Notitie International Office 2013 Auteur: Pascal Butterhoff Datum: 14 maart 2014 Versie: 1.0 Status: definitief
Documenthistorie Versiehistorie Versie Datum Auteur(s) Opmerkingen 0.1 7-mrt-2014 Pascal Butterhoff Eerste opzet 0.2 12-mrt-2014 Pascal Butterhoff Reviewopmerkingen Hans Punt verwerkt 1.0 14-mrt-2014 Pascal Butterhoff Reviewopmerkingen Joyce Pasman verwerkt Gesprekspartners Datum Naam 16-sep-2013 André Brands 18-sep-2013 Hans Punt 24-sep-2013 Karin Paardenkooper & Inge Broekman 24-sep-2013 Rudy Oude Vrielink 30-sep-2013 Karin Paardenkooper & Inge Broekman 10-okt-2013 Rudy Oude Vrielink 1-nov-2013 André Brands 22-nov-2013 Pien Broenink & Adelien Heutink Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 Knelpunten 3 3 Acties/Aanbevelingen 6 4 Bijlage 1: Landschap International Office 9 Bestandsnaam: International Office 2013 - v10 Auteur: Pascal Butterhoff 2/9
1 Inleiding In het voorjaar van 2013 werd er vanuit CES (toen nog S&O) en International Office (IO) een vraag gesteld in het kader van het ondersteunen van het proces met betrekking tot scholarship vanuit het Netherlands Fellowship Programmes (NFP) van Nuffic met een geautomatiseerd informatiesysteem. Het rapporteren aan Nuffic met betrekking tot beschikkingen en kosten werd in het verleden vanuit de UT per faculteit geregeld. Tegenwoordig wil Nuffic dat dit centraal wordt geregeld. Dit betekent voor International Office veel extra werk, waarbij dit werk uit veel handmatig werk bestaat met ondersteuning van diverse Excel-bestanden. Dit is niet alleen extra belastend, maar tevens foutgevoelig. Er is begonnen met het in kaart brengen van het gehele proces met betrekking tot scholarschip. Tevens is gekeken hoe andere instellingen, die tevens zijn aangesloten bij NFP/Nuffic, hiermee omgaan. Er is in dit kader een bezoek gebracht aan het ITC en ISS in Den Haag. Naast de vraag met betrekking tot scholarship bestond er de vraag hoe we om moeten gaan met het RIO-systeem. RIO is een informatiesysteem dat vier jaar geleden is ontwikkeld als tijdelijke oplossing, maar nog steeds dagelijks wordt gebruikt voor ondersteuning van de processen met betrekking tot onder andere visa en housing. Dit is op zich geen probleem, maar de ontwikkeling en het beheer van RIO heeft al die tijd bij één persoon gelegen. Al deze taken zijn op dit moment belegd bij André Brands van het ICTS-ontwikkelcentrum. André heeft aangegeven dat deze kennis gedeeld moet worden en dat het beheer centraal belegd moet worden om de continuïteit van het RIO-systeem en de bijbehorende afhankelijke processen te borgen. In de zomer van 2013 is besloten dat beide verzoeken in een breder kader opgepakt gaan worden. De eerste stap was om het gehele landschap van processen, informatie en systemen in kaart te brengen. Dit is gedaan door verschillende gesprekken te voeren met mensen van zowel ICTS als CES. Tijdens de gesprekken is de huidige situatie besproken en tevens de knelpunten die bij de verschillende mensen leven. De huidige situatie is in een plenaire bijeenkomst tezamen met de onderkende knelpunten besproken en aangescherpt. In een vervolgsessie zijn een aantal aanbevelingen/adviezen op basis van de knelpunten besproken en geprioriteerd. Dit document geeft een overzicht en beschrijving van de onderkende knelpunten. Op basis van deze knelpunten is er een overzicht met actiepunten opgesteld. In dit overzicht wordt aangegeven wat de prioriteit is, wie verantwoordelijk is en wanneer e.e.a. afgerond dient te zijn. 2 Knelpunten Tijdens het in kaart brengen van het huidige landschap met processen, informatie en systemen van International Office zijn tevens de knelpunten en huidige problemen van de verschillende gesprekspartners genoteerd. Daarnaast is er vanuit ICTS gekeken naar optimalisatie voor het gebruik van informatievoorziening. Al deze zaken vallen hier onder de noemer knelpunten, terwijl dit niet in alle gevallen een terechte benaming is. Bestandsnaam: International Office 2013 - v10 Auteur: Pascal Butterhoff 3/9
De volgende knelpunten zijn te onderkennen: - Het proces met betrekking tot scholarship is een probleem. - Actueel houden van studentgegevens in de RIO-applicatie. - De afhankelijkheid van één persoon met betrekking tot beheer van de RIO-applicatie. - Het is lastig om een calamiteitenoverzicht samen te stellen. - Eén bron voor UT-studenten in het buitenland ontbreekt. - Garantiegeld IND synchroniseren met FEZ/Treasury - Het Entrance Acceptance Form is een papieren formulier. - Meerdere rapportagetools (Business Objects en Pentaho). - Handmatige werkzaamheden tussen Monito en de RIO-applicatie met betrekking tot housing-aanvragen. - De Scope-applicatie bevat veel vervuilde informatie. - Informatie met betrekking tot buitenlandse reizen moet onnodig dubbel ingevoerd worden. - Het overzicht in het kader van Transcripts of Records is niet altijd volledig. - Het proces met betrekking tot Exchange agreements kan verder geoptimaliseerd worden. - Exchange-studenten mogelijkheden aanbieden om zelf vakken te kiezen. - Het totaalbeeld waar de student vandaan komt is te marginaal. Het proces met betrekking tot scholarship is een probleem Het proces rondom studenten die vanuit het buitenland bij de UT komen studeren met een NFPbeurs van Nuffic bestaat op dit moment uit veel handmatig werk. Vanuit de beursverstrekker Nuffic wordt er voortaan met één contactpersoon gewerkt in plaats van één aanspreekpunt per faculteit. Dit betekent dat de werkdruk bij International Office met betrekking tot het proces rondom NFPbeurzen is toegenomen. Dit proces zal efficiënter uitgevoerd kunnen worden door gebruik te maken van ondersteuning met geautomatiseerde informatiesystemen. Actueel houden van studentgegevens in de RIO-applicatie De RIO-applicatie wordt gebruikt voor het registreren van diverse informatie voor het ondersteunen van internationale studenten. Bij het registreren van een nieuwe student wordt de studentinformatie overgehaald vanuit het studentinformatiesysteem Osiris. Deze gegevens worden daarna in RIO niet meer bijgewerkt. De afhankelijkheid van één persoon met betrekking tot de RIO-applicatie De RIO-applicatie is in het verleden als tijdelijke oplossing ontwikkeld. Deze oplossing heeft als gevolg dat het in een ontwikkeltaal is gerealiseerd dat niet UT-standaard is en het beheer en alle kennis van de applicatie bij de projectleider/ontwikkelaar ligt. RIO is daarmee grotendeels afhankelijk van één persoon. Het is lastig om een calamiteitenoverzicht samen te stellen De UT is genoodzaakt om een overzicht te hebben van welke UT-studenten/-medewerkers zich waar op de wereld bevinden. Dit is nodig in het geval van een calamiteit. Deze informatie is in principe beschikbaar, maar het zou wenselijk zijn om deze informatie sneller en eenvoudiger beschikbaar te hebben. Eén bron voor studenten in het buitenland ontbreekt Voor het registreren van studenten die in het buitenland zijn voor stage of studie wordt er op dit moment gebruikgemaakt van verschillende bronsystemen. Eén bron voor studenten in het buitenland is een wenselijke situatie. Bestandsnaam: International Office 2013 - v10 Auteur: Pascal Butterhoff 4/9
Garantiegeld IND synchroniseren met FEZ/Treasury Er is een wens dat de garantiegelden met betrekking tot IND vanuit het RIO-systeem gesynchroniseerd gaan worden met FEZ/Treasury. Op dit moment is dit nog papierwerk. Het entrance acceptance form is een papieren formulier Het entrance acceptance form zoals deze door internationale studenten wordt gebruikt is een papieren formulier. Het bijbehorende proces kan verder geoptimaliseerd worden door gebruik te maken van geautomatiseerde ondersteuning in de vorm van workflow. Meerdere rapportagetools Binnen het huidige landschap van International Office zijn op dit moment meerdere rapportagetools te onderkennen die gebruikt worden om de noodzakelijke rapportages te genereren. Op dit moment wordt gebruikgemaakt van zowel Business Objects als Pentaho. Handmatige werkzaamheden tussen Monito en de RIO-applicatie Aanvragen met betrekking tot housing worden op dit moment ondersteund door gebruik te maken van zowel Monito als de RIO-applicatie. De gegevensuitwisseling tussen beide informatiesystemen gebeurt handmatig. Scope-applicatie bevat veel vervuilde informatie De Scope-applicatie wordt gebruikt als CRM-oplossing voor internationale master-studenten. Deze applicatie bevat op dit moment veel informatie die niet actueel is. Informatie met betrekking tot buitenlandse reizen dubbel invoeren Het Studenten-Mobiliteitssysteem (SMS) wordt gebruikt voor het registreren van UT-studenten die hun stage in het buitenland doen of daar afstuderen. Deze studenten dienen tevens, net als de medewerkers, buitenlandse reizen te registreren in REIS. Dit registreren van buitenlandse reizen is noodzakelijk in verband met de reisverzekering. Studenten in het buitenland moeten op dit moment zowel in REIS als in SMS handmatig worden geregistreerd. Het overzicht in het kader van transcripts of records is niet altijd volledig Buitenlandse studenten die een aantal vakken en/of cursussen volgen aan de UT ontvangen bij vertrek een Transcript of Records. Dit overzicht toont de gevolgde cursussen. Aangezien de te volgen cursussen tussentijds weleens gewijzigd worden is het transcript of records niet in alle gevallen juist en volledig. Het proces met betrekking tot exchange agreements kan verder geoptimaliseerd worden Exchange agreements houdt in dat er afspraken gemaakt worden met andere (wereldwijde) instellingen voor het uitwisselen van studenten. De bijbehorende contracten worden opgesteld en opgeslagen in Decos. De afspraken (zoals hoeveel studenten, welke periode, etc.) dienen beter bewaakt te worden zodat er meer voordeel uit de exchange agreements gehaald kan worden. Exchange-studenten mogelijkheden aanbieden om zelf vakken te kiezen Exchange-studenten dienen voorzieningen te krijgen waarmee ze zelf de te volgen vakken kunnen selecteren. Het totaalbeeld rondom de student is te marginaal Binnen de UT is op verschillende plaatsen informatie omtrent studenten beschikbaar. Door deze informatie meer samen te voegen kan er een completer beeld van de student ontstaan waardoor Bestandsnaam: International Office 2013 - v10 Auteur: Pascal Butterhoff 5/9
deze bij studie, stage en afstuderen beter ondersteund kunnen worden vanuit de verschillende faculteiten en diensten. 3 Acties/Aanbevelingen In het vorige hoofdstuk zijn de knelpunten beschreven die te onderkennen zijn binnen het huidige landschap van processen en informatievoorziening binnen International Office. Dit hoofdstuk beschrijft een aantal acties en aanbevelingen om deze knelpunten zoveel mogelijk op te lossen. De acties worden hieronder in een tabel beschreven. K/L maakt onderscheid in een actie voor de korte of lange termijn, de prio (riteit) is hoog, middel of laag. Vervolgens staat genoemd wie de trekker van het actiepunt is en de eventuele datum waarop een punt gereed moet zijn. Nr Omschrijving K/L Prio Trekker Datum 01 Proces Scholarship als tijdelijke oplossing door FSA ondersteunen. 02 Osiris is dé bron voor studentinformatie. Zowel voor gebruik in andere applicaties zoals RIO/SMS als voor volledigheid. K H Pascal Gestart L M Pascal 03 RIO-applicatie richting instellingssysteem. K H Joyce Gestart 04 SMS is bestempeld als informatiesysteem voor studenten in het buitenland. GW en ITC dienen ook aan te sluiten. 05 Betere afstemming SMS/RIO/REIS ivm calamiteitenoverzicht. 06 Zoeken naar mogelijkheid om in de toekomst meer soorten beurzen te registreren. 07 Enterance Acceptance Form digitaal maken en onderdeel van een workflow laten zijn. 08 Onderzoek naar geautomatiseerde ondersteuning studentenmobiliteit. 09 Opschonen Scope als CRM voor international masters. Wellicht wordt dit onderdeel van één UT- CRM-oplossing. 10 MISUT er is steeds meer management- en stuurinformatie nodig voor IO vanuit MISUT. K H Joyce/Hans L L Karin/Pascal L L Pascal L L Karin/Inge/(Simone) L M Pascal L L M&C L M Joyce / Karin 11 Transcript of Records proces. K H Hans 12 Administratieve ondersteuning Exchange agreements. L L 13 Afstemmen faculteiten via i-overleg. K H Karin Maart 14 Hieronder wordt per actiepunt een aanvullende beschrijving gegeven. Bestandsnaam: International Office 2013 - v10 Auteur: Pascal Butterhoff 6/9
Proces Scholarship als tijdelijke oplossing door FSA ondersteunen Binnen het ITC wordt de FSA-applicatie gebruikt als ondersteuning voor het proces rondom verschillende soorten beurzen. Na enig onderzoek tussen IO en ICTS is besloten om FSA bij IO in te zetten om het proces met betrekking tot NFP-beurzen van Nuffic te ondersteunen. Op dit moment is IO in samenwerking met ITC bezig met het testen en leren van het FSA-systeem. Osiris is dé bron voor studentinformatie Het studentinformatiesysteem Osiris is te allen tijde de bron voor studentinformatie. In de huidige situatie wordt in RIO gebruikgemaakt van de informatie uit Osiris, maar is dit in RIO muteerbaar. Dit is niet de gewenste situatie. Deze optimalisatie van studentinformatie is niet een IO-specifiek actiepunt, maar een UT-totaal aandachtspunt. RIO-applicatie richting instellingssysteem De RIO-applicatie dient algemeen belegd te worden. Het beheer dient belegd te worden bij functioneel beheer en de ontwikkeling centraal bij het ontwikkelcentrum. De huidige ontwikkeltool is niet een standaard die binnen de UT wordt gebruikt. Het is wellicht zinvol om RIO als instellingssysteem te classificeren. SMS is bestempeld als informatiesysteem voor studenten in het buitenland Met uitzondering van de faculteiten GW en ITC gebruikt de gehele UT de SMS-applicatie voor UTstudenten die zich in het buitenland bevinden voor o.a. stage. Het is zinvol om GW ook gebruik te laten maken van SMS. Voor ITC geldt hetzelfde, maar dat kan qua planning beter gebeuren nadat de integratie UT-ITC is afgerond. Betere afstemming SMS/RIO/REIS met betrekking tot calamiteitenoverzicht De huidige situatie maakt het opstellen van een calamiteitenoverzicht lastig. De informatiesystemen SMS, RIO en REIS tezamen bevatten alle informatie die noodzakelijk is voor een calamiteitenoverzicht. Het is zinvol om een met-één-druk-op-de-knop-overzicht te kunnen samenstellen. Zoeken naar mogelijkheid om in de toekomst meer soorten beurzen te registreren Voor het ondersteunen van het proces met betrekking tot de NFP-beurzen is als tijdelijke oplossing gekozen voor de FSA-applicatie. Aangezien er in de toekomst meerdere soorten beurzen verwacht worden binnen de UT is een onderzoek naar algemeen gebruik van een beursondersteuningsoplossing aan te raden. Dit betekent niet per definitie dat FSA daarvoor niet geschikt zou zijn. Entrance Acceptance Form digitaal maken en onderdeel van een workflow laten zijn Het bestaande entrance acceptance form is een papieren formulier dat geprint moet worden om vervolgens ingevuld terug te sturen. Dit formulier dient digitaal gemaakt te worden en onderdeel van een workflow-proces te worden. Hierdoor kunnen zaken sneller afgehandeld worden. Onderzoek naar geautomatiseerde ondersteuning studentenmobiliteit In het huidige landschap van IO zijn verschillende knelpunten en aandachtspunten terug te herleiden naar studentenmobiliteit. Het is zinvol om een breder onderzoek uit te voeren waarin de volgende onderwerpen centraal staan: - Eén oplossing voor RIO en SMS? - Eénmalig registreren uitgaande studenten en reisverzekeringen - Mogelijkheden gebruik Osiris-IO onderzoeken. Universiteit Utrecht gebruikt dit. Bestandsnaam: International Office 2013 - v10 Auteur: Pascal Butterhoff 7/9
- Onderzoek naar MoveOn - Koppeling Osiris-AO for Exchange en Oracle-HR ivm exchange stagairs - Ondersteuning Transcript of Records - Totaalbeeld studenten/-groepen - Student meer ondersteunen door middel van Self-Service. (o.a. kiezen van vakken via website/osiris). Opschonen Scope als CRM voor international masters De Scope-applicatie wordt op dit moment gebruikt als CRM-oplossing voor international masters. Voor het beter gebruiken van Scope is het zinvol om de applicatie op te schonen. Alvorens een start te maken met deze opschoning is het in eerste instantie zinvol om te onderzoeken in hoeverre Scope blijft bestaan naast een nieuw te implementeren UT-brede CRM-oplossing. MISUT IO heeft in de toekomst steeds meer management- en stuurinformatie nodig. Deze informatie dient afkomstig te zijn vanuit MISUT. Transcript of Records - proces In dit document is bij de knelpunten beschreven dat het transcript of records dat wordt opgeleverd niet altijd juist en volledig is. Er wordt in dit kader een onderscheid gemaakt tussen ondersteuning vanuit een informatiesysteem en een proces. Met betrekking tot een informatiesysteem wordt dit onderwerp meegenomen bij onderzoek naar studentenmobiliteit. Het is van belang dat in eerste instantie het proces omtrent dit onderwerp helder is. Administratieve ondersteuning Exchange agreements Voor het verkrijgen van een beter inzicht in de voortgang van gemaakte afspraken in het kader van exchange agreements is het zinvol om dit proces geautomatiseerd te ondersteunen. Hierdoor kunnen de gemaakte afspraken uit de contracten concreter worden uitgevoerd. Afstemmen faculteiten via i-overleg Het afstemmen van bovenstaande actiepunten met de leden van het i-overleg. Bestandsnaam: International Office 2013 - v10 Auteur: Pascal Butterhoff 8/9
4 Bijlage 1: Landschap International Office