INTRODUCTIE SNELSTART XD DE NIEUWE GENERATIE BOEKHOUDSOFTWARE
Inhoudsopgave Voorwoord 3 Algemene kenmerken 4 Het programma in gebruik nemen 5 Installatie 5 Het invoeren van de licentiecode 5 De navigatie 6 Administratiebeheer 7 Het inrichten van de administratie 8 Basisgegevens 8 Extra 9 Het invoeren van de administratie 10 Inkopen 10 Verkopen 11 Betalingen 12 Het benutten van de administratie 13 Rapportage 13 De uitwisseling met uw accountant of boekhouder 14 Cliënt export 14 Accountant import 15 Accountant export 16 Cliënt import 16 Aanvullende informatie 17 Snel starten met SnelStart XD 18 2
Voorwoord Geachte ondernemer, In het voorjaar van 2006 ontstaan de plannen om een nieuw boekhoudpakket te gaan ontwikkelen op basis van de nieuwste technologieën. Een pakket waarbij nog minder boekhoudkundige kennis van de gebruiker nodig is. Een boekhouder baseert de boekhouding op de cijfers die terug te vinden zijn op de inkoopfacturen, verkoopfacturen en bankafschriften. Blijkbaar bevatten deze documenten voldoende informatie om een boekhouding te voeren. Dit uitgangspunt vormt het startsein van het XD-project. Er worden vele ontwerpen gemaakt en zo langzamerhand begint het idee vaste vormen aan te nemen. Het programmeren wordt gestart. Steeds meer boekhoudkundige begrippen vervallen. Grootboekrekeningen worden specificaties. De gebruiker wordt niet meer lastig gevallen met de keuze tussen balans- en winst & verliesrekeningen. Kruisposten verdwijnen. Jaarafsluiting en beginbalansen zijn niet meer nodig. De term XD staat hoog in het vaandel: We zijn pas tevreden als ieder onderdeel extreem Duidelijk is. Er wordt veel tijd gestoken in het consequent doorvoeren van oplossingen. In SnelStart XD werkt alles op dezelfde manier: Een verkoopfactuur wordt op dezelfde manier ingevoerd als een inkoopfactuur. Alle vensters zijn op dezelfde wijze opgebouwd en worden op dezelfde manier bediend. Er worden een aantal concepten bedacht die de gebruiker ongemerkt helpen met de invoer van de gegevens, zowel qua snelheid als nauwkeurigheid. Dit komt o.a. tot uitdrukking in het kleine aantal benodigde instellingen en de voorstellen die het programma doet bij het invoeren van de gegevens. Eind 2007 wordt een mijlpaal bereikt: Het geheel vormt een sluitend systeem, alle onderdelen vallen op hun plaats. De kring is rond en het programma blijkt boven verwachting te werken. Half juni 2008 wordt SnelStart XD voor het eerst buiten de deur gepresenteerd: De test gebruikers zijn positief verrast door de eenvoud en zijn onder de indruk omdat toch alles beschikbaar is. In november 2008 zijn de op- en aanmerkingen verwerkt en is het programmeerwerk rond. Alle benodigde handelingen kunnen verricht worden, zoals facturen, bankafschriften en pinbetalingen invoeren, geld overboeken enzovoorts. SnelStart XD neemt de boekhouding volledig voor zijn rekening. Begin december 2008 wordt SnelStart XD door het SRA goedgekeurd. In februari 2009 wordt SnelStart XD Windows Vista gecertificeerd en komt als definitieve versie beschikbaar. Inmiddels is er veel functionaliteit toegevoegd, mede aan de hand van de reacties van de vele enthousiaste gebruikers. Dit resulteert in SnelStart XD Basis, een zeer compleet pakket. SnelStart XD Basis is per oktober 2009 gecertificeerd voor Windows 7. SnelStart Oosterend, november 2009 R. Ploeg 3
Algemene kenmerken XD staat voor extreem Duidelijk. SnelStart streeft ernaar om de noodzakelijke invoer van gegevens tot een minimum te beperken en zo eenvoudig mogelijk te houden. De manier van werken in SnelStart XD komt sterk overeen met het voeren van een papieren boekhouding. U voert de gegevens in zoals ze op papier staan, SnelStart neemt de boekhouding voor zijn rekening. Dat houdt in dat u geen boekhoudkundige kennis nodig heeft om met SnelStart XD een boekhouding te voeren. De werkwijze is als volgt: 1. Neem de ontvangen inkoopfacturen over in SnelStart XD. Het invoervenster komt zoveel mogelijk overeen met de papieren factuur. 2. Voer de verkoopfacturen in SnelStart XD in. Eventueel kunt u ze e-mailen of afdrukken. De afdruk is een kopie van het invoervenster. 3. Neem de ontvangen afschriften over in SnelStart XD, het invoervenster komt zoveel mogelijk overeen met het papieren bankafschrift. Of, nog gemakkelijker, lees de gedownloade bankaf schriften in. 4. Koppel de afschriftregel aan de bijbehorende factuur. De kring is rond: De factuur staat niet langer open en SnelStart XD verzorgt de boeking (journaalpost). Diverse onderdelen in XD dienen ervoor om het bovenstaande: Mogelijk te maken (relaties, bedrijfsgegevens, instellingen, artikelen.), te ondersteunen (alerts, niets ontsnapt aan de aandacht), te versnellen (intelligentie) en te benutten (btw-aangiftes, overzichten, balansen,.). De belangrijkste onderdelen van XD zijn: Inkopen Per leverancier wordt onthouden welke instellingen u op een factuur heeft gemaakt, bijvoorbeeld inclusief btw of kosten in de voet. Verkopen Maak eenvoudig facturen met uw bedrijfslogo. Druk ze af of verstuur ze per e-mail. U kunt met artikelen werken en per klant worden de instellingen onthouden. Kas- en Bankafschriften Neem uw bankafschrift over zoals deze op papier staat of lees de afschriften elektronisch in. SnelStart XD regelt automatisch de boekhoudkundige verwerking. Overzichten De overzichten Balans en Winst & Verlies geven u direct begrijpelijk inzicht in het reilen en zeilen binnen uw bedrijf. Vanuit deze overzichten kunt u doorklikken naar de mutaties. Vanuit de mutaties kunt u doorklikken naar de facturen of afschriften. Btw-aangifte Met één druk op de knop wordt de btw-aangifte berekend. Per rubriek kunt u de facturen zien. Bij de factuur kunt u zien op welke btw-aangifte deze verwerkt is. Het is mogelijk om een ICP-overzicht af te drukken.»» Periode uitwisseling Laat uw administratie door de accountant controleren en werk zelf verder (vanaf de controledatum). 4
Het programma in gebruik nemen Installatie SnelStart XD kunt u installeren vanaf cd maar is ook beschikbaar als download via Mijn SnelStart op hh Let op: Bij het installeren van het programma is de kans groot dat het Microsoft.NET Framework eenmalig bijgewerkt wordt. Dit duurt een aantal minuten tot ruim een uur en het is mogelijk dat de computer een aantal keren opnieuw wordt opgestart. Het installeren van SnelStart XD is daarna binnen een aantal minuten gereed. Het invoeren van de licentiecode Voert u geen licentiecode in, dan draait het programma als demo. U kunt in demostand een beperkt aantal facturen en betalingen invoeren en op de overzichten staat het woord demo. Door de licentie gegevens in te voeren krijgt u de beschikking over alle mogelijkheden van SnelStart XD. U kunt doorwerken met de gegevens die u in de demo hebt ingevoerd. 5
De navigatie Schermindeling In SnelStart XD zijn alle vensters als volgt ingedeeld: Menubalk Werkbalk Lijst Navigatie venster Werkvenster Navigatie knoppen Menubalk Met de opties in de menubalk kunnen alle onderdelen van SnelStart XD geopend worden. Tevens kunt u het venster Administratiebeheer openen, de licentiecode invoeren en een stijl kiezen. Tip: Gebruik de Alt-toets in combinatie met de onderstreepte letter om het programma zonder de muis te bedienen. Werkbalk De werkbalk bevat de knoppen waarmee u acties kunt uitvoeren die betrekking hebben op het werkvenster, zoals Nieuw om een nieuw document te openen en Opslaan om het nieuwe of gewijzigde document op te slaan. Navigatieknoppen en Navigatievenster Met de navigatieknoppen en het navigatievenster opent u de diverse onderdelen van SnelStart XD. Lijst De lijst bevat een overzicht van alle documenten die in het betreffende onderdeel gemaakt zijn. Zo toont de lijst bij het onderdeel Inkopen een lijst van alle inkoopfacturen en bonnen die u ingevoerd hebt. Tips: De sortering van de regels in de lijst kunt u aanpassen door op een kolomkop te klikken. De volgorde van de kolommen is te wijzigen door de kolomkoppen op de gewenste plaats te slepen. De breedte van de kolommen is aan te passen door de kolomscheiding te verslepen. Werkvenster In het werkvenster wordt het document getoond dat in de lijst geselecteerd is. Een document is bijvoorbeeld een factuur, een afschrift of een btw-aangifte. Tips: Gebruik de Tab-toets in plaats van de muis om de invoervelden te selecteren. Gebruik de Enter-toets om uw invoer te bevestigen. Op elk centrum staat een beknopte Help en/of actuele informatie. Achter elk werkvenster staat een beknopte Help. Sluit het werkvenster om deze te bekijken. 6
Administratiebeheer Als u SnelStart XD opstart, wordt het venster Administratiebeheer geopend. In dit venster kunt u een nieuwe administratie aanmaken en openen. Geef de administratie een duidelijke naam, bijvoorbeeld uw bedrijfsnaam en beveilig deze eventueel met een wachtwoord bij Gegevens wijzigen. Per bedrijf voert u één administratie die uit meerdere boekjaren kan bestaan. In SnelStart XD kunt u een onbeperkt aantal administraties voeren. In een administratie houdt u de inkomsten en uitgaven bij. Dit doet u om inzicht te krijgen in uw financiën en om aan wettelijke eisen, zoals de btw-aangifte, te voldoen. Lijst met administraties In de lijst worden alle administraties uit de standaard map of gekozen map getoond. Herstelpunten SnelStart XD maakt automatisch een herstelpunt aan zodra u de administratie voor de eerste keer die dag opent. Een herstelpunt kan gebruikt worden om onterecht uitgevoerde handelingen in een administratie ongedaan te maken. Selecteer daartoe de betreffende administratie en zet het gewenste herstelpunt terug. hh Let op: Een herstelpunt is niet geschikt om uw gegevens fysiek veilig te stellen. Back-up maken Selecteer de betreffende administratie om de back-up te maken. Tip: Maak regelmatig back-ups van uw administratie en berg deze op verschillende locaties op. Crasht uw pc, zet dan de meest recente back-up terug. Back-up terugzetten Selecteer het back-up medium en de betreffende back-up en zet deze terug. Administratiemap Selecteer hier de map van uw administratie(s) als deze niet in de standaardmap staat. Periode import Zie bladzijde 15. E-mail instellingen Geef hier uw e-mail instellingen op indien u de verkoopfacturen en/of de periodeuitwisseling per e-mail verstuurt. 7
Het inrichten van de administratie Basisgegevens Relaties Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen klanten en leveranciers, beide zijn relaties. U kunt nieuwe relaties toevoegen in het venster Relaties. Daarnaast kan een relatie in het inkoop- of verkoopvenster aangemaakt of gewijzigd worden. hh Let op: De velden Land en Btw-nummer zijn belangrijk. Aan de hand hiervan bepaalt het programma een aantal instellingen op de inkoop- en verkoopfacturen. Tip: Geef bij iedere factuur een relatie op. Bij de volgende factuur worden instellingen uit de voorgaande factuur van dezelfde relatie overgenomen. Landen Er wordt een uitgebreide lijst met landen meegeleverd. U kunt nieuwe landen toevoegen in het venster Landen. Daarnaast kan een land in het relatievenster aangemaakt of gewijzigd worden. hh Let op: Het veld EU-lidstaat is belangrijk. Aan de hand hiervan bepaalt het programma een aantal instellingen op de inkoop- en verkoopfacturen. Specificaties De specificatie is een vereenvoudigde vorm van de klassieke grootboekrekening. Een specificatie wordt gebruikt om aan te geven waar een bedrag in de administratie terecht komt. Daarmee zorgt u tevens voor een overzichtelijke indeling van uw inkomsten en uitgaven. Veel gebruikte specificaties, zoals Inkopen/kosten en Verkopen/omzet, worden meegeleverd. U kunt zelf specificaties aanmaken in het venster Specificaties, bijvoorbeeld Verkopen computers en Verkopen printers. hh Let op: Voor verschillende btw-tarieven kunt u één specificatie gebruiken. Tip: Maak een nieuwe specificatie vanuit het inkoop- of verkoopvenster aan. Het voordeel daarvan is dat de instellingen van de specificatie op die situatie toegespitst zijn. Gebruik het veld Rapportagenummer indien u het handig vindt om een specificatie met een nummer te selecteren. Tevens wordt in de overzichten op rapportagenummer gesorteerd. Bij een aantal specificaties kan een aanvangssaldo opgegeven worden. Dit is het saldo op de specificatie bij het in gebruik nemen van SnelStart XD. Er kan een saldo zijn indien u al een boekhouding voert en overstapt naar SnelStart XD. Artikelen Voer in het venster Artikelen uw artikelen in. Bij ieder artikel kan een afbeelding opgegeven worden. Geef de verkoopprijs op in twee t/m vier decimalen. De artikelen kunnen op de in- en verkoopfacturen gebruikt worden. Rekeningen Geef in het venster Rekeningen uw bankrekeningen, kasboeken en chipknips op, die deel uitmaken van de administratie. Ook kunt u hier een privérekening opgeven indien u met uw privé rekening of privé pin zakelijke betalingen doet. Het meegeleverde kasboek kunt u eventueel een andere naam geven of verwijderen. Het aanvangssaldo is het saldo op de rekening bij het in gebruik nemen van SnelStart XD. Btw-tarieven In het venster Btw-tarieven staan de huidige btw-tarieven. Mijn gegevens De administratie opent met het venster Mijn gegevens. Hier richt u de administratie in. U voert de bedrijfsgegevens in en maakt een aantal instellingen. Als u verkoopfacturen in SnelStart XD maakt, kunt u hier een aantal standaard instellingen opgeven en het logo voor uw verkoopfacturen selecteren. 8
Het inrichten van de administratie Extra Aanvangsfacturen Aanvangsfacturen zijn facturen die nog betaald moeten worden bij de overstap naar SnelStart XD. hh Let op: Het is mogelijk dat een factuur al gedeeltelijk betaald is. In het veld Totaal vult u alleen het bedrag in dat nog openstaat bij de overstap. Aanvangsfacturen inkopen In het venster Aanvangsinkoop voert u alle inkoopfacturen in die open staan bij de overstap. Aanvangsfacturen verkopen In het venster Aanvangsverkoop voert u alle verkoopfacturen in die open staan bij de overstap. Aanvangsbalans In dit overzicht worden alle ingevoerde aanvangssaldo s op rekeningen, specificaties en de aanvangsfacturen getoond. Memoriaal Het memoriaal wordt alleen gebruikt voor bijzondere boekingen, zoals: Afschrijvingen Loonjournalen Reserveringen Eindejaars boekingen hh Let op: In het memoriaal maakt u zelf de boeking, in tegenstelling tot elders in het pakket. Het is daarom het terrein voor de echte boekhouder. Het venster Memoriaal bestaat uit twee delen: 1. Het gedeelte waar u de boeking invoert. Koppel een specificatie aan iedere regel, waarmee u aangeeft waar het bedrag in de boekhouding terecht komt. 2. Daaronder worden de Journaalposten getoond die SnelStart XD voor uw maakt. U kunt deze niet aanpassen. Tip: Correcties van documenten moeten op de documenten zelf aangebracht worden, ook als er al een btw-aangifte over gedaan is. De correctie gaat dan automatisch mee naar de volgende btw-aangifte. Vraagposten Als zelfs de boekhouder het niet meer weet, kan in het memoriaal de specificatie Vraagposten memoriaal gekoppeld worden. Periode uitwisseling Hier exporteert u een periode naar de accountant. De gecontroleerde periode kunt u weer importeren. 9
Het invoeren van de administratie Inkopen Inkopen Het venster Inkoop bestaat uit drie delen: 1. Aan de linkerkant het papiertje waar u de ontvangen factuur of bon overneemt. 2. Aan de rechterkant staan de aanvullende gegevens en specificeert u de ingevulde bedragen. 3. Aan de onderkant staan de tabs Journaalpost en Bijlagen. Het papiertje Als u een relatie koppelt, dan krijgt u de beschikking over: 1. Extra zaken zoals import, btw-verlegd en bijzondere betalingscondities. 2. Een betalingstermijn. Neem de regels die op de inkoopfactuur staan over in het regelgedeelte. Tips: Door een relatie te koppelen worden alvast een aantal instellingen en gegevens ingevuld. Aan de hand van de omschrijving in de regel probeert SnelStart XD een btw-tarief en een specificatie te plaatsen. Regels met dezelfde specificatie kunt u tot één regel samenvoegen. In een bedragveld kunt u de bedragen bij elkaar optellen of een andere berekening uitvoeren. Indien een handmatig ingevoerd bedrag afwijkt van de berekende waarde, wordt dit aangegeven door een potloodje. U kunt ook van onder af beginnen met het invoeren van de totaalbedragen. De aanvullende gegevens SnelStart XD kent aan ieder document een uniek archiefnummer toe. U kunt dit nummer als referentie op uw inkoopfactuur noteren. Controleer de instellingen die door XD gemaakt zijn en pas deze zo nodig aan. Koppel een specificatie aan iedere regel, hiermee geeft u aan waar het bedrag in de administratie terecht komt. In het kader Betalingen wordt het actuele openstaande bedrag getoond. Ook kunt u hier de betaling via kas, chipknip, pin, privérekening, oninbaar, betalingsverschillen en creditfactuur aangeven. Als de factuur via de bank betaald is, ziet u dat hier staan. De tab Journaalpost Hier wordt de journaalpost getoond die SnelStart XD voor u maakt. U kunt deze niet zelf aanpassen. De tab Bijlagen Hier worden de bijlagen getoond die aan het document gekoppeld zijn. Openstaand Overzicht van de nog openstaande inkoopfacturen. Vraagposten Aan de factuur of bon kan de specificatie Vraagposten inkoop gekoppeld worden. De factuur krijgt een gele vlag om aan te geven dat de juiste specificatie nog gekozen moet worden. Pin onderweg Overzicht van de gepinde facturen en bonnen die nog niet aan een afschrift gekoppeld zijn. 10
Het invoeren van de administratie Verkopen Verkopen Het venster Verkoop bestaat uit drie delen: 1. Aan de linkerkant het papiertje waar u de factuur of bon maakt. 2. Aan de rechterkant staan de instellingen en specificeert u de ingevulde bedragen. 3. Aan de onderkant staan de tabs Journaalpost en Bijlagen. Het papiertje Als u een relatie koppelt dan krijgt u de beschikking over: 1. Extra zaken zoals export, btw-verlegd en bijzondere betalingscondities. 2. Een betalingstermijn. Voer de factuurregels in het regelgedeelte in. Tips: Door een relatie te koppelen worden alvast een aantal instellingen en gegevens ingevuld. Aan de hand van de omschrijving in de regel probeert SnelStart XD een btw-tarief en een specificatie te plaatsen. De aanvullende gegevens SnelStart XD kent aan ieder document een uniek archiefnummer toe. U kunt dit nummer als referentie op uw afdruk noteren. Controleer de instellingen die door XD gemaakt zijn en pas deze zo nodig aan. Koppel een specificatie aan iedere regel, waarmee u aangeeft waar het bedrag in de administratie terecht komt. In het kader Betalingen wordt het actuele openstaande bedrag getoond. Ook kunt u hier de betaling via kas, chipknip, pin, privérekening, oninbaar, betalingsverschillen en creditfactuur aangeven. Als de factuur via de bank betaald is, ziet u dat hier staan. Het afdrukken of e-mailen van de verkoopfactuur of bon. De opmaak is niet aanpasbaar. Wel kunt u uw eigen logo gebruiken. Dit stelt u in bij Basisgegevens- Mijn gegevens-verkoopfactuur. hh Let op: Indien uw logo te groot is wordt deze verkleind totdat deze in de beschikbare ruimte past. De tab Journaalpost Hier wordt de journaalpost getoond die SnelStart XD voor u maakt. U kunt deze niet zelf aanpassen. De tab Bijlagen Hier kunt u bijlagen aan het document toevoegen. Als u deze factuur via e-mail verzendt, dan wordt deze automatisch als bijlage toegevoegd. Kasstaten (optioneel) De kasstaten worden getoond indien onder Basisgegevens-Mijn gegevens-instellingen de optie Kasstaten aangevinkt is. In een kasstaat voert u de omzet van uw kassa in. Openstaand Overzicht van de nog openstaande verkoopfacturen. Vraagposten Aan de factuur of bon kan de specificatie Vraagposten verkoop gekoppeld worden. De factuur krijgt een gele vlag om aan te geven dat de juiste specificatie nog gekozen moet worden. Pin onderweg Overzicht van de gepinde facturen en bonnen die nog niet aan een afschrift gekoppeld zijn. 11
Het invoeren van de administratie Betalingen Onder Betalingen vindt u de bankrekeningen, kasboeken en chipknips die u in het venster Basisgegevens-Rekeningen kunt aanmaken. Kasboek mutaties / Bankafschriften / Chipknip mutaties Het bijbehorende venster bestaat uit drie delen: 1. Aan de linkerkant het papiertje waar u de mutaties/afschriftregels invoert of elektronisch laat inlezen. 2. Aan de rechterkant specificeert u de ingevulde bedragen. 3. Aan de onderkant staat de Journaalpost. Hier wordt de journaalpost, die SnelStart XD voor u maakt, getoond. Het papiertje Een nummer is niet verplicht. Als u een nummer invoert, dan plaatst SnelStart XD op het volgende afschrift het volgende nummer in de reeks. Neem de regels van het bankafschrift in het regelgedeelte over. Tip: Aan de hand van de omschrijving en het bedrag in de afschriftregel probeert SnelStart XD een koppeling met een factuur of specificatie te maken. De aanvullende gegevens SnelStart XD kent aan ieder document een uniek archiefnummer toe. U kunt dit nummer als referentie op uw papieren afschrift noteren. De volgende koppelingen zijn mogelijk: Eén of meerdere facturen; hiermee worden de betreffende facturen betaald. Eén of meerdere btw-aangiftes; hiermee worden de betreffende btw-aangiftes betaald. Eén of meerdere specificaties, indien er geen btw uitgesplitst hoeft te worden, zoals loonbetalingen. Overboekingen, bijvoorbeeld geld overboeken van kas naar bankrekening. Pinbetalingen, voor facturen die per pin betaald zijn. Privérekening voor betaling met uw privérekening of -pin De Journaalpost Hier wordt de journaalpost getoond die SnelStart XD voor u maakt. U kunt deze niet zelf aanpassen. Alle regels Overzicht van alle afschrift-, kas- en chipregels. Vraagposten Op de mutatieregel kan de specificatie Vraagposten betaling gekozen worden. Het afschrift krijgt een gele vlag om aan te geven dat de juiste koppeling nog gemaakt moet worden. Geld onderweg Overzicht van de bedragen die nog onderweg zijn naar een eigen rekening, kas of chip. Nog controleren Overzicht van de regels die nog gecontroleerd moeten worden. 12
Het benutten van de administratie Rapportage Alle rapporten worden door SnelStart XD automatisch voor u samengesteld. Tip: In de aangiftes en de overzichten kunt u doorklikken naar de bron van de gegevens. Btw-aangifte Het venster Btw-aangifte bestaat uit twee delen: 1. Aan de bovenkant de btw- of de suppletie-aangifte. 2. Aan de onderkant staan de tabs Betalingen en Journaalpost. Hier staat de betaling van de btw- en de suppletie-aangifte en wordt de journaalpost getoond die SnelStart XD voor u maakt. De btw-aangifte In het venster Btw-aangifte kunt u de btw-aangiftes maken. Standaard wordt een kwartaal aangifte berekend. Indien u de periode wijzigt dan wordt de aangifte opnieuw berekend. U kunt de btw-aangifte afdrukken en de gegevens invoeren op de website van de Belastingdienst. Als de laatste btwaangifte van het jaar verzonden is en er is nog een aanpassing in het reeds verzonden tijdvak, dan moet er een suppletie aangifte gemaakt worden. De suppletie aangifte maakt u in het venster Btw-aangifte. In het kader Betalingen wordt het actuele openstaande bedrag getoond. Ook kunt u hier de betaling via een privérekening invoeren. ls de btw-aangifte via de bank betaald, ziet u dat hier staan. Het ICP-overzicht Als op de btw-aangifte in rubriek 3b een bedrag aangegeven wordt, dan moet ook een ICP-aangifte gedaan worden. U kunt een ICP-overzicht met de benodigde gegevens afdrukken. De tab Journaalpost Hier staat de journaalpost die SnelStart XD voor u maakt. U kunt deze niet zelf aanpassen. Openstaand Overzicht van de nog openstaande aangiftes. Balans In dit venster wordt de balans over de opgegeven periode weergegeven. Tip: De linker saldokolom is de beginbalans, de rechter saldokolom is de eindbalans. Winst & verlies In dit venster wordt de winst & verlies rekening over de opgegeven periode getoond. Mutatiekaarten Overzicht van de mutaties per specificatie over de opgegeven periode. Openstaande inkopen Hier staat een overzicht van de openstaande inkoopfacturen over de opgegeven periode. Openstaande verkopen Hier staat een overzicht van de openstaande verkoopfacturen over de opgegeven periode. Auditfile In dit venster staan alle regels van de auditfile over de opgegeven periode. De auditfile kan als exportbestand voor de Belastingdienst of voor rapportage aan bijvoorbeeld uw accountant opgeslagen worden. Periode mutaties Overzicht van de mutatieregels met betrekking tot de periodeuitwisseling. 13
De uitwisseling met uw accountant Cliënt export De cliënt voert de administratie in door: Inkoopfacturen van papier over te nemen en de bedragen aan specificaties te koppelen Verkoopfacturen in te voeren en de bedragen aan specificaties te koppelen Bankafschriften van papier over te nemen of in te lezen en aan in- en verkoopfacturen of specificaties te koppelen Kasmutaties in te voeren en aan in- en verkoopfacturen of specificaties te koppelen Vraagposten Weet de cliënt niet waaraan te koppelen, dan kan hij de specificatie Vraagposten. gebruiken. De volgende vraagposten staan ter beschikking: Vraagposten inkoop Vraagposten verkoop Vraagposten betaling Vraagposten memoriaal Tip: De cliënt kan deze specificaties gebruiken als hij het aan zijn accountant wil overlaten om de juiste specificatie te selecteren. Exporteren In het venster Periodeuitwisseling (onder Extra) kan de cliënt een periode exporteren. Daarbij kan de cliënt opgeven: Tot welke datum de accountant de administratie gaat controleren Wie de btw-aangifte doet (cliënt of accountant) Hoe de export plaatsvindt (via e-mail of via een bestand) Tijdens de controle Zodra de cliënt een periode geëxporteerd heeft dan geldt voor de cliënt het volgende: Binnen de te controleren periode kunnen geen documenten gewijzigd, ingevoerd of verwijderd worden. Binnen de te controleren periode kunnen geen afschriften gewijzigd, ingevoerd of verwijderd worden. Er kunnen geen specificaties gewijzigd, ingevoerd of verwijderd worden. Er kunnen geen rekeningen gewijzigd, ingevoerd of verwijderd worden. Opnieuw exporteren Dezelfde periode kan opnieuw geëxporteerd worden. Het is immers mogelijk dat de geëxporteerde periode om wat voor reden dan ook niet bij de accountant aankomt. De opnieuw geëxporteerde periode is gelijk aan de eerder geëxporteerde periode. Het maakt dus niet uit welke export er door de accountant gecontroleerd wordt. Export opheffen De export kan ongedaan gemaakt worden. Houdt er wel rekening mee dat als deze export naar de accountant verzonden is, de correcties hierop NIET meer ingelezen kunnen worden. 14
De uitwisseling met uw accountant Accountant import In het venster Administratiebeheer kan de accountant een periode importeren en openen. Overzicht In Periode mutaties onder Rapportage staat een overzicht van alle te controleren boekingen. Door op een regel te klikken wordt de bijbehorende bron geopend. Het betreft alle nieuwe boekingen in de te controleren periode, maar ook alle door de cliënt gewijzigde boekingen in een reeds gecontroleerde periode. Tijdens de controle Zodra de accountant een periode geïmporteerd heeft dan geldt het volgende: Binnen de gecontroleerde perioden en de te controleren periode kan de accountant documenten wijzigen of invoeren. Daarbuiten niet. Verwijderen van documenten is alleen mogelijk indien deze tijdens de controle door de accountant nieuw ingevoerd zijn. Binnen de gecontroleerde perioden en de te controleren periode kan de accountant afschriften wijzigen of invoeren. Daarbuiten niet. Verwijderen van afschriften is alleen mogelijk indien deze tijdens de controle door de accountant nieuw ingevoerd zijn. Er kunnen specificaties gewijzigd en ingevoerd worden. Verwijderen van specificaties is alleen mogelijk indien deze tijdens de controle door de accountant nieuw ingevoerd zijn. Er kunnen rekeningen gewijzigd en ingevoerd worden. Verwijderen van rekeningen is alleen mogelijk indien deze tijdens de controle door de accountant nieuw ingevoerd zijn. Correcties Het is de bedoeling dat de accountant de correcties in de oorspronkelijke documenten en afschriften doorvoert, dus daar waar de fout gemaakt is. Omdat het pakket zelflerend is, heeft de cliënt daar veel voordeel van. 15
De uitwisseling met uw accountant Accountant export In het venster Periodeuitwisseling (onder Extra) kan de accountant de gecontroleerde periode exporteren. Daarbij kan de accountant opgeven: Hoe de export plaatsvindt (via e-mail of via een bestand) Opnieuw exporteren Dezelfde periode kan opnieuw geëxporteerd worden. Het is immers mogelijk dat de geëxporteerde periode om wat voor reden dan ook niet bij de cliënt aankomt. De opnieuw geëxporteerde periode is gelijk aan de eerder geëxporteerde periode. Het maakt dus niet uit welke export er naar de cliënt terug gaat. Export opheffen In een geëxporteerde periode kan geen enkele wijziging meer aangebracht worden. Mocht dat toch nodig zijn en is de export nog niet door de cliënt geïmporteerd, dan kan de export weer ongedaan gemaakt worden. Cliënt import In het venster Periodeuitwisseling (onder Extra) kan de cliënt de door de accountant gecontroleerde periode importeren. In Periode mutaties onder Rapportage staat een overzicht van alle gecontroleerde boekingen. Door op een regel te klikken wordt de bijbehorende bron geopend. Na de controle Zodra de cliënt de periode geïmporteerd heeft dan geldt het volgende: Alle documenten en afschriften in de gecontroleerde periode zijn geblokkeerd. De blokkering kan per document c.q. afschrift ongedaan gemaakt worden. Daarmee wordt de accountantscontrole selectief opgeheven. Bij een volgende export naar de accountant worden de betreffende documenten en afschriften weer ter controle aangeboden. 16
Aanvullende informatie Met een service-abonnement: Maakt u gebruik van onze Helpdesk. Kunt u updates downloaden via internet. Ontvangt u 20% korting op SnelStart cursussen. Heeft u toegang tot alle mogelijkheden van Mijn SnelStart. Wat kost het service-abonnement? Voor dit service-abonnement betaalt u vanaf een jaar na aanschaf, jaarlijks 15% van de actuele pakketprijzen. Betaling geschiedt per automatische incasso. Accountantskantoren met SnelStart: Op treft u meer dan 1700 accountants- en administratiekantoren aan welke met SnelStart programma s werken. Er is er vast één bij u in de buurt. Online klantenservice SnelStart XD: Op http://xd.snelstart.nl vindt u alle benodigde ondersteuning bij het werken met SnelStart XD. Daarnaast leest u hier het laatste nieuws en vindt u antwoorden op veelgestelde vragen (FAQ). 17
Snel starten met snelstart xd Volg dit stappenplan voor een eerste korte kennismaking. Menubalk Werkbalk Lijst Navigatie venster Werkvenster Navigatie knoppen 1. Administratie aanmaken en openen Start SnelStart XD en klik op Nieuw. Vul uw bedrijfsnaam in en druk op Enter. De administratie wordt aangemaakt. Dubbelklik op de administratie om deze te openen. 2. Eigen gegevens invullen en Instellingen De administratie opent de eerste keer meteen in het venster waar u uw bedrijfsgegevens in kunt voeren. Vul minimaal uw bedrijfsnaam in. Bekijk de instellingen, pas deze indien nodig aan en klik op Opslaan. 3. Relaties aanmaken Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen klanten en leveranciers, beide zijn relaties. Klik bij de Navigatie knoppen op Basisgegevens. Klik in het Navigatie venster op Centrum, Relaties. Klik op Nieuw. Vul minimaal de naam in, bijvoorbeeld: Klant, en klik op Opslaan en Nieuw. Vul een tweede relatie in, bijvoorbeeld: Leverancier, en sla ook deze gegevens op. 4. Bankrekening aanmaken Klik bij de Navigatie knoppen op Basisgegevens. Klik in het Navigatie venster op Centrum, Rekeningen. Klik op Nieuw. Vul bij Rekeningomschrijving de naam van uw bank in en vul het aanvangssaldo in. Sla de gegevens op. 5. Verkoopfactuur maken Klik bij de Navigatie knoppen op Verkopen. Klik in het Navigatie venster op Centrum, Verkopen. Klik op Nieuw. Vul de eerste relatie in die u zojuist heeft aangemaakt. Merk op dat het factuurnummer voor u wordt ingevuld. Ga naar het veld Omschrijving verkoopfactuur. Voer een omschrijving in, bijvoorbeeld: Tafel. Ga naar de verkoopprijs en voer deze in, bijvoorbeeld: 25,00. Ga naar het veld Koppeling. Klik op de verrekijker en dubbelklik op Verkopen/omzet, zodat deze geselecteerd en geplaatst wordt. Sla de gegevens op. 18
Snel starten met snelstart xd 6. Inkoopfactuur maken Klik bij de Navigatie knoppen op Inkopen. Klik in het Navigatie venster op Centrum, Inkopen. Klik op Nieuw en volg dezelfde stappen als bij de verkoopfactuur. 7. Ontvangst en Betaling via de bank verwerken Klik bij de Navigatie knoppen op Betalingen. Klik in het Navigatie venster op Centrum en vervolgens op uw bankrekening. Klik op Nieuw. De cursor staat in het veld afschriftnummer. Vul hier bijvoorbeeld 1 in. Ga naar het veld omschrijving en vul het nummer van de verkoopfactuur uit stap 5 in. Druk op Tab en de rest van de regel wordt voor u ingevuld. Ga naar de volgende regel en voer hier het nummer van de inkoopfactuur uit stap 6 in. Druk op Tab en de rest van de regel wordt voor u ingevuld. Sla de gegevens op. 8. Bekijk het resultaat Klik bij de Navigatie knoppen op Rapportage en bekijk uw resultaat. 19
SnelStart levert betrouwbare administratieve software voor het MKB in Nederland. Sinds 1982 ontwikkelen we producten waarbij we rekening houden met de ervaringen van tienduizenden enthousiaste gebruikers. SnelStart heeft een ISO 9001 en een SRA certificaat en is Microsoft Gold Certified Partner. SnelStart Harkebuurt 3 Postbus 302 1794 ZG Oosterend NH Verkoop 0222 36 30 61 Helpdesk 0222 36 30 62 Online klantenservice http://xd.snelstart.nl