Standhoudersdossier. AGIV-Trefdag november 2012 ICC Gent

Transcriptie

1 Standhoudersdossier 29 november 2012 ICC Gent AGIV-Trefdag 2012 Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen Gebroeders Van Eyckstraat Gent

2 AGIV-Trefdag 2012 Inhoud 1 Algemene informatie 2 2 Standhoudersreglement Algemeen Inschrijvingen stands Standinrichting Locatie stands Op- en afbouw Folders Nutsvoorzieningen Catering Internet Onderhoud Insert in trefdagtas Nieuw: het Speeddating Forum Verzekering en aansprakelijkheid Verbintenis 5 3 Contactpersoon AGIV-Trefdag 6 4 Inschrijvingsformulier deelname AGIV-Trefdag AGIV-Trefdag 2012 Standhoudersdossier 5/06/2012 9:34 1 / 7

3 1 Algemene informatie Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen Het Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen heeft als missie om een optimaal gebruik van geografische informatie in Vlaanderen mogelijk te maken. De AGIV-Trefdag is het jaarlijks terugkerende event waarop het AGIV haar klanten, stakeholders, belanghebbenden en geïnteresseerden uitnodigt om elkaar te ontmoeten en ervaringen uit te wisselen. In 2011 zijn er meer dan bezoekers genoteerd. Met een nog uitgebreider aanbod aan infosessies, én een grotere beursvloer, verwachten we dit aantal in 2012 nog te overtreffen. Er zijn infosessies en workshops rond o.a. GRB, CRAB, geoportalen, samenwerkingen, praktische toepassingen, nieuwigheden,... Mogelijkheden voor standhouders Daarnaast is er een informatiebeurs waarop instellingen, bedrijven en overheden hun diensten en producten presenteren. Om aan de grote vraag te voldoen, is beslist om in 2012 extra ruimte te voorzien voor stands op het gelijkvloers van het ICC, namelijk de Pedro De Gantezaal. In deze zaal zal een ruime cateringpost voorzien zijn. De prijs van de stands is voor reguliere bedrijven euro, voor niet-commerciële organisaties is dit 800 euro. Net als vorig jaar, kunnen geïnteresseerden een insert in de trefdagtas laten steken. Dit kost 200 euro per item. Voor de eerste keer kunt u ook met uw bedrijf een plaatsje reserveren in het programma van de AGIV- Trefdag. Op de beursvloer wordt namelijk een Speeddating Forum geplaatst met scherm, projector en spreekgestoelte, met plaats voor 20 personen. Dit is hét moment om uw bestaande klanten te inviteren en uw producten en diensten voor te stellen, en natuurlijk ook om nieuwe klanten aan te trekken. Een beperkt aantal bedrijven kunnen gedurende een tijdslot van 20 minuten het Speeddating Forum huren, aan 500 euro. Voor sessies in het Speeddating Forum kunnen bezoekers niet vooraf inschrijven. Iedereen is er welkom. 2 / 7 5/06/2012 9:34 Standhoudersdossier AGIV-Trefdag 2012

4 2 Standhoudersreglement 2.1 Algemeen Op initiatief van het Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen, hierna AGIV genoemd, zal op 29 november 2012 de AGIV-Trefdag in het Gentse ICC plaatsvinden. De AGIV-Trefdag opent zijn deuren om 8h00 voor de deelnemers, standhouders kunnen vanaf 7h15 binnen. 2.2 Inschrijvingen stands Het is mogelijk om een standplaats te huren op de AGIV-Trefdag. De toelating als standhouder is persoonlijk, niet overdraagbaar en onvervreemdbaar. De kostprijs van 1 standplaats bedraagt euro voor reguliere bedrijven. Niet-commerciële organisaties betalen 800 euro voor een standplaats. Indien u een stand wenst op de AGIV-Trefdag, dan kunt u dat doen met het formulier dat u vindt op het einde van dit document. Dit formulier moet ons bereiken voor 31 oktober Standinrichting U staat zelf in voor de inrichting van uw stand. Er worden geen scheidingswanden voorzien. Per standplaats is inbegrepen in de prijs: - 12 m² (3x4) - elektriciteit met één contactdoos - 1 tafel met tafellinnen - twee stoelen - draadloze internetaansluiting - 1 parkeerplaats in de ondergrondse parkeergarage van het ICC Extra meubilair kan niet via het AGIV verkregen worden, maar kunt u zelf meebrengen. 2.4 Locatie stands Er is plaats voor stands op het Arteveldeforum en de Pedro De Gantezaal (beide gelijkvloers). De catering vindt plaats in de beide zalen. De infosessies vinden plaats op de eerste en tweede verdieping. Het Speeddating Forum staat in de Pedro De Gantezaal. De toewijzing van de stands wordt bepaald aan de hand van het moment van ontvangst van de aanvraag bij het AGIV. De stand is pas toegewezen als u een bevestiging van het AGIV heeft ontvangen. 2.5 Op- en afbouw Stands kunnen opgezet worden op 28 november 2012 tussen 14h00 en 17h00 of op 29 november tussen 7h15 en 8h00, aan te duiden op het inschrijvingsformulier. Alle stands dienen op 29 november afgebroken te worden, dit kan tussen 17h30 en 19h Folders Elke standhouder moet binnen zijn eigen 12 m² blijven. Folders mogen enkel uitgedeeld worden aan de eigen stand. Het is verboden folders op tafels (buffet, onthaal, ) te leggen. 2.7 Nutsvoorzieningen Per stand van 12 vierkante meter wordt Watt voorzien, met een contactdoos met 3 stopcontacten. Geen enkele schadevergoeding kan van het AGIV worden geëist in geval van stroompanne en/of onderbreking. Wateraansluiting op de stand is niet mogelijk. AGIV-Trefdag 2012 Standhoudersdossier 5/06/2012 9:34 3 / 7

5 2.8 Catering Als standhouder kunt u gebruik maken van de algemene catering. Via het inschrijvingsformulier kunt u aanduiden met hoeveel personen u de stand zult bemannen. 2.9 Internet Er is draadloos internet voorzien in het ICC. Dit is een onbeveiligd netwerk. Het is mogelijk dat u de veiligheidsinstellingen van uw computer hiervoor moet aanpassen Onderhoud Het onderhoud van de stands is voor allen van het grootste belang. Het onderhoudsteam van het ICC zorgt voor het schoonmaken van de stands. Na afloop van de trefdag zorgt iedere standhouder ervoor dat het vuilnis van zijn of haar stand wordt gedeponeerd in de vuilniszakken, ter beschikking gesteld door het ICC Insert in trefdagtas Het is mogelijk om een insert (folder of gadget) toe te voegen aan de informatietas die alle deelnemers aan de AGIV-Trefdag bij aankomst ontvangen. Een insert kost 200 euro (per item, folders max. grootte A4). Indien u ervoor kiest om een gadget toe te voegen, gelieve dan ter goedkeuring een foto van uw gadget mee te sturen met uw aanvraagformulier. Daarvoor levert de standhouder exemplaren ten laatste op woensdag 14 november 2012 aan het AGIV, Gebroeders Van Eyckstraat 16, 9000 Gent (7 e verdieping). Dit is de uiterste deadline! Alle materiaal dat later wordt geleverd, kan niet in de trefdagtas gestoken worden. Indien u een insert wenst, dan kunt u die reserveren met het formulier dat u vindt op het einde van dit document. Dit formulier moet ons bereiken voor 31 oktober Nieuw: het Speeddating Forum Voor de eerste keer kunt u zelf een plaatsje reserveren in het programma van de AGIV-Trefdag. Op de beursvloer wordt namelijk een Speeddating Forum geplaatst met scherm, projector en spreekgestoelte, met plaats voor 20 personen. Dit is hét moment om uw klanten te inviteren en uw producten en diensten voor te stellen, en natuurlijk ook om nieuwe klanten aan te trekken. Een beperkt aantal bedrijven kunnen gedurende een tijdslot van 20 minuten het Speeddating Forum huren, aan 500 euro. Omdat het aantal tijdslots beperkt is, wordt uw aanwezigheid op het Speeddating Forum toegewezen via het first come, first served principe. De toewijzing van het tijdslot wordt bepaald aan de hand van het moment van ontvangst van de aanvraag bij het AGIV. Uw aanwezigheid op het Speeddating Forum is pas toegewezen als u een bevestiging van het AGIV heeft ontvangen. Voor sessies in het Speeddating Forum kunnen bezoekers niet vooraf inschrijven. Iedereen is er welkom. Het programma in het Speeddating Forum zal, voor zover bekend, vermeld worden in het programmaboekje. Dit kan enkel voor de bedrijven die hun aanwezigheid, én onderwerp bevestigen voor 30 juni De rest van het programma zal gaandeweg worden aangevuld op de website. Indien u hier gebruik van wenst te maken, dan kunt u dat doen met het formulier dat u vindt op het einde van dit document. Dit formulier moet ons bereiken voor 31 oktober Verzekering en aansprakelijkheid Het ICC beschikt over een verzekering objectieve aansprakelijkheid ontploffing en brand. Het AGIV neemt een verzekering Burgerlijke aansprakelijkheid gedurende de loop van het evenement. Het AGIV kan niet aansprakelijk worden gesteld als de AGIV-Trefdag als gevolg van overmacht moet worden uitgesteld, afgelast of vroegtijdig afgesloten. Als overmacht wordt beschouwd oorlog, epidemie, opstand, staking, manifestatie, brand, ontploffing of om het even welke situatie die zich voordoet onafhankelijk van de wil van de organisatoren. 4 / 7 5/06/2012 9:34 Standhoudersdossier AGIV-Trefdag 2012

6 2.14 Verbintenis De standhouder verbindt zich formeel tot het naleven van alle clausules van het huidige reglement. Deze clausules moeten strikt worden uitgevoerd. Betwistingen met betrekking tot de interpretatie van de reglementaire bepalingen en de bijzondere richtlijnen van de organisatie van de AGIV-Trefdag worden beslecht door het AGIV. De rechtbank van Gent is bevoegd voor eventuele geschillen. AGIV-Trefdag 2012 Standhoudersdossier 5/06/2012 9:34 5 / 7

7 3 Contactpersoon AGIV-Trefdag Voor vragen over de AGIV-Trefdag kunt u steeds terecht bij Griet De Neve. Dit kan via (griet.deneve@agiv.be) of tel Problemen op de trefdag zelf dienen zo snel mogelijk gemeld te worden. In de week voor de AGIV- Trefdag zal daarvoor een gsm-nummer gecommuniceerd worden aan alle standhouders. Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen (AGIV) Gebroeders Van Eyckstraat Gent tel / 7 5/06/2012 9:34 Standhoudersdossier AGIV-Trefdag 2012

8 4 Inschrijvingsformulier deelname AGIV-Trefdag 2012 Bezorg dit formulier aan het Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen (AGIV), ter attentie van Griet De Neve via of fax VOLLEDIGE NAAM VAN DE ORGANISATIE CONTACTPERSOON FUNCTIE TELEFOON FAX GSM (FACTURATIE)ADRES: STRAAT + NR.. POSTCODE GEMEENTE Bevestigt hierbij (duid duidelijk aan wat u wel en niet wenst): 1 standplaats te huren tijdens de AGIV-Trefdag op 29 november 2012 in het ICC in Gent. De kostplaats van 1 standplaats is 1200 euro voor commerciële bedrijven 800 euro voor niet-commerciële instellingen Akkoord te gaan met het feit dat de toewijzing van de stands wordt bepaald aan de hand van datum en uur waarop het inschrijvingsformulier bij het AGIV binnenkomt. Wij bouwen onze stand op: woensdag 28 november tussen 14h00 en 17h00 donderdag 29 november tussen 7h15 en 8h00 Wij komen met.. personen om de stand te bemannen. Elke standhouder wordt vermeld op de website van de AGIV-Trefdag met de link naar uw website. Gelieve hier de juiste URL te noteren: Uw stand is pas toegewezen als u een bevestiging heeft ontvangen van het AGIV. Een insert (folder of gadget) in de trefdagtas te steken aan 200 euro per item. Folder (max. formaat A4) gadget: (welk gadget-> naam en foto) Lever uw insert voor woensdag 14 november 2012 in exemplaren aan het AGIV,Gebroeders Van Eyckstraat 16, 9000 Gent (7 e verdieping). Een tijdslot van 20 minuten aan te kopen op het Speeddating Forum, aan 500 euro. Het tijdslot is pas toegewezen als u een bevestiging heeft ontvangen van het AGIV. Gelieve hier het titel van uw infosessie te noteren: Akkoord te gaan met het feit dat de toewijzing van het tijdslot wordt bepaald aan de hand van datum en uur waarop het inschrijvingsformulier bij het AGIV binnenkomt. Akkoord te gaan met het standhoudersreglement opgesteld door het AGIV Datum, Handtekening en firmastempel,.. AGIV-Trefdag 2012 Standhoudersdossier 5/06/2012 9:34 7 / 7