Functiebeschrijving: Verantwoordelijke ontwikkeling mobiliteit en grondbeheer Voor akkoord Naam leidinggevenden: Datum + Handtekeningen 1 e evaluator: 2 e evaluator: Beleidsdomein: Mobiliteit Entiteit: Waterwegen en Zeekanaal NV Naam functiehouder Handtekening 1
DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE EN TAKENPAKKET 1. Context 1.1. Hoofdactiviteit van de dienst De afdeling commercieel beheer is verantwoordelijk voor het realiseren van de commerciële opdracht van W&Z zoals die werd bepaald in het Mission Statement van W&Z en werd verduidelijkt in het ondernemingsplan 2006. Meer concreet houdt dit in: - Het verzekeren en maximaliseren van de commerciële inkomsten van W&Z op basis van een efficiënte vermarkting van het beschikbare patrimonium/vastgoed o.a. via het afsluiten van concessieovereenkomsten en het initiëren van projecten. - Het beheer van het commercialiseerbaar patrimonium/vastgoed. - Het bewerken van de modal shift van de weg naar de waterweg (zowel wat betreft de binnenvaart als de Short Sea Shipping). - Het verhogen van het multifunctioneel gebruik van de waterwegen. - Het werven van nieuwe klanten en het verzorgen van de relaties met de bestaande klanten en andere overheden (gemeenten, provincies). De werking van de afdeling is proces- en project georiënteerd, dit wil zeggen dat de commerciële processen of projecten onder aansturing van het afdelingshoofd van de afdeling Commercieel Beheer dwars door de organisatie lopen en slechts met succes kunnen gerealiseerd worden in samenwerking met de territoriale afdelingen. Om de afstemming met de territoriale afdelingen te optimaliseren en de binding met de districtswerking te kunnen realiseren wordt voor de regio s van elke territoriale afdeling een regionale cel commercieel beheer voorzien. Deze regionale cellen worden rechtstreeks aangestuurd door het afdelingshoofd van de afdeling Commercieel Beheer. De cel projectontwikkeling en beleid staat in voor het ontwikkelen, voorbereiden, uitvoeren en opvolgen van (her-) ontwikkelingsprojecten. Het is duidelijk dat tal van deze projecten gerealiseerd zullen worden in samenspraak en in overleg met de territoriale afdelingen (azs,abs,azk) omdat voor heel wat projecten investeringen door W&Z noodzakelijk zijn. Het behandelen en opvolgen van beleids- en transversale dossiers (vb. de Europese dossiers, Minder Hinder, ), het verdedigen van de commerciële belangen van W&Z op bovenlokaal niveau en het detecteren van (Europese) subsidiemogelijkheden. Een goede afstemming met de afdeling Coördinatie is uiteraard aangewezen voor de opvolging van beleidsdossiers. 1.2. Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden 1.3. Organogrammen Het organogram kan men terugvinden op intranet. 2
1.4. Kwantitatieve gegevens Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: 10 000 000 euro (direct, solidair) (cijfers 2008) 3 beleidsdossiers implementeren op het terrein: - estuaire vaart - schone motoren - steun intermodaal vervoer 2. Doel Onderzoeken adviseren, opvolgen van beleidsdossiers en procedures, plannen en coördineren van activiteiten en/of handelingen betreffende de projecten estuaire vaart, schone motoren en steun intermodaal vervoer teneinde via een concrete en efficiënte toepassing van de wet- en regelgeving een verantwoord transport op de waterweg bevorderen, dat de belangen van de vennootschap vrijwaart, rekening houdende met de Mission Statement. Context: conform met de procedures, wetgeving, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d. en binnen de doelstellingen van het beleid. 3. Resultaatgebieden 3.1. VERVOLLEDIGING DOSSIERS Voorbereiden van de studie, het technisch advies of de opdracht teneinde te kunnen beschikken over volledige beleidsdossiers met alle noodzakelijke dossierelementen Voorbeelden van activiteiten: Opvragen, verzamelen en inventariseren van een aantal gegevens, in het bijzonder aangaande opportuniteiten met betrekking tot de waterweggebonden ontwikkeling. Aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van potentiële klanten (telefonisch, terreinbezoek, ) en/of marktonderzoek Administratief en praktisch uitwerken, opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen Administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende vragen Checklist opmaken voor financiële gegevens voor de opvolging en de uitbetaling 3.2. ANALYSE Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde gefundeerde voorstellen van beslissing en praktische uitvoering van de beleidsdossiers te kunnen formuleren. Context : Procedures, wetgeving, regelgeving, normen,. Voorbeelden van activiteiten: Een plan uitdenken voor de praktische uitvoering van de beleidsdossiers Interpreteren van statistische gegevens Bij de praktische uitvoering van de projecten: algemene voorwaarden opstellen en aanvragen voor overeenkomsten met potentiële klanten (bedrijven, schippers, afhankelijk van het project) onderzoeken of deze voldoen aan de voorwaarden 3
Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures, vastgelegde beleidsopties Alle relevante elementen uit de dossiers, verslagen en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren Argumenten pro en contra verzamelen Onderzoeken van haalbaarheidsfactoren 3.3. VOORSTEL VAN BESLISSING Voorstel van overeenkomsten formuleren teneinde de bevoegde perso(o)n(en) toe te laten overeenkomsten tijdig en kwalitatief af te sluiten. Uitwerken van voorstellen van overeenkomsten Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve adviezen Beslissing bezorgen aan de bevoegde instantie 3.4. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Tijdig de communicatie en contacten intern en extern verzorgen teneinde te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Leggen van diverse contacten binnen Waterwegen en Zeekanaal NV en de Vlaamse overheid en met (potentiële) klanten Vragen m.b.t. het verloop en de uitvoering van de projecten telefonisch en schriftelijk beantwoorden Beslissing aan betrokkenen toelichten Klanten adviseren over de te volgen procedure, de overeenkomst Informatie uitwisselen over de beleidsdossiers Doorgeven van relevante informatie uit vergaderingen aan de betrokkenen Inlichtingen verstrekken aan betrokken personeelsleden, besturen en diensten Parlementaire vragen beantwoorden Opstellen van rapporten en nota s Deelnemen aan coördinatievergaderingen 3.5. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. de ontwikkeling van mobiliteit en grondbeheer teneinde de kwaliteit van de uitvoering van de projecten te optimaliseren. De nodige kennis en informatie vergaren door studie en onderzoek Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie Vakkennis ontwikkelen en actualiseren Trends en evoluties volgen betreffende mobiliteit en grondbeheer Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering de richtlijnen en procedures en tot de ontwikkeling van nieuwe projecten Deelnemen aan projecten 4
3.6. OPVOLGING Opvolgen van de uitvoering van de afgesloten overeenkomsten teneinde ervoor te zorgen dat de overeenkomsten worden nageleefd. Controleren of de naleving van de overeenkomsten correct wordt opgevolgd Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden in navolging uitvoering projecten De personeelsleden die de overeenkomsten dienen op te volgen responsabiliseren betreffende zaken die niet correct verlopen Overeenkomsten afdwingbaar maken Klachten en beroepen rond overeenkomsten behandelen Nagaan of de subsidies tijdig en met het juiste doel worden aangewend 3.7. BELEIDSADVIES Vanuit expertise en rekening houdend met trends een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van wetgeving, richtlijnen, procedures en normen teneinde ervoor te zorgen dat het beleid voldoende input heeft vanuit de realiteit en nieuwe projecten kunnen gerealiseerd worden. verdedigen van het standpunt van de (deel)organisatie in vergaderingen en geven van feedback aan de directie of andere betrokken diensten; opstellen van rapporten en nota's; voorbereiden van dossiers voor de beleidsverantwoordelijken; formuleren van adviezen; leveren van elementen ter rapportering aan de hogere echelons (minister, Raad van Bestuur, enz.); leveren van bijdragen ten behoeve van ontwerpen van decretale teksten/besluiten; formuleren van concrete voorstellen om een verdere modal shift naar de waterweg te realiseren DEEL 2: COMPETENTIEPROFIEL 4. Waardegebonden en gedragscompetenties 1 4.1. Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. 1 Bij de beschrijving van de gedragscompetenties gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord hij om te verwijzen naar een persoon. Met deze persoon verwijzen we zowel naar mannen als vrouwen. U kunt hij dus gerust als zij lezen. Ook hem en zijn kunnen gelezen worden als haar. 5
nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ) - Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ) - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk - Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden - Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen 4.2. Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Helpt anderen en pleegt overleg - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen 4.3. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 3 Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes ) - Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ) 4.4. Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen 6
- Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken 4.5. Resultaatgerichtheid Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen Formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet zich ten volle in om die te bereiken. - Legt de lat hoog, formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen - Gaat actief op zoek naar de best mogelijke manier om die doelen te bereiken, weegt opties tegen elkaar af - Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega s) moet overtuigen - Stuurt op regelmatige basis het proces bij, met het oog op het behalen van de doelstellingen - Geeft niet op, zoekt actief naar alternatieven als hij met hindernissen en tegenslagen te maken krijgt 4.6. Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen Niveau 3 Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren - Levert onder druk kwaliteitsvol werk af - Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren - Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid - Combineert kwantiteit met kwaliteit - Blijft oog voor detail hebben onder tijdsdruk 4.7. Probleemanalyse (analytisch denken) Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie Legt verbanden en ziet oorzaken - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie - Detecteert onderliggende problemen - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie 4.8. Oordeelsvorming (synthetisch denken) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan 7
- Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties - Betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in zijn overwegingen - Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing - Neemt bij problemen of situaties een persoonlijk standpunt in - Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie 5. Vaktechnische competenties Functiespecifieke kennis Op korte termijn te verwerven (bij nieuwe aanwerving): Noties van financiële begrippen Specifieke kennis van het transportgebeuren en logistiek 6. Opmerkingen De functiebeschrijving biedt een goede weergave van minimum 80% van uw takenpakket. Deze functiebeschrijving is dus niet beperkend. Het spreekt voor zich dat u taken die in de lijn liggen van uw functie dient uit te voeren. 8