moet worden gemeld na 30 halve dagen afwezigheid. Ook afwezigheden op de werkplek (ingeval van stages of deeltijds werk) moeten worden meegerekend als afwezigheid. Je kunt deze zending na 1 oktober aanmaken waarbij de zendingsdatum de datum is waarop de leerling definitief problematisch wordt. 1.2.1 Beheer meldingen problematische afwezigheden Leerlingen - Afwezigheden - Beheer problematische afwezigheden Het doel van dit scherm is om een nieuwe melding aan te maken. Wanneer je een melding problematische afwezigheid wilt aanmaken moet je Alle leerlingen uitvinken en het volgende instellen:. Nu kan je op Ophalen klikken waarna je een overzicht krijgt van alle leerling waarvoor je meer dan 30 B-codes hebt opgegeven. Figuur 1.2: Beheer problematische Afwezigheden Wanneer je in Wisa geen B-codes hebt ingegeven, laat je Alle leerlingen aangevinkt staan en klik je op Ophalen. In de lijst met alle leerlingen selecteer je vervolgens de leerling waarvoor je een melding wilt aanmaken. Meldingen van problematische afwezigheden kunnen gevolgen hebben voor de financierbaarheid van de leerling. Voor elke leerling waarvoor je een melding problematische afwezigheid wilt aanmaken kun je vanuit dit scherm kiezen voor het tabblad Meldingen links in je menubalk (zie 1.2.2).

HOOFDSTUK 1. PROBLEMATISCHE AFWEZIGHEID EN TUCHTMAATREGEL 4 1.2.2 Melding problematisch afwezigheid aanmaken 1.2.2.1 Basisonderwijs Leerlingen - Afwezigheden - Beheer problematische afwezigheden - Meldingen Om in dit scherm een nieuw melding aan te maken moet je op het invoegicoontje klikken. Figuur 1.3: Melding basisonderwijs Via de knop ga je automatisch de aantal halve dagen afwezigheid en de data van de codes kunnen opvullen. Je bent verplicht om de velden die in het vet staan gedrukt in te vullen. De gele velden zullen in je zending mee doorgestuurd worden.

HOOFDSTUK 1. PROBLEMATISCHE AFWEZIGHEID EN TUCHTMAATREGEL 5 1.2.2.2 Secundair onderwijs Leerlingen - Afwezigheden - Beheer problematische afwezigheden - Meldingen Om op dit scherm een nieuw melding aan te maken moet je op het invoegicoontje klikken. Figuur 1.4: Melding secundair onderwijs Via de knop ga je automatisch het aantal halve dagen afwezig berekenen en de data van de eerste, tiende en dertigste B-code opvullen. Je bent verplicht om de velden die in het vet staan gedrukt in te vullen. De gele velden zullen in je zending mee doorgestuurd worden. De begeleiders CLB en hun bijhorende telefoonnummer kunnen op voorhand gedefinieerd worden bij de contactpersonen van de instelling via Schoolstructuur - Instellingen - Contactpersonen. Het type van deze contactpersonen moet MCLB zijn. Als er geen contactpersoon van dit type bestaat, kan de naam en het telefoonnummer van de begeleider CLB wel manueel ingevoerd worden. De begeleiders van de school worden door Wisa opgehaald uit de personen die bij de acties (Leerlingen - Afwezigheden - Beheer problematische afwezigheden - Acties) voor die leerling zijn ingevoerd. Als er geen acties zijn aangemaakt, kan de begeleider van de school manueel ingevoerd worden. Controleer hier zeker ook de overige tabbladen betreffende de Oorzaken, Betrokkenen, Toekomstperspectieven en Leerplicht verantwoordelijken. Bij deze laatste ben je ook nog verplicht de naam van de eerste verantwoordelijke op te geven. Je krijgt hierbij de keuzemogelijkheid tussen vader, moeder of voogd. Voor meerderjarige leerlingen moet je Leerling selecteren.

HOOFDSTUK 1. PROBLEMATISCHE AFWEZIGHEID EN TUCHTMAATREGEL 6 Figuur 1.5: Leerplichtverantwoordelijke Meerderjarige Mocht je nog verplichte velden niet ingevuld hebben, krijg je hiervoor een passende melding.

HOOFDSTUK 1. PROBLEMATISCHE AFWEZIGHEID EN TUCHTMAATREGEL 7 1.3 Tuchtmaatregel Een tuchtmaatregel mag je na 1 oktober aanmaken waarbij de zendingsdatum de datum van definitieve uitsluiting wordt. Wanneer je op het einde van het schooljaar een definitieve uitsluiting wenst te zenden moet de zendingsdatum 31/08 van het lopende schooljaar zijn. Deze zending mag ingestuurd worden van zodra de beslissing is genomen (meestal 30 juni). 1.3.1 Beheer meldingen tuchtmaatregelen Leerlingen - Afwezigheden - Beheer problematische afwezigheden Het doel van dit scherm is om een nieuwe melding aan te maken. Wanneer je een melding voor een tuchtmaatregel wilt aanmaken moet je Alle leerlingen uitvinken en het volgende instellen:. Nu kan je op Ophalen klikken waarna je een overzicht krijgt van alle leerling waarvoor een T-code hebt ingegeven. Figuur 1.6: Beheer tuchtmaatregel Wanneer je in Wisa geen T-codes hebt ingegeven laat je Alle leerlingen aangevinkt staan en klikt op Ophalen. In de lijst met alle leerlingen selecteer je vervolgens de leerling waarvoor je een melding wilt aanmaken. Voor elke leerling waarvoor je een melding tuchtmaatregel wilt aanmaken kun je vanuit dit scherm kiezen voor het tabblad Meldingen links in je menubalk (zie 1.3.2).

HOOFDSTUK 1. PROBLEMATISCHE AFWEZIGHEID EN TUCHTMAATREGEL 8 1.3.2 Melding tuchtmaatregel aanmaken Leerlingen - Afwezigheden - Beheer problematische afwezigheden - Meldingen Om in dit scherm een nieuw melding aan te maken moet je op het invoegicoontje klikken. Figuur 1.7: Melding tuchtmaatregel Je moet hier nog wel even selecteren zodat je een melding voor een tuchtmaatregel aanmaakt. Het aantal halve dagen afwezig moet voor je zending de waarde 0 hebben. Je bent verplicht om de velden die in het vet staan gedrukt in te vullen. De gele velden zullen in je zending mee doorgestuurd worden. De begeleiders CLB en hun bijhorende telefoonnummer kunnen op voorhand gedefinieerd worden bij de contactpersonen van de instelling via Schoolstructuur - Instellingen - Contactpersonen. Het type van deze contactpersonen moet MCLB zijn. Als er geen contactpersoon van dit type bestaat, kan de naam en het telefoonnummer van de begeleider CLB wel manueel ingevoerd worden. De begeleiders van de school worden door Wisa opgehaald uit de personen die bij de acties (Leerlingen - Afwezigheden - Beheer problematische afwezigheden - Acties) voor die leerling zijn ingevoerd. Als er geen acties zijn aangemaakt, kan de begeleider van de school manueel ingevoerd worden. Controleer hier zeker ook de overige tabbladen betreffende de Oorzaken, Betrokkenen, Toekomstperspectieven en Leerplicht verantwoordelijken. Bij deze laatste ben je ook nog verplicht de naam van de eerste verantwoordelijke op te geven. Je krijgt hierbij de keuzemogelijkheid tussen vader, moeder of voogd. Voor meerderjarige leerlingen moet je Leerling selecteren.

HOOFDSTUK 1. PROBLEMATISCHE AFWEZIGHEID EN TUCHTMAATREGEL 9 Figuur 1.8: Leerplichtverantwoordelijke Meerderjarige Mocht je nog verplichte velden niet ingevuld hebben, krijg je hiervoor een passende melding. 1.4 Zendingsbestand aanmaken Leerlingen - Edison - Problematische afwezigheid Nadat je de gewenste meldingen hebt aangemaakt, kan je hiervoor een zendingsbestand aanmaken. Figuur 1.9: Zending voorbereiden Op dit scherm kun je de contactpersoon, edisonmap en zendingsdatum opgeven waarna je op kan klikken. De edisonmap kun je standaard opgeven onder Schoolstructuur - Instelling - Fiche op het tabblad Ministerie/Edison in het veld Edison verzend.

HOOFDSTUK 1. PROBLEMATISCHE AFWEZIGHEID EN TUCHTMAATREGEL 10 Figuur 1.10: Zending aanmaken Je krijgt een lijst met alle leerlingen waarvoor er nog meldingen zijn met status X (= te verzenden). Dit zijn zowel meldingen voor problematische afwezigheid als de meldingen voor een tuchtmaatregel. Klik vervolgens op om je zendingsbestand aan te maken. Hierna kun je het aangemaakt zendingsbestand via WebEdison doorsturen (zie 1.5). 1.5 Zendingsbestand doorsturen via WebEdison Het zendingsbestand is nu met succes weggeschreven in je eerder opgegeven Edisonmap (zie Fig. 1.9 op p. 9). Dit bestand mag je nu via je WebEdison doorsturen. Voor verdere vragen hierover kun je bij de Edison helpdesk terecht. 1.6 Schrappen zending problematische afwezigheid Leerlingen - Edison - Schrappen van een zending Een Edisonzending kan ook geschrapt worden. Figuur 1.11: Schrappen van een zending In dit scherm scherm kun je de voor je instelling en een geselecteerde periode de Edisonzendingen ophalen door op de knop te klikken.

HOOFDSTUK 1. PROBLEMATISCHE AFWEZIGHEID EN TUCHTMAATREGEL 11 De edisonmap kun je standaard opgeven onder Schoolstructuur - Instelling - Fiche op het tabblad Ministerie/Edison in het veld Edison verzend. Je selecteert de zending waaruit meldingen moeten geschrapt worden en klikt daarna op de knop. Figuur 1.12: Schrappen van een melding problematische afwezigheid Nu kan je in de eerste kolom de meldingen die moeten geschrapt worden selecteren en je klikt op de knop om het zendingsbestand aan te maken.