HANDLEIDING ADVANCED GROUP TOOL VERSIE BUILDING BLOCK: 4.1

HANDLEIDING ADVANCED GROUP TOOL VERSIE BUILDING BLOCK: 4.1

INHOUDSOPGAVE Inleiding... 3 Beschrijving... 3 Functionaliteit... 4 Introductie groepenfunctionaliteit Blackboard... 4 Algemeen... 5 Groepsets beheren... 5 Nieuwe groepset aanmaken... 5 Groepset wijzigen... 7 Een groepset activeren of uitschakelen... 8 Groepset verwijderen... 8 Groepen binnen een groepset beheren... 9 Beschikbaarheid van groepen aanpassen... 9 Groepsgroottes aanpassen... 9 Groepen leegmaken... 9 Groepen verplaatsen naar een andere groepset... 10 Groepen verwijderen... 10 Groepsinschrijvingen beheren... 10 Overzicht inschrijvingen groepsets... 10 Groepenoverzicht voor studenten... 11 Random Enroll: verdeel studenten automatisch over groepen binnen de set... 11 Manual Enroll: handmatig studenten inschrijven in groepen binnen de set... 13 Self Enroll: zelfinschrijving door studenten... 14 Groepen exporteren... 16 Groepen importeren... 16 Pagina 2 van 17

INLEIDING BESCHRIJVING Als aanvulling op de mogelijkheden met betrekking tot groepsbeheer binnen Blackboard heeft de Rijksuniversiteit Groningen een hulpprogramma geschreven. Deze Advanced Group Tool (AGT) biedt de mogelijkheid om eenvoudig en snel een groot aantal groepen aan te maken, de studenten in de cursus te verdelen over de groepen of groepen te beheren via import en export. Daarnaast biedt het een efficiëntere interface om groepsindelingen te bewerken. Opmerking: Deze handleiding is oorspronkelijk gemaakt door de Rijksuniversiteit Groningen. Waar nodig is deze handleiding aangepast aan de specifieke context van Tilburg University. Pagina 3 van 17

FUNCTIONALITEIT INTRODUCTIE GROEPENFUNCTIONALITEIT BLACKBOARD Sinds versie 9.1 van Blackboard is de groepenfunctionaliteit aanzienlijk uitgebreid. Een belangrijke wijziging is de opdeling van groepen in groepsets. Op deze manier kunnen instellingen voor een set groepen in een handeling gewijzigd worden. Ten opzichte van de standaard groepenfunctionaliteit van Blackboard, voegt dit Building Block enkele interessante opties toe: In de standaard groepenfunctionaliteit in Blackboard kunnen studenten zich maar in één groep per groep set tegelijk inschrijven. In de Advanced Group Tool kunnen studenten zich desgewenst ook in meerdere groepen tegelijkertijd inschrijven. In de standaard groepenfunctionaliteit kunnen studenten zich wel voor een groep inschrijven, maar niet meer uitschrijven. In de Advanced Group Tool is het voor studenten wel mogelijk om zich voor een groep uit te schrijven. In de Advanced Group Tool kunnen groepen geëxporteerd worden naar een csvbestand. Daardoor is het voor docenten eenvoudig om werkgroepinschrijvingen te administreren. In de Advanced Group Tool kunnen groepen geïmporteerd worden. In combinatie met de exportfunctie kunt u daarmee groepen en groepsets kopiëren van de ene naar de andere cursus. De standaard groepenfunctionaliteit van Blackboard biedt deze functie niet. In de Advanced Group Tool is het mogelijk met één muisklik een overzicht van de groepsinschrijvingen te printen. Handig voor uw administratie! In de Advanced Group Tool is het mogelijk in te stellen of groepen die vol zitten wel of niet getoond moeten worden. De standaard groepenfunctionaliteit biedt deze functie niet. Daarnaast wordt het gebruiksgemak van het werken met groepen voor de gebruiker door het Building Block vergroot. Door de toevoeging van de AGT zijn er nu 2 mogelijkheden om groepen aan te maken: - Tools, Groups: Group Management van Blackboard, - Control Panel, Users and Groups, Groups: Advanced Group Tool. Aangemaakte groepen zijn in beide omgevingen te bekijken, wijzigen etc. Pagina 4 van 17

ALGEMEEN De AGT is voor gebruikers met voldoende rechten (o.a. Instructor en Teaching Assistant ) toegankelijk via het Control Panel. Onder het kopje Users and Groups staat de knop Groups. Als u deze knop aanklikt verschijnt het startscherm van de AGT. Figuur 1: Startscherm van de AGT, overzicht van beschikbare groepsets. Het startscherm van de AGT is afgebeeld in Figuur 1. Dit scherm vormt het startpunt voor alle beheerstaken omtrent groepen. GROEPSETS BEHEREN Alle groepen zijn opgedeeld in groepsets: bij elkaar behorende groepen. Bijvoorbeeld: een groepset Werkgroepen, met de daar onder liggende groepen zijn Werkgroep 1 tot en met Werkgroep 9. Vanuit het startscherm zijn de groepsets gemakkelijk te beheren. In de volgende paragrafen zullen alle bewerkingen met betrekking tot groepsets beschreven worden. Nieuwe groepset aanmaken Met behulp van de knop Create Groupset maakt u nieuwe groepen. Onder dit menu zit een uitklapmenu, waarmee u direct een keuze voor een vervolgactie kunt kiezen: Create Groups with Manual Enroll: nadat u de groepen binnen de groepset heeft gedefinieerd, krijgt u de optie om handmatig de groepen in te delen. Create Groups with Random Enroll: nadat u de groepen binnen de groepset heeft gedefinieerd, kunt u de studenten automatisch over de groepen te verdelen. Create Groups with Self Enroll: nadat u de groepen binnen de groepset heeft gedefinieerd, kunt u de optie activeren waarmee studenten zichzelf in een groep kunnen inschrijven. Create just Groups: hiermee maakt u alleen de groepen aan en zegt u nog niets over de manier waarop de groepen ingedeeld gaan worden. Indien u nog niet bekend bent met de Group Tool, kunt u het beste voor deze optie kiezen. Pagina 5 van 17

Nadat u een werkwijze geselecteerd heeft wordt er een formulier geopend waarmee u een nieuwe groepset en bijbehorende groepen aanmaakt. Dit formulier laat u vier stappen doorlopen: Stap 1 (Figuur 2) omvat het invoeren van de algemene gegevens voor deze groepset, waaraan u de set altijd weer kunt herkennen. Hier vult u de naam en een uitgebreide beschrijving van de groepset in. U kunt tevens aangeven of groepsleden de startpagina van hun groep mogen aanpassen (Allow Personalization). Figuur 2: Algemene gegevens van de groepset. Stap 2 (Figuur 3) laat u de daadwerkelijke groepen binnen de groepset aanmaken. Kies de basisnaam voor de groepen, vul in hoeveel groepen u wilt aanmaken en wat de maximale grootte voor de groepen is (of 0, voor geen limiet). Klik vervolgens op Add Groups. De groepen worden nu volgens deze instellingen aangemaakt. U kunt ze verder beheren zoals beschreven wordt in de paragraaf Groepen binnen een groepset beheren op pagina 9. Pagina 6 van 17

Figuur 3: Aanmaken van groepen binnen de groepset. Stap 3 (Figuur 4) definieert welke functionaliteiten binnen de groepen van deze groepset beschikbaar zijn. Activeer de vinkjes voor de functionaliteiten die u in de groepen wilt activeren. U kunt dit later altijd weer wijzigen. Figuur 4: Tools die binnen de groepen beschikbaar zijn. Stap 4 Bevestig de aanmaak van de groepset door te klikken op de knop Submit. Of annuleer de aanmaak door te klikken op Cancel. U zult dan terugkeren naar het startscherm, zonder de wijzigingen op te slaan. Groepset wijzigen De instellingen die u tijdens het aanmaken van een groepset heeft ingesteld kunt u altijd wijzigen door het in het uitklapmenu bij de betreffende groep te kiezen voor Edit. U komt weer in het aanmaakscherm terug en kunt uw instellingen aanpassen, zie Figuur 5. Pagina 7 van 17

Figuur 5: Bewerken van een groepset. Een groepset activeren of uitschakelen U kunt een groepset uitschakelen. De groepen daarbinnen worden dan op non-actief gezet. Dit houdt in dat studenten niet kunnen zien dat zij in die groepen ingedeeld zijn en ook de functionaliteiten binnen deze groep niet kunnen gebruiken. In het startscherm kunt u een groepset activeren of uitschakelen door het vinkje voor de betreffende groep in te schakelen en vervolgens in het uitklapmenu Availability te kiezen voor de gewenste actie, zie Figuur 6. Figuur 6: Activeren of uitschakelen van een groepset. Groepset verwijderen Als u een groepset en de onderliggende groepen niet meer nodig heeft kunt u deze verwijderen. Selecteer de groepset(s) die u wilt verwijderen en klik op de knop Delete. Documenten die zijn ingeleverd door leden van de verwijderde groep blijven bewaard in het Grade Center. Pagina 8 van 17

GROEPEN BINNEN EEN GROEPSET BEHEREN Aangemaakte groepen en groepsets kunt u achteraf altijd nog bewerken. Hiervoor klikt u in het hoofdscherm op de pijltjes naar de groepset die u wilt aanpassen en kiest in het menu voor de optie Edit. Beschikbaarheid van groepen aanpassen Wilt u de beschikbaarheid van de groepen aanpassen, vink de desbetreffende groepen waarvan u de beschikbaarheid wilt veranderen dan aan. Kies vervolgens voor Availability en klik, afhankelijk van het gewenste resultaat, op Make Available of Make Unavailable, zoals te zien is in Figuur 6. Klik onderaan de pagina op Submit om op te slaan. Let op: als groepen niet beschikbaar zijn, kunnen studenten niet zien dat zij in die groepen ingedeeld zijn. De functionaliteiten binnen deze groep kunnen zij dan niet gebruiken. Groepsgroottes aanpassen Wilt u de grootte van één of meerdere groepen aanpassen? Selecteer dan de desbetreffende groepen en klik op de knop Resize. Geef vervolgens de nieuwe groepsgrootte op in het tekstvak en klik op Confirm Resize. Wilt u de groepsgrootte toch niet veranderen, kies dan voor Cancel. Figuur 7: Groepsgroottes aanpassen Klik onderaan de pagina op Submit om op te slaan. Groepen leegmaken Wilt u alle inschrijvingen uit een groep verwijderen? Selecteer dan de desbetreffende groep en klik op de knop Empty. Bevestig door op OK te klikken. Alle inschrijvingen worden dan uit de groep verwijderd. Sla de wijziging op door onderaan op Submit te klikken. Pagina 9 van 17

Groepen verplaatsen naar een andere groepset Wilt u een groep verplaatsen naar een andere groepset, vink deze groep dan aan en kies voor Move. Klik vervolgens op de groepset waarnaar u de groep wilt verplaatsen. Er verschijnt een scherm waarin wordt gevraagd of u de groep echt wilt verplaatsen. Klik hier op OK om te bevestigen. In het Statusveld voor de groep verschijnt een icoon om aan te geven dat de groep zal worden verplaatst. Kies onderaan de pagina voor Submit om te bevestigen. Figuur 8: Groepen verplaatsen naar een andere groepset Groepen verwijderen Wilt u een groep verwijderen uit een groepset? Vink dan de groep aan en kies voor Delete. Er wordt gevraagd of u de groep echt wilt verwijderen. Klik op OK en bevestig door onder aan de pagina op Submit te klikken. GROEPSINSCHRIJVINGEN BEHEREN Overzicht inschrijvingen groepsets Voor alle groepsets kunt u een overzicht van de groepen en hun inschrijvingen opvragen. Selecteer daartoe eerst de groepsets waarvan u een overzicht wilt weergeven (of allemaal, met behulp van het vinkje in de grijze kopregel). Klik vervolgens op de knop Overview, u krijgt een weergave als in Figuur 9. Het overzicht kunt u op een willekeurig veld sorteren. Kies het gewenste sorteerveld in de uitklaplijst bij het kopje Sort group members on. Mocht u dit overzicht willen afdrukken dan kunt u klikken op de knop Print. Hiermee krijgt u een overzicht dat geschikt is voor de printer. Pagina 10 van 17

Figuur 9: Overzicht van een groepset en de inschrijvingen in de groepen. Groepenoverzicht voor studenten U kunt het overzicht met groepen van een bepaalde testset en de inschrijvingen hierbinnen desgewenst aanbieden aan studenten. In een Content Area van de cursus opent u het menu Add Interactive Tool en kiest u voor de optie Groupset View. In het volgende scherm kiest u de groepset waarvan u het overzicht wilt tonen. In de cursus verschijnt het item zoals is te zien in Figuur 10. Studenten kunnen de titel aanklikken en zien een overzicht van de groepen met, afhankelijk van uw instellingen, de ingeschreven personen. Figuur 10: Inhoudsitem overzicht groepsinschrijvingen. Random Enroll: verdeel studenten automatisch over groepen binnen de set Binnen de groepset kunt u de ingeschreven studenten automatisch verdelen over de beschikbare groepen. Kies daarvoor de optie Auto (Random) Enroll in het uitklapmenu naast de betreffende groepset, zie Figuur 11. U krijgt, zoals u ziet in Figuur 12 vooraf aanvullende informatie over de inschrijving die u gaat doen. U heeft vier opties om de verdeling te beïnvloeden: Only enroll students: indien ingeschakeld worden alleen de personen met een studentrol verdeeld over de groepen. Schakelt u deze uit, dan worden ook docenten en onderwijsassistenten verdeeld. Only enroll active coursemembers: binnen het systeem of binnen een cursus kan een gebruiker op unavailable staan. Deze persoon heeft dan geen toegang tot de Pagina 11 van 17

cursus en zal, als dit vinkje geactiveerd is, niet in een van de groepen ingedeeld worden. Only enroll in available groups: binnen een groepset kan een selectie van groepen uitgeschakeld zijn. Als dit vinkje is ingeschakeld worden personen alleen in actieve groepen ingeschreven. Staat deze uit, dan kunnen personen ook in uitgeschakelde groepen worden ingeschreven. Distribute evenly: indien dit vinkje is ingeschakeld probeert de AGT de groepen van ongeveer gelijke grootte te houden, voor zover de verdeling dit toelaat. Anderzijds zal de AGT zoveel mogelijk personen in de eerste groep inschrijven, totdat deze vol is. Daarna zal de AGT verder gaan met de volgende groep, etc. Zodra u tevreden bent over de instellingen klikt u op Submit. U komt weer in het startscherm terecht en de AGT zal u melden hoeveel personen er met deze actie zijn ingeschreven. Als de beschikbare ruimte in de groepen te klein is om alle studenten in te delen, krijgt u een waarschuwing te zien. Figuur 11: Verdeel studenten over groepen binnen de set. Figuur 12: Opties voor de verdeling van personen over de groepen. Pagina 12 van 17

Manual Enroll: handmatig studenten inschrijven in groepen binnen de set Indien u een groepset heeft aangemaakt van het type Manual Enroll is het mogelijk om studenten handmatig in te schrijven en te verdelen over de groepen. Het scherm Manually Enroll Users bereikt u door in het hoofdscherm op de pijltjes naast de groepset te klikken en voor Manual Enroll te kiezen. Of kies voor Edit en klik vervolgens bovenaan op Enroll Users en dan Manual Enroll. Figuur 13: Handmatig studenten inschrijven in groepen binnen de set. In het volgende scherm ziet u onder het kopje Coursemembers not in any group de gebruikers die nog niet in een groep zijn ingeschreven. U kunt deze inschrijven door een gebruiker aan te vinken en op de knop Enroll te gaan staan. In het menu verschijnen de groepen die u heeft aangemaakt. Klik op de groep waarin u de gebruikers wilt inschrijven. De gebruiker wordt dan in de groep geplaatst. Figuur 14: Handmatig studenten indelen in groepen binnen de set. Onderaan het scherm staan de verschillende groepen. Door op de + te klikken kunt u de groep uitvouwen en zien wie er in een bepaalde groep ingeschreven is. Wilt u deze inschrijving ongedaan maken, vink dan de gebruiker aan en klik op de knop Unenroll. Wilt u de gebruiker verplaatsen naar een andere groep, kies dan voor Move en klik op Pagina 13 van 17

de andere groep. Wilt u een gebruiker in meerdere groepen inschrijven, dan kunt u kiezen voor de knop Copy. Het filter rechts bovenin geeft de mogelijkheid om de lijst met gebruikers te filteren op voornaam, achternaam of e-mailadres. Tik één van de gegevens in, in de balk en toets Enter. Self Enroll: zelfinschrijving door studenten U kunt groepen openstellen voor zelfinschrijving. Studenten krijgen dan, wanneer zij naar de cursus gaan, een overzicht te zien van de groepen waarin zij zich kunnen inschrijven en kunnen zichzelf dan in een groep indelen. Figuur 15: Zelfinschrijving door studenten instellen. Hiervoor klikt u in het hoofdscherm op de pijltjes naast de groepset en kiest voor Self Enrollment. In het eerste veld vult u de naam van de menuknop in die de studenten te zien zullen krijgen en waarmee zij zich in een groep kunnen inschrijven. Bijvoorbeeld: Group Enroll. Pagina 14 van 17

Figuur 16: Snel zelfinschrijving instellen. Vervolgens kunt u een aantal instellingen opgeven: - Students can enroll in more than one group: kiest u voor ja, dan kunnen studenten zich in meer dan één groep inschrijven. - Students can unenroll once enrolled: als deze optie op nee staat, kunnen studenten achteraf niet meer wisselen van werkgroep. - Students can create groups: staat deze optie op ja, dan kunnen studenten hun eigen groepen maken en zichzelf ook daarin inschrijven. - Show groups that are full: als deze optie aan staat, zien studenten ook groepen in hun overzicht die al vol zitten en waarin zij zich dus niet meer kunnen inschrijven. - Show group descriptions: als deze optie aan staat, kunnen studenten de beschrijving van de groep zien die u bij het aanmaken ervan heeft opgegeven. - Show already enrolled users: als deze optie aan staat, kunnen studenten zien wie er al in een groep zijn ingeschreven. - Show course role (other than student) of enrolled users: als deze optie aan staat, wordt de course role achter de naam getoond van de personen die in de groep zijn ingeschreven. Studenten kunnen zich alleen inschrijven in groepen die nog niet vol zitten met het maximale aantal studenten. Het maximale studenten in een groep geeft u aan bij het aanmaken van de groepen (zie pagina 6). Pagina 15 van 17

GROEPEN EXPORTEREN In de nieuwe versie van de Advanced Group Tool kunt u groepen en groepsets exporteren naar een csv-bestand (Excel). Dit kan handig zijn als u een bepaalde groepsindeling bijvoorbeeld ook in een andere cursus wilt gebruiken. Om groepsets te exporteren, klikt u op de pijltjes naast de groepset en kiest u voor de optie Export. Figuur 17: Exporteren van groepen. In het scherm dat u nu te zien krijgt, kunt u een bestandsnaam opgeven en kiezen of de gegevens gescheiden moeten worden door een puntkomma: semicolon (aan te raden als u de gegevens wilt gebruiken in Excel), komma, verticale streep of tab. Kies bij Include tools voor Yes als u ook wilt exporteren welke hulpmiddelen voor een groep(set) beschikbaar zijn, zoals e-mail of het Discussion Board. Include empty groups moet aanstaan wanneer u wilt dat ook groepen waarin geen gebruikers zijn ingeschreven meegenomen worden in het overzicht. Bij Include fields kunt u expliciet aangeven welke gegevens u wilt exporteren. Gebruikersnaam en groepsnaam zijn verplicht. U kunt zelf aangeven of u de voornaam, achternaam, e-mailadres en de rol binnen de cursus wel of niet wilt exporteren. Klik op Submit om het bestand aan te maken en te downloaden. Kies vervolgens voor Bestand Opslaan en klik OK. GROEPEN IMPORTEREN In de nieuwe versie van de Advanced Group Tool kunnen ook groepen geïmporteerd worden. Om groepen te importeren heeft u een CSV-bestand nodig, zoals u bijvoorbeeld krijgt als u groepen exporteert (zie pagina 16). Om groepsets te importeren, klikt u in het startscherm van de Advanced Group Tool op de knop: Create Groupset en kiest u voor de optie Import from CSV file. Pagina 16 van 17

Figuur 18: Importeren van groepen. Het CSV-bestand dient in ieder geval de gebruikersnaam te bevatten en de groepsnaam van de groep waarin de gebruiker ingeschreven moet zijn. Ook voornaam, achternaam, e-mailadres en de rol binnen de cursus kunnen worden geïmporteerd. Pagina 17 van 17