NOTA WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOMANAGEMENT Beek, november 2011
Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 Wettelijke kaders en doelstellingen 4 2.1 Wettelijke kaders 4 2.2 Doelstellingen 5 3 Risicomanagement 6 3.1 Inleiding 6 3.2 Wat is risicomanagement? 6 3.3 Proces van risicomanagement 7 4 Weerstandscapaciteit en -vermogen 10 4.1 Weerstandscapaciteit 10 4.2 Weerstandsvermogen 10 4.3 Benodigde weerstandscapaciteit 11 5 Conclusies en aanbevelingen 13 Bijlage 1 Werking risicomanagement 15 Bijlage 2 Voorbeeld 17 Bijlage 3 Begrippen 20
1 Inleiding Waarom een nota weerstandsvermogen en risicomanagement? Met ingang van het begrotingsjaar 2004 is het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) in werking getreden. Het BBV bevat veel nieuwe regelgeving m.b.t. de financiële verslaglegging. Een wezenlijk element hierbij is dat gemeenten (en provincies) inzicht moeten verschaffen in hun weerstandsvermogen. Of het weerstandsvermogen voldoende is, wordt bepaald door de aanwezige weerstandscapaciteit af te zetten tegen de financiële impact van de geïnventariseerde risico s. In deze nota komt het beleid aan de orde dat het college moet uitvoeren om de geïdentificeerde risico s zo goed mogelijk te beheersen. In de betrokken paragrafen bij de begroting en de rekening wordt elk jaar de laatste stand van zaken weergegeven. Op deze wijze krijgt de raad een zo goed mogelijk inzicht in de omvang, de dekking en de beheersing van de risico s waarmee de gemeente wordt geconfronteerd. Risicomanagement vormt zo een wezenlijk onderdeel van de sturing en beheersing van de gemeente en dient daarmee een groter belang dan uitsluitend het voldoen aan diverse wettelijke bepalingen. Het accent in het ontwikkelen van beleid met betrekking tot risico s en weerstandsvermogen moet liggen op het verbeteren van het risicomanagement. Hierdoor ontstaat een beter inzicht in de risico s, de beheersmaatregelen en de benodigde weerstandscapaciteit. Tevens zal met goed risicomanagement de bewustwording over risico s verder worden vergroot, waardoor de beheersmaatregelen kunnen worden geoptimaliseerd en een eventueel beslag op de weerstandscapaciteit zoveel mogelijk kan worden voorkomen. De nota weerstandvermogen en risicomanagement is als volgt opgebouwd: Hoofdstuk 2 van deze notitie gaat in op de wettelijke kaders en doelstellingen. In hoofdstuk 3 wordt beschreven wat risicomanagement inhoud en het proces van risicomanagement. Vervolgens wordt in hoofdstuk 4 ingegaan op het weerstandsvermogen en weerstandscapaciteit. Tot slot volgt in hoofdstuk 5 een kort overzicht van de aanbevelingen in deze nota. In bijlage 1 wordt de werking van het risicomanagement beschreven en in bijlage 2 is een voorbeeld opgenomen. Bijlage 3 bevat een korte omschrijving van gebruikte begrippen In de verordening conform artikel 212 wordt vermeld dat beleidsnota s eens in de vier jaar herzien worden. De nota weerstandsvermogen en risicomanagement wordt ook eens per vier jaar herzien. Nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2011 3
2 Wettelijke kaders en doelstellingen In dit hoofdstuk worden de wettelijke kaders beschreven en de doelstellingen van deze nota. Los van de wettelijke kaders is de interne wens om in control te zijn een belangrijke drijfveer om risicomanagement op te pakken. 2.1 Wettelijke kaders Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) In 2003 heeft de regering het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) vastgesteld. Het BBV bevat voorschriften voor de inrichting van de begroting, het jaarverslag en de jaarrekening. Met ingang van het begrotingsjaar 2004 is het BBV in werking getreden. In artikel 9 van het BBV worden de zeven paragrafen opgesomd die een gemeente minstens in haar begroting op dient te nemen. De paragraaf weerstandsvermogen is één van deze paragrafen. Volgens artikel 26 van het BBV dient het jaarverslag de paragrafen te bevatten die ingevolge artikel 9 BBV in de begroting zijn opgenomen. De paragraaf weerstandsvermogen bevat volgens artikel 11:2 BBV ten minste: een inventarisatie van de weerstandscapaciteit; een inventarisatie van de risico s; het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico s. Het weerstandsvermogen bestaat volgens artikel 11:1 BBV uit de relatie tussen 1. de weerstandscapaciteit. Dit zijn de middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; 2. alle risico s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Deze regelgeving verplicht gemeenten om een duidelijke koppeling te maken tussen de risico s die worden gelopen en het aanhouden van een financiële buffer (de beschikbare weerstandscapaciteit). Slechts risico s van materiële (belangrijke financiële) betekenis worden afgezet tegen de weerstandscapaciteit. Risico s waar beheersingsmaatregelen tegenover staan zoals verzekeringen, interne controlemaatregelen en risico s die concreet in geld kunnen worden uitgedrukt met instellen van een voorziening, dienen buiten beschouwing te blijven. Naast de wettelijke regelgeving worden door Gedeputeerde Staten van de Provincie Limburg in het kader van het financiële toezicht minimumeisen gesteld aan de omvang van het weerstandsvermogen. Dit betekent dat bij de beoordeling van de (meerjaren)begroting wordt bezien of aan de gestelde criteria wordt voldaan. De provinciale toezichthouder heeft in 2008, op basis van het verdiepingsonderzoek geconcludeerd dat de gemeente Beek voldoet aan de voorwaarden om in aanmerking te komen voor repressief toezicht Het beleid wordt in de vierjaarlijkse nota weerstandsvermogen en risicomanagement vastgesteld. In de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en rekening wordt vervolgens een actueel beeld gegeven van de stand van het weerstandsvermogen en risicomanagement. Hierbij dient deze nota als leidraad en kader. Nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2011 4
2.2 Doelstellingen De nota weerstandsvermogen en risicomanagement heeft de volgende doelstellingen: Kaderstelling raad en formuleren van beleidsuitgangspunten De raad is verantwoordelijk voor een sluitende begroting. Een precies sluitende begroting zonder weerstandsvermogen betekent dat iedere tegenvaller een probleem gaat opleveren. In dat geval staan de programma s en daarmee het beleid van de gemeente onder druk. Daarom heeft een gemeente weerstandsvermogen nodig. In het dualistische stelsel heeft de raad een kaderstellende, budgetbepalende en controlerende taak. Door middel van deze nota geeft de raad de kaders aan met betrekking tot het weerstandsvermogen en het risicomanagement en stelt zij het beleid vast waarbinnen het college dient te opereren. De kaders en beleidsuitgangspunten zullen ervoor moeten zorgen dat weerstandsvermogen en risicomanagement een structureel onderdeel vormen van de planning & controlcyclus en dat Beek voldoende weerstandsvermogen heeft. Voldoen aan wet- en regelgeving Met risicobeleid, risicomanagement en de paragraaf weerstandsvermogen wordt voldaan aan de externe regelgeving zoals het BBV. Verhogen van het risicobewustzijn Dit bewustzijn is zowel van belang op het niveau van het bestuur als het management. Voor het bestuur geldt dit vooral bij het stellen van kaders en het nemen van belangrijke besluiten. Het management zorgt voor een goede informatieverstrekking over risico s richting bestuur ten behoeve van de besluitvorming. Daarnaast is het management verantwoordelijk voor het beheersen van de risico s. Verder moet de organisatie zich er van bewust zijn dat het risicomanagement een belangrijke plek heeft in de planning & controlcyclus. Inzicht in de risico s Door middel van risicomanagement kan beter inzichtelijk worden gemaakt welke risico s worden gelopen, wat gedaan wordt om de impact van de risico s te verlagen en hoe hoog het weerstandvermogen dient te zijn. Reduceren van de gevolgen van risico s Risico s kunnen het halen van doelen belemmeren. Door het in kaart brengen van de risico s en de aanwezige weerstandscapaciteit, is het mogelijk zodanig beleid te ontwikkelen dat de impact van risico s worden gereduceerd. Dit kan door de weerstandscapaciteit te verhogen of de risico s te verminderen. Nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2011 5
3 Risicomanagement 3.1 Inleiding Duidelijke en uitvoerbare kaders voor risicomanagement, inzicht in risico s, heldere en eenduidige procedures en een hoge kwaliteit van bedrijfsvoering zijn allemaal belangrijk in het kader van risicomanagement. Maar uiteindelijk zijn houding en gedrag van ambtenaren, raads- en collegeleden van doorslaggevende betekenis bij het uitdragen, naleven, implementeren en handhaven van een methodiek, werk- en zienswijze rondom risicomanagement. Risicomanagement is feitelijk het logische vervolg op de interne controle en zo de volgende stap in verdere professionalisering van onze bedrijfsvoering. Wat dat betreft mogen we gerust stellen dat de aandacht voor beheersingsmaatregelen behoorlijk in ons dagelijks doen en laten is ingebed. Een constatering die overigens ook door onze accountant in het kader van de interim-controle 2010 is uitgesproken. In het 2 e kwartaal van 2011 is met het verder professionaliseren van risicomanagement een start gemaakt. Dit heeft geleid tot een gemeentebreed risicoprofiel. Op basis van dit risicoprofiel wordt onderbouwd wat de minimale weerstandscapaciteit moet zijn. Risico s managen geeft geen garantie dat gebeurtenissen met een negatief gevolg niet meer zullen optreden. Het geeft wel de zekerheid dat je er van tevoren alles aan hebt gedaan om deze te voorkomen of de effecten ervan te verminderen. 3.2 Wat is risicomanagement? Risicomanagement richt zich op gebeurtenissen die het halen van doelstellingen van de gemeente in de weg kunnen staan. Daarnaast wordt risicomanagement ook gebruikt om te komen tot meer transparantie. Door meer inzicht in risico s kunnen betere keuzes worden gemaakt en kan tijdige bijsturing plaatsvinden. Risicomanagement houdt in dat de organisatie continu en systematisch doorlopen wordt op risico s met als doel een balans te vinden tussen het nemen en het beheersen van risico s. Met andere woorden het op gestructureerde wijze identificeren, analyseren en managen van risico s. Risico s kunnen zich voordoen op verschillende terreinen zoals: politieke issues, (grote) projecten, contracten samenwerkingspartners, garantstellingen, nieuwe wetgeving, economische crisis, schades/incidenten. Nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2011 6
3.3 Proces van risicomanagement Risicomanagement en het weerstandsvermogen zijn een essentieel onderdeel van het (financieel) beleid van een gemeente. Een goed financieel beleid is voor de gemeente van groot belang, het is immers de basis voor beleidsruimte in de toekomst. Bij risicomanagement gaat het om: het kennen van risico s binnen de organisatie; het maken van onderbouwde keuzes hoe met risico s om te gaan. het nemen en naleven van maatregelen in de bedrijfsvoering om risico s te minimaliseren, rekening houdend met de kosten daarvan. Het risicomanagement kent een cyclische benadering waarin een aantal stappen worden gehanteerd. Het is in die zin goed vergelijkbaar met de keten: plan-do-check-act, zoals deze in de kwaliteitsliteratuur is ontwikkeld. Schematisch is risicomanagement als volgt weer te geven: 1: Risico s identificeren 6: Evalueren en rapporteren 2: Risico s analyseren (kans en gevolg) 5: Implementeren/ uitvoeren beheersmaatregelen 3: Risico s kwantificeren (kans x gevolg) 4: Ontwikkelen beheersmaatregelen (organisatorisch, technisch, financieel) Stap 1: Stap 2: Stap 3: Stap 4: Stap 5: Stap 6: Inventariseren en benoemen van alle mogelijke risico s op het moment van inventarisatie. Analyseren van de risico s en de gevolgen. Wat is de kans dat een risico zich voordoet en welke volgen vloeien uit dit risico voort. Risico s kwantificeren. Om het weerstandsvermogen te bepalen is het nodig om financieel zicht te hebben op de gevolgen van risico s. Ontwikkelen van beheersmaatregelen. Door beheersmaatregelen te ontwikkelen kan een keuze gemaakt worden om bepaalde risico s te nemen (bijv. als de kans of de impact heel erg klein is), te beheersen (bijv. processen anders inrichten) of te vermijden. Uitvoeren van de beheersmaatregelen. Het doel hierbij is om de kans dat een risico zich voordoet te verkleinen of als een risico zich voordoet de impact te verkleinen. Evalueren. Nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2011 7
Voordat het weerstandsvermogen bepaald kan worden is het noodzakelijk om eerst alle risico s te identificeren en kwantificeren. Het kwantificeren van risico s is tweeledig, namelijk: 1. het bepalen van de financiële impact indien een risico zich ook daadwerkelijk voordoet; 2. een inschatting maken van de kans dat een risico zich voordoet. Voor het kwantificeren van risico s wordt gebruik gemaakt van standaard categorieën. Deze categorieën zijn opgenomen in bijlage 1. Nadat alle risico s zijn gekwantificeerd is de bruto waarde van de financiële impact van de risico s bekend. De volgende stap in de het risicomanagement is het ontwikkelen van beheersmaatregelen. Er zijn vier strategieën om op een risico om te reageren, namelijk: 1. Vermijden. Het beleid dan wel de activiteit die dit risico veroorzaakt wordt stopgezet of op een andere, minder risicovolle manier voortgezet. Hiermee wordt de kans van optreden van het risico aanzienlijk verlaagd of tot nul gereduceerd. 2. Beheersen. Om met het risico te kunnen omgaan, worden de organisatie of systemen daarbinnen aangepast. Hierbij valt te denken aan het maken of aanpassen van de procedure, opleiden of trainen van personeel. Hierdoor wordt de kans van het optreden van het risico verlaagd. 3. Overdragen. De uitvoering van risicovol beleid wordt opgedragen aan een derde partij, of er wordt een verzekering afgesloten. Voor deze overdracht dient wel een risicopremie respectievelijk een verzekeringspremie te worden betaald. 4. Accepteren. Als een risico wordt geaccepteerd, wordt de eventuele financiële schade volledig door de weerstandscapaciteit afgedekt. In dit geval blijft de risicofactor onveranderd. risicobewustzijn risico-inventarisatie risicomonitoring risicobeheersing risicofinanciering informatie risicobeheer model elimineren verminderen zelf dragen overdragen Maatregelen moeten in verhouding staan tot de omvang van het risico. Het kan dus zijn dat op basis van een kosten-batenanalyse besloten wordt om bepaalde risico s te accepteren, zonder dat daarvoor specifieke beheersmaatregelen worden genomen. Aan het einde van het proces kan worden bepaald hoe groot de middelenbehoefte is om de risico s financieel af te dekken. Hiervoor wordt een simulatie gedraaid waarbij vele malen wordt gesimuleerd of een risico zich voordoet en als een risico zich voordoet, wat dan de impact is. De reden dat gebruik wordt gemaakt van een simulatie is dat niet alle risico s zich gelijktijdig en in volle omvang zullen voordoen. Bij de simulatie wordt gebruik gemaakt van Nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2011 8
de netto risico s. Deze worden bepaald door de bruto waarden van de risico s te corrigeren voor de effecten van de genomen beheersmaatregelen. Het bepalen van de middelenbehoefte wordt verder uitgewerkt in hoofdstuk 4. In bijlage 2 treft u de uitwerking van deze systematiek aan. Risicomanagement is het meest effectief als het volledig is opgenomen in de planning- en controlcyclus. In het BBV wordt de paragraaf weerstandsvermogen in de begroting en de jaarrekening verplicht gesteld, en ook de inhoud van die paragraaf wordt beschreven in de voorschriften. Via de planning- en controldocumenten wordt de raad een totaalbeeld gegeven van de 10 belangrijkste risico s, de beschikbare weerstandscapaciteit, en de ratio van het weerstandsvermogen. Gekozen wordt voor de top 10 aan risico s, omdat deze voor het grootste deel de benodigde weerstandscapaciteit bepalen. De raad wordt via de planning- en controldocumenten geïnformeerd over de 10 belangrijkste risico s, de beschikbare weerstandscapaciteit en de ratio van het weerstandsvermogen. Nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2011 9
4 Weerstandscapaciteit en -vermogen Nadat alle risico s zijn geïdentificeerd en gekwalificeerd en eventuele beheersingsmaatregelen zijn getroffen, kan nu beoordeeld worden wat het weerstandsvermogen moet zijn om de risico s op te kunnen vangen. Om het weerstandsvermogen te bepalen moet er eerst zicht zijn op de weerstandscapaciteit. 4.1 Weerstandscapaciteit Onder weerstandscapaciteit verstaat het BBV de middelen en de mogelijkheden waarover een gemeente beschikt/kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. Er wordt daarbij het volgende verschil gemaakt: Structurele weerstandscapaciteit: Het vermogen om onverwachte tegenvallers in de begroting op te vangen, zonder dat dit gevolgen heeft voor de voortzetting van gemeentelijke taken. De middelen die dat vermogen bepalen zijn de onbenutte belastingcapaciteit, raming voor onvoorziene uitgaven, begrotingsruimte en de eventuele structurele voordelen van ombuigingsmaatregelen. Incidentele weerstandscapaciteit: De ruimte om onverwachte eenmalige tegenvallers op te kunnen vangen, zonder dat dit invloed heeft op de voortzetting van gemeentelijke taken. Tot de incidentele weerstandscapaciteit behoren de algemene reserve en de reserves waaraan de raad een bestemming heeft gegeven die kan worden gewijzigd, raming voor onvoorziene uitgaven, de stille reserves en eventuele incidentele voordelen van ombuigingsmaatregelen. Voor de bepaling van de weerstandcapaciteit wordt op dit moment alleen de algemene reserve meegenomen. De onbenutte belastingcapaciteit wordt niet meegenomen, omdat de tariefstelling afzonderlijk vastgesteld wordt. In de begroting is momenteel geen budget opgenomen voor onvoorziene uitgaven. De bestemmingsreserves worden op dit moment ook niet meegenomen aangezien dit invloed heeft op bestaande taken en werkzaamheden. Voor de berekening van de beschikbare weerstandscapaciteit alleen de vrije algemene reserve meenemen. 4.2 Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit de verhouding (ratio) tussen de beschikbare en de benodigde weerstandscapaciteit. Het wordt omschreven als het vermogen om onvoorziene kosten die substantieel zijn, op te kunnen vangen teneinde de bestaande taken te kunnen voortzetten. De beschikbare weerstandcapaciteit omvat de vrij besteedbare algemene reserve. De benodigde weerstandscapaciteit wordt bepaald door de netto gekwantificeerde risico s uitgaande van een bepaald zekerheidspercentage. Ratio weerstandsvermogen = Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandcapaciteit Nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2011 10
Door de Universiteit Twente is in samenwerking met het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement (NAR) een tabel opgesteld die door veel gemeenten wordt gehanteerd als referentiekader. Weerstandsnorm Waardering Ratio Betekenis A > 2.0 Uitstekend B 1.4-2.0 Ruim voldoende C 1.0-1.4 Voldoende D 0.8-1.0 Matig E 0.6-0.8 Onvoldoende F < 0.6 Ruim onvoldoende Er wordt gestreefd naar een minimale waardering van voldoende zijnde de algemeen geaccepteerde norm. Dit betekent dat als de ratio lager uitkomt dan 1.0 de algemene reserve aangevuld zal moeten worden en/of beheersmaatregelen moet worden genomen zodat de kans en/of de impact van de risico s verlaagd wordt. Indien de ratio hoger dan 1.4 uitkomt, kan op dat moment bekeken worden of een deel van de algemene reserve vrijvalt / anders wordt ingezet of dat de extra capaciteit behouden blijft in de algemene reserve. Uitgaan van een weerstandsnorm van voldoende (ratio 1.0 1.4). 4.3 Benodigde weerstandscapaciteit Om de benodigde weerstandscapaciteit te berekenen wordt een Monte-Carlo simulatie uitgevoerd over de netto risico s. Uit deze simulatie volgt vervolgens een tabel met zekerheidspercentages en de bijbehorende benodigde weerstandscapaciteit. Met zekerheidspercentage wordt bedoeld de zekerheid dat het weerstandsvermogen voldoende is om risico s die zich ook daadwerkelijk voordoen te kunnen opvangen. Een algemeen geaccepteerd en veel gebruikt uitgangspunt bij de beoordeling van het weerstandsvermogen is een zekerheidspercentage van 90%. De achterliggende gedachte van dit percentage is tweeledig, namelijk: 1. niet alle risico s dienen zich gelijktijdig aan in volle omvang. 2. voor een relatief klein hoger percentage aanvullende zekerheid (niet 90% maar 95% zekerheid) moet een onevenredig hoge extra buffer in de algemene reserve aangehouden worden. In bijlage 2 is een uitwerking van deze simulatie opgenomen. Hierin staat ook een tabel en grafiek met een overzicht van de aan te houden weerstandscapaciteit bij verschillende zekerheidspercentages. Uitgaan van een zekerheidspercentage van 90%. Nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2011 11
Nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2011 12
5 Conclusies en aanbevelingen Hieronder treft u een overzicht aan van de stellingen van bovenstaande hoofdstukken welke worden geadviseerd over te nemen: De raad wordt via de planning- en controldocumenten geïnformeerd over de 10 belangrijkste risico s, de beschikbare weerstandscapaciteit en de ratio van het weerstandsvermogen. Voor de berekening van de beschikbare weerstandscapaciteit wordt alleen de vrije algemene reserve meegenomen. Uitgaan van een weerstandsnorm van voldoende (ratio 1.0 1.4). Een zekerheidspercentage van 90% hanteren. De nota weerstandsvermogen en risicomanagement vierjaarlijks vast te stellen. Nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2011 13
Nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2011 14
Bijlage 1 Werking risicomanagement Voordat aan kwantificering van risico s en het nemen van beheersmaatregelen begonnen kan worden, moet eerst duidelijk zijn welke risico s er allemaal zijn. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het programma Naris dat ontwikkeld is door het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement (NAR) 1. Identificatie van risico s In het 2 e kwartaal van 2011 is gestart met het vullen van het pakket Naris. In dit pakket worden alle risico s opgenomen. Hierbij kan ook gebruik worden gemaakt van standaard risico s die in het pakket zijn opgenomen. Deze standaard risico s worden ook regelmatig vernieuwd. Naar aanleiding van de eerste invulling zijn alle opgenomen risico s beoordeeld of ze niet dubbel zijn opgenomen en op consistentie met de begroting. De risico s kunnen op ieder moment aangevuld of geactualiseerd worden in het pakket. In de planning- en controlcyclus wordt het risicomanagement ook opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen bij de begroting en rekening. 2. Kwantificering van risico s Om alle risico s te kwantificeren wordt gebruik gemaakt van een standaard tabel voor de kans en het gevolg. Voor de kansen worden de volgende standaard categorieën gehanteerd: Categorie Omschrijving Bijhorend percentage maximaal 1 Zeer klein 10% 2 Klein 30% 3 Matig 50% 4 Groot 70% 5 Zeer groot 90% De percentages kunnen per categorie worden aangepast. Is de kans bijvoorbeeld zeer klein dan kan deze van 10% ook naar 5% bijgesteld worden. De kans zeer groot kan alleen naar boven worden bijgesteld. Op het moment dat verwacht wordt dat een risico zich met 99% zekerheid zal voordoen, wordt deze in de budgetten opgenomen en niet meer bij de risico s. Naast het inschatten van de kans dat een risico zich voordoet is het ook noodzakelijk om de financiële impact te kwantificeren. De gevolgen zijn als volgt standaard ingedeeld: Categorie Impact tussen 0 Geen financiële gevolgen 1 < 25.000 2 25.000-100.000 3 100.000-250.000 4 250.000-500.000 5 Groter dan 500.000 Ook bij de financiële impact is het mogelijk om de verwachte impact aan te passen. Bij categorie 5 is het verplicht om de maximale impact aan te geven. Nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2011 15
3. Beheersing van risico s Na het identificeren, analyseren en kwantificeren van de risico s is de volgende stap in de het risicomanagement het ontwikkelen van beheersmaatregelen. De strategieën om op een risico om te reageren zijn: a) Vermijden. Het beleid dan wel de activiteit die dit risico veroorzaakt wordt stopgezet of op een andere, minder risicovolle manier voortgezet. Hiermee wordt de kans van optreden van het risico aanzienlijk verlaagd of tot nul gereduceerd. b) Beheersen. Om met het risico te kunnen omgaan, worden de organisatie of systemen daarbinnen aangepast. Hierbij valt te denken aan het maken of aanpassen van de procedure, opleiden of trainen van personeel. Hierdoor wordt de kans van het optreden van het risico verlaagd. c) Overdragen. De uitvoering van risicovol beleid wordt opgedragen aan een derde partij, of er wordt een verzekering afgesloten. Voor deze overdracht dient wel een risicopremie respectievelijk een verzekeringspremie te worden betaald. d) Accepteren. Als een risico wordt geaccepteerd, wordt de eventuele financiële schade volledig door de weerstandscapaciteit afgedekt. In dit geval blijft de risicofactor onveranderd. Maatregelen moeten in verhouding staan tot de omvang van het risico. Het kan dus zijn dat op basis van een kosten-batenanalyse besloten wordt om bepaalde risico s te accepteren, zonder dat daarvoor specifieke beheersmaatregelen worden genomen. Aan de hand van de ingevuld risico s, de kans en het gevolg wordt door het pakket Naris een Monte-Carlo simulatie gedraaid waaruit het risicoprofiel van de gemeente blijkt. Nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2011 16
Bijlage 2 Voorbeeld In de paragraaf weerstandsvermogen moet volgens het BBV inzicht verschaft worden over het weerstandsvermogen. In 2011 is het pakket Naris gebruikt voor het inventariseren en kwantificeren van risico s. Uit dit pakket kan voor de paragraaf weerstandsvermogen veel informatie gewonnen worden. Vanaf de begroting 2012 wordt voor de paragraaf weerstandsvermogen gebruik gemaakt van Naris. Bij de begroting en rekening worden deze gegevens geactualiseerd. De hierna gepresenteerde gegevens zijn op basis van de risicoinventarisatie bij de begroting 2012. Risicoprofiel Om de risico's in kaart te brengen is een risicoprofiel opgesteld met behulp van het programma Naris. Met dit programma kunnen risico's systematisch in kaart worden gebracht en beoordeeld. Uit de inventarisatie zijn in totaal 74 risico's in beeld gebracht. In tabel 1 staan de 10 belangrijkste risico s voor de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit. Tabel 1: Belangrijkste financiële risico's Nr Risico Invloed 1 Het aansprakelijk gesteld worden voor directe schade en vervolgschade in 17.50% projecten 2 Neerwaartse bijstelling Algemene Uitkering Gemeentefonds als gevolg van 8.93% gewijzigd Rijksbeleid 3 Bovenmatige onvoorziene kostenverhoging softwarematige oplossingen 5.91% (ICT) agv nieuwe wet- en regelgeving 4 Vergoeden van schade als gevolg van verwijtbaar handelen bouw- en woningtoezicht 4.22% 5 Efficiencykorting door het rijk bij het overhevelen van AWBZ en jeugdzorg 4.12% naar de gemeente. 6 Verhoogde (eenmalige) personeelskosten agv de noodzakelijke inzet van 4.11% tijdelijke krachten. 7 De reserve exploitatieverliezen bestemmingsplannen is onvoldoende om 3.98% verliezen op te vangen. 8 Uitkeringskosten agv ontslag van medewerkers 3.54% 9 Wegvallen bespaarde rente als dekkingsmiddel 3.02% 10 Beleggingsrisico en rendementen APG-belegging van vml. Essentgelden, bij mogelijke noodzaakt tot herstructurering 2.92% Totaal top 10 grote risico's: 11.380.000 Overige risico's: 15.849.000 Totaal alle risico's: 27.229.000 Op basis van de ingevoerde risico's is een risicosimulatie uitgevoerd, omdat het reserveren van het maximale bedrag ( 27 miljoen) ongewenst is. De risico's zullen immers niet allemaal tegelijk en in hun maximale omvang optreden. Uit de volgende grafiek en tabel blijkt dat voor 5% meer zekerheid (95% in plaats van 90%) de benodigde weerstandscapaciteit ruim 700.000 hoger is. Bij 90% zekerheid bedraagt deze 3,4 miljoen en bij 95% zekerheid 4,1 miljoen. Iets meer zekerheid legt zo een zware druk op de algemene middelen. Nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2011 17
Afzonderlijke risico s Bij 90% zekerheid is 3.366.841 aan weerstandscapaciteit nodig Gemiddeld risico Percentage Weerstandscapaciteit 5% 960.675 10% 1.128.381 25% 1.478.594 50% 1.960.031 75% 2.514.984 80% 2.681.118 85% 2.935.075 90% 3.366.841 95% 4.071.349 Uit de grafiek en de bijbehorende tabel volgt dat 90% zeker is dat alle risico's kunnen worden afgedekt met een bedrag van 3.366.841 (benodigde weerstandscapaciteit). Beschikbare weerstandcapaciteit De beschikbare weerstandscapaciteit van de gemeente Beek bestaat uit het geheel aan middelen dat de organisatie daadwerkelijk beschikbaar heeft om de risico's in financiële zin af te dekken. De weerstandcapaciteit bestaat uit de stand van de algemene reserve per 1 januari. In de begroting 2012 is de verwachting dat deze 7.576.000 bedraagt. Relatie benodigde en beschikbare weerstandscapaciteit Om te bepalen of het weerstandsvermogen toereikend is, dient de relatie te worden gelegd tussen de financieel gekwantificeerde risico's en de daarbij gewenste weerstandscapaciteit en de beschikbare weerstandscapaciteit. De benodigde weerstandscapaciteit die uit de risicosimulatie voortvloeit kan worden afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit. De uitkomst (ratio) van die berekening vormt het weerstandsvermogen. Beschikbare weerstandscapaciteit 7.576.000 Ratio weerstandsvermogen = = = 2.25 Benodigde weerstandcapaciteit 3.366.841 Weerstandsnorm Waardering Ratio Betekenis A > 2.0 Uitstekend B 1.4-2.0 Ruim voldoende C 1.0-1.4 Voldoende D 0.8-1.0 Matig E 0.6-0.8 Onvoldoende F < 0.6 Ruim onvoldoende De ratio van de gemeente valt in klasse A hetgeen duidt op een uitstekend weerstandsvermogen om risico s op te vangen. Vanaf de begroting 2012 wordt een deel van de algemene reserve ingezet als dekkingsmiddel. In totaliteit wordt daarbij rekening gehouden met een inzet van 3,6 miljoen, verspreid over meerdere jaren. In de veronderstelling dat de risico s in de komende jaren niet wijzigen en de onttrekking uit de algemene reserve van 3,6 miljoen daadwerkelijk nodig is, zou de ratio van het weerstandsvermogen daarmee uiteindelijk uitkomen op 1.2. Hierdoor blijven we Nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2011 18
dus nog steeds in de categorie voldoende. De werkelijke onttrekking uit de algemene reserve zal jaarlijks beoordeeld worden. Nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2011 19
Bijlage 3 Begrippen In deze nota zijn een aantal begrippen gebruikt. Voor een eenduidige toepassingen worden de begrippen hier toegelicht. Risico s In de werkprocessen, bij de uitvoering van het takenpakket, worden vele beslissingen genomen. Elke beslissing die in de organisatie genomen wordt kent risico s. Een risico is een kans op het optreden van een gebeurtenis met een bepaald (negatief) gevolg. Het kan voor betrokkene daarbij gaan om diverse typen risico s: afkomstig van buiten de eigen organisatie resp. binnen de eigen organisatie; onbeïnvloedbaar resp. beïnvloedbaar; terugkerend (structureel) resp. eenmalig (incidenteel); in geld te kwantificeren resp. niet in geld te kwantificeren. Risicomanagement Het op gestructureerde wijze identificeren, analyseren en managen van risico s. Weerstandscapaciteit Onder weerstandscapaciteit verstaat het BBV de middelen en de mogelijkheden waarover gemeenten beschikt / kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit de verhouding tussen de beschikbare en de benodigde weerstandscapaciteit. Het wordt omschreven als het vermogen om onvoorziene kosten die substantieel zijn, op te kunnen vangen teneinde de bestaande taken te kunnen voortzetten. De waardering van het weerstandsvermogen wordt uitgedrukt in een weerstandsnorm. Weerstandsnorm Door een norm voor het weerstandsvermogen te bepalen, kan beoordeeld worden of de aanwezige weerstandscapaciteit voldoende is om bepaalde risico s af te dekken. Begrotingsruimte Als de begroting en meerjarenraming sluiten met een positief saldo, is sprake van begrotingsruimte. Stille reserves Van stille reserves is sprake als activa onder de opbrengstwaarde of tegen nul zijn gewaardeerd, maar direct verkoopbaar zijn als men dat zou willen. Bij verkoop van deze bezittingen ontstaan dus winsten die eenmalig vrij inzetbaar zijn. Onbenutte belastingcapaciteit De onbenutte belastingcapaciteit betreft de extra structurele middelen die gegenereerd kunnen worden door de gemeentelijke belastingen en rechten (OZB, afvalstoffenheffing, rioolrechten en de leges) maximaal te verhogen. Nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2011 20