I think there is a world market for maybe five computers. (Thomas J. Watson, oprichter IBM, 1943) Hoofdstuk 23 Taakgebied Bepalen huidige computertechnologie V1.4 / 1 september 2017
MCTL 23. Auteur: Ton van den Hoogen Met dank aan alle bedrijven en personen die in de afgelopen jaren bewust en onbewust een bijdrage aan MCTL hebben geleverd. Tekstredactie: TekstFontein Geen copyright! MCTL is in licentie gegeven volgens een Creative Commons Naamsvermelding 3.0 Nederland licentie. Gebaseerd op een werk van www.mctl.nl. MCTL is geheel Public Domain, er rusten dus geen copyrights of auteursrechten op. U mag MCTL (ook commercieel) gebruiken, verwerken, bewerken wat u maar wilt. Wanneer iets echter Public Domain is, blijft het Public Domain. Wat u dus niet mag doen is over (delen van) MCTL copyright of auteursrechten claimen, u maakt zich dan schuldig aan copyfraud en bent strafbaar. Indien u zelf overtredingen constateert, vragen wij u dit via www.mctl.nl aan ons te melden. Wat wij van u vragen is om bij elk gebruik een verwijzing naar de bron: www.mctl.nl op te nemen. De reden hiervan is dat op deze wijze iedereen de oorspronkelijke versie(s) kan vinden. V1.17.2 01-09-2017 Pagina 23-2
MCTL 23. Hoofdstuk 23... 4 Plaats in het MCTL-framework... 4 Achtergrond... 4 Doel van dit taakgebied... 5 Hoe weet je dat het doel is bereikt?... 5 Taken 5 1. Evaluatie voorgaande cyclus... 6 2. Check op relevantie/juistheid/gedetailleerdheid... 6 3. Aanvullen/verbeteren... 6 4. Vastleggen... 7 Relaties met andere onderdelen van MCTL... 8 Opmerkingen... 8 1. Gebruikers weten steeds meer van technologie... 8 Certificering/proefexamenvragen... 9 1. MCTL Foundation - proefexamenvragen... 9 2. MCTL Foundation proefexamenvragen met antwoorden en uitleg... 10 3. MCTL Advanced-basis - proefexamenvragen... 12 Nuttige website... 13 V1.17.2 01-09-2017 Pagina 23-3
MCTL 23. HOOFDSTUK 23 TAAKGEBIED BEPALEN HUIDIGE COMPUTERTECHNOLOGIE In dit taakgebied dat wat betreft opbouw erg lijkt op het in het vorige hoofdstuk behandelde taakgebied Bepalen huidige bedrijfsprocessen wordt de huidig beschikbare computertechnologie beschreven, ongeacht of die in de huidige bedrijfsprocessen wordt gebruikt of niet. Die match wordt gemaakt in het taakgebied Bepalen huidige gap, dat in het volgende hoofdstuk aan bod komt. PLAATS IN HET MCTL-FRAMEWORK Het taakgebied Bepalen huidige computertechnologie maakt deel uit van het taakcluster Strategisch support: ACHTERGROND Computertechnologie ontwikkelt zich in een fors tempo en het is alleen daarom al een lastige zaak bij te houden welke ontwikkelingen (mogelijk) interessant zijn. Doorgaans gaat de aandacht uit naar innovatie: alle ontwikkelingen die tot de verbeelding spreken maar (nog) niet beschikbaar en toepasbaar zijn in de huidige bedrijfsprocessen. Dit taakgebied bekijkt alle computertechnologie die op dit moment beschikbaar en operationeel is. V1.17.2 01-09-2017 Pagina 23-4
MCTL 23. Daarnaast wordt beschikbare computertechnologie van voldoende kwaliteit bekeken en beoordeeld of die in de huidige bedrijfsprocessen zou kunnen worden ingezet (huidig potentieel). DOEL VAN DIT TAAKGEBIED Het doel van het taakgebied Bepalen huidige computertechnologie is het maken van een zo volledig mogelijk, actueel en voldoende gedetailleerd overzicht van de huidige beschikbare computertechnologie. Het gaat hier om een brede verkenning. Alleen computertechnologie waarvan volstrekt zeker is dat deze niet bruikbaar is in de organisatie mag uit dit overzicht weggelaten worden. Het maakt bij het opstellen van het overzicht niet uit of de benoemde computertechnologie al dan niet ingezet wordt in de actuele bedrijfsprocessen. Het overzicht zal als input worden gebruikt in de taakgebieden Bepalen huidige gap en Bepalen verandermogelijkheden. HOE WEET JE DAT HET DOEL IS BEREIKT? De volgende indicator geeft aan of bovenstaand doel bereikt is: Achteraf blijkt dat er op <5% van de beschrijvingen nadere detaillering, aanpassingen vanwege onvolledigheid, fouten etc. plaats heeft moeten vinden. De beschrijvingen zijn zonder verder aanpassingen bruikbaar in de taakgebieden Bepalen huidige gap en Bepalen verandermogelijkheden. (Genoemd percentage is indicatief.) TAKEN De taken in dit taakgebied zijn als volgt schematisch weer te geven: V1.17.2 01-09-2017 Pagina 23-5
MCTL 23. Toelichting op de taken: 1. EVALUATIE VOORGAANDE CYCLUS Er wordt hier teruggekeken op de voorgaande cyclus indien deze in dit taakgebied al eerder uitgevoerd is. Er moet worden beoordeeld welke punten in de vorige cyclus goed zijn verlopen en op welke verbetering mogelijk is. Deze verbeteringen kunnen dan meteen in de hieronder volgende taken worden toegepast. 2. CHECK OP RELEVANTIE/JUISTHEID/GEDETAILLEERDHEID Is deze cyclus al eens (of meermaals) uitgevoerd, dan wordt het bestaande overzicht hier gecontroleerd op relevantie, juistheid en gedetailleerdheid. Voortschrijdend inzicht speelt hier een rol: wat in een vorige cyclus nog niet zo relevant leek, kan dat nu wel zijn. Zijn bij deze cyclus anderen dan bij vorige cycli betrokken, dan geeft dat vaak nieuwe inzichten. Hierdoor kan het reeds bestaande overzicht worden verbeterd, nog los van de aanvullingen en verbeteringen die in de volgende stap ter sprake zullen komen. In deze fase kan ook worden gekeken of een andere verdeling in deelgebieden nog verbetering kan geven. Doorgaans beginnen documenten overzichtelijk. Naarmate er meer detail wordt toegevoegd worden het te omvangrijke en daardoor nauwelijks toegankelijke documenten. Een indeling die hier voor de hand ligt is die van bedrijfsprocessen versus functionaliteiten. Hierdoor wordt ook duidelijk dat de ene technologie een specifieke functie voor één (deel)bedrijfsproces heeft, terwijl andere technologie breed kan worden ingezet. De indeling in enerzijds meer algemene systemen, functionaliteiten en datasets, en anderzijds meer specifieke, kan ervoor zorgen dat het geheel overzichtelijk blijft. 3. AANVULLEN/VERBETEREN V1.17.2 01-09-2017 Pagina 23-6
MCTL 23. De belangrijkste taak van dit taakgebied is het aanvullen en verbeteren van het overzicht van beschikbare computertechnologie. Er mag hier een eerste selectie worden uitgevoerd: computertechnologie waarvan absoluut zeker is dat deze niet relevant is of zou kunnen zijn, kan worden weggelaten. Voor het aanvullen van het bestaande overzicht is een diversiteit aan bronnen nodig. Nuttige input kan worden gevonden via: - leveranciers (huidige en potentiële); - interne infra- en applicatiesupport; - eindgebruikers; - internet: websites, blogs, social media; - boeken, tijdschriften; - congressen, seminars; - workshops; - collega-bedrijven in de sector (vaak lastig i.v.m. concurrentie); - afnemers/toeleveranciers in de productieketen; - het overzicht afkomstig uit het taakgebied Bepalen toekomstige computertechnologie. Immers, wat ooit toekomst was, wordt op een zeker moment operationeel mogelijk en moet dan in het overzicht huidige computertechnologie terechtkomen. Er kan dus uit een veelheid aan bronnen geput worden. Doel is wel om een samenhangende beschrijving te maken; de losse bronnen moeten tot een goed geheel worden samengesmeed. Technieken om een en ander gestructureerd aan te pakken zijn de deskresearch en het interview. Bij de deskresearch worden vanachter het bureau de bronnen geraadpleegd en wordt alle relevante informatie verzameld. Hoewel het lijkt dat op deze manier maar een beperkt overzicht te verkrijgen is, is het tegenovergestelde het geval. Door de enorme toegankelijkheid die internet biedt, is soms meer achter het bureau te verkrijgen (en zeker efficiënter) dan door op pad te gaan. Er zijn schrijvers die dit precies zo doen: voor ze een roman gaan schrijven maken ze, vanaf hun werkplek, een uitgebreide ronde langs alle bronnen. Interviews zijn een tweede techniek om meer informatie te verkrijgen. Het hoeft geen betoog dat alleen een gestructureerde aanpak en focus tot goede resultaten kunnen leiden. Aan de hand van de kwaliteitsnormen die in Kwaliteitsmanagement zijn bepaald, kan worden beoordeeld in hoeverre huidige beschikbare computertechnologie voldoet of zou kunnen voldoen. Voor de computertechnologie die reeds wordt ingezet zullen als het goed is gegevens vanuit Monitoring ter beschikking staan, zodat van die inzet een realistisch beeld kan worden gevormd. Voor de computertechnologie die in de hierboven genoemde inventarisatie is geïdentificeerd maar nog niet in de eigen organisatie wordt ingezet, kunnen de reeds genoemde kwaliteitsnormen worden gebruikt. 4. VASTLEGGEN V1.17.2 01-09-2017 Pagina 23-7
MCTL 23. Het overzicht, met alle verwijzingen naar documenten van (potentiële) leveranciers etc., wordt op een logische plaats vastgelegd. Het is bedoeld voor gebruik in een van de eerdergenoemde, andere taakgebieden, maar dient ook als basis voor een volgende cyclus. Er ontstaat dan meer continuïteit in de uitvoering van dit taakgebied. RELATIES MET ANDERE ONDERDELEN VAN MCTL Dit taakgebied kent de volgende belangrijke relaties: Uit dit schema blijkt dat het taakgebied Bepalen huidige computertechnologie relaties heeft met Bepalen verandermogelijkheden en Bepalen huidige gap. Voor beide geldt dat de output van Bepalen huidige computertechnologie (de actuele en gedetailleerde beschrijving van de huidige computertechnologie) daar input vormt. OPMERKINGEN Enkele opmerkingen bij dit taakgebied: 1. GEBRUIKERS WETEN STEEDS MEER VAN TECHNOLOGIE V1.17.2 01-09-2017 Pagina 23-8
MCTL 23. Eindgebruikers weten steeds meer en steeds sneller van technologische mogelijkheden. Enerzijds uit interesse, anderzijds doordat leveranciers ook zeer actief zijn in de consumentenmarkt. Social media doen hier ook nog een duit in het zakje. Waren in het verleden bedrijven de aanjagers van technologische ontwikkelingen, langzamerhand is dit gebied consumer-driven geworden. Het is zeker niet zo dat een bedrijf de nieuwste gadget meteen in productie moet inzetten. De ontwikkelingen moeten echter wel heel goed gevolgd worden. Er moet ook tijdig een proef worden gestart om het werkelijke potentieel van bepaalde technologie te ontdekken. In bijzondere gevallen, bijvoorbeeld in de academische wereld, moet worden geaccepteerd dat gebruikers structureel vooroplopen. Dat is echter wel de uitzondering op de regel dat infra-, applicatie- en functioneel support hier het voortouw in nemen en dus de nodige inspanningen moeten plegen om, eerder en beter dan de gebruikers, op de hoogte te zijn van de mogelijkheden van computertechnologie. CERTIFICERING/PROEFEXAMENVRAGEN Voor MCTL kunt u zich certificeren op foundation, advanced en expert level. Het foundationniveau toetst uw kennis van MCTL. Het advanced en expert level toetsen uw vaardigheid in het toepassen van MCTL. In hoofdstuk 35 vindt u alle informatie over de drie levels. Hierna vindt u proefexamenvragen op foundationniveau. Aansluitend treft u een aantal vragen aan op advanced basisniveau. 1. MCTL FOUNDATION - PROEFEXAMENVRAGEN Voor dit hoofdstuk zijn de volgende proefexamenvragen beschikbaar. Maak deze zonder terug te bladeren. De uitleg vindt u direct hierna. 23-1. Wat is het doel van taakcluster Bepalen huidige computertechnologie? a. Het maken van een volledig overzicht van de computertechnologie die in de organisatie wordt gebruikt. b. Het maken van een volledig overzicht van de kansen die de huidige computertechnologie de organisatie te bieden heeft. c. Een door leveranciers gemaakt overzicht van in het komende jaar te verwachten innovaties. d. Het maken van een overzicht van de huidige beschikbare computertechnologie ongeacht of die in de organisatie wordt gebruikt. 23-2. De eerste taak in het taakgebied Bepalen huidige computertechnologie is het evalueren van de voorgaande cyclus. Hierbij wordt teruggekeken op de vorige keer dat alle taken van dit taakgebied zijn uitgevoerd. Over het algemeen wordt aan het eind geëvalueerd, en niet aan het begin. Waarom is dit in MCTL anders? a. Evalueren aan het eind is zinvol, maar de kans is kleiner dat hier een volgende keer (een jaar later!) iets mee gedaan wordt. b. Evalueren aan het begin of het eind maakt feitelijk niet uit. MCTL is op dit vlak eenvoudigweg anders, maar niet beter of slechter dan wat gebruikelijk is. V1.17.2 01-09-2017 Pagina 23-9
MCTL 23. c. Evalueren wordt vaak overgeslagen. Dat geldt zeker als dat als laatste taak is opgenomen. d. Het energieniveau van het team dat met dit taakgebied aan de slag gaat, is in het begin op zijn hoogst. Dat is precies nodig voor het juist uitvoeren van een evaluatie. 23-3. Het overzicht huidige computertechnologie moet worden aangevuld. Er is een veelheid aan bronnen beschikbaar. Welke technieken worden in MCTL genoemd om gestructureerd met deze bronnen om te gaan? a. Verzamelen en archiveren. b. Deskresearch en interview. c. Interviews en UML voor de vastlegging. d. Scan voor de inventarisatie en BPMN voor de vastlegging. 23-4. Het kan zijn dat gebruikers veel weten van computertechnologie en ook een goed beeld (denken te) hebben van de toepassing daarvan in hun eigen werk. Hoe moet daar volgens MCTL mee worden omgegaan? a. Simpelweg op een vriendelijke wijze negeren. De echte werksituatie wijkt dusdanig af van de situatie van waaruit gebruikers redeneren, dat dit soort kennis tot niets leidt. b. Gebruikers zijn degenen die uiteindelijk technologie ook moeten gebruiken. Komen zij dus zelf met suggesties, dan moeten die worden opgepakt en worden gerealiseerd, tenzij echt onmogelijk. De acceptatiegraad van de inzet van computertechnologie zal daardoor enorm stijgen. c. Uitzonderingen daargelaten moeten infra-, applicatie- en functioneel support structureel voorlopen in kennis. Gebruikers mogen zeker ook input leveren, maar die input is slechts een van de bronnen die uiteindelijk worden gebruikt. d. Gebruikers moeten zoveel mogelijk hun eigen spullen kiezen en daarmee hun werk doen. Infra-, applicatie- en functioneel support moeten zich hier zo min mogelijk mee bemoeien. 2. MCTL FOUNDATION PROEFEXAMENVRAGEN MET ANTWOORDEN EN UITLEG Hierna vindt u de proefexamenvragen, direct daarachter de antwoorden en uitleg. 23-1. Wat is het doel van taakcluster Bepalen huidige computertechnologie? a. Het maken van een volledig overzicht van de computertechnologie die in de organisatie wordt gebruikt. b. Het maken van een volledig overzicht van de kansen die de huidige computertechnologie de organisatie te bieden heeft. c. Een door leveranciers gemaakt overzicht van in het komende jaar te verwachten innovaties. d. Het maken van een overzicht van de huidige beschikbare computertechnologie ongeacht of die in de organisatie wordt gebruikt. a. Onjuist. Het overzicht gaat inderdaad over de huidige computertechnologie, maar ongeacht of deze in de organisatie wordt gebruikt of niet. b. Onjuist. Dit is onderdeel van taakgebied Bepalen huidige gap, waarin het huidige en het mogelijke gebruik van computertechnologie tegen elkaar afgezet worden. c. Onjuist. Een dergelijk overzicht zou input kunnen zijn voor taakgebied Bepalen toekomstige computertechnologie. V1.17.2 01-09-2017 Pagina 23-10
MCTL 23. d. Juist. De bedoeling is een overzicht te hebben van de huidig verkrijgbare computertechnologie, los van de organisatie. Zie hoofdstuk 23. 23-2. De eerste taak in het taakgebied Bepalen huidige computertechnologie is het evalueren van de voorgaande cyclus. Hierbij wordt teruggekeken op de vorige keer dat alle taken van dit taakgebied zijn uitgevoerd. Over het algemeen wordt aan het eind geëvalueerd, en niet aan het begin. Waarom is dit in MCTL anders? a. Evalueren aan het eind is zinvol, maar de kans is kleiner dat hier een volgende keer (een jaar later!) iets mee gedaan wordt. b. Evalueren aan het begin of het eind maakt feitelijk niet uit. MCTL is op dit vlak eenvoudigweg anders, maar niet beter of slechter dan wat gebruikelijk is. c. Evalueren wordt vaak overgeslagen. Dat geldt zeker als dat als laatste taak is opgenomen. d. Het energieniveau van het team dat met dit taakgebied aan de slag gaat, is in het begin op zijn hoogst. Dat is precies nodig voor het juist uitvoeren van een evaluatie. a. Juist. Door aan het begin te evalueren kunnen direct daarna de resultaten daarvan worden gebruikt. Zie hoofdstuk 23. b. Onjuist. Omdat de resultaten van eindevaluaties kans lopen in de kast te verdwijnen, wordt de evaluatie bewust aan het begin gedaan. c. Onjuist. Ook evalueren aan het begin kan worden overgeslagen of halfslachtig worden gedaan. Het grootste probleem is echter het niet-gebruiken van evaluatieresultaten. d. Onjuist. Zeker zal in het begin het energieniveau hoog zijn, maar het is aan het team dit niet geheel te laten wegzakken. Dit staat los van evalueren aan het begin of aan het eind. 23-3. Het overzicht huidige computertechnologie moet worden aangevuld. Er is een veelheid aan bronnen beschikbaar. Welke technieken worden in MCTL genoemd om gestructureerd met deze bronnen om te gaan? a. Verzamelen en archiveren. b. Deskresearch en interview. c. Interviews en UML voor de vastlegging. d. Scan voor de inventarisatie en BPMN voor de vastlegging. a. Onjuist. Natuurlijk moeten documenten verzameld en wellicht ook gearchiveerd worden, maar dat zijn slechts deeltaken en geen technieken die MCTL benoemt. b. Juist. Deze twee worden in MCTL genoemd om gestructureerd alle bronnen door te lopen en een overzicht van computertechnologie te maken c.q. bij te werken. c. Onjuist. Interview wordt inderdaad genoemd, maar UML is een techniek die wordt gebruikt in modellering van systemen. d. Onjuist. Scan wordt niet genoemd en BPMN is een handige techniek om bedrijfsprocessen te beschrijven. 23-4. Het kan zijn dat gebruikers veel weten van computertechnologie en ook een goed beeld (denken te) hebben van de toepassing daarvan in hun eigen werk. Hoe moet daar volgens MCTL mee worden omgegaan? a. Simpelweg op een vriendelijke wijze negeren. De echte werksituatie wijkt dusdanig af van de situatie van waaruit gebruikers redeneren, dat dit soort kennis tot niets leidt. V1.17.2 01-09-2017 Pagina 23-11
MCTL 23. b. Gebruikers zijn degenen die uiteindelijk technologie ook moeten gebruiken. Komen zij dus zelf met suggesties, dan moeten die worden opgepakt en worden gerealiseerd, tenzij echt onmogelijk. De acceptatiegraad van de inzet van computertechnologie zal daardoor enorm stijgen. c. Uitzonderingen daargelaten moeten infra-, applicatie- en functioneel support structureel voorlopen in kennis. Gebruikers mogen zeker ook input leveren, maar die input is slechts een van de bronnen die uiteindelijk worden gebruikt. d. Gebruikers moeten zoveel mogelijk hun eigen spullen kiezen en daarmee hun werk doen. Infra-, applicatie- en functioneel support moeten zich hier zo min mogelijk mee bemoeien. a. Onjuist. Gebruikers vormen ook een bron waaruit kan worden geput, zij het niet de enige. b. Onjuist. Luisteren naar gebruikers is een goede zaak, maar zij zijn zeker niet de enige bron en daarom moet de balans met andere input worden gezocht, om het optimum voor de organisatie te bereiken. c. Juist. Support moet vooroplopen en meer en diepere kennis hebben van computertechnologie dan gebruikers. Het is immers hun vakgebied. Gebruikers kunnen zeker wel input leveren. Zie hoofdstuk 23. d. Onjuist. Het kan zeker een strategie zijn om gebruikers (gedeeltelijk) hun eigen spullen te laten kiezen. Dit beperkt zich uiteindelijk doorgaans tot de laptops, tablets, mobieltjes en handige tools op softwaregebied. De centrale faciliteiten zijn op die manier niet te regelen en vanuit support moet er daarom aandacht zijn voor het grote geheel. 3. MCTL ADVANCED-BASIS - PROEFEXAMENVRAGEN Voor dit hoofdstuk zijn de volgende proefexamenvragen op advanced-basisniveau beschikbaar. Het zijn open vragen waarop u de antwoorden in de tekst van dit hoofdstuk kunt terugvinden. Om veel herhaling te voorkomen is daarom hier geen aparte uitleg per vraag opgenomen. Vraag 1 (5 punten): Leg in eigen woorden uit waarom in taakgebied Bepalen huidige computertechnologie wordt gekeken naar alle beschikbare computertechnologie, en niet alleen naar de computertechnologie die daadwerkelijk in de eigen organisatie wordt gebruikt. Vraag 2 (5 punten): Noem drie bronnen die voor het aanvullen/verbeteren van het overzicht huidige computertechnologie bruikbaar zijn. Licht deze in eigen woorden toe. Vraag 3 (5 punten): Bij het aanvullen/verbeteren van het overzicht huidige computertechnologie kunnen kwaliteitsnormen een rol spelen. Leg in maximaal 50 eigen woorden uit hoe. Vraag 4 (5 punten): Eindgebruikers weten steeds meer en steeds sneller van de mogelijkheden van computertechnologie. Leg in eigen woorden uit hoe daarmee vanuit functioneel support moet worden omgegaan. V1.17.2 01-09-2017 Pagina 23-12
MCTL 23. NUTTIGE WEBSITE Vanuit functioneel perspectief is de volgende website interessant voor taakgebied Bepalen huidige computertechnologie: www.mctl.nl MCTL.nl Website met alle informatie over MCTL; de achtergrond, een beschrijving van het model, video s, artikelen, etc. etc. Alle documenten, waaronder dit document, zijn vanaf deze website te downloaden. V1.17.2 01-09-2017 Pagina 23-13