Mensen samenbrengen Strategische kaders evenementenbeleid Gemeente Uithoorn 2016 4 februari 2016 Versie 1.0 Gemeente Uithoorn, afdeling Wonen & Werken
Inhoudsopgave Inleiding... 3 1. Het belang van evenementen... 4 2. Huidige situatie - waar staan we nu?... 5 2.1 Evenementen in Uithoorn... 5 2.2 Locaties... 6 3. Ambities waar willen we naartoe?... 7 3.1 Gebiedsontwikkelingen... 9 3.2 (Regionale) toeristische projecten... 9 3.3 Promotiebeleid... 10 4. Kaders welke uitgangspunten hanteren we?... 11 4.1 Participatie... 11 4.2 Verkeer... 11 4.3 Veiligheid... 12 4.4 Gezondheid... 13 4.5 Locatieprofielen... 13 4.6 Communicatie... 14 5. Aanpak - hoe gaan we het bereiken?... 15 5.1 De gemeente faciliteert... 15 5.2 De gemeente stimuleert... 16 5.3 Vervolg beleidsregels en evaluatie... 17 2
Inleiding In de gemeente Uithoorn vinden jaarlijks zo n 80 evenementen plaats. Evenementen zorgen voor sfeer, levendigheid en het draagt bij aan de leefbaarheid en sociale samenhang. Daarnaast dragen evenementen bij aan de lokale economie en levert het een bijdrage aan het op de kaart zetten van Uithoorn. Evenementen zijn daarmee een belangrijk instrument bij het realiseren van de toeristische, recreatieve en leefbaarheidsdoelstellingen van de gemeente. Randvoorwaarden om deze doelstellingen te bereiken zijn het borgen van de veiligheid en de gezondheid van deelnemers, toeschouwers en omwonenden tijdens een evenement. Met voorliggende strategische kaders geven we aan wat de betekenis is van evenementen voor de gemeente Uithoorn. Ook geeft dit document inzicht in de ambities die we hebben. Om die ambities te realiseren geven we aan hoe we evenementen in de gemeente Uithoorn willen stimuleren en faciliteren binnen de juiste randvoorwaarden. De gemeente wil graag constructief meedenken met initiatiefnemers: denken in mogelijkheden staat daarbij centraal. Zonder daarbij de randvoorwaarden uit het oog te verliezen. Belangrijk daarbij is het zorgen voor integraliteit: bij evenementen komen verscheidende beleidsvelden samen: economie, toerisme, participatie, leefbaarheid en veiligheid. Met dit beleidsstuk is er aandacht voor de onderlinge raakvlakken. Dit leidt tezamen tot een stuk met integrale kwaliteit, wat aansluit bij de beleidsdoelstellingen binnen de verschillende beleidsvelden. Participatie heeft daarbij een speciale betekenis. We zetten in op participatie bij het opstellen van de beleidsregels (welke een uitwerking vormen van dit beleid): in het proces zijn verschillende actoren uit het beleidsveld betrokken om de kwaliteit van het stuk te borgen. In een latere fase voorziet de gemeente een andere manier van samenwerken met de samenleving om beeldbepalende evenementen mogelijk te maken. Deze strategische kaders komen tot stand binnen de bovenliggende doelstellingen, zoals opgenomen in Economische Visie 2020 Samenwerken. De strategische kaders krijgen een concrete invulling in de beleidsregels die op basis van dit document worden opgesteld. 3
1. Het belang van evenementen Er zijn verschillende redenen waarom evenementen van belang zijn voor Uithoorn: Leefbaarheid Evenementen creëren vertier en levendigheid. Daarmee zorgen ze voor ontspanning en recreatie voor de inwoners van Uithoorn, maar ook bezoekers en toeristen van binnen en buiten de regio. Daarnaast bieden evenementen de mogelijkheid voor mensen om met elkaar in contact te treden en zo de sociale binding binnen de gemeente te versterken. Economie Door het mogelijk maken van evenementen krijgen ondernemers kansen om economische activiteiten te ontplooien. Dat geldt voor de organisatoren zelf, maar ook voor andere lokale ondernemers die kunnen profiteren van de gecreëerde economische spin-off. Cultuur Evenementen bieden mensen een laagdrempelig podium om allerlei culturele en sociale uitingen te delen met anderen. Dit kan een versterkend effect hebben op de vorming van de lokale cultuur. Imago Door versterking van bovenstaande zaken als leefbaarheid, economie en cultuur wordt Uithoorn als plaats ook aantrekkelijk om te wonen, te recreëren en te werken. Evenementen leveren een waardevolle bijdrage aan de naamsbekendheid en het imago van Uithoorn. Daarmee heeft het evenementenbeleid belangrijke raakvlakken met het promotiebeleid. Bovenstaande maakt duidelijk dat er verscheidende argumenten zijn om evenementen te willen faciliteren of te stimuleren. Nu het belang van evenementen inzichtelijk is gemaakt, volgt in het volgende hoofdstuk een analyse van de huidige situatie. 4
2. Huidige situatie - waar staan we nu? Om meer inzicht te krijgen in de huidige situatie wordt in dit hoofdstuk uiteengezet hoeveel en wat voor evenementen in Uithoorn plaatsvinden en worden aansluitend de belangrijkste evenementenlocaties benoemd. Deze informatie geeft het vertrekpunt voor het vormgeven en implementeren van het toekomstig beleid. De gemeente Uithoorn heeft een evenement als volgt gedefinieerd (APV Uithoorn 2015): Een evenement is een voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak 1. Onder een evenement wordt mede verstaan: een herdenkingsplechtigheid, een braderie, een optocht, niet zijnde als betoging bedoeld, een feest of muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg en een straatfeest of buurtbarbeque op één dag. 2.1 Evenementen in Uithoorn Elk jaar worden er in de gemeente Uithoorn vele tientallen evenementen georganiseerd. Dit zijn enerzijds grootschalige bekende evenementen voor een breed publiek zoals Culinair Uithoorn aan de Amstel en de jaarlijkse kermis, en anderzijds evenementen zoals de rolstoelvierdaagse en de curiosamarkt die gericht zijn op een specifieke doelgroep en bij een minder groot publiek bekend zijn. Er zijn evenementen waar de gemeente nauwelijks bemoeienis mee heeft en evenementen waarvoor een groot beroep gedaan wordt op het faciliterend vermogen van de gemeente. In Uithoorn hebben we diverse soorten evenementen. We kunnen ze onderverdelen in de volgende drie categorieën, daarbij hanteren we hier het economisch perspectief: A. Beeldbepalende en onderscheidende evenementen Beeldbepalende evenementen zijn evenementen en festivals die strategisch van belang zijn voor de gemeente Uithoorn. Ze versterken de kwaliteiten en het imago van Uithoorn en vormen daarmee een bijdrage aan de profilering van de gemeente. Denk daarbij aan kwaliteiten als de ligging langs de Amstel, het cultureel erfgoed en de groene omgeving. Naast een positief effect op het imago (de perceptie van buitenaf) hebben deze evenementen ook een versterkend effect op de identiteit van Uithoorn (de perceptie van inwoners op hun eigen gemeente). Ze richten zich hoofdzakelijk op de inwoners van de gemeente Uithoorn en bezoekers (in het bijzonder waterrecreanten en bezoekers uit de regio). Deze groepen zijn ook benoemd als de belangrijkste doelgroepen in de promotiestrategie. Voorbeelden zijn Culinair Uithoorn aan de Amstel en de Kwakelse Kermis. Onderscheidende evenementen hebben een positieve uitwerking op de gemeente. Het betreft evenementen die sectoraal, bijvoorbeeld op het gebied van sport en cultuur van groot belang zijn of het gaat om startende evenementen. Voorbeelden zijn en het jaarlijkse Kanopolo-toernooi, de wielerronde van Uithoorn, Tropical Night, de Bibliopera rondom het 50-jarig bestaan van de Hoeksteen en het Amstelland Festival. 1 Met uitzondering van bioscoopvoorstellingen, markten zoals de weekmarkt en snuffelmarkten, kansspelen, het in een richting in de zin van de Drank- en Horecawet gelegenheid geven tot dansen, betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties, activiteiten die vallen onder speelgelegenheden. 5
B. Reguliere evenementen Deze groep evenementen zijn reguliere evenementen die zowel jaarlijks of eenmalig georganiseerd kunnen worden. Het zijn evenementen die weinig beeldbepalend zijn voor het imago van Uithoorn, desalniettemin van belang zijn voor haar inwoners en bezoekers. Denk hierbij aan schoolactiviteiten, sportdagen, de intocht van Sinterklaas of de kerstmarkt. Maar het kan ook gaan om bijvoorbeeld een jubileum van een instelling, zoals een festival gerelateerd aan een historische gebeurtenis. Dergelijke evenementen zijn weer incidenteel van karakter maar hebben geen beeldbepalende en onderscheidende kwaliteiten. C. Kleinschalige evenementen De laatste categorie betreft evenementen die in buurten en wijken georganiseerd worden. Dit kan eenmalig of jaarlijks zijn. De evenementen zijn vaak kleinschalig en alleen gericht of bewoners van de wijk- of buurt. Juist bij deze kleinschalige evenementen zijn er extra mogelijkheden voor de inzet van het participatiefonds. Met het fonds is het mogelijk voor initiatiefnemers om met subsidie een evenement te organiseren. 2.2 Locaties In de gemeente Uithoorn zijn diverse locaties waar evenementen worden gehouden. Dorpscentrum In het dorpscentrum van Uithoorn wordt het hele jaar op verschillende plekken evenementen georganiseerd; denk aan de Kerstmarkt, de Streekmarkt op en in het Amstelplein, Tropical Night en Culinair Uithoorn aan de Amstel op het Marktplein en de Schans en natuurlijk de Sinterklaasintocht aan de Amstel. Met de ontwikkeling van de Waterlijn heeft het Dorpscentrum een ruimtelijke kwaliteitsimpuls gekregen. Ook is er een speciale evenementensteiger aangelegd voor het houden van evenementen. Evenemententerreinen Zowel de kern Uithoorn als de kern de Kwakel beschikken over een evenemententerrein. Op deze evenemententerreinen vinden grootschaligere evenementen plaats zoals All American Sunday, Amstelland festival, het Circus en de Kwakelse Kermis en Polderfeest. Dit zijn grotendeels evenementen die qua maat, schaal, verkeersintensiteit en/of veiligheid niet passend zijn op andere locaties in de gemeente. Op deze locaties is het van belang dat de voorzieningen op niveau zijn. Overige locaties Naast bovengenoemde specifieke locaties worden er in Uithoorn ook veel evenementen op andere locaties georganiseerd, denk aan (school)gebouwen, sportverenigingen, horecagelegenheden, over een bepaalde route of in bepaalde straten. Deze locaties faciliteren doorgaans kleinschaligere evenementen. 6
3. Ambities waar willen we naartoe? De ambitie voor het evenementenbeleid is terug te voeren op de ambities uit de Strategische Visie 2030 en de beoogde maatschappelijke effecten van de programma s Werken en Wonen uit de gemeentelijke programmabegroting. Het streven is dat het evenementenbeleid optimaal (waarbij balans is aangebracht tussen de verschillende doelen) bijdraagt aan de ambities uit de Strategische Visie en aan de maatschappelijke effecten. Het gaat om de volgende ambities (Strategische Visie 2030): Versterken van participatie, sociale samenhang en leefbaarheid van inwoners van Uithoorn. Uithoorn is een aantrekkelijke woongemeenschap. Het creëren van een vitale economie. En om de volgende maatschappelijke effecten (Programmabegroting 2015): De gemeente is een aantrekkelijke gemeente voor bewoners en bezoekers (programma Werken, deelprogramma Toerisme en recreatie). Verblijven en ontmoeten in een aantrekkelijke woonomgeving (programma Wonen, deelprogramma Woonomgeving). De gemeente heeft een aantrekkelijk vestigingsklimaat voor (startende) ondernemers en gevestigde bedrijven (programma Werken, deelprogramma Ondernemen). Met de maatschappelijke effecten willen we het woongenot van inwoners van de gemeente vergroten en ze verleiden meer van hun vrije tijd in Uithoorn door te brengen. Daarnaast willen we meer bezoekers van buiten Uithoorn aantrekken voor een bezoek aan Uithoorn. Evenementen kunnen een waardevolle bijdrage leveren om beide doelgroepen te faciliteren en zo een bijdrage te leveren aan het realiseren van de benoemde maatschappelijke effecten. Ambities Strategische Visie Maatschappelijke effecten Evenementenbeleid Gebiedsontwikkelingen Toeristische projecten Promotiebeleid Daarnaast houdt het evenementenbeleid verband met gebiedsontwikkelingen in de gemeente, het promotiebeleid en andere toeristische projecten die spelen. Het voorgaande is hierna schematisch weergegeven: 7
Het organiseren van evenementen en daarmee de ontwikkeling van het recreatie en toerisme, draagt bij aan het behoud en stimuleren van dag- en waterrecreatieve voorzieningen, een gevarieerd winkel-, horeca- en cultureel aanbod voor inwoners en bezoekers en draagt bij aan de versteviging van de lokale economie en de lokale werkgelegenheid. De unieke ligging aan de Amstel, de ontwikkeling van de Waterlijn en de aanwezigheid van de cultuurhistorische Stelling van Amsterdam creëren mogelijkheden voor het stimuleren van recreatie en toerisme en daarmee samenhangende evenementen. Om een optimale bijdrage te leveren aan de gewenste ambities uit de Strategische Visie en maatschappelijke effecten hanteren we de volgende ambitie voor het evenementenbeleid: Jaarlijks worden in de gemeente vier beeldbepalende/onderscheidende evenementen georganiseerd voor inwoners en bezoekers. Ook faciliteert de gemeente optimaal reguliere en kleinschalige initiatieven Daarbij hanteert de gemeente het uitgangspunt om deze beeldbepalende/onderscheidende evenementen in het dorpscentrum plaats te laten vinden en vindt er spreiding door het jaar plaats zodat het gehele jaar door iets bijzonders in Uithoorn gebeurt. We kiezen voor een aantal van jaarlijks vier evenementen met het achterliggende idee dat er elk seizoen een evenement van dit type plaatsvindt, bovendien is het haalbaar, kijkend naar het huidige aantal evenementen. Verder zien we graag dat het totaalaanbod van evenementen een gemêleerd publiek trekt, zodat er voor alle inwoners van bezoekers van Uithoorn gedurende het jaar iets te beleven is. Tevens zijn dit evenementen die aan één of meer van de volgende aspecten voldoen: 1) Aantrekkingskracht Evenementen dragen bij aan de aantrekkelijkheid van Uithoorn t.a.v. wonen, werken, winkelen en recreëren. Evenementen leveren een bijdrage aan het culturele, sportieve, sociaal-maatschappelijke leven in de gemeente en zijn belangrijk onderdeel van het recreatieve product. 2) Imago Evenementen dienen een positieve bijdrage te leveren aan het imago van Uithoorn en dienen Uithoorn nog nadrukkelijker op de kaart te zetten als waterrecreatieve gemeente. Inwoners en bezoekers beleven plezier aan evenementen praten positief over Uithoorn. Het is daarom van groot belang dat de evenementen aansluiten bij de kenmerken van de gekozen doelgroepen van de gemeentelijke promotiestrategie (inwoners en bezoekers uit de regio). 3) Economische spin-off Evenementen dienen economische spin-off voor de Uithoornse ondernemers te creëren. Evenementen zijn ook van groot belang voor de lokale economie. Niet alleen het evenement zelf maar ook de spin-off die evenementen met zich meebrengen leveren een positieve bijdrage hieraan. Evenementen leiden tot extra bestedingen door het aantrekken van bezoekers. Uiteindelijk leidt dit tot extra investeringen en dit leidt op de langere termijn tot extra werkgelegenheid. 8
Voor de andere twee categorieën evenementen: reguliere en kleinschalige, geldt dat wij initiatiefnemers optimaal willen faciliteren maar hierop geen stimulerend beleid voeren. Optimaal faciliteren betekent dat we zorgen voor een gebruiksvriendelijk en transparant aanvraagproces, een heldere communicatie richting de aanvrager en duidelijkheid over de gelende regelgeving. Voor reguliere evenementen geldt ook dat we de voorkeur hebben om deze in het dorpscentrum plaats te laten vinden, voor kleinschalige evenementen geldt dat niet. Kanttekening bij de hier geformuleerde ambitie is dat wij als gemeente afhankelijk zijn van initiatiefnemers van evenementen. Als gemeente hebben we geen totale controle over de initiatieven voor nieuwe evenementen. Daarom zien we de ambitie vooral als een streven en niet als een indicator op basis waarvan het beleid wordt beoordeeld. In de rest van het hoofdstuk wordt verder uiteengezet welke relevante gebiedsontwikkelingen in ontwikkeling zijn, welke toeristische projecten lopen en waar we raakvlakken met het promotiebeleid zien. 3.1 Gebiedsontwikkelingen Om bovenstaande maatschappelijke effecten te bereiken wordt volop geïnvesteerd in verschillende gebiedsontwikkelingen. Enkele daarvan zijn in het speciaal relevant voor het evenementenbeleid: Waterlijn In en rondom de Amstel is in mei 2015 het project Waterlijn gerealiseerd. De passantenhaven is gemoderniseerd, er is een boodschappensteiger aangelegd, en er is een verbeterslag gemaakt met het openbaar gebied door onder meer de aanleg van een evenementensteiger. Hiermee wordt het dorpscentrum één van de belangrijkste recreatieve gebieden van de gemeente Uithoorn. De omgeving wordt verder versterkt met de komst van een jachthaven en de ontwikkeling van een nieuwbouwcluster langs de Waterlijn. Deze ontwikkelingen zorgen naar verwachting voor een verdere toestroom van bezoekers en recreanten. Amstelplein De omlegging van de N201 biedt nieuwe kansen. Door de twee gescheiden delen van het centrum met elkaar en met de Amstel te verbinden ontstaat een prettige verblijfsruimte. Dit biedt nieuwe mogelijkheden met als doel het creëren van een mix van voorzieningen in het dorpscentrum om te winkelen, recreëren en verblijven. Het dorpscentrum zien we als primaire evenementenlocatie. Met de ontwikkelingen langs de Waterlijn en aan het Amstelplein wordt de aantrekkingskracht van het centrum alleen maar groter en daarmee wordt het ook aantrekkelijker als evenementenlocatie. De focus komt dus des te meer op het dorpscentrum te liggen. De twee speciale evenemententerreinen vervullen een aanvullende functie en blijven daarmee van belang voor initiatieven die niet geschikt zijn voor het dorpscentrum. 3.2 (Regionale) toeristische projecten In lokaal én regionaal verband worden diverse toeristische projecten uitgerold om meer bezoekers naar Uithoorn en de regio te trekken. Door het leggen van slimme verbanden met evenementen kan kruisbestuiving ontstaat, waarbij de projecten en evenementen elkaar versterken. Het sloepennetwerk (toeristische vaarroutes voor sloepen) wordt uitgebreid richting Amsterdam. Uithoorn ligt op een belangrijke schakel in dit routenetwerk tussen Amsterdam en het Groene Hart. 9
In de regio Amstelland, waaronder Uithoorn, wordt gewerkt aan de aanleg van Toeristische Overstappunten (TOP s). De TOP s vormen samen een recreatief netwerk voor inwoners en bezoekers van Uithoorn. Doel hiervan is om meer stedelingen de regio in te laten trekken en daar te laten recreëren. In regionaal verband wordt gekeken of de bestaande vaarroutes geoptimaliseerd kunnen worden. De Drechtdoorsteek is hier een voorbeeld van. Binnen het regionale project Amsterdam Bezoeken Holland Zien wordt middels aantrekkelijke producten en arrangementen geprobeerd de internationale toerist te verleiden ook een bezoek aan de regio te laten brengen. 3.3 Promotiebeleid Naast de ruimtelijke ontwikkelingen en toeristische projecten vormt promotiebeleid een derde belangrijke pijler. De gemeente en ondernemers hebben een aantal jaar geleden in het kader van promotiebeleid de handen ineen geslagen met de oprichting van de Stichting Promotie Uithoorn en de Kwakel (SPUK). Doel is het verbeteren van het imago van Uithoorn. Hier wordt op verschillende wijze aan gewerkt (netwerken, arrangementen, evenementen, social media). Ook is het streven dat inwoners, ondernemers en bezoekers veel meer dan nu het geval is positief gaan denken en vooral praten over Uithoorn. Bewoners en bezoekers zijn de beste ambassadeurs van de gemeente. Promotiebeleid richt zich op de hele gemeente Uithoorn, maar de afgelopen periode was de focus nadrukkelijk gericht op het promoten van het dorpscentrum. Evenementen vormen een wezenlijk onderdeel van de algehele promotie van Uithoorn. Alle ruimte wordt gegeven aan het faciliteren en stimuleren van initiatiefnemers die een evenement in Uithoorn willen organiseren. Binnen het promotiebeleid zijn de volgende kernwaarden belangrijk voor Uithoorn, deze kernwaarden zijn wat de gemeente betreft ook van toepassing op toekomstige evenementen, tezamen versterken zij het product Uithoorn: Trots Inwoners van Uithoorn zijn trots op hun dorp en dragen dit ook uit. Ze vertellen positief en met energie over hun woonplaats. Verassend Elke keer als een inwoner of een bezoeker Uithoorn aandoet wordt diegene verrast door nieuwe ontdekkingen. Dit kunnen nieuwe ontwikkelingen zijn, maar ook uitingen in de openbare ruimte, activiteiten en evenementen die er plaats vinden. Gastvrij De ondernemers in het dorpscentrum zijn gastvrij en ontplooien initiatieven die bezoekers een warm welkom biedt en kans op terugkeer vergroot. 10
4. Kaders welke uitgangspunten hanteren we? We stellen uitgangspunten en kaders op een zestal vlakken waarbinnen evenementen in de gemeente Uithoorn georganiseerd kunnen worden. Het stellen van randvoorwaarden is essentieel om draagvlak voor evenementen te verkrijgen en te behouden. We zorgen goede communicatie en gaan gebruik maken van locatieprofielen. De randvoorwaarden vinden hun concrete uitwerking in de beleidsregels Vergunningen Evenementen. In dit hoofdstuk geven we aan welke randvoorwaarden vanuit verkeer, veiligheid en gezondheid worden meegegeven aan de organisatie van evenementen. Deze voorwaarden worden, na vaststelling van de strategische beleidskaders onderdeel van de beleidsregels Vergunningverlening Evenementen. Hierin worden ook uitgewerkte locatieprofielen opgenomen. De gemeenten denkt in mogelijkheden, daarom creëren we (waar mogelijk) ruimte om de haalbaarheid van een evenement te vergroten door op een andere wijze invulling te geven aan bepaalde randvoorwaarden, bijvoorbeeld op het gebied van verkeer, geluid en indien mogelijk veiligheid. Hierbij wordt altijd gewerkt op basis van een integrale (belangen)afweging en risicoanalyse. Bij evenementen waar een dergelijke afweging gemaakt moet worden, komt het integrale beoordelingsteam samen (zie daarvoor hoofdstuk 5). 4.1 Participatie Participatie biedt mogelijkheden om de maatschappij te betrekken bij het organiseren van evenementen. Het participatiefonds biedt bewoners de mogelijkheid een subsidie aan te vragen voor evenementen met een sociale en/of maatschappelijke meerwaarde. Participatie is ook een manier om het draagvlak voor evenementen te versterken. Draagvlak bij de inwoners, de ondernemers, de horeca en winkeliers. Het draagvlak voor evenementen in Uithoorn is in het algemeen is groot. Veel bewoners en ondernemers zien het belang van een levendige gemeente en dorpscentrum. Het draagvlak bij omwonenden is soms minder, omdat een evenement als hinderlijk kan ervaren door geluidsoverlast, slechte bereikbaarheid, onveiligheid etc. Door omwonenden en ondernemers tijdig te informeren kan een goede verstandhouding met de initiatiefnemers en gemeente behouden blijven. Daarnaast willen wij organisatoren die een evenement willen organiseren in Uithoorn, de mogelijkheid bieden om zelf een participatietraject te organiseren. Daarmee doen we beroep op hun expertise, waarbij wij als gemeente de kaders waarborgen. 4.2 Verkeer De gemeente hanteert algemene verkeerskundige uitgangspunten. Deze zijn ook van toepassing op evenementen die in de gemeente worden georganiseerd: Op de hoofdwegenstructuur (overeenkomstig het UVVP), mogen geen evenementen plaatsvinden om de doorstroming van verkeer niet in het geding te brengen en de hulpdiensten ten alle tijden doorgang te bieden. 11 1. Participatie 2. Verkeer 3. Veiligheid 4. Gezondheid 5. Locatieprofielen 6. Communicatie
Uitzondering hierop zijn evenementen waarbij de hoofdwegenstructuur nodig is voor de organisatie van een evenement (bijvoorbeeld de AKU-loop en Ride for the Roses). Tijdens de voorbereiding van dergelijke evenementen is afstemming met de hulpdiensten noodzakelijk en dient het tijdstip van het evenement zorgvuldig worden afgewogen i.v.m. verkeersintensiteiten. Initiatiefnemers van grootschalige evenementen dienen rekening te houden met de parkeerbehoefte. In de gemeente Uithoorn zijn drie locaties waar relatief veel parkeerplaatsen zijn: de twee evenemententerreinen en het dorpscentrum. Voor deze locaties accepteren we parkeerdruk op piekmomenten, zoals tijdens een grootschalig evenement. Desalniettemin dienen vraag en aanbod van parkeerplaatsen in verhouding te staan. Ook dient er aandacht te zijn voor de bereikbaarheid van de locatie met andere modaliteiten dan de auto, dus ook te voet, met de fiets en met het openbaar vervoer. 4.3 Veiligheid De gemeente beoogd de volgende maatschappelijke effecten van veiligheid in relatie tot het evenementenbeleid: Uithoorn is een fijne en veilige plek om te leven o Uithoorn is een veilige gemeente: De gemeente handhaaft de regels die gelden voor de openbare ruimte en objecten. Inwoners participeren in de samenleving o Inwoners leveren een actieve bijdrage aan de samenleving De gemeente stimuleert inwoners zelf bij te dragen aan de veiligheid in eigen leefomgeving en richt zich daarbij op de actualiteit en specifieke doelgroepen. Bevorderen van sociale en fysieke veiligheid in het winkelgebied, uitgaansgebied en op het bedrijventerrein via samenwerking tussen en bijdrage van publieke en private partners (ondernemers) Inwoners komen niet terecht in zorgwekkende of onveilige situaties o De gemeente is voorbereid op incidenten rampen en crises De gemeentelijke organisatie is opgeleid en geoefend op incidenten/rampen/crises. Dit maken we mogelijk door enerzijds te wijzen op de verantwoordelijkheid van de organisator, anderzijds door goede afspraken te maken met publieke en private partners, het opstellen van de regels en deze te handhaven. Tot slot blijft de gemeente verantwoordelijk voor het handhaven van de openbare orde. Om bovenstaande effecten te bereiken stelt de gemeente als doel dat de veiligheid tijdens een evenement wordt geborgd door: Effectieve samenwerking met publieke en private partners en een gedegen invulling van onze regierol en uitvoeringstaken. Partners kunnen onder meer zijn: ondernemers, Koninklijke Horeca Nederland, politie, OM, GHOR, de Regionale Brandweer en de Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland. In de samenwerking met andere organisaties geldt voor alle evenementen dat de gemeente de procescoördinatie heeft, de hulpdiensten adviseren. De evenementen te laten voldoen aan de actuele gezondheid- en veiligheidsvereisten die landelijk en regionaal gelden. Hierbij moet worden opgemerkt dat er altijd een risico inschatting gemaakt wordt op basis waarvan wordt vastgesteld welke voorwaarden aan een evenement gesteld moeten worden. 12
We hanteren de volgende drie risicocategorieën genoemd, die ieder voor zich de inzet en aandacht vraagt: A. Regulier evenement Dit zijn evenementen zonder noemenswaardige risico s welke niet of nauwelijks inzet van de veiligheidspartners vragen. De coördinatie tijdens de voorbereidingen en vergunningverlening ligt primair bij de gemeente. B. Aandacht evenement Het gaat hierbij om een evenement met risico s voor openbare orde en veiligheid, volksgezondheid en/of milieu, waarbij enige kans op escalatie aanwezig is en waarbij maatwerk in het voorbereidingstraject noodzakelijk is om risico s te beperken. Een dergelijk evenement vraagt aandacht van de veiligheidspartners. C. Risicovol evenement Het gaat hierbij om evenementen met een grote uitstraling en aantrekkingskracht met aanzienlijke risico s voor de openbare orde en veiligheid, volksgezondheid en/of milieu. Bij deze evenementen bestaat er gerede kans op escalatie waardoor dit vaak een grotere inzet en capaciteit van veiligheidspartners vraagt. Daarnaast houden we ons ten alle tijden aan geldende wettelijke kaders die zowel lokaal als landelijk worden gesteld aan het organiseren van evenementen, waarbij geen ruimte is voor een andere invulling van dergelijke regels. Voorbeelden van relevante wetgeving zijn de Algemene Plaatselijke Verordening, Drank en Horecawet, Opiumwet en de Wet Milieubeheer. Naast de risicoclassificatie voor het soort evenement worden evenementen met meer dan 2000 bezoekers (op het hoogtepunt) aangemeld bij de regionale evenementenkalender. Hiermee is het mogelijk om de capaciteit van de veiligheidsdiensten regionaal af te stemmen. De veiligheidsprocedures, voorwaarden en afspraken in de samenwerking met de hulpdiensten worden vastgelegd in de procedure voor vergunningverlening, voorbereiding en tenuitvoerlegging van evenementen. De uitgangspunten op het gebied van veiligheid dienen bij te dragen aan het verbeteren van het vergunningsverleningsproces door een helder afwegings- of toetsingskader te hebben bij het verlenen van een vergunning. 4.4 Gezondheid Naast de veiligheid, vraagt ook de gezondheid van bezoekers en omwonenden een belangrijke rol. Daarom moet er voldoende aandacht zijn voor licht- en geluidsoverlast. Ook dient er aandacht besteed te worden aan regels met betrekking tot inzet EHBO ers, hygiënerichtlijnen en toiletvoorzieningen. 4.5 Locatieprofielen Voor de belangrijke locaties, die zich lenen voor grote en middelgrote evenementen brengen we de eigenschappen in kaart en omschrijven we de mogelijkheden en beperkingen. We houden rekening met de akoestische eigenschappen, de nabijheid van woningen of voorzieningen, de bereikbaarheid en parkeervoorzieningen en de aanwezigheid van kwetsbare natuur. Met deze profielen ontstaat de mogelijkheid om afhankelijk van de ligging en de fysieke omstandigheden per locatie differentiatie aan te brengen in het aantal en het type evenementen per locatie. Het basisuitgangspunt is om evenementen in het dorpscentrum van Uithoorn te houden, om zo de economische spin-off mogelijk te maken. Er kan beargumenteerd uitgeweken worden naar een andere locatie indien die meer geschikt is voor een specifiek evenement. De locatieprofielen vormen een dynamisch geheel, aangezien omstandigheden kunnen veranderen en sommige 13
evenementenlocaties tijdelijk van aard zijn. Ervaringen die we opdoen op een specifieke locatie kunnen aanleiding geven om het profiel bij te stellen. 4.6 Communicatie Goede communicatie is cruciaal voor het hebben en houden van draagvlak bij evenementen. Vroegtijdige afstemming tussen organisator en ondernemers kan bijdragen aan een soepel verloop van een evenement. Communicatie met bewoners en ondernemers over een specifiek evenement is in hoofdzaak de verantwoordelijkheid van de organisator van het evenement. We wijzen de organisator op het belang van vroegtijdig en goed communiceren. We zorgen voor een actuele evenementenkalender die goed bereikbaar is via de gemeentelijke website en de website van het promotiebeleid. In de kalender kunnen bewoners tijdig aflezen welke evenementen er in de gemeente Uithoorn en in hun omgeving worden georganiseerd, wat het karakter is van het evenement, wat de eindtijden zijn en waar men terecht kan met eventuele klachten. 14
5. Aanpak - hoe gaan we het bereiken? Nu helder is waar we staan, waar we naartoe willen en welke randvoorwaarden belangrijk zijn, wordt in dit hoofdstuk de focus gelegd op het proces om de benoemde ambities te behalen. De gemeente ziet primair twee rollen voor zichzelf weggelegd in relatie tot evenementen: een faciliterende en een stimulerende rol. Vanuit de faciliterende rol zien wij primair een taak voor het team Vergunningen van DUO+. De stimulerende rol wordt met name ingevuld door de gemeente Uithoorn (afdeling Wonen & Werken) en door de SPUK. 5.1 De gemeente faciliteert Vergunningverlening Als gemeente zullen we de vergunningverlening van evenementen faciliteren maar hebben we ook een regisserende rol om keuzes af te kunnen dwingen voor het realiseren van de beleidsdoelstellingen en randvoorwaarden zoals die in dit document zijn verwoord. Dit gebeurt wel in samenwerking met de hulpdiensten, welke toetsen op basis van hun eigen afwegingskader. We streven naar een vergunningsprocedure waarin een heldere afweging kan worden gemaakt voor het verlenen van de vergunning. Het afweging- en toetsingskader komt terug in de beleidsregels Vergunningen Evenementen. Zoals hiervoor aangegeven ligt het opzetten en onderhouden van deze beleidsregels bij DUO+, alsmede de afhandeling van de aanvragen en het toekennen van vergunningen voor evenementen. Verder zet het team Vergunningen relevante informatie van toegekende vergunningen door naar de afdeling Communicatie zodat de lokale evenementenkalender op de website van de gemeente actueel blijft. Waar nodig verlenen we een vergunning, waar mogelijk werken we met een melding, eventueel begeleid door een opgesteld document met randvoorwaarden. Tot slot realiseren we ons dat de vergunningverlening een veiligheidskritisch proces is. Zowel de burgemeester als de behandelend ambtenaren vergewissen zich dat de organisator de veiligheidsrisico s kent en deze zodanig beheerst dat dat de openbare orde en veiligheid niet in gevaar komt. Up to date informatievoorziening Daarnaast zorgt de gemeente voor een up to date informatievoorziening over evenementen aan inwoners en ondernemers. Dit doet zij op de volgende manieren: Website: Een actuele gemeentelijke website met evenementenkalender. Aanvraag: Mogelijkheid tot het makkelijk online aanvragen van een evenement. Evenemententoolkit: met daarin informatie over gemeentelijk beleid, vergunningaanvragen, locatieprofielen etc. 15
5.2 De gemeente stimuleert Naast faciliteren willen we als gemeente ook stimuleren om ervoor te zorgen dat de doelstelling, zoals in hoofdstuk 3 benoemd, ook wordt gerealiseerd. Dit willen we doen middels twee sporen: Integrale beoordeling vergunningaanvragen De afhandeling van aanvragen voor evenementen ligt op dit moment bij de afdeling Burger, team Vergunningen van DUO+. Om nog beter in te spelen op de wensen van deze tijd en meer ruimte te bieden aan initiatiefnemers willen we een kwaliteitsslag invoeren. We gaan als gemeente eerder in het proces constructief meedenken om evenementen tot een groter succes te maken in Uithoorn. Om deze kwaliteitsslag te maken komt er een incidenteel en integraal overleg. Dit overleg vindt alleen plaats indien er aanvragen voor onderscheidende/beeldbepalende evenementen worden ingediend (zoals ook benoemd in hoofdstuk 3). Dit geldt ook voor evenementenaanvragen waaraan de gemeente in eerste instantie geen medewerking kan verlenen, maar er ruimte is om deze mogelijk te maken. Het is aan de medewerkers van het team Vergunningen om daarbij de inschatting te maken of een initiatief binnen deze categorieën valt. Het kan ook zijn dat de beleidsmedewerker EZ of andere ambtenaar in aanraking komt met een initiatief en deze agendeert om integraal te bespreken. Tijdens dit overleg worden de binnengekomen vergunningaanvragen integraal besproken met medewerkers vanuit de beleidsvelden verkeer, economie en veiligheid. De participatiemakelaar neemt ook deel aan dit overleg. De participatiemakelaar beoordeelt de kansen op het gebied van participatie die een evenement biedt. Tijdens dit overleg worden de aanvragen besproken en wordt bekeken welke aanvragen we willen toekennen, of er verbeterpunten zijn, of de locatie geschikt is en er een goede inpassing in de lokale en regionale evenementenkalender mogelijk is. Daarnaast denkt met name het bestuur van de SPUK mee in het bepalen of er evenementen in aanmerking komen om door de SPUK verder ondersteunt te worden, omdat ze een bijdrage leveren aan de doelstellingen van het promotiebeleid. Het initiatief voor dit overleg ligt doorgaans bij het team Vergunningen. Zij signaleren of er een relevante evenementenaanvraag bij de gemeente binnenkomt. De beleidsmedewerker EZ organiseert vervolgens het overleg en brengt het beoordelingsteam samen. In uitzonderlijke situaties kan ook een andere deelnemer het initiatief nemen om een evenement onder de aandacht te brengen van het integrale team. De eindverantwoordelijkheid voor een integrale beoordeling en afhandeling van de aanvraag ligt bij het team Vergunningen. De overige deelnemers vervullen een consulterende rol. Overigens wordt van initiatiefnemers van grootschalige evenementen gevraagd dit vóór 1 januari van het volgende jaar aan te geven. Inzet SPUK en financiële ondersteuning Het beleid vanuit economie en promotie is om te economische activiteit te stimuleren. Ook de Stichting Promotie Uithoorn en de Kwakel (SPUK) kan hier een bijdrage aan leveren. Geselecteerde beeldbepalende en onderscheidende evenementen kunnen daarom van de SPUK ondersteuning krijgen. Dit kan op de volgende manieren gebeuren: De SPUK stelt middelen, bijvoorbeeld extern advies, ter beschikking om partijen aan elkaar te verbinden en mee te denken over de concrete invulling en promotie van een evenement. Daarbij worden websites, social media en andere kanalen ingezet om doelgroepen te bereiken. De SPUK vervult dan een verbindende en aanjagende rol. De SPUK stelt financiële middelen beschikbaar voor initiatiefnemers van evenementen die aan een aantal vooraf bepaalde criteria voldoen. De gemeente stelt zelf doorgaans niet direct financiële middelen beschikbaar voor het organiseren van evenementen. 16
De criteria en subsidieprocedure worden door gemeente en SPUK nader uitgewerkt. Een eerste aanzet voor deze criteria zijn: Het evenement is een voor Uithoorn beeldbepalend of onderscheidend evenement. Het evenement is gericht op inwoners van Uithoorn en/of op bezoekers uit de regio. Het evenement draagt bij aan de benoemde kernwaarden van het promotiebeleid. Er wordt zoveel mogelijk samenwerking met lokale ondernemers, culturele instellingen en/of verenigingen gezocht. Het evenement dient niet bij voorkeur op dezelfde dag of te dichtbij een ander evenement georganiseerd te worden. Een subsidie is altijd aanvullend, de initiatiefnemer zorgt ook voor andere geldschieters. Daarnaast heeft de gemeente een stimulerende rol in het kader van participatie met de oprichting van het nieuwe participatiefonds. Het fonds biedt initiatiefnemers de mogelijkheid een subsidie te krijgen voor een evenement. Leges en kosten van een evenementenvergunning Op dit moment worden er geen kosten in rekening gebracht bij het aanvragen van een evenementenvergunning. Omdat er gemeentebreed is afgesproken kostendekkend te gaan werken, zal de gemeente voortaan wel leges vragen voor het verlenen van een evenementenvergunning. 5.3 Vervolg beleidsregels en evaluatie Zoals eerder in dit document aangegeven, dient er concrete uitwerking te komen van bepaalde punten van het beleid. De concrete uitwerking krijgt vorm in de hieraan gekoppelde beleidsregels. Deze beleidsregels worden opgesteld zodra deze strategische kaders door de gemeenteraad zijn vastgesteld. Dit wordt gedaan door de uitvoeringsorganisatie DUO+. In de beleidsregels komt het volgende terug: Evenementenvergunning: In de beleidsregels wordt duidelijk welke eisen worden gesteld aan alles rondom evenementenvergunningen. Denk hierbij aan het volgende: o Algemeen: relatie tot de APV en algemene brandweervoorschriften, de aanvraagprocedure en -vereisten, termijnen, leges, afvalmanagement en duurzaamheid, facilitering door gemeente en de samenwerking met partners (politie, brandweer etc.), toezicht en handhaving en communicatie met omwonenden, klachtenafhandeling. o Openbare orde en veiligheid: crowd management, randvoorwaarden locaties, veiligheidsplan, (professionele) beveiliging, alcohol en drugs. o Verkeer: Parkeren, bereikbaarheid en inzet verkeersregelaars. o Brandveiligheid en constructieve veiligheid: brandbestrijding en -veiligheid, het gebruik van tenten, vluchtmogelijkheden, gebruiksvoorschriften gasflessen. o Milieu: Geluidsnormering, begin- en eindtijden en milieu-inrichtingen. o Volksgezondheid: gezondheidsrisico, inzet EHBO ers hygiënerichtlijnen en toiletvoorzieningen. Uitwerking van locatieprofielen: In paragraaf 2.2 zijn de belangrijkste evenementen-locaties benoemd. Het betreft een beschrijving van de locaties op hoofdlijnen, in de beleidsregels wordt concreet welke randvoorwaarden met elke locatie verbonden zijn: het maximaal aantal evenementen/evenementdagen per jaar en per evenementencategorie, het maximaal aantal bezoekers, beperkingen met betrekking tot verkeers-afsluitingen/omleidingen, geluidsnormering, tijden geluidsontheffing, veiligheid en gezondheid. Participatie: Bij de uitwerking van de beleidsregels worden relevante partijen betrokken om zo de integrale kwaliteit te versterken. Waardevolle partners kunnen bijvoorbeeld zijn: organisatoren van evenementen in Uithoorn, de citymarketeer of andere afgevaardigde van 17
de SPUK, de participatiemakelaar, andere beleidsvelden bij de gemeente (EZ, verkeer) en hulpdiensten. Twee jaar na vaststelling van de beleidsregels organiseert EZ (afdeling Wonen & Werken) een evaluatie van zowel de beleidsregels als de strategische kaders. Dit moet inzicht bieden in de effectiviteit van het beleid en de vraag beantwoorden of het beleid een bijdrage heeft geleverd aan de benoemde doelstellingen. Mogelijk is dat ook een goed moment om de doelstellingen opnieuw te beoordelen op ambitieniveau en haalbaarheid. 18