Actieplan ter uitvoering van het Convenant Stoffen en het VASt-programma door het VHCP

Actieplan ter uitvoering van het Convenant Stoffen en het VASt-programma door het VHCP Den Haag 21 maart 2005 21 maart 2005 1

Actieplan VHCP in het kader van het Convenant Stoffen en het VASt-programma INLEIDING In februari 2004 heeft het Verbond van Handelaren in Chemische Produkten (VHCP) het Convenant Stoffen ondertekend. Het Convenant is een koepelovereenkomst tussen bedrijfsleven en overheid, die de communicatie over gegevens van stoffen binnen de productketen moet verbeteren. Doel van het Convenant is om branches en bedrijven beter in staat te stellen de risico s voor mens en milieu, die samenhangen met het gebruik van stoffen, tot een acceptabel niveau terug te kunnen brengen. In het Convenant Stoffen is een fasering vastgesteld om de gestelde doelstelling te realiseren. Fase 1 is het vaststellen van een actieplan, waarin concreet wordt aangegeven hoe de doelstelling wordt bereikt. Vervolgens zal in Fase 2 het actieplan voor 2007 worden gerealiseerd. Daarnaast heeft het VHCP zich geconformeerd aan het VASt-programma van het ministerie van SZW (VASt = versterking arbeidsomstandigheden stoffen; details op vast.szw.nl) door gebruik te maken van de bijbehorende subsidieregeling. Dit actieplan geeft invulling aan Fase 1 van het Convenant Stoffen en het VAStprogramma. Door uitvoering van het actieplan wil het VHCP de komende jaren extra aandacht besteden aan de verdere optimalisatie van haar kennisinfrastructuur rond stoffen om haar leden nog beter te ondersteunen bij het identificeren en reduceren van de risico s verbonden aan gevaarlijke stoffen binnen hun bedrijven en betrokken ketenpartners. Hierbij zullen de leden zoveel mogelijk betrokken worden bij het uitwerken van concrete verbetermaatregelen (daar waar mogelijk verbonden aan het Responsible Care programma van het VHCP). TOTSTANDKOMING ACTIEPLAN Om de juiste verbetermaatregelen te kunnen selecteren voor dit actieplan heeft het VHCP ondersteund door Royal Haskoning in de periode van april tot september 2004 een inventarisatie uitgevoerd. Voor de inventarisatie is gebruik gemaakt van vragenlijsten, aan alle VHCP-leden en het bezoeken van een tiental bedrijven. De keuze voor een vragenlijst was mede gebaseerd op de eigenschappen van de branche. Met een vragenlijst werden namelijk alle leden bereikt en ontstond inzicht in alle bloedgroepen binnen het VHCP en de eventuele verschillen tussen deze groepen. De steekproefsgewijze bedrijfsbezoeken gaven vervolgens inzicht in een aantal specifieke aspecten waarvoor een vragenlijst niet toereikend was. Tevens boden de bedrijfsbezoeken de mogelijkheid om resultaten uit de vragenlijst te toetsen. Onderstaande geeft een samenvatting van de stappen die zijn doorlopen om te komen tot dit actieplan. 1 Voorbereiding Opstellen vragenlijst Drietal bedrijfsbezoeken voor de toetsing van de vragenlijst 2 Officiële start Project Startbijeenkomst onder andere voor de toetsing van de vragenlijst onder de aanwezigen Vaststellen & verspreiden definitieve vragenlijst 3 Verwerking gegevens Verwerking gegevens Tweede ronde bedrijfsbezoeken ter beoordeling van de praktijk Verwerken gegevens in beknopt inventarisatierapport 4 Opstellen actieplan Workshop voor het prioriteren van de verbeteropties Besluitvorming actieplan Bestuur VHCP 21 maart 2005 2

Het inventarisatierapport dat is opgesteld (zie stap 3) is als bijlage toegevoegd en bevat een uitgebreide beschrijving van de aanpak, de interpretatie van gegevens en de voorgestelde verbeterpunten. Vanuit het inventarisatierapport en de workshop met de VHCP-leden en vertegenwoordigers van verschillende ketenpartners (zoals de VNCI) en SZW, op 29 september 2004, heeft het VHCP de voorgestelde verbeterpunten geprioriteerd en nader uitgewerkt in dit actieplan. DOELEN EN RESULTATEN Aangezien de middelen van het VHCP beperkt zijn, de belangen/posities van de diverse leden nogal uiteenlopen en sommige op zich waardevolle opties uit concurrentieoverwegingen onhaalbaar zijn, ontkomt het VHCP er niet aan keuzes te maken. Daarbij is getracht een zodanige keuze prioritering uit de voorgestelde verbetermaatregelen te maken, dat deze inhoudelijk en qua bereik zo breed mogelijk (d.w.z. voor de gehele logistieke keten) en bovendien kosteneffectief zijn. Waar mogelijk zal aansluiting worden gezocht bij bestaande initiatieven en projecten van andere ketenpartners. Beoogde doelen en resultaten van dit actieplan zijn: 1. Verhogen kennis en ervaring wet- & regelgeving Het verhogen van de kennis van wet- en regelgeving en de betekenis daarvan voor de chemiehandel is een belangrijke peiler van het VHCP. Ook nu worden voorlichtingsbijeenkomsten en workshops georganiseerd voor medewerkers, waarbij de verinnerlijking van de kennis mede wordt bevorderd door de uitwisseling van ervaringen. Hierdoor ontstaan nieuwe best practices. Het VHCP wil deze dienstverlening voor een aantal thema s verder optimaliseren (b.v. Arbo; transport & opslag; classificatie, etikettering en veiligheidsinformatieblad; REACH; etc.). 2. Opleiding en bewustwording medewerkers branchebedrijven Om de bewustwording en kennis van medewerkers op het gebied van omgaan met gevaarlijke stoffen en de relevante regelgeving te verhogen, heeft het VHCP zich tot doel gesteld dat al haar leden eind 2006 over een opleidingsplan beschikken. Hiertoe zal het VHCP voor enkele veel voorkomende functies een standaard opleidingsplan ontwikkelen. Van de leden zal worden gevraagd jaarlijks te rapporteren hoe men vordert met het uitvoeren van het opleidingsplan. Tevens zal in dit kader een op de chemicaliënhandel toegesneden cursusaanbod worden ontwikkeld, zonder het wiel opnieuw uit te vinden. Deze cursussen dienen een mix van theorie en praktijk te bevatten (bijv. hoe stel je een VIB of een WIK samen). Het cursusaanbod zal zonodig in de loop van de tijd worden aangepast aan de wensen uit de praktijk. 3. In kaart brengen beschikbare stoffen- en preparatengegevens Het beschikbaar maken van stofinformatie door middel van het opbouwen van een eigen stoffendatabank is keer op keer onhaalbaar gebleken. Bovendien zijn er al talrijke commerciële databanken. Om toch te komen tot een vorm van (virtuele) databank wil het VHCP trachten commitment te krijgen dat alle leden hun stofinformatie/vib s op de eigen website plaatsen. Via de website van het VHCP kan worden doorgelinkt naar de bij het VHCP aangesloten bedrijven. Ketenpartners kunnen op deze manier aan informatie komen, zonder dat een nieuwe databank hoeft te worden ontwikkeld. Op de website van het VHCP zal worden aangeven welke leden reeds VIB s op hun website publiceren. Het is de intentie dat eind 2006 het merendeel van de leden via hun website aan afnemers (klanten) toegang bieden tot stofinformatie/vib s. Daarnaast wil het VHCP in 2005 een referentielijst opstellen met informatiebronnen en aangeven waar deze voor gebruikt kunnen worden. Deze lijst zou kunnen worden getoetst en aangevuld door kennisinstituten en overheidsinstanties die ook veel met gevaarlijke stoffen te maken hebben. Deze 21 maart 2005 3

lijst (mogelijk in combinatie met gerichte trainingen) kan er onder meer aan bijdragen, dat de kwaliteit van de veiligheidsinformatiebladen wordt verhoogd. Via de VHCP website, die als belangrijkste route voor kennisoverdracht wordt gezien, zou de lijst algemeen toegankelijk kunnen worden, zodat ook afnemers en logistieke dienstverleners er gebruik van kunnen maken (maar bijv. ook politie en brandweer). Uiteraard dient deze lijst periodiek te worden geactualiseerd (zie ook punt 4 voor productspecifieke RI&E). Tenslotte zal worden geparticipeerd in projecten van ketenpartijen, die tot doel hebben dedicated kennissystemen op poten te zetten (bijv. NRK). 4. Opstellen branchespecifieke RI&E VHCP wil een branchespecifieke RI&E ontwikkelen incl. een aantal best practices voor in de chemiehandel veel voorkomende activiteiten, zoals opslag, afvullen en schoonspoelen van geretourneerde emballage. Het voordeel hiervan is dat de leden van het VHCP minder tijd en werk kwijt zijn bij de uitvoering van de RI&E. Een bijkomend voordeel is dat een branchespecifieke RI&E voor bedrijven met minder dan 25 werknemers in aanmerking kunnen komen voor een lichtere toetsing door een arbodienst. De branche-ri&e zal worden gebaseerd op het digitale standaardmodel van SZW en MKB Nederland: de Algemene MKB-RI&E. Dit model vormt de basis voor veel branchespecifieke RI&E-modellen die door Arbo-platform Nederland zijn erkend. Voor de wettelijke verdiepingen die voor VHCP-bedrijven van algemeen belang zijn, zal dit model waar mogelijk worden aangevuld. Zo zal onderzocht worden of het thema gevaarlijke stoffen nader uitgediept kan worden tot generieke instrumenten die bruikbaar zijn voor meerdere leden. Naast een branchespecifieke RI&E zal in 2005 ook worden gestart met het opstellen van een productspecifieke RI&E op stofniveau. Dit document kan worden gebruikt bij het al dan niet accepteren van nieuwe producten in het pakket. Alleen wanneer men over voldoende stofinformatie beschikt (ontvangen of zelf geregenereerd) kan worden bepaald wat de risico s zijn en of er maatregelen nodig en mogelijk zijn om die risico s te beperken. Aldus kan men ook de juiste informatie in de keten doorgeven. In het kader van ESAD II zullen met ingang van 2006 de deelnemers aan het VHCP Responsible Care Programma jaarlijks door een derde partij worden ge-audit. Daarbij zal ook worden gekeken naar het voldoen aan de verplichting om een RI&E te hebben. 5. Leeswijzer Veiligheidsinformatie Het begrijpelijk informeren van afnemers, maar ook eigen medewerkers, zou vorm kunnen krijgen door middel van een simpele leeswijzer waarin staat hoe je als afnemer een VIB moet lezen, resp. welke informatie je voor welk doel kunt gebruiken. Voor de chemiehandel blijft het VIB namelijk het communicatiemiddel bij uitstek over stoffen. 6. Richtlijn logistieke dienstverleners Er zal voor logistieke dienstverleners (transporteurs en opslagbedrijven) een richtlijn worden opgesteld voor het lossen van bulkchemicaliën bij afnemers. Een checklist zou onderdeel van deze richtlijn kunnen uitmaken. Voldoet een afnemer niet aan de basale eisen van de checklist, dient deze daarop te worden geattendeerd en dient in het uiterste geval van het lossen te worden afgezien. Uiteraard dienen ook de installaties van de voorraadhoudende groothandel, voor zover van toepassing, aan de richtlijn (+ checklist) te voldoen. Eind 2006 dienen alle vaste afnemers te zijn gecontroleerd. Tussentijds kunnen bepaalde targets worden ingebouwd. 7. Kwaliteit kennisinfrastructuur borgen via website Vanuit de inventarisatie en de workshop is duidelijk naar voren gekomen dat niet alleen aandacht moet worden besteed aan inhoudelijke maatregelen; ook een goede kennisinfrastructuur om deze informatie te onderhouden en te ontsluiten is van essentieel belang. Een belangrijke route voor 21 maart 2005 4

kennisoverdracht is de website van het VHCP. Vooral het deel van de website, bedoeld voor de leden, kan door middel van aanpassingen (toevoegingen en/of wijzigingen) zorgen voor een uitbreiding van de kennisinfrastructuur. Doel is om de huidige website zichtbaar aan te passen om zowel leden als ketenpartners te stimuleren meer gebruik te maken van de informatie. De website vormt daarmee het cement voor alle verbetermaatregelen en vormt een belangrijk onderdeel van dit actieplan. Het openbare gedeelte van de website zal in samenspraak met ketenpartijen zo worden ingericht dat men er terecht kan voor gerichte informatie vanuit de branche. Uiteindelijk is het de bedoeling de kwaliteit van de kennisinfrastructuur via de website van het VHCP te borgen. AANPAK Voorgesteld wordt het Actieplan Convenant Stoffen VHCP gefaseerd uit te voeren. Hierbij zijn de volgende fasen in gedachten: 1. Voorbereiding 2. Kick-off; 3. Uitwerking maatregelen tot concrete concepten; 4. Toetsing van de concepten bij de leden, ketenpartijen en SZW; 5. Implementatie van de afgestemde concepten binnen de branche. Het VHCP hecht er veel belang aan dat er bij de uitvoering van het actieplan voldoende flexibiliteit is. Nieuwe initiatieven, inzichten en meningen moeten binnen het project voldoende ruimte krijgen. 1. Voorbereiding Bij goedkeuring van dit actieplan zal het VHCP, voorafgaande aan de uitvoering ervan, een subsidie-aanvraag doen in het kader van het VASt-programma. Hiertoe zal VHCP, een conceptaanvraag opstellen, die door het SZW kan worden beoordeeld en vervolgens met verwerking van de suggesties van SZW definitief zal worden ingediend. Parallel aan de aanvraag van de subsidie zal het VHCP een projectpartner zoeken die kan ondersteunen bij de uitvoering van het actieplan. 2. Kick-off Na succesvolle afronding van de voorbereidingsfase, zal in een kick-off meeting tussen de projectpartner en het VHCP het project worden opgestart. In dit overleg zullen afspraken worden gemaakt over de loop en inhoud van het project. Per onderdeel zullen alle beschikbare informatie, verwachtingen en behoeftes binnen het VHCP worden besproken en verwerkt worden tot concrete acties. 3. Uitwerking maartregelen De voorbereidingsfase wordt opgesplitst in de eerder genoemde deelonderwerpen: a. Verhogen kennis en ervaring wet- en regelgeving Het VHCP zal een nieuwe opzet uitwerken waarin de huidige wet- en regelgeving die door haar wordt onderhouden, wordt samengevat in een aantal dossiers. Middels reguliere contactmomenten, zoals voorlichtingsbijeenkomsten en workshops, zal het VHCP deze dossieraanpak en de informatiebehoefte nog explicieter toetsten bij haar leden en de uitwisseling van ervaringen verder bevorderen. Eventuele aanvullende wensen betreffende informatievoorziening over wet- en regelgeving zal waar mogelijk worden toegevoegd aan het huidige informatiepakket. b. Opleiding en bewustwording medewerkers Om een opleidingsplan te kunnen introduceren en een specifiek cursusaanbod te kunnen leveren, zal eerst worden geïnventariseerd welke de standaardfuncties binnen de branche zijn, wat de geldende wettelijke eisen per functie zijn en welke cursussen noodzakelijk zijn. 21 maart 2005 5

Aan de hand van de uitkomsten van de inventarisatie zal worden gekeken of het beschikbare cursusaanbod voldoet respectievelijk hoe cursussen zodanig kunnen worden ingericht dat het aanbod geschikt is voor zowel specifieke doelgroepen, alsook voor specifieke handelingen. c. In kaart brengen stoffen- en preparatengegevens Voor het in kaart brengen van de beschikbare stof en preparatengegevens zal een uitgebreide inventarisatie gemaakt worden van informatiebronnen, waarbij niet alleen de huidige bronnen die door de leden worden gebruik worden betrokken, maar ook gezocht wordt naar nieuwe bronnen bij onderzoeksinstituten, overheden, universiteiten en producenten. Tevens wordt geïnventariseerd welke informatie nuttig is voor externe partijen als politie, brandweer, en b.v. logistiek dienstverleners, downstream users en overige ketenpartners. Geïnventariseerd zal worden in hoeverre de leden bereid en in staat zijn om VIB s op hun website te publiceren, zodat afnemers informatie kunnen verkrijgen. d. Opstellen branchespecifieke RI&E De branche-ri&e zal worden gebaseerd op het digitale standaardmodel van SZW en MKB Nederland: de Algemene MKB-RI&E. Voor de wettelijke verdiepingen die voor de VHCP bedrijven en de daarbijbehorende activiteiten van algemeen belang zijn, zal dit model waar mogelijk worden aangevuld. Specifiek aandacht zal besteed worden aan een generiek bruikbare verdiepingsslag rond het thema gevaarlijke stoffen (b.v. een procedure rond acceptatie stoffen ter ondersteuning van de afweging van risico s en daar aan gerelateerde kosten bij de inkoop van stoffen; aansluiting bij REACH verplichtingen; etc.). e. Leeswijzer veiligheidsinformatie De bestaande leeswijzers (onder andere voor VIB s) binnen het VHCP, maar ook binnen gerelateerde branches, zullen worden geïnventariseerd. De leeswijzers zullen samen met het VHCP worden doorgenomen en er zal worden afgestemd welke leeswijzers er op basis van welke informatie gaan worden gemaakt. Uiteraard zal voor het vaststellen van de informatiebehoefte ook de behoefte van een aantal afnemers in kaart worden gebracht. f. Richtlijnen logistiek dienstverleners In overleg met een aantal logistiek dienstverleners zal een eisen- en wensenpakket worden samengesteld, voor het opstellen van de Richtlijn lossen bulkchemicaliën. Ook de mogelijke koppeling aan het Responsible Care programma van het VHCP zal worden beoordeeld. g. Kennisinfrastructuur middels de website Er zal een voorstel worden gedaan voor uitbreiding van de kennisinfrastructuur via aanpassingen aan de website van het VHCP. Onderzocht zal worden of via de website een safety alert systeem kan worden opgezet, waarbij leden (anoniem) ervaringen van oorzaak, gevolg en oplossingen bij incidenten met gevaarlijke stoffen in kunnen brengen, die vervolgens beschikbaar worden voor de andere leden. Daarnaast is de onderhoudbaarheid van de informatie op de website een belangrijk aandachtspunt. Gedacht wordt aan een database driven website met eenvoudig content management systeem zodat het VHCP eenvoudig nieuwe informatie aan de verschillende dossiers kan toevoegen. 4. Toetsing De toetsingsfase van de ontwikkelde voorstellen zal uit de volgende stappen bestaan: a. Workshops In een aantal workshops zullen de voorstellen uit stap 2 met de leden van de VHCP worden besproken. Afgevaardigden van het ministerie van SZW en gerelateerde ketenpartners kunnen ook aan deze workshops deelnemen. 21 maart 2005 6

b. Toetsing in de bedrijven Na de bespreking van de voorstellen uit stap 2 in de workshops, zullen de aangepaste voorstellen in eigen bedrijven worden getoetst. c. Verwerken commentaar Uit de toetsing van de voorstellen in de bedrijven zullen op- en aanmerkingen naar voren komen. Het VHCP zal deze commentaren verzamelen verwerken in de voorstellen. d. Oplevering definitieve concepten Nadat het commentaar is verwerkt kan de website worden aangepast en kunnen de definitieve concepten voor het cursusaanbod, de branche-ri&e en de leeswijzers op de website worden geplaatst. De Branche-RI&E zal aan Arboplatform Nederland voorgelegd worden ter erkenning als Branche-RI&E, geschikt voor lichte toetsing door een arbodienst. 5. Implementatie De implementatiefase zal uit twee stappen bestaan: a. Implementatieworkshop In een workshop zullen de definitieve concepten aan de leden van het VHCP worden toegelicht en het daadwerkelijk gebruik van de instrumenten en informatie worden gestimuleerd; b. Onderhoud en beheer Het VHCP is verantwoordelijk voor onderhoud en beheer van de website, waarop alle informatie beschikbaar dient te zijn. Tevens zal het gebruik van de ontwikkelde instrumenten getoetst worden. Gedacht wordt aan een gerichte enquête na een half jaar en het opnemen van een evaluatie van de informatie binnen de verschillende dossiers op de reguliere Responsible Care meetings van het VHCP. PROJECTORGANISATIE De uitvoering van het Actieplan zal voornamelijk in handen liggen van het VHCP. Een projectpartner zal de benodigde expertise leveren. Projectteam De dagelijkse coördinatie van het project en het borgen van de samenhang tussen de verschillende deelonderwerpen zal plaatsvinden door het projectteam, bestaande uit: Frank Hes (projectmanager VHCP) Judith van Haersma Buma (projectmedewerker VHCP) Adviseur (projectpartner) Werkgroepen Voor alle deelonderwerpen zal een werkgroep samengesteld worden. De werkgroepen hebben tot taak het uitwerken en implementeren van de onderwerpen. De samenstelling van de werkgroep zal afhankelijk zijn van de aard en omvang van het deelonderwerp, maar kan bestaan uit: een of meerdere leden van de commissie Milieu en Veiligheid; een of meerdere leden; adviseur/specialist (Projectpartner); daar waar relevant kunnen andere ketenpartijen uitgenodigd worden. Klankbordgroep/adviescommissie Binnen het VHCP worden de activiteiten gevolgd door de Commissie Milieu & Veiligheid. Deze werkgroep zal optreden als intern klankbord. De Commissie zal viermaal per jaar bijeenkomen, waarbij het Ministerie van SZW wordt uitgenodigd om het vaste onderdeel Convenant Stoffen/Actieplan VASt bij te 21 maart 2005 7

wonen. Daarnaast zullen het Ministerie van SZW en de Werkgroep VASt van VNO-NCW periodiek worden geïnformeerd over de voortgang van het project. PLANNING Het voorstel is om het subsidietraject in januari 2005 doorlopen te hebben. De doorlooptijd van dit project zal naar verwachting ongeveer 2 jaar zijn. In onderstaande tabel is een voorlopig planningschema opgenomen. De daadwerkelijke uitvoering van het Actieplan zou dan vanaf februari 2005 kunnen plaatsvinden en in het najaar van 2006 kunnen worden afgerond. 2005 2006 Fasen Kw1 Kw2 Kw3 Kw4 Kw1 Kw2 Kw3 Kw4 Kick-off x Uitwerking maatregelen x x x Toetsing x x Implementatie x x x Afronding x 21 maart 2005 8