Provinciale Staten Gedeputeerde Vergadering PS: belast met Nr: 29-09-2006 WEB 287 behandeling: Waveren, H. van Agenda nr: 146 Vergadering GS: 20-06-2006 Nr: WEB0603130/51 Onderwerp: Ontwerp provinciale omroepnota 2006-2009 en structurele meerkosten Omroep Zeeland vanaf 2006 VOORSTEL Aan de Provinciale Staten van Zeeland statenstukken Samenvatting: Door wijzigingen in de financieringsstructuur en de Mediawet hebben wij behoefte de relatie tussen de Provincie Zeeland en Omroep Zeeland duidelijk te omschrijven en vast te leggen. Daarbij zijn de wettelijke kaders en het toezicht hierop bepalend voor de ruimte met betrekking tot ons voorgenomen provinciaal omroepbeleid. Met de provinciale omroepnota 2006-2009, die u in bijlage aantreft, willen wij vorm geven aan deze relatie. Met de aangegeven duur van deze nota wordt aangesloten bij de periode van zendtijdtoewijzing door het Commissariaat voor de Media aan Omroep Zeeland en tevens bij het evaluatiemoment in 2009, dat als controle op de zorgplicht van provincies voor de regionale omroepen is opgenomen in de gewijzigde Mediawet. Ook wordt voor een groot gedeelte gelijke tred gehouden met de cultuurnota Cultuur Continu 2005-2008, waarvan de omroepnota deel uitmaakt. Om Omroep Zeeland in staat te stellen ons omroepbeleid naar omvang en kwaliteit uit te voeren is er sprake van structurele meerkosten vanaf 2006. Dekking van deze meerkosten nemen wij mee in de voorjaarsnota 2006. Wat willen we bereiken? Het versterken van het culturele bewustzijn van inwoners en bezoekers van Zeeland door het vergroten van het publieksbereik en de actieve cultuurparticipatie evenals de versterking van de culturele infrastructuur. In onze visie past een goed toegeruste en kwalitatief hoogwaardig functionerende regionale omroep binnen dit maatschappelijk effect. Waaraan kunnen we zien of alles bereikt is? In de periode 2006 tot en met 2009 versterken en verbeteren van de regionale radio en televisie door in ieder geval het bestendigen van het kwaliteitsniveau 2004, d.w.z. het aantal uitzenduren radio en televisie van totaal 245,5 per week en de kijk- en luisterdichtheid 2004 zoals deze in bijlage 3 bij de omroepnota zijn aangegeven. Wat doen we daarvoor? Wij zullen met Omroep Zeeland voor de periode 2006 tot en met 2009 meerjarige afspraken maken via het voorliggende provinciaal beleidsplan. Wat mag het kosten? De structurele meerkosten, die nodig zijn om de provinciale omroepnota 2006-2009 tot uitvoer te brengen bedragen 477.308. Dekking van deze meerkosten nemen wij mee in de voorjaarsnota 2006. De onderbouwing van de genoemde bijdragen zijn hierna bij het punt Financiering vanaf 2006 weergegeven.
Onderwerp: Ontwerp provinciale omroepnota 2006-2009 en structurele meerkosten Omroep Zeeland vanaf 2006 Voortraject nota omroepbeleid Bij het samenstellen van de provinciale omroepnota 2006-2009 is met enige regelmaat afgestemd met Omroep Zeeland over zowel inhoud als financiën. Dit overleg met zowel bestuur als Raad van Toezicht heeft over en weer tot de nodige duidelijkheid geleid over de mogelijkheden en onmogelijkheden om onder het regime van de Mediawet toch tot een vorm van budgetfinanciering te komen met bijbehorende meerjarenafspraken. Uit de nota zal blijken, dat ondanks de beperkingen die de Mediawet in dit opzicht met zich meebrengt, het toch gelukt is om een aantal specifieke verwachtingen richting Omroep Zeeland te formuleren. De voorliggende nota is eveneens afgestemd met de Raad voor Cultuur Zeeland. In het overleg met Omroep Zeeland is overigens tevens duidelijk geworden, dat het archiveren en ontsluiten van beeldmateriaal Omroep Zeeland nog niet geheel naar wens verloopt. Een in samenwerking met de Zeeuwse Bibliotheek uitgevoerde pilot in 2005, waarin beeldmateriaal uit de eerste drie maanden TV-uitzendingen Omroep Zeeland (oktober december 1997) is gedigitaliseerd en ontsloten, heeft nog niet tot een voor alle betrokkenen aanvaardbaar resultaat geleid. Omroep Zeeland en de Zeeuwse Bibliotheek hebben recent afgesproken om in het najaar 2006 opnieuw te bekijken op welke wijze samen verder gewerkt kan worden op dit punt. Werkingsduur Deze provinciale omroepnota beslaat een periode van vier jaar, van 2006 tot en met 2009. Hierdoor wordt aangesloten bij de periode van zendtijdtoewijzing door het Commissariaat voor de Media aan Omroep Zeeland, t.w. van 19-10-2004 tot 19-10-2009 en tevens bij het evaluatiemoment in 2009, dat als controle op de zorgplicht van provincies voor de regionale omroepen is opgenomen in de gewijzigde Mediawet. Financiering vanaf 2006 Bij de decentralisatie van de omroepmiddelen naar provincies is als voorwaarde door OCW, IPO en ROOS overeengekomen het bekostigingsniveau 2004 als uitgangspunt te nemen en tevens om voor de regionale omroepen vanaf 2005 een reële index te hanteren. Na intensief overleg hierover tussen IPO en ROOS is deze index voor 2005 (en dus met terugwerkende kracht) vastgesteld op 3,34% en voor 2006 (voorlopig) op 2,34%. Omdat de decentralisering van omroepmiddelen effectief pas vanaf 2006 in werking is getreden, vormt 2005 een overgangsjaar. IPO en ROOS zijn van mening, dat het bedrag van de index 2005 voor rekening komt van OCW. In een begeleidend schrijven van de staatssecretaris bij de gewijzigde Mediawet is expliciet aangegeven indien door maatregelen van rijkswege de kosten regionale omroepen wijzigen de veroorzaker ook (financieel) verantwoordelijk is voor deze wijziging. Tot nu toe heeft OCW nog niet positief gereageerd op deze claim van de gezamenlijke provincies. Verder verloopt vanaf 2006 de verplichte afdracht van zenderkosten radio rechtstreeks via de regionale omroepen. Voor Omroep Zeeland betreft het hier een bedrag van 166.892. Voorgaande leidt tot de volgende berekening van de structurele bijdrage 2006: Bekostigingsniveau c.q. structureel subsidie 2004 aan Omroep Zeeland bedraagt 6.477.910 + 3,34% index 2005 ad. 216.362 = 6.694.272 + voorlopige index 2006 2,34% ad. 156.646 = 6.850.918. De zenderkosten radio bedragen 166.892, waardoor het subsidie 2006 uitkomt op 7.017.810. In de provinciale begroting is voor 2006 een budget van.6.540.501,75 gereserveerd. Dit betekent, dat de structurele meerkosten vanaf 2006 dus 7.017.810-6.540.502 = 477.308 bedragen. Dit bedrag is inclusief de claim bij OCW van de reële index 2005 ad. 216.362. Wij stellen u voor te besluiten overeenkomstig bijgevoegd ontwerp-besluit. gedeputeerde staten, Drs. W.T. van Gelder, voorzitter, Mr. Drs. L.J.M. Verdult, secretaris. 2 W0080606.doc
Onderwerp: Ontwerp provinciale omroepnota 2006-2009 en structurele meerkosten Omroep Zeeland vanaf 2006 Ontwerp-besluit De staten der provincie Zeeland, gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten van 20 juni 2006, nr. WEB0603130/51; besluiten: 1. De provinciale Omroepnota vast te stellen, inclusief de structurele meerkosten Omroep Zeeland vanaf 2006, waarvan de claim bij OCW m.b.t. de reële index 2005 onderdeel uitmaakt en 2. tevens in te stemmen met de werkingsduur van deze nota, die gelet op de afgegeven zendmachtiging aan Omroep Zeeland, t.w. van 19-10-2004 tot 19-10-2009, alsmede het evaluatiemoment van de zorgplicht van provincies voor de regionale omroepen, gesteld is op 2006-2009. 3 W0080606.doc
Aanvullende informatie / actualisatie Provinciale Ontwerp Omroepnota 2006-2009 Door de ontwikkeling m.b.t. index 2005 en afschakeling & satelliet is de ontwerp- omroepnota zoals die naar commissie en staten is gegaan op die onderdelen nog niet geactualiseerd. Hierna op grond van voornoemde actualiteit de volgend voorgestelde aanpassingen: 1. Index > in de nota staat: beschikbare middelen (blz. 16) Bij de decentralisatie van de omroepmiddelen is als voorwaarde door OCW, IPO en ROOS overeengekomen het bekostigingsniveau 2004 als uitgangspunt te nemen en tevens om voor de regionale omroepen vanaf 2005 een reële index te hanteren. Na intensief overleg hierover tussen IPO en ROOS is deze index voor 2005 (en dus met terugwerkende kracht) vastgesteld op 3,34% en voor 2006 (voorlopig) op 2,34%. Omdat de decentralisering van omroepmiddelen effectief pas vanaf 2006 in werking is getreden, vormt 2005 een overgangsjaar. IPO en ROOS zijn van mening, dat het bedrag van de index 2005 voor rekening komt van OCW. Hierover is echter tot nu toe geen overeenstemming met OCW bereikt. Verder verloopt zoals wij hiervoor al hebben aangegeven vanaf 2006 de verplichte afdracht van zenderkosten radio rechtstreeks via de regionale omroepen. Voor Omroep Zeeland gaat het hierbij om een bedrag van 166.892. >> Onderstreepte deel kan vervallen. 2. Satelliet e.d. > in de nota staat: onzekerheden en risico s (blz. 17) In het hiervoor aangegeven nieuwe subsidiebedrag vanaf 2006 is nog geen rekening gehouden met de eventuele financiële gevolgen van ondermeer een andere invulling van de rampenfunctie en nieuwe uitzendtechnieken in de toekomst (digitenne, satelliet), waardoor de huidige zenderkosten er waarschijnlijk ook anders komen uit te zien. In geval deze veranderingen een gevolg zijn van een wijziging van rijksbeleid zullen wij, zoals wij eerder in deze nota hebben opgemerkt, in IPO verband de veroorzaker aanspreken op de financiële consequenties van dergelijke maatregelen.voor wat betreft de nieuwe uitzendtechnieken heeft de rijksoverheid onlangs deze aansprakelijkheid erkend. Ook de gevolgen van de reorganisatie en de bedrijfsmatige ontwikkeling van Omroep Zeeland (personeelsuitbreiding en huisvesting) willen wij aanmerken als onzekerheden en risico s. Vooralsnog gaan wij er vanuit, dat Omroep Zeeland voor de korte termijn hiervoor voldoende eigen buffer heeft en in het laatste geval tevens een eigen verantwoordelijkheid. >> onderstreepte deel kan vervallen, vet worden toegevoegd wellicht met actuele data (akkoord 2 e kamer) 3. Financiën Uit de junicirculaire 2006 blijkt (info FEZ), dat als gevolg van de decentralisatie van omroepmiddelen naast de gefaseerde uitkering van de integratiebijdrage er voor Zeeland vanaf 2007 443.000 meer in het Provinciefonds wordt uitgekeerd. In de ontwerpomroepnota staat nu vermeld, dat rekeninghoudend met het in de provinciale begroting 2006 geraamde bedrag voor Omroep Zeeland er sprake is van 477.308 structurele meerkosten vanaf 2006. Het begrip structurele meerkosten is in deze vergelijking dus 'betrekkelijk' en gesteld zou kunnen worden, dat de balans tussen provinciale inkomsten en uitgaven door de decentralisatie van omroepmiddelen, zorgplicht en reële index regionale omroep redelijk in evenwicht blijft gelet op het voorgestelde nieuwe structureel subsidie 2006 Omroep Zeeland. Voorgaande heeft ook effect op de tekst ontwerpnota op blz 16: staat nu bovenaan in 2 e alinea: Voorafgaand aan de overheveling heeft een herschikking van de beschikbare middelen voor de regionale omroepen plaats gevonden. Per provincie zijn op grond van onder meer een veranderd kostenbeeld door technische ontwikkelingen en de bevolkingsgroei in de periode van 2000 tot en met 2005 de bijdragen opnieuw vastgesteld. Voor een aantal provincies leiden de herverdeeleffecten tot een lagere bijdrage in het Provinciefonds. In geval van Zeeland is de berekende bijdrage 2005 ten opzichte van de berekende V1.1 Memo Aanvullende informatie / actualisatie Provinciale Omroepnota 2006 2009 1
bijdrage in 2000 licht positief, t.w. 233.073,-. In deze herrekende bijdrage is echter ook de verplichte afdracht voor de zenderkosten radio ad. 166.892,- opgenomen. Deze kosten werden tot nu toe buitenom de middelen ten behoeve van de regionale omroepen door OCW rechtstreeks via ROOS aan NOZEMA uitgekeerd. Per saldo is voor Zeeland dus slechts sprake van een positief herverdeeleffect van 66.181,-. >> Suggestie n.a.v. voorgaande is (bij voorkeur) dit stukje geheel verwijderen of eventueel (maar minder voor de hand liggend) toe te voegen, dat het hier gaat om informatie uit 2005 welke inmiddels is geactualiseerd. N.b. Archief Omroep Zeeland, aanvullende informatie In het statenvoorstel is aangegeven, dat de archivering en ontsluiting van het beeldarchief van Omroep Zeeland ondanks een in samenwerking met de Zeeuwse Bibliotheek uitgevoerde pilot nog niet geheel naar wens verloopt. Het gaat daarbij niet zozeer over de wijze van ontsluiting, maar meer over de techniek en kwaliteit van het te behouden materiaal. Daarbij zou met voortzetting van de pilot met als doel het beeldmateriaal van de afgelopen 10 jaar geheel te behouden en te ontsluiten een bedrag van bijna 500.000,- zijn gemoeid. De uitkomsten van de uitgevoerde pilot zijn voor de goede orde bij dit memo gevoegd. Zoals in het statenvoorstel is aangegeven zullen Omroep Zeeland en de Zeeuwse Bibliotheek dit najaar opnieuw en op grond van veranderde inzichten en conserveringstechnieken kijken naar een vervolg van de pilot. Een eerste indicatie voor dit vervolg is, dat de kosten waarschijnlijk lager zullen uitvallen, maar dat er toch sprake zal zijn van een forse investering. Een nieuwe opzet voor het vervolg, inclusief herzien kostenplaatje, dient dan ook te worden afgewacht. Gelet op besluitvorming omtrent een eventuele financiele bijdrage vanuit provinciale zijde moet effectieve continuering van een vervolg van het behoud en ontsluiting van het archief van Omroep Zeeland worden voorzien in voorjaar 2007. V1.1 Memo Aanvullende informatie / actualisatie Provinciale Omroepnota 2006-2009 2
Evaluatie pilot-project Televisiearchief Omroep Zeeland Op 21 september 2004 heeft Gedeputeerde Staten een bedrag van 20.000,- beschikbaar gesteld ten behoeve van een pilot behoud en ontsluiting beeldarchief Omroep Zeeland. Het bedrag is beschikbaar gesteld aan de partners in deze pilot, te weten Omroep Zeeland, Zeeuwse Bibliotheek en Zeeuws Archief. De evaluatie is als volgt opgebouwd: tussen aanhalingstekens staat de tekst uit het projectplan. Deze tekst wordt gevolgd door de evaluatie. 1. Doelstelling van het pilot-project Ervaring opdoen met het bewaren en toegankelijk maken van het televisiearchief over de periode 1 oktober 31 december 1997, zodanig dat een werkwijze wordt ontwikkeld die tegemoet komt aan de wensen van de betrokken partijen en die bruikbaar is voor het archief uit de periode 1998-2004, zoveel mogelijk rekening houdt met toekomstige ontwikkelingen op ICT-gebied. Evaluatie In het kader van de pilot is een werkwijze ontwikkeld die tegemoetkomt aan vrijwel alle wensen van de betrokken partijen. Op voorhand was duidelijk dat de pilot niet in een definitieve oplossing voor conservering zou voorzien. De werkwijze is bruikbaar voor het archief uit de periode 1998 2004. Door de aansluiting op van Gigaport en gebruik van faciliteiten van Surfnet zijn de meest geavanceerde ICT-ontwikkelingen toegepast. 2. Beschrijving van het resultaat van het pilot-project Het resultaat moet aan de volgende eisen voldoen: het archiefmateriaal moet voor het grote publiek raadpleegbaar zijn het archiefmateriaal moet voor Omroep Zeeland beschikbaar zijn voor heruitzending en na schriftelijke toestemming van Omroep Zeeland voor andere zendgemachtigden en professionele gebruikers De volgende randvoorwaarden gelden: de werkwijze die voor de periode 1997-2004 wordt ontwikkeld moet ook voor de periode vanaf 2005 bruikbaar zijn bestaande investeringen die de instellingen hebben gedaan worden zo goed mogelijk benut qua kosten moet e.e.a. goed te beheersen zijn en haalbaar er wordt gezocht naar optimale oplossingen raadpleegmogelijkheden en ontsluiting worden in één proces in samenhang gerealiseerd voor conservering wordt tijdens de pilot nog niet in een definitieve oplossing voorzien Kort gezegd willen we het volgende resultaat bereiken: 1. Raadplegen door het publiek Het archief wordt integraal beschikbaar gesteld via internet. Het publiek zoekt in een database de gewenste opname op en kan deze direct afspelen. 1
2. Raadplegen door Omroep Zeeland en andere professionele gebruikers Het archief is toegankelijk via internet (zie 1.) Het benodigde materiaal wordt in de database opgezocht en de gewenste opname wordt op XD-cam schijfje in IMX-30 kwaliteit beschikbaar gesteld. De XD-cam schijfjes worden door Omroep Zeeland bewaard. 3. Bewaarfunctie De XD-cam schijfjes in IMX-30 kwaliteit gelden als werkkopie. De originele Betacam-SX banden worden in geklimatiseerde omstandigheden bewaard. Evaluatie Het archiefmateriaal van de periode oktober december 1997 is ontsloten via de Beeldbank Zeeland van de Zeeuwse Bibliotheek en is daarmee in principe gereed om op Internet aan te bieden. Over het al dan niet beschikbaarstellen op Internet van het materiaal van de pilot moet nog een beslissing worden genomen (is afhankelijk van de vraag of er een vervolg komt). Omroep Zeeland beschikt over een kopie van hoge kwaliteit, die gebruikt kan worden voor heruitzending. Wat betreft de randvoorwaarden: De werkwijze is ontwikkeld is bruikbaar voor de periode 1997 2004. Voor de periode vanaf 2005 moet een andere werkwijze ontwikkeld aangezien Omroep Zeeland begin 2005 is overgeschakeld naar een nieuw montage- en uitzendsysteem. De investeringen die de subsidiegevers van de Zeeuwse Bibliotheek in de ICT-infrastructuur van de bibliotheek hebben gedaan zijn ten volle benut. De Gigaportverbinding en de bijbehorende Surfnetfaciliteiten (videoportal) zijn onmisbare schakels in het werkproces. De kosten zijn iets hoger uitgevallen dan geraamd. Het betreft vooral de kosten van het overzetten van de Betacam-banden naar XD-cam. Deze werkzaamheden zou Omroep Zeeland oorspronkelijk voor haar rekening nemen. Dit bleek niet haalbaar zodat het overzetten tegen aanzienlijke meerkosten moest worden uitbesteed. De randvoorwaarde er wordt gezocht naar optimale oplossingen suggereert dat het wellicht nodig zou zijn om concessies te doen aan de resultaten indien zou blijken dat maximale kwaliteit niet haalbaar zou zijn. Uiteindelijk kan geconstateerd worden dat de kwaliteit van de ontsluiting en de beeldkwaliteit van de nieuwe drager maximaal zijn. Raadpleegmogelijkheden en ontsluiting zijn aan elkaar gekoppeld zodat het niet nodig is om eerst een catalogus te raadplegen en daarna de opname erbij te zoeken. 3. Evaluatie op deelaspecten 3.1. Beeldkwaliteit Voor het archief dat door het publiek wordt geraadpleegd, kan volstaan worden met opslag in een lage resolutie. Hiermee wordt gegarandeerd dat de opnamen niet misbruikt kunnen worden voor het maken van illegale kopieen en voor hergebruik door niet-rechthebbenden. Omroep Zeeland beschikt over XD-cam schijfjes (in IMX-30) in uitzendkwaliteit. Evaluatie Deze opzet is gerealiseerd 3.2. Ontsluiting Het niveau van ontsluiting is zeer bepalend voor de kosten die gemaakt moeten worden om het archief over de periode 1997-2004 toegankelijk te maken. Als voorbeeld dient het format dat door het Instituut voor Beeld en Geluid is ontwikkeld voor het Hilversumse materiaal. Het diepgaande niveau van ontsluiting is niet noodzakelijk en niet haalbaar voor het archief van Omroep Zeeland, zodat gekozen wordt voor een beperking van het aantal velden en het opnemen van informatie door middel van steekwoorden. 2
Evaluatie Ondanks de concessies die, in vergelijking met de werkwijze die in Hilversum wordt toegepast, zijn gedaan blijkt de ontsluiting een arbeidsintensief proces te zijn. Voor een t.v. uitzending van een half uur kost de ontsluiting ca. 2 uur (door een ervaren medewerker die kennis van Zeeuwse zaken en van catalogiseren heeft). Vooral het inhoudelijk beschrijven van de nieuwsuitzendingen kost veel tijd. De informatie die deze werkwijze oplevert is wel bijzonder waardevol: alle personen, plaatsen, gebeurtenissen zijn tot op detailniveau terug te vinden. Een minder diepgaande wijze van ontsluiting zou het gehele archief veel minder interessant maken. De draaiboeken bieden te weinig informatie om als basis voor ontsluiting te kunnen dienen; bovendien stemmen ze vaak niet overeen met de feitelijke uitzending omdat er op het laatste moment nieuwsitems zijn ingelast. 3.3. Selectie Vermoedelijk is selectie het meest arbeidsintensieve deel van het proces. Het op voorhand ontwikkelen van criteria is lastig. Tijdens de pilot wordt niet geselecteerd; het materiaal wordt integraal overgezet en ontsloten. Voor het weerbericht en de kinderprogramma s wordt een pragmatische oplossing bedacht. Evaluatie Zoals hierboven is geschetst wordt de waarde van het archief bepaald door de diepgang waarmee het wordt ontsloten. De pilot heeft duidelijk gemaakt dat integrale ontsluiting van de nieuwsuitzendingen zeer waardevolle en gedetailleerde informatie oplevert. Voor specials over één onderwerp en kinderprogramma s kan volstaan worden met een korte aanduiding. Dit geldt ook voor de rubriek Toeren, waarvan de gezamenlijke uitzendingen een goed beeld geven van hoe Zeeland er anno 1997 uitzag. 3.4. Dienstverlening De dienstverlening aan het publiek wordt door de Zeeuwse Bibliotheek uitgevoerd. Hierbij wordt primair uitgegaan van zelfwerkzaamheid door de klanten via de website. Eventuele vragen en reacties worden door de Zeeuwse Bibliotheek afgehandeld. Voor degenen die het archief willen bekijken in een betere kwaliteit dan thuis wordt in de bibliotheek een kijk- en luistergelegenheid gecreeerd. Voor heruitzending heeft Omroep Zeeland de XD-cam schijfjes in IMX-30 kwaliteit. Derden die het materiaal in uitzendkwaliteit willen gebruiken wenden zich tot Omroep Zeeland. Evaluatie Dit punt was gedurende de pilot nog niet aan de orde. 3.5. Auteursrecht De rechten op het materiaal berusten op een enkele uitzondering na bij Omroep Zeeland. Evaluatie Van de speelfilms die door Omroep Zeeland zijn uitgezonden wordt wel een beschrijving opgenomen die fungeert als doorverwijzing; de films zelf zullen niet via het t.v. archief bekeken kunnen worden. Soms zijn in uitzendingen shots van derden ingelast waarvan het copyright dus niet bij Omroep Zeeland berust. Voor zover mogelijk zal geprobeerd moeten worden om toestemming te verkrijgen voor het vertonen van het materiaal (in een lage resolutie) op Internet. Dit geldt ook voor het materiaal dat voor Terugkieke is gebruikt. 3
Om problemen met rechthebbenden te ondervangen wordt een algemene disclaimer-tekst ontworpen waarin vermeld zijn dat getracht is de rechthebbenden te achterhalen en tot wie men zich kan wenden als er bezwaar is tegen het gebruik. Op grond van een ingediend bezwaar kan Omroep Zeeland alsnog besluiten de tekst te verwijderen. Nieuwsitems die ten tijde van de uitzending tot gevoeligheden aanleiding gaven worden gewoon opgenomen. 3.6. Taakverdeling De taak van het Zeeuws Archief is het conserveren van het materiaal om daarmee behoud op lange termijn veilig te stellen. De Zeeuwse Bibliotheek concentreert zich op het toegankelijk maken van het materiaal en de dienstverlening aan het publiek. De taak van het Zeeuws Archief wordt onder invloed van de ervaringen na de pilot nader bezien. In eerste instantie fungeert het Zeeuwse Archief als bewaarplaats voor de orignele Betacam SX-tapes. Evaluatie Deze taakverdeling blijft in principe gehandhaafd maar in het kader van de plannen voor een webportal Geschiedeniszeeland.nl zien beide instellingen bredere toepassingsmogelijkheden voor het materiaal uit het t.v. archief. Het beschikbaarstellen van het t.v. archief zou in deze opzet primair via deze portal verlopen. De originele Betacam SX-tapes zijn overigens nog niet overgebracht naar het Zeeuws Archief. 3.7. Bewaarfunctie Als de XD-cam schijfjes in IMX-30 kwaliteit als nieuw origineel worden aangemerkt, dan is er geen noodzaak om de Betacam SX tapes te bewaren. De XDcam schijfjes in IMX-30 kwaliteit zijn echter tevens werkkopie. De vraag dient zich aan hoe groot het risico is dat er tapes verloren gaan of beschadigd raken. Deze vraag is tijdens de pilot nog niet aan de orde (de SX banden zijn immer nog redelijk van kwaliteit) maar is wel van belang bij het maken van definitieve keuzes. Een "occulaire inspectie" heeft aangetoond, dat het oudste materiaal kwalitatief nog acceptabel is. De directe noodzaak om anno 2005 zoveel mogelijk banden op een nieuwe drager te zetten is daarmee vervallen. Evaluatie Omroep Zeeland beschikt nu over XD-cam schijfjes die als nieuwe originelen gelden. Dit zijn echter tevens werkkopieen die in principe beschadigd of kwijt kunnen raken. Het deponeren van een tweede schijfje als bewaarkopie bij het Zeeuws Archief zou hiervoor een oplossing zijn, maar werkt kostenverhogend. Overigens is er nog geen algemeen geaccepteerde oplossing voor conservering van videomateriaal. Steeds vaker wordt gekozen voor opslag op een server. Bij het Gelders Archief wordt geconserveerd middels een kopie op DVD-kwaliteit De conclusie is dat de betacambanden vernietigd kunnen worden nu er een nieuwe drager is. 4
3.8. Toekomst Omroep Zeeland is bezig met facilitaire herinvesteringen, waardoor de omroep de beschikking heeft over apparatuur die ook kan worden ingezet voor het kopieren van videomateriaal. De keuze is gevallen op het IMX-30 systeem van Sony. Het nieuwe systeem levert ook weer dragers op die na verloop van tijd gearchiveerd moeten worden.het is van belang dat het materiaal in de toekomst aan de bron wordt ontsloten, dus bij Omroep Zeeland. Dit betekent dat het verstandig zou zijn als het niveau van ontsluiting van de dagelijkse productie in de toekomst minimaal gelijk is aan het niveau waarop het archiefmateriaal wordt ontsloten. Evaluatie Er zijn geen afspraken gemaakt over het niveau waarop Omroep Zeeland de dagelijkse productie ontsluit. Dit betekent dat een vervolgproject zich op z n minst tot 2005 zal moeten uitstrekken. 3.9. Werkproces Geredeneerd vanuit het eindresultaat (het webarchief) is een aantal stappen nodig. Er is altijd een fysieke drager noodzakelijk als back-up en om het materiaal op een server te kunnen zetten. Stappen tijdens de pilot: 1. SX banden overzetten op XD-cam schijfjes in IMX-30 kwaliteit door Omroep Zeeland. 2. Kopie maken op DVD-schijfje in MPEG2 formaat door Omroep Zeeland 3. Zeeuwse Bibliotheek zet deze kopie om van standaard MPEG2 naar streaming formaat 4. Zeeuwse Bibliotheek maakt streaming formaat toegankelijk via Srufnet Video portal 5. Zeeuwse Bibliotheek draagt zorg voor de ontsluiting zoals omschreven in bijlage 1. 6. SX banden overbrengen naar Zeeuws Archief 7. Streaming video formaat laden op server tbv raadpleging via internet (ZB). Evaluatie 1. Uitgevoerd door firma Tapes in Rotterdam 2. Uitgevoerd door firma Tapes in Rotterdam 3. Uitgevoerd door Zeeuwse Bibliotheek 4. Uitgevoerd door Zeeuwse Bibliotheek 5. Uitgevoerd door Zeeuwse Bibliotheek 6. Niet uitgevoerd (banden liggen in kluis ZB) 7. Uitgevoerd door Zeeuwse Bibliotheek 5
3.10 Kosten uitgevoerde pilot 1. Overzetten Betacam banden op XD-cam schijfjes in IMX-30 kwaliteit door OZ 2. Produceren van een kopie op DVD-schijfjes in MPEG2 kwaliteit door OZ Raming Realisatie 1.380,- materiaalkosten Tapes: 550,- afschrijving - 5.216,40 1.375,- personeel - 566,00 1.000,-app. & materiaal - 2.763,86 Totaal 1. en 2. 3.405,- 8.546,26 3. DVD-schijfjes in MPEG2 kwaliteit omzetten naar streaming formaat door ZB. 80 uur 25,00 2.000,- 522,88 (16 uur a 32,68) 4. Servercapaciteit ZB 3.000,- 3.000 5. Vervoer Betacam banden ZA 250,- - 6. Tarief streaming server 1.500,- /jaar 1.500 Surfnet 70 / Gb/ jaar 7. Personeelskosten ontsluiting 160 uur 25,00 4.000,- 5.228,80 (160 uur a 32,68) 8. Personeelskosten bouw 3.000,- 3.000,- demosite 40 uur a 75,- 9. Onvoorzien 1.945,- 0 Totaal 20.000,- = 19.100 21.798 6
3.11 Indicatie kosten vervolg Kosten project t.v. archief Omroep Zeeland 1998-2005 concept 25 augustus 2005 uitzendjaar 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 totaal minuten minuten minuten minuten minuten minuten minuten minuten 10720 10600 11040 10440 10640 10760 11160 1560 banden banden banden banden banden banden banden banden 268 265 276 261 266 269 279 39 Overzetten betacam - xdcam per band 102,27 27.408 27.102 28.227 26.692 27.204 27.511 28.533 3.989 196.665 kosten conservering excl kopie voor ZA 196.665 Encoderen naar MPEG per band 27,60 7.397 7.314 7.618 7.204 7.342 7.424 7.700 1.076 53.075 Encoderen naar MPEG per minuut 1,84 19.725 19.504 20.314 19.210 19.578 19.798 20.534 2.870 141.533 Omzetten naar streaming formaat 64 uur a 35 2.240 2.240 2.240 2.240 2.240 2.240 2.240 2.240 17.920 ontwikkeling site loopt mee met Beeldbank - - - - - - - - - kosten internetvoorziening 212.528 personeelskosten ontsluiting 640 uur a 35 22.400 22.400 22.400 22.400 22.400 22.400 22.400 3.500 160.300 kosten ontsluiting 160.300 totaal projectkosten 569.493 prijzen excl BTW incl 8% relatiekorting kalenderjaar servercapaciteit benodigde GB oplopend per uitz.jaar 25 50 75 100 125 150 175 200 per kalenderjaar tarief surfnet afhankelijk van GB 800 1.800 3.500 3.500 4.300 5.250 7.000 8.750 8.750 Servercapaciteit ZB afschrijving per kalenderjaar 5.000 totaal vaste kosten 5.000 7