INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING... 02 2. GEBRUIKERSHANDLEIDING VOOR DE EIGENAARS... 03 2.1 Registratie-aanvraag... 03 2.2 Dialoog... 03 2.3 Overzicht van de functionaliteit... 05 2.4 Nieuw wachtwoord aanvragen... 07 3. GEBRUIKERSHANDLEIDING VOOR HET BESTUUR... 07 3.1 Algemene dialoog... 07 3.2 Overzicht van de functionaliteit... 08 3.3 Downloads in PDF s uit WEBPORTAL en upload VVE-SITE... 09 4. FACTUURCONTROLE... 10 4.1 Overzicht van de functionaliteit... 10 4.2 Accorderen van facturen... 11 5. IN-/UITLOG PROCEDURE... 12 5.1 Toegangsbeveiliging... 12 5.2 Inloggen http://vve.intrema.nl/... 12 5.3 Uitloggen... 12 Versie : 01 Blz. : 01
1. INLEIDING Voor u ligt de handleiding van de VvE-site van Intrema bv. Al jaren werkt Intrema bv intern met een digitaal archief. Wij zijn indertijd naar digitale archivering overgestapt omdat documenten zeer eenvoudig op te zoeken zijn en geen fysieke plaats innemen en daardoor gemakkelijk langer geraadpleegd kunnen worden. Ook kan er eenvoudig een kopie van het archief op CD of DVD voor bestuurders worden gemaakt, zodat men thuis geen ordners vol met documenten hoeft te bewaren. Omdat al onze medewerkers zeer snel door middel van het archiveringprogramma ZyLAB over alle gegevens van de VvE s kunnen beschikken, worden onze klanten sneller en adequater geholpen! Vanuit diverse Verenigingen van Eigenaars (VvE) is de vraag gesteld om een web-site te maken waar bestuurders de mogelijkheid hebben informatie beschikbaar te stellen voor alle eigenaars en/of bewoners. Wij hebben voor al onze VvE s een universele website gemaakt waar het bestuur allerlei functies aan of uit kan zetten. Een en ander afhankelijk van de behoefte binnen een VvE. Het bestuur, of een door het bestuur gevraagde VvE-site beheerder, kan allerlei informatie in PDF formaat (Portable Document Format) op de site zetten. Dit is een bestandsformaat dat door Adobe is vrijgegeven speciaal voor het verspreiden van documenten. Ook kunnen er bijvoorbeeld fotoalbums in JPG formaat op de site gezet worden, openstaande actiepunten worden bekeken, vergaderstukken of mededelingen op een prikbord worden gezet. Het archiveringprogramma ZyLAB en het daaraan gekoppelde webportal staan geheel los van deze VvE website. Het bestuur kan documenten uit de ZyLAB web-portal downloaden in PDF formaat om deze vervolgens te uploaden in de VvE website! Wij wensen u succes met het gebruik van de VvE-site. Namens de directie, Intrema bv Versie : 01 Blz. : 02
2. GEBRUIKERSHANDLEIDING VOOR DE EIGENAARS 2.1 Registratie-aanvraag Iedere gebruiker (eigenaar) dient een account (toegang) aan te vragen. De onderstaande gegevens dienen door de aanvrager verplicht te worden ingevuld: VvE Code (altijd drie karakters), Voornaam, Achternaam, Straatnaam, Huisnummer, E-mail adres. Nadat de aanvrager zijn account heeft verstuurd [Registreer ] krijgt hij/zij de melding: Bedankt voor uw registratie. U ontvangt uw gegevens binnen enkele dagen in uw brievenbus. Gelijktijdig ontvangt de beheerder van uw website, veelal het bestuur of een door het bestuur gevraagd persoon, een e-mail met de gegevens van de aanvrager. Getoetst kan worden of het inderdaad gaat om een eigenaar van de VvE waarna de beheerder de aanvraag met de toeganggegevens in de brievenbus van de aanvrager deponeert. Hiermee wordt gewaarborgd dat er alleen leden van de VvE toegang tot de website krijgen! 2.2 Dialoog Zodra een gebruiker de toegangsgegevens in zijn brievenbus heeft ontvangen kan hij de website gebruiken. Het scherm bestaat uit twee delen. Het linkerdeel, onder de oranje balk, geeft de keuze mogelijkheden aan. Indien u met de muis een keuze mogelijkheid aanraakt, kleurt het blauw en onderlijnt op. Versie : 01 Blz. : 03
Klikt u met uw linker muistoets hierop dan zal het rechterscherm, onder de blauwe balk, de gevraagde bestanden (informatie) laten zien. Versie : 01 Blz. : 04
In het vakje Zoeken kunt u een eventuele zoekvraag ingeven. Alleen bestanden die voldoen aan de zoekvraag worden nu weergegeven. Klikt u met uw linker muistoets op een blauw en onderlijnt bestand of op de knop, dan zal het betreffende document worden geopend. Met de onderstaande werkbalk heeft u van links naar rechts de volgende Adobe Reader mogelijkheden: symbool diskette; document opslaan, symbool printer; document printen, symbool pijl hoog; vorige pagina (of toets PgUp), symbool pijl laag; volgende pagina (of toets (PgDn), bladzijde nummer / totaal aantal bladzijden, symbool min; document verkleinen, symbool plus; document vergroten, symbool PDF; werkbalk Acrobat Reader weergeven. Wij adviseren u om in uw Adobe Reader standaard in te stellen dat een PDF document opent op één hele pagina. Afhankelijk van uw versie Adobe Reader staat deze optie in het menu [Bewerken], [Voorkeuren] en in het scherm Standaardindeling en -zoomfactor de In-/uitzoomen keuze op Passende pagina instellen. 2.3 Overzicht van de functionaliteit Zoals in de inleiding is aangegeven is voor de VvE s een universele website gemaakt waar de bestuurder allerlei functies aan of uit kan zetten. Een en ander afhankelijk van de behoefte binnen de VvE. In deze beschrijving worden alle mogelijkheden beschreven. Ons advies is om als volgt te archiveren: Documenten Notariële / juridische zaken; hoofdzakelijk splitsingsakte(s) en splitsingstekeningen, het huishoudelijk reglement en andere notariële stukken. Overeenkomsten; langdurige overeenkomsten die de VvE gesloten heeft met derden, zoals banken, de administratief beheerder en onderhoudsbedrijven. Opdrachten voor eenmalige werkzaamheden (bijvoorbeeld schilderwerk) vallen hier niet onder. Lopende dossiers; actuele schade- en reparatiedossiers. Verzekeringen; actuele verzekeringspolissen die van toepassing zijn op de VvE. Ook algemene- en bijzondere voorwaarden op de van toepassing zijnde verzekeringen en/of het actuele taxatierapport. Notulen vergaderingen; notulen van de ledenvergaderingen die tot nu toe geproduceerd zijn; hetzij door Intrema, hetzij door derden. Begrotingen en jaarstukken; definitieve begrotingen die tot nu toe gemaakt zijn. Tevens de jaarstukken die tot nu toe gemaakt zijn. Hierbij horen ook de rapportages van de kascommissie. Versie : 01 Blz. : 05
MeerJarenOnderhoudsPlan (MJOP); actuele MeerJarenOnderhoudsPlan (MJOP). Bovendien kan men onder deze tab specifieke onderdelen uit het MJOP aantreffen, bijvoorbeeld het onderhoud van de lift en het schilderwerk. Verftechnische adviezen voor de langere termijn. Algemene-/technische info; informatie die kan uiteenlopen van krantenknipsels tot handleidingen van handzenders. Het gaat voornamelijk om documenten die op langere termijn van belang zijn voor de VvE. Ledenvergadering Vergaderstukken; de vereniging kan er voor kiezen om met de oproep voor de vergadering alleen de uitnodiging, de agenda en de volmacht per post te versturen. De bijbehorende vergaderstukken kunnen in PDF op de website worden gezet en worden gedownload. De ervaring leert dat het nogal eens voorkomt dat tijdens de jaarlijkse vergadering eigenaars, om wat voor reden dan ook, niet de stukken bij zich hebben dan wel niet hebben gezien. Om die reden adviseren wij om de vergaderstukken voor de jaarlijkse (statutaire) vergadering compleet per post te versturen! Wetenswaardigheden Prikbord (datum laatste melding); hier heeft het bestuur de mogelijkheid om de eigenaars te informeren over allerlei zaken. Nieuwsbrief; veel VvE s hebben een nieuwsbrief. In dit deel van de website kunnen alle nieuwsbrieven worden gearchiveerd. Fotogalerij; er kunnen diverse fotoalbums worden aangemaakt. Deze kunnen door de gebruikers worden bekeken, geprint of worden gedownload. Actiepunten Overzicht; alle actuele openstaande actiepunten worden direct automatisch door Intrema bv op/van de website gezet/gehaald. Interessante links Overzicht; de snelkoppelingen naar interessante internet sites kunnen hier direct worden opgeroepen. Intrema bv Prikbord; hier heeft Intrema bv de mogelijkheid om de eigenaars te informeren over allerlei zaken. Organisatie; een korte beschrijving hoe Intrema bv haar beheertaken heeft georganiseerd. Leveringsvoorwaarden; de actuele leveringsvoorwaarden. Deze kunnen afwijken van oudere leveringsvoorwaarden. Een en ander is afhankelijk wanneer de VvE een overeenkomst met Intrema bv is aangegaan. Account Help; met deze functie kan deze handleiding in PDF worden ingezien en worden gedownload. Log uit; hiermee sluit u de VvE website af. Versie : 01 Blz. : 06
2.4 Nieuw wachtwoord aanvragen Indien de gebruiker zijn wachtwacht is vergeten kan er als volgt een nieuw wachtwoord worden aangevraagd waarbij de onderstaande gegevens verplicht moeten worden ingevuld: VvE Code (altijd drie karakters), E-mail adres. Nadat de aanvrager zijn account heeft verstuurd [Vraag op ] ziet hij de melding: Er is een nieuw wachtwoord verstuurd naar het bestuur. U ontvangt het wachtwoord binnen enkele dagen in uw brievenbus. Gelijktijdig ontvangt de beheerder van uw website een e-mail met de aanvraag. De beheerder zal de aanvraag met toeganggegevens in de brievenbus van de aanvrager deponeren. 3. GEBRUIKERSHANDLEIDING VOOR HET BESTUUR 3.1 Algemene dialoog In sommige schermen staan in het rechterscherm, onder de blauwe balk en boven de opgevraagde gegevens, een titelbalk met pijltjes omhoog en omlaag. Door op een van deze pijltjes te klikken kunt u de opgevraagde gegevens oplopend of aflopend op volgorde zetten. Ook kunnen er in bepaalde schermen de onderstaande knoppen getoond worden. Door met de muis de knop aan te raken, verschijnt de functie van de knop, die voor zichzelf spreekt, op het scherm. Versie : 01 Blz. : 07
Functie uit- of aanzetten. Bij veel functies (mogelijkheden) wordt er automatisch een helptekst of aanwijzing in het scherm geplaatst. 3.2 Overzicht van de functionaliteit Gebruikers Bewoners; hier kunt u alle gebruikers zien en eventueel verwijderen of handmatig een nieuw wachtwoord sturen. Bewerk toegangscodes; u kunt de onderstaande instellingen handmatig wijzigen: - toegangscode bestuur (moet anders zijn dan factuurcontrole), - toegangscode factuurcontrole (moet anders zijn dan bestuur), - respons e-mail adres voor de factuurcontrole, - respons e-mail adres bij actiepunt mutaties, - respons e-mail adres voor wachtwoord aanvragen. Documenten Overzicht; een overzicht van alle categorieën en alle documenten die in een categorie zijn ingevoegd. Toevoegen; hier kunt u een nieuw document toevoegen. De onderstaande gegevens moeten worden ingegeven: - Titel document, - Groep; hier dient een categorie geselecteerd te worden, - Datum, - Bestand; met de knop [ Bladeren ] kunt u net als met de Windows verkenner het betreffende bestand selecteren. Versie : 01 Blz. : 08
Categorieën aan / uit zetten; met deze functie kunt u bepalen welke Documenten (categorieën) en of u de functionaliteit Vergaderstukken u wilt gebruiken. Prikbord Bewerk; bij het Prikbord heeft u de mogelijkheid om in een kader een tekst te schrijven. Ook heeft u de mogelijkheid om een PDF bestand aan het prikbord te koppelen. Het is mogelijk om beide functies tegelijk te gebruiken. Als u de tekst in het kader en/of een PDF opslaat [ Sla op ], zal de actuele datum in het linkerscherm worden bijgewerkt. Nieuws Overzicht; veel VvE s werken met Nieuwsbrieven en Informatie bulletins. Bij Nieuws heeft de vereniging de mogelijkheid om deze op te slaan. Leuk voor later maar ook nuttig voor nieuwe bewoners! Toevoegen; hier kunt u een nieuwe nieuwsbrief toevoegen. De onderstaande gegevens moeten worden ingegeven: - Titel document, - Datum, - PDF Bestand; met de knop [ Bladeren ] kunt u net als met de Windows verkenner het betreffende bestand selecteren. Fotoalbums Overzicht; geeft een overzicht van alle fotoalbums met het aantal foto s dat in het album is opgenomen. Album toevoegen; hier kunt u een album toevoegen. Alleen de titel van het album moet worden ingegeven. Foto s toevoegen; hier kunnen foto s in het fotoalbum gezet worden. U kunt maximaal vijf foto s per keer uploaden. Wenst u er minder te uploaden, dan laat u simpelweg een of meerdere velden leeg. De onderstaande gegevens moeten worden ingegeven: - Het album moet geselecteerd worden waar de foto(s) in gezet moet(en) worden, - Foto #1 tot en met Foto #5; met de knop [ Bladeren ] kunt u net als met de Windows verkenner de betreffende foto(s) selecteren. Account Help; met deze functie kan deze handleiding in PDF worden ingezien en worden gedownload. Log uit; hiermee sluit u de VvE website af. 3.3 Downloads in PDF s uit WEBPORTAL en upload VVE-SITE Zoals in de inleiding is aangegeven heeft Intrema bv een universele website laten maken. Een kapstok waar besturen functies afhankelijk van de behoefte binnen de VvE aan en uit kunnen zetten. De informatie die men beschikbaar wil stellen aan de eigenaars dient door het bestuur, of een door het bestuur bereid gevonden persoon, op de website gezet te worden. De eerste keer zal dat wat werk met zich meebrengen. Het bijhouden zal het weinig werk met zich meebrengen. Versie : 01 Blz. : 09
Intrema bv Thuis op de PC Actiepunten Het proces schematisch weergegeven: informatie komt op binnen (of gaat uit) het Intrema bv kantoor per post of per e-mail, alle inkomende en uitgaande stukken worden gescand en digitaal gearchiveerd in het programma ZyLAB. via de webportal heeft het bestuur inzicht in alle stukken en kan deze printen of in PDF formaat downloaden op de PC thuis, ook kunnen er direct op de PC thuis documenten en/of foto s zijn gezet, vanuit de PC thuis kunnen PDF (documenten) en JPG (foto s) bestanden worden ge-upload naar de VvE-site, als uitzondering worden actiepunten automatisch op de website gezet. 4. FACTUURCONTROLE 4.1 Overzicht van de functionaliteit Versie : 01 Blz. : 010
Factuur controle Overzicht; geeft een overzicht van alle nieuwe facturen en van alle facturen die Niet akkoord zijn. Een factuur die door het bestuur moet worden gecontroleerd wordt, nadat hij is ingevoerd in het boekhoudpakket, vervolgens gescand en voorzien van een VvE Code (altijd drie karakters) en het boekingsnummer van de factuur (bijvoorbeeld ABC123). De factuur wordt automatisch in PDF formaat op de website gezet met de status Nieuw. Er wordt een e-mail gestuurd naar het respons e-mail adres voor de factuurcontrole met de melding dat er een nieuwe factuur op de website ter controle is gezet. In het vakje Zoeken kunt u een eventuele zoekvraag ingeven. Alleen facturen die voldoen aan de zoekvraag, bijvoorbeeld factuurnummer 43, wordt (worden)en nu weergegeven. Account Help; met deze functie kan deze handleiding in PDF worden ingezien en worden gedownload. Log uit; hiermee sluit u de VvE website af. 4.2 Accorderen van facturen Door op een blauw en onderlijnt bestandsnaam te klikken, zal de betreffende (PDF) factuur worden geopend. Uiteraard kunt u hem dan ook printen of downloaden. Vervolgens kunt u de factuur accorderen voor betaling [ Akkoord ] of de betaling blokkeren [ Niet akkoord ]. In het laatste geval verzoeken wij u om in het kader de reden aan te geven waarom de Versie : 01 Blz. : 011
factuur niet akkoord is! Indien een factuur met status Nieuw langer dan twee weken open staat, wordt er om de twee weken een herinnering gestuurd naar het respons e-mail adres voor de factuurcontrole. 5. IN-/UITLOG PROCEDURE 5.1 Toegangsbeveiliging Omdat aan een e-mail adres vaak niet te zien is of deze van een eigenaar is, is gekozen om de toeganggegevens te deponeren in de brievenbus van de betreffende eigenaar. Bij de aanvraag komt er op het respons e-mail adres voor wachtwoord aanvragen, een e-mail met alle (toegang) gegevens van en voor de aanvrager. De e-mail wordt door de beheerder van de website (bestuur) na controle in de brievenbus van de aanvrager gedeponeerd. Voor Gebruiker wordt altijd het e-mail adres gebruikt, het wachtwoord wordt door het systeem automatisch gegenereerd. 5.2 Inloggen De VvE website is op te roepen met http://vve.intrema.nl/ 5.3 Uitloggen In de schermen is onder de functie Account, de keuze Log uit opgenomen. Hiermee sluit u de VvE website af. -ooo- Versie : 01 Blz. : 012