Inkoop Functieprofielen UBR HIS Bezoekadres Rijkskantoor Beatrixpark Wilhelmina van Pruisenweg 52 2595 AN Den Haag Postbus 20011 2500 EA Den Haag Bijlage S Kenmerk 201600267.049.004 Betreft Europese aanbesteding Facilitaire dienstverlening en adviesdiensten ten behoeve van FMH, AIVD en DJI Noot: De profielen zijn qua organisatie en afdeling gericht op FMH. Bij een uitvraag voor de AIVD en DJI zal de uitvraag de relevante informatie van die organisaties bevatten. Medior projectleider Opdrachtgever : Ministerie van BZK FMH Functiegroep FGR : deelprojectleider BBRA-schaal : 10 Organisatie & directie 'Samen leven en wonen, in een democratische rechtsstaat, met een slagvaardig bestuur. BZK, duidelijk voor mensen'. Dit is de missie van BZK. Het ministerie van BZK borgt de kernwaarden van de democratie. BZK staat voor een goed en slagvaardig openbaar bestuur en een overheid waar burgers op kunnen vertrouwen. BZK draagt eraan bij dat burgers kunnen wonen in betaalbare, veilige en energiezuinige woningen in een buurt waar iedereen meetelt en meedoet en het prettig leven is. FMH is de professionele dienstverlener voor rijksorganisaties in de Haagse regio. FMH levert werkplekken met faciliteiten die comfortabel werken mogelijk maken. Het batenlasten agentschap FMH is een professionele dienstverlener die in de regio Haaglanden 22.000 gefaciliteerde rijkswerkplekken levert, waardoor de klanten van FMH comfortabel kunnen werken. In ruim vijf jaar tijd is FMH uitgegroeid tot een organisatie met een omzet van 110 miljoen en ca. 460 fte vast personeel en een flexibele schil van ca. 60 fte. Voor de komende jaren ligt de focus van FMH op de volgende punten: 1. Voorbereid zijn op en uitvoeren van veranderingen verzorgingsgebied; 2. Vormgeven cq intensiveren samenwerking partnerschap; 3. Impactbepaling en implementeren veranderingen Bedrijfsvoering Rijk; 4. Realiseren doorontwikkeling FMH. 1 van 7
Afdeling & team Binnen FMH bestaan de eenheden Regie, Dienstverlening, Bedrijfsvoering en Ontwikkeling & Projectmanagement. De organisatie-eenheid Ontwikkeling en Projectmanagement levert professionele adviseurs en projectleiders op het gebied van facilitair management, interne organisatieontwikkeling en huisvesting, waarmee de eenheid flexibel inspeelt op (toekomstige) vragen. De afdeling Ontwikkeling richt zich voornamelijk op vier belangrijke aandachtsgebieden, te weten: Verzorgingsgebied: proactief bijhouden van de ontwikkelingen in het verzorgingsgebied van FMH, het coördineren van grote huisvestings- en aansluittrajecten, het organisatiebreed bepalen van de consequenties van de mutaties in het verzorgingsgebied; Facilitair management (FM): proactief adviseren van de organisatie op alle facetten van facilitair management, met extra aandacht voor de productontwikkeling op die producten en diensten die FMH zelf levert en onderdeel uitmaken van de locatieteams; Organisatieontwikkeling: een bijdrage leveren aan de interne organisatieontwikkelingen, zowel op cultuur als structuur aspecten; DBFMO: binnen de eenheid wordt de organisatorische inbedding van het contractmanagement op de DBFMO contracten voorbereid. De afdeling Projectmanagement (PM) is verantwoordelijk voor de uitvoering van grote integrale en complexe huisvestingsprojecten, zoals bijvoorbeeld het herinrichten van een pand, verhuizingen, het ontmantelen van panden etc. De projecten worden uitgevoerd voor alle panden behorend tot het verzorgingsgebied van FMH. In het kader van integraal projectmanagement voert PM het project uit en levert de projectleider en de projectteamleden. PM heeft naast het succesvol afronden van het project ook de verantwoordelijkheid voor de overdracht naar de reguliere organisatie. Tijdens de opzet en uitvoering van het project worden de medewerkers op de betreffende locatie(s) met een betreffende expertise en/of verantwoordelijkheid door de projectleider geïnformeerd, betrokken en om advies gevraagd. Het project wordt uitgevoerd volgens het proces Afhandelen maatwerk. PM zal bij projecten optreden als Single Point of Contact (SPOC) richting rijkspartners als Rijksvastgoedbedrijf (RVB) en SSC ICT & ICT Dienstverlener. Een onderdeel van het proces Afhandelen maatwerk is het opstellen van een planning, echter kan een project onderhevig zijn aan politieke en bestuurlijke druk, waardoor werkzaamheden naast kantoortijden ook in de avonden en in het weekend kunnen plaatsvinden. De afdeling is ingericht met een vaste kern en huurt extra capaciteit in wanneer nodig. Binnen de afdeling PM zijn verschillende niveaus projectleiders: senior, medior en junior projectleiders. Afhankelijk van de complexiteit en grootte van het project wordt een project toegewezen aan een junior, medior of senior projectleider. Een projectleider kan zelfstandig een project leiden en hierbij ook een projectteam aansturen, maar kan ook onderdeel zijn van het projectteam en een deelproject aansturen. Functieomschrijving De medior projectleider is verantwoordelijk voor het realiseren van verschillende complexe (deel)projecten op het gebied van verhuizingen, verbouwingen, facilitaire dienstverlening en huisvesting. In deze functie ben je verantwoordelijk voor het betreffende (deel)project. De focus ligt daarnaast op het aansturen van een projectteam en het begeleiden/toezicht houden op (het werk van) derden. De (deel)projectleider valt onder de verantwoordelijkheid van de Senior projectleider van het desbetreffende project. De belangrijkste taken zijn: Een bijdrage leveren aan het definiëren van functionele klantvragen. Het vertalen van de functionele klantvragen naar programma s van eisen en plannen van aanpak. Het vertalen van plannen van aanpak en projectontwerpen naar gedetailleerde implementatie- en realisatieplannen, instructies en draaiboeken. Het maken van werkomschrijvingen en het opstellen van kostenramingen. Het aansturen van de verschillende projectfasen en het organiseren en begeleiden van diverse werkzaamheden (denk aan aanbesteding, uitvoering, controle, oplevering en communicatie). Het opstellen van budgetten en het sturen op kosten en resultaten binnen het project, waarbij realistische inschattingen gemaakt worden ten aanzien van benodigde tijd, capaciteit en middelen. Het functioneel aansturen van het projectteam en het samenwerken met andere afdelingen binnen FMH. Het tijdig signaleren van ontwikkelingen die van invloed zijn op jouw eigen (deel)project. 2 van 7
Het leggen en onderhouden van (in)formele contacten met voor het project relevante partijen en het bij elkaar brengen van deze partijen (verbinding leggen). Functie-eisen Voor de functie van medior projectleider dienen kandidaten aan onderstaande eisen te voldoen: Aantoonbaar hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur door een opleiding facilitair en/of projectmanagement. 3-5 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van verhuizingen, verbouwingen en facilitaire dienstverlening. 3-5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider met grote mate van zelfstandigheid in een politiekbestuurlijke organisatie. Kennis van methoden en technieken voor projectmanagement. Ervaring met het zelfstandig opereren en aansturen van projecten en het werken met een projectteam. Beschikken over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden. Proactief, resultaatgericht, flexibel en accuraat. In een hectische projectgerichte omgeving kunnen werken, zowel uitstekend zelfstandig als in teamverband werken. Beheersen van standaard kantoorapplicaties (Word, Excel en Powerpoint) en ervaring met MS Project. Talent voor plannen en organiseren. Organisatiesensitief en anderen kunnen motiveren. Het beschikken over goede netwerkvaardigheden en een scherp oog hebben voor voortgangscontrole. Klantgericht kunnen samenwerken. Dat betekent dat men verantwoordelijkheid neemt, meedenkt en daadkrachtig handelt. 3 van 7
Senior projectleider Opdrachtgever : Ministerie van BZK FMH Functiegroep FGR : projectleider BBRA-schaal : 11 Organisatie & directie 'Samen leven en wonen, in een democratische rechtsstaat, met een slagvaardig bestuur. BZK, duidelijk voor mensen'. Dit is de missie van BZK. Het ministerie van BZK borgt de kernwaarden van de democratie. BZK staat voor een goed en slagvaardig openbaar bestuur en een overheid waar burgers op kunnen vertrouwen. BZK draagt eraan bij dat burgers kunnen wonen in betaalbare, veilige en energiezuinige woningen in een buurt waar iedereen meetelt en meedoet en het prettig leven is. FMH is de professionele dienstverlener voor rijksorganisaties in de Haagse regio. FMH levert werkplekken met faciliteiten die comfortabel werken mogelijk maken. Het batenlasten agentschap FMH is een professionele dienstverlener die in de regio Haaglanden 22.000 gefaciliteerde rijkswerkplekken levert, waardoor de klanten van FMH comfortabel kunnen werken. In ruim vijf jaar tijd is FMH uitgegroeid tot een organisatie met een omzet van 110 miljoen en ca. 460 fte vast personeel en een flexibele schil van ca. 60 fte. Voor de komende jaren ligt de focus van FMH op de volgende punten: 1. Voorbereid zijn op en uitvoeren van veranderingen verzorgingsgebied; 2. Vormgeven cq intensiveren samenwerking partnerschap; 3. Impactbepaling en implementeren veranderingen Bedrijfsvoering Rijk; 4. Realiseren doorontwikkeling FMH. Afdeling & team Binnen FMH bestaan de eenheden Regie, Dienstverlening, Bedrijfsvoering en Ontwikkeling & Projectmanagement. De organisatie-eenheid Ontwikkeling en Projectmanagement levert professionele adviseurs en projectleiders op het gebied van facilitair management, interne organisatieontwikkeling en huisvesting, waarmee de eenheid flexibel inspeelt op (toekomstige) vragen. De afdeling Ontwikkeling richt zich voornamelijk op vier belangrijke aandachtsgebieden, te weten: Verzorgingsgebied: proactief bijhouden van de ontwikkelingen in het verzorgingsgebied van FMH, het coördineren van grote huisvestings- en aansluittrajecten, het organisatiebreed bepalen van de consequenties van de mutaties in het verzorgingsgebied; Facilitair management (FM): proactief adviseren van de organisatie op alle facetten van facilitair management, met extra aandacht voor de productontwikkeling op die producten en diensten die FMH zelf levert en onderdeel uitmaken van de locatieteams; Organisatieontwikkeling: een bijdrage leveren aan de interne organisatieontwikkelingen, zowel op cultuur als structuur aspecten; DBFMO: binnen de eenheid wordt de organisatorische inbedding van het contractmanagement op de DBFMO contracten voorbereid. De afdeling Projectmanagement (PM) is verantwoordelijk voor de uitvoering van grote integrale en complexe huisvestingsprojecten, zoals bijvoorbeeld het herinrichten van een pand, verhuizingen, het ontmantelen van panden etc. De projecten worden uitgevoerd voor alle panden behorend tot het verzorgingsgebied van FMH. In het kader van integraal projectmanagement voert PM het project uit en levert de projectleider en de projectteamleden. PM heeft naast het succesvol afronden van het project ook de verantwoordelijkheid voor de overdracht naar de reguliere organisatie. Tijdens de opzet en uitvoering van het project worden de medewerkers op de betreffende locatie(s) met een betreffende expertise en/of verantwoordelijkheid door de projectleider geïnformeerd, betrokken en om advies gevraagd. Het project wordt uitgevoerd volgens het proces Afhandelen maatwerk. PM zal bij projecten optreden als Single Point of Contact (SPOC) richting rijkspartners als Rijksvastgoedbedrijf (RVB) en SSC ICT & ICT Dienstverlener. Een onderdeel van het proces Afhandelen maatwerk is het opstellen van een planning, echter kan een project onderhevig zijn aan politieke en bestuurlijke druk, waardoor werkzaamheden naast kantoortijden ook in de avonden en in het weekend kunnen plaatsvinden. De afdeling is ingericht met een vaste kern en huurt extra capaciteit in wanneer nodig. Binnen de afdeling PM zijn verschillende niveaus projectleiders: senior, medior en junior projectleiders. Afhankelijk van de complexiteit en grootte van het project wordt een project toegewezen aan een junior, medior of senior projectleider. Een projectleider 4 van 7
kan zelfstandig een project leiden en hierbij ook een projectteam aansturen, maar kan ook onderdeel zijn van het projectteam en een deelproject aansturen. Functieomschrijving Als senior projectleider ben je eindverantwoordelijk voor verschillende projecten. Jouw focus ligt op het aansturen van het projectteam en het borgen van informatie bij de ingebruikname door het locatieteam. Hierbij werk je intensief samen met het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) en verschillende shared service organisaties (SSO s). De belangrijkste taken zijn: Het organiseren, sturen en coördineren van werkzaamheden in een breed multidisciplinair samenwerkingsverband, onder meer met andere afdelingen binnen FMH, en rijkspartners zoals RVB en overige SSO s. Het bijdragen aan het definiëren van de functionele klantvraag, het opstellen van (technische en functionele) programma s van eisen, plannen van aanpak, contracten en leveringsvoorwaarden en het (laten) controleren van de naleving daarvan, en het (laten) opstellen van oplossingsvoorstellen voor eventuele problemen. Het vertalen van plannen van aanpak en projectontwerpen naar gedetailleerde implementatie- en realisatieplannen, instructies, draaiboeken, vlekkenplannen en planningen. Het opstellen van kostenramingen en het geven van huisvestingsadvies. Het adviseren van projectmedewerkers, junior en medior projectleiders, teamleiders en de leidinggevende van de afdeling, en het overdragen van kennis. Het monitoren en evalueren van de uitvoering van projecten, adviezen en beleid. Het tijdig signaleren van ontwikkelingen die van invloed zijn op het (deel)project. Het tijdig doen van voorstellen voor verbetering van de procesgang en het actief sturen op de implementatie van de gekozen maatregelen. Het aansturen van de verschillende projectfasen en het organiseren en begeleiden van diverse werkzaamheden, zoals aanbesteding, uitvoering, controle, oplevering, overdracht en communicatie. Het opstellen van budgetten en het sturen op kosten en resultaten binnen het project, waarbij realistische inschattingen worden gemaakt ten aanzien van benodigde tijd, capaciteit en middelen. Het aanspreekpunt zijn voor de aannemer en uitvoerder van (multidisciplinaire) huisvestingsprojecten en adviesaanvragen. De kwaliteitsborging van het afdelingsbeleid. Het zorgen voor relevante (management) informatie. Het integraal verantwoordelijk zijn voor uitvoeringsvraagstukken en adviesaanvragen in projecten. Het informeren van de gebruikers en het maken van afspraken met hen over de dienstverlening (eventueel in overleg met de afdeling relatiemanagement), vooral ten aanzien van multidisciplinaire huisvestingsprojecten. Het informeren en het geven van voorlichting en het adviseren over uitvoeringsaspecten, procedures en wet- en regelgeving, vooral ten aanzien van multidisciplinaire huisvestingsprojecten en adviesaanvragen. Functie-eisen Voor de functie van medior projectleider dienen kandidaten aan onderstaande eisen te voldoen: Aantoonbaar academisch niveau, bij voorkeur aangevuld met een opleiding facilitair of projectmanagement. Meer dan 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur binnen de overheid of in een politiek-bestuurlijke organisatie. Ruime aantoonbare ervaring met het integraal managen van diverse complexe projecten op het gebied van verhuizingen, verbouwingen en facilitaire dienstverlening. Recente ervaring in het werken met projectorganisatie en processen, en met het aansturen en coachen van een projectteam. Ervaring in minimaal twee projectmanagementrollen, bijvoorbeeld inkoop- en contractmanagement, inhoudelijk/technisch management, procesmanagement, projectbeheersing of omgevingsmanagement. Ervaring in alle projectfases: initiatief, definitie, ontwerp, voorbereiding, uitvoering en evaluatie. Kennis van methoden en technieken voor projectmanagement. Inzicht in organisatorische, procesmatige en vakinhoudelijke samenhang in bredere context dan de scope van je eigen projecten. Vaardig in het leiden, voorbereiden, implementeren en uitvoeren van projecten. Vaardig in het signaleren en analyseren van informatie, ontwikkelingen en problemen. Vaardig in het inhoudelijk toelichten van projecten, projectresultaten en consequenties. Beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden. Organisatiesensitief zijn en anderen kunnen motiveren. Creatief en een scherp oog hebben voor voortgangscontrole. Een netwerker. Klantgericht kunnen samenwerken. Dat betekent dat men verantwoordelijkheid neemt, meedenkt en daadkrachtig handelt. 5 van 7
Senior adviseur bedrijfsvoering Opdrachtgever : Ministerie van BZK FMH Functiegroep FGR : senior adviseur bedrijfsvoering BBRA-schaal : 12 Organisatie & directie 'Samen leven en wonen, in een democratische rechtsstaat, met een slagvaardig bestuur. BZK, duidelijk voor mensen'. Dit is de missie van BZK. Het ministerie van BZK borgt de kernwaarden van de democratie. BZK staat voor een goed en slagvaardig openbaar bestuur en een overheid waar burgers op kunnen vertrouwen. BZK draagt eraan bij dat burgers kunnen wonen in betaalbare, veilige en energiezuinige woningen in een buurt waar iedereen meetelt en meedoet en het prettig leven is. FMH is de professionele dienstverlener voor rijksorganisaties in de Haagse regio. FMH levert werkplekken met faciliteiten die comfortabel werken mogelijk maken. Het batenlasten agentschap FMH is een professionele dienstverlener die in de regio Haaglanden 22.000 gefaciliteerde rijkswerkplekken levert, waardoor de klanten van FMH comfortabel kunnen werken. In ruim vijf jaar tijd is FMH uitgegroeid tot een organisatie met een omzet van 110 miljoen en ca. 460 fte vast personeel en een flexibele schil van ca. 60 fte. Voor de komende jaren ligt de focus van FMH op de volgende punten: 1. Voorbereid zijn op en uitvoeren van veranderingen verzorgingsgebied; 2. Vormgeven cq intensiveren samenwerking partnerschap; 3. Impactbepaling en implementeren veranderingen Bedrijfsvoering Rijk; 4. Realiseren doorontwikkeling FMH. Afdeling & team Binnen FMH bestaan de eenheden Regie, Dienstverlening, Bedrijfsvoering en Ontwikkeling & Projectmanagement. De organisatie-eenheid Ontwikkeling en Projectmanagement levert professionele adviseurs en projectleiders op het gebied van facilitair management, interne organisatieontwikkeling en huisvesting, waarmee de eenheid flexibel inspeelt op (toekomstige) vragen. De afdeling Ontwikkeling richt zich voornamelijk op vier belangrijke aandachtsgebieden, te weten: Verzorgingsgebied: proactief bijhouden van de ontwikkelingen in het verzorgingsgebied van FMH, het coördineren van grote huisvestings- en aansluittrajecten, het organisatiebreed bepalen van de consequenties van de mutaties in het verzorgingsgebied; Facilitair management (FM): proactief adviseren van de organisatie op alle facetten van facilitair management, met extra aandacht voor de productontwikkeling op die producten en diensten die FMH zelf levert en onderdeel uitmaken van de locatieteams; Organisatieontwikkeling: een bijdrage leveren aan de interne organisatieontwikkelingen, zowel op cultuur als structuur aspecten; DBFMO: binnen de eenheid wordt de organisatorische inbedding van het contractmanagement op de DBFMO contracten voorbereid. De afdeling Projectmanagement (PM) is verantwoordelijk voor de uitvoering van grote integrale en complexe huisvestingsprojecten, zoals bijvoorbeeld het herinrichten van een pand, verhuizingen, het ontmantelen van panden etc. De projecten worden uitgevoerd voor alle panden behorend tot het verzorgingsgebied van FMH. In het kader van integraal projectmanagement voert PM het project uit en levert de projectleider en de projectteamleden. PM heeft naast het succesvol afronden van het project ook de verantwoordelijkheid voor de overdracht naar de reguliere organisatie. Tijdens de opzet en uitvoering van het project worden de medewerkers op de betreffende locatie(s) met een betreffende expertise en/of verantwoordelijkheid door de projectleider geïnformeerd, betrokken en om advies gevraagd. Het project wordt uitgevoerd volgens het proces Afhandelen maatwerk. PM zal bij projecten optreden als Single Point of Contact (SPOC) richting rijkspartners als Rijksvastgoedbedrijf (RVB) en SSC ICT & ICT Dienstverlener. Een onderdeel van het proces Afhandelen maatwerk is het opstellen van een planning, echter kan een project onderhevig zijn aan politieke en bestuurlijke druk, waardoor werkzaamheden naast kantoortijden ook in de avonden en in het weekend kunnen plaatsvinden. De afdeling is ingericht met een vaste kern en huurt extra capaciteit in wanneer nodig. Binnen de afdeling PM zijn verschillende niveaus projectleiders: senior, medior en junior projectleiders. Afhankelijk van de complexiteit en grootte van het project wordt een project toegewezen aan een junior, medior of senior projectleider. Een projectleider 6 van 7
kan zelfstandig een project leiden en hierbij ook een projectteam aansturen, maar kan ook onderdeel zijn van het projectteam en een deelproject aansturen. Functieomschrijving De belangrijkste taken zijn: Het analyseren van ontwikkelingen in de markt, het uitvoeren van marktverkenningen, het signaleren van kansen voor FMH en voorstellen doen; Het adviseren over de vertaling van Rijksbrede ontwikkelingen naar (uitvoering)beleid en dienstverlening; Het verrichten van onderzoek naar de mogelijkheden van nieuwe of verbeterde producten en diensten, het opstellen van voorstellen en deze afstemmen met relatiemanagement en dienstverlening; Het vergaren en leveren van kennis en expertise op het gebied van FM brede thema s Het leiden van minder complexe projecten op het gebied van facilitaire dienstverlening ten behoeve van de klantorganisaties en eigen organisatie; Is integraal verantwoordelijk voor deze projecten; Het zorgen voor projectmanagement, conform de methode Projectmatig Creëren (PMC) en het afstemmen met de betrokken partijen en met andere projecten; FMH organiseert de huisvestingstaken zoals genoemd in de Rijksbrede Producten en Dienstencatalogus (RPDC) proactief, op eigen initiatief vanuit de verantwoordelijkheid voor het ontwikkelen, de uitvoering en de controle van het huisvestingsbeleid in de panden. De adviseur levert hier een actieve bijdrage aan en adviseert de opdrachtgever en interne organisatie over de huisvestingsbehoefte en het huisvestingsbeleid. Functie-eisen Voor de functie van adviseur dienen kandidaten aan onderstaande eisen te voldoen: WO; bij voorkeur Algemene Economie, Bestuurskunde met economische variant meerdere jaren relevante ervaring in meerdere audit- en adviestrajecten, met meerdere klanten; succesvol in projectmatig werken; enige ervaring met aansturen adviestraject/klein team; ervaring in meerdere adviesrollen; ervaring in alle fases van het adviesproces; Kennis en ervaring met procesinrichting; Ervaring met opdrachtgeverschap (o.a. uitbesteden en contractmanagement); Beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden; Ervaring met het leiden van bijeenkomsten; Ervaring met interdepartementaal/multidisciplinair samenwerken; Adviesvaardigheden voor ervaren adviseurs (o.a. veranderkunde, ontwerpen en (bege)leiden workshops, conferenties, feedback geven. e.d.); Projectmanagementvaardigheden; Klantgericht kunnen samenwerken. Dat betekent dat men verantwoordelijkheid neemt, meedenkt en daadkrachtig handelt. De volgende competenties zijn ook van toepassing: Organisatiesensitiviteit Analyseren Overtuigingskracht Netwerken Omgevingsbewustzijn Plannen en organiseren Creativiteit 7 van 7