Rapport. Elektronische facturatie:

Rapport Elektronische facturatie: Berekening besparing aan administratieve lasten door het gebruik van elektronische facturatie in 2013 2014 1

Inhoudsopgave 1 Inleiding... 4 1.1 Wettelijk kader... 4 1.1.1 Definitie factuur... 4 1.1.2 Voorwaarden elektronische facturatie... 4 2 Onderzoeksopzet... 6 2.1 Directe kosten... 6 2.2 Indirecte kosten... 6 2.3 Processen... 6 2.3.1 Opstellen factuur... 6 2.3.2 Inboeken factuur... 7 2.3.3 Verzenden factuur... 7 3 Meetresultaten... 8 3.1 Onderzoek elektronisch factureren bij bedrijven - 2014... 8 3.1.1 Overzicht resultaten enquête... 8 3.1.2 Besparing in administratieve lasten d.m.v. gebruik elektronische facturatie... 11 3.1.3 Stand van zaken van elektronische facturatie in België... 13 3.1.4 Overzicht gebruik papieren en elektronische facturatie - per sector... 17 4 Kwalitatieve resultaten onderzoek... 19 4.1 Toekomstplannen en... 19 4.2 Perceptie voordelen elektronische facturatie... 21 4.2.1 Hogere ICT-kosten... 21 4.2.2 Snellere verwerking... 21 4.2.3 Beperking van fouten... 21 4.2.4 Minder papierverbruik... 21 4.2.5 Meer veiligheid... 22 4.2.6 Betere controle/opvolging... 22 4.2.7 Eenvoudigere verwerking, tijdsbesparing en minder administratieve lasten... 22 4.2.8 Efficiëntere archivering... 22 4.2.9 Daling van de kosten voor verwerking... 22 4.2.10 Minder betwistingen met klanten... 22 4.3 Rol overheid in elektronische facturatie... 22 4.3.1 Gemak van gebruik van e-facturatie en efficiënter werken... 23 4.3.2 Informatie omtrent en voorbeelden van e-facturatie... 23 2

4.3.3 Gebruik van e-facturatie verplichten voor leveranciers... 23 4.3.4 e-facturatie en fiscale regels omzeilen en houding van fiscale controleurs... 23 5 Conclusie... 24 6 Bijlagen... 26 6.1 Bijlage 1: SKM-model... 26 6.2 Bijlage 2: Perceptie voordelen elektronische facturatie opdeling naar type. 28 6.3 Bijlage 3: Rol overheid in elektronische facturatie opdeling naar type... 33 3

1 Inleiding 1.1 Wettelijk kader 1 De wet van 17 december 2012 tot wijziging van de belasting over de toegevoegde waarde schetst het wettelijk kader betreffende de factureringsregels. Deze wet is een omzetting van de Europese Richtlijn 2010/45/EU en trad in werking op 1 januari 2013. De Belgische factureringsregels gelden wanneer: - de levering/dienst in België of buiten de EU plaatsvindt & de leverancier/dienstverrichter zijn zetel of vaste inrichting in België heeft gevestigd; - de levering/dienst in België plaatsvindt & de leveranciers/dienstverrichter de schuldenaar van de BTW is, zelfs indien hij niet in België is gevestigd; - de leverancier/dienstverrichter gevestigd is in een andere lidstaat dan België & de afnemer de schuldenaar is van de Belgische BTW en uitreiker van de factuur (self-billing met verlegging van heffing); - de leverancier/dienstverrichter is gevestigd in België & hij verstrekt leveringen/diensten die plaatsvinden in een andere lidstaat & voor een afnemer die er schuldenaar is van de BTW & die niet aan self-billing doet; - de leverancier/dienstverrichter gevestigd is buiten de Gemeenschap (zonder economische zetel of vaste inrichting in de Gemeenschap) en hij leveringen of diensten verstrekt die plaatsvinden in België. 1.1.1 Definitie factuur Een factuur is elk document of bericht op papier of in elektronisch formaat dat de in het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde en zijn uitvoeringsbesluiten voorgeschreven gegevens bevat. Een elektronische factuur is een factuur die de in het Wetboek en zijn uitvoeringsbesluiten voorgeschreven gegevens bevat en in om het even welke elektronische vorm wordt uitgereikt en ontvangen. Een aantal voorbeelden van facturen in elektronisch vorm zijn een PDF-bestand of een gestructureerd bericht in XML-formaat. De elektronische factuur wordt verzonden en ontvangen in een elektronische vorm, zoals een e-mail met bijlage, een bestand gedownload via een website, een gestructureerd bericht via EDI, e.d. 1.1.2 Voorwaarden elektronische facturatie Elektronische facturatie moet voldoen aan de volgende vier parameters: aanvaarding, authenticiteit, integriteit en leesbaarheid. Degene die de factuur uitgeeft, bepaalt zelf hoe hij hieraan tegemoet komt. 1 Wet 17 december 2012 tot wijziging van de belasting over de toegevoegde waarde, B.S. 21/12/2012. 4

Elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een levering van een goed of dienst aantoont, kan bewijzen dat aan deze voorwaarden werd voldaan. a Aanvaarding Elektronische facturatie kan enkel plaatsvinden indien de aankoper dit aanvaardt. Deze aanvaarding kan zowel schriftelijk als stilzwijgend, bijvoorbeeld via de betaling, gebeuren. Het bewijs van aanvaarding door de aankoper moet door de verkoper steeds kunnen geleverd worden. De vorm waaronder deze aanvaarding moet plaatsvinden is niet wettelijk bepaald. Voor papieren facturen is een bewijs van aanvaarding door de aankoper niet vereist. b Authenticiteit De authenticiteit van de herkomst moet bewaard blijven ongeacht de vorm van verzending van de factuur. Concreet houdt dit in dat de identiteit van de leverancier of de uitreiker van de factuur steeds gewaarborgd moet zijn. c Integriteit Onder integriteit van de inhoud wordt verstaan dat de factuur alle gegevens bevat die de wet voorschrijft en dat een factuur, eens uitgereikt, geen wijzigingen mag ondergaan. De voorgeschreven gegevens zijn onder meer: de datum waarop de factuur werd uitgereikt, het identificatienummer van de factuur, de naam, het adres en het btw-identificatienummer van de bij de handeling betrokken partijen, de aard en hoeveelheid van de geleverde goederen of verstrekte diensten, de prijs en de toegepaste btw-voet. d Leesbaarheid De leesbaarheid van de factuur houdt in dat een factuur moet worden getoond, op papier of op een digitaal scherm, in een stijl waarin alle btw-gegevens van de factuur duidelijk leesbaar zijn, zonder dat daarvoor veel onderzoek of interpretatie nodig is. Voor elektronische facturen wordt de leesbaarheid van de factuur aanvaard indien de voorlegging van de leesbare vorm op verzoek binnen een redelijke termijn gebeurt. EDI-berichten, XML-berichten of andere gestructureerde berichten in het originele formaat worden niet beschouwd als leesbaar voor mensen. De meeste software voor elektronische facturatie voorziet in een omzetting van gestructureerde berichten in een bestand in PDF-formaat. De authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur, op papier of elektronisch, moeten worden gewaarborgd vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaringstermijn. Dit is enkel mogelijk indien binnen de bedrijfscontroles worden opgezet die in een betrouwbaar controlespoor voorzien tussen een factuur en een verrichte prestatie. Voor de leverancier kan de factuur vergeleken worden met de bestelbon, met vervoersdocumenten en de ontvangst van de betaling. Voor de aankoper kan de factuur vergeleken worden met de goedgekeurde aankooporder, de leveringsnota en het betalingsbewijs. Verder kunnen specifieke technologieën gebruikt worden om de authenticiteit verder te verzekeren, zoals: een geavanceerde elektronische handtekening (AES) of een gestandaardiseerde uitwisseling van gegevens op elektronische wijze (EDI). Hierover kunt u meer informatie vinden in het rapport van 2013. 5

2 Onderzoeksopzet In dit onderdeel wordt een beschrijving gegeven van de verschillende elementen die werden meegenomen in het onderzoek. 2.1 Directe kosten Directe kosten zijn kosten die rechtstreeks verbonden zijn aan het versturen of ontvangen van een factuur of kredietnota. Voorbeelden van directe kosten: - Printkosten - Kost van papier - Kost van een enveloppe - Kost van een postzegel 2.2 Indirecte kosten Indirecte kosten van facturatie maken deel uit van de dagelijkse werking van een organisatie. De wijze waarop de facturatie wordt uitgevoerd heeft een impact op het verbruik van de middelen die deze indirecte kosten met zich meebrengen. Voorbeelden van indirecte kosten: - Kost van archiveren - Kost van software - Duur van interne controles - Het versturen van betalingsherinneringen - Kost voor het afprinten en verzenden van dubbels in geval van verlies 2.3 Processen In dit onderdeel wordt een vergelijking gemaakt tussen de administratieve lasten die voortkomen uit het gebruik van papieren en elektronische facturatie. 2.3.1 Opstellen factuur Een factuur kan op verschillende manieren worden opgesteld: - manueel, zonder specifiek boekhoud- of facturatieprogramma (vb. in een spreadsheet of via een tekstverwerker); - manueel, via een boekhoud- of facturatieprogramma; 6

- manueel, via een webportaal van leveranciers, klanten of serviceproviders; - automatisch, via een boekhoud- of facturatieprogramma. Een manueel opgestelde factuur is een factuur die al dan niet automatisch gelinkt is aan een aankooporder, maar waarvoor steeds een manuele interventie vereist is Een automatisch opgestelde factuur is een factuur die automatisch gelinkt is aan een aankooporder en waarvoor de gegevens van de klant reeds in het systeem staan. De factuur wordt volautomatisch opgesteld en er is geen manuele interventie nodig. 2.3.2 Inboeken factuur Er bestaan twee manieren waarop een factuur kan worden ingeboekt in de boekhouding van een, manueel of automatisch, ongeacht de manier waarop zij wordt verzonden of ontvangen: - Manueel: type 1: alle gegevens worden manueel ingegeven in het systeem; type 2 (ook halfautomatisch genoemd): een beperkt deel van de gegevens wordt manueel ingegeven in het systeem, maar een beperkte hoeveelheid manuele interventies is vereist; - automatisch, de gegevens worden door het systeem automatisch ingelezen, de aankoper moet enkel bevestigen en buiten de bevestiging is geen enkele manuele interventie vereist. 2.3.3 Verzenden factuur We werken in dit rapport met vier processen voor het verzenden van facturen en kredietnota s: een proces voor papieren facturatie en drie processen voor elektronische facturatie zoals hieronder beschreven. Een papieren factuur wordt per klassieke post verstuurd. Er bestaan verschillende systemen om aan elektronische facturatie te doen. We onderscheiden de volgende processen in deze studie: E-mail met PDF in bijlage; E-mail met link naar webportaal; Digitaal platform. Voor een uitgebreide bespreking van de verschillende processen, verwijzen wij graag naar het rapport van 2013. Ook vindt u meer informatie omtrent e-facturatie op http://www.efactuur.belgium.be/. 7

3 Meetresultaten In onderstaande meetresultaten wordt een vergelijking gemaakt tussen de administratieve lasten voor de verkoper en de aankoper bij gebruik van papieren facturatie en bij gebruik van de hierboven besproken methoden van elektronische facturatie. Sinds 1993 is elektronisch factureren mogelijk in België. Met de invoering van de wet van 17 december 2012 tot wijziging van de belasting over de toegevoegde waarde, werd een nieuw wettelijk kader voor de factureringrsegels gecreëerd, wat het gebruik van elektronisch factureren extra kan stimuleren. Sinds 2008 volgt het meetbureau van DAV de evolutie op van het gebruik van elektronische facturatie bij en. Naar aanleiding van het ontstaan van een coherent wettelijk kader, werd in het voorjaar van 2013 beslist om een uitgebreide enquête te houden om het gebruik van elektronische facturatie bij ondernemers in kaart te brengen. Deze enquête werd in december 2013-januari 2014 opnieuw afgenomen. Op basis van deze resultaten kunnen wij een gedetailleerd beeld schetsen van het gebruik van elektronische facturatie alsook van de besparingen die dit met zich mee brengt voor en en burgers. Eveneens kunnen we de evolutie m.b.t. vorige enquête in kaart brengen. 3.1 Onderzoek elektronisch factureren bij bedrijven - 2014 Indigov heeft een enquête bij en uitgevoerd om gedetailleerde cijfers te verzamelen omtrent het proces van papieren en elektronische verkoop- en aankoopfacturen. Enerzijds werd gevraagd naar aantallen, de manier van opstellen van facturen, de manier van verwerking van facturen, etc. (kwantitatief luik). Anderzijds werd in een kwalitatief luik gevraagd naar de gebruiksinteresse en intentie m.b.t. elektronische facturatie. De enquête werd online uitgevoerd in de periode van december 2013 - januari 2014 op basis van het Indigov online B2B panel en heeft betrekking op gegevens voor het jaar 2013. Ze was gericht naar personen verantwoordelijk voor of betrokken bij de boekhouding en facturatie van de. 847 bedrijven hebben de enquête ingevuld. De resultaten werden gewogen op basis van regio (aantal bedrijven per regio) en omvang van de (aantal werknemers). Dit heeft gezorgd voor een representatieve steekproef. Een grondige bespreking van deze resultaten wordt verzorgd door Indigov. In dit rapport werken we verder met de resultaten van de enquête om de impact op de administratieve lasten in kaart te brengen. De verkregen data hebben we ingedeeld volgens de grootte van de bedrijven: eenmanszaken (geen personeel), kleine en (van 1 tot 49 werknemers), middelgrote en (van 50 tot 199 werknemers) en grote en (vanaf 200 werknemers). Op basis hiervan werden gewogen gemiddelden berekend voor een gemiddelde Belgische. 3.1.1 Overzicht resultaten enquête De enquête heeft ons toegelaten een beeld te schetsen van enkele kwantitatieve gegevens bij papieren en elektronische verkoop- en aankoopfacturen van Belgische en: aantallen, manier van verwerking, manier van opstellen, tijdsbestedingen, etc. Op basis van deze data zijn dan de administratieve lasten berekend voor papieren en elektronische facturatie. a Aantal verkoop- en aankoopfacturen In de enquête voor het jaar 2012 werd gevraagd naar het gemiddeld aantal verkoopfacturen en kredietnota s en het gemiddeld aantal aankoopfacturen en kredietnota s die de heeft 8

verstuurd en ontvangen. Dit aantal facturen/kredietnota s per groep van en (eenmanszaken, kleine, middelgrote en grote en) werd vervolgens geëxtrapoleerd naar heel België op basis van data van Statbel (ADSEI) omtrent het aantal bedrijven in België verdeeld naar personeelsaantal. Op basis van deze methodiek hebben we berekend dat er in België een totaal van 1.040.208.610 verkoopfacturen (478.236.565 verstuurd naar en en 561.972.045 verstuurd naar burgers) en 1.011.408.537 aankoopfacturen (449.436.491 ontvangen door en en 561.972.046 ontvangen door burgers) zijn 2. In onze berekeningen voor het jaar 2013 hebben we dit aantal opnieuw gebruikt. De reden hiervoor is om een duidelijk beeld te hebben van de daling van de administratieve lasten gelinkt aan het behandelen van facturen, niet van de evolutie van het totaal aantal facturen. Dit laat ons toe om consistente vergelijkingen over de jaren heen te maken. b Opstellen verkoopfactuur In de enquête werd gepeild naar de manier van opstellen van een verkoopfactuur. We hebben voor vier methoden percentages bevraagd: Manueel opgesteld zonder specifiek boekhoud- of facturatieprogramma: 26,2% van de facturen Manueel opgesteld via een boekhoud- of facturatieprogramma: 36,4% van de facturen Manueel opgesteld via een webportaal (van leveranciers, klanten of service providers): 6,4% van de facturen Automatisch opgesteld via een boekhoud- of facturatieprogramma uit ERP-omgeving: 31,0% van de facturen Uit de enquête blijkt dus dat 31% van de verkoopfacturen in België automatisch opgesteld wordt t.o.v. 69% manueel. c Verwerking aankoopfactuur Voor het inboeken van een ontvangen aankoopfactuur maken we zoals eerder beschreven onderscheid tussen twee methoden: Boekhoudkundige gegevens manueel of halfautomatisch ingeboekt in het boekhoudsysteem: 92% Boekhoudkundige gegevens automatisch door het systeem verwerkt in de boekhouding: 8% Uit de enquête blijkt dus dat 92% van de aankoopfacturen in België manueel verwerkt wordt t.o.v. 8% automatisch. Voor de enquête werd uitgegaan van 100% manuele verwerking bij papieren facturen en werd voor elektronische facturen gewerkt met de verdeling manueel of halfautomatisch en automatisch. 2 Het aantal kredietnota s is hierbij opgeteld, aangezien deze nog geen drie procent uitmaken van het totaal. We spreken verder enkel over het aantal facturen. 9

d Gebruik elektronische facturatie In de enquête werd eveneens gepeild naar de manier waarop facturen ontvangen en verzonden worden: Papieren facturen, verstuurd per post Elektronische facturen, verstuurd via e-mail (PDF in bijlage of met link naar webportaal) Elektronische facturen verstuurd via een geïntegreerd en beveiligd digitaal platform Eind 2013 blijkt 6,02% van de verkoopfacturen naar en te worden verstuurd via een digitaal platform. Dit is een stijging van 2,28% (3,74% eind 2012). Deze facturen worden volledig automatisch opgesteld en verstuurd. Het is de efficiëntste manier om aan elektronische facturatie te doen. Aangezien er in de praktijk ook al veel facturen via e-mail verstuurd worden, hebben we deze mogelijkheid ook bevraagd: 27,42% van de verkoopfacturen naar en wordt eind 2013 via e-mail verstuurd. In 2012 was dit nog 18,78%. We aanschouwen dit ook als een manier van elektronisch factureren, maar ze is minder efficiënt dan factureren via een digitaal platform (zie overzicht administratieve lasten papieren en elektronische facturatie verder in dit rapport). Ongeveer 66,50% van de verkoopfacturen naar en wordt nog steeds op papier verstuurd. Eind 2013 bleek 6,92% van de verkoopfacturen naar burgers verstuurd te worden via een digitaal platform. Dit is een stijging met 4,6% t.o.v. eind 2012 (2,32%). Het aantal facturen dat via e-mail verstuurd wordt naar burgers bedroeg eind 2013 24,96% (16,18% in 2012). In vergelijking met 2012, zijn de facturen naar burgers via digitaal platform dus gestegen met 4,60% tot 6,92% en de facturen via e- mail met 8,78% tot 24,96%. Zo n 68,00% van de verkoopfacturen naar burgers wordt dus nog steeds op papier verstuurd. Het percentage aankoopfacturen bij en dat ontvangen wordt via een digitaal platform bedroeg eind 2013 7,40%. Dit is een stijging met 4,81% t.o.v. eind 2012 (2,59%). Het percentage facturen dat via e-mail ontvangen werd door bedroeg eind 2013 22,42%. In vergelijking met 2012, zijn de facturen ontvangen door ondernemers via digitaal platform dus gestegen met 4,81% tot 7,40% en de facturen via e-mail met 6,71% tot 22,42%. Ongeveer 70,00% van de aankoopfacturen wordt dus nog steeds op papier ontvangen 3. 3 De aandachtige lezer zal opmerken dat het percentage van facturen verstuurd door en niet perfect overeenkomt met het percentage van facturen ontvangen door en, hoewel we dit uiteraard wel zouden verwachten. Dit valt als volgt te verklaren. Ondanks het feit dat we in de enquête wilden peilen naar het aantal facturen verstuurd naar klanten in België, zijn er waarschijnlijk een aantal bedrijven die ook facturen naar het buitenland (of leveranciers met vestiging in België, maar niet de hoofdzetel) hebben meegeteld. Bovendien geldt dat, aangezien we een steekproef hebben bevraagd, en niet elke in België, de aantallen en percentages van deze en nooit volledig zullen overeenkomen. De bevraagde en vormen dus niet één gesloten economisch systeem. 10

Tabel 1: Overzicht gebruik elektronische facturatie Elektronisch verstuurd naar en Elektronisch verstuurd naar en ontvangen door burgers Elektronisch ontvangen door en Digitaal E-mail Totaal e-facturatie December 2012 December 2013 December 2012 December 2013 December 2012 December 2013 3,74% 6,02% 18,78% 27,42% 22,52% 33,44% 2,32% 6,92% 16,18% 24,96% 18,50% 31,88% 2,59% 7,40% 15,71% 22,42% 18,31% 29,82% 3.1.2 Besparing in administratieve lasten d.m.v. gebruik elektronische facturatie Aan de hand van het standaardkostenmodel 4 en de aantallen, percentages, standaardtijden en tijden bevraagd in de enquête, hebben we de totale administratieve lasten en de totale besparing kunnen berekenen die gepaard gaan met elektronisch factureren. In de 0-meting, de situatie waarin alle facturen via papier worden verstuurd en ontvangen, bedragen de totale administratieve lasten 5,02 miljard euro. In de potentiële situatie, de situatie waarin alle facturen digitaal verstuurd, opgesteld en verwerkt worden, bedragen de administratieve lasten 1,66 miljard euro. Als we dus volledig van papieren facturatie overschakelen op elektronische facturatie, kan er 3,37 miljard euro bespaard worden. Tabel 2: Overzicht totale administratieve lasten papieren en elektronische facturatie Meting (2013) AL 0-meting Al Potentieel Potentiële Besparing besparing gerealiseerd tot 2013 5,02 miljard 1,66 miljard 3,37 miljard 0,62 miljard De besparing in de periode 1993-2012 bedroeg 344 miljoen euro 5. Op basis van de bevraagde aantallen en percentages, zien we dat hier in 2013 nog eens ongeveer 271 miljoen euro is bijgekomen, wat het totaal op 615 miljoen brengt. Hiervan kan 133,0 miljoen euro worden toegewezen aan het toegenomen gebruik van digitale facturen en 137,7 miljoen euro aan elektronische facturatie via e-mail, wat de totale reeds gerealiseerde besparing voor beide categorieën brengt op respectievelijk 236,5 miljoen euro en 378,4 miljoen euro. 4 Zie Bijlage 1: SKM-model 5 Zie rapport 2012. 11

Tabel 3: Overzicht cumulatieve besparing 1993-2013 1993-2011 2012 2013 Som Digitaal 34,3 miljoen 69,2 miljoen 133,0 miljoen 236,5 miljoen E-mail 137,7 miljoen 103,0 miljoen 137,7 miljoen 378,4 miljoen Totaal 172,0 miljoen 172,2 miljoen 270,7 miljoen 614,9 miljoen In het rapport van 2013, werden ook de kostprijs per verzonden en ontvangen factuur voor een en burger berekend: Het versturen van een factuur door een naar een andere of burger kost op papier 4,44 en elektronisch slechts 1,20 per factuur. Dit betekent een besparing van 3,24 per verzonden factuur. Met elektronisch bedoelen we in dit deel via digitaal platform. De besparing door een factuur verstuurd of ontvangen via e-mail ligt lager en wordt verder in dit rapport toegelicht. Het ontvangen van een factuur door een op papier kost 8,04 en elektronisch slechts 2,27. Dit betekent een besparing van 5,77 per ontvangen factuur. Het ontvangen van een factuur door een burger op papier kost 2,77 en elektronisch slechts 0,69. Dit betekent een besparing van 2,08 per ontvangen factuur. Samengevat: 9,01 besparing bij verzenden en ontvangen tussen en door elektronische facturatie in plaats van op papier en 5,32 besparing indien een een elektronische factuur verstuurd naar een burger in plaats van op papier. Tabel 4: Overzicht administratieve lasten papieren en elektronische facturatie per factuur Meting 2012 Factuur (naar ) Factuur (naar burger) Verzenden papier 4,44 4,44 Verzenden elektronisch 1,20 1,20 Besparing verzenden 3,24 3,24 Ontvangen papier 8,04 2,77 Ontvangen elektronisch 2,27 0,69 Besparing ontvangen 5,77 2,08 Totale besparing per factuur 9,01 5,32 Zoals eerder aangehaald, blijkt er een groot percentage facturen te zijn dat via e-mail verstuurd en ontvangen wordt. Hoewel men via e-mail ook al een besparing realiseert t.o.v. papier, kan men nog extra besparen door digitaal te factureren. Indien een een factuur via e-mail verstuurd in plaats van op papier, bespaart ze 2,42 per factuur. Indien deze factuur digitaal zou zijn opgemaakt en verstuurd, is de besparing 3,24 ( 0,82 extra). Het ontvangen van een factuur door een via e-mail zorgt voor een besparing van 0,36 per factuur. Het ontvangen van een digitale factuur bespaart 5,77 per factuur ( 5,41 extra). 12

Ook is er een besparing mogelijk voor burgers door elektronische facturatie. Per ontvangen factuur via e-mail bespaart de burger 1,04. Een factuur digitaal ontvangen via Zoomit, bespaart zelfs 2,08 per factuur ( 1,04 extra). Desondanks ontvangt de burger momenteel 24,96% via e-mail en maar 6,92% via Zoomit. 3.1.3 Stand van zaken van elektronische facturatie in België a Context Op Europees niveau is er de ambitie om tegen 2020 50% elektronische facturatie (e-facturatie) te behalen. Op Belgisch vlak heeft de regering beslist om op deze doelstelling vooruit te lopen met het doel om 25% te bereiken tegen het einde van deze legislatuur. Nu de regering in de laatste maanden zit van zijn legislatuur, rijst de vraag in hoeverre deze doelstelling bereikt is. b Resultaten In het kader van het Federaal Actieplan Administratieve Vereenvoudig 2012-2015 (FAAV), is de potentiële besparing van 25% elektronische facturatie in België aan administratieve lasten berekend. De assumpties hier waren de volgende: 25% e-facturatie wil zeggen facturen verstuurd en ontvangen via een digitaal platform; Alle facturen worden automatisch opgesteld en verwerkt. Op basis van deze assumpties, is het mogelijk om met 25% e-facturatie, een jaarlijkse administratieve lastendaling te bereiken van 1.408.168.000. Op basis van de jaarlijkse studies van het DAV Meetbureau (in samenwerking met Indigov), omtrent het gebruik van elektronische facturatie in België, blijkt dat er eind 2013 reeds een daling gerealiseerd is van 614.871.221, wat 43,66% betekent van de potentiële besparing berekend voor het FAAV. De precieze percentages voor het aantal verstuurde en ontvangen elektronische facturen kunnen terug gevonden worden in Tabel 1- Overzicht gebruik elektronische facturatie. Grafisch ziet deze evolutie er als volgt uit: Figuur 1: evolutie e-facturatie Digitaal platform 20,00% 15,00% Digitaal platform 10,00% 5,00% 0,00% 2011 2012 2013 Elektronisch verstuurd naar en Elektronisch verstuurd en ontvangen door burgers Elektronisch ontvangen door en 13

Figuur 2: evolutie e-facturatie E-mail 30,00% E-mail 25,00% 20,00% 15,00% 10,00% 2011 2012 2013 Elektronisch verstuurd naar en Elektronisch verstuurd en ontvangen door burgers Elektronisch ontvangen door en Figuur 3: evolutie e-facturatie Totaal 35,00% 30,00% 25,00% 20,00% 15,00% 10,00% Totaal e-facturatie 2011 2012 2013 Elektronisch verstuurd naar en Elektronisch verstuurd en ontvangen door burgers Elektronisch ontvangen door en Indien we enkel facturen via een digitaal platform meetellen als volwaardige elektronische factureren (zoals bij de assumptie voor de berekening in het FAAV), wordt er momenteel 6 tot 7,4% van de facturen elektronisch verstuurd en ontvangen. Indien we facturen via e-mail (PDF of link) ook meetellen als volwaardig elektronische facturen, stijgt dit tot 29,8% tot 33,44% elektronisch verstuurde en ontvangen facturen, waarmee de regering de doelstelling van 25% elektronische facturatie bereikt. Maar aangezien bedrijven en burgers meer kunnen besparen via digitale facturen dan via facturen via e-mail en deze de minderheid vertegenwoordigen, is de potentiële besparing uit het FAAV dus nog niet bereikt (43,66%). Ook is er voldoende aandacht nodig voor het verwerken en opstellen van facturen, aangezien dit ook een belangrijk deel van het proces en van de besparing van e-facturatie is. 14

Hieronder volgt een grafische weergave van het verschil tussen de besparing via e-mail en via digitaal platform: Figuur 4: besparing papier e-mail digitaal: versturen verkoopfactuur naar Figuur 5: besparing papier e-mail digitaal: ontvangen aankoopfactuur door 15

Figuur 6: besparing papier e-mail digitaal: versturen verkoopfactuur naar burger Figuur 7: besparing papier e-mail digitaal: ontvangen aankoopfactuur door burger 16

Totaal Land- en bosbouw, jacht, visserij Mijnbouw, Industrie verwer-kende nijver-heid Energie, afval- en nuts Bouwnijver-heid Groot- en detail-handel, Vervoer en opslag Accommo-datie en horeca ICT sector Financiële activitei-ten Handel in onroerend goed Vrije beroepen Administra-tieve en ondersteu-nende diensten Openbaar bestuur en defensie Onderwijs Gezondheids-zorg Kunst, amusement en recreatie Overige diensten Ander 3.1.4 Overzicht gebruik papieren en elektronische facturatie - per sector Uit onderstaande tabel kunnen we afleiden dat een aantal sectoren goed scoren op het vlak van e-facturatie (digitaal): Accommodatie en horeca; Energie-, afval- en nutsbedrijven; Mijnbouw; Openbaar bestuur en defensie Administratieve en ondersteunende diensten. Tabel 5: overzicht gebruik papieren en elektronische facturatie per sector Wat is de economische hoofdactiviteit of sector van uw? Hoeveel verkoopfacturen als een percentage van het totaal verstuurd naar burgers via Post 68,12 100 / 85,56 29,00 78,83 77,57 48,75 55,00 53,14 59,44 93,80 66,33 43,25 60,73 71,25 85,05 62,27 66,21 / E-mail (PDF) E-mail (link) Digitaal platform 24,96 / / 14,44 37,86 11,45 16,71 40,25 5,00 29,00 16,96 6,20 25,67 22,67 17,91 15,38 8,52 21,82 26,95 / / / / 18,57 6,92 0,71 6,00 / 9,57 14,84 / 0,67 14,17 9,55 7,00 3,57 6,82 2,74 / 6,92 / / / 14,57 2,79 5,00 5,00 40,00 8,29 8,76 / 7,33 19,92 11,82 6,38 2,86 9,09 4,11 / Hoeveel verkoopfacturen als een percentage van het totaal verstuurd naar en via Post 66,56 98,25 21,00 75,55 45,00 77,85 86,85 68,50 58,40 60,09 58,33 100,00 58,50 52,56 50,50 55,00 100,00 51,36 68,65 50,50 E-mail (PDF) 27,42 1,75 51,00 15,38 30,71 16,15 9,41 22,00 8,40 27,27 14,52 / 40,39 32,22 20,00 30,00 / 42,27 23,58 1,00 17

E-mail (link) Digitaal platform / / 4,21 12,86 4,35 0,37 3,50 17,00 7,36 18,71 / 1,11 5,06 10,50 9,38 / 1,82 3,92 1,50 6,02 / 28,00 4,86 11,43 1,65 3,37 6,00 16,20 5,27 8,43 / / 10,17 19,00 5,63 / 4,55 3,85 47,0 Hoeveel aankoopfacturen als een percentage van het totaal ontvangen via Post 70,18 85,40 31,50 72,70 50,09 79,68 75,05 70,00 64,00 58,04 61,22 59,50 74,00 72,09 55,77 71,72 83,58 67,80 75,80 71,67 E-mail (PDF) E-mail (link) Digitaal platform 22,42 4,40 45,50 15,11 24,82 9,92 15,55 14,55 12,56 24,00 14,28 12,50 12,56 17,18 20,23 12,17 12,95 25,00 17,03 3,33 10,20 10,00 6,11 12,18 5,60 4,00 6,36 8,89 7,65 13,03 12,50 5,00 5,27 9,31 8,50 1,32 4,20 4,06 8,33 7,40 / 13,00 6,07 12,91 4,80 5,40 9,09 14,56 10,30 11,47 15,50 8,44 5,45 14,69 7,61 2,16 3,00 3,11 16,67 18

4 Kwalitatieve resultaten onderzoek In de studie rond elektronische facturatie bij en werden ook een aantal kwalitatieve aspecten bevraagd. In dit onderdeel vindt u de belangrijkste besluiten die hieruit genomen kunnen worden. 4.1 Toekomstplannen en Als resultaat op de vraag: Heeft uw interesse of concrete plannen om in de volgende 12 maanden volgende systemen of toepassingen in gebruik te nemen? Kregen wij onderstaand resultaat Tabel 6a: overzicht resultaten kwalitatief onderzoek deel 1 Boekhoud- of facturatiesysteem/erp-pakket om verkoopfacturen automatisch op te stellen Eenmanszaak Kleine Middelgrote Grote 2012 2013 2012 2013 2012 2013 2012 2013 Reeds in 9% 7% 20% 23% 50% 31% 41% 42% gebruik Concrete 2% 7% 4% 9% 7% 10% 9% 8% plannen Interesse 6% 10% 11% 15% 6% 11% 4% 12% Geen 75% 53% 40% 30% 14% 12% 11% 6% interesse Weet niet 8% 23% 25% 24% 23% 36% 35% 32% Hieruit kunnen we afleiden dat, zoals verwacht, eenmanszaken en kleine en het minst interesse hebben in de overstap naar een ERP-pakket. Zoals eerder beschreven liggen de kosten van deze investering te hoog in verhouding met het aantal verzonden en ontvangen facturen. Een groot deel van de grote en beschikt reeds over een ERP-pakket. Een opvallende trend t.o.v. vorig jaar is dat het percentage en dat aangeeft hoegenaamd geen interesse te hebben in een ERP-pakket substantieel verminderd is. Daar tegenover staat dat het aantal bedrijven dat heeft aangegeven concrete plannen of interesse in die richting te hebben, sterk is toegenomen. Zo is dit voor middelgrote en van 13% naar 21% gegaan. Tabel 6b: overzicht resultaten kwalitatief onderzoek deel 2 Geïntegreerd en beveiligd digitaal platform om verkoopfacturen elektronisch te versturen Eenmanszaak Kleine Middelgrote Grote 2012 2013 2012 2013 2012 2013 2012 2013 Reeds in 3% 3% 3% 10% 17% 13% 21% 25% gebruik Concrete 1% 3% 3% 11% 12% 11% 10% 14% plannen Interesse 9% 13% 16% 20% 10% 17% 11% 17% Geen 78% 60% 50% 34% 28% 15% 17% 10% interesse Weet niet 9% 21% 28% 25% 33% 44% 41% 34% 19

Tabel 6c: overzicht resultaten kwalitatief onderzoek deel 3 Geïntegreerd en beveiligd digitaal platform om aankoopfacturen elektronisch te ontvangen Eenmanszaak Kleine Middelgrote Grote 2012 2013 2012 2013 2012 2013 2012 2013 Reeds in 4% 3% 6% 10% 16% 13% 18% 25% gebruik Concrete 0% 3% 2% 8% 10% 9% 6% 12% plannen Interesse 11% 16% 14% 19% 14% 18% 19% 18% Geen 75% 55% 49% 37% 25% 14% 14% 10% interesse Weet niet 10% 23% 29% 25% 35% 46% 43% 35% Hoewel eenmanszaken en kleine en nog steeds slechts een beperkte interesse tonen in het gebruik van een webportaal voor het verzenden en ontvangen van elektronische facturen, is hier wel een verbetering t.o.v. vorig jaar zichtbaar. Zo is het percentage eenmanszaken dat aangeeft geen interesse te hebben in het ontvangen van elektronische facturen gedaald van 75% naar 55%. Een mogelijke oorzaak voor dit relatief gebrek aan interesse kan zijn dat zij niet voldoende op de hoogte zijn van de voordelen die elektronische facturatie met zich meebrengt. Middelgrote en grote en geven, zoals hierboven blijkt, de voorkeur aan een ERP-omgeving, en dit in toenemende mate. Deze resultaten liggen in lijn met de resultaten van laatste tweejaarlijkse studie van het Federaal Planbureau (Federaal Planbureau, 2013). In deze enquête peilt het Planbureau naar de administratieve lasten in België bij ondernemers en zelfstandigen op basis van een enquête en dit voor drie regelgevingsdomeinen: fiscaliteit, milieu en tewerkstelling. In de laatste enquête werden de lasten voor het jaar 2012 bevraagd, alsook enkele vragen omtrent recente vereenvoudigingsprojecten waaronder e-facturatie. Uit de resultaten voor 2012 bleek het gebruik en ook de waardering van e-facturatie groter te zijn, naarmate de grote van de en. Dit was volgens onze resultaten van 2012 ook het geval en deze trend heeft zich dit jaar verder gezet. Tabel 6d: overzicht resultaten kwalitatief onderzoek deel 4 Digitaal platform om facturen te archiveren Eenmanszaak Kleine Middelgrote Grote 2012 2013 2012 2013 2012 2013 2012 2013 Reeds in 3% 3% 6% 11% 16% 15% 16% 27% gebruik Concrete 1% 4% 2% 8% 10% 10% 10% 12% plannen Interesse 11% 14% 15% 20% 14% 21% 14% 17% Geen 78% 57% 49% 36% 24% 13% 24% 11% interesse Weet niet 7% 22% 28% 26% 36% 41% 36% 33% 20

Uit de resultaten beschreven in punt 4.2 blijkt dat het merendeel van de en er van overtuigd is dat elektronisch archiveren belangrijke voordelen heeft inzake de efficiëntie van het archiveringsproces. Toch blijken de en niet direct geneigd om hierin in de nabije toekomst te investeren. Dit kan mogelijk verklaard worden door een gebrek aan kennis van de mogelijkheden en de kosten die hieraan verbonden zijn. Hier is nog een groot groeipotentieel beschikbaar. Uit bovenstaande resultaten blijkt eveneens dat er een duidelijk verband bestaat tussen het digitaal ontvangen van facturen en het digitaal archiveren ervan. Het merendeel van de en die een factuur digitaal ontvangt, archiveert ze ook digitaal. 4.2 Perceptie voordelen elektronische facturatie In dit onderdeel werd de vraag gesteld: Vergeleken met papieren facturatie zorgt elektronische facturatie in mijn voor Hieronder volgt per vraag een korte analyse van de bekomen resultaten. De effectieve percentages die bekomen werden voor de verschillende types van en zijn terug te vinden in bijlage 2. 4.2.1 Hogere ICT-kosten Zowel de eenmanszaken, de kleine en als de middelgrote en de grote en volgen de redenering dat elektronische facturatie hogere ICT-kosten met zich mee brengt. Om de overstap te maken naar elektronische facturatie moet inderdaad vaak geïnvesteerd worden in nieuwe software of een uitbreiding op de bestaande software. Nochtans kan ook voor deze en op een zeer budgetvriendelijke manier aan elektronische facturatie worden gedaan, via e-mail en pdf, via online boekhoudsoftware die een uitbreiding kan zijn van de bestaande boekhoudsoftware of via een webportaal. Het zijn voornamelijk deze laatste twee methodes waar voor de kleinere en, al dan niet in combinatie met een service provider, door een hoger niveau van automatisering winsten te rapen vallen. De kost van investering blijft beperkt in vergelijking met de jaarlijkse besparing aan directe en indirecte kosten. 4.2.2 Snellere verwerking In 2012 leken de eenmanszaken en kleine en nog niet echt overtuigd van het idee dat elektronische facturatie kunnen zorgen voor een snellere verwerking. Op dit vlak is in 2013 duidelijk vooruitgang geboekt. Een meerderheid van de ondervraagde bedrijven in deze groepen is er nu van overtuigd dat e-facturatie effectief kan leiden tot een snellere verwerking van facturen. Voor middelgrote en grote en was dit reeds het geval in 2012. 4.2.3 Beperking van fouten Een belangrijk voordeel van elektronische facturatie ligt in de beperking van fouten doordat gegevens niet steeds opnieuw moeten worden overgenomen. Dit voordeel is vooral te rapen indien het volledig proces van opstellen en verwerken van aan- en verkoopfacturen gedigitaliseerd wordt. Ondanks dit voordeel lijken alle types van en hiervan niet sterk overtuigd. Het is enkel bij de middelgrote en grote en dat we hier enig geloof in terugvinden. 4.2.4 Minder papierverbruik Het geloof in de besparing in de directe kost papierverbruik is voor alle types van en zeer sterk aanwezig. Er kan dan ook geen twijfel over bestaan dat dit, naast de kost van de postzegel, de belangrijkste ROI is. 21

4.2.5 Meer veiligheid Wanneer facturen verzonden worden via een beveiligde digitale omgeving, kan de inhoud ervan na uitgifte niet gewijzigd worden en vermijdt men kans op fraude. Alle types van en blijven redelijk onverschillig over het feit dat dit een interessante differentiator is van elektronische facturatie en dit is nauwelijks gewijzigd in vergelijking met 2012. 4.2.6 Betere controle/opvolging Eenmanszaken zien elektronische facturatie nog steeds als een manier waarbij ze de controle over het facturatieproces voor een groot deel verliezen. Vermoedelijk omdat veel van deze ondernemers niet of zeer weinig werken met een computer. Hier is een rol weggelegd voor de externe boekhouders die door het opzetten en de installatie van een systeem van elektronische facturatie aan hun cliënten de voordelen van e-facturatie te tonen. Kleine, middelgrote en grote en geloven wel in de stelling dat zij door het gebruik van elektronische facturatie een betere controle hebben over het facturatieproces en dat het hen eveneens in staat stelt om het geheel beter op te volgen en dit in toenemende mate. 4.2.7 Eenvoudigere verwerking, tijdsbesparing en minder administratieve lasten Zoals eerder gebleken zijn het ook hier de eenmanszaken en kleine en die de directe voordelen van elektronische facturatie nog niet volledig inzien. Een vereenvoudiging van het facturatieproces, tijdsbesparing voor het personeel dat hierdoor kan ingezet worden voor andere taken en een verlagen van de administratieve lasten kunnen nochtans niet genegeerd worden. Toch dient opgemerkt te worden dat deze groepen van en aan het bijdraaien zijn op dit punt, met voornamelijk kleine en die de voordelen meer en meer inzien. De middelgrote en grote en lijken ook hier weer sterker te geloven in de directe voordelen van elektronische facturatie. 4.2.8 Efficiëntere archivering Alle types van en zien een direct voordeel in elektronische archivering. Toch blijkt uit bovenstaande resultaten dat het gros van de en nog geen plannen heeft om hierop over te stappen. 4.2.9 Daling van de kosten voor verwerking Elektronisch factureren kan leiden tot een daling van de kosten van verwerking van aan- en verkoopfacturen. Dit is een voordeel van e-facturatie waarover de verschillende groepen van en het eens zijn. 4.2.10 Minder betwistingen met klanten Een meerderheid van de ondervraagde bedrijven ziet niet in hoe elektronisch factureren kan leiden tot minder betwistingen met klanten. Op dit vlak dienen duidelijk nog inspanningen gedaan te worden, opdat bedrijven ook dit voordeel van e-facturatie onderkennen. 4.3 Rol overheid in elektronische facturatie In de enquête voor 2013 werd er ook gepeild naar enkele elementen van e-facturatie waarin de overheid een belangrijke rol kan spelen. In wat volgt geven we de voornaamste bevindingen mee. De precieze percentages kunnen opnieuw teruggevonden worden in bijlage (bijlage 3). 22

4.3.1 Gemak van gebruik van e-facturatie en efficiënter werken Het aantal en dat elektronisch factureren moeilijk te gebruiken vindt, is eerder beperkt en dit is zo voor alle type en. Dit toont aan dat er bij het ontwikkelen van e-facturatie voldoende aandacht is besteed aan gebruiksgemak. Dit is een pluspunt dat voornamelijk aan de softwareproducten en service providers toe te dichten valt. Daarenboven is slechts een beperkt deel van de en er niet van overtuigd dat e-facturatie leidt tot efficiënter werken. De overtuiging dat er substantiële efficiëntiewinsten te behalen zijn met e-facturatie neemt bovendien toe met de grootte van het bedrijf. De overheid is er dus in geslaagd om en te doen geloven in dit voordeel van elektronisch factureren. 4.3.2 Informatie omtrent en voorbeelden van e-facturatie Een aanzienlijk deel van de en is van mening dat de overheid meer informatie en meer goede voorbeelden zou moeten geven omtrent elektronisch factureren. Dit is bovendien zo voor alle type en. Het is duidelijk dat de overheid op dit vlak nog een meer actieve rol kan opnemen in het informeren van en op het vlak van e-facturatie. 4.3.3 Gebruik van e-facturatie verplichten voor leveranciers Uit eerdere vragen kwam al naar voren dat het gros van de en overtuigd is van (een deel van) de voordelen die elektronisch factureren te bieden heeft. Toch staan ze hoegenaamd niet te springen om het gebruik van e-facturatie algemeen te verplichten voor leveranciers. Dit kan eventueel verklaard worden door het feit dat de meeste en, door de band genomen, van mening zijn dat ze reeds onderworpen zijn aan erg veel regelgeving en dat nog meer verplichtingen als negatief ervaren worden, ook al zou dit in het dagelijks werken van en wel significante voordelen met zich meebrengen. Wel valt op dat grote en meer geneigd zijn om zich bij deze stelling aan te sluiten dan kleinere en of eenmanszaken. Een verklaring hiervoor kan mogelijks gevonden worden bij de vaststelling dat e-facturatie al meer ingeburgerd is bij grote en. Zij hebben er dus meer baat bij indien hun leveranciers ook overstappen op elektronisch factureren. 4.3.4 e-facturatie en fiscale regels omzeilen en houding van fiscale controleurs Het aantal bedrijven dat van mening is dat e-facturatie het hen moeilijker zal maken om fiscale regels te omzeilen, is opvallend laag. Ook hier zien we weer de trend dat grotere bedrijven hieraan meer geloof hechten dan kleinere bedrijven. Verder onderzoek dient te gebeuren naar de precieze oorzaken van dit verschil in houding. Waar wel een vrij algemene consensus over bestaat is dat de houding van fiscale controleurs t.a.v. elektronisch factureren beter kan. Dit is een gebied waar de overheid een sterke rol te spelen heeft m.b.t. transparantie van regelgeving en de toepassing ervan. 23

5 Conclusie Op basis van een enquête uitgevoerd bij 847 Belgische en, blijkt dat in België 31% van de verkoopfacturen automatisch wordt opgesteld t.o.v. 69% manueel. Ongeveer 92% van de aankoopfacturen wordt manueel verwerkt t.o.v. 8% automatisch. Bij het peilen naar het gebruik van elektronisch factureren (via digitaal platform en e-mail), bleek dat in vergelijking met de toestand eind 2012, het aantal facturen verstuurd naar en via digitaal platform gestegen te zijn met 2,28% tot 6,02% en de facturen via e-mail met 8,64% tot 27,42%. Ongeveer 66,50% van de verkoopfacturen naar en wordt nog steeds op papier verstuurd. De facturen verstuurd naar en ontvangen door burgers via digitaal platform zijn gestegen met 4,60% tot 6,92% en de facturen via e-mail met 8,78% tot 24,96%. Ongeveer 68,00% van de verkoopfacturen naar burgers wordt nog steeds op papier verstuurd. De facturen ontvangen door ondernemers via digitaal platform zijn gestegen met 4,81% tot 7,40% en de facturen via e-mail met 6,71% tot 22,42%. Ongeveer 70,00% van de aankoopfacturen wordt nog steeds op papier ontvangen. In de 0-meting (100% papieren facturatie) bedragen de totale administratieve lasten 5,02 miljard euro. In de potentiële situatie (100% digitale facturatie) bedragen de administratieve lasten 1,66 miljard euro. Als we dus volledig van papieren facturatie overschakelen op elektronische facturatie, kan er 3,37 miljard euro bespaard worden. Op basis van de bevraagde aantallen en percentages, zien we dat er tussen 1993 en 2011 reeds 172 miljoen euro bespaard is door elektronische facturatie. Hiervan is 34,3 miljoen euro bespaard door digitale facturen en 137,7 miljoen euro door facturen via e-mail. Hier kwam in 2012 nog een besparing bovenop van 172,2 miljoen euro (69,2 miljoen euro door digitale facturen en 103 miljoen euro door factureren via e-mail). Ten opzichte van eind 2012, was er eind 2013 een extra besparing van 270,7 miljoen euro, waarvan 133,0 miljoen euro door digitale facturen en 137,7 miljoen euro door facturen via e-mail bespaard is. Dit brengt de totale gerealiseerde besparing door e-facturatie op 615 miljoen euro. De kwalitatieve resultaten van het onderzoek leren ons dat het voornamelijk de grote, middelgrote, en in beperkte mate ook de kleine bedrijven, zijn die de voordelen van elektronische facturatie en de bijhorende kosten van investering het best kunnen inschatten. Op dat vlak valt ook een verbetering waar te nemen t.o.v. vorig jaar. Naar kleine en en vooral naar eenmanszaken dienen in de toekomst bijkomende initiatieven genomen te worden om elektronische facturatie te promoten. Ondanks het feit dat al een aanzienlijk deel van de grote en middelgrote en is overgestapt op e-facturatie, is ook hier nog een groot groeipotentieel aanwezig. De Belgische regering heeft zichzelf als doel gesteld om tegen het einde van deze legislatuur 25% elektronische facturatie te behalen. In het kader van het Federaal Actieplan Administratieve Vereenvoudig 2012-2015 (FAAV), is de potentiële besparing van 25% elektronische facturatie in België aan administratieve lasten berekend op 1.408.168.000. Op basis van de jaarlijkse studies van het DAV Meetbureau (in samenwerking met Indigov), omtrent het gebruik van elektronische facturatie in België, blijkt dat er eind 2013 reeds een daling gerealiseerd is van 614.871.221, wat 43,66% betekent van de potentiële besparing berekend voor het FAAV. Indien we kijken naar het percentage van digitaal verstuurde en ontvangen facturen, wordt er eind 2013 6 tot 7,4% van de facturen elektronisch verstuurd en ontvangen. Indien we facturen via e-mail (PDF of link) ook meetellen als volwaardig elektronische facturen, stijgt dit tot 29,8% tot 33,44% elektronisch verstuurde en ontvangen facturen, waarmee de regering de doelstelling van 25% elektronische 24

facturatie bereikt. Maar aangezien bedrijven en burgers meer kunnen besparen via digitale facturen dan via facturen via e-mail en deze de minderheid vertegenwoordigen, is de potentiële besparing uit het FAAV dus nog niet bereikt (43,66%). 25

6 Bijlagen 6.1 Bijlage 1: SKM-model Het is belangrijk dat het meten van administratieve lasten gebeurt op een uniforme, transparante en gestructureerde manier. Om dit te verzekeren werd door de Dienst Administratieve Vereenvoudiging het Kafka-meetmodel ontwikkeld. Aan de hand van dit model worden de verschillende stappen in deze meting uitgevoerd. Het Kafka-meetmodel is gebaseerd op het internationaal gehanteerde Standaard Kosten Model (SKM). Om de administratieve lasten te meten worden volgende parameters verzameld voor de verschillende verplichtingen (IVP) en administratieve handelingen (AH) die voorkomen in de processen van de Burgerlijke Stand (huidige en toekomstige situatie); - Per administratieve handeling: o o o o o De tijdsduur = T tijd Het uurtarief = P uurtarief De Out-of-Pocket kost = P Out-of-Pocket De omvang van de doelgroep = Q aantal De frequentie = F frequentie. Om deze vijf parameters te verkrijgen, de gegevens te verwerken en uiteindelijk te rapporteren, zijn volgende stappen ondernomen in deze meting. STAP 1: Oplijsten administratieve handelingen per proces STAP 2: Bepalen en verzamelen data STAP 3: Verwerking data 26

De formule die voor elke handeling ingevuld wordt, is de volgende: Administratieve lasten (AL) = ((T tijd X P uurtarief )+ P Out-of-Pocket ) X (Q aantal X F frequentie ) T Tijd Hoeveel tijd kost het voor een medewerker van de boekhoudafdeling om een verkoopfactuur op te stellen? P Out-of-Pocket Wat is de prijs van een postzegel? P Uurtarief Hoeveel kost de persoon, die de taken uitvoert, aan de? Hoeveel kost het voor de burger? Q Aantal X F Frequentie Hoeveel verkoopfacturen stelt een op per jaar? Hoe vaak moet een medewerker van de boekhoudafdeling een bepaalde taak uitvoeren per opgestelde factuur? Door telkens, voor elke doelgroep, de last te berekenen voor al de handelingen As-Is en To-Be, is de totale administratieve lastendaling berekend die gepaard gaat met de invoering van elektronische facturatie. STAP 4: Valideren resultaten door de stakeholders STAP 5: Eindrapport De laatste stap is de rapportering van de bevindingen in het voorliggend rapport. 27