Verslag Expeditie Ruimte Etappe 3, september 2016 Een goede Raad In september vonden de verdiepingsdagen van Expeditie Ruimte met als thema Een goede raad plaats. Centraal in deze bijeenkomst stond het krachtenveld tussen het dagelijks bestuur, gemeenteraad / Provinciale Staten en ambtenarij. Aftrap De aftrap in de ochtend was een kort filmpje over Loon op Zand om aan te geven dat het toneel zeer bepalend kan zijn voor de aard van de discussie in een gemeenteraad. Naar aanleiding van dit voorbeeld hebben de deelnemers voorbeelden gedeeld met elkaar van goede en slechte menings-en besluitvorming. Dit hebben zij vervolgens kort bediscussieerd aan de hand van de 7T s. Deze kunnen je helpen om procesmatig ook bij de besluitvorming zaken beter voor te bereiden: langs de 7T s van Thema/Timing/Tempo/Toegang/Toon/Toneel en Tol hebben we verschillende cases nog even gefileerd. Prof. Dr. Korsten. Hoogleraar Bestuurskunde Prof.Dr. Korsten heeft de deelnemers meegenomen aan de hand van verschillende vragen: welke dilemma s spelen bij de lagere bestuurslagen? Hoe zorg je voor transparantie zonder bureaucratie? Hoe verhoud je je als ambtenaar tot bestuurders en raadsleden? Dit was de opmaat naar het inzoomen op ruimte voor burgerparticipatie en burgerinitiatieven. Een aantal lessen uit dit college zijn: Rolvastheid en vaste patronen in contacten zijn echt nodig Wees er alert erop dat vertrouwelijke gesprekken moeilijk te houden zijn: er heerst een taboe op geheim. Wees transparant. Actieve rol van de griffie én het presidium; zonder goed presidium wordt het chaos Houdt de trits aan: opiniërende vergaderingen, stadsgesprekken, besluitvorming Het gemiddeld raadslid heeft slechts 15,9 uur in de week voor het raadswerk, help hem/haar met beknopte stukken en gerichte vragen Vertrouwen is het sleutelwoord; dan zijn soepele communicatie en soepele regels mogelijk. Professor Korsten sloot af met de prikkelende vraag wat dit vraagt van raadsleden, college en ambtenaren. De presentatie van Prof.dr. Korsten staat op Moodle. Dilemma s uit de praktijk Vervolgensis men in 6 groepen uiteen gegaan om aan de slag te gaan met de eigen dilemma s uit de praktijk. Hierbij stond de vraag centraal: Wat is de volgende processtap en hoe ontwerp je deze? Het was zinvol om met elkaar weer even te reflecteren op stakeholders, belangen en op de noodzaak van een goede procesontwerp: het helpt in de focus en helpt partijen aan te haken. Dit onderdeel werd afgesloten met een korte reflectie van Prof. Dr. Korsten en de expeditieleiders.
Minisimulatie: in de schoenen van de ander Na de lunch hebben de deelnemers via de 5-puzeelstukken oefening ontdekt dat er altijd wederzijdse afhankelijkheden zijn in het oplossen van de puzzel. Soms moet je daarvoor je eigen belang eerst even opzij zetten, om daarna via een beter resultaat voor iedereen toch dat eigen belang goed te kunnen dienen. Bovendien bleek dat anderen de oplossing soms eerder zien dan jij zelf en dat dat vaak in (gebieds)processen ook het geval is. Aan de hand van een kleine simulatie hebben ze geoefend met als insteek de drie-eenheid als raad, college en ambtenaren. Het bleek een enorm waardevolle manier om eens in de schoenen van de ander te staan en te ervaren wat de rol is van raadsleden en bestuurders. En dat het heel lastig is om een initiatief bij de initiatiefnemers te laten en het als gemeente niet over te nemen! De casus die centraal stond was een beweegpark voor ouderen. De focus lag op het gezamenlijk oefenen en ervaren van een consistente boodschap, het creëren van initiatiefruimte voor burgers en de vertaling naar de eigen gemeente / provincie. Na deze oefening hebben de deelnemers uitvoerig gereflecteerd aan de hand van de drie rollen tijdens de simulatie en welke lessen daaruit naar voren kwamen. Die bleken per persoon soms nog wel te verschillen, maar er waren twee centrale lessen: Initiatiefnemers zijn snel geneigd alle problemen bij een overheid neem te leggen en hen te vragen dit op te lossen. Het overnemen van een initiatief is juist vaak niet de oplossing, maar schept veel onduidelijkheid over rollen. Het faciliteren van initiatieven is iets anders dan alleen toetsen of het past binnen beleid, maar vergt openheid, meedenken en intern binnen de gemeente hulp/steun organiseren om te kijken hoe het wel zou kunnen. Rode draad van de tafelkleden Als laatste inhoudelijke onderdeel hebben alle deelnemers de tafelkleden gebruikt om vast te leggen wat onze grootste inzichten van de dag zijn. Hierbij is nadrukkelijk aandacht gevraagd voor wat je nu zelf gaat doen in de eigen praktijk. Een korte greep uit deze inzichten: - Onderling kennis delen als collega, maar ook over de verschillende rollen heen, is een waardevolle activiteit als moment van reflectie. Koplopers kunnen de lessen hieruit ook gebruiken in hun voorbeeldfunctie. - Het is belangrijk om bewust te zijn van elkaars rollen en belangen. Het bewustzijn alleen al vergroot de slagkracht als geheel.
- De samenwerking tussen rollen, maar ook met burgers, is gebaat bij het duidelijk managen van verwachtingen. Dit vraagt om het expliciet afspraken vastleggen en alle veronderstellingen bevragen: anders blijf je prutsen. - Voorbereiding is het halve werk en van evalueren wordt je beter. Hiervoor helpt het om beiden in gezamenlijkheid te doen. Alle 7T s moeten meegenomen worden. - Tot slot is de proces- en projectuitvoering gebaat bij een aantal spelregels en principes. Dit heeft betrekking op de uitvoering van checks (bv. ANNA, BATNA), maar ook het tonen van lef en reserveren van tijd. Vervolg Expeditie Ruimte Na het inhoudelijke deel van de sessie heeft P2 alle deelnemers gevraagd naar ideeën voor het vervolg van Expeditie Ruimte, evenals tips en tops van de dag. Deze ideeën heeft p2 verzameld en zullen als leidraad gelden voor de volgende sessies.
Appendices Uitwerking tafelkleden Kennis delen en voorbeeldfunctie - Delen is vermenigvuldigen - Bij een aantal projecten nodig ik de verschillende partijen uit. - Voorbeeldfunctie vervullen - Cluster Ruimte is bezig met verandertraject. Andere clusters en gemeenten zijn nog niet zo ver! Houd de boel samen. - Tip voor boegbeelden van verandering hoog in de hiërarchie mobiliseer extrinsieke motivatie in aanvulling op intrinsieke motivatie van koplopers. - Aandacht voor hardlopers en achterblijvers. - Met collega s de bestuurlijke wereld beter begrijpen en doorgronden - Benoem in je werk hoe je het expeditie-geleerde toepast. Laat zien! - Terugkoppeling in bordsessie - Interessante stukken doorsturen naar griffie/collega s - Ook strategen actief uitnodigen - Belang expeditie / verandering bij MT - Volgende keer met meer raadsleden / statenleden - Toon key not speaker academisch, beetje te belerend. - Out of the box denken (even alles overboord) - In gesprek blijven met collega s en college over dit thema - Reflectie, delen van bevindingen, draagvlak zoeken Rollen, elkaars belang en inleven - Ieder z n rol - Rolduiding - Taken, rollen, etc van eenieder bezien geeft helderheid - Enthousiasme uitstralen - Niet weten is niet erg. Ga in de schoenen staan van de ander. - Niet bang zijn van veranderingen om ons heen. Je bent niet alleen. - Van A naar B is niet alleen ratio (denk aan de onderstroom). - Contact vóór contract - Verplaats je in de ander - Burgers hebben meer ondersteuning nodig bij het verwezenlijken van initiatieven. - Respecteer elkaars belangen - Gemeenschappelijke verantwoordelijkheid geven en nemen - Tip voor organisatie: bewustwording rolverdeling in project - Politiek bewust maken van veranderende samenleving. - Gebruik burgers om plannen aan de Raad uit de dragen (nadat stakeholders hun inbreng hebben geleverd) - Beter nadenken over rol Raad en college, maar ook de eigen ambtelijke processen. - De vertaling van de stukken voor de ontvanger (rol/positie/belang). Hoe vertaald dat zich verder. Kan je hier in de aanbieding al rekening mee houden / op inspelen. - Waar landen de initiatieven / hoe bereikbaar ben je nog voor specifieke initiatieven. - Andere rollen: PS, GS, Ambtenaar. Samenwerking: duidelijk verwachtingen managen (stakeholders) - Niet iedereen zit op hetzelfde punt in het proces - Feedback vragen - Politiek is moeilijk te doorzien - Het belang van verwachtingenmanagement - Meenemen in de regionale POL uitwerkingen - Stadsgesprekken
- Systeemwereld is niet de leefwereld - Je hoeft als overheid niet altijd financieel bij te dragen aan een initiatief maar het kan er tijdens een proces gemakkelijk in sluipen - Woorden scheppen verwachtingen en interpretatieverschillen afspraken goed vastleggen. - Veronderstel niet, maar durf te vragen - Andere wijze omgaan met gemeenteraad. Veel meer het samenspel zoeken samen met stakeholders. Toepassing door middel van een projectvoorstel. - Blijf vragen stellen bij alles wat je ziet gebeuren - Duidelijk zijn! In je boodschap, in afspraken, gesprekken goed voorbereiden - Knelpunten en urgentie in beeld brengen anders blijf je prutsen. - Betrekken van stakeholders (voor wie maak je het beleid) - In ieder geval mijn eigen actiepunten helder krijgen (ANNA) - Afspraken op het einde van het overleg goed samenvatten - Een blijvertje: blijf doorvragen! Weet ik alles? Blijf verbreden. - Vragen om hetzelfde te doen helderheid in actiepunten - Stakeholder meer op inhoud betrekken, minder afstand en black box gevoel Voorbereiding en evaluatie - Zoek elkaar op en help elkaar samen voorbereiden - Ex ante evaluatie - Vooraf proces in kaart brengen - Procesafspraken in kaders - Evalueren en terugkijken en het geleerde erbij betrekken - Vergeet de theorie niet (hulpmiddelen). - Maak een procesplan waarin je nadenkt over hoe burgers, raadsleden, etc worden meegenomen. Denk aan alle 7T s. - Zeggen wat je doet en doen wat je zegt - Uitnodigingsplanologie is alleen succesvol bij goede voorbereiding Uitvoering Proces/Project: spelregels en principes - Gebruikt het managementoverleg - Eerlijkheid loont: soms boetekleed aantrekken helpt om het ijs te breken / vertrouwen herstellen. - Hulp: oplegnotitie Raad. Delen van de Raad meenemen bij moeilijke dossiers. - Niet iedereen zit in dezelfde fase in het veranderingsproces. - Lef om te veranderen - Niet bang zijn maar doen! Durf! - Stel vragen (zonder politiek te bedrijven) - Benoem spelregels - Meer beweging, minder zitten - Goed spelregels over contact ambtenaar. Statenlid ook om de ambtenaar in bescherming te nemen. - Structureel tijd reserveren voor initiatie van burgers (10%). - Onbewust bekwaam - Lesstof nog eens terughalen - Meer beweging, minder zitten - Voor start project bewuster met lesstof omgaan (met project genoten): A.N.N.A, Belangen analyse, BATNA, etc. - Betrekken Raad bij PvA AGD Bosch. - Vroegtijdig betrekken Staten bij PIP Sibelio - Van projectleider naar projectbegeleider - Procesplan aanpassen