Releasenotes Merces@Work 2.0 HR2day Falcon. April 2015 In dit document vind je de informatie over wijzigingen die zijn doorgevoerd in Merces@Work 2.0 / HR2day. De release vindt aanstaande vrijdagavond/-nacht plaats. Inhoudsopgave Gebruikersnavigatie... 2 Verzuim: Uitbreiding verzuimstatistiek... 2 Rapportages (payrollconsole)... 3 Planvariant (kostenplanning)... 4 Salarisspecificatie... 4 Doorboeken vervangingen... 4 Extra velden op de Medewerker/HR-kaart... 5 Einddata en vakkenregistratie voor opleidingen... 5 Functieclassificatie... 6 Proforma berekening... 6 Payroll en vervolgprocessen... 8 Pensioen jaargrondslag ABP bij meerdere arbeidsrelaties... 8 Levensloop... 9 Journaalpost... 9
Nr 2 April 2015 Pagina 2 Gebruikersnavigatie Er is een aanpassing doorgevoerd in de navigatie betreft de knop Overzicht bij de raadpleegschermen van verloningen, verlof en verzuim. Hiermee spring je naar het overzicht van de betreffende verlonings-, verlof- of verzuimgegevens van de medewerker waar je op dat moment mee bezig bent. Handig als je snel een compleet beeld wilt krijgen van die medewerker. Bij de verloningen is het daarnaast ook mogelijk om te kiezen voor alleen de geldige verloningen (standaard) of ook de oorspronkelijke verloningen die zijn overschreven door een terugwerkende kracht mutatie. Hierdoor kun je ook de strook terugvinden zoals die eerder aan de medewerker is verstrekt. Verzuim: Uitbreiding verzuimstatistiek Aan de verzuimstatistieken zijn diverse nieuwe opties toegevoegd. De volgende uitbreidingen aangebracht: Naast verzuimdagen en verzuimpercentage kun je nu ook de volgende statistiektypes kiezen: o Verzuimfrequentie: dit geeft aan hoe vaak medewerkers zich ziek melden o Aantal meldingen: dit geeft aan hoe veel nieuwe meldingen in de verslagperiode zijn gedaan o Gemiddeld aantal medewerkers in dienst: Aantal medewerkers: dit geeft aan hoeveel medewerkers er gemiddeld waren in de verslagperiode; dit aantal wordt gebruikt voor alle berekeningen. Je kunt nu kiezen over welke verslagperiode je de geselecteerde cijfers wilt presenteren: o Totaal over 12 maanden: de cijfers worden als totaal over de verslagperiode van 12 maanden getoond o Eén maand: de cijfers van de geselecteerde maand worden getoond o 12 Aparte maanden: de cijfers worden per maand over de geselecteerde periode getoond. Deze functie hadden we al. Onderscheid tussen kort, middel en lang verzuim. Bij de nieuwe verslagperiodes waarin de totalen in een kolom worden weergegeven kun je de cijfers laten uitsplitsen naar Kort, Middel en Lang Verzuim. Bij de te selecteren uitsplitsing hebben we als nieuwe optie Organisatiestructuur opgenomen. Dat geeft inzicht in de percentages en frequenties van een afdeling inclusief de subafdelingen. Tot slot zijn er nu twee oproep varianten:
Nr 2 April 2015 Pagina 3 o o Statistiek online oproepen en met de knop Excel direct weergeven in Excel Statistiek in batch oproepen, speciaal voor grotere werkgevers. Je ontvangt de geselecteerde statistiek dan in Excel via e-mail. De cijfers worden met twee decimalen genoteerd. Onder de helpknop vind je meer informatie over de gebruikte berekeningswijze. Rapportages (payrollconsole) Bij de formatierapporten, het flexrapport, de leeftijdsafspiegeling kun je nu meerdere afdelingen selecteren. Deze afdelingen kunnen ook van meerdere (geselecteerde) werkgevers zijn. De formatierapporten (op peildatum én periode) zijn uitgebreid: Kolom Fulltime Salaris en kolom Salaris Inzet zijn toegevoegd Mogelijkheid tot selectief tonen van regels die alle werktijdfactoren op nul hebben staan bij arbeidsrelaties en of looncomponenten Er kan gesplitst worden op contract bepaalde en onbepaalde tijd Het flexrapport is aangepast n.a.v. de wijzigingen in de Flexwet die per 1 juli 2015 ingaan: na 3 tijdelijke contracten of 2 jaar is sprake van een vast contract (dit was 3 jaar) er is nu sprake van opvolgende tijdelijke contracten als ze elkaar met een tussenperiode van zes maanden of minder opvolgen (dit was 3 maanden of minder)
Nr 2 April 2015 Pagina 4 Het rapport houdt rekening met de overgangssituatie, dus contracten die vóór 1 juli 2015 ingaan blijven (ook als ze doorlopen na 1 juli) geëvalueerd worden conform de huidige regelgeving. Ook hebben we de volgende kolommen aan het flexrapport toegevoegd: Omschrijving afdeling Omschrijving kostenplaats Functie Planvariant (kostenplanning) In de kostenplanning worden nu de kosten per FTE bijgehouden. Kosten van periodes waar de bezetting naar nul gaat maar (later) weer handmatig wordt opgehoogd, kunnen nu berekend worden. Handig als iemand uit dienst gaat, maar je vervanging verwacht waarna de kosten weer oplopen. Salarisspecificatie De verzonden salarisspecificaties zijn voortaan ook automatisch beschikbaar in het digitale dossier van de medewerker. Via de knop Bijlagen die je op het medewerkerscherm vindt, kom je in het digitale dossier. Hier wordt een extra tabje getoond: Salarisspecificaties. Dit is op aanvraag in te richtne De salarisspecificaties die aan de medewerker zijn toegestuurd kun je hier oproepen of aan jezelf mailen. Zolang de loonstrook van deze maand nog niet naar de medewerker is verstuurd, wordt deze nog niet in het digitale dossier getoond. Als er met terugwerkende kracht een correctie over een bepaalde periode is geweest, wordt hier automatisch de meest actuele specificatie over die periode getoond. Doorboeken vervangingen Met ingang van deze release is er een aanpassing gedaan in het doorboeken van vervangingen naar de verloningen. Vervangingen, die een ingangsdatum hebben na de huidige verwerkingsmaand, worden niet doorgeboekt maar blijven in de wachtstand staan tot de betreffende verwerkingsmaand. Hiermee wordt het probleem verholpen, dat deze vervangingen niet op een verwerkingsverslag kwamen. Ook kan door deze werkwijze de vervanging nog worden verwijderd tot
Nr 2 April 2015 Pagina 5 aan de betreffende verwerkingsmaand. Het verwerkingsverslag wordt met ingang van deze release ook opgeslagen in het werkgever-verloningen-scherm. Extra velden op de Medewerker/HR-kaart Op de Medewerker/HR-kaart zijn een aantal velden toegevoegd. Je vindt deze onder het nieuwe kopje Bevoegdheid, VOG en Persoonlijk budget. Bij de onderwijsbevoegdheid kun je aangeven of een medewerker, bevoegd, onbevoegd of gedeeltelijk bevoegd is. Hiermee kun je op persoonsniveau snel rapporteren of iemand bevoegd is. Bij de velden voor het persoonlijk budget kun je, na de juiste cao gekozen te hebben aangeven op welke wijze de medewerker zijn persoonlijk budget wil invullen. De velden met betrekking tot de verklaring omtrent gedrag waren elders al beschikbaar maar zijn naar dit deel van het scherm verplaatst. Einddata en vakkenregistratie voor opleidingen Bij het onderdeel Opleiding gevolgd van de medewerker/hr-kaart zijn een aantal velden toegevoegd. Zo kun je nu voor diploma s of certificaten met een beperkte geldigheid (bijvoorbeeld EHBO- of BHVdiploma) de einddatum aangeven. Bij het Niveau Behaalde Bevoegdheid kun je aangeven op welk niveau onderwijs gegeven mag worden en bij het vakgebied voor welke vakken dit mag. Tevens is bij de terugbetalingsregeling opgenomen op welke datum de regeling afloopt.
Nr 2 April 2015 Pagina 6 Functieclassificatie De afgelopen week is bij de functies het veld Functieclassificatie gevuld. In dit veld is opgenomen of een functie behoort tot de categorie: DIR, OP of OOP. Deze classificaties kun je in verschillende overzichten gebruiken, waaronder het formatieoverzicht. De bepaling tot welke classificatie een functie behoort hebben wij gedaan aan de hand van de functiecategorieën voor DUO. Als de classificatie al gevuld was hebben wij deze uiteraard ongemoeid gelaten. U kunt de gegevens controleren aan de hand van de rapportage Functieoverzicht in de rapportagemap HR2day. Als je een aanpassing wilt doen in de functietabel, dan is dat mogelijk met uw beheerdersaccount. Proforma berekening In de nieuwe release introduceren we de mogelijkheid om voor een individuele medewerker een proforma berekening te maken in de actuele werkgever. Dit kun je gebruiken om te beoordelen of een wijziging die pas in een toekomstige periode ingaat, goed is ingevoerd of om vanuit de bestaande situatie verder in een proforma omgeving te simuleren wat de impact van de wijziging is. Je hoeft nu geen werkgever speeltuin of zandbak te gebruiken en je bent niet afhankelijk van de actuele verloningsmaand. Vanuit het medewerker/arbeidsrelatiescherm roep je het proforma scherm op. Naast de link Verloning weergeven kies je voor de link Proforma.
Nr 2 April 2015 Pagina 7 Selecteer de te verlonen periode en klik vervolgens op de button Klonen & verlonen. Op dat moment worden er een kopie-werkgever (type Proforma) en een kopie medewerker gemaakt. Direct wordt ook een verloning gemaakt van de geselecteerde periode. Bij keuze Loonstrook weergeven zal de onderstaande salarisspecificatie als voorbeeld worden getoond en bij keuze Verloning weergeven heb je de mogelijkheid om andere wijzigingen door te testen. Eerdere proforma berekeningen die je voor deze medewerker die dag hebt gemaakt worden direct getoond.
Nr 2 April 2015 Pagina 8 Aandachtspunten Elke nacht worden de proforma werkgevers en medewerkers weer verwijderd. Proforma berekening is niet mogelijk voor vervangingsuren die via verzuim zijn geregistreerd. Deze gegevens worden namelijk niet gekloond. Payroll en vervolgprocessen In de payroll module hebben we de volgende regelingen toegevoegd/gewijzigd. Pensioen jaargrondslag ABP bij meerdere arbeidsrelaties Als een medewerker meerdere arbeidsrelaties heeft, dan wordt nu altijd per arbeidsrelatie afzonderlijk gerekend op basis van het specifieke Pensioen jaargrondslag ABP per arbeidsrelatie in plaats van op basis van het hoofddienstverband. Deze aanpassing was vanaf verloningsmaand januari al doorgevoerd. Bij registratie Afzonderlijk verwerken in veld Meerdere dienstverbanden werd al standaard per arbeidsrelatie gerekend.
Nr 2 April 2015 Pagina 9 Levensloop Het tabblad Levensloop onderin het Arbeidsrelatiescherm is komen te vervallen. De velden die nog relevant zijn kun je vinden in tabblad Vakantie/Eindejaar. Journaalpost In de postenlijst van de journaalpost hebben we nu een kolom 'Component opgenomen met de broncomponent van deze post. Dit is de looncomponent of de berekende waarde in de verloning waar deze post uit is voortgekomen. Hierdoor kun je nog beter inzicht krijgen in de herkomst van de (kosten )componenten, bijvoorbeeld door de postenlijst in een draaitabel in Excel weer te geven. Journaalposten kunnen nu indien gewenst worden uitgesplitst naar medewerker. Dit betreft het feitelijke exportbestand ten behoeve van import in uw financiële pakket.