Raadsvoorstel agendapunt Aan de raad van de gemeente IJsselstein Raadsstuknummer : 2012/12187 Datum : 24 april 2012 Programma : Bestuur Blad : 1 van 7 Cluster : Bestuur Portefeuillehouder: dhr. drs. P.C. van den Brink Informatie bij : J. van Delden E-mail/tel.nr. : j.v.delden@ijsselstein.nl / 1791 Onderwerp Plan van aanpak samenwerking Montfoort - IJsselstein Samenvatting De gemeenteraden van IJsselstein en Montfoort hebben op respectievelijk 2 en 6 februari jl. een besluit genomen tot ambtelijke samenwerking en hiertoe een bestuursconvenant geaccordeerd. Het bij deze raadsbehandeling toegezegde plan van aanpak ter uitwerking van het convenant wordt nu ter besluitvorming voorgelegd aan beide gemeenteraden. In het bijgevoegde plan zijn de afspraken uit het convenant nader uitgewerkt en voorzien van een tijdpad met beslismomenten. Op donderdag 19 april is het plan van aanpak gepresenteerd aan de beide gemeenteraden nadat het daarvoor was vastgesteld in de collegevergaderingen van 10 (IJsselstein) en 17 (Montfoort) april jl. Inleiding Het op 5 maart jl. ondertekende bestuursconvenant bevat voornamelijk samenwerkingsafspraken op hoofdlijnen. Het convenant is een startdocument waarmee de gemeenteraden van Montfoort en IJsselstein groen licht hebben gegeven voor samenwerking, alvorens deze verder vorm te geven. Naast dit kaderstellende document is behoefte aan een meer concreet plan voor samenwerking, waarin tevens een tijdpad wordt opgenomen en een overzicht van bestuurlijke beslismomenten. Tijdens de raadsbehandelingen van het plan van aanpak in Montfoort en IJsselstein is door beide colleges toegezegd dat: In mei in de raden een plan van aanpak zal worden voorgelegd waarin is beschreven: hoe de nieuwe samenwerking tot stand gaat komen; op welke wijze gemeenteraden worden meegenomen; op welke wijze inzichtelijk gemaakt kan worden welke resultaten geboekt gaan worden tijdens het samenvoegingsproces; Welke resultaten na afloop van het proces in beeld brengen in hoeverre het proces geslaagd is. In het plan van aanpak dat nu voorligt wordt een antwoord op deze vragen gegeven In de gemeente Montfoort is in de door een meerderheid van de raad aangenomen onderstaande motie aangegeven welke elementen in het plan van aanpak moeten worden opgenomen.
Raadsvoorstel Pagina 2 van 7 Uit de notulen van de openbare vergadering van de raad van de gemeente Montfoort, gehouden op 6 februari 2012: Door de fracties van Inwonersbelangen Montfoort Linschoten, CDA en VVD wordt een motie ingediend met de volgende tekst: De raad van de gemeente Montfoort, in vergadering bijeen op 06 februari 2012 gehoord de beraadslaging; overwegende, dat - de colleges van IJsselstein en Montfoort in een brief hebben aangegeven dat het plan van aanpak ter accordering aan de raden wordt voorgelegd; - de raden het proces niet willen vertragen; - daarom wordt gekozen voor een motie i.p.v. een amendement; - de raden mee moeten kunnen groeien met het samenwerkingsproces; van oordeel, dat - het met IJsselstein te bereiken verzorgingsgebied onvoldoende kansen biedt voor synergievoordelen in de werkorganisatie; draagt het college op met de gemeente IJsselstein de volgende afspraken te maken en deze in het plan van aanpak op te nemen: 1. naast de manier van samenwerking ook de te bereiken doelen vast te leggen; 2. hoe om te gaan met niet goed functionerende bestaande samenwerkingsverbanden; 3. hoe andere gemeenten in deze samenwerking kunnen participeren tijdens het proces, waardoor de synergie voordelen kunnen worden verbeterd; 4. de gemeentesecretarissen de rol van projectleider hebben; 5. stuurgroep zorgt voor condities die de projectleiders nodig hebben om de samenwerkingsafspraken volgens planning te realiseren; 6. maandelijks door de stuurgroep te rapporteren aan de colleges en gemeenteraden, waardoor monitoring en bijsturing mogelijk is. 7. de samenwerkingsagenda wordt vooraf ter goedkeuring voorgelegd aan betrokken colleges en raden. en gaat over tot de orde van de dag. In dit voorstel wordt in de paragraaf argumenten puntsgewijs toegelicht waar bovenstaande afspraken in het plan van aanpak zijn verwerkt. Wat willen we bereiken? Met het plan van aanpak willen we het afsprakenkader uit het convenant nader concretiseren. Het uiteindelijke doel van de samenwerking is op pagina 1 van het plan van aanpak beschreven onder de paragraaf waarom samenwerking. Bij punt 1 van de argumenten wordt dit doel nader toegelicht. Waarom willen we dit? 1. Argumenten Zoals vermeld in de inleiding wordt in deze paragraaf puntsgewijs toegelicht hoe de opdrachten uit de motie van de raad van Montfoort van 6 februari jl. zijn verwerkt in het plan van aanpak: 1.Naast de manier van samenwerking ook de te bereiken doelen vast te leggen De manier van samenwerking zal in het uitvoeringsplan nader worden uitgewerkt. Dit plan wordt na het zomerreces aan u voorgelegd
Raadsvoorstel Pagina 3 van 7 In het convenant en het plan van aanpak is vastgelegd wat het doel is van de samenwerking: a) de bestuurskracht van beide zelfstandige gemeenten te versterken; b) een hogere kwaliteit van dienstverlening te realiseren; c) de organisaties te versterken door vermindering van de kwetsbaarheid en daarmee de continuïteit van de uitvoering te waarborgen; d) een gezamenlijk toekomstperspectief te realiseren, waarbij sprake is van twee gemeenteraden en twee colleges, twee secretarissen, een kleine flexibele ambtelijke organisatie met voor iedere gemeentelijke organisatie een eigen bestuursondersteuning en klantcontactcentrum (KCC). De focus ligt hierbij op de dienstverlening aan de eigen inwoners op lokaal niveau. De inwoners ondervinden geen hinder van de activiteiten in de backoffice. Streefdatum voor realisatie van de fundamenten van dit nieuwe toekomstperspectief is 1 januari 2014. e) door middel van een bundeling van krachten een stevigere rol te spelen bij het behartigen van ons gezamenlijke strategisch belang van de bescherming van ons landschap in het Groene Hart. Deze doelen kunnen niet gemakkelijk worden geduid in meetbare verbeteringen. Wat we wél kunnen meten zijn de volgende resultaten: 1. Per 1 januari 2015 moet uit een bestuurskracht onderzoek blijken dat de bestuurskracht van beide gemeenten is toegenomen voor zowel inwoners als bedrijven. 2. Uit een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) moet blijken dat de tevredenheid van medewerkers is toegenomen. 3. De kwaliteit van beleidsontwikkeling moet aanmerkelijk zijn toegenomen; 4. De klanttevredenheid in de klantcontactcentra moet zijn toegenomen. Deze doelen zijn niet altijd objectief kwantificeerbaar maar het moet mogelijk zijn de veranderingen te benoemen, door bijvoorbeeld de (beleefde) kwaliteit te bevragen. 2. Hoe om te gaan met niet goed functionerende samenwerkingsverbanden Een algemeen handelingskader om het functioneren van samenwerkingsverbanden te verbeteren valt buiten het bestek van dit raadsvoorstel en plan van aanpak. Wel is in het convenant opgenomen dat Montfoort en IJsselstein elkaars bestaande samenwerkingsverbanden zullen respecteren en dat nieuwe samenwerkingen met andere gemeenten niet uitgesloten worden. Dit past in de huidige tijdgeest waar bij iedere taak een geschikte samenwerkingsalliantie gezocht wordt met een passende omvang. In het convenant is de afspraak opgenomen dat Montfoort en IJsselstein elkaar informeren ten behoeve van eventuele gezamenlijke aansluiting bij nieuwe samenwerkingsverbanden. In het verlengde hiervan is het uiteraard ook goed mogelijk om de krachten te bundelen om oplossingen te zoeken voor verbetering van het functioneren van huidige samenwerkingsverbanden danwel beëindiging hiervan en het opstarten van nieuwe verbanden. Via samenwerking binnen het onderdeel Strategie van de werkorganisatie MIJ kan hieraan nader invulling worden gegeven. 3. Hoe andere gemeenten in deze samenwerking kunnen participeren tijdens het proces, waardoor de synergie voordelen kunnen worden verbeterd. In het convenant en het plan van aanpak is beschreven dat de werkorganisatie MIJ open staat voor samenwerking met meerdere deelnemers. In het plan van aanpak is toegelicht dat andere partners kunnen deelnemen onder de volgende voorwaarden: -De samenwerking moet iets toevoegen aan de huidige werkorganisatie MIJ; -Incidentele, losse en perspectiefloze samenwerking wordt niet toegestaan.
Raadsvoorstel Pagina 4 van 7 Daarnaast was in het convenant al de voorwaarde opgenomen dat het ingezette samenwerkingsproces niet vertraagt. In het plan van aanpak staat dat de omliggende gemeenten actief worden benaderd om mee te doen aan de samenwerking en deel te nemen aan de werkorganisatie MIJ. Een eerste voorbeeld hiervan is de bijeenkomst voor de colleges van de Lopikerwaardgemeenten op 7 mei a.s. waar het plan van aanpak samenwerking Montfoort-IJsselstein wordt gepresenteerd. 4.De gemeentesecretarissen de rol van projectleider hebben. 5.Stuurgroep zorgt voor condities die de projectleiders nodig hebben om de samenwerkingsafspraken volgens planning te realiseren In het plan van aanpak is op blz. 4 in de paragraaf Projectorganisatie beschreven hoe het samenwerkingsproject wordt geleid en welke rol de gemeentesecretarissen daarbinnen vervullen. 6.Maandelijks door de stuurgroep te rapporteren aan de colleges en gemeenteraden, waardoor monitoring en bijsturing mogelijk is. In het convenant is onder punt 7 (Stuurgroep) vastgelegd dat ieder kwartaal wordt gerapporteerd. Over de voortgang van het proces wordt schriftelijk gerapporteerd. Rapportage over de verbetering van kwaliteit wordt daarbij waar mogelijk tevens via zogenaamde dahsboardmeters inzichtelijk gemaakt. Ten behoeve van monitoring en eventuele bijsturing door de raden zullen zij worden uitgenodigd om aan te geven op welke specifieke onderdelen meting en rapportage gewenst zijn. 7. De samenwerkingsagenda wordt vooraf ter goedkeuring voorgelegd aan betrokken colleges en raden Door middel van het voorleggen van het uitvoeringsplan en inrichtingsplan wordt hier uitvoering aan gegeven. 2. Alternatieven Door adviesbureau Berenschot zijn diverse mogelijkheden voor samenwerking binnen de Lopikerwaard onderzocht. Geconcludeerd is dat samenwerking in een deelalliantie tussen Montfoort en IJsselstein kansrijk is. Aansluiting van andere gemeenten wordt nog steeds als mogelijkheid opengehouden. 3. Kanttekeningen De vorming van een werkmaatschappij wordt in een korte tijdsspanne doorgevoerd. Aan deze snelheid kleven voordelen en risico s. Voortdurend moet worden bewaakt dat snelheid niet ten koste gaat van zorgvuldigheid.
Raadsvoorstel Pagina 5 van 7 Wat gaat het kosten? De voor dit proces benodigde capaciteit is voorhanden binnen beide gemeenten. Geschat wordt dat met het samenwerkingsproces 500 uren op jaarbasis gemoeid zijn, voor beide gemeenten. Vooralsnog wordt niet verwacht dat andere kosten zullen optreden. Indien dat wel het geval is zal dat via de tussentijdse rapportages aan u worden gemeld. Conform de afspraken in het bestuursconvenant vindt uitvoering van de samenwerkingsprojecten plaats binnen de middelen die ter beschikking zijn volgens de door de gemeenteraden vastgestelde begrotingen en/of nader vast te stellen begrotingswijzigingen. Binnen de uit te werken projectvoorstellen wordt aangegeven op welke wijze de financiële bijdrage van de gemeenten wordt ingevuld. Als er aanvullende middelen nodig zijn zal hiertoe uiteraard vooraf een voorstel aan de raden worden voorgelegd. Medezeggenschap Zoals ook is vastgelegd in het bestuursconvenant zijn en worden beide ondernemingsraden actief geïnformeerd en betrokken bij de feitelijke uitwerking, vanuit hun advies- en instemmingsbevoegdheid. Wat gaan we daarvoor doen? In het plan van aanpak wordt beschreven wat er gedaan gaat worden. Communicatie voortraject Medewerkers, buurgemeenten en de provincie zijn en worden over dit plan van aanpak geïnformeerd. Communicatie besluit Via een gezamenlijk persbericht zal worden gecommuniceerd over het proces. Aanvullingen in raadsvoorstel na gezamenlijke raadsbijeenkomst MIJ 9 mei 2012 Naar aanleiding van de gezamenlijke raadsbijeenkomst MIJ van 9 mei 2012 zijn in dit raadsvoorstel de volgende aanvullingen verwerkt: De 2 e alinea onder het kopje Wat gaat het kosten en daaronder het kopje Medezeggenschap. Daarnaast is op blz. 1 van het bijbehorende Plan van aanpak de datum bestuurskrachtonderzoek gewijzigd van 1 januari 2014 in 1 januari 2015. Voorstel 1.Vaststellen van het plan van aanpak samenwerking gemeenten Montfoort en IJsselstein
Raadsvoorstel Pagina 6 van 7 Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN IJSSELSTEIN, De secretaris, de burgemeester, J. van Delden drs. P.C. van den Brink Overzicht bijlagen: - Plan van aanpak samenwerking gemeenten Montfoort en IJsselstein en de realisatie van de werkorganisatie MIJ. - Bestuursconvenant samenwerking gemeenten Montfoort en IJsselstein.
Raadsbesluit blad 7 van 7 De raad van de gemeente IJsselstein; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 24 april 2012, nummer 2012/12187. BESLUIT: 1.Vast te stellen het Plan van aanpak samenwerking gemeenten Montfoort en IJsselstein Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente IJsselstein, gehouden op 24 mei 2012 de griffier, de voorzitter, J.A.M. Kleene drs. P.C. van den Brink