Treatment strategies in colorectal cancer patients with initially unresectable liver-only metastases CAIRO5 a randomised phase 3 study of the Dutch Colorectal Cancer Group (DCCG) Registratie & Randomisatie instructies Patiënt registratie, en randomisatie IKNL trialbureau, trialbureau@iknl.nl; Tel. 088 234 6500 Data management, queries en logistiek IKNL centraal datamanagers, drs. Astrid Keijser, Dr Linda Mol; a.keijser@iknl.nl Tel. 088 234 6540 Ziekenhuisdeelname, indiendingen en contracten IKNL trialconsulent, Drs. B. Hemmes; b.hemmes@iknl.nl, Tel. 06 17 80 60 51 Hoofdonderzoekers Prof.dr. C.J.A. Punt, internist-oncoloog, AMC Amsterdam Prof. dr. T.M. van Gulik, chirurg, AMC Amsterdam Studie coördinator Drs. Karen Bolhuis, k.bolhuis@amc.nl. Tel: +31 6 20581694 Centrale patholoog (VUmc) Dr. N.C.T. Van Grieken, patholoog, VUmc Amsterdam Email: nct.vangrieken@vumc.nl alleen voor vragen van patholoog tot patholoog Voor vragen over aankomst van weefsel of verwachtte datum uitslag gelieve contact op te nemen met IKNL Centraal pathologie laboratorium (VUmc) Pathologie afd - CAIRO5 VU Medisch Centrum Postbus 7057, 1007 MB Amsterdam administratie.pa@vumc.nl
Registratie & randomisatie instructies Versie: Juni 2017 1 Registratie-proces in het kort 3 2 Uitleg CAIRO5 4 3 Database systeem 4 4 Registratie 4 5 Scan upload 4 6 Mutatie analyse 5 7 Leverexpertpanel 5 8 Herbevestiging 6 9 Randomisatie 6 10 Start treatment 7 11 Legal note 7 12 Vragen 7
1 Registratie-proces in het kort 1. Voorbereiding voor registratie: a. Getekend en gedateerd IC b. Recente CT scan is beschikbaar op CD c. Locatie van patiënt weefsel is bekend en het weefsel is beschikbaar voor mutatie analyses d. Lab waardes zijn bekend e. Controle op inclusie en exclusie criteria f. Houdt u rekening met de planning. Tussen registratie en randomisatie zitten ongeveer twee weken 2. Registratie van patiënt bij IKNL trialbureau. 3. Upload CT scan: De research verpleegkundige ontvangt een e-mail met verzoek om CT scan te uploaden. Research coördinator upload daarna beelden in de database en vult Scan upload formulier in. 4. Start mutatie analyses: Research verpleegkundige stuurt verzoek voor start van mutatie analyse naar de lokaal patholoog of stuurt verzoek om zsm weefsel op te sturen naar het centraal pathologie lab in het VUmc 5. Panelradioloog doet de beoordeling. U krijgt pas de uitslag na randomisatie, tenzij de radioloog nog vragen of opmerkingen heeft bv bij vermoeden op extrahepatische ziekte. 6. Herbevestiging: De research verpleegkundige ontvangt een week na registratie automatisch een e-mail met het verzoek tot herbevestiging van patiënt. 7. Resultaten van mutatie analyse A. Bij lokale pathologie: De research coördinator voert de uitslag van de mutatie analyse in in de database. B. Bij centrale pathologie: De centraal patholoog voert de uitslag in in de database. 8. Leverexpertpanel trekt een conclusie. 9. Randomisatie: De patiënt wordt gerandomiseerd zodra alle gegevens binnen zijn* 10. Uitslagen: Na randomisatie ontvangen de lokale onderzoeker(s) en research verpleegkundigen automatisch alle uitslagen: randomisatie-uitslag, conclusie van het leverexpertpanel, radiologie beoordeling en mutatie analyses. 11. Start systemische therapie binnen 5 weken na datum CT scan *In het geval dat het leverexpertpanel bepaalt dat de patiënt niet eligibel is voor de CAIRO5, worden de uitslagen direct verstuurd, met of zonder herbevestiging en/of mutatie bepaling.
2 Uitleg CAIRO5 De CAIRO5 is een studie voor patiënten met colorectaal kanker met uitzaaiingen in alleen de lever. De patiënten kunnen bij baseline niet geopereerd worden aan de levermetastasen, zoals beoordeeld door het leverpanel. We onderzoeken welke systemische therapie voor deze groep patiënten het beste werkt om de uitzaaiingen in de lever dusdanig klein te maken dat ze in tweede instantie toch resectabel worden. Patiënten die geopereerd worden hebben namelijk de beste kans op overleving. Het is daarom dus belangrijk om erachter te komen welke therapie daar het beste voor zorgt. Een leverexpertpanel bestaande uit leverchirurgen beoordeelt de patiënten bij registratie en tijdens de systemische therapie voor follow up. De beoordelingen gaan door tot zo lang het leverpanel het nuttig acht, gemiddeld nog 1-2 keer na randomisatie. De studie onderzoekt ook het functioneren van het leverpanel, om te kijken of zo n gezamenlijke oordeelvorming van experts nuttig is voor deze groep patiënten, en hoe vaak de onafhankelijke chirurgen het met elkaar eens of oneens zijn. Is leverchirurgie zo complex dat gezamenlijke beoordeling het beste werkt? 3 Database systeem Om het leverexpertpanel en de pathologie te ondersteunen is een database ontwikkeld voor de CAIRO5 studie. De database werkt via een internet browser. Toegankelijkheid is afhankelijk van de rollen zoals aangegeven op het signature delegation log. Accounts kunnen worden aangevraagd bij de IKNL centraal datamanager. Er is een aparte handleiding voor de database beschikbaar via de DCCG website of IKNL trialbureau. Link naar de database: https://prod.tenalea.net/dccg/dm/dehome3.aspx 4 Registratie Om een patiënt te registreren vult u het registratie formulier in en stuurt dit naar het IKNL trialbureau via trialbureau@iknl.nl. Voor vragen over specifieke patiënten, medisch inhoudelijke vragen of planning kunt u contact opnemen met de studiecoördinator Karen Bolhuis. Zie voorzijde voor contactgegevens. Na registratie ontvangt u een mail met daarin de bevestiging van registratie en een studie sequential ID. De PDF moet u opslaan in uw ISF. 5 Scan upload Na registratie ontvangt de research verpleegkundige een e-mail met het verzoek om een scan te uploaden. Het is belangrijk om te wachten op deze mail. Pas daarna begint u met de upload. Duurt het heel lang of heeft u haast, neem dan contact op met IKNL of de studie coördinator. Zie de database handleiding op de DCCG website voor de instructies over het uploaden. Let op dat het beeldmateriaal recent en relevant is. Benodigd beeldmateriaal: CT thorax CT abdomen, transversale (van boven naar beneden) en coronale (van voor naar achter) reconstructies
Indien een recente PET-CT of MRI aanwezig is, dan mag u dat ook uploaden, maar het is niet verplicht. 6 Mutatie analyse Elk ziekenhuis mag kiezen waar de mutatie analyse voor de CAIRO5 wordt uitgevoerd. Zie ook de handeling Pathologie voor meer informatie. In het kort hieronder Bij lokale mutatie analyse Let erop dat zowel BRAF, NRAS als KRAS wordt aangevraagd. Vooral NRAS is niet altijd standaard. De research verpleegkundige krijgt een week na registratie automatisch een mailtje met het verzoek om de uitslag van de mutatie analyse in te voeren. Is de uitslag eerder al bekend, dan hoeft u niet te wachten op dit mailtje, maar kunt u in de database zelf het formulier openen. Bij centrale pathologie Let erop dat uw eigen pathologie afdeling het weefsel direct na registratie verstuurt, en dat de adressering juist is: VUmc afdeling Pathologie ovv CAIRO5 Postbus 7057 1007 MB Amsterdam De uitslagen zijn er over het algemeen op maandag aan het einde van de dag. De analyse duurt ongeveer een week tot 10 dagen vanaf moment van aankomst op de afdeling in het VUmc. De VUmc patholoog voert de uitslag in in de database. U ontvangt de uitslag na randomisatie. Indien het weefsel in een ander ziekenhuis ligt Dan kunt u kiezen. 1. Dat ziekenhuis kan de mutatie analyse uitvoeren, u vraagt de uitslag op en voert het in in de database. 2. U kunt het ook vanaf daar laten opsturen naar het VUmc (let op juiste adressering!) of 3. u kunt het laten opsturen naar uw eigen pathologie afdeling. Tijdigheid en controle van ontvangst is belangrijk. 7 Leverexpertpanel Een leverexperpanel beoordeelt de beelden die u upload. Zij doen dit om te kijken of en hoe de levermetastasen geopereerd kunnen worden. Er is een beoordeling na registratie. Indien uw patiënt loot voor deelname aan de studie dan wordt de patiënt ook nog na twee maanden systemische therapie beoordeeld om te kijken of de systemische therapie effect heeft gehad op de levermetastasen. Bij sommige patiënten volgt een beoordeling van het leverpanel ook nog bij 2e follow up of zelfs 3e follow up. De beelden worden eerst bekeken door een radioloog met een lever-specialisatie. De radioloog kijkt waar de uitzaaiingen zitten, en of er extrahepatische (buiten de lever) uitzaaiingen zichtbaar zijn. Als de radioloog klaar is, worden de beelden doorgestuurd naar 3 leverchirurgen die elk onafhankelijk van elkaar beoordelen. Zijn ze het niet met elkaar eens, dan vraagt de panelvoorzitter nog eens 2 leverchirurgen. De panelvoorzitter trekt uiteindelijk de onpartijdige conclusie gebaseerd op wat de verschillende leverchirurgen hebben gezegd. U ontvangt de radiologie beoordeling en de panelconclusie na randomisatie, of bij follow up zodra het panel klaar is. Gelieve alle paneluitslagen in het EPD op te slaan.
Baseline beoordeling Unresectable Potentially resectable Resectable Follow up beoordeling Unresectable Potentially resectable Resectable de patiënt is eligible voor studie-deelname de patiënt is eligible voor studie-deelname de patiënt is nu al resectabel aan de levermetastasen. Gelieve de patiënt direct door te verwijzen voor leverchirurgie. De patiënt is niet eligible voor studie-deelname het leverpanel denkt niet dat de levermetastasen nog resectabel worden. Uw patiënt wordt niet meer opgeroepen voor herbeoordeling. Wel doorgaan met de systemische therapie zoals beschreven in het protocol het leverpanel denkt dat de systemische therapie mogelijk nog effect heeft op de levermetastasen. Graag doorgaan met de systemische therapie zoals beschreven in het protocol. U ontvangt over twee maanden weer een oproep voor beoordeling door het leverpanel Gelieve de patiënt direct door te verwijzen voor leverchirurgie. In de panelconclusie zit het operatieplan dat u dient bij te voegen bij uw verwijzing naar een leverchirurg. Uw patiënt wordt niet meer opgeroepen voor herbeoordeling. Mocht u een verzoek tot upload hebben ontvangen, maar de patiënt is intussen gestopt met de systemische therapie, of heeft een andere bijzonderheid, overleg dan met de CAIRO5 studiecoördinator. Op het scan upload formulier kunt u ook aangeven dat er geen scan komt voor (her)beoordeling door het leverpanel. De eerste vraag is de patiënt geschikt voor beoordeling door het leverpanel kunt u met nee beantwoorden. In dat geval zal de studiecoördinator contact met u opnemen. Indien een patiënt bij follow-up is beoordeeld als resectabel, maar lokale behandelaren toch besluiten van dit advies af te wijken, vragen we u vriendelijk de redenen in te vullen in het resectieformulier in het ALEA data-management systeem of door te geven aan studiecoördinator K. Bolhuis. 8 Herbevestiging Een week na de registratie ontvangt de research verpleegkundige een mail met het verzoek om de patiënt te herbevestigen. De vraag is simpelweg: kan en wil de patiënt nog meedoen aan de studie? Ja/nee Van de GCP moeten wij u voor randomisatie hierom vragen omdat er enige tijd zit tussen registratie en randomisatie. Het kan zijn dat de omstandigheden van de patiënt veranderd zijn. Misschien voldoet de patiënt niet meer aan de in/-exclusiecriteria. De vraag is of u in het EPD wilt kijken of er nog iets met de patiënt gebeurd is waardoor studiedeelname niet meer mogelijk is. Het is niet nodig om de patiënt op te roepen of te bellen. 9 Randomisatie Patiënten worden gerandomiseerd zodra alle uitslagen en de herbevestiging binnen zijn. De uitslag wordt verstuurd naar de lokaal onderzoeker, de research verpleegkundigen/ coördinator en de datamanager in uw ziekenhuis. Na randomisatie ontvangt u alle uitslagen.
10 Afname Streck buizen Indien een CAIRO5 patiënt het informed consent heeft getekend voor het translationeel onderzoek dient de research verpleegkundige op gezette momenten streck buizen met bloed af te nemen. Een handleiding voor de bloedafnames en o.a. informatie over bestellen van Streck buizen kunt u terugvinden op de DCCG-site: Streck lab manuel. 11 Start treatment De systemische therapie zou binnen 1 week na de randomisatie moeten beginnen. Er is een verpleegkundig protocol beschikbaar voor de exacte doseringen. De startdatum van de systemische therapie moet binnen 5 weken na de datum van de CTscan liggen. De CT scan is dan nog geldig voor de therapie. 12 Legal note Ziekenhuizen die een bevestiging hebben gekregen van deelname, zijn toegestaan om patiënten te registreren voor de CAIRO5. Voor vragen over deelname kunt u contact opnemen met het IKNL (zie contact gegevens). Alle medewerkers die op enigerlei wijze betrokken zijn bij de CAIRO5 studie dienen het delegation te tekenen, ondertekend door de lokale onderzoeker (PI). Een kopie wordt verstuurd naar IKNL. Het originele delegation log kan bewaard worden in de Investigator Site File. We verzoeken u het delegation log te updaten in het geval van wisseling van medewerkers en het IKNL clinical research department te informeren. Zowel patiënt als arts zijn verplicht het lokale informed consent te dateren en tekenen voordat de patiënt geregistreerd wordt of studie-gerelateerde handelingen ondergaat (zoals bv een extra scan die anders niet gemaakt zou zijn). Het originele IC dient te worden bewaard in het ziekenhuis. Indien een ziekenhuis een volledig EPD heeft, kan het originele papieren IC hard-copy bewaard worden in de ISF. Digitale kopieën of ingescande IC s worden niet-gcp beschouwd. Voor overleg en alle patiënt-gerelateerde communicatie dient u alleen registratienummer te gebruiken. Patiënten-communicatie dient te worden bewaard in de Investigator Site File. 13 Vragen Voor vragen over mogelijke patiënten, medisch inhoudelijke vragen, vragen over Streck buizen en over de werking van de database, kunt u terecht op de DCCG-site of contact opnemen met de studie coördinator Karen Bolhuis Voor vragen over accounts, registratie proces, planning en uitslagen, kunt u contact opnemen met de IKNL centraal datamanager Voor vragen over contracten, het protocol, IC/PIF en METC indieningen, kunt u contact opnemen met de IKNL trialconsulent. Contact gegevens op het voorblad.