Toelichting nieuwe jaarstukken JAARREKENING De indeling is voor zover van toepassing op een VvE gebaseerd op de richtlijnen van de Raad van de Jaarverslaggeving. De nieuwe jaarrekening omvat: - Aanbiedingsbrief - Balans (bezittingen en schulden) - Resultatenrekening (inkomsten en uitgaven) - Toelichting op de balans - Toelichting op de resultatenrekening - Overzicht van het resultaat per appartementsrecht/eigenaar De balans en de resultatenrekening zijn kort en overzichtelijk. In de toelichtingen worden de cijfers (waar nodig) gespecificeerd. Dat kan zijn door een verdere uitsplitsing van de kostenpost en/of door een toelichting op de desbetreffende kosten. De posten op de balans en de resultatenrekening zijn genummerd, zo ook in de toelichtingen. Het is daardoor gemakkelijk om snel de toelichting op de desbetreffende post te vinden. Als laatste bevat de jaarrekening een overzicht van het resultaat per appartementsrecht. Elke eigenaar kan hier voor de eigen woning terugvinden wat men terugkrijgt of moet bijbetalen. BEGROTING De indeling en de opmaak van de begroting volgt de indeling van de jaarrekening. De begroting omvat: - Aanbiedingsbrief - Begrotingsvoorstel (verwachte inkomsten en uitgaven) - Toelichting op het begrotingsvoorstel - Overzicht van de voorgestelde VvE-bijdrage per appartementsrecht/eigenaar Het begrotingsvoorstel sluit naadloos aan op de indeling, opmaak en de nummering van de jaarrekening. In het begrotingsvoorstel wordt net als voorheen - een vergelijking gemaakt met het voorgaande begrotingsjaar. Nieuw is dat ook het resultaat van het voorgaande boekjaar zichtbaar is. Het is veel gemakkelijkker om snel de toelichting op een kostenpost te vinden en de cijfers te vergelijken. Als laatste bevat de begroting een overzicht van de voorgestelde VvE-bijdrage per appartementsrecht. Elke eigenaar kan hier voor de eigen woning terugvinden wat men in vergelijking met de huidige VvEbijdrage gaat betalen na goedkeuring van het begrotingsvoorstel. MJOB (Meerjarenonderhoudsbegroting) De MJOB omvat: - Een overzicht van het groot onderhoud dat uw VvE verwacht in de loop der jaren; - Onderaan, een totaaltelling per jaar, gegroepeerd per kostensoort; - De berekening waarmee de voorgestelde toevoeging in uw VVE-begroting aan het(de)de reservefonds(en) tot stand is gekomen. De wijzigingen zijn alleen van toepassing op MJOB s die door onze organisatie worden beheerd. 1
Veelgestelde vragen - ALGEMEEN Waarom nieuwe jaarstukken? Al jaren gebruiken we Twinq, software specifiek voor VvE-beheer. In de beginfase was de software minder geschikt voor de presentatie van jaarcijfers. Om die reden hebben wij destijds eigen modellen ontwikkeld. Inmiddels is er ook uit Twinq een professionele presentatie van jaarstukken mogelijk. Het is wennen, voor u en voor ons. Nu we zelf al enige tijd achter de schermen met de nieuwe jaarstukken werken, zien we goed de voordelen voor uw VvE: - Verminderde foutkans omdat cijfers niet hoeven worden overgenomen; - Een voor de VvE-leden duidelijkere toelichting en/of verschillenverklaring, direct bij de desbetreffende balans- of kostenpost en/of het resultaat en/of het begrotingsvoorstel; - Betere aansluiting van de jaarrekening op het begrotingsvoorstel; - Benamingen in de jaarrekening komen exact overeen met de kascontrole-tools; - Snellere verwerking van gewenste aanpassingen in de jaarrekening en begroting; - Duidelijke relatie tussen uw MJOB en de toevoeging aan het reservefonds; - Betere aansluiting bij de huidige structuur van mijnvba, uw digitale VvE-dossier; - Betere aansluiting bij onze toekomstige automatiseringswensen (bijvoorbeeld uw MJOB ook uit Twinq en in mijnvba ). Zijn er klanten betrokken bij de ontwikkeling van de nieuwe jaarstukken? Onze jaarstukken moeten professioneel en toegankelijk van opzet zijn, ook eigenaren zonder financiële kennis moeten ze immers begrijpen. Om die reden hebben we VvE-leden met verschillende achtergronden gevraagd naar hun mening. Van een accountant tot een lid met beperkte financiële kennis. Vonden ze de stukken alsook de gebruikte termen duidelijk? Vond men belangrijke informatie gemakkelijk terug? Waren er nog wensen? De respons was positief en de wensen konden we grotendeels inwilligen. Kortom, wij verwachten dat we de juiste keuze hebben gemaakt en de kwaliteit van uw jaarstukken en de informatievoorziening op mijnvba hiermee verbeteren. Wat is eigenlijk het doel van de jaarstukken? Het is een wettelijk verplicht middel waarmee de VvE-leden kunnen beoordelen of de VvE financieel gezond is en of het bestuur zorgvuldig met de geldmiddelen is omgesprongen. Ook zien de leden of de VvE-bijdrage voldoende is geweest om de kosten te dekken en om toekomstig onderhoud te kunnen betalen. Dat levert input voor de nieuwe begroting. Op basis van de begroting zien de leden wat ze waarvoor (per maand) gaan betalen. Kascommissie en kascontrole De kascommissie heeft een controlerende en adviserende taak. Op basis van de jaarrekening controleert zij de geldstromen van de VvE over het afgelopen boekjaar. Kortweg, klopt de beginstand van de bankrekening met de eindstand, in relatie tot de inkomsten en uitgaven. Vervolgens adviseert de kascommissie de VvE-leden. Als de jaarrekening in orde is, kan de ledenvergadering het bestuur decharge verlenen. Decharge betekent dat het bestuur vrijwaring ontvangt en daarmee niet meer aansprakelijk is voor de financiële huishouding in dat boekjaar. 2
Veelgestelde vragen - JAARREKENING Wat was jullie aanpak bij het inrichten van de nieuwe jaarrekening? Jaarcijfers moeten betrouwbaar zijn. Het omzetten van de oude naar de nieuwe inrichting vroeg dus om een uiterst zorgvuldig traject. We hebben daarin de volgende stappen doorlopen: 1. Een interne projectgroep heeft met de softwareleverancier een plan van aanpak gemaakt; 2. Met ondersteuning van de softwareleverancier is de basisinrichting in orde gemaakt; 3. Ondanks de reeds aanwezige softwarekennis, hebben onze mensen een verdiepingscursus gevolgd; 4. De boekhouding van 2016 is voor elke VvE opnieuw ingericht; 5. Elke ingerichte VvE is nogmaals gecontroleerd volgens het vier-ogen-principe ; 6. De tekstuele omschrijvingen in het grootboekschema van de VvE zijn gecontroleerd. Ondanks een zorgvuldige handelwijze kan het zijn dat we iets gemist hebben. Het blijft mensenwerk. Mocht u onverhoopt een onvolkomenheid zien, laat het ons weten en we passen het direct aan! Waar vind ik de grootboeknummers? Voorheen zetten we op de resultatenrekening, achter bepaalde kostenposten, de grootboeknummers. Dat was een hulpmiddel voor de kascommissie en het bestuur. Omdat de resultatenrekening nu aansluit op de administratie in Twinq, is dat voortaan niet meer nodig. Waar zijn de kostenverdeelsleutels gebleven? Betaal ik nu niet teveel? We hebben de resultatenrekening gegroepeerd op basis van kostensoort, niet meer op verdeelsleutel. In de toelichting op de resultatenrekening treft u de toerekening naar de verschillende verdeelsleutels aan, maar ook weer gegroepeerd per kostensoort. Uiteraard worden onder de motorkap van Twinq de kosten keurig verdeeld volgens de verdeelsleutel in de splitsingsakte. Dat is vastgelegd in de basisinrichting. Voor het bestuur en de kascommissie zijn de onderliggen kosten op factuurniveau inzichtelijk en in de VvE-bijdrage afrekening ziet elk VvE-lid aan welke kostensoorten hij/zij bijdraagt. Alle posten zijn genummerd, waarvoor dienen deze nummers? Ons softwarepakket geeft deze nummering aan ons grootboekschema. De nummers zorgen voor een logische opbouw in de jaarrekening en zorgen ervoor dat de posten juist terecht komen, op de balans of op de resultatenrekening, en maken het eenvoudig om de toelichting op de posten terug te vinden. De nummering loopt soms niet door, ook niet in de toelichting. Zijn er posten weggevallen? Er zijn twee verklaringen voor de niet-doorlopende nummering: - het nummer ontbreekt op de balans of op de resultatenrekening omdat de desbetreffende post in uw VvE niet bestaat; - het nummer valt weg in de toelichting als er niets toe te lichten valt. Het bedrag bestaat bijvoorbeeld maar uit één kostenpost en er is niets bijzonders over deze post te melden. Voorheen zag ik al onze contracten op de resultatenrekening, zijn er contracten verdwenen? We hebben een aantal contracten op een logische wijze gegroepeerd. Bijvoorbeeld contracten die te maken hebben met brandveiligheid staan nu bij elkaar. In de toelichting op de resultatenrekening zijn de kosten verder uitgesplitst en uiteraard zijn alle contractkosten op factuurniveau zichtbaar binnen de administratie. 3
Veelgestelde vragen - BEGROTING Waar zijn de tabbladen MJOB (meerjarenonderhoudsbegroting) gebleven? In de oude begroting trof u per kostenverdeelsleutel een berekening aan van het verloop van het reservefonds. Hiermee werd zichtbaar wat er door de VvE jaarlijks moest worden toegevoegd aan het reservefonds om straks voldoende gespaard te hebben voor groot onderhoud. Deze berekeningen zijn binnen de begroting komen te vervallen, we hebben ze op een logischere plek neergezet. Voor de meeste VvE-leden was de relatie tussen het geplande onderhoud in de meerjarenonderhoudsbegroting en de benodigde toevoeging aan de reservefondsen niet helder. We hebben de berekening daarom opgenomen in uw MJOB. Waar zijn de kostenverdeelsleutels gebleven? Betaal ik nu niet teveel? Net als in de jaarrekening hebben we de resultatenrekening gegroepeerd op basis van kostensoort, niet meer op verdeelsleutel. In de toelichting op de begroting treft u de toerekening naar de verschillende verdeelsleutels aan, maar ook weer gegroepeerd per kostensoort. Uiteraard worden onder de motorkap van Twinq de kosten keurig verdeeld volgens de verdeelsleutel in de splitsingsakte. Dat is vastgelegd in de basisinrichting. Voor het bestuur en de kascommissie zijn de onderliggen kosten op factuurniveau inzichtelijk en in het overzicht met de voorgestelde nieuwe VvE-bijdrage ziet elk VvE-lid aan welke kostensoorten hij/zij bijdraagt. Veel gestelde vragen - MJOB (Meerjarenonderhoudsbegroting) Wat is er anders? Ik zie geen verschil. In uw MJOB treft u net als voorheen - een overzicht aan van wat uw VvE, per verdeelsleutel, verwacht uit te geven aan groot onderhoud. Nieuw is echter dat u onderaan in de MJOB direct de berekening aantreft van wat u jaarlijks zou moeten toevoegen aan het reservefonds van de VvE. Met het reservefonds zorgt uw VvE ervoor dat er, wanneer dat nodig is, voldoende middelen beschikbaar zijn om het groot onderhoud te kunnen uitvoeren. Het is de spaarpot van de VvE. Door deze berekening in de MJOB op te nemen kunt u beter een verband leggen tussen het verwachte onderhoud en het bedrag wat onder toevoeging reservefonds in de VvE-begroting is opgenomen. De opmaak is gewijzigd, waarom is dat? Bij een beperkt aantal VvE s is de opmaak van de MJOB s iets gewijzigd. Alle MJOB s zijn nu in O- Prognose, ons vastgoedbeheerpakket, opgenomen. O-Prognose, wat is dat precies? Dit is een softwarepakket specifiek ontwikkeld voor het ramen van groot onderhoud, hierin kunnen wij uw MJOB beter beheren. Vanuit O-Prognose wordt jaarlijks het bijgevoegde MJOB (met onderaan de eerdergenoemde berekening) vervaardigd. Waarom in O-Prognose, het MJOB kan toch ook in Twinq? Zoals eerder gezegd is O-Prognose een professioneel vastgoedbeheerpakket. Twinq is geen pakket voor het ramen van onderhoud, je kunt er wel cijfers m.b.t. meerjarig onderhoud in tonen en doorrekenen. 4
Komt de meerjarenonderhoudsbegroting straks ook in Twinq te staan? Ons streven is om op termijn vanuit O-Prognose de cijfers naar Twinq te exporteren. Hiervoor moeten eerst nog de nodige aanpassingen in Twinq en O-Prognose gemaakt worden. We weten nog niet wanneer we deze verandering kunnen doorvoeren. Wat betekent dat eigenlijk, de MJOB wordt door jullie beheerd? Uw MJOB wordt door ons jaarlijks cijfermatig geactualiseerd en daarmee aangepast aan het huidige prijspeil en eventuele structurele wijzigingen, bijvoorbeeld in BTW tarieven. Ook wordt de onderhoudshorizon een jaar opgeschoven (aantal jaar dat de VvE voor onderhoud vooruit kijkt). Daarnaast bewaken we actief wanneer uw MJOB aan een zogeheten herijking toe is. Een herijking betekent dat tijdens een inspectie van het gebouw, wordt vergeleken of de theorie van de MJOB nog aansluit bij de werkelijke onderhoudssituatie van het VvE-gebouw. Waarom is actualisatie van de MJOB nodig? Een belangrijk onderdeel van de VvE-begroting is de toevoeging aan het/de reservefonds(en) voor toekomstig groot onderhoud. Het is van belang dat de MJOB actueel is zodat u een reëel bedrag toevoegt. Waarom en met welke rente wordt er gerekend over de jaarlijkse toevoeging aan het reservefonds? Er wordt rekening gehouden met te ontvangen rente, dat jaarlijks over het opgebouwde reservefonds wordt ontvangen zodat u niet meer dan nodig is hoeft te reserveren. Dat is een fictief percentage dat aansluit bij de toekomstverwachting van banken omtrent renteontwikkeling. We beheren zelf onze MJOB, hoe gaat dat nu? Op basis van de informatie die we van uw VvE ontvangen, berekenen we de benodigde toevoeging aan het reservefonds op dezelfde wijze die we ook hanteren voor de MJOB s die door ons worden beheerd. Deze berekening treft u aan bij de vergaderstukken. We hebben geen MJOB, waarop is dan de reservering gebaseerd? In overleg met uw VvE nemen we een bedrag op in de VvE-begroting. Naar verwachting zal op korte termijn een wetswijziging worden aangenomen. VvE s zonder MJOB worden dan verplicht om jaarlijks 0,5 procent van de herbouwwaarde van het VvE-gebouw te reserveren voor groot onderhoud. Deze herbouwwaarde is al eerder door een erkend taxateur vastgesteld als onderlegger voor uw verzekeringspremie. Als het wetsvoorstel is aangenomen, zullen we in overleg met uw VvE-bestuur de wettelijke voorschriften volgen. 5