Functiebeschrijving Deskundige Personeel (B1-3) Kerntaken en takengebied Loon- en personeelsadministratie Je bent verantwoordelijk voor een correcte weddeverwerking en werkt hiervoor nauw samen met het extern sociaal secretariaat: o je verzamelt de prestaties van beroepsbrandweerlieden en vrijwillige brandweerlieden voor de betaling van de wedde en vergoedingen en geeft deze door aan het extern sociaal secretariaat o je bewaakt de timing voor de weddeverwerking en betaalmomenten o je beheert de anciënniteiten en zorgt voor de schaalverhogingen o je handelt beslagdossiers af o je bewaakt de correcte fiscale en RSZ-afhandeling van vergoedingen en voordelen alle aard en terugbetaling van de kosten; je staat in voor opmaak en opvolging van het personeelsbudget je zorgt voor een degelijke personeelsrapportering en statistieken; je berekent de kostprijs van scenario s en prognoses je behandelt de pensioendossiers voor de beroepsbrandweerlieden je volbrengt de verplichtingen m.b.t. de tweede pensioenpijler voor het administratief en technisch personeel en de erkentelijkheidspremie voor het vrijwillig brandweerpersoneel je volgt de regelgeving op m.b.t. het administratief en geldelijk statuut van de personeelsleden en geeft hierover advies je beheert mee de gegevens in het tijdsregistratiesysteem (ORTEC) en de personeelsmodule (ABIFIRE) je verbetert werkprocessen Aanspreekpunt: Je bent het aanspreekpunt voor de personeelsleden en postoversten m.b.t. personeelsbeheer en lonen en communiceert via nieuwsbrieven, intranet, dienstnota s en -mededelingen Je adviseert de zonecommandant, het zonecollege/zoneraad omtrent de statuten, reglementen, het personeelsbudget, Je bent contactpersoon voor de financiële dienst Je bent contactpersoon voor het extern sociaal secretariaat (Cipal) Je bent back-up voor het diensthoofd Je werkt nauw samen met de administratief medewerkers personeel met het oog op een correcte weddeverwerking en personeelsdossier je biedt ondersteuning in tal van projecten m.b.t. Functiebeschrijving administratief medewerker personeel Page 1 of 5
personeelsbeheer en hrm (evaluaties, wervingsacties, competentiemanagement, ) je onderhoudt contacten met de FOD Financiën, DIBISS en Binnenlandse Zaken competentieprofiel Klantgerichtheid Inspelen op de behoefte en wensen van de interne of externe klant en de bereidheid tonen om eraan te voldoen. Bedienen van de klant in een begrijpbare taal en op een actieve welwillende manier. Gericht zijn op de tevredenheid van de klant je geeft duidelijke, correcte, volledige informatie en advies en verwijst indien nodig correct door je stemt je dienstverlening af op de noden van de klanten en geeft hen een realistisch beeld van de mogelijkheden je behandelt klanten op een gelijkwaardige manier je blijft vriendelijk en beleefd, ook in moeilijke omstandigheden Samenwerking Opbouwen en onderhouden van goede werkrelaties en contacten zowel met collega s als met leidinggevende. Bijdragen tot de goede sfeer in de organisatie een bereid zijn om collega s te helpen je deelt relevante informatie, kennis, technieken en ervaringen met collega's en pleegt overleg je werkt constructief mee in het team, waarbij je uitkomt voor je mening je stelt je loyaal en betrokken op je werkt spontaan met andere diensten samen je biedt collega's spontaan hulp aan ook al valt de taak niet onder je eigen opdracht je bespreekt meningsverschillen en problemen op een respectvolle manier je bouwt een netwerk uit en onderhoudt relaties met mensen van allerlei niveau s binnen en buiten de organisatie Vakkennis De technische, administratieve of andere gespecialiseerde kennis die noodzakelijk is voor het uitoefenen van de functie. De vakkennis is apart aan te vullen per functie. je hebt kennis van de wetgeving van toepassing op het brandweerpersoneel, vrijwilligers en administratief en technisch personeel je hebt kennis van de wetgeving van toepassing op de weddeverwerking en aanverwante processen je hebt de nodige kennis van de sociale en fiscale lasten m.b.t. personeelsbeheer Je hebt inzicht in de budgetcyclus Vaktechnische vaardigheden De vaardigheden die vereist zijn voor het uitvoeren van een specifiek type of niveau van werkactiviteit. De vaktechnische vaardigheden zijn apart aan te vullen per functie. Je kan optimaal werken met het tijdsregistratiesysteem (ORTEC) en ABIFIRE (software voor ondermeer beheer van Personeel, Interventies, ) Functiebeschrijving administratief medewerker personeel Page 2 of 5
Je kan werken met Word en Excel en met deze tools je werk efficiënt aanpakken Zelfstandigheid en probleemoplossend vermogen Het onafhankelijk kunnen werken en beslissingen kunnen nemen binnen de grenzen van de functie. Vragen en problemen binnen het eigen werkterrein kunnen oplossen zonder onnodig beroep te doen op anderen je neemt zelfstandig beslissingen binnen je bevoegdheid en draagt hiervoor de verantwoordelijkheid je neemt onderbouwde standpunten in je formuleert problemen op een duidelijke manier en stelt praktische en haalbare oplossingen voor binnen een realistische termijn je kent de grenzen van je mogelijkheden en bevoegdheden Systematisch werken en werkorganisatie Het plannen en organiseren van opdrachten zodat deze efficiënt worden uitgevoerd rekening houdend met de deadlines. Oog hebben voor planning op langere termijn je plant en organiseert je werk met respect voor deadlines, procedures en vooropgestelde resultaten je maakt onderscheid tussen hoofd- en bijzaken en let op details zonder inefficiënt te worden je brengt structuur aan in een veelheid aan taken je bewaart het overzicht van de lopende taken je beheert informatie op een overzichtelijke en toegankelijke manier Initiatief Het uit eigen beweging opnemen van taken en kansen zien. Deze omzetten in acties die bijdragen tot betere resultaten, zodat de doelstellingen tijdig gehaald worden je zoekt actief naar mogelijkheden om eigen kennis en vaardigheden te verbeteren je bent alert voor toekomstige uitdagingen en voor wat ze in de eigen werking kunnen betekenen je ziet werk en gaat over tot actie je introduceert verbeteringen in werkaanpak, procedures en regelgeving Verantwoordelijkheidszin Opnemen van verantwoordelijkheid voor het geleverde werk en situaties die zich voordoen in de organisatie. Dit kan zich uiten in probleemsituaties, fouten die zijn begaan, continuïteit in het werk, het halen van deadlines enz je komt afspraken en engagementen na je respecteert de vertrouwelijkheid van gegevens je neemt mee verantwoordelijkheid voor de goede werking van de dienst je volgt taken op en werkt ze af je neemt verantwoordelijkheid voor al jouw taken je houdt rekening met de gevolgen van je acties en beslissingen je geeft fouten en vergissingen toe en zet ze recht Functiebeschrijving administratief medewerker personeel Page 3 of 5
Regels en voorschriften Zich houden aan geldende afspraken en regels je respecteert geldende regels binnen de dienst en de organisatie je gaat zorgvuldig om met wettelijke en/of veiligheidsregels en vraagt indien nodig advies je maakt regels en procedures rekening houdend met administratieve eenvoud Inlevingsvermogen Zicht hebben op normen en waarden, belangen en behoeften van anderen. Dit vertalen in aspecten van luisteren, aandacht voor anderen. Het kunnen inschatten van de effecten van het eigen handelen bij anderen. Omgaan met politiek niveau/organisatie-eigenheid je luistert actief, vraagt door op gegeven informatie en toetst of je alles goed begrepen hebt je gaat in dialoog met begrip en respect voor de ander je kunt je aanpassen aan de wensen van de anderen en begrijpt de noden van de diensten je houdt rekening met verschillende standpunten Functiebeschrijving administratief medewerker personeel Page 4 of 5
Functiebeschrijving administratief medewerker personeel Page 5 of 5