Beurshandboek Leven & Geloven Beurshandboek BEURSHANDBOEK 1 & 2 november 2013 High Five (hal 5) Jaarbeurs Utrecht www.levenengeloven.nl
Index 1. Belangrijke adressen en telefoonnummers. 3 2. Algemene informatie.. 3 2.1 Leven & Geloven 2013 3 2.2 De organisator.. 3 2.3 High Five Jaarbeurs 3 3. Op- en afbouw & specificaties High Five Jaarbeurs 4 3.1 Op- en afbouwtijden. 4 3.2 Halspecificaties en plattegrond. 4 4. Stand specificaties.. 5 4.1 Stand informatie.. 5 4.2 Standaard standbouw.. 5 5. Stand services. 6 5.1 Elektriciteit 6 5.2 Wateraansluiting.. 6 5.3 Internet & Catering. 6 6. Entreekaarten en standhouderspassen 6 7. Promotie. 7 8. Workshops 8 9. Algemene voorwaarden Helderblauw.. 9 10. Bijlagen. 10 2
1. Belangrijke adressen en telefoonnummers Helderblauw b.v. (organisator) Postbus 209 3770 AE Barneveld T. 0342 712 512 E. info@levenengeloven.nl I. www.levenengeloven.nl Contactpersonen Tijdens de op- en afbouw van Leven & Geloven en tijdens het evenement zelf kunt u met ons contact opnemen in het organisatiekantoor op de beursvloer. High Five Jaarbeurs Jaarbeursplein 3521 AL Utrecht T. 030 295 59 44 I. www.jaarbeursinsperience.nl 2. Algemene informatie 2.1 Leven & Geloven Leven & Geloven is een inspiratie-evenement voor christenen uit de gehele breedte van christelijk Nederland. Laat je inspireren door een uitgebreid programma van workshops, presentaties, talkshows en andere optredens. Maak kennis met het aanbod van christelijke organisaties op de beursvloer. Ontmoet, deel en inspireer! 2.2 De organisator Van de makers van Insite Media. Vanaf 1 maart 2013 is Helderblauw het nieuwe label voor de christelijke bladen en activiteiten van Insite Media. Helderblauw, uitgevers van Kerkmagazine, Diaconie Magazine, Het Juiste Doel, Gids Nalatenschap. Bedenkers en tot februari 2011 mede-eigenaar van de beurs Kerk & Gemeente. Bedenker van de beurs Leven & Geloven is Marco van de Wetering, eigenaar van Helderblauw en Insite Media. In het verleden ook al initiatiefnemer van de beurs Kerk & Gemeente, een facilitaire vakbeurs voor kerken. 2.3 High Five Jaarbeurs High Five staat voor succes én gemak. Dit kant-en-klaarconcept voor kleine beurzen, congressen en events, is gemaakt om je zorgeloos door de voorbereiding van beursdeelname te helpen. Je hoeft bij High Five niets zelf te doen, de totale organisatie verzorgen wij. High Five blinkt uit in eenvoud: je vraagt, wij draaien. Onder dit totaalconcept valt namelijk alles: van de hal tot aan standbouw, aankleding en entree en van catering tot registratie en theater. High Five is een alles-in-één formule. Overzichtelijk en betaalbaar! 3
3. Op- en afbouw & specificaties High Five Jaarbeurs 3.1 Op- en afbouwtijden Inrichten stand: Vrijdag 1 november 2013 07.00 10.00 uur Afbouw stand: Zaterdag 2 november 2013 17.00-22.00 uur 3.2 Halspecificaties en plattegrond High Five (hal 5) ligt op de 1 e verdieping. Voor opbouw en inrichting kan gebruik worden gemaakt van (rol)trappen en liften. De maximale belasting van de liften is: Lift 22: 250x250x490 cm; max. gewicht 3.000 kg. Lift 23: 250x240x470 cm; max. gewicht 3.500 kg. Plattegrond High Five (indeling is fictief en niet van Leven & Geloven) 4
4. Stand specificaties 4.1 Stand informatie Er zijn verschillende stands, stand afmetingen en mogelijkheden om uw organisatie te presenteren op de beursvloer van Leven & Geloven. U kunt kiezen uit onderstaande stand oppervlakken: Afmetingen: 6x4 meter 6x3 meter 5x3 meter 4x3 meter 3x3 meter 4,5 m 2 - Dit betreft een halve stand van een 3x3 meter stand. Deze deelt u met een andere exposant. U kunt zelf een organisatie benaderen, of wij delen u in. In een halve stand deelt u ook alle voorzieningen die een 9 m 2 stand heeft, inclusief meubilair en elektra plus stroomverbruik van totaal 1000 watt. Toewijzen van een stand gebeurt na ontvangst van uw inschrijfformulier en op volgorde van inschrijving. Eilandstands zijn op aanvraag beschikbaar. 4.2 Standaard standbouw Een standaard stand bestaat uit: - Standaard standbouw met witte zij- en achterwanden - Frieslijst met naam (max. 20 karakters) - Verlichting (1 spot per 4 m 2 ) - Elektriciteit incl. 1000 watt stroomverbruik - 1 statafel met 2 krukken - 1 balie - Vloertegels - Schoonmaak en vuilafvoer - Parkeerkaarten (1 per dag per stand) Tarieven zijn all-in, er komen geen extra kosten bij, los van de promotiekosten. Als u aanvullende wensen heeft waaraan wel extra kosten zijn verbonden, krijgt u altijd eerst een prijsopgave. Let op! Elektriciteitsverbruik is maximaal 1000 watt per stand. Dat is voldoende voor een laptop. Koffiezetapparatuur en waterkokers gebruiken meer dan 1000 watt. Extra stroomverbruik is op aanvraag bij te huren. 5
5. Stand services 5.1 Elektriciteit Elektriciteitsverbruik is inclusief en maximaal 1000 watt per stand (3 inplug mogelijkheden). Dat is voldoende voor een laptop. Koffiezetapparatuur en waterkokers gebruiken meer dan 1000 watt. Extra stroomverbruik is op aanvraag bij te huren. Neem hiervoor contact met ons op. 5.2 Wateraansluiting Niet op alle stands is een wateraansluiting mogelijk. Wanneer u een wateraansluiting wenst moet u dit zo snel mogelijk doorgeven zodat met het inplannen van de plattegrond hiermee rekening kan worden gehouden. 5.3 Internet & Catering Internet en catering kan ook besteld worden. Voor internet kunt u contact met ons opnemen. De cateraar neemt direct contact met alle exposanten. 6. Entreekaarten en standhouderspassen Entreeprijzen Volwassenen Kinderen <18 jaar gratis Studenten 11,00 per 2 personen gratis op vertoon van (OV) Studentenkaart Hoe meer relaties u als standhouder uitnodigt om naar Leven & Geloven te komen hoe meer korting u kunt verdienen. Elke entreekaart die wordt besteld met uw code, levert u 1,00 op! De twee exposanten die de meeste bezoekers binnenhalen met hun code, winnen bovendien nog eens 10% korting op de vierkante meterprijs. Het werkt als volgt: 1. U ontvangt van ons een unieke code. Bijv. 'E<uwnaam>L&G2013', Tevens krijgt u 1.000 kortingsvouchers, bedrukt met uw naam en unieke code. 2. U gebruikt de code bij resp. E-mailcampagne, Facebook en Twitter; de vouchers kunt u uitdelen of per post verzenden. 3. Uw relatie, vriend of volger verdient met die code 1,00 voor u en 25% korting voor zichzelf! 4. Wij meten het aantal keren dat de code wordt gebruikt bij het bestellen van entreekaarten. 5. De winnaars ontvangen 10% korting op de vierkante meterprijs van hun stand. Stel, met uw code kopen 250 mensen een entreekaart, dan storten wij 250,00 op uw rekening. Deze actie loopt door t/m 31 oktober 2013. Begin november 2013 maken wij bekend welke exposanten de meeste bezoekers hebben getrokken. 6
Standhouderspassen Iedere standhouder ontvangt een aantal standhouderspassen waarmee u tijdens op-en afbouw en tijdens de beurs toegang heeft tot de beursvloer. Zonder standhouderspas is er geen toegang tot de beurs mogelijk. 7. Promotie Elke exposant wordt een promotiepakket in rekening gebracht. Er zijn drie pakketten waarbij de grootte van uw stand bepaalt welk pakket u krijgt. <9 m2 - Pakket A - 225,00, omvat: 1/4 pagina advertentieruimte in beursmagazine Naam + link op website 1.000 kortingsvouchers om te versturen naar uw relaties 10-15 m2 - Pakket B - 375,00, omvat: 1/2 pagina advertentieruimte in beursmagazine Banner op website Leven & Geloven (roulerend) Naam + link op website 1.000 kortingsvouchers om te versturen naar uw relaties E-mailcampagne voor uw eigen doelgroep* 16> m2 Pakket C - 550,00, omvat: 1/1 pagina advertentieruimte in beursmagazine Banner op homepage website Leven & Geloven (roulerend) Naam + link op website 1.000 kortingsvouchers om te versturen naar uw relaties E-mailcampagne voor uw eigen doelgroep* Het beursmagazine wordt bij de entree aan elke bezoeker uitgereikt. Voor en na de beurs wordt het magazine verspreid via standhouders en controlled circulation. Oplage van het beursmagazine is minimaal 10.000 ex. *E-mailcampagne Bij elk pakket vanaf 10 m² is inbegrepen een 'E-mailcampagne voor uw eigen doelgroep'. Wat houdt dat in? Wij leasen bij een leverancier een uiterst geavanceerd softwarepakket. Dit pakket wordt eveneens gebruikt door Samsung Europe, Mazda Nederland, BOL.com en andere grote bedrijven. Wij hebben toestemming om dat ook in te zetten ten behoeve van onze klanten. Wat wij doen is een mailing verzorgen naar uw eigen achterban. U levert ons de e-mailadressen en wij verzenden de mail namens u. Het is feitelijk uw mailing die wordt verzonden met onze techniek. Uiteraard worden de mailadressen na gebruik direct weer verwijderd. Hoe is die campagne opgezet? Verzenden uitnodiging aan uw achterban om met korting Leven & Geloven te bezoeken. 7
Na bestelling van entreekaarten ontvangt uw relatie een bevestigingsmail, u krijgt een CC. Op een door u aan te geven tijdstip sturen wij een nieuwsbrief waarin u vertelt wat er bij u in de stand te doen valt en waarom men uw stand vooral moet bezoeken. Wij voegen daar apart enkele regels aan toe om de beurs als geheel neer te zetten. Een week vóór de beurs sturen wij uw relatie een persoonlijk herinnering. Alle e-mails zijn voorzien van uw gegevens, logo, een foto en teksten. Deze campagne valt geheel binnen de strenge regels die de OPTA stelt aan het gebruik van een e- mailcampagne. De twee campagnes die per 1.000 aangeleverde mailadressen de meeste bezoekers opleveren, worden beloond met een korting van 10% op de standhuur. 8. Workshops In de Blue, Purple en Red room en op het centrale podium vinden doorlopend workshops, lezingen en optredens plaats. Het laatste programma vindt u op www.levenengeloven.nl 8
9. Algemene voorwaarden Leven & Geloven 2013 1. De beurs is geopend op de volgende dagen en tijden: Vrijdag 1 november 2013 van 10.00 17.00 uur en zaterdag 2 november 2013 van 10.00 17.00 uur. 2. Het huren van standruimte staat bij elke aanvraag uitsluitend ter beoordeling van Helderblauw BV te Barneveld. De organisatie behoudt zich het recht voor een inschrijving te weigeren zonder opgaaf van redenen. Organisaties die in strijd zijn met de missie van de beurs, zijn bij voorbaat uitgesloten van deelname. 3. Gelegenheid tot inrichten van de stand is op vrijdag 1 november 2013 van 7.00 10.00 uur. Voor de afbouw van de stand is zaterdag 2 november 2013 gereserveerd vanaf 17.00 uur. De standaard bouwhoogte van de scheidingswanden en vaste constructieonderdelen van uw stand bedraagt 250 cm. Afwijkingen hiervan dienen altijd door Helderblauw BV te worden beoordeeld. 4. HELDERBLAUW BV wijst de aangevraagde ruimte toe. HELDERBLAUW BV is bevoegd op het besluit van toewijzing terug te komen, indien omstandigheden buiten haar wil of invloed daartoe dwingen. Na bevestiging van inschrijving is de aanvrager verbonden en tot betaling van de standhuur gehouden. 5. De huur van de standruimte bedraagt 149,00 per m2; na 1 september 2013: 169,00 per m2. Dat is inclusief witte zij- en achterwanden, frieslijst met naam, vloertegels, verlichting (1 spot per 3 m2 ), elektriciteit incl. 1000 watt verbruik, schoonmaak en vuilafvoer. Per hele stand 1 parkeerkaart per dag, WA-verzekering per exposant. Tot de standaardinrichting behoort een balie, statafel en twee krukken. Voor eventuele overige voorzieningen dient de deelnemer zelf zorg te dragen. Bij een halve stand (4,5 m2 ) wordt alles in dit artikel vermeld, gedeeld met een andere organisatie. 6. Van de huurprijs dient 40% direct na aanmelding als voorschot te worden voldaan. De resterende standhuur dient uiterlijk op 1 oktober 2013 te zijn voldaan. In beide gevallen ontvangt de deelnemer een factuur. Het niet tijdig nakomen van de betalingscondities kan leiden tot uitsluiting van deelname. Bij annulering worden de volgende kosten in rekening gebracht: tot 1 juli 2013: 25% van de totale deelnamekosten; van 1 juli 2013 tot 1 september 2013: 75% van de deelnamekosten; na 1 september 2013: 100% van de deelnamekosten. 7. Uitsluitend na volledige betaling krijgt de deelnemer het recht de toegewezen ruimte ten behoeve van zijn organisatie tijdens de beursdagen te gebruiken, overeenkomstig de opzet van de beurs en binnen het kader van de normale uitoefening van zijn activiteiten. 8. Het is de deelnemer niet toegestaan om de toegewezen ruimte ongebruikt te laten, geheel of gedeeltelijk te verhuren of om aan derden af te staan, tenzij na schriftelijke toestemming van HELDERBLAUW BV. Hij is verplicht zorg te dragen, dat voor de opening van de beurs de gehuurde ruimte overeenkomstig haar bestemming in gereedheid is gebracht en gedurende de gehele huurtijd volgens deze bestemming wordt aangewend. 9. Het is de deelnemer niet toegestaan op een andere plaats dan in de hem ter beschikking gestelde ruimte en een halve meter daarbuiten, promotiemateriaal uit te delen, bezoekers trachten te interesseren voor de eigen producten. Evenmin is het de deelnemer toegestaan andere deelnemers of bezoekers overlast te bezorgen door geluid, toneel, acteurs, licht, etenswaren, dranken etc. De organisatie behoudt zich het recht voor overlast gevende activiteiten te verbieden. 10. Indien de deelnemer de ruimte ongebruikt laat, of op andere wijze handelt in strijd met het vorige artikel, dan heeft HELDERBLAUW BV het recht de ruimte op andere wijze te benutten of op kosten van de deelnemer te ontruimen, zonder dat de deelnemer enige aanspraak kan maken op terugbetaling van de standhuur. Schade aan hetgeen door de HELDERBLAUW BV ter beschikking is gesteld aan de huurder, zal volledig worden verhaald op de huurder. 11. Alle in het beursgebouw aanwezige goederen van de deelnemers blijven voor hun eigen risico. HELDERBLAUW BV aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verlies van bedoelde goederen, noch voor enigerlei schade, in wat voor vorm dan ook. De deelnemers vrijwaren HELDERBLAUW BV voor alle schade waarvoor HELDERBLAUW BV door derden mocht worden aangesproken, ontstaan in verband met hun deelneming. Tijdens uw verblijf op de beurs zijn de huisregels en voorwaarden van de Jaarbeurs Utrecht van toepassing. 12. De exposant is niet gerechtigd: A. een zodanig gebruik van de standruimte te maken, dat andere exposanten of bezoekers daardoor schade of hinder ondervinden in de vorm van geluidsoverlast, belemmering van toe- of doorgangen, belemmering van lichtval of uitzicht of in enige andere vorm, alles ter beoordeling van HELDERBLAUW BV. B. reclamemiddelen aan muren, schotten of kapgebinten vast te maken, welke deel uitmaken van de stand; C. reclamemateriaal uit te reiken elders dan in of voor de eigen stand; D. lichtontvlambare of ontplofbare stoffen in voorraad te houden of open vuur te branden. 13. Het is toegestaan in de stand van de deelnemer een consumptie aan te bieden aan individuele bezoekers. Verkoop dient met toestemming van Jaarbeurs Utrecht plaats te vinden. U heeft daarvoor derhalve vooraf schriftelijke toestemming van HELDERBLAUW BV nodig. 14. In gevallen waarin deze Algemene Voorwaarden niet voorzien, beslist HELDERBLAUW BV. De organisatie behoudt zich het recht voor deze Algemene Voorwaarden tussentijds te wijzigen. 9
10. Bijlage Parkeerterreinen Jaarbeurs Utrecht. High Five (hal 5) ligt op de 2 e etage. 10