sstrategie Delfland 2020 Bouwen aan een gezonde werkomgeving 20-11-2012 Hoogheemraadschap van Delfland Huisvesting Spoorboekje: Implementatie huisvestingsstrategie Delfland 2020 Werken aan gezonde werkomgeving
Inleiding: Voor u ligt het spoorboekje van het planningsproces Huisvesting & dat voortvloeit uit de goedkeuring die de VV gaf aan de huisvestingsstrategie Delfland 2020 Werken aan een gezonde werkomgeving. In dit boekje wordt u meegenomen op hoofdlijnen in het planningsproces waarin zowel de stappen in de huisvestingsontwikkeling worden benoemd als ook de ontwikkeling die de organisatie door gaat maken. Dit spoorboekje is gebaseerd op de twee mindmaps die gemaakt zijn naar aanleiding van de wens tot implementatie van de huisvestingsstrategie. Die vindt u in de bijlage. Belangrijke (bestuurlijke) randvoorwaarden zijn: 1) VV heeft de keuze van D&H gevolgd in de uitwerking van scenario 1: 2 locaties, te weten Oude Delft/Phoenixstraat met uitbreiding Nusantara en Vlaardingen 2) VV omarmt de basis principes van de nieuwe Delflandse manier van werken: - Medewerkers bepalen zelf hoe, waar, wanneer en moet wie men werkt aan concrete resultaten. - We werken binnen Delfland transparant. - Thema s en taken zijn leidend en niet de grenzen van de organisatie. - Onze kantoren zijn ingericht met activiteitgebaseerde werkplekken. - Optimale ICT-ondersteuning in dienst van de medewerkers. Dit spoorboekje moet duidelijkheid geven over de vragen wat en hoe. WAT geeft in perspectief aan hoe het proces, om van 5 naar 2 locaties te groeien, gaat verlopen en het HOE geeft antwoord op de vraag: in welke stappen vindt dit plaats en door wie moet wat worden gedaan. Naar een gezonde werkomgeving,. Financieel gezond en een plezierige plek om te (samen)werken
Planningsproces Implementatie Huisvestingsstrategie Delfland 2020: Naar een gezonde werkomgeving,. Financieel gezond en een plezierige plek om te (samen)werken
STAP 1: Keuze van de inrichtingsvariant: In aanloop naar de besluitvorming omtrent heeft het DMT enkele kwantitatieve inrichtingsscenario s besproken. In deze bespreking is aan de orde geweest welke scenario s uitgewerkt konden worden op basis van een kwantitatief perspectief. Dit betekent dat alleen gekeken is naar het aantal werknemers in relatie tot het aantal werkplekken op de 2 locaties, Oude Delft en Vlaardingen. De volgende stap is om ook een kwalitatieve weging te maken op welke manier de sectoren in de toekomst verdeeld kunnen worden over de 2 locaties. Leidend principe hierbij is het primaire proces van Delfland. De keuze is cruciaal want deze heeft men nodig om invulling te geven aan: - Programma van eisen per sector en per team - Vlekkenplannen per locatie - Keuze om DTP wel of niet te verlengen na 31-5-2014 Primair proces Delfland Investeren Planvorming Realisatie Projecten Programma s Technisch beheer Functioneel beheer Beheer Strategie & Innovatie en Concerncontrol Bedrijfsvoering Bestuursondersteuning Ambtelijke ondersteuning Eerste kwartaal 2013 - Concrete startboodschap en startschot nieuwe huisvesting - Voorbereiding besluitvorming keuze inrichtingsvariant en Delfland werken - Eind januari concept investeringsplan - Eind januari opzet projectorganisatie definitief - Start aankooptraject Nusantara - Presentatie over communicatie tijdens traject - Definitief investeringsvoorstel voortraject VV (28-03-2012) - STAP 1: Uitwerken 5 principes Delflandse manier van werken Parallel aan de voorbereiding om te komen tot een keuze voor de inrichtingsvariant is het noodzakelijk om de 5 aangenomen principes te vertalen naar de werkvloer. Op welke manier gaan management en medewerkers terugzien op welke manier de omarmde principes in de praktijk toepasbaar zijn. Vervolgens is het zaak om die manier van werken te vertalen naar een flexconcept dat hierbij past. Semi flexibel- flexibel of tijd-plaats onafhankelijk. In de bijlage vindt u 2 indelingsvoorstellen van gebouwdeel A, eerste etage van het Gemeenlandshuis.
STAP 2: Programma van eisen en Vlekkenplannen Nu de inrichtingsvariant bepaald is kan met elke sector en binnen elk team worden nagegaan welke eisen men stelt aan het type werkplek en de hoeveelheid ervan. Sectoren en teams bepalen, binnen de ruimtelijke kaders hoeveel van elk type werkplek (bovenste rij) en overlegplek (onderste rij) men nodig denkt te hebben om goed te kunnen (samen) werken.ook dient men na te denken over de routing binnen het gebouw Gmlhs. STAP 2: Delflandse manier van werken vertaald naar ICT (digitalisering en hardware)/p&o (MD) In de vertaling van de Delflandse manier van werken komen randvoorwaarden naar voren die door ICT ondersteund moeten gaan worden. Dit dient uitgewerkt te worden naar een programma van eisen voor ICT, te weten hardware, software en digitalisering van archief ed. Daarnaast vraagt de Delflandse manier van werken om ander leiderschap. In het MD programma dat in 2013 start zal hiervoor aandacht moeten zijn. Flexibel werken vraagt om coachend leiderschap vanuit een concernbreed perspectief. Tweede kwartaal 2013 - Opzegging DTP (uiterlijk 31-05-2013) - Start voorbereidingen oplevering Informaticalaan (30-11-2013) - Keuze inrichtingsvariant definitief/pve en routing uitgewerkt - Start voorbereidingen aanbesteding
Stap 3: Wijze van aanbesteden renovatie/uitbreiding locatie Oude Delft en Vlaardingen Nu de keuze is gemaakt voor de inrichtingsvariant, het programma van eisen van de werkplekkeuze is gemaakt, de routing bekend is, is het tijd om een keuze voor te bereiden hoe en op welke wijze dit werk zal worden aanbesteedt. In principe kennen we daarin 2 opties: 1. Traditioneel aanbesteden 2. Geïntegreerd aanbesteden Met beide wijze van aanbesteden is Delfland bekend echter hierin ligt een bewuste afweging op welke wijze aan te besteden. De voor- en nadelen van beide wijzen van aanbesteden dienen voor management en D&H duidelijk naar voren te komen. Dit is belangrijk omdat bij wijze 2 er sprake is van een langlopende verplichting. Dit wordt voorbereid voor besluitvorming. (05-09-2013) Huisvesting Derde kwartaal 2013 - Definitief investeringsvoorstel naar VV (aanbesteding renovatie) - Investeringsplan klaar voor besluitvorming week 21 (20-5-2013) - Keuze gemaakt, fasegewijs renoveren of uitplaatsing - Stap 3: Digitalisering van archief/oefenen met Delflands werken Er wordt een start gemaakt met de digitalisering van archieven en het opruimen van archieven. Randvoorwaarden in de nieuwe situatie is slechts 1 meter kast per medewerker. Organiseren van opruimacties en communicatie over digitalisering. Medewerkers gaan met elkaar in gesprek en spelen samen in op de verschillende situaties die zich voordoen in Delflandse manier van werken. Bijvoorbeeld kan men het werkplekspel spelen waarin medewerkers elkaar uitvragen over wat te doen in situaties die je tegenkomt in de Delflandse manier van werken. Belangrijk is dat er extra wordt ingezet om samen de contouren van de nieuwe werkwijze helder en scherp te krijgen. Er worden verschillende interventies gepleegd doordat de nieuwe Delflandse manier van werken verankerd raakt in het primaire proces van Delfland.
Stap 4: Uitvoering investeringsplan - Aanbesteding renovatie - Eventuele marktscan alternatieve huisvesting - Dialoog met marktpartijen over de manier van aanbesteden - Organiseren van diverse bijeenkomsten voor keuze meubilair en inrichting Belangrijk in deze fase van het proces is het juist afstemmen van de komende deelprocessen. De keuze om fasegewijs te renoveren of te renoveren gedurende uitplaatsing is een bepalende factor. Hierin kunnen adviezen uit de markt bijdragen aan een optimaal en efficiënt proces. We eindigen in dit kwartaal het jaar van de keuzes en het nadenken over een zo efficiënt mogelijke procedure voor de invoering van de nieuwe huisvesting. Vierde kwartaal 2013 - Oplevering Informaticalaan, 30-11-2013 - Start aanbestedingtraject renovatie Oude Delft/Vlaardingen - Start marktscan Alternatieve huisvesting in geval van uitplaatsing Stap 4: Tegen het einde van 2013 aan maakt de organisatie zich op voor de verdere verankering van de nieuwe Delflandse manier van werken. Dit is een geschikt moment om met elkaar en met de betrokken adviseurs op het gebied van MD, sturing en ICT de belans op te maken en het jaarplan 2014 op te stellen. Hierdoor kunnen organisatie en huisvesting weer even afgestemd worden op elkaar en kunnen we leren van de ervaringen in het afgelopen jaar. 2014 zal in het teken staan van het doen!
Stap 5: Voor dit moment in het proces kunnen er stappen worden gezet in lijn met de keuze van de inrichtingsvariant. DTP wordt opgeleverd op 31 mei 2014. Hierin kan een natuurlijk moment schuil liggen om de teams waarvan is besloten deze in Vlaardingen te vestigen worden verhuisd. Hierdoor ontstaat op Gmlhs en wellicht Kijkduin ruimte om andere teams mogelijk te huisvesten. Indien er besloten wordt om iedereen uit te plaatsen dan kan men in januari 2014 het verhuisplan in werking zetten. Eerste kwartaal 2014 - Voorbereiding DTP, 31-05-2014 - Definitieve keuze Fasegewijs of Uitplaatsing - Bij keuze uitplaatsing: aanhuren van tijdelijke kantoorruimte en keuze verdeling ahv inrichtingsvariant en voorbereiding verhuizing Stap 5: Naast het feit dat er in deze fase van het proces wellicht alle aandacht uitgaat naar het bovenstaande proces is het zaak om de organisatie productief te houden en nog steeds mee te nemen in het verdere proces. Begin van het jaar 2014 is het goed om een stand van zaken te schetsen en welke gebeurtenissen in 2014 aan de orde zijn. Dit kan bijvoorbeeld in de nieuwjaarsbijeenkomst en of separaat in teams overleggen. Motto voor 2014 is: de Delflandse manier teruggeven aan het primaire proces. Dit betekent concreet dat het management vanaf dat moment in haar dagelijkse werkzaamheden de verdere verankering van de manier werken dient op te pakken. Backup en achtervan blijft gewaarborgd.
Stap 6: Dit is het moment waarop de eerste vruchten kunnen worden geplukt van alle investeringen in het rpoces tot nu toe. Bij een positieve uitkomst dan wordt ergens in dit kwartaal Nusantara geleverd aan Delfland. Verder is de aanbesteding van de renovatie afgesloten en kan de aannemer/consortium aan de slag. Toezicht en handhaving is een belangrijke bezigheid op dit moment in het proces. Tweede kwartaal 2014 - Levering Nusantara medio 2014 - Fasegewijs renoveren of Uitplaatsing - Bij keuze uitplaatsing: aanhuren van tijdelijke kantoorruimte en keuze verdeling ahv inrichtingsvariant en voorbereiding verhuizing Stap 6: In deze fase van het proces zal het onrustig worden in het primaire proces van Delfland. Er zullen veel momenten komen die verstorend kunnen werken op de productie en het gemoed van de medewerkers. Communicatie zal cruciaal zijn over de verschillende stappen van het bouwproces. Verder zal er een extra beroep gedaan moeten worden op de leidinggevenden binnen Delfland om iedereen aangesloten te houden in de laatste fase van het bouwproces.