Deelplan IC Grondexploitaties 2015 Gemeente Lingewaard 0
Inhoudsopgave 1. Aanleiding 2 2. Structureel / incidenteel 2 3. Opdrachtgever 2 4. Opdrachtnemer 2 5. Relevante wet- en regelgeving 2 6. Rapportage 3 7. Frequentie 3 8. Omvang van de controle 3 9. Werkwijze 3 10. Tijdsplanning 5 11. Waarom (risico s) 5 Bijlage: Checklist Grondexploitaties 7 14 oktober 2015
1. Aanleiding Aanleiding van de interne controle op het proces Grondexploitaties ligt in het Intern Controle Jaarplan 2015. In paragraaf 3.3 van het jaarplan staat dat de gemeente koopt en/of verkoopt regelmatig gronden. De resultaten van deze transacties worden veelal niet verantwoord in de reguliere exploitatie, maar in de grondexploitatie. De lasten van de exploitatie van gronden moeten worden gedekt door de baten van grondexploitatie. De IC 2015 richt zich onder andere op de haalbaarheid van de exploitaties, de daaraan verbonden budgetten en de aansluiting van de boekwaarde. Tijdschrijven is onderdeel van de IC, omdat deze uren worden doorberekend naar de exploitant. De exploitatie van bouwgrond gaat per definitie gepaard met risico s. De grondexploitatie staat door de huidige economische omstandigheden onder druk. Er worden dus financiële risico s gelopen. Ook de overeenkomsten met ontwikkelaars hebben juridische risico s die niet altijd duidelijk in beeld zijn. Een reguliere toets op de haalbaarheid van de exploitaties, de daaraan verbonden budgetten en te verwachten verkopen is dus noodzakelijk. Ook de dagelijkse uitvoering van de exploitaties is onderwerp van controle. 2. Structureel / incidenteel Het betreft een structurele interne controle. 3. Opdrachtgever Opdrachtgever voor de interne controle 2015 is het directieteam. Een samenvatting van alle deelrapportages over het jaar 2015 wordt in het eerste halfjaar van 2016 aan het directieteam aangeboden. 4. Opdrachtnemer Opdrachtnemer van het proces grondexploitatie is het team Projectrealisatie. In de praktijk is de concerncontroller opdrachtnemer, waarbij de IC er de controle uitvoert. 5. Relevante wet- en regelgeving In het Normenkader 2015 (zie bijlage 2 Jaarplan IC 2015) is de bestaande wet- en regelgeving per proces vermeld. De daadwerkelijke interne controle op het proces Grondexploitaties beperkt zich echter tot de volgende relevante wet- en regelgeving: Gemeentewet Wet ruimtelijke ordening (Wro) Besluit op de ruimtelijke ordening (Bro) Algemene Wet Bestuursrecht Procedureverordening voor advisering tegemoetkoming in planschade 2008 Exploitatieverordening 2002 Nota Grondbeleid 2013 Nota Ruimtelijke Ontwikkelingen gemeente Lingewaard 2013 Gronduitgifteprijzen gemeente Lingewaard 2015 Budgethoudersregeling Besluit mandaat volmacht en machtiging Lingewaard 2015 2
6. Rapportage De bevindingen en conclusies uit de controle worden in concept voorgelegd aan de medewerker en/of verantwoordelijk teamleider. De eventuele (relevante) opmerkingen worden vervolgens meegenomen in het definitieve verslag. De bevindingen/aanbevelingen worden in een spreadsheet bijgehouden. Tevens wordt een samenvatting van alle deelcontroles opgesteld dat gericht is aan het directieteam. 7. Frequentie De onderstaande activiteiten binnen het proces van grondexploitaties zijn relevant voor de interne controle. Aan- en verkopen: - Controle op aankopen en verkopen binnen de grondexploitaties Juistheid en volledigheid van de toerekening van kosten (incl. urentoerekening) aan lopende exploitaties Actualisatie van calculatieopzetten inclusief risico analyse - Controle op de kwaliteit van informatievoorziening (benchmarking) - Controle op naleving Grondbeleid (ten aanzien van winstneming etc.) - Controle op realisme van calculaties (functiescheiding projectleider en planeconoom, inschakeling externe analisten, second opinion) Afsluiten van grondexploitaties Gezien de huidige marktomstandigheden worden er op dit moment geen nieuwe actieve grondexploitaties gestart, laat staan grond aangekocht. Op dit moment wordt slechts op verzoek van een derde een faciliterende grondexploitatie met anterieure overeenkomst (doorberekening van kosten) gestart, waarbij de gemeente geen risico loopt. De verkoop van grond vindt een aantal keer per jaar plaats. Actualisatie van de grondexploitaties vindt tweemaal per jaar plaats. Het afsluiten van grondexploitaties vindt hooguit een aantal keer per jaar plaats. Op basis van de frequentie van deze activiteiten kan de interne controle op basis van het Jaarplan IC 2015 op één moment in het jaar plaatsvinden; te weten in februari 2016. 8. Omvang van de controle De controle omvat het volgende: Onder de grondexploitatie wordt primair de GREX (grondexploitatie) en NIEGG (niet in exploitatiegenomen gronden) verstaan. Aankopen: Hiervan bij 10%, maar minimaal 1 een dossiercontrole doen op de juistheid en volledigheid van de toerekening van kosten. Vaststellen hoeveel faciliterende grondexploitaties er in 2015 gestart zijn. Hiervan bij 10%, maar minimaal 2 een dossiercontrole doen op de juistheid en volledigheid van de toerekening van kosten. Vaststellen dat van de lopende grondexploitaties de actualisaties hebben plaatsgevonden. Op basis van het totaal aantal lopende grondexploitaties 10%, maar minimaal 3 actualisaties inhoudelijk controleren. 10%, maar minimaal 1, van de afgesloten grondexploitatie controleren of deze juist zijn afgesloten. De deelwaarneming wordt primair geselecteerd op basis van materialiteit en secundair op basis van willekeurigheid. 9. Werkwijze 1. Uitvoeren lijncontrole aan de hand van de door de accountant verstrekte CAL. 3
2. Controleren of er procesbeschrijvingen en/of werkinstructies aanwezig zijn en dat deze voor iedereen beschikbaar zijn. 3. Interviewen subsidieverantwoordelijke(n) en eventueel meelopen met de medewerker en vaststellen dat de medewerkers conform de procedures en externe en interne regelgeving werken. Tevens een eerste oordeel vormen over de volledige, juiste en tijdige uitvoering van het proces en de risico s in het proces. Hierbij wordt ook aandacht besteed aan de functiescheiding binnen het proces. Dit vastleggen in een gespreksverslag (procesbeschrijving). 4. Vaststellen of er grondaankopen hebben plaatsgevonden. Indien dit het geval is, integraal controleren op de aspecten: Is er een haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd en zit deze in het dossier? Heeft er een externe taxatie van de grond plaatsgevonden en zit deze in het dossier; taxateur die onafhankelijk is van de makelaar? Heeft de Raad de grondexploitatie vastgesteld alvorens tot aankoop van de grond is overgegaan? Is de aankoopovereenkomst getekend door het bevoegde orgaan (college van B&W)? Is de grondexploitatie (incl. urentoerekening) juist in de financiële (project)administratie verwerkt? 5. Vaststellen of er grondverkopen hebben plaatsgevonden. Indien dit het geval is controleren op de aspecten: Is er een haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd en zit deze in het dossier? Heeft de Raad de grondexploitatie vastgesteld alvorens tot verkoop van de grond is overgegaan? Is de verkoopovereenkomst getekend door het bevoegde orgaan (college van B&W)? Is de grondexploitatie (incl. urentoerekening) juist in de financiële (project)administratie verwerkt? 6. Uitvoeren van de deelwaarnemingen. De nieuwe faciliterende grondexploitaties controleren op de aspecten: Is de onderbouwde kostentoerekening (incl.urentoerekening) juist? Is de anterieure overeenkomst door een bevoegde persoon ondertekend? Zijn de toegerekende kosten tijdig en volledig betaald? De gekozen afgesloten grondexploitatie controleren op de aspecten: Sluit de eindwaarde van de grondexploitatie (incl. urentoerekening) aan bij de boekwaarde in de financiële administratie? Zit de nacalculatie in het dossier en is deze juist? Zit er een juiste en volledige analyse van de nacalculatie ten opzichte van de oorspronkelijke en tussentijdse exploitaties in het dossier? Is de afgesloten grondexploitatie ook in de financiële (project)administratie verwerkt? De gekozen lopende grondexploitaties controleren op de aspecten: Is de exploitatie tijdig geactualiseerd (moet tweemaal per jaar)? Zit er een calculatie (incl. urentoerekening) van de actualisatie in het dossier? Zit het verslag van het actualisatiegesprek tussen planeconoom en projectleider in het dossier? Is deze ondertekend door beide personen? Welke (methode van) parameters zijn gebruikt voor de bepaling van de eindwaarde? (rente, opbrengsten, kostenontwikkeling) Beoordelen of de gehanteerde uitgangspunten realistisch zijn (m2 prijzen, fasering etc). Nadere invulling hieromtrent in (een vooraf) overleg met de accountant. Is er een analyse van vraag/aanbod en afzettempo (is het aanbod in de programma s afgestemd met de vraag in de markt)? Wat ligt hiervan vast en waar is dit op gebaseerd? 4
Is de actualisatie in de financiële (project)administratie verwerkt? 7. Bevindingen opstellen (conceptrapport) en afstemmen met de planeconoom en leidinggevende van het proces Grondexploitaties. 8. Rapport eventueel aanpassen en inclusief aanbevelingen afronden. 9. Uitvoeren collegiale review door IC er of concerncontroller. 10. Rapporteren aan teamleider proces. 10. Tijdsplanning De controle zal conform het IC-jaarplan 2015 in februari 2016 uitgevoerd en afgerond worden. De verwachting is dat de controle 10 werkdagen in beslag zal nemen met een doorlooptijd van 3 weken. De 10 dagen zijn als volgt onderverdeeld: 2 dag om de voorbereidingen te treffen; 3 dagen om de gegevens te verzamelen (inclusief 0,5 dag meelopen in het proces en/of interview met de proces verantwoordelijke); 3 dagen om de controlewerkzaamheden op de deelwaarneming uit te voeren; 1 dag om het conceptrapport met bevindingen te schrijven; 0,5 dag om de bevindingen terug te koppelen en eventueel aan te passen; 0,5 dag om het rapport met bevindingen en aanbevelingen te schrijven. 11. Waarom (risico s) Risico's Financieel risico door aankoop grond op basis van onjuiste of onvolledige informatie of calculaties Interne controle doelstelling Aankoop van gronden mag alleen plaatsvinden door bevoegde autorisatie op basis van juiste en volledige informatie. Interne controle maatregel - Er vindt altijd een haalbaarheidsonderzoek, meestal door een externe partij, plaats; - De Raad beslist of een project van de status 'in ontwikkeling' wordt omgezet naar 'in exploitatie'; - Een aankoop vindt altijd plaats op basis van een externe taxatie; - Huidig grondbeleid is voornamelijk faciliterend en bijna nooit actief. Interne controle werkzaamheden In 2015 zullen er door de huidige marktomstandigheden in principe geen grondaankopen plaatsvinden. Dit dient via een interne controle vastgesteld te worden. Mochten er toch grondaankopen plaatsvinden, dan integraal controleren of het project juist en volledig uitgevoerd is. Onrechtmatige start grondexploitatie Grondexploitatie start conform Nota Grondbeleid Alleen de beleidsmedewerker grondzaken/planeconoom van de afdeling BPO en de medewerker planning & control van de afdeling BPO kunnen nieuwe projectnummers aan laten maken in de financiële administratie en TIM (tijdsregistratie). Controleer van een aantal nieuwe grondexploitatie of deze conform beleid juist is gestart en het dossier volledig is. 5
Onjuiste of onvolledige kostentoerekening, dus geen kostendekkendheid of te laag financieel resultaat Juiste en volledige kostentoerekening bij alle grondexploitaties, actief en faciliterend Calculaties voor kostentoerekening worden door verschillende vakspecialisten uitgevoerd op basis van vaste kengetallen. Er is dus voldoende functiescheiding. Controleer van een aantal nieuwe grondexploitaties (gecombineerd met controle in de regel hierboven) of de kostentoerekening juist en volledig in het dossier onderbouwd is. Te hoge boekwaarden of onhaalbare winstverwachting door niet of te laat actualiseren van lopende exploitaties Onvoldoende functiescheiding in procesgang Actuele boekwaarden en financiële prognoses van grondexploitaties Voldoende functiescheiding in de procesgang. Tweemaal per jaar worden alle grondexploitaties geactualiseerd door een planeconoom. Tevens wordt dit afgestemd met de projectleider. Vaststelling exploitatieopzetten door Raad. Uitvoering projecten door projectleiders. Financiële verwerking door de financiële administratie. Integraal vaststellen dat de actualisaties tijdig en volledig hebben plaatsgevonden. Met een deelwaarneming controleren of het proces van de actualisatie juist is verlopen. Vaststellen dat er voldoende functiescheiding in de procesgang is. Onterecht openstaande grondexploitaties, waardoor mogelijk winsten/verliezen niet tijdig genomen worden Tijdig en juist afsluiten van grondexploitaties - Bij de actualisaties wordt tevens dit aspect bekeken. - Bij de daadwerkelijke afsluiting worden de verschillen ten opzichte van de oorspronkelijke en tussentijdse exploitaties geanalyseerd. Door meelopen in het proces en/of een interview vaststellen hoe dit risico door de afdeling afgedekt is. Controleer tevens van een aantal afgesloten exploitaties of het dossier volledig is en de afsluiting juist heeft plaatsgevonden. 6
Bijlagen: Checklists Grondexploitaties Controlevragen IC Grondexploitaties De nieuwe faciliterende grondexploitaties controleren op de aspecten: Nummer (kostenplaats) en naam van de grondexploitatie Is de onderbouwde kostentoerekening juist? Is de anterieure overeenkomst door een bevoegde persoon ondertekend? Zijn de toegerekende kosten tijdig en volledig betaald? De gekozen afgesloten grondexploitatie controleren op de aspecten: Nummer en naam van de grondexploitatie Sluit de eindwaarde van de grondexploitatie aan bij de boekwaarde in de financiële administratie. Zit de nacalculatie in het dossier en is deze juist? Zit er een juiste en volledige analyse van de nacalculatie ten opzichte van de oorspronkelijke en tussentijdse exploitaties in het dossier? Is de afgesloten grondexploitatie ook in de financiële (project)administratie verwerkt? De gekozen lopende grondexploitaties controleren op de aspecten: Nummer en naam van de grondexploitatie Is de exploitatie tijdig geactualiseerd (moet tweemaal per jaar)? Zit er een calculatie van de actualisatie in het dossier? Zit het verslag van het actualisatiegesprek tussen planeconoom en projectleider in het dossier? Is deze ondertekend door beide personen? Welke (methode van) parameters zijn gebruikt voor de bepaling van de eindwaarde? (rente, opbrengsten, kostenontwikkeling) Is er een analyse van vraag/aanbod en afzettempo (is het aanbod in de programma's afgestemd met de vraag in de markt)? Wat ligt hiervan vast en waar is dit op gebaseerd? Is de actualisatie in de financiële (project)administratie verwerkt? 7
Aankoop Nummer Omschrijving Datum Haalbaarheidsonderzoek aanwezig Externe taxatie aanwezig Aankoop vastgesteld door B&W Overeenkomst juist ondertekend Verwerkt in fin adm Opmerkingen Verkoop Nummer Omschrijving Datum Externe taxatie aanwezig Verkoop vastgesteld door B&W Overeenkomst juist ondertekend Verwerkt in financiele administratie Opmerkingen 8