Treasurystatuut voor de Veiligheidsregio Utrecht

Transcriptie

1 Treasurystatuut voor de Veiligheidsregio Utrecht Versie: AB VRU 21 juni 2010

2 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding 2 Algemeen 2 Wettelijke voorschriften 2 Opbouw statuut 2 2. Uitgangspunten en doelstellingen 3 Uitgangspunten 3 Doelstellingen 3 3. Organisatie van de treasuryfunctie 4 Inhoud van de treasuryfunctie en functiescheiding 4 Risicobeheersing 4 Verantwoordelijkheden 4 4. Administratieve organisatie: richtlijnen en procedures 6 Richtlijnen 6 Toegestane tegenpartijen 6 Autorisatie 6 Interne controle 6 5. Informatievoorziening 7 1

3 1 Inleiding Algemeen 1.1 Dit statuut geeft een uiteenzetting van het treasurybeleid van de Veiligheidsregio Utrecht hierna te noemen VRU en geeft een beschrijving van de bevoegdheden en verantwoordelijkheden in het kader van de treasuryfunctie. Deze beschrijvingen moeten worden opgevat als dwingende richtlijnen. 1.2 Het doel van het statuut is om sturing te geven aan de treasuryfunctie en risico s te beperken. Wettelijke voorschriften 1.3 Bij het opstellen van dit statuut is rekening gehouden met de volgende regelgeving: Gemeentewet Besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten Wet financiering decentrale overheden Opbouw statuut 1.4 Dit statuut kent de volgende opbouw: Hoofdstuk 2. Uitgangspunten en doelstellingen; Hoofdstuk 3. Organisatie van de treasuryfunctie; Hoofdstuk 4. Administratieve organisatie: richtlijnen en limietenstelsel Hoofdstuk 5. Informatie voorziening 2

4 2 Uitgangspunten en doelstellingen Uitgangspunten 2.1 Het treasurybeleid is onderdeel van het algemene financiële beleid van de VRU. Het treasurybeleid van de VRU kent een defensieve strategie (dat wil zeggen dat posities volledig worden afgedekt). 2.2 De VRU voert de treasuryfunctie uit binnen de kaders van de Wet Fido. 2.3 De reserves en voorzieningen worden gebruikt als intern financieringsmiddel. 2.4 De rente die wordt toegerekend aan de interne financieringsmiddelen wordt gelijkgesteld aan de rente die voor nieuwe investeringen wordt gehanteerd. 2.5 Het treasurybeleid is gericht op het uitsluiten danwel minimaliseren van de volgende risico s: het debiteurenrisico, het renterisico en het interne liquiditeitsrisico. 2.6 Het debiteurenrisico of tegenpartijrisico is de kans dat belegde middelen niet worden terugontvangen van debiteuren. Dat risico dient enerzijds te worden afgedekt door te beleggen bij marktpartijen die aan de minimale kredietwaardigheidvereisten voldoen en anderzijds door een beperking van de maximale positie per tegenpartij. 2.7 Het renterisico is het gevaar verbonden aan de veranderingen in de rentestructuur voor de resultaten van de VRU. Enerzijds bestaat dit uit het risico dat bij teveel uitgezette (resp. opgenomen) kortlopende leningen nadeel wordt ondervonden van een rentedaling (resp. rentestijging.) Anderzijds bestaat dit uit het risico dat bij teveel langlopend uitgezette (resp. opgenomen) leningen niet kan worden geprofiteerd van een rentestijging (resp. rentedaling.) Het renterisico dient te worden afgedekt door het opbouwen van een evenwichtige beleggingsportefeuille in relatie tot de geldende rentestructuur en verwachtingen ten aanzien van de renteontwikkeling (herbeleggingrisico resp. herfinancieringrisico). 2.8 Het interne liquiditeitsrisico is de kans dat opbrengsten worden gemist dan wel kosten worden gemaakt door wijzigingen in de liquiditeitsprognoses en meerjareninvesteringsprogramma's. Dit risico is sterk afhankelijk van planning van projecten in de investeringssfeer alsmede de interne informatieverstrekking. Dit risico dient te worden beperkt door liquiditeitsprognoses regelmatig te actualiseren. Doelstellingen Het tijdig aantrekken van voldoende financiële middelen om de programma s binnen de door het bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren (beschikbaarheid); Het beheersen van de risico s verbonden aan de treasuryfunctie (risicominimalisatie); Het zo veel mogelijk beperken van de rentekosten van de leningen en het bereiken van voldoende rendement op overtollige middelen (rente-optimalisatie); Het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities (kostenminimalisatie). 3

5 3 Organisatie van de treasuryfunctie Inhoud van de treasuryfunctie en functiescheiding Tot de treasuryfunctie worden de volgende taakvelden gerekend: Financiering, deelnemingen en financieel relatiebeheer Kasmanagement (saldobeheer, betalingsverkeer en liquiditeitenbeheer) Renterisicomanagement De functies van betalingsverkeer, liquiditeitenbeheer, administratie van transacties en interne controle zijn onverenigbaar. Risicobeheersing Wat betreft risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten: 1. De organisatie verstrekt geen leningen of garanties aan derden. 2. Het uitzetten van middelen op grond van treasury is niet toegestaan. 3. Het gebruik van derivaten is niet toegestaan. Renterisicobeheer De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet fido; De renterisiconorm wordt niet overschreden conform de Wet fido; Koersrisicobeheer De organisatie beperkt de koersrisico s op uitzettingen op grond van treasury, door geen beleggingen in wat voor product dan ook te verrichten. Kredietrisicobeheer Het uitzetten van middelen met het doel om te bankieren is niet toegestaan. Middelen die tijdelijk overtollig zijn, kunnen wel uitgezet worden. Valutarisicobeheer Valutarisico's worden in de gemeenschappelijke regeling uitgesloten door geen leningen anders dan in euro s aan te gaan. Verantwoordelijkheden De verantwoordelijkheden wat betreft de treasuryfunctie van de gemeenschappelijke regeling staan in onderstaande tabel gedefinieerd. Functie Algemeen bestuur Dagelijks bestuur Verantwoordelijkheden Het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, globale richtlijnen en limieten in het treasurystatuut; Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid; Het uitvoeren van het treasurybeleid (formeel verantwoordelijk); Het rapporteren aan het algemeen bestuur over de uitvoering van het treasurybeleid; Het opzetten van administratieve richtlijnen voor treasury. Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen, Het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie en hierover rapporteren aan het bestuur. 4

6 Functie Directie * De externe accountant Verantwoordelijkheden Het rapporteren aan het dagelijks bestuur over de uitvoering van het treasurybeheer; Het afleggen van verantwoording aan het dagelijks bestuur. Het afleggen van interne verantwoording. Het uitvoeren van de activiteiten over risicobeheer, bedrijfsfinanciering en kasbeheer. Deze activiteiten dienen conform het vastgestelde treasurystatuut en de treasuryparagraaf te worden uitgevoerd; Het voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasury gebied; Het beheren van de geldstromen; Het onderhouden van contacten met banken; Het schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties (de financiële stromen) en het doorgeven hiervan aan de financiële administratie; Verantwoordelijk voor de administratieve organisatie en interne controle van de centrale treasuryfunctie. Het opstellen van de financieringsparagraaf in de begroting en de jaarstukken. Het ondertekenen van de betalingsopdrachten. Het voeren van een financiële administratie. Het aanleveren van gegevens. Het in het kader van haar reguliere controletaak adviseren en controleren omtrent feitelijke naleving van het treasurystatuut. * De directie stelt een uitvoeringsregeling op waarin taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden op het gebied van treasury, nader wordt uitgewerkt. Functiescheiding tussen onder andere de financiële administratie, de treasurer en de directie is hierbij een belangrijk uitgangspunt. 5

7 4 Administratieve organisatie: richtlijnen en limietenstelsel Richtlijnen 4.1 Beslissingen tot beleggings- en financieringstransacties worden genomen op basis van onder meer een liquiditeitsprognose. De liquiditeitsprognose geeft één jaar (voortschrijdend) inzicht en wordt per dag geactualiseerd. 4.2 Toegestane instrumenten bij het aantrekken of uitzetten van kortlopende middelen zijn krediet in rekening courant, callgeld en kasgeldleningen. 4.3 De VRU vraagt offertes op bij minimaal twee instellingen alvorens middelen worden aangetrokken of uitgezet met een looptijd van minimaal drie maanden en maximaal één jaar. 4.4 Bij het aantrekken van financieringsmiddelen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten: Financiering met externe middelen wordt zoveel mogelijk beperkt door eerst de beschikbare interne financieringsmiddelen (reserves en voorzieningen) aan te wenden. De VRU vraagt offertes op bij minimaal twee instellingen alvorens een financiering wordt aangetrokken. Toegestane tegenpartijen 4.5 Het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt in beginsel uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een triple A-rating. 4.6 Het dagelijks bestuur kan besluiten gelden te beleggen bij partijen met een hoger debiteurenrisico als daarmee een bijzonder belang van de VRU wordt gediend. Zij informeert het algemeen bestuur hierover terstond. Autorisatie 4.7 De vervangingsregeling en wijzigingen daarop van tekenbevoegde en overige treasuryfunctionarissen wordt opgesteld en ter kennisgeving aan het dagelijks bestuur aangeboden. Interne controle 4.8 Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden: iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd; de uitvoering en de controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen; de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen; Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie zonder tussenkomst van de afsluiter; Een transactie wordt onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten. 6

8 5 Informatievoorziening Met betrekking tot de treasuryactiviteiten dient tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen: 1. Beleidsplannen treasury in Treasuryparagraaf van begroting; 2. Evaluatie treasuryactiviteiten in Treasuryparagraaf van jaarrekening; 3. Verantwoording n.a.v. Treasuryparagraaf via jaarverslag; 4. Informatie aan derden (toezichthouder en CBS) zoals genoemd in art. 8 Wet fido; Jaarlijks Jaarlijks Jaarlijks Jaarlijks Informatie Frequentie Informatieontvanger Algemeen bestuur Algemeen bestuur Algemeen bestuur Derden 7